Du har e-post. Lotus Notes 8.5 Standard. Flöden

Transkript

1 Flöden Prenumerera på flöden från webbplatser, t ex dagensmedicin.se, och få information om nytt innehåll utan att själv behöva besöka sidan. Klicka på. En dialogruta öppnas. Ange URL-adressen till flödet. Välj OK. Ange Flödesnamn och ställ in hur ofta sökning efter uppdateringar skall göras samt hur länge posterna skall behållas genom att välja i listorna. Avsluta med OK. En oläst post är markerad med fet stil. Högerklicka på ett flöde och välj åtgärd i menyn för att markera poster som lästa och olästa. Klicka på en post i flödet för att få mer information. Dubbelklicka eller välj Öppna för att öppna postens webbplats i en ny flik. Välj för att uppdatera samtliga flöden. Högerklicka på ett flöde och välj Redigera flödesprenumeration för att ändra flödets inställningar. Välj för att ställa in vilka flöden som ska visas. Högerklicka på ett flöde och välj Avbryt prenumeration på flöde för att avbryta prenumerationen. Om du har frågor Vanliga frågor och svar finns att läsa på ditt lokala intranät. Du finner även information om e-post på (se Frågeplatsen). Kontakta lokal support/helpdesk vid eventuella frågor. Du har e-post Lotus Notes 8.5 Standard Stockholms Läns Landsting, Centrala Domino-förvaltningen Snabbguiden är en manual framtagen av Centrala Domino-förvaltningen i samarbete med Karolinska Universitetssjukhuset, Södersjukhuset AB, Stockholms Läns Sjukvårdsområde, Landstingsstyrelsens förvaltning, Södertälje sjukhus och Danderyds Sjukhus AB. De konkreta tips, och dess användningsexempel, som används i Snabbguiden är ursprungligen en idé framtagen av en arbetsgrupp vid Danderyds Sjukhus AB. Omslagsfoto Johnér Bildbyrå Yvonne ThorfveEverett, IntraKey AB Produktion Informator Utbildning Svenska AB 20 Notes

2 Innehåll Snabbguide till din e-post 2 Starta Notes 3 Avsluta Notes 3 Hemsidan 3 Ändra lösenord 3 Ange signatur 4 Arbetsytan med flikar, menyer, val och sidofält 5 Öppna 5 Mer-menyn 5 Sök 5 Anpassa Notes 6 Anpassa sidofältet 6 Anpassa Öppna-menyn 6 Anpassa Hemsidan 6 Skriva och adressera e-post 7 Adressboken 7 Distributionslistor och funktionsbrevlådor 8 Bifoga bilaga 9 Lägga till ny adress i kontakter 10 Lägga till ny e-postgrupp 10 Läsa, besvara och hantera e-post 11 Läsa e-post 11 Uppmärksamhetsindikatorer 11 Besvara e-post 12 Snabbguide till din e-post 2 Notes Öppna, spara och hantera bifogade bilagor 12 Vidarebefordra e-post 13 Ta bort e-post i Inkorgen och i Sända 13 Skapa mappar 13 Flytta e-post till mapp 13 Mellanlagring 14 Skapa och använda brevmall 14 Uppföljningsflaggor 14 Kalenderbokningar och kallelser 15 Kallelse till möte 15 Boka rum/resurs 16 Besvara kallelse 16 Skapa gruppkalender 16 Öppna gruppkalender 17 Delegera post och kalender 17 Skapa genväg till annans konto 17 Öppna annan post, kalender och att göra-uppgifter 17 Inställning för externa avsändare 18 Aktivera meddelande 18 Sidofältet 19 Endagskalender 19 Sametime 19 Flöden 20 Om du har frågor 20 Denna snabbguide innehåller instruktioner för att arbeta med ditt e-postprogram Lotus Notes 8.5 (Notes) samt tips och råd för effektiv användning av e-post inom SLL. Rätt använt är e-post ett effektivt och praktiskt verktyg som förenklar vår vardag. Men e-posten kan också orsaka missförstånd och ta onödigt mycket tid om vi använder den på fel sätt. Vi hoppas att du ska uppleva både e-postsystemet och materialet i denna snabbguide som viktiga hjälpmedel för att åstadkomma en bra och effektiv kommunikation inom organisationen. Riktlinjer för användning av e-post inom SLL All kommunikation via SLL:s e-post omfattas av SLL:s riktlinjer för informationssäkerhet. På ditt intranät kan du söka mer information om hur e-post bör hanteras inom din organisation. Sidofältet Endagskalender Sametime Använd Endagskalendern för att se dagens möten och kalenderuppgifter. Klicka i kalendern för att visa andra dagar. Klicka på för att komma åt kalenderns åtgärdsknappar Nytt och Mer. Med Sametime kan du skicka snabbmeddelanden till dina kollegor och ta skärmdumpar. Välj Arkiv, Inställningar och därefter Sametime i dialogrutan för att anpassa Sametime. Skicka snabbmeddelanden Klicka på Logga in. Nu visas att du är tillgänglig för andra användare, och du kan se vilka som är tillgängliga. Logga ut eller ändra status genom att klicka på pilen vid din status, se bild. Skapa en snabbkontaktlista genom att klicka på. Välj fliken Bläddra efter namn. Skriv in namnet på personen som du vill lägga till genom att skriva efternamn, förnamn och välj Sök. Markera och välj Lägg till. Dubbelklicka på ett namn med aktiv status i din snabbkontaktlista för att starta ett snabbmeddelandefönster. Skriv in ditt meddelande och välj Sänd. Välj Stäng för att avsluta. Ta skärmdumpar 1. Välj. Musmarkören ändras nu till ett kryss. 2. Markera område som skärmdumpen ska tas på genom att hålla ned musmarkören och dra ut en rektangel runt området. När du släpper musknappen öppnas skärmdumpen i Skärmbildsverktyget. 3. a) Tryck ned musmarkören i bildfältet för att rita i bilden. b) Välj Ta ny bild för att slänga bilden och ta en ny. c) Välj Arkiv, Spara bild... för att spara bilen. Notes 19

3 Ej på kontoret -funktionalitet Välj Nej vid Standardärende/ Meddelande för att skriva ett eget meddelande. 18 Notes Nytt frånvarotillfälle Inställningar Komplettera standardmeddelandet med din signatur och välj spara ändringar. 1 Välj Öppna och välj Post. 2. Välj Mer och Ej på kontoret. Inställning för externa avsändare Ställ in så att även mottagare utanför Domino SLL får ditt Ej på kontoret -meddelande. 1 Välj fliken Inställningar. 2 Vid Svara på internet mail, markera Ja. 3 Välj Spara ändringar (visas endast då något har ändrats). Aktivera meddelande 1 Klicka på i rutan för frånvarotillfällen. 2 Ange datum och tid du är frånvarande och ändra eventuellt meddelandetexten. 3 Välj OK. Tips! Välj Ja vid Boka Kalender så att det syns att du är upptagen. Aktivera frånvarofunktionen om du kommer att vara borta från din ordinarie arbetsplats mer än några dagar. Ett (1) meddelande kommer automatiskt att skickas till alla som skickar e-post till dig under din frånvaro. Observera att du själv måste ändra inställning till ett Ja vid Svara på internet mail så att även avsändare utanför Domino SLL får ditt meddelande. Obs! Det kan ta upp till 1 timme innan avsändaren får ett frånvaromeddelande. Starta Notes 1 Starta Notes från Start-menyn eller från en genväg på skrivbordet. Då öppnas en inloggningsruta. 2 Skriv in lösenord i inloggningsrutan och välj OK. Avsluta Notes Hemsidan Ändra lösenord Välj Arkiv, Avsluta. Svara Ja om säkerhetsfråga visas. Du kan också stänga programfönstret genom att klicka på det röda krysset längst upp till höger i programfönstret. Klicka för att visa anpassnings rutan för hemsidan. Logga in på Sametime, se sid 19. Välj ikon för att börja arbeta med ett program. Välj Post för att gå till inkorgen. Justera vyns storlek genom att dra i kanten. När du startar Notes visas hemsidan. Läs mer om hur du kan anpassa hemsidan på sid 6. 1 Välj Arkiv, Säkerhet, Användarsäkerhet för att ändra lösenord. 2 Välj Ändra lösenord. Skriv in nuvarande lösenord och välj OK. 3 Skriv in nytt lösenord och skriv in lösenordet igen. Välj OK. Du får nu ett meddelande att ditt lösenord är ändrat eller att det inte är tillräckligt komplext. Gör då ett nytt försök. 4 Välj Stäng för att stänga dialogrutan Användarsäkerhet. Använd siffror, små och stora bokstäver. Använd inte åäöåäö, egennamn eller specialtecken. Läs tips för att skapa bra lösenord! Notes 3

4 Ange signatur Din signatur kommer automatiskt att komma med i alla dina utgående e-postmeddelanden. Inled med en blankrad och därefter ett långt streck. Skriv sedan in: Namn Titel Arbetsplats Telefon direkt Mobilnr E-post Adress Nr till växel Webbadress Öppna gruppkalender 1 Välj Öppna och välj Kalender. Välj Gruppkalendrar. 2 Klicka på den kalender som du vill öppna. Delegera post och kalender 1 Välj Mer från postfliken och välj Inställningar. 2 Välj Åtkomst och delegering och Åtkomst till din post och din kalender. 3 Klicka på Lägg till. 4 Ange person eller grupp samt övrig information enligt bilden nedan. Bekräfta med OK. 4 Notes 1 Klicka på Öppna och välj Post. Postfliken visas nu i en ny flik. 2 Välj Mer och Inställningar. En dialogruta visas. 3 Välj fliken Post och sedan Signatur. Markera Bifoga automatiskt en signatur längst ned i utgående meddelanden. 4 Skriv in din signatur. Välj OK. Använd alltid fullständig och korrekt e-postsignatur. Att skicka meddelanden via e-post är att likställa med att skicka meddelanden via brev. Likaväl som vi förväntar oss att finna en korrekt avsändare i ett brev bör vi kunna få en korrekt signatur i e-postmeddelanden. Obs! Kontrollera signaturen mot din organisations grafiska profil. Är e-post rätt kanal? Att använda e-post är ofta ett snabbt och effektivt sätt att kommunicera och informera kring olika ärenden. Men ibland är ett telefonsamtal eller personligt möte ett bättre alternativ. Viktigt när du skickar e-post. Var noggrann med adresseringen och använd aktuella distributionslistor (sändlistor), se sid 8. Skicka eller vidarebefordra aldrig kedjebrev eller sådan e-post som kan upplevas stötande, kränkande eller som i övrigt kan orsaka skada. Var försiktig med att ansluta dig till e-postlistor eller externa diskussionsgrupper. Se till att avsluta dessa prenumerationer om du byter e-postadress eller slutar din anställning inom SLL. Massutskick ska enbart ske via behöriga funktioner. Skapa genväg till annans konto Klicka och välj person eller grupp. Ange vilka komponenter av postfilen du vill delegera. Ange åtkomst för komponenterna. 1 Välj Mer från postfliken och välj Inställningar. 2 Välj Åtkomst och delegering och Genvägar till andras post 3 Klicka på pilen bredvid listan och välj konto. 4 Bekräfta med OK. Öppna annan post, kalender och att göra-uppgifter Tips! 1 Välj Öppna och välj Post. Välj Annan post från vägvisaren. 2 a) Klicka på ett namn om du skapat en genväg b) Välj Öppna annan post och välj person. Du kan även öppna annans kalender och att görauppgifter via respektive programs vägvisarområde. Notes 17

5 Boka rum/resurs Din organisation kan ha skapat rum och resurser. Dessa blir då tillgängliga att boka via kalendern när du skapar en kallelse. 1 Klicka på Sök efter rum eller Sök efter resurser. 2 Välj plats. För resurs, välj även resurskategori. 3 Välj Sök. Välj rum eller resurs i listan. Välj OK. 4 Välj Spara och sänd kallelser. Arbetsytan med flikar, menyer, val och sidofält Öppna Menyer Verktygsfält Flikar för att växla mellan öppna fönster Sökfunktion Besvara kallelse 16 Notes 1 Välj Öppna och välj Post. Dubbelklicka på en kallelse för att öppna den. 2 Klicka på Kontrollera kalendern för att se om du är tillgänglig. 3 a) Klicka på Acceptera för att acceptera kallelsen. Du kan även välja Svara och Acceptera preliminärt eller Acceptera med kommentarer. Mötet läggs automatiskt in i din kalender. b) Klicka på Avböj för att avböja kallelsen. Du kan även välja Svara och Avböja med kommentarer, Föreslå en annan tid eller Delegera. Skapa gruppkalender Du kan skapa en gruppkalender för att enkelt se om personer är tillgängliga. Detta förutsätter att personen har tillåtit sådan åtkomst. Åtkomst ställer man in i Mer, Inställningar, Åtkomst och delegering, Åtkomst till ditt schema. 1 Välj Öppna och välj Kalender. Välj och Skapa gruppkalendrar. 2 Klicka på Ny gruppkalender. Skriv in ett namn på kalendern och välj medlemmar. 3 Välj OK. Klicka för att ändra vilka tider som visas. Klicka för att skriva ut kalendern. Dubbelklicka på ett namn för att se personens kalender. Vägvisare med val för aktuellt program. Klicka på +/- för att öppna/stänga t ex mappar. Öppna Mer-menyn Sök Åtgärdsknappar för aktuellt program. Läs om sidofältet på sid 6 och Klicka på Öppna och välj ett program att arbeta i. Arbetsytan anpassas med åtgärdsknappar och en vägvisare till vänster med val för aktuellt program. Sidofältet visas i samtliga program. Välj menyn Hjälp och sedan Dynamisk hjälp så får du mer information om det program som du arbetar med just nu. Från Öppna kommer du åt alla program i Notes. Här kan du även söka efter program och funktioner. När man väljer åtgärdsknappen Mer visas olika val beroende på var i Notes Mer väljs. Exemplet till höger visar menyn när postfliken är öppen. Sökfunktionen finns i övre högra hörnet i varje program. Som standard söker du enbart i det program du arbetar i. För att ändra sökområde, klicka på den vänstra ikonen och välj i listan. 1 Skriv in söktext, välj. Sökresultatet visas i en ny flik. 2 Stäng sökningen genom att klicka på på den nya fliken. Notes 5

6 Anpassa Notes Anpassa sidofältet 6 Notes Du kan komma åt sidofältet från samtliga program i Notes. Genom att klicka på pilen på vyns kant kan du välja att stänga, öppna och minimera programvyn. I sidofältet finns som standard Aktiviteter, Endagskalender, Flöden och Sametime. Du kan välja att visa dessa i egna fönster. Välj och välj Öppna i nytt fönster. Läs mer om programmen i sidofältet på sid Anpassa Öppna-menyn Du kan välja att docka Öppna-menyn till vänster i fönstret. För att öppna ett program klickar du sedan istället på programmets ikon. Högerklicka på Öppna och välj Docka listan Öppna. Högerklicka på den dockade listan och avmarkera Docka listan Öppna för att återställa menyn. Anpassa Hemsidan Logga in till Sametime Klicka för att ändra storlek på vyn. Ändra storlek genom att dra i kanten. Klicka för att öppna. Du kan anpassa hemsidan så att den även visar delar av din postprofil när programmet startar. Standardvyn för hemsidan i Notes heter Allmänt. Nedan visas Mitt arbete. Visa anpassnings rutan och välj alternativa hemsidor i listan. Du kan även välja att skapa en egen hemsida genom att klicka på Skapa en ny hemsida. Kalenderbokningar och kallelser 1 Välj Öppna och välj Kalender. Klicka på pilen bredvid Nytt och välj Bokning. 2 Om du vill boka en längre tid, ändra typ från Bokning till Heldagshändelse. 3 Klicka och skriv in Ärende, Datum/Tid och Plats. 4 Avsluta med att välja Spara och stäng i menyn. Kallelse till möte Klicka på pilen och välj i listan för att ändra bokningstyp, se ovan. Klicka på Obligatoriskt för att välja adresser ur adressboken, se sid 7. Klicka för att söka och boka rum och resurs. Klicka på Sök efter tillgänglig tid för att se om den föreslagna tiden är lämplig. Välj för att bifoga en bilaga till kallelsen. 1 Välj Öppna och välj Kalender. Klicka på Nytt. 2 Klicka och skriv in Ärende, Datum/Tid och Plats. 3 Klicka på Obligatoriskt och ange adresser. Ange även mottagare för Valfritt och För kännedom. Välj OK. 4 Lägg till Bilagor. 5 Avsluta med att välja Spara och sänd kallelser. Notes 15

7 Mellanlagring När ett e-postmeddelande är äldre än 180 dagar mellanlagras det. Klicka på länken Mellanlagring för att få tillgång till ditt mellanlager. Skapa och använda brevmall 1 Klicka på Verktyg och sedan Brevmallar i vägvisaren. 2 Välj Ny brevmall och Meddelande. Uppföljningsflaggor 3 Skriv och adressera meddelandet på vanligt sätt. 4 Välj Spara. 5 Ange brevmallens namn. Välj OK. För att hämta en brevmall klickar du på Verktyg och sedan Brevmall i vägvisaren. Befintliga brevmallar visas då i en lista. Dubbelklicka på en brevmall för att använda den. Med uppföljningsflaggor kan du ange prioritet på e-postmeddelanden för att skapa en bättre översikt över din inkorg. 1 Markera ett e-postmeddelande och klicka på pilen bredvid flaggan. Välj Lägg till eller redigera flagga. 2 Välj prioritet för e-postmeddelandet. Du kan även ange en uppföljningsåtgärd samt tidsram för den. Skriva och adressera e-post Klicka för att ange Leveransalterna tiv eller markera kryss rutan vid aktuellt val. Obs! Mottagnings bevis gäller bara inom Domino SLL Tips! Klicka och skriv in ett Efternamn alternativt Efternamn, Förnamn (Obs! mellan slag före och efter, ). 1 Klicka på Öppna och välj Post. Klicka på Nytt. En ny flik öppnas nu med ett nytt meddelande. 2 Du kan adressera på tre sätt: Välj Till och välj adresser ur adressboken, se nedan. Skriv in e-postadressen, t ex fornamn.efternamn@doman.se i fältet Till, separera flera namn med kommatecken (,). Börja skriv in personens namn. En lista visas då med möjliga adresser bland dina senast använda adresser. Välj adress ur listan. Du kan även välja Sök efter namn i katalogen för att söka först i lokal adressbok, sedan i den centrala. Välj adress ur listan. 3 Skriv in texten. Bifoga eventuellt bilagor till meddelandet, se sid 9. 4 Klicka på Sänd. En kopia sparas i mappen Sända. Adressboken I Mer - Inställningar kan du t ex akti vera stavnings kontroll. Vill du lägga in en länk till en e-postadress, skriv mailto: fornamn. efternamn@doman.se Markera namn, välj sedan Till, Kopia eller Blank. Klicka på Detaljer när du har markerat ett namn om du vill ha mer information om personen eller gruppen. Person = Grupp = Klicka på OK när du är klar. 14 Notes Notes 7

8 Distributionslistor och funktionsbrevlådor I adressboken SLL Domino finns adresser till personer, distributions listor (sändlistor) och funktionsbrevlådor. För att smidigt kunna söka i adressboken har SLL valt att sortera distributions listor och funktionsbrevlådor genom att ge dem ett inledande tecken. De automat genererade distributionslistorna baseras på information från Elektroniska Katalogen (EK). Vidarebefordra e-post 1 Öppna e-postmeddelandet. Klicka på Vidarebefordra och välj om bilagor ska ingå. 2 Ange namn i fälten Till, Kopia, Blank på samma sätt som vid ett nytt e-postmeddelande. I meddelandet framgår att det har vidarebefordrats; --- Vidarebefordrat av Välj Sänd.! & $ # Hierarkiska distributions listor Automatgenererade hierarkiska distributionslistor börjar alltid med!-tecken. De innehåller både startnivå och alla underliggande nivåer. Namnet skapas av det värde som EK-administratören skriver in i EK och börjar med! + en förkortning för Brukaren. Avdelningsgrupperade distributionslistor Automatgenererade avdelningsgrupperade distributionslistor börjar alltid med &-tecken. De innehåller enbart de personer som ingår i en avdelning. Namnet skapas av det värde som EKadministratören skriver in i EK och börjar med & + en förkortning för Brukaren. Egenskapade distributionslistor Funktionsbrevlådor Egenskapade distributionslistor börjar alltid med $-tecken. De innehåller de personer som distributionslistans ägare tillåter. Namnet skapas per automatik till att bli $ + en förkortning för Brukaren följt av det unika namn som ägaren själv väljer. Funktionsbrevlådor börjar alltid med ett #-tecken. Funktionsbrevlådans namn skapas per automatik alltid med # + en förkortning för Brukaren. Om en användare ska skicka e-post till en funktionsbrevlåda, kan e-postmeddelandet adresseras med funk tionsbrevlådenamnet. Om en användare ska adressera funktionsbrevlådan externt, skickas e-postmeddelandet till funktionsbrevlådans Internetadress. Med Brukaren avses en organisation som använder Domino-tjänsten. I exemplen visas distributionslistor och funktionsbrevlådor som hör till Brukaren Stockholm Läns Sjukvårdsområde (SLSO). Ta bort e-post i Inkorgen och i Sända Storleken på brevlådan är begränsad. Ta därför för vana att städa bland dina e-postmeddelanden i både Inkorg och i Sända. E-postmeddelanden som är äldre än 180 dagar mellanlagras. Städa bort e-postmeddelanden innan de mellanlagras. 1 Välj mappen Inkorg eller Sända. 2 Klicka på e-postmeddelandet för att markera det, håll ned Ctrl för att markera flera meddelanden. 3 Dra meddelandena till för att ta bort markerade e-postmeddelanden eller tryck på Delete-knappen på tangentbordet. Meddelandet raderas automatiskt från papperskorgen efter 48 timmar. Skapa mappar Hantera din inkommande e-post effektivt. Rensa din Inkorg och mappen Sända med jämna mellanrum och släng det du inte behöver spara. Skriv inte ut dina meddelanden i onödan. Håll ordning på dina e-postmeddelanden genom att skapa mappar. Du kan se dina mappar genom att klicka på. 1 Klicka på och välj Skapa mapp. 2 Skriv in ett namn för mappen. 3 Markera eventuellt plats för den nya mappen. Välj OK. Flytta e-post till mapp Klicka på e-postmeddelandet för att markera det. Dra och släpp till önskad mapp. Du kan också klicka på och välj Flytta till mapp, klicka för att markera mapp och välj Flytta. 8 Notes Notes 13

9 Besvara e-post Klicka och välj för att besvara e-postmeddelandet. Bifoga bilaga 1 Ställ markören på den plats där du vill infoga din bilaga. 2 Välj på verktygsfältet. 3 Bläddra till önskat filnamn och välj Skapa. Se nedan och läs på om begränsningar när du bifogar bilagor. 1 Öppna e-postmeddelandet. Klicka på Svar eller Svar till alla och välj om historik och bilagor ska skickas med. 2 Skriv in meddelandet och välj Sänd. Anpassa ärenderad vid svar på e-post. Under en pågående e-postkonversation är det vanligt att man tar upp nya ärenden under en gammal rubrik. Tyvärr blir ärenderaden då direkt missvisande, vilket gör att både du som sänder och den som tar emot meddelandet får svårt att sortera och prioritera inkommande e-post. Fundera över om ärenderaden fortfarande är relevant när du svarar på e-post. Ex: E-post med rubriken: SV: SV: SV: SV: SV: Kallelse till APT 9 feb handlar egentligen om frågor kring enhetens semesterplanering Använd inte Svara alla i onödan. Försäkra dig om att du bara svarar till de personer som verkligen berörs. Svara utan att bifoga bilagor. Välj i första hand valet Svar (utan bilagor) så att inte onödiga bilagor skickas fram och tillbaka och tar plats i e-postsystemet. Öppna, spara och hantera bifogade bilagor Dubbelklicka på ikonen för en bifogad bilaga välj om du vill Öppna eller Spara den. Du kan också välja att Visa den. Då visas bilagan i egen fönsterflik Filgranskning utan att starta källprogrammet. Vill du redigera bilagan, välj Redigera och spara ändringar. Öppna ej bilagor av okänt ursprung. Undvik datavirus genom att inte öppna och/eller vidarebefordra bilagor av okänt ursprung.! Bifogade bilagor. Undvik att bifoga bilagor. Lägg istället dokumenten på gemensam åtkomlig plats och hänvisa dit. Det är viktigt att alla försöker att begränsa antalet bilagor i de e-postmeddelanden som skickas internt exempelvis veckobrev, mötesagendor och mötesprotokoll. Maxstorlek för e-post. Maxstorlek för bilagor 10 Megabyte. Meddela avsändaren vid behov att SLL bara tar emot e-post som understiger 10 Megabyte. Använd inte Hög prioritet i onödan. Var restriktiv med Hög prioritet. Ofta är det bättre att skriva en tydlig och korrekt ärenderad för att hjälpa mottagaren att prioritera meddelandet. Ett ärende per e-postmeddelande. Ibland skickar vi e-post som både är För information och sådant vi vill att mottagaren ska agera på; Åtgärd önskas. Det kan vara OK om informationen och åtgärden rör samma ärende, men inte om de rör flera olika ärenden. Underlätta både för dig själv och den som ska ta emot ett meddelande genom att begränsa dig till ett ämne i taget. Nedan visas exempel på ärendemeninger i olika kategorier. Fråga: Hur många läser APT-protokoll i pärmen? Information: Ny nattbemanning på röntgen fr o m 1 april Åtgärd önskas: Boka lokal för APT 1 april kl Kallelse: Inbjudan till miljöutbildning 1 april klockan Protokoll: APT 2 mars 2009 Påminnelse: Miljöutbildning för nyanställda 1 april Synpunkt önskas: Angående årsberättelse Strokeprocessen Vid mycket korta meddelanden går det ofta bra att skriva hela meddelandet redan i ärenderaden. Avsluta med att skriva //namn för att markera att all text finns i ärenderaden. Mottagaren vet då att e-postmeddelandet inte behöver öppnas. Exempel: Information: Jag kommer på APT 1 april //Gunilla Obs! Läs informationsbroschyren Viktig info om känslig info. 12 Notes Notes 9

10 Lägga till ny adress i kontakter Läsa, besvara och hantera e-post Läsa e-post Tips! 1 Klicka på Öppna och välj Kontakter. Klicka på Nytt. 2 Klicka och skriv in förnamn, efternamn och e-postadress. Komplettera eventuellt med övriga uppgifter. Avsluta med Spara och stäng. Om du har fått ett e-postmeddelande och vill lägga till avsända ren i adress boken, öppna meddelandet, välj Mer och Lägg till avsändare i kontakter. Tänk på att uppdatera dina lokala adresser när din kontakt byter namn eller e-postadress. Lägga till ny e-postgrupp Obs! 1 Klicka på Öppna och välj Kontakter. Klicka på pilen bredvid Nytt. Välj Grupp. 2 Skriv in gruppnamn. Ange eventuellt information om gruppen Skriv in Beskrivning och välj/lägg upp Kategori längre ned. 3 Klicka på Medlemmar. 4 Markera namn, välj Lägg till. Välj OK. 5 Avsluta med att välja Spara och stäng. Spara inte ned grupper från SLL:s centrala adressbok. Ändringar av gruppmedlemmar uppdateras endast i den centrala adressboken. Lägg mottagare som Blank. Använd Blank när du adresserar e-post till många mottagare rörande t ex deltagarlistor, inbjudningar, utbildningstillfällen. Skicka inte till fler mottagare än nödvändigt. Fråga dig själv om alla på en distributionslista berörs av det meddelande du tänker skicka. Om så inte är fallet bör du välja manuell adressering, annars kan många av dina kollegor få onödig e-post. Kom också ihåg att kontinuerligt uppdatera de distributionslistor du själv har skapat. Skicka Kopia med sparsamhet. Klicka för att sortera. Avsändarfärg Mottagarikoner Välj Öppna och välj Post för att visa Inkorgen. Ett oläst e-postmeddelande visas med svart text. Ett läst e-postmeddelande visas med grå text. Dubbelklicka på ett e-postmeddelande för att öppna det. Välj om du vill stänga ett öppet e-postmeddelande. Välj i åtgärdsraden om du vill besvara e-post meddelandet eller arbeta vidare med det på annat sätt. Läs mer på nästa sida. Uppmärksamhetsindikatorer Med uppmärksamhetsindikatorer kan du markera den inkomna posten med färg för att ange viktiga avsändare och en rund symbol som anger hur posten har adresserats. 1 Välj Mer och Inställningar. 2 Välj fliken Post och sedan Avsändarfärger eller Mottagarikoner. 3 a) För Avsändarfärger, välj avsändare samt ställ in bakgrundens och textens färg. b) För Mottagarikoner, kryssa i alternativ för markering av inkommen post. 4 Avsluta med OK. Kryssa i ett eller flera alternativ. Klicka på pilen för att välja avsändaradress. 10 Notes Notes 11