KALLELSE Valnämnden Valnämnd kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning,

Transkript

1 KALLELSE Valnämnden Valnämnd kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende 1 7. Tid , kl Plats G-salen, (ingång Västra Esplanaden 16, IT-enheten) Fredrik Pettersson Förvaltningssekreterare Ledamöter Ulf Hedin (M), ordf. Bert Sundström (S), vice ordf. Yvonne Ekaremål (C) Nils-Erik Carlström (FP) Therese Græsén (S) Ersättare Anna Hultstein (M) Jonas Danielsson (S) Karl-Erik Nedfors (C) Holger Petersson (KD) Monica Tengius (V) Tjänstemän Martin Fransson, t.f. kanslichef Lars Svensson, valsamordnare Fredrik Pettersson, sekreterare Helen Karlsson Jakobsson, utredningssekreterare 1 (9)

2 KALLELSE Valnämnden Förteckning över valnämndens ärenden den 11 juni Justering 2 Öppettider och lokaler för förtidsröstning allmänna valet Vallkokaler allmänna valet Förberedelser inför allmänna valet Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden 6 Meddelanden 7 Övrigt 2 (9)

3 KALLELSE Valnämnden Justering 3 (9)

4 KALLELSE Valnämnden Öppettider och lokaler för förtidsröstning allmänna valet 2014 Handlingar i ärendet presenteras på sammanträdet 4 (9)

5 KALLELSE Valnämnden Vallkokaler allmänna valet 2014 Handlingar i ärendet presenteras på sammanträdet 5 (9)

6 KALLELSE Valnämnden Förberedelser inför allmänna valet 2014 Handlingar i ärendet presenteras på sammanträdet 6 (9)

7 KALLELSE Valnämnden Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden Dnr VN/2014:3 Förslag till beslut Valnämndens beslut Valnämnden noterar informationen till protokollet. Bakgrund Valmyndighetens nyhetsbrev 2014:13, 2014:14, 2014:15 och 2014:16 redovisas för valnämnden. 7 (9)

8 KALLELSE Valnämnden Meddelanden Dnr VN/2014:9 Förslag till beslut Valnämndens beslut Valnämnden noterar informationen. Bakgrund Inkomna beslut samt information av intresse redovisas för valnämnden: 1. Kommunfullmäktige Delårsrapport Växjö kommun januari - mars 2014 med prognos för helår (9)

9 KALLELSE Valnämnden Övrigt 9 (9)

10 VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2014:13 V Stockholm Sida 1 (3) Registrera förtidsrösterna varje dag Kom ihåg att alla mottagna förtidsröster som hanteras i kommunen bör registreras dagligen i valdatasystemet. Valmyndigheten presenterar löpande statistik i valpresentationen på över hur många förtidsröster som tagits emot runt om i landet, information som bland annat media efterfrågar. Manual i Biblioteket Mer information om registreringen av mottagna förtidsröster finns i kapitel 6.10 i handboken Kommunens uppgifter vid valen Dessutom finns en manual som beskriver steg för steg hur man registrerar mottagna förtidsröster i röstningslokal i valdatasystemet. Manualen hittar du i Biblioteket i valdatasystem EP 2014 under Kommunens utbildningsmaterial. VALMYNDIGHETENS MANUALER Valmyndigheten 792 utg 6 Registrera förtidsröster i röstningslokal Manualen gäller för val till Europaparlamentet u För att registrera mottagna röster välj menyalternativet Förtidsröstning - Registrera förtidsröster. 1. Välj Per röstningslokal Per datum Välj att registrera per röstningslokal eller att registrera per datum. Välj sedan röstningslokal eller datum. 2. Registrera Registrera antalet röster som tagits emot, uppdelat efter om de ska vara kvar i egna kommunen eller skickas till annan kommun. 3. Spara registrering Spara registreringen genom att klicka Spara. Uppgifterna låses inte. Görs en felregistrering är det bara att skriva in ett nytt antal. 1 Utvärderingsenkät Valmyndigheten vill gärna hämta in synpunkter efter EP-valet på vad som har fungerat bra respektive mindre bra för att kunna förbättra sina rutiner till nästa val. Som bilaga till nyhetsbrevet finns därför en enkät som vi ber er fylla i och skicka tillbaka till Valmyndigheten senast den 9 juni. Vi rekommenderar också att kommunerna för sitt interna arbete och inför kommande val på lämpligt sätt följer upp vallokaler och röstningslokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information och kommunikation m.m. samt även tar in röstmottagarnas åsikter om material, rutiner och annat. Broschyren Lättläst om valet till Europaparlamentet 2014 slut hos distributören Vi måste tyvärr meddela att den lättlästa broschyren med information om valet till Europaparlamentet 2014 är helt slut hos vår distributör. Detta innebär att de kommuner som beställt broschyren och fått besked om att den är restnoterad tyvärr inte kommer att få den levererad. Vi beklagar detta. Broschyren finns för utskrift på Valmyndighetens hemsida ep_2014/information/index.html.

11 Sida 2(3) Röstmottagarna ska kunna nå er Vi får samtal från röstmottagare som behöver hjälp att lösa praktiska problem som uppstår vid röstmottagningen i förtidsröstningslokaler. De uppger att orsaken till att de ringer oss är att de inte kan nå ansvariga på kommunen. Vi vill därför påminna om att ni måste vara tillgängliga per telefon för era röstmottagare under hela tiden som röstmottagning pågår. Se också till att meddela röstmottagarna på vilka nummer de kan nå er. Kontakt för frågor under helgen maj Många kommuner har röstmottagning under helgen maj. Totalt kommer 603 röstningslokaler vara öppna på lördagen och 792 röstningslokaler vara öppna på söndagen. Vid angelägna frågor som inte kan besvaras med hjälp av Handboken, handledningar och manualer ska ni i första hand kontakta länsstyrelsen. Länsstyrelsen kan i sin tur kontakta en tjänsteman i beredskap hos Valmyndigheten. Informationskampanj inför valet till Europarlamentet Valmyndighetens informationskampanj inför valet till Europaparlamentet den 25 maj är i full gång. Den bygger på tre budskap: röstkortet, förtidsröstning och personröstning. Kampanjen om röstkortet pågick fram till den 11 maj. Kampanjen om förtidsröstning och personröstning pågår 7-25 maj. Informationskampanjerna återfinns i TV, radio, dagspress, fackpress, på internet, i rulltrappa (Stockholms tunnelbana) och i utomhusreklam runt om i hela Sverige (bussar, busskurer och stortavlor). Det finns också information på röstkortet, affischer i vallokaler och röstningslokaler samt i broschyrer som finns i alla lokaler där man kan rösta. Som vi berättat tidigare har Valmyndigheten producerat ett stort utbud av informationsmaterial: faktablad och broschyr om att rösta på flera olika språk, kortfattad information Valet i fickformat, lättläst informationsmaterial, information på punktskrift och som DAISY (inläsning på cd) för synskadade samt teckentolkad film. Vi lägger löpande ut tv-filmer, radio-jinglar och annonser på Valmyndighetens webbplats. Håll utkik och länka gärna till oss! Läs mer om Valmyndighetens informationsinsatser på index.html. Kommer nyhetsbrevet fram? Nyhetsbrevet skickas till de e-postadresser som kommunerna meddelat till Valmyndigheten. På grund av att det blir ohållbart i längden för Valmyndigheten att underhålla ett e-postregister med över tusen adressen skärper Valmyndigheten nu kravet på funktionsadresser. Om breven ska läsas av fler än två personer i kommunen måste kommunen skapa en funktionsadress, till exempel

12 som Valmyndigheten skickar nyhetsbreven till. Ni styr då själva vilka personer i kommunen som får nyhetsbrevet via den funktionsadressen. Målet är att samtliga 290 kommuner ska ha funktionsadresser. Sida 3(3) Tidigare nyhetsbrev nyhetsbrev till valnämnder och länsstyrelser. Med vänlig hälsning, Valmyndigheten VALMYNDIGHETEN Besöksadress: Fleminggatan 14 Postadress: Box 12191, Stockholm Tel Fax valadm@val.se

13 VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2014:14 V Stockholm Sida 1 (3) Röstlängderna kontrollera efter leverans! Den 19 maj skickas röstlängderna ut till kommunerna. Tänk på att kontrollera följande när ni mottagit röstlängderna: Att det finns en röstlängd för varje valdistrikt. Att alla sidor finns med och att inget tryck har fallit bort. Löpnumreringen ska vara obruten med 40 nummer på varje sida. Om det upptäcks brister i röstlängderna ska Valmyndigheten omedelbart kontaktas, per e-post till valadm@val.se eller per telefon. Rapportpartier och resultatbilagor Följande partier är rapportpartier vid valet till Europaparlamentet: 1. Moderaterna 2. Centerpartiet 3. Folkpartiet liberalerna 4. Kristdemokraterna 5. Arbetarepartiet-Socialdemokraterna 6. Vänsterpartiet 7. Miljöpartiet de gröna 8. Sverigedemokraterna 9. Piratpartiet 10. Junilistan 11. Feministiskt initiativ Valmyndigheten 333 utg 3 RESULTATBILAGA Antal markeringar i röstlängden Val till Europaparlamentet Bilaga till PROTOKOLL VALLOKAL Antal valkuvert i valurnan E Eventuell skillnad beror på Högadal Parti Antal röster Länsstyrelsens anteckningar Valnämnd Moderaterna M Centerpartiet C Folkpartiet liberalerna FP Kristdemokraterna KD Arbetarepartiet- S Socialdemokraterna Vänsterpartiet V Miljöpartiet de gröna MP Sverigedemokraterna SD Piratpartiet PP Junilistan JL Feministiskt initiativ FI Övriga partier ÖVR Ogiltiga röster - blanka BLANK Ogiltiga röster - övriga OG Kryssmarkerade handlingar har mottagits, Summa röster från valurnan kontrollerats och lagts i förseglad kasse. Representant för kommunens valnämnd Ring in resultatet omedelbart! Ordinarie nummer Reservnummer i första hand Reservnummer i andra hand Rapporteringskod E PIN kod 8954 Rapporten Klockan Signatur ringdes in E Resultatbilagor Nu när rapportpartierna är fastslagna är det möjligt att skriva ut Resultatbilagor för respektive valdistrikt i kommunen. Detta görs från menyn Valnatt / Skriv ut resultatbilaga i valdatasystemet. Hur hantera sena rättelser från länsstyrelsen? I kapitel 7.8 i handboken Kommunens uppgifter vid valen 2014 kan du läsa om kommunens arbete med rättelser i röstlängd. Det är möjligt för länsstyrelsen att göra rättelse i röstlängden så sent som på själva valdagen. Tänk på att inga rättelser i röstlängden får göras av röstmottagare!

14 Försändelser från Valmyndigheten med röster från väljare som röstat från utlandet Sida 2(3) Valmyndigheten kommer att skicka ut försändelser med röster från väljare som röstat från utlandet (brevröster och ambassadröster) till kommunerna. Utskicken kommer att levereras till kommunerna den 23, 27 och den 28 maj men alla kommuner kommer inte att få röster vid alla tillfällen. Dessa röster skickas med REK/värde till kommunens vanliga postadress. Tänk på att invänta eventuell REK/värde-försändelse från Valmyndigheten innan ni påbörjar den preliminära rösträkningen på onsdagen efter valdagen. Valmyndigheten 407 utg 3 OMSLAGSKUVERT för brevröst Valmyndigheten Ink May B2:nd a s a h a m Kalle Karlsson Fullständigt svenskt personnummer bahamasfrankeras OBS: Får EJ postas i Sverige 30dr stamp stamp stamp stamp stamp stamp LÄN KOMMUN VALDISTRIKT NR I RÖSTLÄNGDEN År Mån Dag Nr Valmyndigheten Box SE Stockholm Sweden - Suède VALMYNDIGHETEN Alla fält måste vara helt ifyllda annars kan rösten bli underkänd! Läs mer om hanteringen av dessa röster i handboken från sid. 74 och framåt. Röster från utlandssvenskar som ska läggas till i röstlängden Tillsammans med ambassad- och brevrösterna kan kommunen eventuellt även få i uppdrag av Valmyndigheten att lägga till utlandssvenskar i röstlängen. Det är de som fallit ur röstlängden, men skickat in sin röst i tid och därför har rätt att bli upptagna i röstlängden och få sin röst räknad. Valmyndigheten 403 utg 2 FÖNSTERKUVERT för förtidsröst LÄN KOMMUN VALDISTRIKT NR I RÖSTLÄNGDEN VALMYNDIGHETEN 8234 Ditt nummer i röstlängden: Hylve-Hylta N Valnämnden i Malung-Sälens kommun SE MALUNG-SÄLEN Sweden Suède kapitlet om Valnämndens preliminära rösträkning. Påminnelse om postrutiner för förtidsröster I nyhetsbrev 2014:7 skrev vi om rutinerna för hantering av kommunexterna förtidsröster. Som bilaga till det nyhetsbrevet fanns även instruktioner från Posten AB gällande rutiner och datum för inlämning av förtidsröster. Om du behöver friska upp ditt minne hittar du nyhetsbrev 2014:7 i arkivet i valdatasystemets Bibliotek. Information om valet till Europaparlamentet på Daisy och som teckentolkad film (Daisy) för synskadade. Den som är synskadad och tillhör SRF:s Daisy-register har fått en Daisy-skiva med posten. Det går även bra att beställa Daisy direkt från Valmyndigheten. webbplats:

15 Sida 3(3) Kommer nyhetsbrevet fram? Nyhetsbrevet skickas till de e-postadresser som kommunerna meddelat till Valmyndigheten. På grund av att det blir ohållbart i längden för Valmyndigheten att underhålla ett e-postregister med över tusen adressen skärper Valmyndigheten nu kravet på funktionsadresser. Om breven ska läsas av fler än två personer i kommunen måste kommunen skapa en funktionsadress, till exempel val@kommunnamn.se, som Valmyndigheten skickar nyhetsbreven till. Ni styr då själva vilka personer i kommunen som får nyhetsbrevet via den funktionsadressen. Målet är att samtliga 290 kommuner ska ha funktionsadresser. Tidigare nyhetsbrev Har du missat tidigare nyhetsbrev? I valdatasystemets Bibliotek finns ett arkiv med Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnder och länsstyrelser. Med vänlig hälsning, Valmyndigheten VALMYNDIGHETEN Besöksadress: Fleminggatan 14 Postadress: Box 12191, Stockholm Tel Fax valadm@val.se

16 VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2014:15 V Stockholm Sida 1 (4) Valmyndighetens utskick av utlandsröster till kommunerna I nyhetsbrevet som vi skickade ut tidigare i veckan skrev vi om de utlandsröster som kommer att skickas från Valmyndigheten till kommunerna. Idag gick första sändningen till följande kommuner: Göteborg, Helsingborg, Lund, Malmö och Uppsala. Stockholms valnämnd har hämtat sina röster från Valmyndigheten. Nästa utskick görs på måndag den 26 maj och når kommunerna på tisdag den 27 maj. Sista leveransen når kommunerna på onsdag den 28 maj och ska inväntas innan valnämndens preliminära rösträkning startar. Valmyndighetens bemanning valhelgen samt veckan efter valet Valmyndigheten finns tillgänglig under följande tider och på följande telefonnummer: Lördagen den 24 maj Växeln är öppen Ring Mellan kl och kan vi nås på följande nummer: eller Söndagen den 25 maj Växeln är öppen Ring Mellan kl och kan vi nås på följande nummer: eller Måndagen den 26 maj Växeln är öppen Ring Mellan kl och kan vi nås på följande nummer: eller Tisdagen den 27 maj Växeln är öppen Ring Mellan kl och kan vi nås på följande nummer: eller Onsdagen den 28 maj Växeln är öppen Ring Torsdagen den 29 maj Mellan kl och kan vi nås på följande nummer: eller Fredagen den 30 maj Växeln är öppen Ring

17 Öppettider för Valmyndighetens telefonservice för väljare och allmänhet Sida 2 (4) Valmyndighetens telefonservice är till för väljare och allmänhet och har öppet följande tider under valhelgen och veckan efter valet: 24 maj: maj: maj: maj: Stängt 30 maj: Den 2 juni kommer telefonnumret att styras om till Valmyndighetens växel fram till dess att höstens val närmar sig och ett serviceföretag kopplas in igen. Valnämndens preliminära rösträkning den 28 maj Information och instruktioner kring valnämndens preliminära rösträkning finns i kapitel 9 i handboken samt i manualen Förberedelser inför och genomförande av valnämndens preliminära rösträkning. Inregistrering av resultat Resultatet från valnämndens preliminära rösträkning (tidigare kallad onsdagsräkningen ) ska registreras in i valdatasystemet under menyn Slutlig sammanräkning / Preliminärt resultat uppsamlingsdistrikt, se avsnitt 9.4 i handboken och avsnitt 4.4 i manualen. Menyn öppnar den 27 maj. Som bilaga till detta nyhetsbrev finns en beskrivning steg för steg hur ni går tillväga när ni registrerar in resultatet från ert/era uppsamlingsdistrikt. Utvärdering och statistikinsamling efter valet Valmyndigheten har i tidigare nyhetsbrev bett er inkomma med: - en utvärderingsenkät (nyhetsbrev 2014:13 V) - viss statistik (nyhetsbrev 2014:11 V) Vi vill gärna ha in era svar senast den 9 juni (utvärderingen) respektive den 13 juni (statistiken). Dokumenten finns att hitta i arkivet för nyhetsbrev i valdatasystemets Bibliotek. Korta instruktionstexter finns i respektive dokument, hör gärna av er om ni har ytterligare frågor. Överblivet valmaterial Det blir alltid material över efter att valet avslutats. I handbokens avsnitt 10.4 Överblivet valmaterial kan ni se vad som ska sparas och vad som ska kastas. Tänk på att samla in Vallagen m.m för att återanvända vid höstens val.

18 Sida 3 (4) Kommer nyhetsbrevet fram? Nyhetsbrevet skickas till de e-postadresser som kommunerna meddelat till Valmyndigheten. På grund av att det blir ohållbart i längden för Valmyndigheten att underhålla ett e-postregister med över tusen adressen skärper Valmyndigheten nu kravet på funktionsadresser. Om breven ska läsas av fler än två personer i kommunen måste kommunen skapa en funktionsadress, till exempel val@kommunnamn.se, som Valmyndigheten skickar nyhetsbreven till. Ni styr då själva vilka personer i kommunen som får nyhetsbrevet via den funktionsadressen. Målet är att samtliga 290 kommuner ska ha funktionsadresser. Tidigare nyhetsbrev Har du missat tidigare nyhetsbrev? I valdatasystemets Bibliotek finns ett arkiv med Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnder och länsstyrelser. Med vänlig hälsning, Valmyndigheten VALMYNDIGHETEN Besöksadress: Fleminggatan 14 Postadress: Box 12191, Stockholm Tel Fax valadm@val.se

19 Sida 4 (4) Bilaga 1. Instruktion registrering av resultatet av valnämndens preliminära rösträkning 1. Innan valnämndens preliminära rösträkning startar ska blanketten Resultatbilaga Valnämndens preliminära rösträkning skrivas ut. Gå in under menyn Slutlig sammanräkning / Preliminärt resultat uppsamlingsdistrikt. Klicka på länken så öppnas en pdf i ett nytt fönster. Skriv ut pdf:en. Skriv ut blanketten Resultatbilaga 2. Efter att rösterna räknats färdigt registreras resultatet från Resultatbilaga Valnämndens preliminära rösträkning in i valdatasystemet. Klicka Spara. När du sparar görs en summeringskontroll. Skriv av resultatet från pappersblanketten Resultatbilaga när ni har räknat färdigt Klicka på Spara 3. När resultatet sparats skapas Resultatbilaga Valnämndens preliminära rösträkning med det inregistrerade resultatet ifyllt. Klicka på länken längst ner på sidan för att öppna pdf:en i ett nytt fönster och skriv ut den. Resultatbilaga Valnämndens preliminära rösträkning läggs som bilaga till Protokoll Valnämndens preliminära rösträkning. Skriv ut ifylld Resultatbilaga, lägg som protokollsbilaga

20 VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2014:16 V Stockholm Sida 1 (1) Justerad blankett - Innehåll röd kasse Valnämndens preliminära rösträkning Blanketten Innehåll röd kasse Valnämndens preliminära rösträkning har justerats och rätt version finns för utskrift sedan den 24 maj i valdatasystemets Bibliotek under Kommunens blanketter. Har ni skrivit ut blanketten innan den 24 maj? I så fall, makulera den och skriv ut en ny version. Tidigare nyhetsbrev Har du missat tidigare nyhetsbrev? I valdatasystemets Bibliotek finns ett arkiv med Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnder och länsstyrelser. Med vänlig hälsning, Valmyndigheten VALMYNDIGHETEN Besöksadress: Fleminggatan 14 Postadress: Box 12191, Stockholm Tel Fax valadm@val.se

21 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige Delårsrapport Växjö kommun januari - mars 2014 med prognos för helår 2014 (KS/2014:260) Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige godkänner delårsrapporten för Växjö kommun januari mars 2014 med prognos för helår Kommunfullmäktige beslutar att uttala att samtliga nämnder och styrelser vidtar åtgärder för att hålla budgeten. Utöver tilldelad budgetram får nämnder och styrelser förbruka eget kapital till engångsinsatser efter beslut i respektive nämnd eller styrelse. Bakgrund Kommunfullmäktige ska i enlighet med kommunallagen 8 kap. 20 a behandla minst en delårsrapport som ska upprättas i enlighet med bestämmelserna i 9 kap. 1 lagen (1997:614) om kommunal redovisning. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 25 april 2014 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att Budget för 2014 bygger på ett underskott med - 57 mkr. Efter tre månader redovisas ett överskott på 19 mkr (21 mkr ). För resterande del av året kommer resultatet att tyngas med kostnaden för nya löneavtal som bedöms till ca 95 mkr. Prognosen för helåret 2014 är ett underskott på -20 mkr, vilket är 37 mkr bättre än budget. Verksamheterna visar underskott mot budget med 48 mkr. I detta ingår disponering av eget kapital med 37 mkr att användas främst inom förskolan, skogen samt VA och avfall. Dessutom ingår beräknat underskott för biogasen. Ekonomiskt bistånd och institutionsplaceringar inom nämnd för arbete och välfärd är också orsaker till underskottet inom verksamheterna. Prognosen för gemensam finansiering indikerar överskott mot budget på 85 mkr, främst hänförligt till högre skatteintäkter och att det nya utjämningssystemet blev positivare än vad som budgeterats. Underskottet för stadsbussarna 2013, - 5 mkr, har också beaktats enligt tidigare förslag. Helårsprognosen för VKAB-koncernen, före extraordinära poster, bokslutsdispositioner och skatt, indikerar ett resultat på 69 mkr för 2014 jämfört med 152 mkr i utfall för Övriga bolag och räddningstjänstförbundet prognostiserar nollresultat eller mindre överskott. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

22 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige fortsättning Kommunstyrelsen har i 177/2014 föreslagit kommunfullmäktige besluta följande: 1. Kommunfullmäktige godkänner delårsrapporten för Växjö kommun januari mars 2014 med prognos för helår Kommunfullmäktige beslutar att uttala att samtliga nämnder och styrelser vidtar åtgärder för att hålla budgeten. Utöver tilldelad budgetram får nämnder och styrelser förbruka eget kapital till engångsinsatser efter beslut i respektive nämnd eller styrelse. Beslutet skickas till För kännedom Samtliga nämnder och kommunstyrelsen Kommunchefen (ekonomichefen) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande