Avrapportering till. Näringsdepartementet/ F.d. Landsbygdsdepartementet

Transkript

1 KKV1015, v1.4, SKRIVELSE (7) Avrapportering till Näringsdepartementet/ F.d. Landsbygdsdepartementet Regeringsuppdrag kompetenshöjande insatser inom livsmedelsupphandling 461/2014 (L2014/1808/DL) Uppdraget Konkurrensverket har fått i uppdrag den 19 juni 2014 att genomföra kompetenshöjande insatser inom området offentlig upphandling av livsmedel, med särskilt beaktande av miljö- och djurskyddsaspekter. Insatserna ska fokusera på att förbättra uppföljning av offentlig upphandling som rör livsmedelsområdet. Upphandlande myndigheter och leverantörer ska informeras om hur en effektiv uppföljning av främst djurskyddskrav kan skapas och genomföras. Verksamhet med liknande syfte och mål genomfördes under åren på Miljöstyrningsrådet inom Sverige det nya matlandet. Målgrupper är samtliga aktörer inom livsmedelsupphandling, såväl upphandlande myndigheter som leverantörer då alla aktörer är en del av, och har ett ansvar för, den fungerande offentliga affären. Detta är en avrapportering av uppdraget. Syfte och mål Syftet med informationsinsatserna inom uppdraget har varit fortsatt kompetensuppbyggnad, förenklade köp- och säljprocesser och förbättrad dialog inom offentlig livsmedelsupphandling. För att åstadkomma kompetenshöjande insatser inom livsmedelsupphandling har ett uppdaterat stödmaterial utformats och ett utökat IT-stöd implementerats. Målet är att öka förutsättningarna för en konstruktiv dialog och fungerande uppföljning som leder till bättre offentliga affärer i praktiken mellan Adress Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 Telefon Fax konkurrensverket@kkv.se

2 (7) upphandlande myndigheter, grossister och leverantörer, t.ex. primärproducenter, förädlare och importörer. Material som tagits fram inom uppdraget: Manual för att genomföra en upphandlingsprocess som underlättar användningen och uppföljningen av upphandlingskriterier med fokus på miljö- och djurskyddskriterier till stöd för både köpare och säljare. En uppdaterad leverantörsförsäkran, i både svensk och engelsk version, för att underlätta verifiering och uppföljning av upphandlingskriterier som även kan bidra till stärkt internationell konkurrens. En instruktion till hur leverantörsförsäkran ska fyllas i. Praktiska upphandlingsinstruktioner för olika målgrupper. Livsmedelsutskick som möter målgruppernas behov. Aktiviteter Arbetet har initierats, samordnats och drivits av Konkurrensverket med hjälp av databasägaren Dabas och den svenska marknadens fullsortimentsgrossister. Arbetet har skett i nära samarbete med delar av de expertgrupper som bidragit till kriterieutvecklingen och den referensgrupp för livsmedelupphandling som är knuten till verksamheten. Resfria möten har hållits regelbundet med referensgruppen i syfte att skapa en målgruppsanpassning, förankring av projektet samt bidra till att identifiera lösningar som möter specifika kriterie- och uppföljningsutmaningar inom livsmedelsområdet. En enkät har genomförts för att stämma intresset för, samt behovet av, stöd inom specifika områden. Det framtagna materialet som möjliggjort projektets genomförande har även kvalitetssäkrats och kopplats till kriterieprocessen för upphandlingskriterier.

3 (7) Informationsseminarier har genomförts tillsammans med Dabas och fullsortimentsgrossisterna i Stockholm, Göteborg, Malmö och Umeå med sammanlagt nära 250 deltagare. Heldagsseminariernas syfte har varit att ge köpare och säljare en gemensam kunskapsplattsform och har utformas efter målgruppernas behov. Förmiddagen har vänt sig till säljarna, t.ex. mindre grossister, importörer och producenter och eftermiddagen har fokuserat på köparna, t.ex. beslutsfattare, upphandlare, konstansvariga och miljöchefer. Stödet för hållbar upphandling, bakgrunden till upphandlingskriterierna, manualen, leverantörsförsäkran, manualen till leverantörsförsäkran och den tekniska databaslösningen har presenterats samt en tillämpning av leverantörsförsäkran med möjlighet till erfarenhetsutbyte och diskussion. Leverantörsförsäkran används redan i dag av leverantörer i anbudsgivning på inrådan av samtliga livsmedelsgrossister. Resultat Vår bedömning, som grundar sig på återkoppling från grossister, är att uppdraget har resulterat i effektivare verifiering innan tilldelning av offentliga livsmedelskontrakt och mer frekvent uppföljning på artikelnivå under avtalsperioden med särskilt beaktande av miljö- och djurskyddsaspekter. En förutsättning för effektiviseringen är att det finns effektiva verktyg för ett transparent informationsutbyte som säkerställer att ställda krav motsvarar upphandlande myndighets ambition och minimerar behovet av uppföljningsresurser. Den förbättrade möjligheten till uppföljning av livsmedel har åstadkommits genom att en IT-lösning har utvecklats och implementerats tillsammans med den ledande foodservicedatabasen Dabas som möjliggör egendeklaration av prestanda på artikelnivå. Dabaslösningen innebär att leverantören kan deklarera vilka artiklar som uppfyller de upphandlingskriterier som Konkurrensverket erbjuder som en frivillig service till upphandlande myndigheter. Leverantörens artiklar ligger redan sedan tidigare i databasen med information om ingrediensförteckning, allergiinformation näringsvärde, förpacknings- och märkningsinformation m.m. Artiklarnas prestanda är sök- och jämförbara vid upphandlande myndigheters marknadsundersökningar och informationen tankas redan i dag ned av upphandlingsstödjande system och kostplaneringsprogram. Leverantörerna ansvarar för informationen i databasen och det ligger i deras intresse att all information i databasen är korrekt eftersom informationen används vid av såväl offentlig sektor som fullsortimentsgrossisterna. Fördelen med en databaslösning är att all artikelinformation är samlad på ett ställe och det underlättar uppdateringar vilket är tids- och kostnadsbesparande för branschen. Dabas erbjuder strukturerad och transparent information, skapar tydligt informationsansvar, ökar samsynen kring bevismedel och verifikat, underlättar granskning och kvalitetssäkring av vilka upphandlingskriterier som uppfylls av

4 (7) enskilda artiklar samt minskar risken för överprövningar. Information som alltid är tillgänglig för upphandlande myndigheter tillhandahålls till oförändrad kostnad för de allra flesta leverantörer då deras artiklar redan ligger i databasen. Upphandlande myndigheter får genom databasen utökade möjligheter att komplettera de marknadsundersökningar som redan i dag görs i databasen genom att även upphandlingskriterier nu inkluderas i databasens sökmöjlighet. Information erhålls utan kostnad för upphandlande myndigheter. Upphandlande myndigheter kan även vända sig direkt till producent/importör för konkreta produktfrågor då kontaktuppgifter finns tillgängliga på leverantörsförsäkran i databasen. Regeringsuppdraget för kompetenshöjande insatser inom livsmedelsupphandling har gett förbättrade förutsättningar för Konkurrensverkets att utveckla, implementera och informera om de nya möjligheter för uppföljning som Dabas utarbetat i samarbete med Konkurrensverket. Uppnådda effekter Köpares och säljares möjligheter för en mer resurseffektiv och systematisk uppföljning av ingångna avtal har förbättrats vilket har framkommit under de genomförda informationsseminarierna. Detta bidrar till att offentlig sektor erhåller den artikelprestanda som upphandlats och således ska levereras i enlighet med avtal.. Bristfällig uppföljning av ingångna avtal är för många upphandlande myndigheter en utmaning. Utmaningen upplevs minska när upphandlande myndigheter enklare kan göra kontroller av att avtalen följer upphandlad miljöoch djurskyddsprestanda vilket frigör resurser för andra avtalskontroller, såsom prisreglering, sortiment och förekomsten av eventuella ersättningsartiklar. Uppdraget har enligt grossister resulterat i en mer resurseffektiv anbudsläggning för säljarsidan och ökad möjlighet till likabehandling av leverantörer då informationen i Dabas leder till bättre beslutsunderlag vid tilldelning av kontrakt. De utökade möjligheterna till verifiering innan tilldelning av kontrakt är av stor vikt men den största förtjänsten med databasens uppgifter är det stöd som kan fås under avtalsperioden. Den effektivisering som nu kan uppnås vid uppföljning av upphandlingskriterier frigör resurser till att genomföra andra viktiga uppföljningskontroller nämnda ovan, t.ex. att produkter motsvarar den kvalitet som upphandlats och därmed kontrakterats även när produkter ersätts av likvärdiga vilket sker frekvent under hela avtalsperioden. Uppdraget har bidragit till att uppmärksamma leverantörssidan om behovet av kvalitetssäkrad information från primärproduktionen samt förädlingsledet då upphandlande myndigheter efterfrågar långtgående prestandakrav i sina

5 (7) livsmedelsupphandlingar. Offentlig sektor har enligt leverantörer på informationsseminarierna stärkt sin ställning som kund då spelreglerna för den offentliga affären upplevs mer transparenta än tidigare för underleverantörerna. Underleverantörerna har därtill ofta stor möjlighet att möta offentlig sektors efterfrågan påprodukter som uppfyller hög kvalitet och högt ställda krav på miljö, djurskydd och sociala villkor vid produktionen. Vår bedömning är att uppdraget även bidragit till ökad transparens mellan marknadens anbudslämnare och likabehandling av de aktörer som är underleverantörer till de större grossisterna samt förbättrade möjligheter för SMEföretag att lämna anbud ellervara underleverantör till en anbudslämnare. Den ökade tydligheten vid kontroller under upphandlingen bidrar till att minska risken för överprövning vid livsmedelsupphandlingar och gör det svårare för oseriösa leverantörer då produktens prestanda öppet deklareras för köpare såväl som konkurrenter. En databaslösning erbjuder även en möjlighet att hålla informationen uppdaterad på ett och samma ställe vilket minskar den administrativa bördan vid uppföljning för leverantörerna. Uppdraget har enligt grossister, leverantörer och upphandlande myndigheter ökat samsynen inom upphandlande myndigheter och mellan upphandlande myndighet och leverantör om hur ett förfrågningsunderlag kan utformas gällande kriterier för miljö, djurskydd och social hänsyn samt hur verifiering och uppföljning kan ske. Det bidrar till färre och effektivare användning av samhällets resurser. Framtida möjligheter En central framgångsfaktor vid informationsarbete är långsiktighet. Upphandlingsinformation upplevs som mest relevant i anslutning till upphandlande myndigheters utarbetande av förfrågningsunderlag och för de leverantörer som redan levererar till offentlig sektor. Information ger bäst resultat när den upplevs som tillräcklig och ges vid rätt tillfälle. Då upphandling sker vart annat till vart fjärde år kommer fortsatt informationsspridning ge stor utväxling om informationen upprepas. Även medskicket från deltagarna på de genomförda seminarierna har identifierat behovet av ett IT-stöd samt ett fortsatt behov av målgruppsanpassad information vid rätt tillfälle. Idag ägs databasen av Delfi Marknadspartner AB men tidigare ägdes databasen av dagligvaruleverantörernas förbund (DLF) som år 2000 sålde ut all kommersiell verksamhet då en av fördelarna ansågs vara att öka konkurrensutsättningen av flera branschsystem. Utgångspunkten för arbetet med databasägaren Dabas är att databasen är den befintliga lösningen för offentliga livsmedelsmarknaden med en täckning på artiklar från 359 livsmedelsföretag till dags dato. All information som finns i Dabas är även tillgänglig via andra IT-system som stödjer livsmedelsupphandling och måltidsverksamhet, t.ex. Hantera, Compare, Aivo,

6 (7) Machie och Matilda. Lösningar av databastyp bör därför ytterligare implementeras i samarbete med marknadens aktörer genom en fortsatt informationsinsats mot upphandlande myndigheter samt mot nuvarande och framtida leverantörer till offentlig sektor. Delfi ägdes en gång i tiden av Dagligvaruleverantörernas förbund, DLF, som år 2000 fattade beslut om att sälja ut all kommersiell verksamhet som DLF på den tiden ägde, då man inte längre ville ta affärsrisken, samtidigt som man insåg fördelarna med att konkurrensutsätta verksamheten. Ju fler artiklar som ligger i databasen desto enklare och effektivare blir den offentliga livsmedelsaffären. Beredskap att konstruktivt stödja upphandlande myndigheter och leverantörer behövs även framöver till de leverantörer som nu börjar registrera information för sina artiklar kopplat till upphandlingskriterier i Dabas. Stöd behövs även för de upphandlande myndigheter som framöver kommer möta ökande krav från leverantörerna när marknadsundersökningar görs i Dabas. Sakfrågor som även bör ägnas särskild vikt kopplat till inköpsprocessen är att uppmärksamma köparen om vikten av relevanta och välavvägda förfrågningsunderlag med fokus på miljö- och djurskyddskrav samt att uppmärksamma leverantörer om vikten av relevant information på artikelnivå med fokus på miljö- och djurskyddskrav. Det finns således en stor potential för att ytterligare utväxling av projektet genom att fortsätta att sprida redan framtagen information till leverantörer och beställare framöver gällande uppföljning samt att arbeta vidare med strategiska modeller och goda exempel inom samtliga delar av den offentliga affären. Information kommer löpande att skickas ut till de som anmält sig till informationsutskick för att sprida information, t.ex. marknadsinformation, som underlättar den offentliga livsmedelsaffären för både köpare och säljare vilket underlättar användandet av upphandlingskriterier i enlighet med den ambition och de resurser som finns i varje enskild upphandlande myndighet. Leverantörerna stimuleras även att leverera till offentlig sektor genom ökad tydlighet och transparens vilket bidrar till konkurrenskraftigare offentliga affärer.

7 (7) Ekonomi Uppdragets kostnader för externa kostnader uppgår till kr. och total arbetstid på uppdraget är 573timmar till en kostnad på kr. Total kostnad för uppdraget är kr. Detta beslut har fattats av generaldirektören. Föredragande har varit Monica Sihlén. Dan Sjöblom Monica Sihlén Kopia till de som uppdraget skickades ut till: Regeringskansliets förvaltningsavdelning Finansdepartementet/Ba Socialdepartementet/ESA Näringsdepartementet/MK Miljödepartementet/MM Statens jordbruksverk Riksdagens miljö- och jordbruksutskott