SKL Insikt Användarmanual

Transkript

1 SKL Insikt Användarmanual Innehåll Inledning... 2 Anslutning till systemet... 2 Inloggning... 2 Användarkonto... 2 Rapporter... 3 Spara bild till presentation... 3 Svarsfrekvenser... 3 Effektmått... 3 Verksamhetsområde... 4 Delområde... 4 Jämförelser... 4 Tidsintervall... 5 Datum från och datum till... 5 Presentation... 5 Information... 5 Ladda upp data... 5 Ladda upp svarsdata... 5 Ladda upp urvalsdata... 6 Frågor och synpunkter... 6 Sveriges Kommuner och Landsting

2 Inledning SKL Löpande Insikt är ett webbaserat system för lagring och presentation av insamlad data för serviceundersökningen Insikt. Målet med systemet är att ge användare tillgång till självbetjäning av rapporter för att på ett enkelt sätt få fram relevant data med relevanta jämförelser. Anslutning till systemet Kommuner kan ansluta sig till systemet genom att kontakta Fredrik Berglund på Sveriges Kommuner och Landsting. Fredrik Berglund Om man vill testa systemet innan man ansluter så finns det en länk för demoinloggning på inloggningssidan. Demoinloggningen fungerar i princip som vanliga inloggningar men visar slumpade värden för en demokommun istället för riktigt data och saknar en del funktioner. Det går t.ex. inte att jämföra med andra kommuner, ladda upp data, se svarsfrekvenser eller se relevanta NKI-effekter då värdena är slumpade. Inloggning När en användare bjuds in till systemet skickas det ett mail med användarnamn och instruktioner för att logga in. Om du har glömt ditt lösenord så kan du begära ett nytt genom att klicka på Glömt lösenord på inloggningssidan och följa instruktionerna. Det fungerar på samma sätt som vid första inloggningen, det vill säga att man skriver in sitt användarnamn med tillhörande e-postadress och då får en engångslänk skickad till sig. Genom att gå in på den länken, inom 30 minuter och från samma IP-adress, så visas det nya lösenordet. Använd det för att logga in och spara det tillfälligt då det kommer att behövas antingen för att logga in igen eller för att byta lösenord. Observera att det av säkerhetsskäl inte går att gå tillbaka till eller uppdatera sidan där det nya lösenordet visas. Användarkonto Efter att man har loggat in kan man klicka på sitt användarnamn uppe i det högra hörnet för att komma till en sida där man kan ändra lösenord och e-postadress. Ett användarkonto kan ha läs-, admin- och konsulträttigheter. - Läsrättigheter ger användaren möjlighet att titta i verktyget och ladda ned presentationer och diagram. - Adminrättigheter ger förutom rättigheterna ovan även rättigheter att ladda ned data från databasen i Excelformat för att ha möjlighet att göra egna analyser. Data som kan laddas ned är anonymt. - Konsulträttigheterna liknar adminrättigheterna men är dedikerade till datainsamlingskonsulterna och möjliggör datauppladdning till systemet. 2

3 Rapporter Det här är sidan för självbetjäning av rapporter. Man navigerar på sidan genom att hålla muspekaren över rubrikerna (Verksamhetsområde, Delområde, Jämförelser, Tidsintervall, Datum från och Datum till) och sedan klicka på något av de alternativ som visas i rullgardinsmenyn. Vissa alternativ har tjockare text och är undermenyer där ytterligare alternativ visas till höger. Valt alternativ skrivs alltid ut under rubriken, t.ex. Verksamhetsområde: Alla. När man byter jämförelse så visas nya alternativ i ruten till höger om diagrammet. Markera eller avmarkera alternativ genom att klicka på det. Det går att markera flera alternativ samtidigt. Observera att vissa kombinationer inte är kompatibla och att valda inställningar då kan ändras automatiskt. Om man t.ex. har valt delområdet servicefaktorer och jämförelsen över tid men sedan ändrar till delområdet NKI så kommer jämförelsen automatiskt att ändras till verksamhetsområden. Det beror på att man automatiskt får en jämförelse över tid för delområdet NKI (tidsintervallen visas som olika serier i diagrammet) medan delområdet servicefaktorer inte har någon sådan jämförelse automatiskt då serierna är reserverade för jämförelserna eftersom kategorierna (där jämförelserna vanligtvis särredovisas) redan används för att visa de olika servicefaktorerna. När man har valt sina inställningar och eventuella jämförelser så behöver man klicka på knappen Uppdatera nere till höger för att det nya diagrammet ska visas. Om man inte valt delområdet servicefaktorer så visas alltså de valda jämförelserna som olika kategorier och tidsintervallen som olika serier. Längst till höger finns det även en totalkategori som är en total över de valda jämförelserna. Om du t.ex. väljer att jämföra med alla verksamhetsområden förutom Miljöskydd så exkluderas alltså Miljöskydd från den totalen. I det övre högra hörnet av diagrammet finns det en meny där man kan välja att antingen skriva ut diagrammet eller hämta hem i ett par olika bildformat. Spara bild till presentation Genom att klicka i rutan sparas den aktuella bilden till användarens presentation direkt (man behöver inte klicka på uppdatera). Är ett diagram redan med i presentationen är rutan redan ikryssad och man kan då ta bort den från presentationen igen genom att klicka en gång till. På presentationssidan kan man sortera om och ta bort diagram från presentationen samt hämta hem den i PowerPoint-format. Observera att de bilder som har så många jämförelser och/ eller tidsintervaller att man måste scrolla i sidled för att visa allt kommer att förminskas för att passa in i rapportmallen. Svarsfrekvenser Svarsfrekvenser visas endast om man valt delområde NKI med jämförelsen verksamhetsområden. Svarsfrekvensen är beroende av att det laddats upp kompletterande utskicksdata för kommunen och räknas ut genom antal svar/ antal utskick exkl. övertäckning. Om utskicksdata saknas för kommunen visas INF % eller NaN %. Effektmått NKI-effekt beräknas med regressionsanalys och visas om man väljer delområde servicefaktorer med jämförelsen över tid. 3

4 Verksamhetsområde Här kan man filtrera på verksamhetsområde genom att välja mellan Alla, Brandtillsyn, Bygglov, Markupplåtelse, Serveringstillstånd, Miljöskydd, Hälsoskydd och Livsmedelskontroll. Om man väljer Alla så visas en total över alla området förutom om man väljer jämförelsen verksamhetsområden. Väljer man ett specifikt område så visas endast det området förutom om man väljer att jämföra med andra verksamhetsområden. Delområde NKI Visar NKI (Nöjd Kund Index) NKI räknas ut enligt formeln (index1+index2+index3)/3 där index1, index2 och index3 är index för de tre avslutande frågorna: Hur nöjd var du med förvaltningen i sin helhet?, Hur väl uppfyllde förvaltningen dina förväntningar? och Tänk dig en perfekt förvaltning. Hur nära ett sådant ideal kom förvaltningen?. Indexen beräknas enligt formeln 100*(medelvärde för frågan 1)/9 där medelvärdet är medelvärdet för de som ingår i basen och har svarat mellan 1 och 10 (vet ej räknas alltså bort). NKI räknas alltså ut aggregerat och inte på individnivå. Servicefaktorer Särredovisar servicefaktorerna (Tillgänglighet, Information, Bemötande, Kompetens, Rättssäkerhet och Effektivitet) som olika kategorier i diagrammet. Servicefaktorerna är indexen för den avslutande frågan för varje område (t.ex. Hur nöjd var du totalt sett med effektiviteten? ). Frågor Visar index för vald fråga. Jämförelser Verksamhetsområden Jämför med en eller flera verksamhetsområden (Brandtillsyn, Bygglov, Markupplåtelse, Serveringstillstånd, Miljöskydd, Hälsoskydd eller Livsmedelskontroll). Kommuner Här kan man välja mellan alla Sveriges kommuner eller mellan alla kommuner i samma län som den kommun man kollar på. Branscher Svaren är indelade i branscherna jordbruk, industri, transport och magasinering, hotell, restaurang och underhållning, skola, vård och omsorg, företagstjänster och övrigt. Typ av kund Indelat efter sex olika företagskategorier med olika antal anställda, privatperson, verksam inom offentlig sektor och företrädare för ideell förening. Tidigare kontakt Om svarande haft tidigare kontakt med kommunen i samma typ av ärende. Nej, en gång eller flera gånger. Kontaktsätt Telefon, e-post, brev, personligt möte, e-tjänst eller annat sätt. Info om kostnad Om svarande i förväg blev informerad om vilka tjänster som ingick i avgiften. Ja, fick fullständig information, Ja, fick viss information, Nej, inte alls eller Vet ej. Inställning till kostnad Hur rimlig svarande anser att avgiften för hanteringen av sitt ärende var. Helt rimlig, Ganska rimlig, Varken rimlig eller orimlig, Ganska orimlig, Helt orimlig eller Vet ej. 4

5 Ärendets utfall Om ärendet gällde tillstånd/anmälan: positivt, delvis positivt, negativt eller vet ej. Om ärendet istället gällde tillsyn: Föreläggande och/eller åtgärder behövde vidtas, Varken föreläggande eller åtgärder behövde vidtas eller Vet ej. Tidsintervall Tidsintervallen redovisas som olika serier om man inte väljer tidsintervallet total eller delområdet servicefaktorer utan att jämföra över tid. Då visas istället en total över perioden som man väljer med datum från och datum till. Man kan välja mellan månad, kvartal, år och total. Datum från och datum till Beroende på vad man har valt för tidsintervall får man här välja från- och till-datum med noggrannheten månad, kvartal eller år. Presentation Varje diagram blir en sida i presentationen och man kan ändra ordning genom att klicka på Flytta upp och Flytta ned. Det går även att ta bort ett diagram från presentationen genom att klicka på Ta bort från presentation. För att ladda ned presentationen i PowerPoint-format klickar man på Ladda ned högst upp på sidan. Observera att det kan ta en liten stund att generera rapporten om det är många diagram. Information Från den här sidan kan man ladda ned denna användarmanual samt frågeformuläret. Här visas även eventuella nyheter samt tid för när datakuben senast byggdes om/ uppdaterades. Här finns även kontaktuppgifter till Sveriges Kommuner och Landsting. Så småningom kommer sidan även att innehålla en sektion för vanligt förekommande frågor och svar. Ladda upp data Sidan för datauppladdning visas bara om användarkontot har uppladdningsrättigheter. Ladda upp svarsdata Här kan man dels hämta hem fildefinitionen för respektive verksamhetsområde genom att välja det i rullgardinslistan och sedan klicka på Hämta. I fliken Frågor visas rubrikraden med alla kolumner som ska användas när data laddas upp till systemet. Fliken Svarsalternativ beskriver kolumnerna och vilka värden som är giltiga. För att ladda upp data väljer man kommun, verksamhetsområde och klickar på Bläddra under Ladda upp data. Välj sedan filen som ska vara i Excelformat enligt fildefinitionen och klicka på Skicka. Om uppladdningen misslyckas kommer man till en sida med felmeddelanden. För varje fel står det vilken rad och cell det gäller, vilken fråga det är, värde i filen samt giltiga värden. Rätta felen och försök igen. 5

6 När en uppladdning lyckas står det Uppladdningen lyckades och filen läggs till i listan över uppladdade filer. Listan är unik per kommun och verksamhetsområde och byts ut när man ändrar kommun och/eller verksamhetsområde i rullgardinslistan. Var noga med att filerna som laddas upp är korrekta och inte innehåller dubbletter. Kontakta support om felaktig data har laddats upp. Ladda upp urvalsdata Fungerar på samma sätt som att ladda upp svarsdata men fildefinitionen innehåller endast datum, bruttourval och övertäckning. Frågor och synpunkter Om du har några frågor, synpunkter eller förslag så kan du kontakta oss: Sveriges Kommuner och Landsting Fredrik Berglund fredrik.berglund@skl.se 6