Valnämnd kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 9.

Transkript

1 KALLELSE Valnämnd Valnämnd kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 9. Tid och plats torsdagen den 11 februari 2016 kl i H-salen (Ingång från gården, jämte IT-enheten) Anna Hultstein Ordförande Fredrik Pettersson Sekreterare Ledamöter Anna Hultstein (M), Ordförande Bert Sundström (S), 1:e vice ordförande Hannington Lubwama (M) Yvonne Ekaremål (C) Eva Kjellberg (S) Ersättare Nils-Erik Carlström (L) Ulla Svensson (M) Bengt-Göran Sandell (S) Tobias Adersjö (MP) Ibrahim Buh Gelle (S) Tjänstemän Valsamordnaren Sekreteraren 1 (2)

2 KALLELSE Valnämnd Förteckning över valnämndens ärenden den 11 februari Justering 2. Sammanträdestider Valnämndens årsbokslut för Information om förändringar i vallagen 5. Analys av valet Information om plan för valkansliets arbete inför nästkommande val 7. Nytt valdatasystem 8. Meddelanden 9. Övrigt 10. Redovisning av delegeringsbeslut 2 (2)

3 ÄRENDE Dnr VN Valnämnden Ordförandes förslag till beslut - Sammanträdestider för valnämnden 2016 Förslag till beslut Valnämnden godkänner förslag till sammanträdestider för Bakgrund Kommunkansliet har tagit fram ett förslag till sammanträdestider för valnämnden Förslaget är baserat på att det inte kommer hållas något val under året, utan är framförallt planerat efter hålltider för nämndens delårsbokslut. Antalet delårsbokslut kommer enligt nya kommunövergripande rutiner att minska till ett istället för två som tidigare år. Ett delårsbokslut ska upprättas efter augusti. Förslag till sammanträdestider 26 maj klockan september klockan december klockan Beslutet skickas till För kännedom Ledamöter och ersättare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg

4 ÄRENDE Dnr VN Fredrik Pettersson kanslisekreterare Tel Valnämnden Valnämndens årsbokslut för 2015 Förslag till beslut Valnämnden godkänner årsbokslutet för Bakgrund Valnämnden ska enligt riktlinjerna för ekonomiska rapporter upprätta ett årsbokslut efter Omvärldsbevakning Valnämnden ska enligt sitt reglemente svara för de uppgifter som enligt vallagen och folkomröstningslagen gäller för valnämnd. Valnämnden ansvarar även i övrigt för de uppgifter som enligt författning åligger valnämnd. Vid 1 januari 2015 började nya bestämmelser i vallagen gälla. Nedan listas en sammanfattning av förändringarna. Nya regler för mandatfördelning Partisymboler på valsedlarna Partierna måste föranmäla sig Kandidater måste samtycka till att bli invalda Krav på utbildning för röstmottagare Nya regler om bemanning och öppettider för förtidsröstning Ökade möjligheter att personrösta Ökad tillgänglighet vid röstning Nämndsverksamhet Valnämnden anordnade den 4-8 maj 2015 förtidsröstning till omvalet till Båstad kommunfullmäktige. Förtidsröstningen skedde i reception Björnen i kommunhuset. Dock mottogs inga förtidsröster. Annonsering skedde i lokalpressen och information om omvalet fanns på kommunens webbplats. Av statsbidraget på kr användes kr till annonsering och som ersättning för personalkostnader i samband med omvalet. Återstående medel har återbetalats till valmyndigheten. Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se

5 ÄRENDE Dnr VN Valnämnden har under 2015 ( 21) beslutat att upprätta en delegationsordning för att underlätta sitt eget och kommunledningsförvaltningens arbete i samband med val. Speciellt i valtider är valnämndens och kommunledningsförvaltningens arbete intensivt och uppkomna situationer av olika slag kan kräva snabba beslut. Dessutom är många av de beslut och åtgärder som måste vidtas med kort varsel ofta av rutinmässig karaktär eller väldigt detaljinriktade, varvid ett inkallande av hela valnämnden kan bedömas vara ett slöseri med tid och resurser. Valnämndens kallelser och underlag har digitaliserats i enlighet med ett kommunfullmäktigebeslut som stipulerar att det ska ske för samtliga nämnder under Målsättning årets händelser/resultat Det ekonomiska resultatet för 2015 blev ett överskott med kronor mot budgeten på kronor. Personal Valnämndens arbete är koncentrerat till de år val eller folkomröstning ska förrättas. Kommunledningsförvaltningen är valnämndens förvaltningsorgan där kommunkansliet administrerar och samordnar valen. Kostnaden för kansliets personal belastar inte valnämndens budget, utan ligger på kommunstyrelsen. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen (ekonomikontoret) Monica Skagne kommunchef Carina Elmefall kanslichef 2 (2)

6 Konto Belopp Budget DRIFTBIDRAG 8 065,00 0,00 3 Intäkter/inkomster 8 065,00 0, FASTA ARVODEN , , SAMMANTR O FÖRRÄTTNARVODE ,50 0, AB GRUPP 1, OB-TILLÄGG -627,90 0, UPPDRAGSTAGARE (VIA LÖNESYSTEM) ,20 0, FÖRTROENDEMÄN ,87 0, BILERSÄTTN,SKATTEFRI , , BILERSÄTTN,SKATTEPLIKTIG ,30 0, LAGSTADGADE ARBETSGIVARAV , , SÄRSKILD LÖNESKATT -883,73 0,00 5 Kostnader för arbetskraft , , KVARTALSHYRA , , BILLEASING -108,00 0,00 6 Hyra, bränsle, leasing m m , , PERS.REPRESENTATION INTERNT -849,12 0, REKLAM- O INFORM.ANNONSER ,55 0, ÖVRIGA FRÄMMANDE TJÄNSTER ,00 0,00 7 Transporter, representation m.m ,67 0, ÖVRIG HÅRDVARA -495,00 0, LOKAL- OCH BOSTADSHYROR ,00 0, HYRA DATOR , , TRYCKSAKER (BLANKETT, KUVERT SAMT PRODUKT ,00 0, TELE-ITKOMMUNIKAT, POST 0,00 0, TELEAVGIFT - VANLIG , , TELEAVGIFT - MOBILTELEFON ,00 0, FÖRTÄRING SAMMANTRÄDE INT EKOLOGISK -370,00 0, IT-TJÄNSTER , , LICENSER & SA MICROSOFT KLIENT , ,00 9 Internt , ,00 Totalt utfall , ,00 Kommentar till utfallet:

7 3 563,01

8 ÄRENDE Dnr VN Martin Fransson gruppledare Tel Valnämnden Upphandling av nytt valdatasystem Förslag till beslut Valnämnden ger kommunchefen i uppdrag att påbörja arbetet med att upphandla ett nytt valadministrativt program som ska användas i kommande val. Bakgrund Valnämnden har i flera år använt sig programmet VALS för att administrera val- och röstningslokaler samt de röstmottagare som arbetar i samband med förtidsröstning och på valdagen. Göteborgs stad som administrerat programmet har meddelat att programmet är föråldrat och inte kommer att vidareutvecklas. Det kommer därför inte kunna användas vid kommande val. Ärendet Valkansliet har påbörjat arbetet med att sondera marknaden efter möjliga program som kan ersätta VALS. I dagsläget verkar det finnas ett antal leverantörer som har eller avser utveckla program som kan användas för valadministration. Kostnaden för programvara och drift beräknar vi dagsläget bli så stor att vi inte kommer under nivån för direktupphandling och vi behöver därför göra en upphandling. Valkansliet avser att i samråd med upphandlingsenheten och IT-enheten ta fram ett förfrågningsunderlag för upphandlingen. Vi kommer i detta arbete inhämta information och material från andra kommuner som också genomför upphandlingar. Valkansliet kommer sedan återkomma till valnämnden för beslut om godkännande av förfrågningsunderlag och beslut om vem som får fatta tilldelningsbeslut. Målsättningen är att vi ska ha ett nytt system i drift under Därefter kommer information som idag finns i VALS migreras över till det nya Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post martin.fransson@vaxjo.se

9 ÄRENDE Dnr VN systemet. Därefter tillkommer en del konfigureringar av systemet så det anpassas efter våra krav och vårt arbetssätt. Ekonomi Kostanden för licenser och drift av ett nytt valdatasystem finns inte budgeterade i valnämndens budget 2016 och framåt. Ett nytt system kan vara i drift från 2017 och från och med detta år måste kostnaden för ett nytt valdatasystem budgeteras i valnämndens budget. Utöver licens och driftkostnader kan det förekomma engångskostnader i form av startavgift och kostnader för migreringen av information. Dessa kostnader är i dagsläget inte kända utan beror på resultatet av upphandlingen. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunchefen (kanslichefen) Monica Skagne Kommunchef Carina Elmefall kanslichef 2 (2)

10 ÄRENDE Dnr VN Valnämnden Meddelanden Förslag till beslut Valnämnden noterar informationen till protokollet. Bakgrund Följande beslut och skrivelser av intresse har inkommit till valnämnden sedan föregående sammanträde: Kommunstyrelsens beslut om Tidplan för år 2016, bokslut 2015, delårsrapport augusti och budget Information om ny rutin för hantering av yttranden över granskningsrapporter. Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Tidplan för år 2016, bokslut 2015, delårsrapport augusti och budget 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet godkänner tidplanen för 2016 Bakgrund Kommunledningsförvaltningen har fått i uppdrag av kommunstyrelsens ordförande att lämna förslag till tidplan för 2016 beträffande bokslut 2015, budget 2017, fördjupad prognos april och delårsrapport augusti. Beslutsunderlag Kommunchefen överlämnar i en skrivelse, den 24 september 2015, förslag på tidplan. Jämfört med tidigare år föreslås en del förändringar. Budgetprocessen ska bli så lik som möjligt för förvaltningar/nämnder och helägda bolag inom kommunkoncernen. Bolagen kommer att finnas med på budgethearing och internbudgetdialog. Ett avsnitt i kommunens budget under Ekonomi kommer att handla om bolagen, såsom investeringsnivåer, lånebehov, resultatbudget, balansräkningsbudget, avkastningskrav, aktieutdelningar m.m. Vidare föreslås att delårsrapporten efter tre månader ska läggas ner. Orsaken är att denna anses komma för tidigt - det går inte att dra några säkra slutsatser. Istället föreslås att en fördjupad prognos ska tas fram som bygger på utfallet t.o.m. april. Beslutet skickas till För kännedom Nämnder och styrelser Revisionschefen, Kommunchefen (ekonomichefen, personal- och förhandlingschefen, utvecklingschefen) 1 (0)

12 TIDPLAN 2016; Bokslut 2015, prognos april, delår augusti, budget /2 Prel. bokslut 2015, rapport i KSAU 2. 8/2 Pol. behandlade årsrapporter 2015 från nämnderna till KLF *) /2 18/2 19/2 19/2 Underlag koncernredovisningen från bolagen till KLF Skatteprognos SKL Målområdesrapporter inklusive sammanfattning till KLF Bekräftelse från bolagsstyrelser (bokslutsdisp.) och revisorer betr. koncernredovisningen 7. feb-april Revisorerna börjar sin granskning av bokslut och årsredovisning. Majoritet och opposition har separata boksluts- och budgetöverläggningar med nämnder, förvaltningschefer 8. mars-maj Partipolitiska överläggningar ang. budget 2017, plan / /3 22/3 Kommunens revisorer informerar KR, KC, EC. PWC lämnar rapport till kommunens revisorer om årsredovisning Årsredovisning 2015 till kansliet. Utskick 23/3 till KSAU /3 Årsredovisning 2015 KSAU /4 7-8/4 5/4 Årsredovisning 2015 KS Årsredovisning 2015 KS Resultat- och bokslutsdagar: KS, förv.chefer, VD:ar, presidier /4 prel. 19/4 Efter KF 19/4 Regeringens vårproposition Årsredovisning 2015, KF. Styrelsebehandlade årsredovisningar från bolagen finns tillgängliga Bolagsstämmor bokslut /4 Majoritetens budgethearing med ordf., förv.chefer, VD;ar / /4 Fastställs senare 3/5 Oppositionens budgethearing med vice ordförande, förvaltningschefer, VD:ar SKL: Prognos skatter, utjämningssystemen och LSS för 2017 Facklig information om budgetunderlag Budgetunderlag : fastställande befolkningsprognos, uppräkningsfaktorer skatteunderlag. KSAU Majoritetens budgetberedning Oppositionens budgetberedning Politisk behandlad prognos april från nämnder, bolag till KLF*) /5 f.m. e.m / / /5 prel. Majoritetens avstämning budgetberedning /5 24/5 31/5 kl. 08:00 31/5 kl. 09:00 31/5 kl. 10:00 Prognos april klar för utskick Prognos april, KSAU Förvaltningschefer och bolagschefer info. budgetförslag 2017 Kommunövergripande samverkansgrupp budgetförslag 2017 Budget 2017, plan , KSAU /5 Budget , plan , prognos april, KS /6 Extraprognos LSS-utjämningen / / /8 Budget 2017, plan , KF Budgettryck klart för distribution Skatteprognos SKL *) Se nästa sida

13 Reviderad September - oktober 7/9 13/9 15/9 prel. 20/9 20/9 27/9 4/10 Internbudgetdialog. KSAU; presidier/förv.chefer, VD:ar, målområdessamordnare. Ordinarie KSAU. Boka tid med kansliet Pol. behandlad delårsrapport aug. fr. nämnder och bolag till KLF *) Målområdesrapporter delår inkl. sammanfattning till KLF Regeringens budgetproposition Delårsrapport augusti till kansliet. Utskick 21/9 till KSAU/KS Info KSAU delårsrapport augusti (behandlas 27/9) Delårsrapport augusti, KSAU Delårsrapport augusti, KS /9 prel PWC lämnar rapport till kommunens revisorer om delårsrapporten /9, 6/10 Prel. utfall utjämningssystemen 2017 SCB. Skatteprognos SKL Oktober 18/10 21/11 Prognos fastighetsavgiften SKL Delårsrapport augusti, KF Skatteverket; slutligt taxeringsutfall inkomståret /11 16/12 December 8/ Sista dag för nämnder/styrelser att besluta om internbudget 2017 Skatteprognos SKL Bolagens styrelser beslutar om budget 2017 och plan SCB lämnar uppgift till skatteverket om slutligt utfall utjämningssystemen för 2017 *) Punkt: 2. Årsrapporter Prognos april Delårsrapport augusti Min. beslutsnivå resp. AU för dessa tre punkter. Rapportering lämnas snarast till ekonomikontoret om ändring i styrelse/nämnd 2

14 Från: Fransson Martin Skickat: den 13 januari :54 Till: *Alla Nämnder Kopia: Pettersson Fredrik; Västerdal Mårten; Elmefall Carina Ämne: Ny rutin för hantering av yttranden över granskningsrapporter Hej Kommunrevisionen har tillsammans med kommunfullmäktiges presidium beslutat om en ny rutin för hantering av de revisionsrapporter kommunrevisionen tar fram. I dagsläget så yttrar sig berörd nämnd till kommunrevisionen som sedan anmäler rapporten och nämndens yttrande till kommunfullmäktige. Den nya rutinen innebär att nämnden får rapporten för yttrande från kommunrevisionen. När yttrandet är klart behandlas det av nämnden som då lämnar ett förslag på yttrande till kommunfullmäktige. Yttrandet översänds till kommunstyrelsen som sedan bereder ärendet till kommunfullmäktige. Rapporten kommer sedan upp som ett särskilt ärende i fullmäktige. Hör av er om något är oklart. Med vänliga hälsningar Martin Fransson gruppledare sekretariatet KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen Växjö kommun, Box 1222, VÄXJÖ Tel: E-post: martin.fransson@vaxjo.se Hemsida:

15 ÄRENDE Dnr VN Valnämnden Ordförandes förslag till beslut - Redovisning av delegeringsbeslut Förslag till beslut Valnämnden godkänner redovisningen. Redovisning Följande delegeringsbeslut har fattats i enlighet med valnämndens delegationsordning sen föregående sammanträde: Yttrande över remiss från kommunstyrelsen av förslag till nytt mångfaldsprogram för Växjö kommun (Enligt 1.1 Ärenden av brådskande natur, där nämndens beslut inte kan avvaktas. Beslut fattat av valnämndens ordförande.) Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg