Fastställd av institutionsstyrelsen för teknik och byggd miljö Fastställd Reviderad Hur gör vi?

Transkript

1 Fastställd av institutionsstyrelsen för teknik och byggd miljö Fastställd Reviderad Hur gör vi? Administrativa rutiner vid Institutionen för Teknik och Byggd miljö Innehåll Introduktion Nycklar och passerkort Telefon och fax Datorkonto och datorproblem Postrutiner Schemaläggning/Bokning av salar Kursplan (inkl kurslitteratur) Registrering på kurs Tentamen Resultatrapportering för inlämningsuppgifter, laborationer, övningar och övriga kursmoment Att sätta betyg på hel (avslutad) kurs Kursutvärdering Kurslitteratur Resor och traktamenten Fakturor Representation Kopiering till studenter Kontorsmaterial Om du blir sjuk/vård av sjukt barn Primula Lön/Arvode Bisyssla Högskolans miljöarbete

2 2

3 Introduktion Ansvariga för introduktion av nyanställd personal är prefekten tillsammans med avdelningsledaren. Från högskolans personalenhet ges en samlad introduktionsutbildning för högskolans nyanställda två gånger per år. För miljöutbildning vid högskolan se högskolans interna hemsida. Högskolan i Gävle är, som den andra högskolan i Sverige, miljöcertifierad enligt ISO Nycklar och passerkort Var du ska sitta och vilka övriga lokaler du ska ha tillträde till bestäms av avdelningsledaren. Kontakta institutionskansliet när du vet vilka rum du ska ha tillträde till så får du hjälp med nyckelbeställning. Nycklar och passerkort till Kungsbäck kvitterar du ut vid IT-support. På Brynäs får du nyckel och passerkort direkt. Kom ihåg att lämna igen nycklar och passerkort när du slutar på högskolan. Telefon och fax I personalkatalogen eller via programmet Webbparlando (Trio PresentOffice) finner du telefonnumren till högskolans personal. Internt räcker det att slå de fyra sista siffrorna i numret, t.ex till Studentreceptionen. Växeln når du genom att slå 9 och vill du ringa externt måste du slå 0 och invänta ton innan du slår det externa numret. Då du inte finns på ditt arbetsrum ska du antingen hänvisa telefonen till vårt Webbparlando-system (Trio PresentOffice) eller koppla på din röstbrevlåda alternativt meddela växeln. Hur dessa båda möjligheter fungerar kan du läsa mer om i resp informationsblad. Om du använder röstbrevlådan är det viktigt att du lyssnar av och raderar gamla meddelanden snarast. Fax finns på institutionskansliet. Faxnumret till Kungsbäck är och till Brynäs är det Tänk på att inkommande fax måste vara märkta med mottagarens namn. Datorkonto och datorproblem Kontakta institutionskansliet för att få hjälp med att fylla i ansökan om datorkonto (görs på samma blankett som ansökan om nycklar och passerkort). För installationer och datorproblem vid Kungsbäck vänder du dig i första hand till institutionens datatekniker Staffan Nygren, tel eller till Bengt-Olof Lundinger, tel och på Brynäs till Leif Claesson, tel En stor del av all information inom institutionen sker via e-post och det är därför viktigt att du läser din e-post ofta. Tänk på att viss inkommande e-post ska diarieföras. Postrutiner Postadress till institutionen är: Högskolan i Gävle Ditt namn Institutionen för teknik och byggd miljö/avdelning Gävle Intern och extern post hämtas och lämnas dagligen på institutionen. Du kan fram till kl 16:30 själv lämna utgående extern post direkt i resp blå postback hos Avdelningen för lokal och service, plan 2 i hus Oden på Kungsbäck. På Brynäs hämtas posten kl 16:00. Högskolans kuvert med streckkod kan inte postas i vanliga brevlådor (såvida du inte sätter på eget frimärke). 3

4 Schemaläggning / Bokning av salar Som lärare lägger du själv schema för din kurs i ett webbaserat program som heter NeverLost. Manual för NeverLost finns på Högskolans interna hemsida: Schemat ska vara klart senast två veckor före kursstart och då får inga ändringar göras fram till dess att kursen börjar. Ändringar efter kursstart sker endast i samråd med studenterna. Om du behöver hjälp med att lägga ditt schema får du det av schemaenheten. Observera att underlag måste lämnas minst tio veckor innan kursstart. Behöver du boka salar sedan kursen startat gör du även det i NeverLost. Studenterna får själva ta ut scheman från datornätet, kansliet skickar endast ut scheman på studenters egen begäran. Kom ihåg att inte boka fler salar än du har behov av och att avboka salar som inte kommer att användas. Detta p g a att vi får betala en faktisk kostnad för varje bokad sal. Tänk på att i första hand boka institutionens egna lokaler (förteckning över dessa finner du på institutionens egen hemsida). Kursplan (inkl kurslitteratur) Det är viktigt att undervisningen följer den av institutionsstyrelsen fastställda kursplanen. Av kursplanen framgår innehållet i kursen, examinationsmoment, litteratur, förkunskapskrav mm. Vänd dig till kansliet för att få en gällande kursplan. Kursansvariga skriver själva in kursplaner i HiGs databas för kursplaner. Efter att denna skrivits in meddelar du kansliet som tar över den för vidare hantering. Alla kursplaner (nya och reviderade) skall granskas av institutionens beredningsgrupp för kursplaner, sedan skall de godkännas av ämnesföreträdare och efter det fastställs de av institutionsstyrelsen. Du kan således inte ändra kursens innehåll och krav strax innan eller under kursens gång. Detta gäller naturligtvis även kurslitteraturen. Studenterna får en fastställd kursplan hemskickad ca två veckor före kursstart. I högskolans miljöpolicy står att läsa att miljöaspekter ska integreras som en del i relevant undervisning och forskning. Den information du behöver gällande detta finns på högskolans interna hemsida. Där finner du också mall för kursgranskning. Registrering på kurs Innan kursstart får du ett registreringsunderlag i ditt postfack. Där bockar du av alla studenter som är närvarande vid första kurstillfället. Studenter som är där men inte finns på listan skriver du till sist på listan med namn och personnummer. Listan lämnas omgående till kansliet. Du har inte rätt att lova någon student som inte återfinns på registreringsunderlaget att följa kursen, alla sådana frågor måste gå via kansliet. Tentamen Du har skyldighet att framställa en ordinarie tentamen och en omtentamen per kurstillfälle. Ytterligare omtentamen kan ges vid behov. Tentamen som inte arrangeras själv eller via Blackboard (som är ett webbaserat system för hantering av kurser vid Högskolan i Gävle) bokas via enheten för schema och tentamen. Du ansvarar för att uppgifter om kurs, antal studenter och skrivtiden i tentamensschemat kontrolleras samt informerar schemaenheten. Ändring av datum kan göras fram till 2 veckor före tentamensdatum. Övriga ändringar kan göras fram till 1 vecka före tentamensdatum. 4

5 Tentamensschema finns på högskolans hemsida: Studenterna måste anmäla sig till tentamen/omtentamen senast tio dagar före tentamensdatum. Anmälan sker via högskolans hemsida. För ordinarie tentamen är du skyldig att hålla tentamensgenomgång. När och var denna sker skall framgå av tentamensframsidan (se vilken är gemensam för hela institutionen. Senast en vecka före tentamensdagen skall du lämna tentamen till kansliet. Blir du inte klar i tid måste du meddela institutionskansliet och sen får du själv kopiera upp erforderligt antal tentor och lämna dessa till enheten för schema och tentamen. Samtidigt lämnar du ett arkiveringexemplar av tentan till institutionskansliet. Du bör besöka tentamenslokalen minst en gång under tentamenstiden (var beredd på att legitimera dig). Telefonnummer där du finns anträffbar under tentamenstiden ska anges på tentamensframsidan. När du hämtar ut tentorna från kansliet för rättning får du också ett rättningsprotokoll. Där fyller du i betyg, totalpoäng och, om du vill, poängen för varje uppgift. Om du hämtar tentorna direkt i skrivsalen då tentamenstiden är slut måste du kvittera dem på anmälningslistan. Kontakta kansliet för att få ett rättningsprotokoll. Om någon student tenterat men inte finns med på rättningsprotokollet skriver du till namn, personnummer och resultat sist på listan. Du har maximalt 14 arbetsdagar på dig för rättning. Studenterna ska veta vilka betygskriterier som gäller. Rättningsprotokollet lämnar du snarast in till kansliet. Kort efter att du lämnat det ifyllda rättningsprotokollet till kansliet får du en arkivlista. Det är viktigt att du kontrollerar att denna är riktig, skriver under och omgående återlämnar den till kansliet. Skulle något resultat vara felskrivet eller om någon får ändrat resultat meddelas detta till institutionskansliet. Du får då en ny arkivlista från kansliet för underskrift. Först sedan du återlämnat den underskrivna arkivlistan till kansliet matas resultaten in i LADOK. Vid tentamensgenomgången har studenterna möjlighet att ha synpunkter på rättningen. Du behåller samtliga tentor tills genomgången skett. Tentorna för de studenter som ej är närvarande vid tentamensgenomgången lämnar du till kansliet. Dessa studenter har möjlighet att ha synpunkter på rättningen såvida de inte har hämtat ut tentan från kansliet. De får då själva kontakta dig. Upp till 6 veckor efter tentamensdatum får studenterna ha synpunkter på rättningen, sedan är denna rätt förverkad. Du bör snarast efter tentamenstillfället lämna in skriftligt lösningsförslag för tentan till kansliet. Utförlig information finns på enheten för schema och tentamens hemsida: Resultatrapportering för inlämningsuppgifter, laborationer, övningar och övriga kursmoment När du har lämnat in registreringsunderlaget till kansliet får du rättningsprotokoll för moment utöver tentamen. På detta markerar du betyget och inlämnande-/redovisningsdatum för de som är godkända på momentet. Du har även här maximalt 14 arbetsdagar på dig för rättning (gäller rapporter/uppgifter som inlämnats inom avtalad tid). Därefter får du en arkivlista att kontrollera, skriva under och snarast returnera till kansliet. Sedan du återlämnat den underskriva arkivlistan till kansliet matas resultaten in i LADOK. 5

6 Att sätta betyg på hel (avslutad) kurs Efter att du har rapporterat in samtliga examinationsmoment till kansliet får du en arkivlista med förslag på betyg för hela kursen för de studenter som klarat samtliga moment. Du kontrollerar betygen, gör ev ändringar, skriver under och lämnar listan till kansliet omgående. Du kommer sannolikt att få ett antal sådana listor, alla studenter blir ju inte klara med samtliga moment samtidigt. Kursutvärdering Vid första kurstillfället diskuteras kursens innehåll, syfte, mål, undervisnings- och examinationsformer. Alla studenter har fått en kursplan hemsänd i förväg. Två eller tre veckor in på kursen är det bra om du genomför en muntlig utvärdering (eller skriftlig om du föredrar det) så att studenterna har möjlighet att påverka den pågående kursen. Utvärderingsblanketter kan du få från kansliet för att dela ut till studenterna. Möjlighet till utvärdering finns även i Blackboard. Denna utvärdering ska ske i slutet av kursen. Sammanställning lämnas till kansliet som distribuerar denna till samtliga på kursen inblandade lärare, avdelningsföreträdare, prefekt och Gefleteknologerna (som ansvarar för teknologernas utbildningsbevakning). Kursutvärderingen ska sedan tas upp till diskussion med studenterna vid den obligatoriska tentamensgenomgången. Förslag till förändringar och förbättringar bör tas upp. Kurslitteratur Studenterna får en kursplan med angiven kurslitteratur hemskickad ca två veckor före kursstart. Efter detta utskick får kurslitteraturen inte ändras (se även rubrik Kursplan). På institutionen ska det finnas ett referensexemplar av all kurslitteratur. Om det saknas beställer du själv sedan du fått klartecken från avdelningsföreträdaren. Du får inte i något fall beställa litteratur för studenters räkning i högskolans namn eller med angivande av högskolans adress. Studenter har inte rätt att beställa litteratur med angivande av högskolans adress. Resor och traktamenten Alla resor måste vara godkända av avdelningsföreträdaren/prefekten i förväg. Din resa beställer du via Carlson Wagonlit Travel, tel Hyrbil bokar du hos någon av de företag högskolan har avtal med. Se inköpsenhetens hemsida om aktuella avtal kring resebeställningar och hyrbil; Du som har förordnande vid högskolan måste använda reseräkningsprogrammet Tur och Retur då du redovisar reseutlägg inkl traktamenten för resor. Tur och Retur finner du under högskolans interna hemsida. Handledning finns på: För eventuella utlägg skall högskolans betalkort (företagsupphandlat privatkort) användas. Information om detta finner du på: 6

7 Fakturor Vid beställning av varor och tjänster som ska faktureras är det viktigt att du anger högskolans faktureringsadress (Högskolan i Gävle, FE70, STRÖMSUND) samt anger referenskoder (ref 1: användarnamn bestående av 3-6 bokstäver, ref 2: institution/avdelning, består av numerisk kod dvs orghemvis på 3 tecken). Naturligtvis måste du kontrollera med avdelningsföreträdare /projektansvarig innan du beställer något. Högskolan har inte möjlighet att betala fakturor snabbare än 30 dagar, varför du inte har rätt att avtala något annat. När fakturan kommit till högskolan får du den för attest. Du skall då kontrollera att priset är det överenskomna och att du erhållit den vara eller tjänst du beställt. Om allting är korrekt attesterar du via högskolans system för fakturahantering Agresso för fakturahantering som du når via en länk på högskolans interna hemsida. Du måste där även ange vilket projekt som ska belastas. Attestera fakturan snarast eftersom det är flera personer som ska hantera den efter dig. Representation Regler för representation finner du på ekonomienhetens hemsida: Efter att representation skett och betalning skall ske skall redovisning göras på särskild blankett som finns på ekonomienhetens hemsida: Representation (ex fika, gåvor mm) gentemot studenter får inte förekomma. Kopiering till studenter Du får endast kopiera och dela ut papper till studenter i mindre omfattning (t ex kursinformation). Om du har mycket material som du vill att studenterna ska få del av, får studenterna (t ex hos repro) själva ombesörja kopieringen: du lånar ut ett exemplar till dem. Ingen kontanthantering får ske vid institutionen. Kontorsmaterial OH-film får du från resp avdelningssekreterare på kansliet. White board-pennor, andra pennor, kuvert, block, gem etc finns vid kansliet. Övrigt kontorsmaterial beställer du från serviceenheten med hjälp av de blanketter som finns på nätet - blanketten lägger du själv som utgående internpost. Om du blir sjuk/vård av sjukt barn Blir du sjuk/måste vårda sjukt barn MÅSTE du anmäla detta till högskolans växel. Kom ihåg att studenterna ska meddelas om du har undervisning inbokad. När du blir frisk gör du friskanmälan via högskolans pa-system Primula som du når via en länk på högskolans interna hemsida. Gäller det vård av sjukt barn ska du dessutom ringa Försäkringskassan. Sedan beslutar du i samråd med studenterna när ni lämpligast tar igen förlorad tid. Primula (högskolans pa-system) Primula finner du via en länk från högskolans interna hemsida. Där finner du information gällande din anställning. Där finns också ditt lönebesked. Alla typer av ledighet (semester, tjänstledighet, 7

8 föräldraledighet mm) söks via Primula. Ledighet för TA- personal inom flextidsystemet och utanför ordinarie flexram söks hos avdelningsföreträdare/prefekt. Lön/Arvode Du som har förordnande vid högskolan: Frågor angående din tjänst/lön besvaras av prefekt/avdelningsföreträdare. Du som är timanställd/har företag: Frågor angående din tjänst/lön besvaras av prefekt/avdelningsföreträdare. Timanställda: Avtal för timanställda skall upprättas innan anställning påbörjas. Underlag gällande utfört arbete som lämnats till institutionskansliet före den första dagen i en månad genererar utbetalning den 25:e i samma månad. Företag: Avtal skall upprättas innan uppdraget påbörjas. Betalning mot faktura (betalningsvillkor 30 dagar) efter utfört arbete. Observera att utbildning är momsbefriad. Bisyssla All lärarpersonal är skyldig att informera prefekten om bisyssla. Blankett och ytterligare information kring detta finns på personalenhetens hemsidor. Högskolans miljöarbete Information gällande högskolans övergripande och detaljerade miljömål samt handlingsplan för år finns att läsa på högskolans hemsida: För personalen finns grundläggande utbildning i miljö och hållbar utveckling på Blackboard. Sök fram kursen med namnet Miljöutbildning, och enrolla dig på kursen. Det tar ungefär en timme att gå igenom utbildningen. När du är klar skriver du ut ett kursintyg, skriver ditt namn och datum samt skickar detta med internpost till din miljösamordnare för påskrift och registrering i utbildningslistan. Granskning av miljö och hållbar utveckling i kurser görs av kursansvarig lärare när kursplanen läggs in i kursplanedatabasen. Mall för kursgranskning finns på högskolans hemsida: Granskning av miljö och hållbar utveckling i examensarbeten görs av studenterna själva. Examinatorn har ansvar för att detta genomförs och rapporteras. Läs mer i rutinen för granskning av exjobb: Har du frågor om miljöarbetet ska du kontakta miljösamordnaren. Aktuell uppgift om vem som är institutionens miljösamordnare hittar du här: 8