Avrapportering till Socialdepartementet den 15 mars 2012

Transkript

1 Servicecenterutredningen Fi 2010:08 Avrapportering till Socialdepartementet den 15 mars 2012

2 2 Till statsrådet Stefan Attefall Regeringen beslutade den 4 november 2010 att tillkalla en särskild utredare med uppgift att förbereda bildandet av ett myndighetsgemensamt servicecenter med uppdrag att erbjuda tjänster inom i första hand ekonomi- och personaladministration till statliga myndigheter (dir. 2010:117). Samma dag förordnades generaldirektör Katrin Westling Palm till särskild utredare. Utredningen har antagit namnet Servicecenterutredningen. Den 3 november 2011 gav regeringen utredaren i uppdrag att vidta de åtgärder som krävs för att ett myndighetsgemensamt servicecenter ska kunna inleda sin verksamhet den 1 juni 2012 (dir. 2011:99). Den 15 december 2011 överlämnade utredningen promemorian Preliminär tjänstebeskrivning och prismodell för e-handel. Den 31 januari 2012 överlämnade utredningen promemorian Budgetunderlag, preliminära avgiftsnivåer och prismodell för Statens servicecenter. Utredningen överlämnar härmed promemorian Avrapportering till Socialdepartementet den 15 mars Utredningen fortsätter med sitt arbete i enlighet med kommittédirektivet. Stockholm i mars 2012 Katrin Westling Palm / Charlotte Johansson Ahlström Björn Hammarstedt

3 3 Innehåll Till statsrådet Stefan Attefall Inledning Instruktion för Statens servicecenter... 5 Uppgifter... 6 Samverkan... 7 Ledning... 7 Personalansvarsnämnd... 8 Tillämpligheten av vissa förordningar... 8 Avgifter... 8 Undantag från myndighetsförordningen Regleringsbrev för Statens servicecenter... 9 Verksamhetsdel... 9 Finansiell del Särskilt ansvar inom krisberedskap och höjd beredskap Förordning om krisberedskap och höjd beredskap Samverkansområden för särskilt ansvar Utredningens slutsats och förslag Avgiftsnivåer för Priserna avser inkluderande tjänster med hög kvalitet och god service Avgiftsmodell Förändringar jämfört med preliminära avgifter i budgetunderlag den 31 januari Översiktlig och preliminär analys av offentlighet och sekretess 18 Sammanfattande bedömning av konsekvenser för Statens servicecenter Gällande rätt Hur bedömer andra myndigheter som i dagsläget utför administrativa tjänster åt andra myndigheter förvaltningsrättsliga frågor? Servicecenterutredningens bedömningar... 29

4 4 Bilaga 1- Förslag på förordning med instruktion för Statens servicecenter Bilaga 2 - Förslag på regleringsbrev för budgetåret 2012 avseende Statens servicecenter Bilaga 3 - Avgiftsnivåer för Bilaga 4 - Förslag på ändring i 10 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641)... 42

5 5 1. Inledning Den 3 november 2012 gav regeringen Servicecenterutredningen i uppdrag att vidta de åtgärder som krävs för att Statens servicecenter ska kunna inleda sin verksamhet den 1 juni Servicecentret ska inrättas som en egen myndighet och ha namnet Statens servicecenter. Syftet med bildandet är att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen. Servicecentrets initiala tjänsteutbud bör inledningsvis omfatta lön- och lönerelaterade tjänster, ekonomiadministrativa tjänster samt e-handelstjänster. I utredningens uppdrag ingår sammanfattningsvis följande: - föreslå instruktion, författningsändringar och regleringsbrev, - besluta om organisation, arbetsformer och stödfunktioner, - besluta om bemanning, - beakta krav på informationssäkerhet, - ta fram en riskanalys och åtgärdsplan för sårbarhetshantering, - belysa påverkan på offentlighet och sekretess, - ingå nödvändiga avtal, - föreslå verksamhetsplan, resursfördelning och budgetunderlag, - förbereda och genomföra anslutning av kundmyndigheter, - precisera tjänsteutbudet gällande e-beställningar, - i övrigt lämna de förslag och vidta de åtgärder som krävs för att den nya myndigheten ska kunna inleda sin verksamhet den 1 juni I föreliggande promemoria avrapporterar utredningen förslag till instruktion och regleringsbrev. Utredningen avrapporterar också en analys av om servicecentret bör omfattas av det särskilda ansvaret enligt 11 förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap. Vidare avrapporterar utredningen fastställda avgiftsnivåer för myndighetens tjänster. Slutligen lämnar utredningen en preliminär och översiktlig belysning av hur servicecentrets verksamhet kommer att förhålla sig till regelverket om offentlighet och sekretess. 2. Instruktion för Statens servicecenter Utredningens förslag tar sin utgångspunkt i regeringens direktiv till utredningen (dir. 2011:99) och är utformat i enlighet med Socialdepartementets Handledning för myndigheternas instruktioner (promemoria ).

6 6 Utredningen har inte identifierat behov att göra ändringar i andra myndigheters instruktioner. Uppgifter 1 Statens servicecenter ska tillhandahålla tjänster inom administrativt stöd, som statliga myndigheter kan nyttja. Verksamhetens syfte är att uppnå sänkta kostnader med bibehållen eller ökad kvalitet för staten som helhet. 2 Myndigheten ska i sin verksamhet säkerställa att balansen mellan kostnadseffektivitet, kvalitet och service upprätthålls. 3 Myndigheten ska vara en pådrivande kraft för att skapa en konkurrensutsatt marknad för statliga administrativa tjänster. Myndigheten ska systematiskt pröva vilka delar av den egna tjänsteproduktionen som kan utkontrakteras. Kommentar: I 1 anges det övergripande uppdraget för Statens servicecenter, samt verksamhetens syfte. Formuleringarna är i huvudsak hämtade ur regeringsdirektivet till utredningen. I paragrafen tydliggörs att anslutning till servicecentret är frivilligt ( som statliga myndigheter kan nyttja ). Under remissförfarandet har frågan om huruvida servicecentret ska tillhandahålla tjänster även till statliga stiftelser lyfts. Förutsättningarna och konsekvenserna av detta behöver dock analyseras närmare. Eftersom frågan inte är aktuell på kort sikt föreslår utredningen att endast statliga myndigheter tills vidare ska kunna köpa tjänster av servicecentret. I 2 anges att ett grundläggande uppdrag för servicecentret är att upprätthålla en ändamålsenlig balans mellan kostnadseffektivitet, kvalitet och service. Att driva kostnadseffektiviteten inom servicecentret för långt medför att kvaliteten i verksamheten blir lidande, eller att fler arbetsuppgifter behöver utföras av kundmyndigheterna själva (med lägre sammantagen effektivitet som följd). En alltför hög fokus på effektivisering medför risk att kundmyndigheter lämnar servicecentret eller avstår från att ansluta sig. Omvänt gäller att en alltför hög kvalitet och service (det vill säga att servicecentret gör mer än vad som är önskvärt eller efterfrågat) är kostnadsdrivande. Även en ensidig fokus på kvalitet och service riskerar därför att driva bort kunder eller leda till att potentiella kunder inte ansluter sig.

7 7 Mot denna bakgrund är det viktigt att servicecentret arbetar aktivt med att balansera effektivitet, kvalitet och service i alla sina lösningar och tjänster, så att slutresultatet sammanfaller med intresset för staten som helhet. I 3 anges att servicecentret ska vara en pådrivande kraft för att skapa en konkurrensutsatt marknad för statliga administrativa tjänster. Utredningens förslag speglar att frågan har varit central i beredningen av servicecenterfrågan. Kärnan i konkurrensfrågan är dock att det är en möjlig väg för effektivisering och verksamhetsutveckling. Alla myndigheter har dock ett grundläggande uppdrag att effektivisera och utveckla verksamheten, enligt 6 myndighetsförordningen (2007:515). Att ta upp frågan om konkurrens i servicecentrets instruktion är därför inte nödvändigt. Samverkan 4 Myndigheten ska föra en kontinuerlig och formaliserad dialog med sina kundmyndigheter, i syfte att utveckla tjänsternas kvalitet, utformning och innehåll. Kommentar: En nära samverkan mellan servicecentret och kundmyndigheterna är avgörande för att målen om ökad effektivitet och kvalitet för staten som helhet ska infrias. Därför bör frågan om samverkan regleras i servicecentrets instruktion. Däremot kan beslut om formerna för samverkan överlåtas åt servicecentret och kundmyndigheterna. Utredningen ser inget behov av att reglera någon annan samverkan med andra myndigheter. Ledning 5 Myndigheten leds av en styrelse. 6 Styrelsen består av högst sju ledamöter. Kommentar: Enligt direktivet till utredningen ska Statens servicecenter vara en styrelsemyndighet. Utredningen förordar att styrelsen initialt ska bestå av fem ledamöter. Instruktionen bör dock ta höjd för eventuella behov av en något större styrelse. Utredningen föreslår därför att instruktionen ska ange att styrelsen får bestå av högst sju ledamöter. Anställningar och uppdrag

8 8 7 Generaldirektören är myndighetschef. Kommentar: Utredningen föreslår att chefen för Statens servicecenter ska ha titeln generaldirektör. Personalansvarsnämnd 8 Vid myndigheten finns en personalansvarsnämnd. Kommentar: Utredningen föreslår att det ska finnas en personalansvarsnämnd vid Statens servicecenter. Personalföreträdarna i nämnden har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsemöten. Tillämpligheten av vissa förordningar 9 Myndigheten ska tillämpa personalföreträdarförordningen (1987:1101) och internrevisionsförordningen (2006:1228). Kommentar: Eftersom servicecentret föreslås ha en personalansvarsnämnd ska myndigheten tillämpa personalföreträdarförordningen (1987:1101). Enligt regeringens direktiv till utredningen ska Statens servicecenter omfattas av internrevisionsförordningen (2006:1228) och förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. Förordningen om intern styrning och kontroll gäller med automatik för alla myndigheter som har skyldighet att följa den förstnämnda förordningen, och behöver därför inte omnämnas i servicecentrets instruktion. Utredningen har inte heller funnit annat än att förordningen om intern styrning och kontroll bör gälla i sin helhet. Undantag behöver därför inte anges. Avgifter 10 Myndigheten ska ta ut avgifter för den verksamhet som anges i 1. Myndigheten ska fastställa beräkningsgrunderna för avgiftsuttagen och avgifternas storlek i särskilda beslut. Myndigheten disponerar själv sina avgiftsinkomster. Beslut om avgifter som avses i första stycket ska publiceras på myndighetens webbplats. Kommentar: Statens servicecenter ska finansieras helt och hållet med avgifter från kundmyndigheterna. En myndighet får bestämma storleken på andra avgifter än de som anges i avgiftsförordningen endast efter ett särskilt bemyndigande. Statens servicecenter behöver därför ha ett särskilt bemyndigande som tillåter att myndigheten att ta ut avgifter, bestämma storleken på avgifterna och disponera intäkterna. Dessa förutsättningar tillgodoses genom 10 i förslaget till instruktion.

9 9 Undantag från myndighetsförordningen 11 Följande bestämmelser i myndighetsförordningen (2007:515) ska inte tillämpas på myndigheten: 29 om ärendeförteckning. Kommentar: Utredningen ser inga behov av undantag från myndighetsförordningen, förutom från 29 om ärendeförteckning. Enligt paragrafen ska myndigheterna: senast den 1 mars varje år till Justitiekanslern lämna en förteckning över de ärenden som hade kommit in före den 1 juli föregående år men som inte hade avgjorts vid årets utgång. Utredningen bedömer att servicecentret inte kommer att hantera den typ av ärenden som bestämmelsen huvudsakligen tar sikte på. 3. Regleringsbrev för Statens servicecenter Servicecenterutredningens förslag tar sin utgångspunkt i regeringens direktiv till utredningen (dir. 2011:99) och är utformat i enlighet med Finansdepartementets anvisning för regleringsbrevsarbetet (cirkulär nr Fi 2011:5, ). Enligt anvisningarna kan regleringsbrevet bestå av en verksamhetsdel, en finansiell del, undantag från det ekonomiadministrativa regelverket samt övriga bestämmelser. Nedan redogör vi för utgångspunkter och anvisningar för arbetet med regleringsbrevet. I anslutning till varje del kommenterar vi också resonemang bakom utredningens förslag. Förslaget på regleringsbrev finns som bilaga till promemorian (bilaga 2). Verksamhetsdel Regleringsbrevets verksamhetsdel kan innehålla följande delar: - mål och återrapporteringskrav, - organisationsstyrning och - uppdrag. Mål och återrapporteringskrav Under rubriken mål och återrapporteringskrav samlas mål och återrapporteringskrav som ska ingå i regeringens årliga styrning och som anknyter till myndighetens insatser och resultat. Återrapporteringskraven ska avse underlag som används i Regeringskansliets löpande arbete och återrapporteringen sker normalt i myndighetens årsredovisning.

10 10 Eftersom Statens servicecenter är i uppstartsfasen är denna del begränsad i utredningens förslag på regleringsbrev. Då myndigheten startar den 1 juni 2012 återstår också en begränsad tidsperiod innan nästa regleringsbrev ska beslutas. Servicecentret bör dock överlämna en uppdaterad plan för kundanslutning för perioden fram till Från och med 2013 bör regeringen begära underlag om effektivitet, kvalitet och service i myndighetens verksamhet. Organisationsstyrning Under rubriken organisationsstyrning kan regeringen ange anvisningar för verksamhetens organisation. Det kan exempelvis handla om samverkan med andra myndigheter. Servicecenterutredningen föreslår att servicecentret ska redovisa hur kundmyndigheternas insyn och medverkan i verksamheten och dess utveckling ska organiseras och genomföras. När nya myndigheter startar kan regeringen reglera hur tillgångar och skulder ska hanteras av avlämnande och mottagande myndigheter. Utredningen föreslår att regeringen gör så även med avseende på uppstarten av Statens servicecenter. I dagsläget är det oklart om tillgångar och skulder ska föras över från Försäkringskassan och Servicecenterutredningen till Statens servicecenter. Utredningens förslag på regleringsbrev tar höjd för att situationen uppkommer. Skrivningarna om Statens servicecenters övertagande av tillgångar och skulder bör motsvaras av skrivningar om överlåtelser i regleringsbreven för de överlämnande myndigheterna Skatteverket och Försäkringskassan. Myndigheternas regleringsbrev bör därför ändras. Uppdrag Under rubriken uppdrag anges särskilda åtgärder som myndigheten ska vidta och krav på särskilt beslutsunderlag från myndigheten. Servicecenterutredningen föreslår att regeringen begär att Statens servicecenter tar fram nyckeltal för effektivitet, kvalitet och service. Avsikten är att dessa nyckeltal ska tjäna som underlag för regeringens framtida styrning och uppföljning av myndigheten. Myndigheten ska kontinuerligt följa och jämföra sig med marknaden för ekonomi- och personaladministrativa tjänster. Utredningen föreslår att servicecentret ska redovisa hur det systematiska arbetet med detta bedrivs, liksom hur myndigheten jobbar med den långsiktiga strategin för utkontraktering. Genom att styra denna uppgift i myndighetens

11 11 regleringsbrev i stället för i instruktionen blir regeringens styrning mer direkt och flexibel. Finansiell del I regleringsbrevet anger regeringen de finansiella villkoren för myndighetens verksamhet och de villkor som gäller för utnyttjande av resurserna. Den finansiella delen kan innehålla följande delar: - anslag, - övriga villkor, - avgifter och bidrag. Anslag Under rubriken anslag anges dispositionsrätt och anslagens ändamål samt villkoren knutna till anslagen. Eftersom Statens servicecenter ska vara helt avgiftsfinansierat tas inte avsnittet upp i förslaget till regleringsbrev. Övriga villkor Under rubriken övriga villkor anges villkor som gäller för hela myndigheten, exempelvis låneram och räntekontokredit. Denna del gäller för Statens servicecenter. Behovet av räntekontokredit överstiger gränsen på 10 procent av intäkterna, eftersom servicecentret ska uppnå full kostnadstäckning på lång sikt (åtta år). På kort sikt kommer myndigheten att gå med betydande underskott, som måste finansieras med utökad räntekontokredit. Avgifter och bidrag Under rubriken avgifter och bidrag anger regeringen förutsättningar för myndigheternas avgiftsbelagda och bidragsfinansierade verksamhet. Det sker genom att regeringen anger en budget för den avgiftsbelagda verksamheten samt eventuella ekonomiska mål och villkor för finansieringen. Då Statens servicecenter inte ska ta emot bidrag utelämnas denna del i förslaget till regleringsbrev. Avsnittet om avgifter ska delas in i en del för avgifter som disponeras och en del för avgifter som inte disponeras. Eftersom Statens servicecenter ska disponera sina avgiftsintäkter utelämnas den del som avser intäkter som inte ska disponeras. I avsnittet om ekonomiskt mål bör regeringen ange att det långsiktiga ekonomiska målet för verksamheten ska vara full kostnadstäckning på lång sikt. För att inte lämna utrymme för oklarheter föreslår Servicecenterutredningen att regeringen anger hur lång period som avses med lång sikt.

12 12 4. Särskilt ansvar inom krisberedskap och höjd beredskap Enligt direktivet ska utredaren analysera om Statens servicecenter bör omfattas av det särskilda ansvaret enligt 11 förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap. Förordning om krisberedskap och höjd beredskap Förordningen syftar till att statliga myndigheter genom sin verksamhet ska minska sårbarheten i samhället och utveckla en god förmåga att hantera sina uppgifter under fredstida krissituationer och höjd beredskap. Förordningen gäller för alla myndigheter under regeringen, utom Regeringskansliet, kommittéväsendet, Försvarsmakten och utlandsmyndigheterna (om inte regeringen meddelat något annat för utlandsmyndigheterna). Det generella ansvaret för varje myndighet vid krissituationer regleras i 5 : Varje myndighet, vars ansvarsområde berörs av en krissituation, skall vidta de åtgärder som behövs för att hantera konsekvenserna av denna. Myndigheterna skall samverka och stödja varandra vid en sådan krissituation. Vissa myndigheter har av regeringen getts ett särskilt ansvar för att planera och vidta förberedelser för att skapa förmåga att hantera en kris och för att förebygga sårbarheter och motstå hot och risker. Dessa myndigheter anges i en bilaga till förordningen. Myndigheter med ett särskilt ansvar för krisberedskapen enligt 11 i förordningen ska: 1. samverka med länsstyrelserna i deras roll som områdesansvarig myndighet, 2. samverka med övriga statliga myndigheter, kommuner, landsting, sammanslutningar och näringsidkare som är berörda, 3. beakta det samarbete som sker inom Europeiska Unionen och internationella forum i frågor som rör samhällets krisberedskap, 4. beakta behovet av forsknings- och utvecklingsinsatser och annan kunskapsinhämtning såsom erfarenhetsåterföring av inträffade händelser, 5. beakta behovet av säkerhet och kompatibilitet i de tekniska system som är nödvändiga för att myndigheterna ska kunna utföra sitt arbete,

13 13 6. beakta behovet av deltagande i det samhällsgemensamma radiokommunikationssystemet för skydd och säkerhet (Rakel) som förvaltas av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, och 7. informera Myndigheten för samhällsskydd och beredskap om sin övningsverksamhet för att den ska kunna samordnas med den övningsverksamhet som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap planerar. Myndigheterna ska vidare delta i den övningsverksamhet som berör deras ansvarsområde. Förordning (2008:1003). Samverkansområden för särskilt ansvar I bilagan till förordningen anges ett antal samverkansområden för det särskilda ansvaret som ålagts vissa myndigheter. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap beskriver samverkansområden på följande vis 1 : Teknisk infrastruktur Ett arbete som går ut på att elförsörjning, teleoch IT-kommunikation ska bli säkrare. Transporter Om att säkra alla typer av transporter: spårbunden trafik såväl som trafik till sjöss, i luften och på vägarna. Farliga ämnen Hur vi kan minska riskerna med skadliga kemikalier, radioaktiva ämnen och annat som kan vara farligt men som ändå måste hanteras i samhället. Ekonomisk säkerhet Hur vi gör de finansiella systemen säkrare. De moderna betalningssystemen är mycket känsliga och om de slogs ut skulle det snabbt få konsekvenser för stora delar av samhället. Geografiskt områdesansvar Samhället förändras oavbrutet och därför krävs hela tiden nya metoder för att klara av att samordna olika verksamheter vid hantering av kriser. Skydd, undsättning och vård Samtliga berörda parter håller varandra informerade om beredskapsläget, samtidigt som man utvecklar samarbetet mellan olika myndigheter och organisationer Priserna kommer att vara fasta under avtalsperioden (med reservation för

14 14 Utredningens slutsats och förslag Det är endast samverkansområdena teknisk infrastruktur och ekonomisk säkerhet som möjligen skulle kunna komma i fråga för Statens servicecenter. Utredningen bedömer emellertid att Statens servicecenters verksamhet inte är av den karaktären att servicecentret bör omfattas av det särskilda ansvaret enligt 11 förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap. Utredningen bedömer inte att verksamheten vid servicecentret kommer att ha en så avgörande betydelse för krisberedskapen att ett särskilt ansvar enligt förordningen är motiverat. Statens servicecenters verksamhet kan inte jämföras med de verksamheter som utövas av de myndigheter som i dag omfattas av det särskilda ansvaret: Teknisk infrastruktur - Affärsverket svenska kraftnät, - Elsäkerhetsverket, - Livsmedelsverket, - Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, - Post- och telestyrelsen, och - Statens energimyndighet. Ekonomisk säkerhet - Finansinspektionen, - Försäkringskassan, - Riksgälden, - Skatteverket, och - Tullverket. Mot denna bakgrund bedömer utredningen att något annat ansvar för Statens servicecenter än det som i princip åvilar alla myndigheter enligt 5 i förordningen inte är aktuellt för närvarande. Om servicecentrets roll eller omfattning i framtiden förändras på ett avgörande vis kan en ny prövning av frågan göras. 5. Avgiftsnivåer för 2012 Priserna avser inkluderande tjänster med hög kvalitet och god service Vid jämförelser med priser från andra potentiella leverantörer är det viktigt att ha med sig att servicecentrets tjänster är inkluderande och omfattar så många steg som möjligt i varje process, med bibehållna krav på standardisering. Bastjänsterna omfattas av hög service och långtgående involvering från servicecentret i det löpande arbetet. Syftet

15 15 är att möjliggöra för kundmyndigheterna att frigöra sin administrativa personal för andra uppgifter, vilket underlättar hemtagning av effektiviseringspotentialen. Syftet är vidare att det för en normal kundmyndighet inte ska finnas några dolda kostnader utöver de som står angivna i prislistan för bastjänsterna. Avgifterna för bastjänsterna omfattar bland annat följande, vilket måste beaktas vid jämförelser med andra alternativ för utförande av administrativt stöd: - löpande investeringar i och tillgång till systemstöd, inklusive drift, underhåll och förvaltning, - upphandling, införande och utveckling av systemstöd (inklusive framtida uppgraderingar och upphandlingar), - systemadministration inklusive underhåll av användar- och attestregister, - kontinuerlig utveckling av processer samt rekrytering och utbildning av servicecentrets personal, - administration och handläggning av lönerelaterade, ekonomiadministrativa och e-handelstjänster, - kundsupport för kundmyndigheternas chefer och medarbetare samt kontinuerlig kundsamverkan. Avgiftsmodell Avgiftsmodellen stämmer i allt väsentligt överens med den modell som redovisades i Servicecenterutredningens betänkande i april 2011 (SOU 2011:38) och avrapporteringen till Socialdepartementet den 31 januari Avgiftsnivåerna finns sammanställda i bilaga 3. Avgiftsmodellen ska vara baserad på styckprissättning. Prislistan ska i grunden vara lika för alla och göra det tydligt för kundmyndigheterna vad de får och till vilket pris. Prissättningen ska vidare baseras på full kostnadstäckning där servicecentrets kostnader för såväl etablering, löpande verksamhet som investeringar ska finansieras med avgifter. Styckprissättning med fastställda priser gentemot kundmyndigheterna under avtalsperioden innebär att risken för underfinansiering hanteras av servicecentret i stället för av kundmyndigheten. Styckpriserna beräknas för en flerårsperiod, utifrån den beräknade anslutningstakten till servicecentret. Om anslutningstakten blir lägre än beräknat riskerar servicecentret att gå med underskott. Underskottet måste då täckas av ägaren, det vill säga regeringen. Detta inskärper behovet av att regeringen bevakar och agerar aktivt i fråga om myndigheternas anslutning till servicecentret.

16 16 Avgiftsmodellen är uppbyggd enligt följande struktur: Tabell 1 Avgiftsmodellens struktur 2 Avgift Grundavgift Transaktionsavgift Avgift för tilläggstjänster Avgift för specialtjänster Anslutningsavgift Beskrivning Består av en fast del lika för alla myndigheter och en rörlig del som följer myndighetens storlek. Avgift för bastjänster som ska vara densamma per styck för alla kundmyndigheter. Avgift för tilläggstjänster för eventuella löpande myndighetsspecifika leveranser utanför bastjänsterna. Avgift för specialtjänster som normalt avropas på timbasis för extraordinära behov. Anslutningsavgift som ska täcka kostnaden för servicecentrets resursinsatser i samband med kundens anslutning samt insatser för att nå måleffektivitet i den löpande leveransen för den anslutande kundmyndigheten. Förändringar jämfört med preliminära avgifter i budgetunderlag den 31 januari Avgifter inom ekonomiadministration Prismodellen för redovisning och bokslut bygger fortsatt på styckpriser. Det har inkommit en del invändningar mot detta, men fördelarna bedöms ändå överväga. Eftersom sambandet mellan resursåtgång och beräkningsgrunderna är mer oklart inom bokslut och redovisning än inom andra tjänster, görs en individuell prövning av prismodellen inför varje myndighets anslutning inom tjänsten redovisning och bokslut. Prövningen ska göras med den ordinarie prismodellen som utgångspunkt. Betalning av leverantörsfaktura har brutits ut från leverantörsfakturahanteringen och specificeras nu som en särskild ekonomiadministrativ tjänst. Avgifter inom lönerelaterade tjänster De justeringar av avgiftsnivåer som skett är följande: - Avgiften för närvarorapporterade löner har justerats till 115 kronor, då det visat sig att dessa löner kräver mer kundsupport än avvikelserapporterade löner. - Avgiften för beslutsskrivning har justerats ned till 900 kronor per nyanställningsbeslut 2 Priserna kommer att vara fasta under avtalsperioden (med reservation för indexuppräkning).

17 17 Avgifter inom e-handel Principen avseende styckprissättning gäller också för servicecentrets e- handelstjänster. Detta är emellertid ett nytt tjänsteområde och det är förenat med viss osäkerhet att sätta fasta styckpriser redan för Servicecentret håller också på att avropa den tekniska plattformen för tjänsten och inväntar fortfarande svar från systemleverantörerna som kostnadsunderlag för prissättningen. Av denna anledning används timprissättning för flera tjänster i prislistan avseende e-handel. Så är fallet med exempelvis kundanslutning till servicecentrets tjänster, leverantörsanslutning och underhåll av leverantörsinformation och priser. Målsättningen är att dessa successivt ska ersättas av styckpriser inför e-handelstjänstens driftsättning. I viss mån kan därför prismodellen komma tydliggöras genom styckprissättning senare under Den rörliga grundavgiften har sänkts för e-handel jämfört med tidigare angivelse. Om kundmyndigheten ger begränsad åtkomst till beställningsfunktionaliteten hos sina anställda kan en särskild överenskommelse med kundmyndigheten träffas om ytterligare sänkt rörlig grundavgift beroende på förutsättningarna i det enskilda fallet. Leverantörsfakturahantering Prismodellen för leverantörsfakturahantering har också kompletterats med avgiftsdifferentiering rörande fakturahantering och priserna är något nedjusterade. Det gäller: - pris då leverantörsfakturan matchar med den elektroniska beställningen och godsmottagningen och därmed går direkt till betalning utan workflow, - pris då kundmyndigheter själva väljer att sköta leverantörsfakturahanteringen (men de arbetar i servicecentrets systemstöd och workflow inom e-handelssystemet). Betalning av leverantörsfaktura har särskilts som en egen tjänst inom ekonomiadministration varför avgifterna för leverantörsfakturahantering generellt justerats ned med 5 kronor per leverantörsfaktura. Leverantörsanslutningar Avgifter för anslutning av leverantörer till e-handelstjänsten beror på följande parametrar: - hur stor insats som krävs för anslutningen (teknisk komplexitet), - vilka möjligheter anslutningen medger att lägga elektroniska beställningar.

18 18 Avgiftsmodellen har kompletterats med fler varianter av leverantörsanslutning. Generella avgifter Grundavgift ersätter tidigare förslag på årsavgift Istället för årsavgift används begreppet grundavgift. Grundavgiften faktureras per månad i en fast del och en rörlig del baserat på kundmyndighetens storlek. Specialtjänster Specialtjänster är insatser av tillfällig karaktär från servicecentret och avropas normalt på timbasis för extraordinära behov. Det kan gälla särskilda utredningar kopplat till NOR, arbete kopplat till krav från tredje part på utlämnande av handling, särskilt behov av fördjupning eller analys, större omstruktureringar (i exempelvis organisation eller ekonomimodell) hos kundmyndigheten som kräver särskilda insatser. Avgifter för specialtjänster inom e-handel och lönerelaterade tjänster har justerats ned till 600 kronor per timme. Externa konsulttjänster Inom ramen för de tjänster som tills vidare är prissatta per timme i prislistan framför allt i samband med anslutning - kan externa konsulter komma att användas. Kostnader för externa konsulter faktureras vidare till självkostnadspris, dvs. de priser servicecentret betalar. Flera av dessa priser är under pågående avrop/upphandling och specificeras därför inte i dagsläget. 6. Översiktlig och preliminär analys av offentlighet och sekretess I det följande rapporterar utredningen, delvis och preliminärt, den del av uppdraget som avser hur Statens servicecenters verksamhet kommer att förhålla sig till regelverket om offentlighet och sekretess och lämnar ett förslag till ändring i 10 offentlighets - och sekretessförordningen (2009:641). Förslag på ny lydelse finns i bilaga 4. Det kan framhållas det omfattande regelverket inom offentlighets- och sekretessområdet sammantaget med de skiftande verksamheter som de presumtiva kundmyndigheterna bedriver, medför att belysningen inom området i detta skede av utredningens arbete vare sig kan bli riktigt djup eller heltäckande. Ytterligare belysning och fler författningsändringar kan komma att visa sig nödvändiga såväl under det fortsatta arbetet med inrättandet av Statens servicecenter som efter det att myndigheten har påbörjat sin verksamhet.

19 19 Sammanfattande bedömning av konsekvenser för Statens servicecenter Generellt sett gör Servicecenterutredningen bedömningen att den sekretesslagstiftning som är tillämplig inom ekonomi- och personaladministrativ verksamhet hos de myndigheter som initialt kommer att utnyttja Statens servicecenters tjänster även blir tillämplig hos servicecentret om verksamheten istället utförs där. Det finns inget som talar för att detta inte även skulle gälla andra myndigheter som senare kan tänkas vilja utnyttja dessa tjänster. Utredningen har kommit till motsvarande slutsats ifråga om sådana e-handelstjänster som servicecentret ska erbjuda andra myndigheter. Om emellertid servicecentrets uppgiftshantering även ska innefatta uppgifter i en myndighets kärnverksamhet erfordras en särskild analys av om dessa uppgifter omfattas av någon sekretessreglering hos den myndigheten. Finns en sådan sekretessreglering krävs även en bedömning av om den regleringen, eller någon annan, är tillämplig på uppgifterna också när de förekommer inom servicecentret. Servicecenterutredningen bedömer att bestämmelsen i 39 kap. 5 offentlighets- och sekretesslagen innebär att den sekretess i en myndighets personaladministrativa verksamhet som kan följa av 10 offentlighets- och sekretessförordningen även kommer att gälla hos Statens servicecenter. För att det inte ska råda något som helst tvivel om hur den ovan beskrivna regleringen ska förstås föreslår utredningen att 10 offentlighets- och sekretessförordningen ändras. Ändringen bör ske så att det av den bestämmelsen framgår att sådan sekretess i en myndighets personaladministrativa verksamhet som följer 10 offentlighets- och sekretessförordningen även gäller hos Statens servicecenter. Gällande rätt Grundlagsregleringen om allmänna handlingars offentlighet Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen är en gammal grundsats enligt vilken myndigheters verksamhet ska bedrivas under allmän insyn och kontroll, bl.a. för att garantera rättssäkerhet och effektivitet i förvaltningen. Principen kommer framförallt till uttryck genom de grundläggande bestämmelserna om handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen (TF). Enligt 2 kap. 1 TF har varje svensk medborgare till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning rätt att ta del av allmänna handlingar. Detsamma gäller för utländska medborgare om inte annat har föreskrivits i lag (14. kap 5 andra stycket TF). Enligt 2 kap. 2 TF får rätten att ta del av allmänna handlingar endast begränsas under vissa förutsättningar som framgår av den lagen. När tillåtna

20 20 begränsningar görs ska dessa vara noga angivna i en särskild lag (offentlighets- och sekretesslagen) eller en lag som den särskilda lagen hänvisar till (2 kap. 2 andra stycket TF). Om det i en sådan lag finns ett särskilt bemyndigande som medger det får dock även regeringen meddela närmare föreskrifter om en viss lagbestämmelses tillämplighet. Sådana föreskrifter återfinns i huvudsak i offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). Finns ingen lagstadgad begränsning (sekretess) får en myndighet alltså inte vägra att lämna ut en handling, till den som har begärt att få del av den. Begreppen handling och allmän handling Även reglerna om vad ska förstås med en handling och när en handling hos en myndighet är att betrakta som allmän finns i 2 kap. TF. Enligt bestämmelserna där gäller kortfattat följande: Med en handling avses framställningar i skrift eller bild, s.k. konventionella handlingar, som kan uppfattas visuellt utan tekniskt hjälpmedel, t.ex. skrivelser, tabeller, blanketter och protokoll, men även bilder, kartor och ritningar m.m. (2 kap. 3 TF). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad av myndigheten. En handling blir i princip alltid allmän när den expedieras, dvs. när handlingen skickas eller lämnas till en enskild eller en annan myndighet. Om en handling inte har expedierats eller ska expedieras blir den allmän när det ärende till vilket den hör har slutbehandlats. En handling som inte hör till ett visst ärende och varken har expedierats eller ska expedieras blir allmän när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts (2 kap. 3 första stycket, 6-7 TF). I vissa fall kan en handling anses upprättad, och därmed allmän, i andra situationer än de ovanstående. Detta gäller bl.a. diarium, journal och register eller förteckning som förs fortlöpande och som blir allmän handling redan efter färdigställandet för anteckning eller införing (2 kap. 7 andra stycket TF). Däremot gäller att ett anbud som ska lämnas in i ett förseglat omslag inte anses inkommen till myndigheten, och därmed ej heller allmän handling, före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet (2 kap. 6 andra stycket TF). Det är inte alla handlingar som är allmänna trots att de uppfyller de ovanstående kriterierna. I tryckfrihetsförordningen undantas t.ex. personliga brev till befattningshavare (2 kap. 4 TF). Undantag gäller också för minnesanteckningar och promemorior m.m. som kommit till endast för

21 21 ett ärendes beredning och som inte har expedierats eller arkiverats (2 kap. 9 första stycket TF) samt för koncept till beslut m.m. som inte är expedierat eller arkiverat (2 kap. 9 första stycket TF). (Minnesanteckningar i TF:s mening får inte förväxlas med sådana anteckningar som en myndighet är skyldig att föra enligt 15 förvaltningslagen [1986: 223] vilka vanligtvis ska arkiveras. Vilka handlingar som ska arkiveras framgår av arkivlagstiftningen). Andra handlingar som undantas är brev och liknande som en myndighet endast har i uppgift att lämna vidare, handlingar som har lämnats in till eller upprättats hos en myndighet endast för offentliggörande i periodisk skrift som ges ut genom myndigheten, tryckta skrifter, ljud- eller bildupptagningar m.m. som ingår i bibliotek eller som en enskild har tillfört ett allmänt arkiv uteslutande för förvaring och vård eller forsknings- och studieändamål eller privata brev, skrifter eller upptagningar som eljest ha överlämnats till myndighet uteslutande för ändamål som nu angivits (2 kap. 11 ). Ett annat undantag från regeln om att en handling blir allmän som en följd av att den expedieras från eller kommer in till en myndighet är då handlingen utväxlas mellan två myndighetsorgan som är att betrakta som olika delar av en och samma myndighet (2 kap 8 TF). Samtidigt kan en handling bli allmän om den utväxlas mellan två olika och i förhållande till varandra självständiga verksamhetsgrenar inom samma myndighet. Handlingsbegreppet inbegriper inte bara fysiska handlingar (såsom konventionella pappershandlingar och liknande) utan även elektroniska upptagningar som endast kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med ett tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 första stycket TF). En upptagning anses förvarad hos myndigheten, och allmän handling där, om den är tillgänglig för myndigheten med ett tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. En elektronisk handling kan vara färdig, dvs. slutligt utformad med ett fixerat innehåll och utgör då en allmän handling hos den myndighet där den är tillgänglig. Handlingsbegreppet omfattar även möjliga sammanställningar av uppgifter, s.k. potentiella handlingar. En sammanställning av uppgifter ur en upptagning anses förvarad hos en myndighet som kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder (2 kap. 3 andra stycket andra meningen TF). Det ovanstående innebär att en upptagning i allmänhet anses förvarad både hos den myndighet där upptagningen rent fysiskt finns och hos den eller de myndigheter som har åtkomst till upptagningen. Vidare anses en

22 22 upptagning förvarad hos en myndighet som kan få utskrifter av upptagningen från någon annan som har hand om upptagningen för myndighetens räkning, t.ex. en annan myndighet som ansvarar för databehandling som är gemensam för flera myndigheter. Myndigheten behöver alltså inte ha direktåtkomst till upptagningen för att den ska anses förvarad där. Det ovanstående innebär också att information kan vara förvarad hos en eller flera myndigheter även om det är svårt att avgöra var den finns fysiskt. Däremot anses inte en sammanställning som innehåller personuppgifter vara en allmän handling hos en myndighet om det i en lag eller en förordning finns regler som innebär att myndigheten inte får göra en sådan sammanställning av uppgifterna som skulle behövas för att skapa handlingen. (2 kap. 3 tredje stycket). Av det ovanstående framgår att när myndigheter har tillgång till en upptagning för automatiserad behandling, t.ex. genom att en myndighet som har hand om ett för dem gemensamt datasystem för in upptagningen i systemet, så blir upptagningen inkommen hos alla myndigheter som har tillgång till den. I de fall en myndighet har tillgång till en upptagning endast för att vidta åtgärder som ett led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring av handlingarna, leder detta däremot inte till att handlingarna ska anses som inkomna till den myndigheten (2 kap. 6 första stycket TF). Som exempel på teknisk bearbetning kan nämnas att en myndighet åt en annan endast överför text på ett pappersark till ett medium för automatiserad behandling, t.ex. en hårddisk (skanning). Eller tvärt om, t.ex. skriver ut elektroniska handlingar för utskick i pappersform till mottagarna. Ett annat exempel är när en myndighet för en annans räkning endast sammanställer elektroniskt data som den sistnämnda myndigheten ska använda i egen verksamhet eller som den ska skicka ut i eget namn. Handlingar som endast förvaras hos en myndighet som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för någon annans räkning blir inte heller allmänna hos den myndigheten (2 kap. 10 TF). Om t.ex. handlingar som ska sändas till Skatteverket skickas in via en av verkets e- tjänster och då passerar en server som en annan myndighet tillhandahåller enbart för att vidarebefordra handlingarna till verket, så blir handlingarna inte allmänna hos servermyndigheten, men väl hos Skatteverket. Utlämnande av allmänna handlingar Om en handling är allmän enligt bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen, och det inte finns några hinder mot

23 23 utlämnande (se nedan om sekretess), har enskilda rätt att få ta del av den oavsett vilket syftet är med begäran om detta (2 kap. 12 första stycket och 14 tredje stycket TF). En begäran om att få ta del av en allmän handling ska göras hos och prövas av den myndighet som förvarar handlingen (2 kap. 14 första och andra tycket TF). Således kan en begäran om att få del av en allmän handling ställas till flera myndigheter när det är flera myndigheter som förvarar eller har tillgång till handlingen. Varje myndighet som får en sådan begäran ska då göra en egen prövning av om handlingen ska lämnas ut eller inte. (Av det nedanstående sekretessavsnittet framgår att det i en sådan situation kan inträffa att handlingen innehåller uppgifter som omfattas av sekretess hos en av myndigheterna, som därför inte ska lämnas ut handlingen, medan uppgifterna inte omfattas av sekretess hos de övriga myndigheterna, som därmed ska lämna ut handlingen.) Om särskilda skäl föranleder det får riksdagen i en bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen, eller i en lag som den lagen hänvisar till, besluta om att prövningen ska ske av en annan myndighet än den som begäran om utlämnandet har ställts till. (2 kap. 14 andra stycket TF). I offentlighets- och sekretesslagen förekommer endast en sådan föreskrift. Den avser handlingar med kart- eller flygbildsmaterial som Lantmäteriet eller Sjöfartsverket har upprättat och som är av betydelse för totalförsvaret. En handling som får lämnas ut ska på begäran genast tillhandahållas den som begärt att få se den. Utlämnandet ska ske på stället, dvs. hos myndigheten, och vara gratis. Upptagningar ska tillhandhållas så att de kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt (2 kap. 12 första stycket TF). En myndighet är dock inte skyldig att tillhandahålla en handling på stället om betydande hinder möter och när det gäller en upptagning inte heller om sökanden utan beaktansvärd olägenhet han ta del av den hos en närbelägen myndighet (2 kap. 12 andra stycket TF). Den som begär det har även rätt att mot avgift få en avskrift eller kopia av den handling som har begärts utlämnad. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. En upptagning behöver dock inte lämnas ut i annan form än utskrift om det inte finns någon särskild lagregel som kräver detta (2 kap. 13 TF).

24 24 Regleringen i offentlighets- och sekretesslagen m.m. Allmänt om innehållet i offentlighets- och sekretesslagen m.m. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. (Vad som är en allmän handling är däremot fastställt i 2 kap. TF, jmf ovanstående avsnitt). Offentlighets- och sekretesslagen innehåller vidare bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Dessa bestämmelser avser förbud att röja en uppgift, vare sig detta sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt. Förbud gäller för myndigheter och de som har fått kännedom om uppgiften genom att för det allmännas räkning delta i myndigheten verksamhet, på grund av anställning eller uppdrag hos myndigheten eller på grund av tjänsteplikt eller annan liknande grund (2 kap. 1 OSL). Bestämmelserna, om tystnadsplikt och förbud att lämna ut allmänna handlingar, innebär begränsningar i yttrandefriheten enligt regeringsformen, begränsningar i den rätt att ta del av allmänna handlingar som följer av tryckfrihetsförordningen samt i vissa fall även begränsningar i rätten, enligt tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen, att meddela och offentliggöra uppgifter. Offentlighets- och sekretesslagen består av sju avdelningar. Den första avdelningen innehåller inledande bestämmelser som avser lagens innehåll (1 kap.) lagens tillämpningsområde (2 kap.) och definitioner (3 kap.). Den andra avdelningen innehåller bestämmelser om myndigheters hantering av allmänna handlingar. Där finns regler om hur sökande efter allmänna handlingar ska underlättas (4 kap.), registrering av allmänna handlingar och sekretessmarkering (5 kap.), utlämnande av allmänna handlingar och uppgifter och om överklagande (6 kap.). Så gott som samtliga bestämmelser i denna avdelning blir tillämpliga i verksamheten hos Statens servicecenter. I den tredje avdelningen finns allmänna bestämmelser om sekretess, bl.a. regler om vilka sekretess gäller mot (8 kap.), bestämmelser som bryter sekretess och bestämmelser om undantag från sekretess (10 kap.), överföring av sekretess (11 kap.), sekretess i förhållande till den enskilde själv (12 kap.), rätten att meddela och offentliggöra uppgifter (13 kap.), samt straffansvar m.m. (14 kap.). Dessa bestämmelser blir också tillämpliga hos Statens servicecenter. Den fjärde avdelningen innehåller bestämmelser om sekretess till skydd för allmänna intressen. Dessa bestämmelser avser huvudsakligen sekretess till skydd för rikets säkerhet eller dess förhållande till andra stater eller

25 25 mellanfolkliga organisationer (15 kap.), rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik (16 kap.), myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn (17 kap.), intresset av att förebygga brott eller beivra brott (18 kap.) och det allmännas ekonomiska intresse (19 kap.). Bestämmelserna i denna avdelning gäller i huvudsak i situationer som inte bör bli aktuella hos Statens servicecenter. Det innebär dock inte att någon eller några av bestämmelserna inte kan bli tillämpliga i en viss situation. I den femte avdelningen finns bestämmelser om sekretess till skydd för uppgift om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden. Vissa av bestämmelserna i denna avdelning innehåller ett minimiskydd för enskildas personliga integritet inom hela den offentliga sektorn. Dessa är samlade i 21 kap. och tillämpas oavsett i vilket sammanhang den sekretessreglerade uppgiften förekommer. Flera av dessa bestämmelser kan bli aktuella att tillämpa hos Statens servicecenter. Bestämmelserna i 21 kap. kompletteras av ett stort antal sekretessbestämmelser som har en begränsad räckvidd, dvs. de gäller endast i en viss typ av verksamhet, i en viss typ av ärenden eller hos vissa angivna myndigheter. Dessa bestämmelser avser bl.a. folkbokföring, delgivning, m.m. (22 kap.), utbildning (23 kap.), forskning och statistik (24 kap.), hälso- och sjukvård (25 kap.), socialtjänst, socialförsäkring, studiestöd, arbetsmarknad (28 kap.), transporter och andra former av kommunikation (29 kap.), tillsyn m.m. i fråga om näringslivet (30 kap.), annan verksamhet med anknytning till näringslivet (31 kap.), annan tillsyn, granskning och övervakning (32 kap.), utsökning och indrivning, skuldsanering (34 kap.), verksamhet som syftar till att förebygga eller beivra brott (35 kap.), totalförsvar, krisberedskap (38 kap.), personaladministrativ verksamhet (39 kap.), och övriga verksamheter m.m. (40 kap.). Även i detta kapitel finns bestämmelser som det blir eller kan bli aktuellt att tillämpa hos Statens servicecenter. Vilka bestämmelser det kan bli aktuellt att tillämpa beror på vilka uppgifter som kommer att hanteras av servicecentret, dvs. vilka uppgifter hos andra myndigheter som kan komma att bli tillgängliga där. Den sjätte avdelningen innehåller särskilda bestämmelser om sekretess hos vissa organ, bl.a. riksdagen och regeringen (41 kap.), Riksdagens ombudsmän och Justitiekanslern (42 kap.) samt domstolar (43 kap.). Dessa bestämmelser är inte aktuella för Statens servicecenter. Den sjunde avdelningen innehåller bestämmelser om tystnadsplikt som följer av bestämmelser i andra författningar än offentlighets- och sekretesslagen och som inskränker rätten att meddela och offentliggöra uppgifter (44 kap.). Det är inte sannolikt, men heller inte helt uteslutet, att någon av dessa bestämmelser blir aktuell att tillämpa hos Statens servicecenter.

26 26 Kortfattat om sekretess mellan myndigheter m.m. En myndighet får inte utan lagstöd lämna en uppgift för vilken sekretess gäller till en annan myndighet (8 kap. 1 OSL). I de allra flesta fall då myndigheter behöver utbyta sekretessreglerade uppgifter med varandra för att kunna utföra sin verksamhet finns det dock lagstöd för ett sådant utbyte. I vissa situationer då en myndighet lämnar ut en sekretessreglerad uppgift till en annan finns det bestämmelser som innebär att sekretessen hos den utlämnande myndigheten följer med uppgiften och därmed gäller även hos den mottagande myndigheten. I andra situationer kan uppgiften omfattas av samma sekretess hos den mottagande myndigheten men p.g.a. av någon annan sekretessbestämmelse som bara den myndigheten ska tillämpa. Det förekommer också att det inte finns någon bestämmelse som innebär att sekretess gäller för uppgiften hos den mottagande myndigheten och situationer då det visserligen finns en sådan bestämmelse men som ger ett betydligt svagare sekretesskydd än det som gäller hos den myndighet som lämnat ut den. Särskilt om sekretessen för uppgifter i personaladministrativ verksamhet m.m. 39 kap. offentlighets- och sekretesslagen innehåller särskilda bestämmelser om sekretess till skydd för enskilda i personaladministrativ verksamhet. Kapitlets 1-4 gäller enbart sådan verksamhet vid den myndighet där personalen är anställd medan 5 reglerar personaladministrativ verksamhet som utförs av en annan myndighet. Enligt 5 gäller samma sekretess som är föreskriven i 1-4 dvs. den sekretess som gäller hos den myndighet där personalen är anställd, i tillämpliga delar, även hos en myndighet som utför personaladministrativ verksamhet åt den myndigheten. Sekretessen i personaladministrativ verksamhet innefattar huvudsakligen följande. 1 avser uppgifter inom en myndighetens personalsociala verksamhet, bl.a. uppgifter om psykologisk undersökning och uppgifter och som personliga förhållanden som lämnats till en psykolog eller personalkonsult eller en motsvarande befattningshavare. Sekretessen för de uppgifter paragrafen omfattar gäller med olika styrka beroende på i vilket sammanhang uppgiften förekommer. 2 gäller i övrig personaladministrativ verksamhet för uppgifter om en enskilds hälsotillstånd och personliga förhållanden som hänförliga till en anställds omplacering eller pensionering. Sekretessen för dessa uppgifter är svag.

27 27 Enligt 3 första stycket gäller sekretess i en myndighets personaladministrativa verksamhet även i andra fall än de som avses i 1 och 2 om det kan antas att enskilda eller närstående kan utsättas för våld eller annat allvarligt men om en viss uppgift röjs. Även den sekretessen är alltså svag. Enligt 3 andra stycket gäller sekretess i personaladministrativ verksamhet även i den utsträckning regeringen föreskriver om detta, för vissa uppgifter hos en myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men. Med stöd av 3 andra stycket har regeringen beslutat att sekretess ska gälla i personaladministrativ verksamhet hos vissa myndigheter för följande uppgifter: Uppgift om en enskilds bostadsadress, hemtelefonnummer, personnummer och andra jämförbara uppgifter avseende personalen, uppgift i form av fotografisk bild som utgör underlag för tjänstekort samt uppgift om närstående till personalen. Bestämmelsen som finns i 10 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) omfattar de ovanstående uppgifterna om personal m.m. hos domstolar, Domstolsverket, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, polismyndigheter, Rikspolisstyrelsen, Skatteverket och ett flertal andra myndigheter. Det nu aktuella kapitlet i offentlighets- och sekretesslagen innehåller även bestämmelser om sekretess för urvalstester i anställningsärenden som, i motsats till 1-4, gäller oberoende av i vilken myndighets personaladministrativa verksamhet som uppgifterna förekommer. Sekretess för uppgifter om personalen i andra situationer Av redovisningen som avser innehållet i offentlighets- och sekretesslagen framgår att det i 21 kap. finns bestämmelser som ger ett minimiskydd för enskildas personliga integritet inom hela den offentliga sektorn. Dessa bestämmelser är visserligen inriktade på enskilda men utesluter för den skull inte en tillämpning som också omfattar anställda vid en myndighet. Bestämmelserna innehåller ett skydd som gäller under vissa förutsättningar och som avser uppgifter om hälsa och sexualliv, adress och telefonuppgifter m.m. och uppgifter som rör utlänning. Såsom också framgått av den tidigare redovisningen innehåller de övriga bestämmelserna om sekretess till skydd för uppgift om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden, dvs kap. ett stort antal sekretessbestämmelser med en begränsad räckvidd. Inte heller dessa bestämmelser utesluter en tillämpning som kan omfatta anställda vid en myndighet även om det är ovanligt att de är inriktade på att skydda uppgifter om offentligt anställd personal.

28 28 Det är i nuläget inte fullt ut möjligt för Servicecenterutredningen att bedöma vilka uppgifter som Statens servicecenter kan komma att hantera. Det går heller inte att göra en så omfattande inventering av bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen som skulle krävas för att identifiera alla de situationer då en uppgift om personalen hos en viss myndighet är sekretessreglerad. Därmed är det inte heller görligt att fullt ut bedöma i vilka fall motsvarande sekretess även skulle gälla hos Statens servicecenter för uppgifter om personalen hos potentiella kundmyndigheter. Sekretess för uppgifter i ekonomiadministrativ verksamhet och verksamhet med e-handel Grundtanken är att myndigheters ekonomiadministrativa verksamhet och verksamhet med e-handel, när sådan förekommer, i så hög grad som möjligt ska omfattas av allmänhetens insyn. I enlighet härmed finns det inget särskilt kapitel i offentlighets- och sekretesslagen med bestämmelser om sekretess för uppgifter i en myndighets ekonomiadministrativa verksamhet och inte heller något motsvarande för verksamhet som avser e-handel. Som framgått ovan innehåller den fjärde avdelningen bestämmelser om sekretess till skydd för allmänna intressen. Dessa avser framförallt sekretess till skydd för andra verksamheter än ekonomiadministration och e-handel. I några av avdelningens kapitel förekommer dock bestämmelser som i vissa situationer skulle kunna bli tillämpliga i Statens servicecenters verksamhet med e-handel, t.ex. i 19 kap. som gäller myndigheters affärsverksamhet. Som tidigare redovisats innehåller den femte avdelningen bestämmelser om sekretess till skydd för uppgift om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden. Även den avdelningen kan innehålla sekretessregler som i en viss situation är tillämpliga på uppgifter inom ekonomiadministrativ eller e-handelsverksamhet, vilket även gäller flera av lagens övriga kapitel med sekretessregleringar. Det är, i likhet med vad som framhållits i fråga om uppgifter inom personaladministrativ verksamhet, inte fullt ut möjligt att i dagsläget avgöra vilka uppgifter som kommer att hanteras av servicecentret. Det är inte heller möjligt för Servicecenterutredningen att göra en så omfattande inventering av bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen som skulle krävas för att identifiera de situationer då uppgifter som kan förekomma inom en myndighets verksamhet med ekonomiadministration eller e-handel är sekretessreglerade. Därför är det inte heller möjligt att fullt ut bedöma i vilka fall motsvarande sekretess även skulle komma att gälla hos Statens servicecenter. Vad som kan sägas är emellertid att sekretessreglerade uppgifter i en myndighets kärnverksamhet som även förekommer i myndighetens ekonomi-

29 29 administrativa verksamhet i många fall kan ha ett sekretesskydd som inte skulle komma att få en motsvarighet hos Statens servicecenter om de skulle bli tillgängliga där. Hur bedömer andra myndigheter som i dagsläget utför administrativa tjänster åt andra myndigheter förvaltningsrättsliga frågor? Vid kontakter med flera myndigheter som redan utför personal- och ekonomiadministrativa tjänster m.m. åt andra myndigheter har dessa lämnat samstämmiga uppgifter i följande avseenden. De anser det inte möjligt att uppfatta de administrativa tjänsterna såsom åtgärder som vidtas som ett led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för någon annans räkning. De uppfattar därmed att de handlingar som avser verksamheten hos kundmyndigheterna och som är tillgängliga hos servicemyndigheten utgör allmänna handlingar hos den myndigheten. Servicemyndigheterna prövar själva frågor om utlämnade av allmänna handlingar med uppgifter som avser kundmyndigheterna när de får en begäran om detta. Det förekommer då att kontakt tas med den myndighet som handlingsinnehållet avser. Servicecenterutredningens bedömningar Generellt sett gör Servicecenterutredningen bedömningen att den sekretesslagstiftning som är tillämplig inom ekonomi- och personaladministrativ verksamhet hos de myndigheter som initialt kommer att utnyttja Statens servicecenters tjänster även blir tillämplig hos servicecentret om verksamheten istället utförs där. Det finns inget som talar för att detta inte även skulle gälla andra myndigheter som senare kan tänkas vilja utnyttja dessa tjänster. Utredningen har kommit till motsvarande slutsats ifråga om sådana e-handelstjänster som servicecentret ska erbjuda andra myndigheter. Det ovansagda gäller under den förutsättningen att Statens servicecenters tjänster används för andra myndigheters renodlade personal - och ekonomiadministrativa verksamheter. Då bör det inte vara nödvändigt med någon hantering hos servicecentret av uppgifter som är hänförliga till de kundmyndigheternas kärnverksamheter. Sådana uppgifter kan nämligen i många fall vara sekretessreglerade endast i den aktuella myndighetens egen verksamhet. Om emellertid servicecentrets uppgiftshantering även ska innefatta uppgifter i en myndighets kärnverksamhet erfordras en särskild analys av om dessa uppgifter omfattas av någon sekretessreglering hos den myndigheten. Finns en sådan sekretessreglering krävs även en bedömning av om den regleringen, eller någon annan, är tillämplig på uppgifterna också när de förekommer inom servicecentret. Det ovansagda innebär att varje myndighet som avser att ansluta sig till en tjänst hos Statens servicecenter som medför att någon del av

30 30 myndighetens kärnverksamhet involveras behöver göra en analys av vilka uppgifter som det kan bli aktuellt att hantera inom servicecentret, t.ex. vid hantering av ärenderelaterade fakturor eller utbetalningar till parter i myndighetens ärenden. Det bör då även göras en inventering av den eventuella sekretessreglering som dessa uppgifter omfattas av och en bedömning av om samma reglering, eller någon motsvarande, också är tillämplig när uppgifterna finns hos Statens servicecenter. En kundmyndighet kan t.ex. behöva se över vilken information som leverantörsfakturor, verifikationer och andra liknande handlingar hänförliga till en kärnverksamhet innehåller. Om uppgifter om kärnverksamheten förekommer på sådana handlingar men inte behövs för att servicecentret ska utföra tjänsten bör den kundmyndigheten vidta åtgärder som ändrar det förhållandet. Många gånger kan det t.ex. vara tillräckligt att på en faktura ange en referens hos den aktuella myndigheten och det ärendenummer till vilket den hör för att identifiera en in- eller utbetalning. Om Statens servicecenter för att utföra en tjänst skulle behöva tillgång till en myndighets sekretessreglerade kärnverksamhetsuppgifter och dessa uppgifter inte omfattas av samma sekretess hos States servicecenter kan det vara olämpligt att servicecentret utför just den tjänsten. I sådana fall kan det vara lämpligt att överväga möjligheten att få till stånd en författningsändring som läker bristen. När det gäller sekretessregleringen i 10 offentlighets- och sekretessförordningen har utredningen uppfattat att det finns en farhåga för att den bestämmelsen inte skulle omfattas av regleringen i 39 kap. 5 offentlighets- och sekretesslagen. Det skulle innebära att den sekretess som enligt 10 offentlighets- och sekretessförordningen gäller i vissa myndigheters personalsociala verksamhet, inte även skulle gälla hos Statens servicecenter om detta inte särskilt reglerades i den paragrafen. Utredningen ställer sig tveksam till farhågan och har gjort bedömningen att bestämmelsen i 39 kap. 5 sekretesslagen innebär att den sekretess i en myndighets personaladministrativa verksamhet som kan följa av 10 offentlighets- och sekretessförordningen även kommer att gälla hos Statens servicecenter. Det är emellertid synnerligen angeläget att uppgifter om personal som riskerar att utsättas för våld eller hot i sin tjänsteutövning, t.ex. personal med arbetsuppgifter som syftar till att motverka grov organiserad kriminell brottslighet, inte går miste om det sekretesskydd som 10 ger p.g.a. att en myndighet överlåter personaladministrativ verksamhet till Statens servicecenter. För att undanröja varje tvivel om möjligheten till ett sådant synsätt lämnar utredningen ett förslag till tillägg i 10 offentlighets- och sekretessförordningen. Förslag på ny lydelse finns i bilaga 4. Se även kommentaren i samma bilaga. Vid kommunikationen mellan en kundmyndighet och Statens servicecenter innebär tryckfrihetsförordningens bestämmelser att

31 31 handlingar som myndigheterna utväxlar skriftligen, såväl på traditionellt sätt som via elektronisk utrustning, blir allmänna när de expedieras respektive kommer in till myndigheterna. Regleringen i 2 kap. TF betyder bl.a. att en handling som hos den ena myndigheten är att betrakta som s.k. arbetsmaterial, eller hänförlig till någon annan typ av handling som ännu inte nått det stadiet att den ska anses som upprättad och därför inte utgör en allmän handling hos den myndigheten, blir en allmän handling hos båda myndigheterna om den överlämnas eller på annat sätt görs tillgänglig för en annan myndighet. Det finns inga särskilda sekretessbestämmelser som i sådana situationer innebär att myndigheterna kan vägra utlämnande om det begärs hos någon av dem. (Däremot kan naturligtvis en specifik sekretessreglering finnas för en eller flera av uppgifterna i den aktuella handlingen.) Tryckfrihetsförordningen innehåller ett undantag från bestämmelserna om när handlingar som utväxlas mellan myndigheter blir allmänna som i någon mån kan bli aktuellt att tillämpa i kommunikationen mellan myndigheterna. Undantaget gäller då handlingar utbyts endast som ett led vid beredningen av ett ärende (TF 2 kap. 7 andra stycket 3). Utredningen har ännu inte analyserat i vilken omfattning information mellan Statens servicecenter och en kundmyndighet kan komma att behöva utväxlas i ett beredningsskede, eller i andra situationer då det är angeläget informationen fortfarande hålls hemlig hos myndigheterna. Utredningen fortsätter den analysen som kan komma att visa på ett behov av uppgiftsutbyte som inte omfattas av undantaget i tryckfrihetsförordningen, men som ändå inte bör vara offentligt. I så fall kan en reglering i offentlighets- och sekretesslagen visa sig behövlig. Med hänsyn till den lagstiftning som gäller inom offentlighets- och sekretessområdet bör Statens servicecenter och en kundmyndighet komma överens om följande innan en aktuell tjänst tas i bruk. Statens servicecenter ska bara hantera en kundmyndighets uppgifter som är offentliga eller som omfattas av samma sekretessreglering hos båda myndigheterna. En analys för säkerställandet av detta bör ske innan eller i samband med att en myndighet ansluter sig till en tjänst hos Statens servicecenter. Om av det skulle visa sig bör myndigheterna verka för en författningsändring. Kundmyndigheten ansvar för den ovanstående analysen och att inte lämna ifrån sig eller på annat sätt ge servicecentret tillgång till sekretessreglerade uppgifter om dessa inte omfattas av motsvarande sekretess där. Kundmyndigheten bör säkerställa detta i samband med att en myndighet ansluter sig till en tjänst hos Statens servicecenter.

32 32 Att Statens servicecenter har eget ansvar för beslut avseende begäran om utlämnande av handlingar eller uppgifter som ställts till servicecentret följer av grundlag. Dock ska servicecentret vid varje tvekan om vad som gäller i fråga om sekretess kontakta den myndighet vars uppgifter begäran gäller för hjälp med den bedömningen. Kundmyndigheten ska alltid ha beredskap för så snabb hjälp med bedömning av sekretessfrågor att svar kan lämnas inom föreskriven tid till den som har begärt att få ut handlingen eller uppgiften.

33 33 Bilaga 1- Förslag på förordning med instruktion för Statens servicecenter Svensk författningssamling Förordning med instruktion för Statens servicecenter SFS Utkom från trycket den utfärdad den Uppgifter 1 Statens servicecenter ska tillhandahålla tjänster inom administrativt stöd, som statliga myndigheter kan nyttja. Verksamhetens syfte är att uppnå sänkta kostnader med bibehållen eller ökad kvalitet för staten som helhet. 2 Myndigheten ska i sin verksamhet säkerställa att balansen mellan kostnadseffektivitet, kvalitet och service upprätthålls. 3 Myndigheten ska vara en pådrivande kraft för att skapa en konkurrensutsatt marknad för statliga administrativa tjänster. Myndigheten ska systematiskt pröva vilka delar av den egna tjänsteproduktionen som kan utkontrakteras. Samverkan 4 Myndigheten ska föra en kontinuerlig och formaliserad dialog med sina kundmyndigheter, i syfte att utveckla tjänsternas kvalitet, utformning och innehåll. Ledning 5 Myndigheten leds av en styrelse. 6 Styrelsen består av högst sju ledamöter. Anställningar och uppdrag 7 Generaldirektören är myndighetschef. Personalansvarsnämnd 8 Vid myndigheten finns en personalansvarsnämnd. Tillämpligheten av vissa förordningar 9 Myndigheten ska tillämpa personalföreträdarförordningen (1987:1101) och internrevisionsförordningen (2006:1228). Avgifter 10 Myndigheten ska ta ut avgifter för den verksamhet som anges i 1. Myndigheten ska fastställa beräkningsgrunderna för avgiftsuttagen och avgifternas storlek i särskilda beslut. Myndigheten disponerar själv sina avgiftsinkomster. Beslut om avgifter som avses i första stycket ska publiceras på myndighetens webbplats.