Mamut Lön. Inför årsskiftet med Mamut Lön

Transkript

1 Mamut Lön Inför årsskiftet med Mamut Lön

2 Inför årsskiftet med Mamut Lön INNEHÅLL 1 FRÅGOR & SVAR CSR FÖRFRÅGAN (CENTRALA SKATTEREGISTRET) AKTUELLA VÄRDEN NYHETER OCH FÖRÄNDRINGAR Mamut Lön Standard & Professional Nyhetspanelen Kalendarie Import försystem Arbetsgivaravgift -26 åringar Kontrolluppgifter Arbetsgivarintyg från lönebesked vcard Import till Kalendarie INFÖR ÅRSSKIFTET Säkerhetskopiera Programuppdatering Återställa säkerhetskopia Kontrolluppgifter Inställningar som påverkar kontrolluppgifter Bereda kontrolluppgifter Granska kontrolluppgifter Utskrifter för avstämning av kontrolluppgifter

3 Inför årsskiftet med Mamut Lön Skriva ut kontrolluppgifter AFA-rapportering till Fora (AMF) Skapa nytt år Import av lönearter CSR Svar Import bilförmånsvärden Januari månads lönekörning Semesterskuldlista Semesterårsskifte Uppdatera Lönestatistik

4 Frågor & Svar 1 Frågor & Svar Kan jag göra januarilönen innan jag kör kontrolluppgifter och AFA-rapportering till Fora? Ja, det går alldeles utmärkt. Kom ihåg att rapporteringen ska lämnas in senast den 31 januari. Måste jag uppdatera till den senaste versionen innan jag kör kontrolluppgifter och januarilön? Det går bra att bereda kontrolluppgifter med höstversionen av programmet. För att januarilönerna ska bli rätt krävs det att du uppdaterar till senaste versionen. Hittar Ni inte CD-skivan som skickats ut finns uppdateringen att hämta på vår hemsida, Jag får ett felmeddelande när jag bereder kontrolluppgifterna. Den klagar på att vissa lönebesked inte är uppdaterade och utskrivna. Hur kommer jag vidare? Det som krävs av dig för att kontrolluppgifterna ska kunna beredas på ett korrekt sätt är att alla lönebesked har status 5. Skriv upp vilka personer och perioder den varnar för och ta fram de lönebeskeden på skärmen. Kontrollera dess status och se till att alla är röda upp till status 5. Nu ska jag köra januarilöner men kommer inte åt det nya året. Jag ser bara de gamla lönerna, vad har jag missat? För att kunna börja arbeta i det nya året måste det skapas först. Då lägger programmet upp en kopia av din löneartstabell. Nya perioder skapas upp enligt de regler du satt upp sedan tidigare m.m. För att skapa ett nytt år: gå in under menyrubriken Företag menyalternativ Skapa nytt år. Längst ner i texten syns det vilket år som kommer att skapas. Varför står det inga nya semesterdagar på lönebeskedet, trots att vårt nya semesterår startat? En semesterberedning måste alltid göras när semesteråret avslutas. Det finns flera olika semesterår, det är olika hos olika företag så man kan inte generellt säga att nya dagar ska komma in efter årsskiftet. För att få hjälp med semesterårsskiftet finns ytterligare instruktioner längre fram i denna dokumentation. 3

5 Inför årsskiftet med Mamut Lön 2 CSR förfrågan (Centrala skatteregistret) I Mamut Lön får du hjälp att hålla alla anställda uppdaterade med rätt skattetabell och jämkning. Information om de anställda skapas på en diskett eller CD som du sedan skickar till Skatteverket eller ställer förfrågan direkt på Skatteverkets hemsida. Du erhåller samma diskett/cd i retur och efter inläsningen i programmet har du fått aktuella uppgifter för skattetabell och eventuella jämkningar uppdaterade i personregistret. Mamut Lön gör en förfrågan på det företag som du står i. Har du flera företag byter du till nästa bolag och upprepar funktionen. Den skapade filen kommer att innehålla flera företag. Du får alltid ut en lista över alla anställda som omfattas av CSR-förfrågan. Du bör skicka in din CSR-förfrågan före vecka 46 för att Skatteverket ska kunna garantera att du får tillbaka svarsdisketten före december månads utgång. Skickar du in en förfrågan via Skatteverkets hemsida erhåller du ditt svar efter tre dagar. För att göra en CSR förfrågan, gör följande: 1. I registreringsbilden väljer du menyrubrik Funktioner menyalternativ CSR och menyval CSR förfrågan. 2. Markera om du vill ha en utskrift och om den skall ske till bildskärm eller skrivare direkt. 3. Om CSR-förfrågan skall generera en underlagsfil till Skatteverket skall du markera Skapa csrfil och ange den sökväg där du vill skapa filen. 4. Har du valt Skapa CSR-fil skall du välja om programet skall generera en XML-fil eller ett CSR-format som kan skickas via diskett eller CD. Om du väljer XML-fil skall du också ange för vilket år du vill ställa förfrågan på. Föregående år, innevarande år eller nästa år. 5. Klicka på knappen [OK]. Du får fram en lista på alla anställda i företaget och disketten skapas om du valt detta. Adressen dit disketten ska skickas visas i ett meddelande. Märk disketten med dina företagsuppgifter så som företagsnamn, adress, telefon, kontaktperson och organisationsnummer. Listan omfattar alla anställda utom de som slutat enligt avgångsdatum och för vilka du inte är huvudarbetsgivare. Dessa skrivs ut på pappret men kommer ej med på disketten. 4

6 Aktuella värden Aktuella värden 2009 Prisbasbelopp Prisbasbeloppen har ökats till år 2009 Prisbasbelopp Inkomstbasbelopp kr kr Arbetsgivaravgifter Ålderspension 10,21 % Sjukförsäkring 6,71 % Arbetsmarknadsavgift 2,43 % Allmän löneavgift 7,49 % Föräldraförsäkring 2,20 % Efterlevandepension 1,70 % Arbetsskada 0,68 % Summa 31,42 % Arbetsgivaravgift (födda ) 15,49 % Arbetsgivaravgift (födda ) 10,21 % Särskild löneskatt 24,26 % Tjänstesektorn 10,21 % Företagsstöd (Stödområde) För födda ,00 % För födda 1983 (under 26 år) 5,28 % - takbelopp per månad kr Skatt på engångsbelopp Förutsätter att genomsnittlig kommunalskatt är 33 kr samt att personen har sin huvudsakliga inkomster där skatteavdrag görs i kolumn 1, 3 eller % % % % % % % Sidoinkomst 30 % Traktamenten För att skattefritt traktamente ska utgå krävs att förrättningen sker minst 50 km från arbetsstället/hemmet samt att övernattning sker. Hel dag Halv dag Dag efter 3 månader 210 kr 105 kr 147 kr 5

7 Inför årsskiftet med Mamut Lön Inrikes måltidsreduktion Frukost 20 % 42 kr Lunch 35 % 73 kr Middag 35 % 73 kr Utrikes måltidsreduktion Frukost 15 % Lunch 35 % Middag 35 % Kostförmån Det blir dyrare att få maten betald av arbetsgivaren. Frukost 37 kr Lunch 74 kr Middag 74 kr Helt fri kost (kr/dag) 185 kr Bilförmån Andel av prisbasbeloppet 31,7% + andel av totalpris * statslåneränta 75% + andel av totalpris < 7.5 prisbasbeloppet 9% + andel av totalpris > 7.5 prisbasbeloppet 20% Drivmedelsförmån Tjänstebil Privatbil 1.2 * marknadsvärdet marknadsvärdet Förmån för lånedator För 2008 bestäms marknadsvärdet av SKV. Lånedator kr Bostadsförmån Då marknadsvärdet inte kan fastställas gäller schablonvärden. Förmånsvärdet avser kronor per m² bostadsyta. Första kolumnen avser kr per månad och den senare kr per år. Stor-Stockholm 83 kr 995 kr Stor-Göteborg 78 kr 936 kr Kommun > inv 75 kr 895 kr Övriga kommuner 68 kr 819 kr Utanför tätort 61 kr 737 kr Representation Avdragsgillt belopp exklusive moms. Lunch, middag/supé Frukost Representationsgåva Personalfest (kr per deltagare) 90 kr 60 kr 180 kr 180 kr 6

8 Aktuella värden 2009 Gåvor till anställda Belopp inklusive moms. Julgåva Jubileumsgåva Minnesgåva Milersättning Privat bil Tjänstebil, bensin Tjänstebil, diesel 400 kr kr kr 18,50 kr/mil 9,50 kr/mil 6,50 kr/mil Statslåneränta ,89 % ,16 % ,54 % ,26 % ,95 % 7

9 Inför årsskiftet med Mamut Lön 4 Nyheter och förändringar 1.1 Mamut Lön Standard & Professional Nyhetspanelen Det första som du möter efter uppdateringen när du startar löneprogrammet är vår Nyhetspanel. I nyhetspanelen finns två kolumner en Almanacka och en panel med Nyheter. Almanackan innehåller kommande händelser som hämtas dels från löneprogrammets databas (födelsedagar och jubileum) och dels från vår informationsserver (kurstillfällen, skattehändelser, etc). Möjlighet finns också att själv lägga in egna påminnelser i almanackan. I kolumnen för nyheter finns ett s.k. RSS-flöde där nyheter kan hämtas direkt från oss på Mamut eller från Riksdagen, Regeringen eller Skatteverket. Du har alla myndighetsnyheter som berör dig som löneförättare direkt i löneprogrammet. I vårt egna RSS-flöde är informationen indelad i företagsnyheter, programnyheter, support, allmänna nyheter och erbjudanden. En genomgång har också gjorts av panelerna i löneregistreringen, den observante ser bl.a. att vi bytt plats på panelerna Anställd och Period. Knapparna design har också ändrats och förtydligats. Vi har också gjort en genomgång vilka knappar som har en sådan frekvens att de behövs, alla funktioner finns ju i menyerna. Ändringar har också gjorts avseende registren Företagsinställningar, Personalregister och Löneartsregistret Kalendarie Kalendariet som funnits med som standard under senaste året, har nu flyttats fram som en huvudbild. Tanken är att få löneprogrammet att användas mer kontinuerligt så att personalens avvikande när- eller frånvaro registreras när den händer. Flytten har också medfört att kalenderytan har utökats Import försystem Under fliken Inställningar i dialogrutan Import-styrning finns valet "Även till extraperioder" som gör att importerade uppdrag kommer med på nästa löneperiod, även till en extraperiod Arbetsgivaravgift -26 åringar Val av arbetsgivaravgift på löneart och person har fått ett nytt alternativ "Avgift ungdomar (57)". Automatiskt val beroende på ålder väljer nu kod 57 för personer som är under 26 år vid årets början. Möjlighet finns också att kontera löner och arbetsgivaravgifter för ungdomar under 26 år på separata konton. Vår baskontoplan har kompletterats med dessa konton Kontrolluppgifter Kontrolluppgifterna för 2008 är ändrade och inlagda i programmet. Vidare har styrning till det nya fältet "Underlag för skattereduktion för hushållsarbete (21)" på kontrolluppgiften lagts in i löneartsregitret. 8

10 Nyheter och förändringar En ny kontrolluppgift har införts med den nya versionen. Det är KU18 som finns som alternativ under sidomenyn Skatt och Kontrolluppgift i personregistret Arbetsgivarintyg från lönebesked Guiden som genererar ett utskrivet arbetsgivarintyg har anpassats så att du kan hämta information från lönebeskeden. Du kan också välja att skriva ut tredje sidan av arbetsgivarintyget när informationen hämtas från lönebeskeden. Här skrivs lönesummor för jour-, beredskap- och OB-ersättningar vcard Nu finns möjligheten att i personregistret spara ett s.k. vcard för att enkelt föra över adresser från löneprogrammet till andra program som t.ex. Outlook Import till Kalendarie Vårt egna importformat från försystem har utvecklats så att information nu också kan importeras till kalendariet. Filen kan innehålla både "Löneuppdrag" och "Kalendarie" poster parallellt med full fördelad kontering. Det nya formatet stödjer också valet "Löneartstyp" vid import till löneuppdrag och inte bara "Löneartsnummer". Detta innebär att import kan göras oberoende av löneartstabell. 9

11 Inför årsskiftet med Mamut Lön 5 Inför Årsskiftet 1.2 Säkerhetskopiera Säkerhetskopiera ofta, gärna innan uppdateringar, kontrolluppgifter och efter att lönekörningen är klar. Säkerhetskopiering kan göras antingen med den funktion som finns i Mamut Lön eller med ett fristående program. Mamut Löns interna säkerhetskopiering ger dig möjlighet att kontinuerligt sköta din säkerhetskopiering. Du kan välja att kopiera/återställa enskilda eller alla företag. Funktionen för säkerhetskopiering ger dig möjlighet att kopiera till/från diskett, internt på hårddisk eller till en server (nätverksenhet). Skapa säkerhetskopia 1. Välj menyrubriken Företag, Säkerhetskopiera och Skapa. Fram kommer första bilden i guiden för säkerhetskopiering. För att komma vidare i guiden klickar du på [Nästa]. 2. I listan över företagsval skall du markera, genom att bocka för, vilket eller vilka företag som skall säkerhetskopieras. 3. Vid säkerhetskopieringen kan du välja att kopiera Systemregister. Det är de uppgifter som är generella för alla företag så som skattesatser, traktamenten, bilersättningar etc. För att komma vidare i guiden klickar du på [Nästa]. 4. Beroende på om du har valt att kopiera mer än ett bolag ställer Mamut Lön en fråga om hur du vill spara säkerhetskopian, en gemensam fil eller en fil per valt företag. En fil är lättare att handha men vill du enkelt kunna återställa enskilda företag bör du välja alternativet en fil per företag. 5. Har du valt att skapa en gemensam fil av hela säkerhetskopian skall du välja var säkerhetskopian skall skapas och vilket filnamn du vill ge den. Som förslag ger Mamut Lön alltid filnamnet "Mamut Lön-ååmmdd_ttmm.zip" där "ååmmdd" är dagens datum och "ttmm" tidpunkten när funktionen startades. Om du vill byta sökväg och/eller filnamn för säkerhetskopian klickar du på knappen [...]. Fram kommer en dialogruta där du kan välja katalog och ange filnamn för din säkerhetskopia. Har du valt att skapa en säkerhetskopia med en fil per valt företag skall du välja sökväg där säkerhetskopian skall skapas. Om du vill byta sökväg för säkerhetskopian klickar du på knappen [...]. Varje företag skapas med ett filnamn "Mamut Lön-xxxx.zip" där "xxxx" är företagets ID beteckning. 6. I båda alternativen kan du välja att ange ett eget namn på säkerhetskopian. Detta ger dig möjlighet att enkelt skapa flera generationer av säkerhetskopior. 7. I den sista delen av guiden beskrivs de villkor som du har valt för säkerhetskopian. För att starta kopieringen klickar du på knappen [Slutför]. Under kopieringen följer du de eventuella instruktioner som Mamut Lön ställer. 10

12 Inför Årsskiftet 1.3 Programuppdatering Uppdatera/Installera från CD-skivan 1. Sätt i CD-skivan i CD-enheten. Om installationsprogrammet inte startas automatiskt kör Setup.exe. från CD-skivan genom att välja Kör i startmenyn och ange D:Setup.exe (D kan behöva bytas ut mot din enhetsbokstav för CD enheten). 2. Välj Installera tilläggsprodukter. Klicka på alternativet Mamut Lön (Standard eller Professional) för att starta uppdateringen av löneprogrammet. Vid uppdatering av redan installerat program, kontrollera noga att uppdateringen sker på den plats där den tidigare installationen ligger. Uppdatering via Internet Kunder med serviceavtal kan hämta senaste versionen av programvaran på vår hemsida Kontrollera att du har en giltig licens innan uppdatering. Väl inne på hemsidan klicka på Support och Ladda ner senaste version. Välj Tilläggsprodukter och Mamut Lön och tryck på Ladda ner. Spara filen i valfri mapp. När hämtningen är klar dubbelklicka på filen som heter mamutlon.exe i den mapp som du valt. Välj produkt att installera och följ installationsprogrammets anvisningar. Var noggrann med att kontrollera sökvägen som föreslås i guiden, om den är fel kommer ni att erhålla en nyinstallation på den sökväg som valts. Automatisk programuppdatering I Mamut Lön finns en funktion som ser till att du alltid kör på den senaste versionen av programvaran. Funktionen som kallas Automatisk Programuppdatering kräver att din dator är kopplad till Internet. När du startar Mamut Lön, på din begäran eller efter ett angivet schema kopplar programmet automatiskt till vår hemsida och kontrollerar ifall det finns någon senare version av programvaran. Finns det en uppdatering ställs frågan ifall den ska laddas hem. Den automatiska programuppdateringen kontrollerar att den programlicens du har också ger rätt till det nya programmet. Du vet att du alltid kör på den senaste versionen av ditt program! Funktionen är extra lämplig just för ett löneprogram där man vid årsskiftet har kort om tid att ändra skatteregler, pressa CD-skivor och distribuera dessa. Du kan också när som helst genomföra en automatuppdatering via menyn Hjälp - Programuppdatering. 11

13 Inför årsskiftet med Mamut Lön 1.4 Återställa säkerhetskopia När du har behov av att återställa en säkerhetskopia kan du enkelt göra detta i guiden återställa säkerhetskopia. Om du har tagit säkerhetskopia på flera företag kan du återställa enskilda företag. Du kan också kopiera in ett företag som inte finns upplagt i Mamut Lön sedan tidigare. Att återställa säkerhetskopia 1. Välj menyrubriken Företag alternativet Säkerhetskopiera, Återställa. Fram kommer första bilden i guiden för återställning. För att komma vidare i guiden klickar du på [Nästa]. 2. För att återställa en säkerhetskopia måste du först välja den fil som innehåller den tagna säkerhetskopian. Genom att klicka på knappen [...] kommer du till den enhet/katalog där den senaste säkerhetskopian togs. Markera den fil som innehåller informationen som du vill återställa och klicka på knappen [Öppna]. OBS! Om du inte kommer vidare när du klickar på [Nästa] hittar Mamut Lön inte någon fil att återställa. 3. Om du har valt en fil som innehåller flera företag visar Mamut Lön en lista med företagsval. Du skall markera, genom att bocka för, vilket eller vilka företag som skall återställas. Vid återkopieringen kan du välja att återställa "Systemregister". Det är de uppgifter som är generella för alla företag. Om du har valt en fil som endast innehåller ett enskilt bolag kommer du direkt till sista bilden i guiden. 4. I den sista delen av guiden beskrivs de villkor som du har valt för återställningen. För att starta återkopieringen klickar du på knappen [Slutför]. Under kopieringen följer du de eventuella instruktioner som Mamut Lön ställer. 12

14 Inför Årsskiftet 1.5 Kontrolluppgifter Kontrolluppgift ska lämnas enligt lagen om självdeklarationer och kontrolluppgifter. I första hand ska arbetsgivare lämna kontrolluppgifter för den som har fått lön arvode andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. Kontrolluppgifterna för inkomståret ska normalt lämnas i månadsskiftet januari/februari. Uppgifterna lämnas på särskild blankett som skickas direkt till det skattekontor där företaget är registrerat. Sker redovisning via ADB-medium t ex. diskett skickas disketten med kontrolluppgifterna till Riksskatteverkets inläsningsställe. Skatteavdrag och lönebelopp som redovisas i kontrolluppgiften ska i regel stämma överens med de skatteavdrag och avgiftspliktiga ersättningar som redovisats i skattedeklarationerna för samma år Inställningar som påverkar kontrolluppgifter Var och en av de anställda i personregistret bör ha riktiga inställningar under fliken Skatt. Det gör skatteavdraget blir rätt på de anställdas lönebesked. Dessutom är det oerhört viktigt att alla lönearter som används har rätt inställningar. Fälten Skattepliktig och Kontrolluppgift påverkar i högsta grad kontrolluppgifterna. Normalt sett är standardtabellen rätt inställd och den underhålls vid förändringar. Det är viktigt att ta reda på vad som gäller då man ändrar eller skapar egna lönearter. 13

15 Inför årsskiftet med Mamut Lön Har du haft fel inställningar på en löneart under året kan du justera detta i efterhand. Byt kontrolluppgiftsnummer på lönearten i löneartsregistret. Gör om beredning av kontrolluppgifter, alternativt kan du justera eventuella felaktigheter i funktionen Granska Kontrolluppgifter. Ovanstående funktioner beskrivs längre fram i informationen. För att lönebeskeden skall komma med i beredningen av kontrolluppgifter krävs det att lönebeskeden är uppdaterade och att de är röda ända upp till status 5. Förekommer det några felaktigheter under beredningen redovisas dessa i en dialogruta efter genomgången och den skapade kontrolluppgiften markeras som spärrad Bereda kontrolluppgifter I Mamut Lön kan man skapa kompletta kontrolluppgifter enligt de lönebesked som har utbetalningsdatum under inkomståret. Kontrolluppgifterna redovisas med fördel på diskett som skickas till Skatteverket. 14

16 Inför Årsskiftet Följ anvisningarna nedan för att bereda kontrolluppgifter 1. Gå till menyrubriken Lönekörning. Välj menyalternativ Kontrolluppgift, menyval Bereda. 2. Ange det inkomstår som du vill bereda kontrolluppgifter för. Starta beredningen genom att klicka på [OK]. Hur lång tid beredningen tar beror på hur många anställda och antalet lönebesked som du har haft under året. 3. Om du under inkomståret vill stämma av uppgifterna till kontrolluppgifter kan du skapa dessa utan att lönebeskedens status uppdateras. Detta gör du genom att bocka för Preliminär. 4. När du skapar årets kontrolluppgifter i Mamut Lön summeras inkomstuppgifterna och statusläget för alla lönebesked under det valda inkomståret uppdaterats till statusläge 6, kontrolluppgift. Därefter kan du sedan granska eller skriva ut kontrolluppgifterna Granska kontrolluppgifter Efter att du har skapat kontrolluppgifter kan du kontrollera och bearbeta dessa. Endast anställda som har haft inkomst under redovisningsåret skapas. Om du vill lägga till eller ta bort kontrolluppgifter för olika personer kan du göra det under menyrubriken Kontrolluppgift menyval Granska. Du börjar granska kontrolluppgifterna med att hämta fram den anställde för vilken du skall kontrollera eller förändra informationen. Detta kan du göra genom att: - Ange personens anställningsnummer i fältet Anställningsnr. - Ange [F3] eller klicka på kikaren i fältet och du får fram en översikt på dina anställda med anställningsnummer, namn och personnummer. Du bläddrar mellan dina anställda med tangenterna [Pil Upp] respektive [Pil Ner]. 15

17 Inför årsskiftet med Mamut Lön Om det i samband med beredningen kommit fram någon anmärkning på personen markeras kontrolluppgiften som spärrad. Efter korrigering av kontrolluppgiften kan du manuellt avmarkera spärrningen så att kontrolluppgiften hanteras korrekt vid utskrift och skapande av diskett. Kontrollera kontrolluppgiftens värden och markeringar på eventuella förmåner och kostnadsersättningar som den anställde har erhållit under året. Korrigera de värden och markeringar som är felaktiga. När kontrolluppgiften är klar uppdaterar du genom att klicka på knappen [Spara]. För att ta bort en kontrolluppgift skall du ta fram den anställde som du vill ta bort och klicka på knappen [Ta bort]. För personer bosatta i utlandet ska kontrolluppgiften skrivas ut och redovisas på separat blankett, klicka på knappen [Skriv ut]. Glöm inte att ta bort deras kontrolluppgift när den skrivits ut. De ska ej med på ADB-medium Utskrifter för avstämning av kontrolluppgifter För att på ett enkelt sätt kunna stämma av årets kontrolluppgifter finns det några utskrifter som du bör känna till. Sammandrag kontrolluppgifter Vid utskrift av kontrolluppgifter kan du skriva ut ett sammandrag av samtliga kontrolluppgifter. Denna sida innehåller summeringar för varje summerbar uppgift från kontrolluppgifterna. Se nedan under utskrift av kontrolluppgifter. Underlag för kontrolluppgifter Om du mer ingående vill kontrollera en eller flera personers kontrolluppgifter kan du skriva ut ett detaljerat underlag för kontrolluppgifterna. På listan skrivs samtliga lönearter som en person har erhållit under inkomståret. Listan är sorterad efter kontrolluppgiftsnummer och summering per Kontrolluppgiftsnummer. 16

18 Inför Årsskiftet Bruttolönelista För att få en översikt över personalens bruttolöner och preliminärskatter kan du skriva ut en bruttolönelista. Väljer du att skriva ut denna lista som detaljerad erhåller du en utskrift där du ser varje löneperiods bruttolön och preliminärskatt. Årssammandrag skattedeklarationer För att kunna stämma av erhållna totaler från sammanställningen av alla kontrolluppgifter skall du skriva ut ett årssammandrag över samtliga skattedeklarationer under året. Ny kontrolluppgift För att lägga till en anställd och skapa en kontrolluppgift klickar du på knappen [Ny]. I dialogrutan syns en förteckning över de anställda som inte har någon kontrolluppgift skapad. Välj person för vilken du vill skapa en kontrolluppgift och klicka på knappen [OK]. Fyll därefter i de uppgifter som skall lämnas till skattemyndigheten. Om personen ännu inte är upplagt i personalregistret måste det göras först. Gå in under menyrubriken Register menyalternativ Personal klicka på knappen [Ny] och lägg upp den anställde. Återgå sedan till att granska kontrolluppgifterna och följ instruktionen ovan. 17

19 Inför årsskiftet med Mamut Lön Rättelse av kontrolluppgift I det fall som du har sänt en felaktig kontrolluppgift till skatteverket och vill korrigera denna går du in under menyrubrik Lönekörning, menyalternativ Kontrolluppgift och menyval Granska. Rätta värdena och ange dagens datum som rättelsedatum i ruta 40. Om du vill skriva ut den anställdes kontrolluppgift på blankt papper direkt klickar du på knappen [Skriv ut]. För att skriva ut kontrolluppgiften igen och skapa en ny diskett med rättelsen gå till registreringsbilden. Välj menyrubriken Lönekörning, menyalternativ Kontrolluppgift och menyval Skriv ut. I samband med utskriften och skapandet av ny diskett måste du ange det rättelsedatum som finns i ruta 40 på kontrolluppgiften i fältet Rättelsedatum. Då kommer endast de kontrolluppgifterna med angivet rättelsedatum med. Om det är första gången kontrolluppgiften skrivs ut och skickas lämnar du fältet blankt Skriva ut kontrolluppgifter När alla kontrolluppgifterna är klara för utskrift och ska skapas på diskett, gör enligt följande. 1. Gå in under menyrubriken Lönekörning, menyalternativ Kontrolluppgift och menyval Skriv ut. 2. Ange om du inte vill ha någon utskrift, vill göra utskriften till bildskärm eller till skrivaren direkt. 3. Markera om du vill skriva ut ett sammandrag av samtliga kontrolluppgifter. Denna sida innehåller summeringar för varje summerbar uppgift från kontrolluppgifterna. Denna sida är mycket bra att ha för att kunna stämma av dina kontrolluppgifter mot skattedeklaration och bokföring. 4. Om du mer ingående vill kontrollera en eller flera personers kontrolluppgifter kan du skriva ut en detaljerad lista på skapade kontrolluppgifter. På listan skrivs samtliga lönearter som en person har erhållit under inkomståret. Listan är sorterad efter kontrolluppgiftsnummer och summering per kontrolluppgiftsnummer. 18

20 Inför Årsskiftet 5. Välj på vilken blankett du vill att kontrolluppgiften skall skrivas ut. Du kan välja på Blankt papper eller Laserpost. Väljer du Laserpost skrivs kontrolluppgifterna ut på ett A4-ark som du kan försluta till ett brev. Vid utskrift av Laserpost kan du välja att skriva ut en bild som Porto betalt, om nu inte det finns förtryckt på blanketten. 6. Om du vill skapa en fil med alla kontrolluppgifter markerar du Skapa kontrolluppgiftsfil. Därefter ska du ange var filen skall skapas. Klickar du på knappen [...] så kan du välja den katalog eller enhet där filen skall skapas. Om du har flera bolag kan du spara kontrolluppgifterna för flera bolag i samma fil. Om det redan finns kontrolluppgifter skapade frågar programmet om du vill lägg till information i befintlig fil. Upprepa skapa KU-fil för varje bolag du vill ha med i filen. 7. Ange det inkomstår som utskriften skall avse. 8. För att selektera på anställningsnummer skall du först markera att detta skall göras. Därefter kan du välja intervall av anställningsnummer. Anges ingen markering kommer samtliga anställda med som har fått någon form av ersättning under året. 9. Rättelse av kontrolluppgift. Selektering på rättelsedatum gör du i det fall du redan sänt en kontrolluppgift till skatteverket och av någon anledning vill korrigera denna. I samband med utskrift eller skapande av ny diskett måste du ange det rättelsedatum som du har angivit vid bearbetning av kontrolluppgiften. Om det är första gången kontrolluppgiften skickas lämnar du fältet blankt. 10. Markera om du vill inkludera spärrade och ev. felaktiga kontrolluppgifter i KU-filen. Läs mer om detta under stycket Granska kontrolluppgifter. 11. Starta utskriften genom att klicka på [OK]. Nu skapas KU-filen och ev. utskrifter skickas till skrivaren. När filen är skapad visas en meddelande ruta med de uppgifter som ska stå på mediets etikett samt adressen till inläsningscentralen dit dina media ska skickas. Inga brev eller meddelanden får bifogas med mediet, eftersom ingen ärendehandläggning förekommer vid inläsningsstället. Om du vill lämna något meddelande tillsammans med kontrolluppgiften, ska du skicka det till ditt skattekontor. Kontakta närmaste skattekontor för ytterligare upplysningar. Om du har e-legitimation kan du lämna dina kontrolluppgifter på skattemyndighetens hemsida. 19

21 Inför årsskiftet med Mamut Lön 1.6 AFA-rapportering till Fora (AMF) Viktig information Fora Försäkringscentral presenterar en ny tjänst som innebär att du kan lämna årets slutliga löneuppgifter direkt på Foras hemsida istället för att fylla i och skicka in blanketter. Detta gäller alla företag upp till 200 anställda som tidigare rapporterat dessa uppgifter till Fora. För större företag finns det möjlighet att rapportera via fil. Du ska rapportera vad företaget betalat ut i lön före skatt, dels för alla anställda, dels för vissa grupper sammanlagt. Det kan skilja sig lite åt från företag till företag, men du får instruktioner som är anpassade efter just ditt företags avtal direkt i rapporteringstjänsten. Följande uppgifter ska rapporteras: Lön före skatt för varje anställd arbetare oavsett ålder. Ange om någon anställd arbetare slutat sin anställning eller blivit tjänsteman och datum för detta. Personuppgifter för nyanställda arbetare under året (och datum för anställningen). Löner sammanlagt för alla tjänstemän (om sådana finns anställda). Personuppgifter för anställda arbetare som varit för unga för att ingå tidigare. Från och med ska inte värdet av fri kost eller bostad ingå i löneunderlaget. AFA försäkring Mamut Lön har full hantering av AFA försäkringarna. Om du har tecknat en AFA försäkring skall du markera Fora-försäkring tecknad under menyrubrik Företag, menyalternativ Företagsinställningar. Välj sidomenyn Grundinformation och Försäkringar där du har inställningar för Fora. Fälten för avtalsnummer och procentsatser för olika Fora grupper 20

22 Inför Årsskiftet aktiveras. Procentsatserna för arbetare och tjänstemän hämtar du från den information som lämnas av Fora försäkringscentral. Vilka löneuppgifter som ligger till grund för summering och kontering av Fora styrs sedan av inställningen på varje löneart. Fora-hanteringen görs i tre steg, bereda, granska och skriva ut. Bereda I beredningsfasen går Mamut Lön igenom alla lönebesked som blivit uppdaterade under utbetalningsåret och summerar dessa till redovisningen av Fora uppgifter. På varje löneart finns angivet ifall den är grundande för AFA eller inte. Tänk på att det är den aktuella inställningen i löneartsregistret som gäller, inte den som var aktuell när lönebeskedet skapades. Med denna uppbyggnad kan du i efterhand ändra uppgiften Fora AFA grundande för en löneart och göra om beredningen. Om du har haft av fri kost eller bostad under året ska inte värdet ingå i löneunderlaget. Ta bort markeringen för grundande för AFA-försäkring på dessa lönearter innan beredningen Starta beredning 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Fora AFA Underlag och menyval Bereda. 2. Välj Utbetalningsår och eventuellt Anställningsnummer (om bara en anställd ska beredas). 3. Om du på någon person har haft en felaktig inställning på Fora AFA-Försäkring i personregistret under utbetalningsåret kan du markera Använd aktuell Fora-typ. Programmet använder då de aktuella inställningar du har på varje person i personregistret. 4. Klicka på Slutför. Vid beredningen summeras beloppen för alla lönearter som är Fora AFA-grundande till den Fora-kategori som aktuell person tillhörde när lönebeskedet skapades. 21

23 Inför årsskiftet med Mamut Lön På detta sätt blir summeringen korrekt även om en anställd har ändrat tillhörighet till Fora AFA-kategori under året. Uppstår något problem under själva beredningen lämnas meddelande om detta. Granska För att granska Fora AFA uppgifter måste du först ha kört en beredning. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Fora AFA-underlag och menyval Granska. Efter beredningen kan du göra egna justeringar av den summa som avser en viss Forakategori. Detta medför att du kan ta med personer i AFA redovisningen som inte alls fått lönen utbetald via Mamut Lön, de måste dock vara inlagda i personalregistret. I granskningsbilden redovisas alla de Fora AFA-grundande lönearter som förekommit för en anställd under året. Du kan justera den anställdes sammanlagda lönesumma för en viss Fora AFA-kategori. Skriva ut Fora AFA listorna skrivs ut på blankt papper. Ett annat alternativ är att redovisa AFA uppgifterna via fil som skickas till FORA försäkringscentral. 1. Välj menyrubriken Funktioner, menyalternativ Fora AFA-underlag och menyval Skriv ut. 2. Bocka i alternativet Redovisa Fora på disk. 3. Välj var filen ska sparas genom att trycka på knappen [ ], markera en mapp eller enhet och tryck [OK]. 4. För att starta utskriften klicka på knappen [OK]. 1.7 Skapa nytt år Innan löner kan köras på nästa år måste året först läggas upp. Vid uppläggning av ett nytt år kopieras löneartstabeller, standardlönebesked och ingående saldon från föregående år. Löneperioder och skatteperioder skapas med samma inställningar som föregående år. Det är inte nödvändigt att alla löner är färdiga på det gamla året. Det går bra att arbeta flera år parallellt. 22

24 Inför Årsskiftet 1. Gå in under menyrubriken Företag, menyalternativ Skapa nytt år. 2. Kontrollera att det är rätt år som skapas genom att titta längst ner i texten. 3. Klicka på knappen [Slutför] 1.8 Import av lönearter Inför varje år kan du behöva se över de lönearter som du använder. Om du använder dig av standardtabellen kan du uppdatera förändrade lönearter genom att importera en ny standardtabell. Import Fil Välj Register Import Lönearter. Klicka på knappen [...] för att komma till en dialogruta där du kan leta reda på den katalog där din importfil finns. Importfilen skall ha typ deklarationen "CIE" för Import Export. När du markerar importfilen visar Mamut Lön allmän information om filen med uppgifter om när och var den är skapad. Om du väljer filen och klickar [Öppna] visas samma information i dialogrutan för importen. 23

25 Inför årsskiftet med Mamut Lön Välj löneartstabell Vid importen kan du välja till vilken existerande tabell du vill göra importen. Som standard föreslår programmet samma tabell som finns i filen. Om den importerande tabellen inte finns markeras ett alternativ för ny tabell. Lägg till nya lönearter Med detta alternativ styr du importen av nya lönearter som inte finns i din tabell. Uppdatera existerande lönearter Om du kontinuerligt underhåller ditt löneartsregister från ett annat system har du möjlighet att styra om befintliga lönearter skall uppdateras eller inte. Om du har förändrat någon eller några lönearter som du inte vill påverka vid en import kan du spärra dessa så att de inte påverkas, även om du markerar Uppdatera existerande lönearter. Det gör du med hjälp av alternativet Spärra mot import i löneartsregistret. Importera löneartsstyrningar I Mamut Lön finns olika sätt att få in uppgifter i löneregistreringen. Genom guider, importer och kalendarie kan man generera lönearter in i lönebeskeden. För att programmet skall veta vilket löneartsnummer varje händelse skall ha finns en uppsättning löneartsstyrningar. Varje händelse består av en kod, beskrivande text på händelsen och löneartsnummer med tillhörande löneartsnamn. Om du vid import av löneartstabellen vill kunna utnyttja ovanstående funktioner måste det i den importerande filen finnas löneartsstyrningar som du skall välja att importera. Du kan ändra och komplettera löneartsstyrningar i registret över dessa. 24

26 Inför Årsskiftet 1.9 CSR Svar När disketten som skickats till skatteverket kommer tillbaka ska den läsas in i systemet så att alla anställda uppdateras med rätt skattesatser och eventuella jämknings beslut. Sätt in disketten i datorn och gör enlig följande 1. Gå in under menyrubriken Funktioner, menyalternativ CSR, menyval CSR Svar. 2. I fältet Sökväg till filen skall du ange var ditt CDR-svar finns. För att välja katalog där filen finns kan du klicka på knappen med tre punkter. I den öppna-dialog som kommer fram finns två filformat som du kan välja på. Har du ställt förfrågan på en XML-fil skall du ha "XML Svarsfil" som alternativ. Har du skickat en diskett/cd måste du hal "CSR Svarsfil" för att du skall få fram din fil. Programmet föreslår samma sökväg som användes när du gjorde din CSR-förfrågan 3. Markera ditt CSR-svar. För förfrågan via diskett/cd heter filen "UBR700U1.CSR" och om du har skickat en XML-fil heter filen t ex "CSRUtdrag_ xml". 4. Har du skickat in CSR förfrågan för flera bolag läser programmet in uppgifter enbart för det företag du står i. Byt företag och upprepa proceduren för varje företag du har ställt en förfrågan för Import bilförmånsvärden Inför varje år kan du behöva se över listan över förmånsbilar. Normalt uppdateras bilprislistan vid programuppdateringen men den uppdateras kontinuerligt och finns att ta hem på våran hemsida om du har en ny bil som du saknar. 25

27 Inför årsskiftet med Mamut Lön Fil att importera Klicka på knappen [...] för att komma till en dialogruta där du kan leta reda på den katalog där din importfil finns. Importfilen har typ deklarationen "DAT" och benämns normalt "Billista åååå.dat". Uppdatera bilförmånsvärden Inför lönekörningen i januari måste du uppdatera förmånsvärdena för dina befintliga förmånsbilar. Har du inte uppdaterat förmånsvärdet varnar programmet dig när du påbörjar lönekörningen i januari. Kontrollera att du står på det nya året innan du påbörjar förändringen. Detta gör du enligt följande: 1. Gå in under menyrubrik Företag och menyval Beräkna ny bilförmån. 2. Du kommer in i en guide som informerar dig om nya värden på prisbasbelopp och statslåneränta. 3. Klicka på [Nästa] så kommer du vidare i guiden där du kan välja om du vill ta bort markering för miljöbil på de personer som har detta. 4. När du går vidare till nästa bild kommer du till sista dialogen där du kan klicka på [Slutför] för att slutföra guiden och låta programmet beräkna nya förmånsvärden för dina anställda. 5. Förutom att programmet uppdaterar nytt förmånsvärde sätts också inkomståret för det beräkna bilförmånsbeloppet Januari månads lönekörning Lönekörningen genomförs precis som vanligt men med en skillnad. För att kunna köra löner i det nya året krävs det att man är inne i rätt år. Gå in under menyrubrik Företag, menyalternativ Välj år. Välj det aktuella året i fältet Byt till år och klicka på knappen [OK]. Längst uppe till vänster i den blå programlisten syns vilket år man är inne i Semesterskuldlista Gäller Mamut Lön Professional. 26

28 Inför Årsskiftet Innan det nya året påbörjas och eventuellt semesterårsskifte körs är det lämpligt att skriva ut en semesterskuldslista. Då skrivs en komplett förteckning ut över den semesterlöneskuld som företaget har till de anställda. Semesterskulden kan bokas upp automatiskt av löneprogrammet. Vid årsbokslut sker en avstämning mellan semesterskuldslistan och eventuell uppbokad semesterskuld. Skriva ut semesterskuld 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester, menyval Semesterskuld. 2. Välj om utskriften ska ske på skrivare eller bildskärm. 3. I fältet Per datum per vilket datum som du vill skriva ut en semesterskuldslista. Har du skapat underlag genom att först bereda semesterskulden måste du ange samma datum som det slutdatum du angav vid beredningen. 4. Det finns möjlighet att välja anställningsnummer, avdelning eller de båda kategoriuppgifterna för urval om du endast vill att vissa anställda ska komma med på listan. 5. Under stycket inställningar finns valet Hämta uttagna dagar från personregistret. Det innebär att då lönearter ej används för att minska semesterdagarna kan semesterskulden hämta aktuella inmatade uppgifter från personregistret. Första året man använder programmet kan det valet behövas eftersom ingen historik finns att tillgå bakåt i tiden. Att bocka i Använda redan gjord beredning är ovanligt. Men om korrigeringar behövs så gör man dessa precis som när man granskar semestern vid ett semesterårsskifte. Sedan skrivs listan ut med en bock i denna ruta Semesterårsskifte Gäller Mamut Lön Professional. När det är dags att ge de anställda nya semesterdagar ska ett semesterårsskifte göras. Oavsett om ni använder semesterår eller kalenderår som intjänande år fungerar de nedanstående instruktionerna. Det är bara att välja de datum och avtal som är rätt för mitt företag. 27

29 Inför årsskiftet med Mamut Lön Programmet kan räkna fram underlag till semesterberäkningen. Endast de anställda som har det semesteravtal du väljer vid beredningen kommer att ingå i semesterberäkningen. För att kontrollera vilken semesterberäkning som är valt på en person gå in i personregistret under sidomenyn semester. Arbetet med semesterberäkningen är uppdelade i fyra moment enligt följande: Bereda, Granska, Skriv ut och Uppdatera. Ett femte moment som kan vara användbart är att du kan återföra ett uppdaterat semesteravtal. I Mamut Lön finns generella semesteravtal fördefinierade för samtliga företag. För att förändra ett semesteravtal kan du per företag gå in under menyrubrik Register, menyalternativ Semestervärden. Semestervärden på ett och samma avtal kan alltså skilja sig åt mellan olika företag. Bereda 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester och menyval Bereda. 2. Välj det semesteravtal som ska beredas. Du får göra en semesterberedning för varje avtal som du har. 3. I Start-/Slutdatum anges det start och slutdatum för de utbetalade lönebeskeden som du vill ackumulera. Det handlar därmed om att ange utbetalningsdatum ej intjänandeperiod. Semestergrundande inkomster under den valda utbetalningsperioden summeras. Du kan ange vilket intervall du vill. Som standard erhåller du alltid ett helt år från det startdatum du anger. Vill du endast bereda semester för en kortare period anger du bara till vilket datum beredningen skall ske. Tänk på att välja rätt datum det är oerhört viktigt! Huvudsaken är att det var exakt tolv månader sedan den förra beredningen gjordes. Vill man vänta med att köra semesterberedningen tills dess att frånvaron för sista dagen i semesterårets intjänande period är registrerad går det bra att köra beredningen en månad senare. Huvudsaken är att vara konsekvent från år till år och välja samma datum intervall med skillnad för året. 4. Ska alla anställda med det valda avtalet ingå i beredningen klickar du på knappen [OK]. Annars väljer du vilka personer som skall ingå i beredningen genom att ange start och slutvärde på anställningsnummer. Du kan även selektera på avdelning och de båda kategoriuppgifterna som du kan definiera i Mamut Lön. 28

30 Inför Årsskiftet Granska När beredningen är klar finns det möjlighet att granska det som räknats fram samt att korrigera eventuella felaktigheter. 1. Gå in under menyrubriken Funktioner, menyalternativ Semester och menyval Granska. 2. De personer som kommit med vid beredningen visas i listan. Markera den person som ska korrigeras, dess värden visas i fälten nedan och det går att korrigera. Glöm inte att klicka på [Spara]. Ändringar och kontroller kan även göras under knappen [Underlag]. Där syns vad beredningen har summerat ihop under de olika flikarna och vad som ligger till grund för semesterlönen. När man är nöjd med resultatet är det bara att klicka på knappen [Stäng]. Skriv ut Nu är det dags att skriva ut en semesterspecifikation som visar alla de nya uppgifterna som kommer att överföras till personregistret vid uppdateringen. Den kan vara bra att ha om någon undrar över vad de fått och varför. 1. Välj menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester och menyval Skriv ut. 2. Välj om utskriften ska ske på bildskärm eller skrivare. 3. Markera det semesteravtal som ska skrivas ut i listan. Har du flera avtal får du göra en utskrift per avtal. 4. Ska alla med det valda avtalet skrivas ut är det bara att klicka på knappen [OK]. Ett tips är att bocka i detaljerad lista för att få med informationen om semestergrundande dagar osv. För att göra ett urval: Välj vilka personer som skall ingå i beredningen genom att ange start och slutvärde på anställningsnummer. Du kan även selektera på avdelning och de båda kategoriuppgifterna som du kan definiera i Mamut Lön Uppdatera När du är klar med din semesterberäkning skall den beräknade informationen uppdateras till personregistret. Här kan du välja att uppdatera samtliga eller enskilda personer för det semesteravtal som du har valt. Har de framräknade semesteruppgifterna varit felaktiga kan du återställa en gjord uppdatering. Vid uppdatering av semesteruppgifter läggs det datum som du anger som slutdatum för semesterberedningen i personregistrets uppgift Beräknad t.o.m. datum. Uppdatera 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester och menyval Uppdatera. 2. Bland de redovisade semesteravtal som visas i fältet Semesteravtal skall du välja det avtal du vill uppdatera semestervärden för. Endast de personer som har det semesteravtal som du väljer visas i listan. Ska alla i listan uppdateras behövs inget semesteravtal väljas. 3. Bland de personer som visas i lista kan du välja att uppdatera alla eller markerade anställda i listan. För att kunna välja att endast uppdatera markerade anställda måste du först skifta till alternativet Markerade. Om du vill selektera ut flera anställda för uppdatering men inte välja alla kan du markera en anställd i taget genom att hålla ner tangenten [Ctrl] samtidigt som du klickar på de anställda du vill uppdatera. 29

31 Inför årsskiftet med Mamut Lön 4. Efter att du har markerat de personer som skall uppdateras eller har Alla i listan markerad klickar du på knappen [Uppdatera] för att starta överföringen av semesteruppgifterna till personregistret. Efter uppdateringen flyttas semesteruppgifterna till historiken över semester Lönestatistik Det finns en lista under menyrubriken Utskrifter, menyalternativ Lönestatistik. För att den ska fungera krävs att lönearterna har rätt löneartsklass inställd. Varje löneart tillhör en löneartsklass som du kontrollerar under fliken Statistik i löneartsregistret. Dessutom måste sjuklönen rapporteras in med datum på lönebeskeden. Listan visar en del av den information som ska med. Men sammanställningen av åldersgrupper, man respektive kvinna, lång / korttidsfrånvaro samt procentuell frånvaro måste göras manuellt. 30