Lätt att hitta lätt att låna

Transkript

1 Lätt att hitta lätt att låna Ny modell för bibliotekens nationella mediesamarbete en utredning av bibliotekens fjärrlån Annette Johansson AnnJo Konsulteri Nils G Storhagen New Logistics Institute AB KB:s dnr Januari 2010

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Syfte och mål Avgränsningar Definitioner Arbetets genomförande Tidigare utredningar Bibliotekens fjärrlån: en kartläggning av fjärrlåneförmedlingen vid folk och forskningsbiblioteken Från inspektion till inspiration: En översyn av den regionala biblioteksverksamheten KB ett nav i kunskapssamhället Rätt bok eller rätt bibliotek? Användarna Enkätundersökning Användarna Fjärrlånebehov Bibliotekens fjärrlånepolicys Biblioteken om användarnas fjärrlånebehov Policy fjärrlån IN Policy fjärrlån UT Ramverk Huvudmän Kungl. biblioteket Statens kulturråd Tid för kultur (Prop. 2009/10:3) Det administrativa ansvaret Bibliotekslagen (SFS 1996:1596) Utvärdering av bibliotekslagen Högskolelagen (SFS 1992:1434) Högskoleförordningen (SFS 1993:100) Självständiga lärosäten (SOU 2008:104) Kommunallagen (SFS 1991:900) Skollagen (SFS 1985:1100) Grundskoleförordningen (SFS 1994:1194) Avgifter Det praktiska ansvaret Forskningsbibliotek Informations och lånecentraler Talboks och punktskriftsbiblioteket (TPB) Sjukhusbibliotek Läns och regionbibliotek Kommunbibliotek Regional mediesamverkan Kartläggning Nuvarande rekommendationer och riktlinjer (80)

3 4.2 Volymer och innehåll Fjärrlånevolymer Jämförelse av volymer mellan olika bibliotek Folkbiblioteken Forskningsbiblioteken Läns och regionbiblioteken Informations och lånecentralerna Internationella bibliotekets lånecentral Sveriges depåbibliotek Ämnesområden Kartläggning av fjärrlåneprocessrn Normalt ingående steg Fjärrlån kontra förvärv Lånetider Avgifter Remisskedjor Teknisk infrastruktur LIBRIS systemen Bibliotek SAGA Användarna och den tekniska infrastrukturen Transporter och logistik Fasta lokala eller regionala rutter Posten eller andra avtalade transportörer Svensk bibliotek transport (SBT) Kostnader Kostnaden för arbetstid för ett fjärrlån Transportkostnader/logistik Kostnader för lokala och regionala rutter Kostnader för Posten eller andra avtalade leverantörer Kostnader för Svensk bibliotek transport Totala kostnaden för den externa logistiken Kostnad för olika servicenivåer Totala kostnaden för ett fjärrlån Finansiering Kungl. Bibliotekets finansiering Kulturrådets finansiering Totala statliga finansieringen av fjärrlånerelaterad verksamhet Finansiering av informations och lånecentraler samt Sveriges depåbibliotek Finansiering av läns och regionbiblioteken Kostnader för teknisk infrastruktur Analys Definition fjärrlån Användarperspektivet Policys Ramverk och utförande Volymer och flöden Transporter Teknisk infrastruktur Finansiering och kostnader Internationell utblick Förslag Vision (80)

4 8.1.1 Mål och riktlinjer Insatser på nationell nivå Insatser på regional nivå Insatser på lokal nivå Kostnader och finansiering Konsekvenser av en ny modell för det nationella mediesamarbetet Konsekvenser för den enskilda användaren Konsekvenser för det enskilda biblioteket Kompletterande utredningar Användarna Nationellt bibliotekskort De regionala aktörerna Läns och regionbiblioteken Informations och lånecentralerna Nationell medieförsörjning Teknisk infrastruktur och transporter...64 Källförteckning Internetkällor...66 Skriftliga källor och hyperlänkar...66 Personlig kommunikation...67 Bilagor Bilaga 1: Statligfinansiering av informations och lånecentraler samt Sveriges depåbibliotek...69 Bilaga 2: Enkät användare...70 Bilaga 3: Enkät fjärrlåneansvariga (80)

5 Sammanfattning Utredningen avser det nationella mediesamarbetet (fjärrlåneverksamheten) mellan de svenska samhällsfinansierade och allmänt tillgängliga biblioteken. Under 2000 talet har bibliotekens medieresurser synliggjorts för användarna via sökfunktioner på webben. Däremot är det få bibliotek som fullt ut tillgängliggjort sitt material för egna eller för andra biblioteks användare. Interna rutiner, arbetssätt och regelverk har heller inte fullt ut anpassats till utvecklingen av webbaserade bibliotekstjänster. Det nationella mediesamarbetet har totalt sett minskat i volym under perioden Såväl böcker som kopior minskar i antal. Samtidigt har vissa bibliotekstyper ökat sin medverkan under motsvarande period. Det är främst folkbibliotekens insatser som ökat. Inomregionala samarbeten har bidragit till att dessa bibliotek i högre utsträckning lånar material av varandra. Andra stora aktörer är forskningsbiblioteken, främst då som utlånande bibliotek till andra forskningsbibliotek och till folkbibliotek. De regionala biblioteksverksamheternas insatser i mediesamarbetet är delvis otydligt och svårt att mäta. Rollfördelningen mellan informations och lånecentraler, läns och regionbibliotek och folkbibliotek är vag. I allt högre utsträckning utförs det regionala medieuppdraget operativt av ett större kommunbibliotek. Lokala och regionala resultat och resurser integreras vilket gagnar bibliotekens användare, men försvårar möjligheten att mäta och följa upp olika huvudmäns insatser i samarbetet. Vidare utredning föreslås av de regionala biblioteksaktörernas roll och funktion i det nationella mediesamarbetet. Det finns förslag till enhetliga principer för mediesamarbetet i form av nationella rekommendationer. Dessa tillämpas dock utifrån bibliotekens lokala uppdrag och följden blir en ojämlik servicenivå där olika användares informationsbehov hanteras olika, beroende på vilket bibliotek som anlitas. Förutom skiftande policys har varje bibliotek ett eget regelverk för lån till andra bibliotek, vilket medför merarbete även för de enskilda biblioteken. Ett lån mellan två bibliotek tar i genomsnitt totalt 68 minuter att handlägga från en förfrågan tills dess att materialet återlämnats till det utlånande biblioteket igen. För folk och forskningsbiblioteken är kostnaden för ett lån minst 294 kr, varav 226 kr är arbetskostnad och 68 kr transportkostnad genomfördes totalt ca 1 miljon enskilda fjärrlån. Kostnaden för dessa lån uppgick till 274 mkr. Andelen fjärrutlån i förhållande till bibliotekens totala andel utlån är marginellt. Under 2008 motsvarande fjärrutlånen ca 0,6 % av folkbibliotekens totala andel bokutlån och 1,1 % av forskningsbibliotekens totala andel utlån av tryckt material samt nedladdningar av elektroniska dokument. Staten bidrar med ekonomiskt stöd till bibliotekens mediesamarbete. År 2009 uppgick Kungl. bibliotekets fjärrlånekompensation till forskningsbiblioteken till ca 10,1 miljoner kronor. Kulturrådets stöd till informations och lånecentralerna i Malmö, Stockholm, Umeå samt till Sveriges depåbibliotek och Internationella bibliotekets lånecentral uppgick 2009 till totalt ca 14,4 mkr. Kulturrådets anslag till läns och regionbiblioteken uppgick totalt uppgick till 27,7 mkr. Det har inte varit möjligt att särskilja finansieringen av mediesamarbetet, eftersom Kulturrådets anslag även avser andra uppdrag. Det nationella mediesamarbetet kännetecknas delvis av avsaknaden av en formellt ansvarig aktör. KB:s utvidgade uppdrag som ansvarig myndighet för samordning av nationella biblioteksfrågor 5(80)

6 skapar dock förutsättningar för en mer tydlig styrning av innehållet i samarbetet. KB ansvarar dessutom för LIBRIS systemen, som utgör navet i samarbetets tekniska infrastruktur. Utredningen föreslår ett intensifierat mediesamarbete mellan de samhällsfinansierade biblioteken, där användarperspektivet prioriteras framför bibliotekens lokala uppdrag. Eftersom lån mellan bibliotek utgör en mycket begränsad del av bibliotekens andel totala utlån, bör detta inte medföra alltför stor belastning på det enskilda biblioteket. Effekterna av en eventuell ökad efterfrågan kan motverkas genom att bibliotekens interna rutiner rationaliseras samtidigt som logistiken rationaliseras och den tekniska infrastrukturen kompletteras med fler användarstyrda och automatiserade funktioner. Användarnas behov av information kan även bemötas med stöd av regionala samarbeten kring förvärv mellan olika bibliotek. Tillsammans med regional koordinering av transporter utifrån logistiska strukturer kan användaren enklare få tillgång till det material de behöver. Det statliga stödet till det nationella mediesamarbetet bör omprioriteras för att i högre grad ge effekt direkt för slutanvändaren. Nuvarande fjärrlånekompensation bör avsättas för utveckling av användaranpassad teknisk infrastruktur medan stödet till den regionala medieförsörjningen bör användas för biblioteksgemensamma regionala förvärv utifrån kartläggningar av material som lånas mer frekvent mellan olika bibliotek. 6(80)

7 1 Inledning Människors olika kunskapsnivåer och olika lärandeprocesser ökar kraven på anpassningsbara bibliotek som underlättar den enskildes tillgång till det information. Biblioteken kompletterar varandra i det medieförmedlande arbetet, dels i kraft av de olika uppdrag olika bibliotek har, dels genom samverkan i ett nationellt medieflöde i form av fjärrlåneverksamheten. Den del av bibliotekens kompletterande medieförsörjning som utgörs av fjärrlån har de senaste 10 åren påverkats av förändringar i omvärlden. Idag är flertalet bibliotekskataloger tillgängliga för allmänheten via webben och biblioteken utvecklar löpande användaranpassade webbaserade tjänster. Samtidigt har regelverk, riktlinjer och till viss del bibliotekens interna arbete inte påverkats i samma grad. Detta får konsekvenser för den enskilda användaren. Å ena sidan är bibliotekens medieresurser fullt synliga via webben. Å andra sidan försvårar lokala tolkningar av regelverk och riktlinjer den enskildes tillgång till informationen. Hösten 2008 genomförde Kungl. biblioteket och Statens Kulturråd en förstudie: Rätt bok eller rätt bibliotek? En förstudie av den nationella fjärrlåneverksamheten. Syftet var att problematisera nuvarande fjärrlåneverksamhet utifrån ett slutanvändarperspektiv. Förstudien resulterade i en rad frågeställningar, av vilka ett urval utgör grunden för 2009 års utredning av de svenska bibliotekens fjärrlåneverksamhet. 1.1 Syfte och mål Utredningens uppdrag är att ge förslag till ny modell för den nationella fjärrlånehanteringen utifrån ett användarperspektiv där tillgången till ny teknik och nya medier särskilt bör uppmärksammas. I uppdraget ingår att utreda vilka konsekvenser en fjärrlåneverksamhet direktstyrd av enskilda medborgare kan få för det enskilda biblioteket. Utredningen ska kartlägga kostnader för den nationella fjärrlåneverksamheten samt ange vad kostnaderna omfattar. Såväl synliga kostnader som transporter, porton och papperskopior, som kostnader för bibliotekens interna manuella fjärrlånearbete, skall redogöras. Målet är att redovisa vad fjärrlåneverksamheten kostar biblioteken totalt i tid och pengar. I utredningsarbetet ingår även en beräkning av fjärrlåneverksamheten sett i volymer. I redovisningen skall det framgå vad som lånas samt vilket material och innehåll som har särskilt hög efterfrågan. Utredningen ska vidare ge förslag till en vision för det nationella fjärrlånesamarbetet mål och riktlinjer för det nationella fjärrlånesamarbetet insatser på lokal nivå som främjar den enskilde slutanvändarens behov av information och medier insatser på gemensam nationell nivå som främjar många slutanvändares behov av information och medier fördelning av ansvar och roller mellan olika bibliotek 7(80)

8 1.2 Avgränsningar Utredningen omfattar fjärrlån utifrån perspektivet offentligt finansierade bibliotek så som folkbibliotek, forskningsbibliotek, skolbibliotek, gymnasiebibliotek, sjukhusbibliotek, läns och regionbibliotek, informations och lånecentraler, vissa specialbibliotek samt Talboks och punktskriftsbiblioteket. Utredningen omfattar enbart de nationella fjärrlånen, även om utlandslånen berörs i vissa sammanhang. Kartläggningen omfattar i huvudsak underlag för perioden I några fall har även uppgifter från 2009 använts. Underlagen för gymnasie, skol och sjukhusbiblioteken har varit mycket begränsade, vilket försvårat möjligheterna till slutsatser om deras fjärrlåneverksamhet. I uppdraget har inte ingått att göra internationella utblickar, utan i det avseendet hänvisar utredningen till de nedslag som gjordes i samband med 2008 års förstudie. 1.3 Definitioner Nuvarande definition av ett fjärrlån beskrivs som ett lån mellan två bibliotek som inte har samma huvudman. Som fjärrlån räknas det också när ett bibliotek lånar ut sitt material till andra mottagare än bibliotek, exempelvis företag, institutioner och privatpersoner. 1 Utredningen utgår från denna definition och prövar den aktivt mot uppdraget att se till användarperspektivet och till hur ny teknik och nya medier påverkar fjärrlånesamarbetet. I utredningen används begreppet fjärrlån, fjärrlåneverksamhet o.s.v. för att beskriva flöden och verksamhet i allmänhet. Då det finns anledning att skilja på olika fjärrlåneflöden används begreppen fjärrlån IN eller fjärrlån UT. Användarperspektivet avser i denna utredning den enskilda människans perspektiv på sitt eget behov av informationsförsörjning via de offentligt finansierade och offentligt tillgängliga biblioteken inom i första hand Sverige. En användare kan också befinna sig utanför landets gränser, men tillhöra en verksamhet (arbetsplats, läroverk) med säte i Sverige. Begreppet forskningsbibliotek avser bibliotek som är allmänt tillgängliga, som till någon del har statlig finansiering, och som har en primär uppgift att betjäna högre utbildning och/eller forskning. Dessa kriterier kan omfatta universitets och högskolebibliotek samt icke akademiska forskningsbibliotek. Med kommunbibliotek avses bibliotek som drivs i kommunal regi eller på uppdrag av en kommun såsom folkbibliotek, skolbibliotek och gymnasiebibliotek. Läns och regionbibliotek avser verksamheter som drivs och finansieras av landsting, regioner, regionförbund eller kommuner med visst statligt ekonomiskt stöd från Kulturrådet. Sjukhusbibliotek avser medicinska och/eller allmänna bibliotek inom landstingens regi. Vissa sjukhusbibliotek ryms även inom definitionen forskningsbibliotek. I utredningen benämns Kungl. biblioteket som KB och Statens Kulturråd som Kulturrådet. Ibland omnämns Sveriges depåbibliotek som enbart depåbiblioteket och Internationella biblioteket som IB (80)

9 1.4 Arbetets genomförande Utredningen har genomförts i samarbete mellan KB och Kulturrådet under perioden september 2009 januari Styrgruppen har utgjorts av Gunilla Herdenberg, KB, Mats Hansson, Kulturrådet, Christina Persson, Göteborgs stadsbibliotek, Margaretha Eriksson, Regionbibliotek Skåne, Lars Björnshauge, Lunds universitets bibliotek, Roland Esaiasson, Talboks och punktskriftsbiblioteket, Krister Hansson, Informations och lånecentralen, Stockholm och Karin Carlsson George, Kungl. biblioteket. För utredningsarbetet har två externa konsulter engagerats: Annette Johansson (AnnJo Konsulteri) och Nils G Storhagen (New Logistics Institute AB). Utredarna har besökt olika bibliotek i landet. Avsikten har varit att få en övergripande bild av den nationella fjärrlåneverksamheten, men också insyn i bibliotekens dagliga, praktiska fjärrlånearbete. Representanter från följande bibliotek och biblioteksorganisationer har bistått utredarna med material och synpunkter: Kungl. bibliotekets avdelning för nationell samverkan (LIBRIS), Eslövs stadsbibliotek, Göteborgs stadsbibliotek, Göteborgs universitetsbibliotek, Regionbibliotek Västra Götaland, Lunds stadsbibliotek, Lunds universitets bibliotek, Malmö stadsbibliotek, Informations och lånecentralerna i Malmö, Stockholm och Umeå, Internationella bibliotekets lånecentral, Talboks och punktskriftsbiblioteket, Umeå universitetsbibliotek, Umeå stadsbibliotek, Sveriges depåbibliotek i Umeå, nätverket Bibliotek Värmland, Stockholms universitetsbibliotek, Södertörns högskola, Stockholms stadsbibliotek, Regionbibliotek Stockholm samt Vitterhetsakademiens bibliotek. Inom ramen för utredningen har även två enkätundersökningar genomförts. Den ena riktades till fjärrlåneansvariga på olika bibliotek och den andra till enskilda användare. Dessutom har ett betydande statistiskt underlag ställts samman, som grund för analys och resultat. Utredarna har också löpande haft kontakt med utredaren av bibliotekslagen. 1.5 Tidigare utredningar Den nationella fjärrlåneverksamheten utreddes senast Under det senaste decenniet har frågan berörts även i Kulturrådets översyn av den regionala biblioteksverksamheten (2001) och i utredningen av KB:s roll och uppdrag (2003). Introduktionen till nuvarande utredning är den förstudie av fjärrlåneverksamheten som KB och Kulturrådet genomförde hösten Fjärrlånesamarbetet berörs även i utredningen om självständiga lärosäten (2008) och i utredningen av den statliga kulturpolitiken (2009). Dessa två utredningar kommenteras i kapitel Bibliotekens fjärrlån: en kartläggning av fjärrlåneförmedlingen vid folk och forskningsbiblioteken 1998 genomfördes en utredning av de nationella fjärrlånen med uppdraget att kartlägga tillståndet och tendenserna för verksamheten samt ge förslag till förändringar i arbetssätt och regelverk. Däremot ingick inte i uppdraget att undersöka finansiering, leveranstider eller fjärrlån utifrån ett internationellt perspektiv. Utredarna konstaterade att fjärrlånen ökade till följd av fler studenter, bibliotekens generellt försämrade ekonomi, prishöjningar på medier samt att bibliotekens medieanslag behövde täcka fler olika medietyper. Ytterligare påverkansfaktorer var det livslånga lärandet, den problembaserade inlärningen, digitaliserade publicerings och distributionsformer, kommersiella informationsaktörers service till bibliotek och till slutanvändare samt nya regionala samarbetskonstellationer. Vidare konstaterades att teknikutvecklingen bidrog till att fler slutanvändare självständigt kunde finna den information de behövde. 9(80)

10 Utredningen presenterade följande förslag: Utvärdera länsbibliotekens regionala medieansvar och förmåga att effektuera fjärrlåneansökningar. För över lånecentralernas fjärrlåneförmedling av böcker till länsbiblioteken. Koncentrera lånecentralernas verksamhet till ett bibliotek, förslagsvis till ett större kommunbibliotek inom regionen. Utveckla spetsfunktioner på lånecentralerna för utlandslån, förmedling av artiklar, IT och avancerade sökningar. Undersök kvalitetsaspekter för effektuering av forskningsbibliotekens fjärrlån samt skapa en jämnare servicenivå. Förändra träfflistorna i LIBRIS, för en slumpmässig presentation av forskningsbiblioteken. Arbeta fram en ny policy i form av ett konsensusdokument för grundläggande principer för fjärrlånet, där policyn utgår från låntagarperspektivet. Utredningen genomfördes i en tid då teknikutvecklingen ännu inte slagit igenom på folkbiblioteken och en tredjedel av fjärrlånebeställningarna skickades per post. Samtidigt gjorde allt fler folkbibliotek avsteg från den traditionella fjärrlånekedjan och riktade beställningar direkt till det utlånande biblioteket. Detta uppfattades som en brist på kompetens och utredningen diskuterades t.o.m. behovet av ett särskilt körkort för fjärrlånearbete. Idag kan de förändrade rutinerna istället tolkas som inledningen till det perspektivskifte som fortfarande pågår till följd av ny informationsteknik och till användarnas förändrade informationsbehov och beteenden Från inspektion till inspiration: En översyn av den regionala biblioteksverksamheten År 2001 genomförde Kulturrådet en utvärdering och uppföljning av hur de statliga medlen till den regionala biblioteksverksamheten användes i förhållande till regeringens och riksdagens beslut. Utredaren presenterade en ny modell för kompletterande medieförsörjning och föreslog bl.a. att en lånecentral under en försöksperiod skulle ta över ansvaret från länsbiblioteket. Rapporten konstaterade att de inomregionala fjärrlånen ökat under 1990 talet till följd av ökad mediesamverkan mellan kommunbiblioteken och att allt fler folkbibliotek direkt tog kontakt med det bibliotek där det efterfrågade materialet fanns istället för att tillämpa fjärrlånekedjan. Den ökade direktkontakten mellan bibliotek tolkas som en direkt följd av fler webbaserade bibliotekskataloger. Rapporten pekade också på det ökade behovet av kurslitteratur för studenter vid högskolor och universitet KB ett nav i kunskapssamhället Fjärrlåneverksamheten diskuteras kort i 2003 års utredning av KB:s roll och uppdrag. Verksamheten beskrivs som en grundbult i biblioteksarbetet och en viktig förutsättning för såväl forskning som distansstudier. Frågor som bedöms viktiga inför framtiden är lån direkt till slutanvändare, utvecklandet av en gemensam teknisk plattform för biblioteken, förbättrad samverkan och integration av folkbiblioteken i det nationella fjärrlånearbetet samt bättre kompensation för nettolån. De problemområden som nämns är den protektionistiska hållning vissa bibliotek intar i samarbetet samt upphovsrättsliga frågor som försvårar distributionen av elektroniska dokument Rätt bok eller rätt bibliotek? Hösten 2008 genomförde KB och Kulturrådet en förstudie av den nationella fjärrlåneverksamheten med uppdrag att problematisera den utifrån ett slutanvändarperspektiv. 10(80)

11 Studien visade att många av frågeställningarna i 1998 års utredning fortfarande var aktuella. Andra hade dock åtgärdats av olika anledningar, t.ex. hade den elektroniska dokumentleveransen mellan bibliotek ökat och den hierarkiska fjärrlånekedjan avvecklats till förmån för fria lånevägar. Sedan mitten av 2000 talet fungerar också LIBRIS Fjärrlån som ett viktigt administrativt verktyg i fjärrlånearbetet för flertalet biblioteken. Några av de frågeställningar förstudien ringade in som intressanta var Avsaknaden av en nationell samkatalog Avsaknaden av ett gemensamt synsätt vad gäller användarnas rätt till material, inkl. avsaknad av gemensam policy och tillämpning av policy för fjärrlånesamarbetet Rigida avtal för elektronisk dokumentleverans, vilket påverkar servicen till slutanvändaren negativt. Behov att se över bibliotekens medietransporter utifrån ekonomiska och miljömässiga aspekter. Förändringarna inom utförandestrukturen som särskilt påverkar länsbibliotekens och informations och lånecentralernas roller i fjärrlånesamarbetet. Avsaknaden av biblioteksgemensamma strategier för studenternas behov av informationsförsörjning. Behov av att utveckla och införa fler efterfrågestyrda tjänster för slutanvändaren. 11(80)

12 2 Användarna Utredningen ska ge förslag till en modell för den nationella fjärrlånehanteringen utifrån ett användarperspektiv, där tillgången till ny teknik och nya medier särskilt ska uppmärksammas. Med användarperspektivet som utgångspunkt är det möjligt att belysa fjärrlånesamarbetet utifrån en delvis ny synvinkel, då tidigare utredningar främst fokuserat på bibliotekens behov. Därmed inte sagt att de enskilda biblioteken inte ser till användarnas behov. Lätt tillgänglig information på webben, vidareutvecklade utbildningssystem med fler möjligheter till distans och nätstudier samt nya pedagogiska inriktningar påverkar bibliotekens informationsförmedlande verksamhet. Den förändring som främst inverkat på bibliotekens innehåll och tjänster under 2000 talet är dock den enskilda människans förändrade medie och informationsbeteenden till följd av teknikutvecklingen. Förutom möjligheten att kommunicera och utbyta åsikter och information via webben har utvecklingen av mobiltelefoner, mobilt bredband och trådlösa nätverk inspirerat många människor till en individuellt utformad och flexibelt anpassad informationsförsörjning. Däremot har användandet av e böcker utvecklats långsammare än väntat. Dels har det varit svårt att få fram avtal för ersättning till författare, dels har det tagit tid att utveckla attraktiva och prisvärda läsplattor. Inom ett par år kan dock e boksläsningen vara mer utvecklad, inte minst inom den generationen som är född på 1980 talet och framåt (Digitala generationen, Generation X, Y, Z, Internetgenerationen m.fl. benämningar). Det är en generation användare som är uppvuxna med datorer, mobiltelefoner och sociala medier, 2 vilket bidrar till ett delvis förändrat förhållningssätt till informationsförsörjning och kommunikation. Redan idag finner allt fler biblioteksanvändare själva den information de behöver och förväntar sig att biblioteket ska leverera det funna materialet. Det är heller inte ovanligt att en person vänder sig till olika typer av bibliotek, ett beteende som mer styrs av var materialet finns än varför personen behöver materialet (studier, fritidsintressen, m.m.). Samtidigt finns det många biblioteksanvändare som har stort behov av handledning. Att erbjuda fler personer enskilt anpassade insatser som stöd för en självständig informationssökning är en viktig strategisk och pedagogisk uppgift för biblioteken. 2.1 Enkätundersökning Utredningen ska ge förslag till en fjärrlånemodell utifrån användarperspektivet och utreda de konsekvenser en direktstyrd verksamhet kan få för enskilda bibliotek. För att få en uppfattning om vilka behov biblioteksanvändare i allmänhet har utifrån ett fjärrlåneperspektiv har en webbenkät funnits tillgänglig på ett par olika webbsidor: LIBRIS Webbsök, Bibliotek.se, Bibliotek Värmland och Östgötabiblioteken. Utredarna är medvetna om att en stor andel biblioteksanvändare faller bort då enbart webbenkät används, men det har inte funnits utrymme för andra undersökningsmetoder inom tidsramen för utredningen. Som ett komplement till enkäten har utredarna vid sina besök på olika bibliotek även frågat hur man lokalt uppfattar användarnas behov av fjärrlån. 2 Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll. Det kan ta sig uttryck i Internetforum, bloggar, wikier, poddradio och artikelkommentarer [ ] 12(80)

13 2.1.1 Användarna Undersökningen resulterade i 182 svar, varav 169 registrerades via länken från LIBRIS Webbsök. Ca 20 % av de svarande var mellan år, 26 % mellan år, ca 24 % mellan år och ca 29 % var 51 år eller äldre. Figur 2.1, Åldersfördelning respondenter Av respondenterna var 66,3 % kvinnor och 33,7 % män. Drygt 80 % svarade att de bodde i en tätort, men bostadsorter inom Sveriges samtliga 21 län finns angivna i svaren. Ca 62 % svarade att de främst använder folkbibliotek och ca 42 % att de använder högskole eller universitetsbibliotek. Figur 2.2, Typ av bibliotek respondenterna främst använder 13(80)

14 En tredjedel (33,1 %) uppgav att de vanligtvis sökte information med anledning av sina studier, främst då högskole eller universitetsstudier (28,1 %). En mindre andel studerade på distans (15 %). Främst används dock bibliotek för sin yrkesutövning (47,5 %) eller för sina fritidsintressen (54,4 %). Det var möjligt att ange fler svarsalternativ. Figur 2.3, Sammanhang då respondenterna använder bibliotek 38,5 % använde ett fysiskt bibliotek en gång per vecka för att låna eller reservera böcker och artiklar, medan 29,7 % använde bibliotekens webbtjänster för samma ändamål. Det är rimligt med en högre andel fysiska besök. Inte minst eftersom material som beställts via webben i regel måste hämtas på ett fysiskt bibliotek. Figur 2.4, Användningsfrekvens fysiska bibliotek 14(80)

15 Däremot var det något fler som angav att de dagligen använde bibliotekens webbtjänster, 10,1 % jmf med 8,1 % för fysisk användning. Samma mönster fanns för användningsfrekvensen en gång i månaden där förhållandet var 29,1 % jmf med 26,4 % för fysisk användning. Ungefär 6 % svarade att de aldrig beställt material via ett fysiskt bibliotek och 8 % att de aldrig gjort det via bibliotekens webbtjänster. Figur 2.5, Användningsfrekvens webbtjänster Fjärrlånebehov Respondenterna fick uppskatta antalet lånade böcker/artiklar per månad. Svaren varierade mellan 0 50 böcker/artiklar där majoriteten angav 2 5 böcker/artiklar per månad (44 %) följt av böcker/artiklar per månad (35 %). Följdfrågan var hur stor andel av materialet som behövde beställas från annat bibliotek. Här svarade 30 % att ca 1 bok/artikel per månad behövde beställas från annat bibliotek medan 27 % svarade att inget material behövde beställas från annat bibliotek. Knappt 20 % av respondenterna hade aldrig beställt material från andra bibliotek. I enkäten angavs ingen definition av annat bibliotek, vilket betyder att det både kan ha tolkats som ett bibliotek inom en och samma biblioteksorganisation och/eller som ett bibliotek inom en helt annan organisation. En intressant fråga utifrån slutanvändarperspektivet var hur lång väntetiden var för material från andra bibliotek. Här svarade 30 % att de brukade få vänta ca 1 vecka och 21 % att det brukade ta ca 3 5 dagar. Lika många, d.v.s. 21 %, upplevde väntetider på två veckor. Drygt 7 % hade erfarenhet av väntetider längre än två veckor. Detta kan jämföras med svaren i enkäten till bibliotekens fjärrlåneansvariga där ca 47 % av respondenterna uppgav en väntetid på ca 1 vecka och ca 43 % att det kunde ta ca 3 5 dagar. På följdfrågan vad som ansågs vara en rimlig väntetid ansåg 37 % det rimligt att vänta 1 vecka medan 35 % ville få tillgång till materialet inom 3 5 dagar. En mindre andel, 7 %, ville få materialet inom 1 2 dagar medan 10 % kunde vänta upp till två veckor. Vad som uppfattas som en rimlig väntetid beror delvis på i vilket sammanhang materialet ska användas. För ett fritidsintresse är tidsfaktorn troligtvis mindre kritisk jämfört med material som behövs för studier eller för arbetet. 15(80)

16 Figur 2.6, Rimlig väntetid för inlånat material När materialet väl anlänt till biblioteket ville användarna i första hand bli meddelade via e post, i andra hand via sms. Ca 88 % ville hämta materialet på ett bibliotek, medan drygt 37 % ville få det levererat till sig elektroniskt. Drygt 15 % var intresserade av hemleverans (kostnad ca 50 kr). Avslutningsvis fick användarna uppge hur de ville återlämna materialet. 61 % ville återlämna det på valfritt bibliotek medan ca 49 % ville lämna det på samma bibliotek där det lånats. Ca 8 % ville hellre skicka tillbaka materialet per post (kostnad ca 50 kr). Följande olika medietyper var användarna intresserade av att få tillgång till från andra bibliotek: Figur 2.7, Medietyper respondenterna vill låna från olika bibliotek 16(80)

17 Användarenkäten omfattade inte frågor om innehållet i det material som lånades in från andra bibliotek, men i kapitel 4 (Kartläggning) finns en sammanställning av fjärrlånetransaktioner i LIBRIS Fjärrlån sorterade på SAB kod. 2.2 Bibliotekens fjärrlånepolicys Det är intressant att studera sambandet mellan användarnas informationsbehov och bibliotekens policys för fjärrlån, där även den lokala policyn för förvärv utgör en central parameter. Användarens informationsbehov filtreras genom två olika biblioteks fjärrlånepolicys. Såväl det insom det utlånande biblioteket kan tillmötesgå alternativt avslå en persons behov av information. Enligt de nationella rekommendationerna för fjärrlån avgör det utlånande biblioteket vilket material som kan lånas av andra bibliotek. Ett informationsbehov passerar dock ett par andra ställningstaganden innan det (eventuellt) riktas som fjärrlån till ett annat bibliotek. Det bibliotek som ta emot användarens förfrågan gör en bedömning av om informationsbehovet ska hanteras som ett fjärrlån, ett inköpsförslag, ett lokalt lån (en lokal reservation) eller om det ska avslås. Alternativen vägs mot bibliotekets lokala policy för fjärrinlån och förvärv, men filtreras också genom enskilda medarbetares subjektiva tolkning av olika policys Biblioteken om användarnas fjärrlånebehov I samtalen med bibliotek om deras fjärrlåneverksamhet har även frågan om användarnas behov av fjärrlån diskuterats, d.v.s. behov oavsett bibliotekets policy för fjärrlån. Svaren baseras på medarbetarnas upplevelser av användarnas behov. Den allmänna reflektionen är att användarna vill få tillgång till det material de behöver oavsett var det finns eller vilket innehåll eller format det rör sig om. På folkbiblioteken är efterfrågan på titlar delvis influerad av massmedia. Nyutkomna och nyrecenserade romaner, dagsaktuella ämnen och personer styr i hög grad efterfrågan på såväl förvärv som fjärrlån. Skönlitteratur, smalare facklitteratur och noter är andra exempel på efterfrågat material. Folkbibliotekens användare uppfattas generellt ha en relativt hög informationskompetens, d.v.s. de vet vad de vill ha och var materialet finns tillgängligt. Forskningsbiblioteken uppfattar att användarnas behov av fjärrlån i första hand rör artiklar, avhandlingar och böcker inom lärosätets eller huvudmannens ämnesområde eller uppdrag. Behoven är med andra ord något mer avgränsade än bland folkbibliotekens användare. Både på folk och forskningsbibliotek upplever man att studenterna har ett stort behov av att få fjärrlåna kurslitteratur. En intressant iakttagelse i sammanhanget är att studenter många gånger föredrar kurslitteratur i fysisk form framför motsvarande titel som e bok. Det pågår olika aktiviteter för att underlätta studenternas tillgång till kurslitteratur. Ett exempel är projektet Bookbridge inom Öresundsuniversitetet, ett samarbete mellan universitet och högskolor i Öresundsregionen. Bibliotekens bestånd tillgängliggörs via en samkatalog och avsikten är att stimulera studenternas informationsförsörjning genom att erbjuda lån mellan olika bibliotek, även av kurslitteratur och titlar som biblioteket själv äger Policy fjärrlån IN Det finns vissa gemensamma regler i bibliotekens lokala policys för fjärrlån. Den första är att i första hand betrakta ett eventuellt fjärrlån som ett inköpsförslag, under förutsättning att behovet ryms inom bibliotekets uppdrag. Uppdraget är i sin tur formulerat i övergripande styrdokument som regleringsbrev, biblioteks och medieplaner, lokala visionsdokument, mål för kvalitetsarbete 17(80)

18 etc. Den andra regeln är att inte låna in titlar som biblioteket själv äger, men som för tillfället är utlånat. Den tredje är att man inte lånar in titlar utgivna under de senaste 2 3 åren. Skol och gymnasiebibliotek lånar in till lärare och elever. Lärarna erbjuds fjärrlån IN i samband med kompetensutveckling och eleverna när de behöver få tillgång till material för projektarbeten eller andra fördjupningsarbeten. Folkbiblioteken har en förhållandevis generös policy för fjärrlån IN. Undantag finns för skönlitteratur, populär facklitteratur (t.ex. kokböcker, resehandböcker) och för andra medietyper än böcker, talböcker och kopior/artiklar. Kurslitteratur lånas förhållandevis ofta in till studerande på olika nivåer. Många folkbibliotek följer den regionala fjärrlånepolicy som läns eller regionbiblioteket formulerat. Vanligtvis tillåts fjärrlån endast till vuxna eller på vuxnas lånekort. Universitets och högskolebibliotekens policy är att låna in material som studenter, forskare och anställda behöver för sina studier eller för sin forskning, med undantag för kurslitteratur till studenterna. Det finns forskningsbibliotek som både lånar in och ut kurslitteratur, men flertalet bibliotek gör det inte. Forskningsbiblioteken erbjuder heller inte allmänheten möjlighet till fjärrlån IN, utan hänvisar till det lokala folkbiblioteket. Ibland förekommer överenskommelser mellan lokala högskolebibliotek och folkbibliotek om hänvisning av användare till varandra. Sjukhusbibliotekens policys liknar forskningsbibliotekens på så sätt att fjärrlån IN omfattar material som anställda och studerande inom vård och medicin behöver. Sjukhusbibliotek med service till anhöriga och till allmänheten erbjuder generellt inte fjärrlån IN till dessa grupper. Specialbibliotekens fjärrlån IN avser material till forskare och/eller anställda hos huvudmannen utifrån behov inom ramen för deras tjänsteutövning eller forskning. Läns och regionbibliotek samt informations och lånecentraler lånar vanligtvis inte in material och finns därmed inte med i denna sammanställning Policy fjärrlån UT Fjärrlån UT uppstår då ett bibliotek får en förfrågan om att låna ut material till ett annat bibliotek. LIBRIS Fjärrlån är det verktyg som främst används för att rikta beställningar till andra bibliotek. Som regel har materialet först belagts via LIBRIS Samkatalog. Skol och gymnasiebibliotek lånar inte ut material i någon större omfattning. De som gör det lånar framför allt ut till andra skol eller gymnasiebibliotek. Folkbibliotekens policy för fjärrlån UT är relativt generös vad gäller böcker, med undantag för referensböcker, nyutgiven skönlitteratur samt populär facklitteratur. Många folkbibliotek erbjuder även fjärrlån UT av andra medietyper än böcker. Vissa undantag görs dock för TV och dataspel samt för filmer med uthyrningsrättigheter. Universitets och högskolebibliotek erbjuder inte fjärrlån UT av kurslitteratur, referensböcker eller tidskrifter, inte heller av svenskt tryck eller material ur äldre samlingar. Få sjukhusbibliotek erbjuder fjärrlån UT. Vissa undantag finns för lån till andra sjukhusbibliotek, främst av artikelkopior. Specialbiblioteken lånar inte ut svenskt tryck, material äldre än 100 år eller småtryck. Många specialbibliotek är enbart referensbibliotek och lånar därför inte ut någonting från sina samlingar. 18(80)

19 3 Ramverk 3.1 Huvudmän Ansvaret för den samhällsfinansierade biblioteksverksamheten är fördelad mellan olika huvudmän. Kommunerna ansvarar för folk skol och gymnasiebibliotek medan landsting, regionförbund och regionkommuner ansvarar för läns och regionbiblioteken. Ansvaret för högskole och universitetsbiblioteken finns hos det enskilda lärosätet. Myndigheter och andra enskilda statliga aktörer ansvarar för olika specialbibliotek. Staten är även huvudman för Talboksoch punktskriftsbiblioteket, informations och lånecentralerna samt Sveriges depåbibliotek. Det finns ingen enskild aktör som ansvarar för fjärrlånefrågorna, utan de hanteras i samarbete mellan olika bibliotek. Sedan 2007 finns Sverigebiblioteket, ett nationellt bibliotekssamråd med företrädare för olika aktörer inom det svenska biblioteksväsendet. Det är ett diskussionsforum för nationella biblioteksfrågor, t.ex. fjärrlånesamarbetet. Kulturrådet och KB ansvarar växelvis för ordförandeskapet Kungl. biblioteket KB är Sveriges nationalbibliotek med uppdrag att samla in, beskriva, bevara och tillhandahålla svenskt tryckt och audiovisuellt material, främja infrastrukturen i det svenska forskarsamhället och vara ett forskningsbibliotek, främst inom humaniora och samhällsvetenskap. KB samordnar de svenska forskningsbibliotekens arbete genom centrala inköp av licenser för forskningsdatabaser och vetenskapliga publikationer samt genom underhåll och utveckling av LIBRIS systemen. Dessutom sammanställer KB forskningsbibliotekens statistik. LIBRIS systemen fyller en viktig funktion i det nationella fjärrlånesamarbetet. LIBRIS Samkatalog omfattar referenser till sex miljoner titlar från fler än 300 bibliotek i Sverige och LIBRIS Fjärrlån är ett administrativt verktyg för att belägga och beställa material mellan olika bibliotek. KB ansvarar även för forskningsbibliotekens nettolånsersättning. Ersättningen beräknas på nettot mellan fjärrlån IN och fjärrlån UT och motsvarar en subvention av expeditionskostnader för fjärrlån UT. KB har även genomfört en upphandling av ramavtal för medietransporter mellan bibliotek Statens kulturråd Kulturrådet är en förvaltningsmyndighet med uppdrag att förverkliga de nationella kulturpolitiska målen och fördelar det statliga stödet till lokala och regionala biblioteksverksamheter och sammanställer bibliotekens statistik. Kulturrådets ansvar inom fjärrlånesamarbetet består av finansieringen av de statliga informations och lånecentralerna samt stöd till länsbibliotekens uppdrag inom den kompletterande medieförsörjningen Tid för kultur (Prop. 2009/10:3) Den 21 december 2009 fattade riksdagen beslut i enlighet med regeringens kulturproposition, Tid för kultur (Prop. 2009/10:3). En samlad översyn av de nationella biblioteksfrågorna har därmed tillskrivits KB enligt följande förslag: Kungl. biblioteket bör ges ett särskilt uppdrag när det gäller att svara för nationell överblick, främja samverkan och driva på utvecklingen inom biblioteksväsendet samt att, i samråd med länsbiblioteken, kontinuerligt följa bibliotekens arbete. Uppdraget omfattar dock inte forsknings 19(80)

20 och högskolebiblioteken. Regeringen avser att ge Kungl. biblioteket i uppdrag att ta fram en plan för hur detta praktiskt ska genomföras Det administrativa ansvaret Ansvarsfördelningen för fjärrlånesamarbetet har sin utgångspunkt i den nationella biblioteksstruktur som funnits sedan 1960 talet. Strukturen har i sin tur varit förutsättningen för aktuell lagstiftning och för relevanta förordningar. Nedan följer en genomgång av ett par övergripande författningar med bäring på bibliotekens fjärrlånesamarbete Bibliotekslagen (SFS 1996:1596) Bibliotekslagen är ett nationellt övergripande styrdokument för den samhällsfinansierade biblioteksverksamheten. Lagtexten utgår från begreppet det allmänna biblioteksväsendet och beskriver bibliotekens olika roller utifrån ett strukturellt nationellt perspektiv. Samverkan mellan bibliotek med olika bibliotekshuvudmän betonas och bibliotekens uppdrag för medborgarnas informationsförsörjning återkommer i flera paragrafer: 2 Till främjande av intresse för läsning och litteratur, information, upplysning och utbildning samt kulturell verksamhet i övrigt skall alla medborgare ha tillgång till ett folkbibliotek. Folkbiblioteken skall verka för att databaserad information görs tillgänglig för alla medborgare. Varje kommun skall ha folkbibliotek. 3 På folkbiblioteken skall allmänheten avgiftsfritt få låna litteratur för viss tid. Bestämmelsen hindrar inte att ersättning tas ut för kostnader för fotokopiering, porto och andra liknande tjänster. Inte heller hindrar den att en avgift tas ut i de fall låntagare inte inom avtalad tid lämnar tillbaka det som de har lånat. 4 Ett länsbibliotek bör finnas i varje län. Länsbiblioteket skall bistå folkbiblioteken i länet med kompletterande medieförsörjning och andra regionala biblioteksuppgifter. För den kompletterande medieförsörjningen skall också finnas en eller flera lånecentraler. 5 Inom grundskolan och gymnasieskolan skall det finnas lämpligt fördelade skolbibliotek för att stimulera skolelevernas intresse för läsning och litteratur samt för att tillgodose deras behov av material för utbildningen. 6 Det skall finnas tillgång till högskolebibliotek vid alla högskolor. Dessa bibliotek skall inom de områden som anknyter till utbildning och forskning vid högskolan svara för biblioteksservice inom högskolan och i samverkan med landets biblioteksväsen i övrigt ge biblioteksservice. 7 a Bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet skall samverka. Kommuner och landsting skall anta planer för biblioteksverksamheterna. Lag (2004:1261). 8 Folk och skolbiblioteken skall ägna särskild uppmärksamhet åt funktionshindrade samt invandrare och andra minoriteter bl.a. genom att erbjuda litteratur på andra språk än svenska och i former särskilt anpassade till dessa gruppers behov. 9 Folk och skolbiblioteken skall ägna särskild uppmärksamhet åt barn och ungdomar genom att erbjuda böcker, informationsteknik och andra medier anpassade till deras behov för att främja språkutveckling och stimulera till läsning. 10 Länsbibliotek, lånecentraler, högskolebibliotek, forskningsbibliotek och andra av staten finansierade bibliotek skall avgiftsfritt ställa litteratur ur de egna samlingarna till folkbibliotekens 3 Prop. 2009/10:3, s (80)

21 förfogande samt i övrigt samverka med folk och skolbibliotek och bistå dem i deras strävan att erbjuda låntagarna en god biblioteksservice Utvärdering av bibliotekslagen Bibliotekslagen har utvärderats under hösten Syftet har varit att undersöka hur lagen fungerat i praktiken och om målen med den uppnåtts. Uppdraget har omfattat kartläggning och analys av lagens tillämpning avseende bl.a. samverkan och biblioteksplaner samt dess effekter för utvecklingen inom biblioteksväsendet i allmänhet och för folkbiblioteken i synnerhet. Utredningen ska särskilt synliggöra de omvärldsförändringar som kan ha påverkat folkbibliotekens utveckling. Utvärderingen beräknas vara klar i januari Högskolelagen (SFS 1992:1434) Utöver bibliotekslagen omfattas universitets och högskolebiblioteken även av högskolelagen. I kapitel 1, 2 finns följande formulering: I högskolornas uppgift ska ingå att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta. Lag (2009:45). Denna formulering omnämns ibland som forskningsbibliotekens tredje uppgift och kan tolkas som att ett lärosäte och dess resurser ska vara tillgängliga även för allmänheten Högskoleförordningen (SFS 1993:100) Högskoleförordningen kompletterar högskolelagen och anger detaljbestämmelser för lärosätenas verksamhet. Vad gäller biblioteksverksamheten hänvisar förordningen till bibliotekslagen med ett tillägg för mediesamarbetet mellan olika högskolbibliotek: 10 Bestämmelser om högskolebibliotek finns i bibliotekslagen (1996:1596). Ett högskolebibliotek skall avgiftsfritt ställa litteratur ur de egna samlingarna till andra högskolebiblioteks förfogande. Förordning (1998:1003) Självständiga lärosäten (SOU 2008:104) I december 2008 presenterades den s.k. autonomiutredningen, Självständiga lärosäten (SOU 2008:104). Utredningens uppdrag var att ge förslag till en eller flera verksamhetsformer för statliga universitet och högskolor som omfattas av högskolelagen. Utgångspunkten var att stärka lärosätenas självständighet samtidigt som statens behov att styra och kontrollera delar av verksamheten skulle tillgodoses. Frågan är komplicerad och beredningsarbetet tar tid. Det finns idag inga uppgifter om när ett förslag till proposition kan presenteras. 4 Självständiga lärosäten föreslås bli en offentligrättslig organisationsform med en egen rättskapacitet. Det betyder att självständiga lärosäten inte ska ingå i den statliga förvaltningen, utan mer ha en form som liknar kommunernas självstyre. Som juridiska personer skilda från staten skulle de självständiga lärosätena inte vara bundna av regler för myndigheter utan fria att sätta upp egna regelverk inom ramen för den föreslagna lagen och författningen. 5 Staten ska dock ha en möjlighet att upprätta särskilda verksamhetsavtal med lärosätet där åtaganden, förutsättningar för finansiering, antagningsystem m.m. gemensamt fastställs. 6 4 Ingrid Edmar och Ann Charlotte Wallin, Utbildningsdepartementet, 4 december, Självständiga lärosäten (SOU 2008:104), s Ibid, s (80)

22 Ytterligare en förändring i det nya författningsförslaget är att studenternas relation till lärosätet inte är ett civilrättsligt kundförhållande, utan att studenterna är medaktörer i de offentlig rättsliga lärosätena. 7 I det nya författningsförslaget kvarstår högskoleförordningens formulering avseende lärosätenas tredje uppgift. Likaså kvarstår skrivningarna om lärosätenas biblioteksverksamhet, inkl. hänvisningen till bibliotekslagen: 2 kap. 18 Bestämmelser om bibliotek finns i bibliotekslagen (1996:1596). Ett lärosätes bibliotek ska avgiftsfritt ställa litteratur ur de egna samlingarna till förfogande för bibliotek vid andra lärosäten Kommunallagen (SFS 1991:900) Kommunallagen reglerar kommunernas och landstingens organisation och ansvarsområden. Inledningsvis anges vem som är medlem i en kommun eller ett landsting: Kap. 1, 4 Medlem av en kommun är den som är folkbokförd i kommunen, äger fast egendom i kommunen eller är taxerad till kommunalskatt där. Medlem av ett landsting är den som är medlem av en kommun inom landstinget. Kommunernas och landstingens befogenheter är beskrivna enligt följande: Kap. 2, 1 Kommuner och landsting får själva ha hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens eller landstingets område eller deras medlemmar och som inte skall handhas enbart av staten, en annan kommun, ett annat landsting eller någon annan. Kap 2, 2 Kommuner och landsting skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat Skollagen (SFS 1985:1100) Skol och gymnasiebiblioteken omfattas av skollagen. Lagen har löpande varit föremål för olika justeringar. Ett förslag till ny lag, Den nya skollagen (Ds 2009:25) presenterades i juni Både i nuvarande skollag och i förslaget till ny står att elever kostnadsfritt ska få tillgång till läroböcker och andra verktyg för sitt lärande. I den nya skollagen förstärks dessutom skolans ansvar för elevernas tillgång till skolbibliotek. Enligt förslaget införs en bestämmelse om att elever i grundskolan, grundsärskolan, specialskolan, sameskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan ska ha tillgång till skolbibliotek (2 kap. 36 ). Till skillnad från den gällande bestämmelsen i bibliotekslagen ska bestämmelsen i den nya skollagen gälla såväl offentliga som enskilda huvudmän inom skolväsendet. Bestämmelsen om skolbibliotek i bibliotekslagen bör ersättas med en hänvisning till bestämmelsen om skolbibliotek i den nya skollagen. 8 Enligt förslag i kapitel 2, 36 är samtliga skolhuvudmän skyldiga att anordna sin verksamhet så att eleverna har tillgång till skolbibliotek för att stimulera skolelevernas intresse för läsning och litteratur samt för att tillgodose deras behov av material för utbildningen. 7 Självständiga lärosäten (SOU 2008:104), s Lagrådsremiss, Den nya skollagen för kunskap, valfrihet och trygghet, s (80)

23 3.2.8 Grundskoleförordningen (SFS 1994:1194) Grundskoleförordningen hänvisar till bibliotekslagen (1 kapitel 4 ). Det innebär att bibliotekslagen är styrdokument i frågan om skolbibliotek: 5 Inom grundskolan och gymnasieskolan skall det finnas lämpligt fördelade skolbibliotek för att stimulera skolelevernas intresse för läsning och litteratur samt för att tillgodose deras behov av material för utbildningen. 3.3 Avgifter Ur ett fjärrlåneperspektiv är det intressant att utreda bestämmelserna för myndigheternas, kommunernas och landstingens möjligheter att ta ut avgifter för sina tjänster. Enligt bibliotekslagen ska allmänheten avgiftsfritt få låna litteratur på folkbiblioteken och statligt finansierade bibliotek ska avgiftsfritt ställa litteratur från sina samlingar till folkbibliotekens förfogande. Enligt högskoleförordningen ska högskolebibliotek även avgiftsfritt ställa sin litteratur till andra högskolbiblioteks förfogande. Avgiftsförordning (1992:191) reglerar statliga myndigheters möjligheter att ta ut avgifter för tjänster: 2 Förordningen skall tillämpas om inte något annat följer av en annan förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen. Förordning (1996:1196). 3 En myndighet får ta ut avgifter för varor och tjänster som den tillhandahåller bara om det följer av en lag eller förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen. 4 En myndighet får, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning, mot avgift tillhandahålla: 1. tidskrifter och andra publikationer, 2. informations och kursmaterial, 3. konferenser och kurser, 4. rådgivning och annan liknande service, 5. lokaler, 6. utrustning, 7. offentlig inköps och resurssamordning, 8. tjänsteexport, 9. automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift, 10. upplysningar per telefon, om den service myndigheten därmed tillhandahåller går utöver myndighetens serviceskyldighet enligt sekretesslagen (1980:100) och förvaltningslagen (1986:223). På samma sätt anger kommunallagen när kommuner och landsting får ta ut avgifter för sina tjänster: Kap. 8, 3 b Kommuner och landsting får ta ut avgifter för tjänster och nyttigheter som de tillhandahåller. För tjänster eller nyttigheter som kommuner eller landsting är skyldiga att tillhandahålla, får de ta ut avgifter bara om det är särskilt föreskrivet. Lag (1998:70). Kap.8, 3 c Kommuner och landsting får inte ta ut högre avgifter än som svarar mot kostnaderna för de tjänster eller nyttigheter som kommunen eller landstinget tillhandahåller (självkostnaden). Lag (1998:70). 23(80)

24 KB har tagit fram riktlinjer för avgifter på forskningsbiblioteken, där bibliotekens tjänster sorteras i två grupper bastjänster och andra tjänster. 9 Bastjänsterna är kostnadsfria för alla besökare, både interna och externa. Andra tjänster kan erbjudas utifrån en avgift, som det enskilda biblioteket själv beslutar om. Följande avgiftsfria bastjänster anges: Tillgång till de lokaler där biblioteksservicen finns Enkel vägledning till hur biblioteket fungerar Tillgång till den lokala beståndskatalogen Tillgång till bibliotekets tryckta och elektroniska dokument Hjälp med informationssökning och referenstjänster som inte har karaktär av uppdrag Hemlån av de dokument som finns tillgängliga på plats Fjärrlån. Samlingarna vid de statligt finansierade forskningsbiblioteken är en gemensam resurs och ska göras tillgängliga för användarna vid andra samverkansbibliotek. Villkoren ska vara samma som för de egna besökarna. Det finns inga motsvarande riktlinjer för avgifter på tjänster som erbjuds via kommunbibliotek eller sjukhusbibliotek 3.4 Det praktiska ansvaret Ansvaret för det praktiska fjärrlånesamarbetet fördelas mellan de samhällsfinansierade, offentligt tillgängliga biblioteken. Som tidigare nämnts bottnar ansvaret i den biblioteksstruktur som funnits i Sverige sedan 1960 talet. Nedan följer en kort beskrivning av de större biblioteksaktörerna inom fjärrlånesamarbetet samt hur deras respektive ansvar ser ut Forskningsbibliotek Forskningsbiblioteken medverkar inom ramen KB:s avtal för samverkansbiblioteken där samverkan definieras utifrån tre kriterier: biblioteket ska vara öppet och tillgängligt för allmänheten, det ska ställa sina samlingar till förfogande för det nationella fjärrlånearbetet och bibliotekets huvudman ska ha en regelbunden finansiering från regeringen med minst 10 % av intäkterna. Samverkansbiblioteken ingår i den nationella statistiken och kan ta del av KB:s centrala licensupphandlingar samt har rätt till kompensation för fjärrlån enligt nettolånsersättning. Idag ingår 30 högskole och universitetsbibliotek samt 40 specialbibliotek i samarbetet. Forskningsbiblioteken har som sin främsta målgrupp för fjärrlånearbetet forskare och studenter knutna till det enskilda läroverket Informations och lånecentraler Det finns fyra statligt finansierade informationsresurser för landets folkbibliotek. Det är informations och lånecentralerna i Malmö, Stockholm och Umeå samt Internationella bibliotekets lånecentral. Informations och lånecentralerna ansvarar för att tillhandahålla mindre frekvent efterfrågat material för folkbibliotekens användare utifrån geografiskt avgränsade områden. Internationella bibliotekets lånecentral ska dock vara tillgänglig för folkbiblioteken i samtliga kommuner i landet. Utöver de fyra informations och lånecentralerna finns Sveriges depåbibliotek i Umeå, en särskild resurs med svensk litteratur för barn och vuxna, främst monografier, men även viss periodika, för barn och vuxna (80)

25 3.4.3 Talboks och punktskriftsbiblioteket (TPB) Talboks och punktskriftsbiblioteket (TPB) är en statlig myndighet som lyder under Kulturdepartementet. Deras uppdrag är att ge personer med funktionsnedsättning tillgång till de medier de behöver för att tillgodogöra sig tryckt text. En förutsättning för uppdraget är 17 upphovsrättslagen (2005:359) Framställning av exemplar m.m. till personer med funktionshinder, dvs. ett undantag från författarens upphovsrätt. Målet är att TPB ska erbjuda minst 25 % av den årliga utgivningen av svenskt tryck som s.k. tillgängliga medier, främst talböcker, punktskriftsböcker eller e texter. Det betyder att TPB själva producerar och distribuerar en stor del av de medier uppdraget omfattar, men också att man distribuerar tillgängliga medier av andra utgivare. TPB fungerar även som lånecentral för de svenska bibliotekens behov av framför allt talböcker och har en särskild service riktad till studerande på högskolenivå med behov av tillgängliga medier Sjukhusbibliotek Sjukhusbiblioteken medverkan i fjärrlånesamarbetet är av mindre omfattning. Dels finns det tillgång till informationsresurser internt, dels exponeras inte sjukhusbibliotekens bestånd i LIBRIS Samkatalog eller andra publika webbkataloger. Sjukhusbibliotekens verksamhet riktar sig till sjukvårdspersonal, patienter och anhöriga, men också till forskare och studenter inom medicinområdet. Sjukhusbiblioteken har ingen gemensam katalog Läns och regionbibliotek På regional nivå finns läns och regionbibliotek med ansvar för kommunbibliotekens kompletterande medieförsörjning, vilket även omfattar effektuering av fjärrlån. Det operativa fjärrlånearbetet kan utföras i länsbibliotekens egen regi, men det blir allt vanligare med ett större kommunbibliotek, som via avtal utför den uppgiften Kommunbibliotek Kommunernas bibliotek utgörs främst av folkbibliotek, men också av skol och gymnasiebibliotek. Fjärrlånesamarbetet är en viktig resurs, eftersom kommuninvånarnas informationsbehov varierar kraftigt från individ till individ. Under det senaste decenniet har många mediesamarbeten utvecklats mellan folkbibliotek inom samma län, men också mellan folkbibliotek i olika län. Det har resulterat fler direktlån mellan folkbibliotek. Folkbibliotek är tillgängliga för samtliga invånare inom en kommun och svarar för att tillgodose ett brett spann av olika informationsbehov Regional mediesamverkan Ansvarskommitténs förslag till regionalisering av samhällsorganisationen påverkar särskilt bibliotekens samarbeten på regional nivå där valet av samarbetspartner delvis styrs av förväntningar om framtida strukturomvandlingar. Även bibliotek på lärosäten utvecklar samarbeten utifrån dessa potentiella gränsdragningar. Invånarnas ökade rörlighet skapar också behov av ökad samverkan. Nya förutsättningar för arbete och studier på distans genererar behov av platsoberoende tjänster och service, vilket även påverkar bibliotekens mediesamarbete. 25(80)

26 4 Kartläggning 4.1 Nuvarande rekommendationer och riktlinjer Syftet med fjärrlånesamarbetet är att alla invånare ska ha samma tillgång till information. Det är därför biblioteken ska kunna låna material av varandra. KB och Kulturrådet har formulerat nationella rekommendationer för fjärrlåneverksamheten, utifrån definitionen av ett fjärrlån som Ett lån mellan två bibliotek som inte har samma huvudman. Som fjärrlån räknas det också när ett bibliotek lånar ut sitt material till andra mottagare än bibliotek, exempelvis företag, institutioner och privatpersoner. Lån som förmedlas över disk räknas inte som fjärrlån. Inte heller lån där den slutliga mottagaren av dokumentet hör till den egna organisationen. 10 Definitionen fokuserar på vilka lån som internt ska räknas som fjärrlån. Tiden har delvis sprungit ifrån denna definition, inte minst till följd av de mediesamarbeten som utvecklats mellan bibliotek med olika huvudmän. Inom nätverket Bibliotek Värmland använder man t.ex. begreppet länslån för lån av material mellan olika bibliotekstyper. De nationella rekommendationerna anger vissa principer för hur en fjärrlåneförfrågan ska hanteras: Varje gång en förfrågan om fjärrlån gäller material som går att köpa, bör biblioteket se det som ett inköpsförslag. En beställning av fjärrlån ska behandlas så fort som möjligt. Det bibliotek som lånar ut avgör vilket material som ska få lånas ut. Undantag kan göras för till exempel referenslitteratur och tidskrifter. Det bibliotek som lånar in har ansvar för det lånade materialet, och är skyldigt att ersätta material som skadas eller kommer bort. Offentliga bibliotek ska föra statistik över in och utgående fjärrlån. Rekommendationerna fungerar som ram för lokala fjärrlånepolicys, men medger stort tolkningsföreträde för det enskilda biblioteket. Det övergripande syftet att ge alla användare samma rätt till information är med andra ord helt beroende av hur det lokala biblioteket väljer att tillämpa rekommendationerna. Så är det t.ex. upp till det lokala biblioteket att avgöra vilka medier som ska vara möjliga att låna in eller ut samt vilka användare som ska få fjärrlåna och i vilka sammanhang. Det betyder att enskilda användare behandlas olika på olika bibliotek och att alla användare inte får samma tillgång till information. 4.2 Volymer och innehåll Uppföljningen av volymerna fjärrlån baserar sig på uppgifter från 2008, vilket varit det senast aktuella materialet. Ambitionen har varit att visa utvecklingen över en 10 årsperiod, men det har inte alltid varit möjligt eftersom information ibland har saknats. Det statistiska underlaget har inbyggda brister. Kvalitetsmässiga skillnader finns av flera skäl, bland annat därför att redovisningsprinciperna ändrats mellan åren, p.g.a. olika lokala och regionala tolkningar av vad som ska rapporteras och p.g.a. att verksamheter har integrerats. Det senare kan exemplifieras med när en lånecentral och ett länsbibliotek räknar samman sina volymer. Detta konstaterade faktum pekar på en brist i sig och sammanställningen baseras på så säkra uppgifter som varit möjligt att få fram utifrån vad biblioteken redovisat. Sjukhusbibliotek (80)

27 samt gymnasie och skolbibliotek omfattas inte eftersom det statistiska underlaget varit allt för bristfälligt Fjärrlånevolymer Andelen fjärrlån i förhållande till bibliotekens totala antal utlån 2008 är marginellt. För folkbiblioteken utgör andelen fjärrutlån 0,6 % av bibliotekens totala antal bokutlån som uppgår till 58,2 miljoner. 11 För forskningsbiblioteken motsvarar antalet fjärrutlån 1,1 % av deras totala antal utlån av tryckt material samt nedladdningar av elektroniska dokument, vilka totalt uppgår till 31,9 miljoner. 12 En sammanställning över de största kategorierna fjärrlånande bibliotek i Sverige och deras sammanlagda volym av fjärrlån IN och UT visar en total volym på för Av dessa är fjärrlån IN och fjärrlån UT. Andelen nationella lån IN och UT är och andelen utlandslån (Figur 4.1.) UT IN UTLÅNANDE BIBLIOTEK Läns- och regionbibliotek 18 st Lånecentraler inkl IB 4 st Folkbibliotek / Depåbiblioteket Forskningsbibliotek / 1/ Utlandslån 2/ Varav utlandslån Figur 4.1, Totala fjärrlånevolymer för olika bibliotekskategorier Sammanställningen beskriver antalet fjärrlån IN och antalet fjärrlån UT, så som fjärrlånen normalt hanteras och redovisas ur det enskilda bibliotekets perspektiv. Ett och samma fjärrlån är UT från ett bibliotek, och IN till ett annat. Det betyder att beskrivet som antalet faktiskt effektuerade fjärrlån sammanfaller summan av antalet fjärrlån UT med det totala antalet faktiska fjärrlån omfattande utlån och retur av materialet, vilket innebär stycken fjärrlån. Siffran är inte komplett eftersom den inte omfattar sjukhus, gymnasie och skolbibliotek. Å andra sidan returneras inte allt material, det gäller exempelvis artiklar. Sammantaget konstaterar utredarna att det totala antalet enskilda fjärrlån för 2008 var ca 1 miljon. Folkbibliotekens totala volymer uppgår till , med en uppdelning i fjärrlån IN på och fjärrlån UT på Forskningsbibliotekens totala volym är med fjärrlån IN och fjärrlån UT Av volymen fjärrlån IN är utlandslån. 11 Folkbiblioteken 2008, Statens kulturråd, s. 19 och Forskningsbiblioteken 2008, SCB och Kungl. Biblioteket, 2008, s. 10 och (80)

28 Läns och regionbiblioteken, informations och lånecentralerna samt depåbiblioteket är i det närmaste undantagslöst utlånande bibliotek. Totala volymerna för läns och regionbiblioteken uppgår till , för informations och lånecentralerna, inkl. Internationella biblioteket, till och för depåbiblioteket till Läns och regionbiblioteken har i vissa fall lagt ut sina samlingar, och även den operativa fjärrlåneverksamheten på ett större folkbibliotek i regionen, vilket illustreras av folkbiblioteket i det överlappande fältet i figuren. Statistik från LIBRIS Fjärrlån för 2009 ger en antydan om att 2000 talets trend med sjunkande fjärrlån kan brytas då lånen ökade till lån jämfört med fjärrlånen under 2008 som uppgick till Poängteras bör att fjärrlånebeställningar hanteras även utanför LIBRIS Fjärrlån. Biblioteken kan t.ex. registrera beställningar i varandras lokala biblioteksdatasystem. Figur 4.2, Fjärrlånebeställningar i LIBRIS Fjärrlån 4.3 Jämförelse av volymer mellan olika bibliotek För att få en uppfattning om de olika bibliotekskategoriernas volym av fjärrlån ställt i relation till varandra finns i figur 4.3 en sammanställning av totala volymer för 2008 avseende både fjärrlån IN och fjärrlån UT. Figur 4.3, Bibliotekskategoriernas antal fjärrlån IN och UT för (80)

29 Jämförelsen visar tydligt de stora volymmässiga skillnaderna. Folkbiblioteken är störst (51,3%) 13, tätt följda av forskningsbiblioteken (34,4%). Bara sett till fjärrlån UT är skillnaden liten mellan folkbibliotek och forskningsbibliotek. Skillnaden ligger främst i fjärrlån IN där volymerna är knappt hälften så stora för forskningsbiblioteken som för folkbiblioteken. Därefter följer övriga med länsoch regionbibliotekens mellanstora volymer (11,8%) och sedan kommer ett ordentligt hopp ner till informations och lånecentralerna (1,6%), depåbiblioteket (0,5%) och Internationella bibliotekets lånecentral (0,4%). Statistiken kan jämföras med svaren i webbenkäten till fjärrlåneansvariga. Där efterfrågades vilka typer av bibliotek man lånade in material ifrån. Frågan var formulerad som en flervalsfråga där man för respektive bibliotekstyp fick ange om man lånade in ofta, sällan eller aldrig. Siffrorna i matrisen nedan avser hur många procent av de tillfrågade från respektive bibliotekstyp som angav att de ofta lånade in material från de olika biblioteken. De gråmarkerade fälten markerar svar där minst 60 % av respondenterna angett att de ofta lånar in material från en specifik bibliotekstyp. Skolbibliotek Gymnasiebibliotek Antal respondenter 28 Gymnasiebibliotek 0 22,7 60 4, ,8 0 8,7 63 4,3 8,7 33,3 98 Folkbibliotek 1,2 8,8 90,5 12,5 92,6 96,9 0 16, ,3 48,2 57,6 12 Integrerade folk och skolbibliotek 0 8,3 66,7 16, ,3 58,3 66,7 58,3 66,7 15 Högskolebibliotek 0 0 7, ,1 21,4 14, ,4 22 Universitetbibliotek ,6 33,3 15,8 5, Sjukhusbibliotek ,4 82,4 94,1 73,3 26,7 26,7 7,1 20 6,7 38 Specialbibliotek ,6 75,7 3,6 51,6 7,4 0 3,6 3,8 29 Annat bibliotek 4,2 4,2 20 8,7 73,1 75 4,8 36,4 33,3 18,2 13,6 9,1 Figur 4.4, Upplevda låneströmmar fjärrlån IN Matrisen visar att folkbibliotek lånar in material i nästan lika hög utsträckning från universitets och högskolbibliotek som från andra folkbibliotek. Universitets och högskolebibliotek lånar uteslutande material av varandra. De bibliotek som uppger att de ofta behöver låna in material från andra bibliotek är de integrerade folk och skolbiblioteken. På motsvarande sätt fick de fjärrlåneansvariga ange i vilken omfattning man lånade ut material. Även här fick man ange frekvensen i form av ofta, sällan eller aldrig. Folkbibliotek Integrerade folk och skolbibliotek Högskolebibliotek Universitetsbibliotek Sjukhusbibliotek Specialbibliotek Informations och lånecentraler Internationella bibliotekets lånecentral Depåbiblioteket Talboks och punktskriftsbiblioteket Antal respondenter Skolbibliotek Gymnasiebibliotek Folkbibliotek Integrerade folk och skolbibliotek 28 Gymnasiebibliotek 7,7 38,5 42,9 7, Folkbibliotek 0,15 12,5 83,7 21,5 2,6 2,5 2,5 1,3 12 Integrerade folk och skolbibliotek 8,3 8, , Högskolebibliotek 21,4 42,9 85,7 57,1 86,7 86,7 64,3 30,8 22 Universitetbibliotek , ,3 15 Sjukhusbibliotek 0 0 7,7 0 7,7 7,7 46, Specialbibliotek 0 17,1 45,9 22,6 66,7 62,2 6,5 57,6 31 Annat bibliotek 7, ,7 39,3 27,6 28,6 11,1 Figur 4.5, Upplevda låneströmmar fjärrlån UT 27,6 Högskolebibliotek Universitetsbibliotek Sjukhusbibliotek Specialbibliotek 13 Räknat som transaktioner d.v.s. summan av fjärrlån IN och fjärrlån UT. 29(80)

30 Bilden överensstämmer till vissa delar. Intressant är t.ex. att ingen upplever att de ofta lånar ut material till integrerade folk och skolbibliotek. Likaså att universitetsbiblioteken inte upplever att de lånar ut material till folkbiblioteken i den utsträckning som folkbiblioteken själva upplever det Folkbiblioteken Folkbibliotekens fjärrlån IN minskar över tiden. Den var högst 2001 över den redovisade 10 årsperioden med knappt , vilket ska jämföras med dagen knappt En trendutdragning visar kontinuerligt fallande volymer. Statistiken är sammanställd baserat på Kulturrådets rapporter Kulturen i siffror för folkbiblioteken. Figur 4.6, Volymmässiga utvecklingen över tiden för folkbibliotekens fjärrlån IN Fjärrutlåningen visar en större spridning över tiden. Volymen var som högst 2004 med fjärrlån UT, att jämföras med dagen nivå på knappt Figur 4.7, Volymmässiga utvecklingen över tiden för folkbibliotekens fjärrlån IN 30(80)

31 4.3.2 Forskningsbiblioteken Även forskningsbibliotekens totala volymer är sjunkande med en brantare kurva för fjärrlån UT än för fjärrlån IN. Fjärrlån UT låg i inledningen av 2000 talet på närmare för att idag vara nere på drygt Fjärrlån IN har sjunkit från knappa till dagens nivå strax över , nästan en halvering. Figuren illustrerar tydligt att fjärrlån IN över tiden stabilt har varit dubbelt så stort som fjärrlån UT. Statistiken för forskningsbiblioteken är hämtad från SCB/KBs årliga sammanställningar över forskningsbibliotekens verksamheter. Figur 4.8, Antal totala fjärrlån IN och UT för forskningsbiblioteken Fördelat på medietyper över åren visar statistiken för fjärrlån IN att böcker och framför allt kopior har minskat kraftigt i antal medan elektroniska dokument har ökat. För 2000 finns endast ackumulerade volymer tillgängliga. Figur 4.9, Utvecklingen för forskningsbiblioteken av olika medietyper för fjärrlån IN 31(80)

32 Andelen fjärrlån IN utanför Norden har ökat och sedan flackat ut under senare år. Framför allt minskar de inhemska fjärrlånen, en dryg halvering över tidsperioden. Från 2005 och framåt redovisas inte Norden separat. Figur 4.10, Utvecklingen av fjärrlån IN, nationellt och internationellt för forskningsbiblioteken Tydligast för fjärrlån IN är den mycket kraftiga minskningen av kopior. Från 2001 till 2008 minskade antalet från drygt till dagens cirka Övriga fjärrlån har legat relativt stabila, med en svag uppgång, från Figur 4.11, Utvecklingen av forskningsbibliotekens antalet fjärrlån UT för artiklar respektive böcker 32(80)

33 Även för fjärrlån UT dominerar de nationella stort. Utlåningen till andra länder har varit stabil över perioden. Från 2005 och framåt redovisas inte Norden separat. Figur 4.12, Utvecklingen av fjärrlån UT, nationellt och internationellt för forskningsbiblioteken Läns och regionbiblioteken På grund av olika principer för redovisning och andra skillnader mellan läns och regionbiblioteken är det inte möjligt att redovisa en komplett jämförbar beskrivning av den historiska utvecklingen. Alla har av samma skäl inte kunnat omfattas. Uppgifter från vissa läns och regionbibliotek har inte varit jämförbara p.g.a. att de exempelvis inte redovisat data för hela den jämförda tidsserien. I flera fall har endast det senaste årets statistik redovisats. Almedalsbiblioteket har inte kunnat räknas in då de är både region och forskningsbibliotek och inte särskiljer på statistiken. Intervallet har valts för att detta är det intervall där ett flertal har kunnat presentera jämförbar data. Något som också problematiserat statistiksammanställningen är att flera av biblioteken har genomgått omorganisationer vilket i vissa fall påverkat. Sammanställningarna bygger på statistik som lämnats direkt av läns och regionbiblioteken. För att ändå ge en så representativ bild som möjligt av den volymmässiga utvecklingen baseras sammanställningen på de läns och regionbibliotek som lämnat stabil och jämförbar statistik, dessa är Dalarna, Halland, Jämtland, Norrbotten, Skåne, Sörmland, Uppsala, Västerbotten och Västmanland. Deras samlande andel av den totala volymen för 2008 var knappt 50 %. Figur 4.13 visar en markant nedgång av volymerna av fjärrlån UT från 2004 fram till (80)

34 Figur 4.13, Volymutvecklingen av fjärrlån UT för läns och regionbiblioteken En beskrivning av vilka medier som lånas ut grundar sig mot samma bakgrund på läns och regionbiblioteken i Dalarna, Skåne, Sörmland, Uppsala, Västerbotten och Västmanland. Noteras bör att Skåne ensamt står för över 50 % av de totala volymerna. Vid en exkludering av Skåne är minskningen av totala antalet fjärrlån kraftigare, minskningen är tydligast för talböcker och böcker. Figur 4.14, Läns och regionbibliotekens utveckling av fjärrlån för olika medietyper 34(80)

35 4.3.4 Informations och lånecentralerna Den samlade bilden över tidsperioden 1998 till 2008 för informations och lånecentralerna i Malmö, Stockholm och Umeå visar en stadigt nedåtgående utveckling. Staplarna visar en halvering, men då ska noteras att statistik för Stockholm saknas fr.o.m. 2003, då man valde att slå ihop lånecentralens och länsbibliotekets statistik. Figur 4.15, Informations och lånecentralernas volymmässiga utveckling för fjärrlån Internationella bibliotekets lånecentral Volymen av Internationella bibliotekets fjärrlåneverksamhet har varierat över åren. Från att ha varit högst 2005 med en bit över fjärrlån är man 2008 nere strax under En förklaring till nedgången under senare år är en minskning av depositioner till förmån för av slutanvändaren efterfrågade enstaka fjärrlån. Förändringen är en medveten insats i den kompletterande medieförsörjningen där volym ersätts med kvalitet. Figur 4.16, Den volymmässiga utvecklingen för Internationella bibliotekets lånecentral 35(80)

36 4.3.6 Sveriges depåbibliotek Depåbiblioteket bryter markant mönstret av övriga biblioteks sjunkande volymer för fjärrlån. Volymerna har ökat med 6 gånger sedan Det bör noteras att mätningen är gjord i absoluta tal. För att få en mer rättvisande bild bör fjärrutlånen ställas i relation till det kontinuerligt ökande beståndet. Depåbibliotekets antal katalogiserade titlar i LIBRIS Samkatalog har över 10 årsperioden ökat från till , det vill säga en dryg fördubbling. Även med det hänsynstagandet ser vi en kraftig ökning av fjärrutlåningen. Depåbibliotekets utlandslån redovisas inte separat, de ingår i statistiken för informations och lånecentralerna. 4.4 Ämnesområden Figur 4.17, Den volymmässiga utvecklingen av fjärrlån för Sveriges depåbibliotek Uppgifter från LIBRIS Statistikdatabas visar på lånefrekvensen inom olika ämnesområden utifrån SAB kod. I figur 4.18 redovisas beställningar i LIBRIS Fjärrlån för perioden : 36(80)

37 SAB-kod Förändring i procent V % O % Q % U % D % E % P % I % K % G % H % F % C % B % T % N % L % M % A % J % R % S % X % Ä % Y % Figur 4.18, Fjärrlånebeställningar utifrån SAB kod Avdelningar som visar på en ökning är X (Musikalier), Y (Musikinspelningar), E (Uppfostran och undervisning) samt H (Skönlitteratur) och Ä (Tidningar). Även om avdelning X ökat med 41 % och Y med 37 % är dessa avdelningar förhållandevis små inom fjärrlånesamarbetet. Inom avdelningarna U (Naturvetenskap), T (Matematik) och V (Medicin) har fjärrlånen minskat med 69 %, 66 % respektive 64 % under perioden. Det beror med stor sannolikhet på utvecklingen av elektroniskt tillgängligt material inom dessa ämnesområden. De avdelningar som främst är aktuella för fjärrlån är O (Samhälls och rättsvetenskap), V, E, Q (Ekonomi och närningsväsen) och D (Filosofi och psykologi), med följande förändringar under perioden : Figur 4.19, Fjärrlånebeställningar avdelning O, V, E, Q, D 37(80)

38 4.4 Kartläggning av fjärrlåneprocessrn Underlaget för processkartläggningen bygger dels på de samtal utredarna fört med olika bibliotek, dels på svaren i den enkät som riktades till fjärrlåneansvariga på olika bibliotek. Sammanlagt besvarade 443 personer enkäten fördelat mellan olika typer av bibliotek enligt följande: Skolbibliotek Gymnasiebibliotek Folkbibliotek Integrerade folk och skolbibliotek Högskolebibliotek Universitetsbibliotek Sjukhusbibliotek Specialbibliotek Annat bibliotek Totalt 4 svarande 42 svarande 175 svarande 22 svarande 22 svarande 41 svarande 33 svarande 65 svarande 39 svarande 443 svar Normalt ingående steg Ett fjärrlån beskriver i sin totala process en loop från det utlånande bibliotekets samlingar och tillbaks igen till samma plats. Det omfattar UT för det utlånande biblioteket och IN för det inlånande biblioteket, samt transporterna fram och åter mellan biblioteken. I grunden ser arbetsprocessen ut så, men lokala skillnader finns beroende exempelvis på typ av bibliotek, storlek och sätt att organisera sin verksamhet. Alla varianter låter sig inte beskrivas, däremot är det möjligt att beskriva fjärrlåneprocessen så som den normalt ser ut. Beskrivningen nedan utgår från ett normalt och förhållandevis okomplicerat, nationellt fjärrlån av en bok under de förutsättningar som oftast gäller vid ett medelstort bibliotek. Det innebär att det rör sig om ett längre geografiskt avstånd vilket kräver förpackning och transport samt att hanteringen i huvudsak är manuell. Beskrivningen omfattar hela processen. En uppskattning har gjorts av den normala tidsåtgången för varje steg. 1. En person kommer till biblioteket, alternativt ringer, mejlar eller lägger en beställning på ett material i bibliotekets OPAC eller i funktionen LIBRIS Låntagarbeställning. a. Ingen tid/kostnad 2. Biblioteket tar hand om frågan; samtalet med personen. a. 10 min 3. Biblioteket överväger olika alternativ: avslå förfrågan, förvärva mediet, fjärrlån IN, fjärrlån IN och förvärva mediet, hänvisa personen till det bibliotek där materialet finns. Vid beslut om fjärrlån IN kan biblioteket registrera beställningen i LIBRIS Fjärrlån. a. 10 min 4. Beställningen anländer till utlånande bibliotek som skriver ut en plocklapp och letar fram materialet ur sina samlingar. a. 8 min 5. Boken lånas ut till mottagande bibliotek (registrering) och förses med fjärrlåneremsa. a. 2 min 6. Boken förpackas som brev eller företagspaket. a. 7 min 7. Transport till mottagande bibliotek. a. Redovisas närmare i avsnitt Mottagande bibliotek packar upp, sorterar och ställer på en vagn. a. 3 min 38(80)

39 9. Vagnen körs till lånedisken, registrering sker (slutanvändaren aviseras), lägger in utlånande biblioteks lånetid och låntagarens lånetid, reservationslapp sätts i boken. Boken sätts på en reservationshylla. a. 7 min 10. Slutanvändaren kommer för att hämta sin bok. Den hämtas från hyllan och lånas ut. a. 3 min 11. Omlån sker en gång. a. 3 min 12. Boken återlämnas av slutanvändaren. Avregistrering från låntagaren. Ställs på vagn som körs till vaktmästeriet. Boken förpackas som brev eller företagspaket. a. 7 min 13. Transport till utlånande bibliotek. a. Redovisas närmare under Utlånande bibliotek packar upp, sorterar och sätter på vagn. a. 3 min 15. Vagnen körs till dator, lånet avregistreras från inlånade bibliotek. Boken sätts upp på hylla. a. 5 min Om inget annat anges baseras fortsatta beskrivningar och beräkningar på den här processbeskrivningen Fjärrlån kontra förvärv Behovet att fjärrlåna material varierar beroende på det lokala bibliotekets uppdrag, det befintliga beståndet samt vilka användare biblioteket har. Det är samma parametrar som styr ett biblioteks strategier för sin medieförsörjning. När man diskuterar fjärrlån, diskuterar man med andra ord bibliotekens medieförsörjning. Bibliotekens policys för fjärrlån IN och UT redovisades i avsnitt 2.2. Utredningen har inte kartlagt förvärvspolicys på samma sätt, men såväl lån som förvärv hanteras utifrån tolkningen av bibliotekets lokala uppdrag. Strömmarna av fjärrlån visar att t.ex. universitetsbibliotek inte lånar in material från folkbibliotek medan det omvända förhållandet är vanligt. Det kan bero på att universitetsbibliotek i mindre utsträckning lånar in kurslitteratur till studenter, vilket är mer vanligt bland folkbiblioteken. Universitetsbiblioteken är däremot tillmötesgående när det gäller forskares behov av informationsförsörjning. De olika förhållningssätten kan delvis härledas till bibliotekens olika uppdrag. Då fjärrlån är ett val baserat på lokal policy för medieförsörjning är det intressant att se hur stor andel av användarnas förfrågningar som leder till förvärv. I enkäten till fjärrlåneansvariga svarade ca 38 % att minst hälften av alla förfrågningar resulterar i ett förvärv medan ca 44 % angav att endast en tiondel resulterar i förvärv. Drygt 55 % uppger att åtminstone hälften av fjärrlånen utgörs av material out of print, d.v.s. titlar som inte är möjliga att förvärva. Kartläggningen av fjärrlåneprocessen i avsnitt visade att det tar ca 68 minuter att handlägga ett fjärrlån (IN och UT). I denna utredning har inte förvärvsprocessen kartlagts på samma sätt, varför det inte är möjligt att jämföra arbetskostnaderna för fjärrlån respektive förvärv Lånetider Majoriteten av biblioteken tillämpar det utlånande bibliotekets lånetid för utlån av inlånat material, oavsett hur lång tid det tagit innan materialet nått användaren. Lånetiderna varierar mellan 5 dagar 90 dagar. Vanligast är lånetider inom spannet dagar. 39(80)

40 Vissa bibliotek tillämpar öppna lånetider där användaren kan låna om materialet tills dess att någon annan reserverat det eller tills dess att maxlånetiden gått ut. Öppna lånetider kan sträcka sig upp mot dagar. Flertalet bibliotek tillämpar dock fasta lånetider med möjlighet till omlån 2 3 gånger, om ingen reservation finns. Vissa bibliotek tar hänsyn till transporttiden och lägger till ett par extra dagar på lånetiden. Ett mindre antal bibliotek tillämpar den lånetid det egna biblioteksdatasystemet genererar vid utlåningstillfället. Ca 25 % uppger att fjärrinlånat material står kvar på reservationshyllan för avhämtning hela lånetiden ut eller tills dess att utlånande bibliotek kräver tillbaka materialet. Ca 27 % uppger dock att ej avhämtat material skickas tillbaka efter ca 1 2 veckor. Det är oklart hur stor andel av det fjärrinlånade materialet som inte hämtas ut av användarna. En uppskattning visar att det rör sig om en mindre del, endast någon procent. Vissa bibliotek har dock erfarenhet av att upp emot 10 % av det inlånat material inte hämtas ut Avgifter Vad gäller avgifter för fjärrlån varierar det stort mellan biblioteken om man tar ut avgift eller inte, vilka användare som omfattas samt vad avgiften avser. Ofta är avgifterna fasta, mer sällan debiteras användaren bibliotekets faktiska kostnad för ett fjärrlån IN. Vissa bibliotek påför användarna en reservationsavgift, d.v.s. en kostnad för att biblioteket lånar materialet från ett annat bibliotek. Andra avgifter debiteras vid expressleverans och för fjärrinlånat material som inte avhämtas. Avgiften för fjärrinlånade böcker inom Sverige och Norden kan variera från 5 kr upp till 20 kr. Ca 15 % uppger att de inte tar ut någon avgift av användaren, men flertalet gör undantag för kopior, där majoriteten av biblioteken tar ut en avgift. Det kan vara för artikelkopior, kopior av delar av fulltextdokument eller kopior av småtryck. Avgiften kan vara fast alternativt variera från 1 kr/kopia till 200 kr/dokument. Även avgifterna för fjärrlån utanför Norden, s.k. utlandslån varierar. Här kan det röra sig om ett spann mellan 20 kr 250 kr och i många fall debiteras användaren den faktiska kostnaden Remisskedjor Olika avgifter och lånetider påverkar inte enbart den enskilda användaren, utan många bibliotek tar också hänsyn till dessa faktorer vid val av utlånande bibliotek. Även om den traditionella fjärrlånekedjan inte längre tillämpas upprättar biblioteken remisskedjor då de beställer material av varandra. I LIBIRIS Fjärrlån finns en funktion där det inlånande biblioteket själv väljer vilka bibliotek man vill rikta sin beställning mot. Dessa remisskedjor omfattas av väl avvägda kriterier som t.ex. om biblioteket har generösa lånetider, låga eller inga avgifter, är snabb i hanteringen av fjärrlånebeställningar eller har enkla principer för omlån. Andra kriterier är om biblioteket ligger nära rent geografiskt och vilken attityd biblioteket har till fjärrlån UT. En generös policy kan med andra ord skapa en högre efterfrågan. 4.5 Teknisk infrastruktur Den tekniska infrastrukturen är central för dagens fjärrlånesamarbete, både för användare och för bibliotek. Idag finns ett stort antal samsökningsfunktioner tillgängliga via webben och det pågår dessutom olika utvecklingsprojekt parallellt på regional och nationell nivå för att hitta lösningar för gemensamma plattformar. 40(80)

41 4.5.1 LIBRIS systemen De LIBRIS system som används av samtliga kategorier bibliotek i fjärrlånesamarbetet är LIBRIS Samkatalog, LIBRIS Webbsök och LIBRIS Fjärrlån. Relevanta i sammanhanget är även LIBRIS Låntagarbeställningar 14 och LIBRIS Statistikdatabas. Systemen underhålls och utvecklas av KB:s avdelning för nationell samverkan. Utvecklingsarbetet omfattar bl.a. interaktionsdesign, research och användartester. Dessutom ansvarar avdelningen för förvaltning och administration av systemen. LIBRIS Webbsök och LIBRIS Samkatalog används som stöd för att belägga en användares informationsbehov. När materialet identifierats och lokaliserats lägger biblioteket en beställning i LIBRIS Fjärrlån Bibliotek24 LIBRIS Samkatalog inte fullständig utan saknar material från många folkbibliotek. Som ett alternativ finns Bibliotek24, en samsökningsfunktion som utvecklats i samarbete mellan flertalet läns och regionbibliotek, dock inte samtliga. Med andra ord kan inte heller denna portal erbjuda en fullständig översikt av folkbibliotekens material. Bibliotek24 används enbart för att belägga material SAGA SAGA är ett systemstöd för lokal handläggning av dokumentbeställningar och används av ca 60 forskningsbibliotek inom nio olika organisationer bland de svenska forskningsbiblioteken. När det gäller fjärrlånen fungerar SAGA som ett komplement till LIBRIS Fjärrlån. Enkelt uttryckt använder biblioteken LIBRIS Fjärrlån för att belägga material och upprätta remisskedjor. Den lokala handläggningen av beställningen hanteras sedan i SAGA. När ett SAGA bibliotek registrerar en beställning i LIBRIS förs den per automatik över till SAGA. Fördelarna med systemet är mervärden i form av kommunikation med lokala ekonomisystem, beställningsformulär för slutanvändare och möjligheten att följa beställningar genom hela processen (både fjärrlån IN och fjärrlån UT) samt kommunikation med slutanvändare via e post. Det är Karolinska Institutets Bibliotek som utvecklat systemet och som ansvarar för underhåll och vidareutveckling. KB har bidragit med medel för utveckling. Idag finansieras SAGA med stöd av användaravgifter från medverkande bibliotek Användarna och den tekniska infrastrukturen Ur ett användarperspektiv kan det vara rationellt att sträva mot ett nationellt och virtuellt fullservicebibliotek, men för att nå dit behöver en rad olika frågor lösas. Dels måste biblioteken komma överens i olika policy och ansvarsfrågor, dels behöver de tekniska systemens funktionalitet och gränssnitt användaranpassas och tillgänglighetsanpassas enligt E förvaltningens direktiv. Enligt detta ska de statliga myndigheterna förenkla kontakten mellan förvaltning och medborgare genom insatser präglade av tillgänglighet och användbarhet. 15 Dessutom behövs en lösning för hur användaren ska identifieras i systemet. Idag finns olika alternativ för identifikation och access till nättjänster, t.ex. bank ID och e legitimation. Nuvarande system för e legitimation är bristfällig utifrån ett biblioteksanvändarperspektiv, eftersom det 14 Tjänsten erbjuder enskilda användare en möjlighet att själva registrera beställningar. För att använda tjänsten krävs att personen är registrerad som användare på ett lokalt bibliotek och att detta bibliotek godkänt möjligheten att ta emot låntagarbeställningar. Tjänsten erbjuds av ca 50 enskilda bibliotek, från ca 30 olika folk och forskningsbiblioteksorganisationer. 15 Dir. 2009:19: Kommittédirektiv: Delegation för e förvaltning 41(80)

42 krävs ett svenskt personnummer och att personen är mantalsskriven i Sverige. Dessutom kan utgivare av e legitimation och leverantörer av e tjänster sätta upp åldersgränser för användarna. 16 Ett annat alternativ kan vara ett nationellt bibliotekskort. I Norge finns både lokala bibliotekskort och ett s.k. Norgekort, som kan användas för lån på olika bibliotek runtom i landet. Den som har ett Norgekort är också registrerad på ett lokalt bibliotek. Idag erbjuds användarna tillgång till bibliotekens medieinnehåll via lokala, regionala och nationella sökfunktioner med olika utformning och funktionalitet. Ett exempel är de olika utformade webbformulär för (fjärr)lånebeställningar. LIBRIS Låntagarbeställningar ser ut på ett sätt, SAGA systemets formulär på ett annat liksom ytterligare lokala och regionala formulär. Även inom en och samma biblioteksorganisation kan webbformulären variera på olika filialer och institutionsbibliotek. Även om användarna själva fyller i webbformulär krävs fortfarande manuell kontroll och handläggning av beställningarna. I ett virtuellt fullservicebibliotek kan den manuella hanteringen minska genom s.k. unmediated requesting. Med automatisk parameterstyrd kontroll av remisskedjor kan beställningen gå direkt till det biblioteket där materialet finns tillgängligt för utlån. Principen används i bl.a. Danmark. Bibliotekens interna arbete kan gynnas av en ökad automatisering. Ju fler rutinbaserade åtgärder som hanteras automatiskt, desto mer tid kan ägnas åt kvalificerade uppgifter. Dessutom blir det en mer jämlik behandling av användarnas informationsbehov, då behovet av enskilda, subjektiva ställningstaganden minskar. 4.6 Transporter och logistik Fjärrlånets fysiska logistik avser hanteringen och förflyttningen av i de flesta fall en bok till och från ett utlånande bibliotek. Processen består av en inre logistik och en yttre logistik. Den inre logistiken omfattar normalt för det utlånande biblioteket att skriva ut en plocklapp samt att hämta boken ur de egna samlingarna. Den går sedan till vaktmästeriet där den endera läggs i en plastback eller förpackas och förses med adresslapp för vidare transport. Vid det inlånande biblioteket töms lådorna och förpackade böcker avembaleras och går till lånedisken där de görs tillgängliga för slutanvändaren. När boken returneras sker den omvända processen. Den tas emot, går till vaktmästeriet, läggs i låda eller förpackas och förses med adressetikett samt skickas till sitt hembibliotek. Där packas den upp och ställs tillbaks i de egna samlingarna. Den yttre logistiken omfattar själva transporten mellan biblioteken. Beroende på avstånd och valt alternativ kan transporten principiellt gå till på tre olika sätt: fasta lokala eller regionala rutter, via Posten eller andra avtalade transportörer eller via Svensk bibliotek transport Fasta lokala eller regionala rutter Lokalt och ofta även regionalt kan transporterna ske genom egna slutna transportsystem via egna fordon eller fordon som ägs av bibliotekets huvudman. Lokalt kan det vara kommunens internpostsystem, det kan vara kombinationer med transporter av annat gods och det kan vara organiserade transportslingor speciellt för bibliotekens behov. Systemen kan drivas såväl i egen regi som utlagda på entreprenad. Där regionala lösningar finns drivs de normalt i länsbibliotekens regi och består av slingbilar i fasta rutter som servar anslutna folkbibliotek inom länet. Länsbibliotekens transporter går i regel till och från kommunernas huvudbibliotek legitimation.se [ ] 42(80)

43 Normalt bygger de här systemen på märkta plastbackar där varje anslutet bibliotek har sin eller sina backar. Backarna cirkulerar ständigt, oavsett mängden material i dem. Fördelarna är en enkel hantering där vare sig adresslapp eller emballage krävs. Nackdelen är främst att transporterna ständigt går, oavsett antalet transporterade kollin. Det i kombination med obalanser i flödena går ut över fyllnadsgraden i bilarna med negativa effekter för kostnader och miljö. Användningen förekommer för alla bibliotekskategorier, men andelen av den totala fjärrlånevolymen är liten Posten eller andra avtalade transportörer Brev och paketbefordran är det klart dominerande alternativet, och då speciellt över längre avstånd såväl nationellt som internationellt. Oftast i Postens regi, men även avtal med andra transportörer förekommer som exempelvis Schenker och DHL. Fördelen är framför allt den geografiska täckningen, men också snabbheten för den del som omfattas av brev som A post. En fördel för paket är möjligheten till trac and trace, d.v.s. att kunna följa godset, vilket inte finns för brev. Nackdelarna är främst den fysiska hantering som krävs med paketering och adresslappar samt hämtning och lämning. En paketering hos avsändaren som också medför avembalering och omhändertagande av förpackningsmaterial hos mottagaren. Inköp och deponi av förpackningsmaterialet är dessutom en tillkommande kostnad Svensk bibliotek transport (SBT) Norsk bibliotek transport erbjuder sedan 2009 en biblioteksanpassad tjänst för transport av fjärrlån i Sverige. Verksamheten har expanderat under året och svarade vid utgången av 2009 för knappt 20 % av landets totala fjärrlånetransporter. Tjänsten omfattar sortering, paketering och distribution. Den bygger på ett system med plastbackar, vilket minimerar behovet av paketering. Distributionen sker i huvudsak med egna bilar, Ett ramavtal finns tecknat med KB från 1 januari 2009 vilket möjliggör för 34 universitets och högskolebibliotekorganisationer mellan Malmö och Luleå att transportera fjärrlån samt transporter till och från filialer och fjärrmagasin. Det svenska dotterbolaget Svensk bibliotek transport (SBT) hade vid utgången av 2009 avtal med 42 svenska bibliotek. 24 av dessa är samverkansbibliotek och avropar mot KB:s ramavtal. Dagligen körs anslutande turer mellan Sverige och Norge och sedan den 1 juli 2009 finns också ett samarbete med den danska motsvarigheten Landstrygeren som binder samman det danska transportnätet med NBT/SBT:s i Sverige och Norge. Den fördel som framför allt lyfts fram av anslutna bibliotek är att de slipper paketering och adressering. Leveranserna har också i vissa fall blivit snabbare. 43(80)

44 5 Kostnader 5.1 Kostnaden för arbetstid för ett fjärrlån Ett fjärrlån berör olika parter, vilket medför både en splittrad bild och en splittrad redovisning av kostnaderna för fjärrlånet. Tidssättningen av de olika stegen i fjärrlåneprocessen som beskrevs i avsnitt gör det möjligt att beräkna kostnaden för den arbetstid som ägnas ett fjärrlån. Den angivna tiden avser ett folk och forskningsbibliotek där fjärrlån är en bland många andra arbetsuppgifter. Total nedlagd tid för ett fjärrlån är 68 minuter. Kostnaden beräknas som nedlagd tid ställt i relation till lönekostnaden för berörd personalkategori. Inklusive sociala kostnader har lönekostnaden för bibliotekarier beräknats till 226 kr per timma och för biblioteksassistenter och vaktmästeri till 186 kr per timma. 17 För ett fjärrlån har bibliotekarietiden uppskattats till 23 minuter och assisten/vaktmästaretiden till 45 minuter. Den totala kostnaden för arbetstid för ett fjärrlån är totalt 226 kr. Av den totala tiden utgör fjärrlån IN 43 minuter (avsnitt 4.4.1, moment 2, 3, 8, 9, 10 och 11) och fjärrlån UT 25 minuter (avsnitt 4.4.1, moment 4, 5, 6, 14 och 15). Kostnaden för nedlagd tid för fjärrlån IN är 148,60 kr och för fjärrlån UT 77,50 kronor. Nedlagd arbetstid representerar ett normalt okomplicerat fjärrlån. Ett komplicerat fjärrlån tar mer tid. Tiden är svår att uppskatta eftersom det skiljer mycket från fall till fall. Vid utredarnas kontakter med biblioteken har flera angett att ett komplicerat fjärrlån kan kräva arbetsinsatser under en längre tidsperiod och att den sammanlagda tiden kan sträcka sig upp till en dag. I enkäten till fjärrlåneansvariga angav 56 % att det kan ta minst 30 minuter att handlägga ett komplicerat fjärrlån, resterande angav att det tar 1 timma eller mer. En mycket försiktig beräkning baserad på antagandet att ett mer komplicerat fjärrlån tar 1 timma i snitt innebär en kostnadsökning med 226 kr. Det vill säga att kostnaden för arbetstid för ett mer komplicerat fjärrlån är 452 kronor. 5.2 Transportkostnader/logistik Hanteringen av fjärrlånens interna logistik är starkt integrerad med bibliotekens övriga interna logistik och behandlas därför kostnadsmässigt tillsammans med denna. I detta avsnitt riktas uppmärksamheten mot kostnaderna för den externa logistiken, d.v.s. främst mot den transport och hantering som sker utanför och mellan olika biblioteksorganisationer Kostnader för lokala och regionala rutter Bibliotek som är anslutna till fasta lokala eller regionala rutter betalar normalt en fast avgift på årsbasis, i vissa fall differentierat baserat på servicenivå. Priset för biblioteken varierar över landet, men ligger för en servicenivå som innebär leverans och hämtning tre gånger i veckan normalt runt kr per år. För hämtning och leverans en gång per vecka finns exempelvis ett pris på kr per år. Service så sällan som en gång per vecka är dock ovanligt. För en precisering av den faktiska kostnaden för lokala och regionala rutter finns flera osäkerhetsfaktorer. Den ena är vad biblioteken på årsbasis betalar för tjänsten och vad den i praktiken faktiskt kostar. Den faktiska kostnaden är svårgreppbar dels eftersom uppläggen ser olika ut över landet, dels eftersom de ofta är integrerade med andra transporter. Det enskilda 17 [ ] 44(80)

45 bibliotekets kostnad per fjärrlån blir dessutom direkt relaterat till volym eftersom årsavgiften är fast. Ett stort bibliotek gynnas och ett litet missgynnas. Ytterligare en osäkerhet är vilka faktiska volymer som transporteras i lokala och regionala rutter, normalt särredovisas de inte Kostnader för Posten eller andra avtalade leverantörer Den dominerande kostnaden inom kategorin är portokostnader. Styrande för kostnaderna är vilka avtal som är tecknade, vilka volymer det rör sig om, servicenivå samt geografiskt avstånd. Avtalen tecknas lokalt och regionalt av ekonomisk huvudman för de bibliotek som finns inom huvudmannaområdet. Priser för porto och frakt styrs av viktintervaller från 20 gram och uppåt, av leveranstider som för brev är 1:a klassbrev (A post) alternativt Ekonomibrev (B post) samt av geografiskt avstånd, normalt indelat i Sverige, Europa samt utanför Europa. En analys av sändningsvikterna för fjärrlån visar att majoriteten ligger i viktintervallet från 250 gram och uppåt med ett medelvärde som ligger i intervallet gram. Böcker från forskningsbibliotek väger i snitt 500 gram och böcker från folkbibliotek 350 gram. I ramavtalen med Posten ligger priset för brev i det aktuella intervallet normalt strax under 32 kronor. Prisskillnaden mellan A post, som utdelas vardagen efter inlämning och B post, som utdelas inom tre vardagar efter inlämning, är i sammanhanget marginell. I de flesta avtal är skillnaden mindre än 2 kronor i viktintervallet gram. Utlandsförsändelser till Europa och utanför Europa är däremot betydligt dyrare. Där rör det sig om drygt den dubbla kostnaden jämfört med inrikes. Å andra sidan är andelen fjärrlån utomlands liten, endast drygt 2 %. Utöver porto och fraktkostnader tillkommer kostnader för förpackningsmaterial i form av wellpappkartonger och vadderade kuvert, tape etc. samt adresslapp. Det här materialet köps inte alltid nytt, utan inkommande förpackningar återanvänds ofta. I kalkylen bör också tas hänsyn till att flera fjärrlån till en och samma mottagare kan levereras i samma förpackning. Antalet fjärrlån är fler än antalet försändelser med en faktor 1,2, vilket innebär att det i snitt går 1,2 fjärrlån i varje försändelse. Det innebär ökad vikt och ökad kostnad, men inte med lika mycket som om fjärrlånen skickats var för sig. Förpackningskostnaden per titel blir också lägre. Kostnadsökningen är med andra ord inte linjär. Den sammantagna effekten har i praktiken en relativt marginell kostnadsmässig betydelse. En försiktig uppskattning av de genomsnittliga porto och fraktkostnaderna för ett fjärrlån baserar sig på en försändelse i intervallet gram till en kostnad på 32 kronor, samt en kostnad för emballage på 5 kronor, det vill säga totalt 37 kronor per styck. Detta med den osäkerhet som finns samt begränsningen i att det inte går att få fram exakta uppgifter för porto och fraktkostnaderna Kostnader för Svensk bibliotek transport Ersättningsmodellen till Svensk bibliotek transport för förmedling av fjärrlån påminner till stora delar om Postens. Ersättningen baserar sig i grunden på vikt i intervall från 20 gram till 30 kg och över, med olika prissättning för Sverige, Europa och utanför Europa. För sortering, paketering och transport inom Sverige i intervallet gram debiterar SBT 26,50 kronor. Transporter av bibliotekens egna vagnar, extra turer, rekommenderat, assurerat samt extra säkerhet och särskild förpackningsform debiteras separat. Något förpackningsmaterial är inte aktuellt, endast den utskrivna adress eller bibliotekskoden som ska finnas instucken i boken. Under 2009 levererade SBT fjärrlån. Uppskattningsvis utgjordes % av leveranser från forskningsbibliotek med snittvikten 500 gram. Resterande var leveranser från folkbibliotek med snittvikten 350 gram. Den faktiska kostnaden per fjärrlån under 2009 var drygt 30 kronor. Hänsyn ska också tas till att post i viss mån fortfarande används av de flesta bibliotek som ett komplement. Osäkerheten i SBT:s verksamhet och kostnaderna 45(80)

46 förknippade med denna ligger framför allt i att verksamheten endast varit igång en kort tid. De flesta biblioteken har anslutit sig under hösten Totala kostnaden för den externa logistiken Kostnaden för lokala och regionala rutter borde vara den billigaste av de tre alternativen. Körsträckorna är korta och något emballage behövs inte. Å andra sidan är de lokala volymerna förhållandevis små och stordriftfördelarna begränsade. Den faktiska kostnaden går inte att fastställa på grund av olika lokala lösningar och olika avtal. Ett antagande kan därför vara att kostnaden ligger lägre än för de externa nationellt täckande operatörerna, men att skillnaden ändå i praktiken inte är så stor. Detta tillsammans med den begränsade andelen av det totala antalet transporterade fjärrlån gör att den sammantagna kostnadspåverkande effekten blir liten. Mot bakgrund av den redovisning av kostnader som gjorts och med hänsyn taget till de volymmässiga fördelningarna mellan olika transportalternativ leder en försiktig beräkning fram till en genomsnittlig extern logistikkostnad på 34 kronor för ett fjärrlån en väg. Kalkylen bygger på att den andel som går som brev med post skickas som A post. Av den berörda andelen fjärrlån skickas idag 2/3 som A post. Prisskillnaden mellan A och B post är liten och den sammantagna kostnadsmässiga skillnaden är därför begränsad. Det utlånade materialet returneras så småningom vilket ur ett externt logistiskt perspektiv innebär exakt samma rutin, det vill säga att den totala externa logistikkostnaden för ett fjärrlån uppskattas till 68 kronor. Som framgått ovan ser förutsättningarna och arbetssätten olika ut för olika bibliotek avseende fjärrlånens externa logistik. Någon direkt jämförbarhet finns inte. Däremot stämmer bibliotekens egna angivna värden för frakt och portokostnader samt volymer väl med 34 kronor per fjärrlån en väg. Siffran i den jämförelsen är snarare för låg än för hög. Utlandslånen är betydligt dyrare, vilket främst styrs av högre porto och fraktkostnader. De är mer än dubbelt så höga som för inrikes transporter. Genomsnittliga kostnaden för ett utlandslån en väg beräknas mot den bakgrunden till 80 kronor. 5.4 Kostnad för olika servicenivåer Kostnaden för ett fjärrlån måste ställas i relation till olika nivåer av leveransservice. Högre service kostar mer än lägre service. Den logistiska aspekten av att tillgängliggöra ett fjärrlånat material för slutanvändaren handlar framför allt om tid. Biblioteken lovar normalt slutanvändaren att det beställda materialet ska finnas tillgängligt inom en vecka. Den utlovade tiden anges ofta med viss marginal. Enkäten till slutanvändarna visar att den upplevda väntetiden är längre än den förväntade. En majoritet tycker att 3 5 dagar och upp till en vecka är rimlig väntetid, men inte längre. Avvikelsen mellan upplevd och förväntad väntetid är störst för tider som ligger över en vecka. Närmare 30 % upplever att väntetiden är mer än en vecka (se avsnitt 2.1.2). Det är framför allt de här tiderna som det finns behov av att korta ner. Att väntetiderna är viktiga bekräftas också av bibliotekens egna uppfattningar. Att tiden ofta är kritisk för slutanvändaren är en av flera parametrar i valet mellan fjärrlån och förvärv. Erfarenheten hos de flesta biblioteken är att fjärrlån tar längre tid än förvärv, men den motsatta erfarenheten finns också. Den dubbla uppfattningen speglar det situationsspecifika i beslutssituationen var materialet för fjärrlån finns, om materialet enkelt kan förvärvas etc. Det förekommer också att biblioteken både fjärrlånar och förvärvar. Det kan vara ett efterfrågat 46(80)

47 material som biblioteket anser bör finnas i de egna samlingarna och som man därför förvärvar, men som man också fjärrlånar för att tillgodose slutanvändarens behov av kort väntetid. Att snabba upp leveranserna och korta väntetiderna även för de fjärrlån som faller inom det av slutanvändaren accepterade spannet inom en vecka kan därför vara ekonomiskt försvarbart eftersom det kan minska behovet av förvärv. Det ekonomiska sambandet kräver en djupare analys än vad som varit möjligt här. Mest tidspåverkande för lokala och regionala rutter är hur ofta rutterna går. Ett kostnadsmässigt samband finns i de fall där biblioteken betalar för olika servicenivåer, ex hämtning/lämning en, två eller tre gånger i veckan. Leverans en gång i veckan kan få som följd att en slutanvändare måste vänta minst en vecka på sitt fjärrlånade material. Kostnadsmässigt skiljer det normalt inte så mycket mellan de olika servicenivåerna. Det kan i de här fallen finnas skäl att ställa kostnaden i relation till den faktiska servicepåverkande effekt som den har. För Posten eller andra avtalade leverantörer finns på paketsidan ofta möjlighet att välja servicenivå där man betalar ett högre pris för snabbare leveranser. Den mest uppenbara skillnaden i servicenivå finns, som tidigare nämnts, för brevförsändelser som A eller B post. Med den marginella kostnadsmässiga skillnaden för de vanligaste försändelserna av fjärrlån talar mycket för att prioritera A post. Det görs idag i de flesta fall, men enligt enkätsvaren sker ca 1/3 av brevförsändelserna trots allt med B post. En av fördelarna som lyfts fram med Svensk bibliotek transport är just de snabba leveranserna. I vissa fall har leveranstiderna kortats avsevärt jämfört med tidigare alternativ, men eftersom verksamheten varit igång under förhållandevis kort tid är det för tidigt att utvärdera det faktiska resultatet avseende service och leveranstider. 5.6 Totala kostnaden för ett fjärrlån Den sammantagna totala direkta kostnaden för ett folk och forskningsbibliotek avseende ett normalt och okomplicerat fjärrlån med dagens servicenivå är 226 kr i kostnad för arbetstid och 68 kronor för transporter/logistik, det vill säga 294 kr. För ett mer komplicerat fjärrlån är kostnaden 520 kr och för ett komplicerat utlandslån 532 kr. Kostnaderna är naturligtvis inte exakta, en osäkerhet finns främst avseende faktisk nedlagd arbetstid. Men beräkningarna är försiktiga och omfattar bara direkta kostnader. Till de här kostnaderna kommer spilltid omfattande att beställa förpackningsmaterial, kopiera fjärrlåneremsor, samtal med kollegor om fjärrlån mm. Kostnader ingår inte heller för datorer, licenser m.fl. kostnader för den informationstekniska infrastrukturen. LIBRIS kostnader för sitt engagemang i fjärrlånehantering omfattas inte, och inte heller del i fasta kostnader för lokaler, uppvärmning etc. Att övriga kostnader inte redovisas beror på att fjärrlånen för de flesta är en mindre och integrerad del i det övriga dagliga arbetet. Det är svårt att precisera övriga berörda kostnader och fasta kostnader finns i många fall oavsett fjärrlån eller inte. Vad man kan konstatera är att ett fjärrlån alltid minst kostar 294 kr och att kostnaden snabbt ökar för mera komplicerade fjärrlån samt för utlandslån. 47(80)

48 6 Finansiering Eftersom fjärrlåneverksamheten är en integrerad del av övrig verksamhet som i huvudsak finansieras av respektive huvudman, låter den sig inte särredovisas utan vidare. Biblioteken vid universitet och högskolor finansieras av statliga medel via det enskilda lärosätet. Staten (Kulturrådet) och landstingen/regionförbunden finansierar länsbibliotekens verksamhet, inkl. fjärrlåneverksamheten. Staten (Kulturrådet) finansierar informations och lånecentralerna för kompletterande medieförsörjning inkl. fjärrlån. Landstingen finansierar sjukhusbibliotekens verksamhet och olika myndigheter finansierar verksamheterna vid en rad specialbibliotek. Kommunerna finansierar i sin tur folk, skol och gymnasiebibliotekens verksamhet. I praktiken finns ett system för finansiering av forskningsbibliotekens fjärrlåneinsatser och ett annat för de insatser kommunbiblioteken står för. Forskningsbiblioteken får via KB ersättning enligt en s.k. nettolånsersättning eller fjärrlånekompensation, vilket också är den mest renodlade finansieringen av den nationella fjärrlåneverksamheten. 6.1 Kungl. Bibliotekets finansiering 1995 föreslog regeringen att KB årligen skulle subventionera forskningsbibliotekens expeditionskostnader i samband fjärrlån. Den årliga summan har sedan dess varit drygt 10 mkr. 18 Subventioneringen avser bibliotekens utlåningsöverskott, d.v.s. antalet utlån minus antalet inlån. Kompensationen berör endast lån av originaldokument inom Sverige. Det är endast samverkansbiblioteken som får del av ersättningen för nettolån. Ersättningsnivån har inte relaterat till fjärrlåneflödet, utan haft samma nivå oavsett att fjärrlånen under 2000 talet minskat. Ersättningen beräknas utifrån den statistik biblioteken redovisar till KB. Avdelningen för nationell samverkan administrerar fjärrlånekompensationen var ersättningen kronor, vilket fördelades mellan 65 samverkansbibliotek. Ersättningen per nettolån är drygt 72 kronor. Kompensationen varierar mellan som lägst 290 kronor för Kungl. vetenskapsakademien, Centrum för vetenskapshistoria upp till en dryg miljon för biblioteken vid Göteborgs och Lunds universitet. I spannet ligger fyra bibliotek. Resterande 59 ligger under kronor. Sett över en femårsperiod har antalet kompensationsberättigade bibliotek ökat med 10 stycken samtidigt som nettoutlåningen som helhet har minskat från till År 2004 var ersättningen per nettoutlån 67 kronor. 6.2 Kulturrådets finansiering Kulturrådet bidrar till finansieringen av fjärrlånesamarbetet genom anslag till informations och lånecentralerna, depåbiblioteket samt till läns och regionbiblioteken. Fördelningsprincipen för det regionala anslaget är att huvudmannen landsting eller regionförbund bidrar med motsvarande minst föregående års nivå, för ett oförändrat statsbidrag. Det utgår ingen särskild ersättning till kommunbibliotek eller sjukhusbibliotek för deras medverkan i fjärrlånesamarbetet. Landets regionala bibliotek, depåbibliotek samt informations och lånecentraler fick 2009 dela på kronor i statliga medel. 18 Prop. 1994/95:100. Förslag till statsbudget för budgetåret 1995/96, bilaga 9, s. 272f. 48(80)

49 6.3 Totala statliga finansieringen av fjärrlånerelaterad verksamhet Den samlade finansieringen av fjärrlånerelaterad verksamhet för 2009 bestod av KB:s fjärrlånekompensation på kr, Kulturrådets finansiering av informations och lånecentraler och depåbiblioteket med kr samt av bidrag till läns och regionbiblioteken med kr, totalt kr Finansiering av informations och lånecentraler samt Sveriges depåbibliotek De fyra informations och lånecentralerna samt depåbiblioteket finansieras i sin helhet av Kulturrådet med statliga medel. Informations och lånecentralerna ansvarar för att tillhandahålla mindre frekvent efterfrågat material för folkbibliotekens användare genom fjärrlån, depositioner eller förvärv. Depåbibliotekets roll för kompletterande medieförsörjning omfattar uteslutande fjärrlån. Nedan redovisas finansieringen för Informations och lånecentraler Stockholm Malmö Umeå Internationella biblioteket Depåbiblioteket Umeå Summa Ur ett historiskt perspektiv är 2002 det senast jämförbara året, då uppgick den statliga finansieringen av informations och lånecentraler och depåbiblioteket till Utvecklingen över åren beskrivs i figurer 6.1. Uppgift saknas för Malmö 2004, värdet baseras på genomsnittet av 2003 och 2005 års bidrag. Internationella biblioteket startade sin verksamhet För en mer detaljerad redovisning, se bilaga 1. Figur 6.1, Statligt bidrag till lånecentraler och depåbiblioteket från Redovisningen avser enbart Internationella bibliotekets lånecentral, inte den publika verksamheten. 49(80)

50 Någon särredovisning av informations och lånecentralernas kostnader för fjärrlåneverksamheten finns inte. Den direkta kostnaden består av framför allt personalkostnader. Baserat på uppgifter från intervjuer med informations och lånecentralerna kan den totala arbetstid som är knuten specifikt till fjärrlåneverksamheten beräknas till drygt 12 årsverken. Baserat på en uppskattad arbetsmässig fördelning mellan bibliotekarier, biblioteksassistenter och vaktmästare innebär det en kostnad per årsbasis på drygt 4,5 mkr. Depåbiblioteket engagerar på motsvarande sätt 3 heltidstjänster för sin fjärrlåneverksamhet, vilket innebär drygt 1,1 mkr. Totalt beräknas personalkostnaderna för informations och lånecentralernas och depåbibliotekets fjärrlån till 5,6 mkr. Övriga kostnader för informations och lånecentralerna är data, medier, lokaler, porto och telefon samt övrig administration, vilka står för cirka 1/3 av den totala kostnaden, vilket innebär knappt 5 mkr för Med antagandet att övriga kostnader står i relation till lönekostnaderna blir fjärrlånens andel av övriga kostnader 2,3 mkr. Baserat på den här beräkningsgrunden blir den årliga totala kostnaden för informations och lånecentralerna samt depåbibliotekets fjärrlåneverksamhet 7,8 mkr vilket utgör drygt 50 % av deras totala kostnader. Kostnad per effektuerat fjärrlån blir drygt 200 kr per styck Finansiering av läns och regionbiblioteken Läns och regionbiblioteken finansierades 2009 med totalt kr, varav kr från landstingen och som statligt bidrag. Det procentuella statliga stödet var i snitt 26,2 % med en variation från 16,8 % till 50,1 % mellan olika läns och regionbibliotek. Såväl nivån som andelen av det statliga stödet har varit relativt oförändrat sedan 2001, se figur 6:2. Figur 6.2, Statligt bidrag till läns och regionbiblioteken från Läns och regionbibliotekens ansvar för kommunbibliotekens kompletterande medieförsörjning omfattar bl.a. fjärrlåneverksamheten, endera i egen regi eller via avtal utlagt på ett större kommunbibliotek. Kompletterande medieförsörjning sker rent praktiskt i form av fjärrlån, depositioner och förvärv. Kurser och konferenser är också en del i läns och regionbibliotekens verksamhet. Den integrerade verksamheten gör att den specifika kostnaden för fjärrlånen inte särredovisas för läns och regionbiblioteken. En uppskattning av kostnaden görs i avsnitt Kostnader för teknisk infrastruktur Kostnaderna för den tekniska infrastrukturen är om möjligt ändå svårare att få fram, eftersom underhåll och utveckling av olika katalog och samsökningssystem är komplext, där många olika 50(80)

51 funktioner interagerar med varandra. Det är med andra ord varit svårt att renodla personella och tekniska kostnader som enbart rör insatser kopplade till fjärrlånesamarbetet. Samtidigt är det nationella mediesamarbetet helt beroende av tillgången till väl fungerande teknisk basstruktur för en rationell handläggning av användarnas informationsbehov. Det har inom denna kartläggning inte varit möjligt att kostnadsberäkna fjärrlånesamarbetets del av den tekniska infrastrukturen. Däremot kan en sammanställning av de olika resurser som avsätts för olika insatser åskådliggöra både omfattning i arbetsinsats och komplexiteten i teknisk systemförvaltning och utveckling. KB:s avdelning för nationell samverkan avsätter närmare 3 heltidstjänster på årsbasis för insatser som information (kundtjänst), utbildning, kontakt med fjärrlåneansvariga, handläggning av fjärrlånekompensation, upphandling och uppföljning av avtal, systemutveckling och underhåll. Vid särskilda insatser som t.ex. utvecklingen av LIBRIS Webbsök var ca 10 medarbetare involverade. Under 2008 och 2009 driftsattes t.ex. nya versioner av både LIBRIS Fjärrlån och LIBRIS Låntagarbeställningar, vilket krävde vissa utökade insatser. Karolinska Institutets bibliotek förvaltar och utvecklar SAGA systemet. Där finns tre personer tillgängliga för teknisk support. Dessutom finns drygt 100 kontaktpersoner på de medverkande biblioteken som i olika grad är involverade i systemfrågornas. Utöver LIBRIS och SAGA tillkommer ett antal lokala, regionala och nationella system för bibliotekens mediesamarbete t.ex. Bibliotek24, Bibliotek Värmland, Mina bibliotek, biblioteket.se och många fler. Vissa av dessa finansieras gemensamt av olika biblioteksaktörer, vissa har utvecklats med stöd av projektmedel från Kulturrådet och andra finansiärer o.s.v. 51(80)

52 7 Analys 7.1 Definition fjärrlån Nuvarande definition av ett fjärrlån utgår från bibliotekens relation till varandra där ett fjärrlån är ett lån mellan två bibliotek som inte har samma huvudman. Å ena sidan är det en tydlig och avgränsad definition, å andra sidan kompliceras tolkningen av bl.a. olika anvisningar för fjärrlån i bibliotekens statistikredovisning. Idag är det därför inte möjligt att helt jämföra statistik mellan olika bibliotek, inte heller mellan bibliotek inom samma kategori. KB har utsett en expertgrupp för att se över och samordna den nationella biblioteksstatistiken. Det finns fler faktorer som påverkar den traditionella definitionen av ett fjärrlån. Folkbibliotekens mediesamarbeten ökar, både de inomregionala och de över länsgränserna. Dessutom ökar decentraliseringen av läns och regionbibliotekens kompletterande medieförsörjning, inkl. fjärrlånearbetet. Det är vanligt att ett större kommunbibliotek via avtal operativt utför det regionala medieuppdraget. När det regionala och det lokala uppdraget integreras uppstår svårigheter att särredovisa vilka insatser som utförts inom vilket uppdrag. I vissa regioner är både folk och forskningsbibliotek involverade i mediesamarbetet, vilket också påverkar betydelsen av begreppet fjärrlån. En mer adekvat benämning av fjärrlåneverksamheten är därför begreppet nationellt mediesamarbete, eftersom det i praktiken är vad det handlar om. Däremot kan det finnas behov av ett tydligt definierat begrepp för att mäta omfattningen av samarbetet, d.v.s. de enskilda transaktionerna. Det är nödvändigt inte minst att systematiskt utvärdera och följa upp samarbetet. Ett alternativ kan vara att använda begreppen internationella lån (utanför Sveriges gränser), nationella lån (inom Sverige), lokala lån (inom den egna biblioteksorganisationen). För att skilja på nationella lån mellan bibliotek och på lån förmedlade direkt till användare (utan bibliotek som mellanhand) kan beteckningen Sverigelån användas. 7.2 Användarperspektivet I utredningen definieras användaren som en person som befinner sig i Sverige och som behöver få tillgång till information via ett samhällsfinansierat bibliotek. En användare kan också befinna sig utanför landets gränser, men tillhöra en verksamhet (arbetsplats, läroverk) med säte i Sverige. Utredningen gör ingen skillnad på användarens ålder, informationsbehov eller geografiska placering. Viktiga kriterier för användaren är i sammanhanget att få tillgång till rätt material samt tiden och kostnaden för det. Utredningen har utgått från den befintliga definitionen och de befintliga strukturerna för fjärrlån. Ur ett användarperspektiv är fjärrlånet en effekt av att ett bibliotek lokalt inte kan tillgodose det informationsbehov hon har. Materialet ingår inte i bibliotekets samlingar och biblioteket har heller inte för avsikt att förvärva det. Valet mellan förvärv eller fjärrlån bedöms med stöd av bibliotekets lokala mediepolicy. En utredning av det nationella fjärrlånesamarbetet handlar således i grunden möjligheten att tillgodose användarnas informationsbehov via bibliotekens medieförsörjning. Många användare har lärt sig hur det svenska bibliotekssystemet är uppbyggt. Man vänder sig till ett bibliotek för att få tillgång till material från ett annat. När bibliotekens resurser tillgängliggörs via webben ökar förväntningarna att direkt vända sig till det bibliotek som äger ett eftersökt material. Fler personer använder dagligen bibliotekens webbtjänster jämfört med de fysiska 52(80)

53 bibliotekens tjänster. Dessutom kan nya generationer användare komma att ställa helt andra krav på bibliotekens virtuella tillgänglighet. Det är förhållandevis lätt att besöka ett virtuellt bibliotek, eftersom du kan göra det oberoende av tidpunkt eller plats. Detta avspeglar sig i bibliotekens fjärrlånearbete. Ett bibliotek har t.ex. noterat att antalet beställningar som skrivs ut måndag morgon ökat kraftigt, vilket antas bero på att många människor använder biblioteket på webben när de är lediga, t.ex. under lör och söndagar. 7.3 Policys Effekterna av en biblioteksutveckling på webben har inte justerats internt, utan fjärrlån är fortfarande en tjänst som hanteras på bibliotekens premisser. Möjligheten till påverkan från användarens sida är liten. Sambandet mellan bibliotekens fjärrlån och övergripande medieplaner är delvis diffus. Förhållandet fjärrlån kontra förvärv hanteras vanligtvis ad hoc och inte nödvändigtvis utifrån en långsiktig medieförsörjning, även om många väljer att förvärva titlar som återkommande blir föremål för fjärrlån IN. Att fjärrlån hanteras som en delvis egen fråga får konsekvenser för den enskilda användaren. Bibliotekens olika regelverk och avgifter bidrar till att olika användare får olika service beroende på vilket bibliotek de vänder sig till. En person kan även få olika service på samma bibliotek beroende på att olika medarbetare gör olika bedömningar av ett och samma informationsbehov. Det är en direkt motsats till syftet med bibliotekens mediesamarbete d.v.s. att alla invånare ska ha samma tillgång till information. Förvärv, fjärrlån eller hänvisning till annat bibliotek inom lämpligt avstånd, är olika perspektiv på tillgänglighet. Tillvägagångssättet bör dock inte påverka användaren, utan hanteras som en intern angelägenhet inom och mellan biblioteken. En förfrågan kan hanteras positivt om materialet finns tillgängligt på något annat bibliotek i landet, vilket betyder att någon redan bedömt det som tillräckligt intressant för fler än en användare. En förfrågan kan även avslås lokalt p.g.a. kvalitetsskäl, trots att ett annat bibliotek valt att förvärva det. Även om biblioteken ger uttryck för att ha en relativt god bild av vilket material användarna vill få tillgång till via fjärrlån IN är det fjärrlånepolicyn som styr. Bibliotekets policy är med andra ord överordnad användarens behov. Reglerna för avgifter, lånetider och tranportsätt varierar kraftigt mellan biblioteken, vilket slår ojämnt mot användarna. Lånetider kan variera från knappt en vecka upp till flera månader och lånetiden börjar gälla så snart det utlånande biblioteket registrerat lånet på det inlånande biblioteket. Ibland utökas lånetiden något för att kompensera tiden för transport av materialet mellan biblioteken. Mer vanligt är dock att ingen hänsyn tas till leveranstiden. Avgifterna kan variera från 0 kr till 20 kr för en inlånad en bok. Om biblioteket istället väljer att förvärva en efterfrågad titel utgår ingen avgift. Det är ett märkligt system där ett informationsbehov kan generera en kostnad beroende på hur biblioteket väljer att tillmötesgå det. I bibliotekslagen står det att användarna avgiftsfritt ska få tillgång till litteratur. Å ena sidan kan det tolkas som att själva lånetillfället ska vara avgiftsfritt. Å andra sidan kan en person inte låna ett material om det inte först lånats in från ett annat bibliotek. Det betyder de facto att bibliotekens reservationsavgifter för fjärrlånebeställningar är en avgift för att få låna. Olika avgifter beror på att bibliotekens enskilda huvudmän fattar beslut i frågan lokalt och oberoende av varandra. Skolorna får enligt skollagen inte ta ut kostnader för material eleverna 53(80)

54 behöver i undervisningen. Enligt kommunallagen får kommuner och landsting bara ta ut avgifter för tjänster de är skyldiga att tillhandahålla om det är särskilt föreskrivet. Myndigheter får ta ut avgifter för tjänster om det följer av en lag eller förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen. Om det är förenligt med myndighetens uppgift kan den ta ut avgifter för t.ex. tidskrifter och andra publikationer samt för informations och kursmaterial. KB har försökt samordna forskningsbibliotekens avgifter i särskilt formulerade riktlinjer. Enligt dessa ska såväl hemlån som fjärrlån vara avgiftsfria. Effekterna av KB:s ansats till enhetlighet varierar. Enligt bibliotekslagen och olika förordningar är det tillåtet att ta ut avgift för kopiering. Utifrån ett användarperspektiv haltar dock en logik där innehållet i tryckta böcker är gratis medan information i annan tryckt form är belagd med avgift. Det är inte rimligt att användarna ska ta konsekvensen av att bibliotek inte på plats kan tillhandahålla en databas eller inte skickar småtryck till andra bibliotek eller att bibliotekens avtal för elektronisk dokumentleverans är otillfredsställande. Avgifter som dock kan vara relevanta att diskutera är miljöavgifter i samband med vissa leveranser och avgift för ej avhämtat material. 7.4 Ramverk och utförande Uppdrag och direktiv för fjärrlånesamarbetet är förhållandevis otydliga för samtliga bibliotek på samtliga samhällsnivåer. Dessutom saknas i praktiken ett samband mellan bibliotekens olika funktioner för dagens användare. Tidigare har avsaknaden av samband spelat mindre roll, eftersom biblioteksverksamheten i första hand varit en lokal angelägenhet. Idag är den inte det, utan det lokala biblioteket är en nationell och ibland även en internationell angelägenhet. Riksdagen har beslutat om en ny ansvarsmodell för de nationella biblioteksfrågorna där KB får rollen som samordnande aktör. Fortfarande är det oklart hur ansvaret i praktiken ska utföras och inom vilka områden KB ska agera samordnare. Det nya uppdraget påverkas dessutom av ett antal pågående utredningar. Dels utredningen av statens finansiering av de regionala kulturverksamheterna, dit läns och regionbibliotek hör, dels utvärderingen av bibliotekslagen samt utredningen av lärosätenas framtida verksamhetsformer. Utifrån ett användarperspektiv underlättar det om en aktör ansvarar för frågor som ryms inom bibliotekens nationella mediesamarbete. KB som samordnande myndighet ökar förutsättningarna för att uppnå en mer jämlik behandling av användarnas behov av informationsförsörjning. Det nya uppdraget kan tolkas som att KB har mandat att fastställa ett enhetligt regelverk för bibliotekens nationella mediesamarbete. Däremot kan KB inte tvinga bibliotek att medverka i samarbetet. Därför kan det vara intressant att upprätta avtal för de bibliotek som vill medverka. Avtalet anger bibliotekets åtaganden och rättigheter i samarbetet. Det är en utveckling i linje med de avtal KB redan idag upprättar med samverkansbiblioteken. Svårigheterna för det enskilda biblioteket att medverka i ett nationellt mediesamarbete samtidigt som det finns ett lokalt uppdrag att förhålla sig till, ska inte underskattas. Däremot är det i längden inte försvarbart att särbehandla människor beroende på vilka bibliotek de väljer att använda. Dessutom är det få bibliotek som är självförsörjande vad gäller det medieförsörjande uppdraget. Ett fullt utvecklat nationellt mediesamarbete kräver visst lobbyarbete riktat mot den lokala huvudmannen. Det är nödvändigt att bättre betona att det rör sig om ett samarbete och synliggöra fördelarna för det lokala bibliotekets användare d.v.s. att de får tillgång till ett större urval information. Vad gäller olika aktörers roller inom det nationella mediesamarbetet kvarstår vissa av de synpunkter som presenterades i 1998 års fjärrlåneutredning. Så är t.ex. rollfördelningen 54(80)

55 fortfarande otydlig mellan informations och lånecentraler, läns och regionbibliotek och folkbibliotek. Utredningen kan konstatera att informations och lånecentralerna effektuerar 2 % av den totala andelen fjärrlån och 1,5 % av andelen utlandslån. Informations och lånecentralerna är fysiskt integrerade i stadsbiblioteken i Stockholm, Malmö och Umeå och såväl medarbetare som medier finns tillgängliga i samma lokaler som det lokala stadsbiblioteket. Samtidigt är verksamheterna separerade från varandra genom olika organisationsstrukturer och anslag även om informations och lånecentralen i Malmö nyligen integrerats organisatoriskt med stadsbiblioteket. Utifrån perspektivet nationellt mediesamarbete bedöms detta vara en mindre rationell lösning och det finns anledning att vidare utreda vilket uppdrag dessa aktörer ska ha i mediesamarbetet och vilka uppdrag de ska ha för övrigt. Internationella bibliotekets lånecentral har ett annorlunda uppdrag jämfört med övriga informations och lånecentraler. Dels omfattar det medier för både barn och vuxna på drygt 100 olika språk, dels omfattar det kommunbibliotek i hela landet. För Internationella bibliotekets lånecentral finns behov av ett omformulerat uppdrag med tydligare ansvarsfördelning mellan lånecentralen, kommunbiblioteken och de regionala biblioteksverksamheterna, eftersom allt fler språk talas i allt fler delar av landet. En svårighet för medieförsörjningen på andra språk är för övrigt att det inom vissa språkområden är mycket liten utgivning, vilket påverkar bibliotekens service. Nuvarande utveckling där de operativa insatserna av den regionala kompletterande medieförsörjningen flyttas närmare användarna är mycket positiv. Det bidrar till kortare beslutsvägar och till en snabbare hantering av varje enskild förfrågan. På sikt kan det dock påverka möjligheten att överblicka medieförsörjningen inom ett län eller en region. Därför bör bibliotek med olika huvudmän, men med gemensamma användare, tillsammans kartlägga och planera för informationsförsörjningen till användargrupper med större behov t.ex. studerande på universitets och högskolenivå. Vidare behöver ven läns och regionbibliotekens roll och uppgift i det nationella mediesamarbetet utredas vidare. Regionaliseringen har stort inflytande på bibliotekens samarbeten och väcker frågor som rör ansvar, roller och operativa insatser i mediesamarbetet. Därför kan det finnas anledning att undersöka vilka konsekvenser strukturomvandlingen får för användare av olika bibliotek, såväl statliga som regionala och lokala, liksom för specialbibliotek och myndighetsbibliotek med tydlig regional förankring. Talboks och punktskriftsbibliotekets roll är mer avgränsad i det nationella mediesamarbetet och därmed något tydligare. För TPB ligger svårigheten i att nå ut till alla personer som har rätt till deras tjänster. Det kan finnas stora vinster med ett tätare samarbete mellan TPB och bl.a. KB för att dra nytta av varandras erfarenheter och kompetenser inom teknikområdet för att på så sätt kunna erbjuda fler användare anpassade tjänster. 7.5 Volymer och flöden Under 2008 genomfördes totalt transaktioner i form av lån (IN och UT) mellan olika bibliotek. I relation till det totala antalet utlån är fjärrutlåningen liten, för folkbiblioteken 0,6 % och för forskningsbiblioteken 1,1 %. De volymmässiga skillnaderna är stora mellan olika kategorier av bibliotek. Mätt som transaktioner svarar folkbiblioteken för 51,3%, forskningsbiblioteken för 34,4 %, läns och regionbiblioteken för 11,8 %, informations och lånecentralerna för 2,0 % och Sveriges 55(80)

56 depåbibliotek för 0,5 %. Folkbibliotekens andel kan delvis förklaras med att antalet studenter ökar bland folkbibliotekens användare, men också genom de inomregionala samarbeten som utvecklats inom flertalet län under 2000 talet. Det kan också vara en del av förklaringen till den lägre medverkan aktörerna med regionala medieuppdrag uppvisar, som informations och lånecentralerna samt läns och regionbiblioteken. Totala antalet fjärrlån räknat som transaktioner representerar det enskilda bibliotekets registrering av flöden IN respektive flöden UT. Omräknat till enskilda fjärrlån där varje lån omfattar såväl IN som UT är den totala volymen ca 1 miljon fjärrlån per år, vilket är den mest relevanta siffran för att ange den faktiska totala volymen. Under 2000 talet har den totala andelen nationella fjärrlån minskat med ca 30 %, även om viss statistik från 2009 pekar på en liten ökning. Andelen fjärrlån utanför Norden är relativt oförändrad. Statistik visar att både andelen böcker och kopior minskat, men att minskningen av kopior procentuellt sett är högre. En förklaring är att mer material finns tillgängligt i elektronisk form och tillgängliggörs via olika kanaler, bl.a. inom ramen för Open Access. 20 Avdelningarna O, V, E, Q och D dominerar inom fjärrlånesamarbetet och det finns anledning att undersöka hur biblioteken bättre kan svara mot dessa behov på lokal och kanske regional nivå. Det kan som tidigare nämnts vara föremål för biblioteksgemensamma kartläggningar av behov inom vissa geografiska områden. Fjärrlåneverksamhetens volymer, kostnader och finansiering är dokumenterad i ett omfattande statistiskt material, men statistiken inte är likformig, inte är komplett och heller inte konsekvent över tid, vilket gör den svårtolkad. Folkbibliotekens statistik kan i vissa fall även omfatta länsbibliotekens fjärrlån, då flertalet regionala biblioteksverksamheter valt att teckna avtal med ett större kommunbibliotek för att hantera fjärrlånen. Statistiken är heller inte tydlig avseende de många inomregionala samarbeten som finns mellan kommunbibliotek om dessa lån räknas som fjärrlån eller inte. Forskningsbibliotekens statistik omfattar direkta fjärrlån och det finns heller inte olika aktörer involverade i verksamheten som det finns bland folkbiblioteken. Vissa regionala samarbeten mellan forskningsbibliotek förekommer, men inte i samma omfattning som bland folkbiblioteken. Det finns ett stort behov av en nationell samverkan för att enas om en enhetlig grund för insamlande och redovisning av fjärrlånestatistiken. 7.6 Transporter Fjärrlånens yttre logistik består i praktiken i huvudsak av transporter. Hänsynstaganden och påverkan relaterat till transporterna består av kostnader, service och miljö. För ett normalt och okomplicerat nationellt fjärrlån som för de flesta bibliotek kostar knappt 300 kr utgör transportkostnaden nära ¼ av den totala kostnaden. Den totala transportkostnaden för landets fjärrlåneverksamhet uppgår till knappt 70 mkr. Olika tranportlösningar inom ramen för nuvarande strukturer kostar olika mycket, men skillnaderna är inte särskilt stora. För att påverka transportkostnaderna måste lösningarna ses i ett större sammanhang. Idag skapas lokala lösningar dels med egna eller huvudmannens slingbilar av typ budbil och dels tecknas avtal regionalt och lokalt med olika transportörer. En nationellt enhetligare syn på transporterna skulle (80)

57 möjliggöra en bättre optimering. Idag styr läns och regiongränser i hög grad, vilket inte står i överensstämmelse med det bästa logistiska upplägget. Ett bredare nationellt perspektiv borde tas på transporterna. Utrikestransporterna är betydligt dyrare än för inrikes, samt att kostnaderna varierar mer. Å andra sidan är volymerna relativt sett små. Kostnadsbilden styrs av globala aktörer och är svårare att påverka. Val av transportlösning måste ses ur ett tydligare slutanvändarperspektiv än vad som sker idag. Transportkostnaderna står i relation till servicegraden, men skillnaderna är ändå inte särskilt stora för fjärrlån. Ur bibliotekens perspektiv betalar man exempelvis årliga avgifter för slingbilar och där möjlighet till alternativ ges skiljer inte avgiften särskilt mycket för olika servicenivåer. Däremot kan servicen i form av väntetid för slutanvändaren påverkas kraftigt. En slingbil tre gånger i veckan jämfört med en gång i veckan har exempelvis stor betydelse. Ett annat exempel är brevförsändelser där, enligt enkäten till fjärrlåneansvariga, 1/3 skickas som B post, vilket kan ta upp till tre dagar jämfört med en dag för A post. Samtidigt är den kostnadsmässiga skillnaden i de flesta fall mindre än 2 kr, vilket är marginellt ställt i relation till fjärrlånets totala kostnad. Korta leveranstider, det vill säga tiden från beställning till det att det efterfrågade materialet kan hämtas av slutanvändaren, gynnar dessutom tillgängligheten i stort. Material som är under transport är inte tillgängligt för någon. Korta leveranstider bidrar därför indirekt till att minska behovet av fjärrlån. Samma gäller för fjärrinlånat material som inte hämtas ut av slutanvändaren utan blir stående kvar på reservationshyllan. Det bör inte stå kvar längre än nödvändigt. Att ta ett nationellt perspektiv på transporterna med hänsyn taget snarare till bästa logistiska strukturer än till geografiska och huvudmannamässigt fastlagda gränser ökar möjligheterna att skapa miljömässigt bättre lösningar. Att förbättra servicen genom mer frekventa leveranser bör om möjligt kombineras med transporter av annat gods, exempelvis sjukvårdens transporter eller internpost. Detta både för att hålla nere kostnaderna och för att begränsa miljöbelastningen. Målet måste vara att skapa kombinationer mellan lokala lösningar som möjliggör korta transportsträckor och nationella lösningar som drar nytta av skalfördelar i konsolidering och samlastning av gods. Intressena går här hand i hand eftersom lösningar av den här typen bidrar både till kostnadseffektivare och miljömässigt bättre transporter. 7.6 Teknisk infrastruktur Sökprocessen kan förenklas för användaren om biblioteken i samarbete utvecklar färre och mer innehållsrika webbplattformar. Utvecklingen av sökplattformar behöver samordnas bättre. Sett ur ett användarperspektiv är det opraktiskt med olika sökingångar som dessutom har olika innehåll och funktionalitet. Den vanligaste funktionen är att söka och belägga material. Däremot finns endast begränsade möjligheter för webbaserade användare att fullfölja sitt informationsärende d.v.s. registrera en beställning och välja leveranssätt. Ungefär som nätbaserade tjänster i allmänhet är utformade. Ett fullservicebibliotek på webben förutsätter en vidareutveckling av systemstöd för fler användarstyrda funktioner. Dessutom bör LIBRIS Samkatalog utvidgas till en nationell samkatalog för både folk och forskningsbibliotek. LIBRIS Fjärrlån används redan idag som instrument för att registrera beställningar medan SAGA utvecklas till ett rationellt system för handläggning av fjärrlånebeställningarna. Det är intressant att vidareutveckla både dessa system och undersöka möjligheten att administrativt tillgängliggöra dem för fler bibliotek. En gemensam 57(80)

58 biblioteksplattform erbjuder med andra ord även möjligheter för biblioteken, då den interna informationssökningen samt handläggningen av beställningar kan effektiviseras. Förutom tekniskt stöd behöver biblioteken komma överens om gemensamma regler och policys, eftersom en samlad exponering av biblioteksmaterial kan ge intryck av att ha en samlad avsändare. Dessutom måste det finnas en möjlighet till identifikation av den enskilda användaren i ett nationellt mediesamarbete. Idag erbjuds användaren tillgång till bibliotekstjänster på det lokala bibliotek där hon är registrerad. Mer användaranpassat vore att införa ett Sverigekort, som kan användas på de bibliotek som medverkar i det nationella mediesamarbetet. Utgångspunkten skulle vara samma princip som tillämpas i Norge för det s.k. Norgekortet. Den som vill ha ett Norgekort måste först vara registrerad på ett lokal bibliotek. Det lokala biblioteket kan sedan ansvara för kommunikationen med användaren i frågor som krav, ersättning av förkomna medier o.s.v. Aktuella lån och omlån ansvarar dock användaren själv för i direktkontakt med det utlånande biblioteket. Till Sverigekortet kan knytas ett särskilt regelverk som användare måste godkänna för att få tillgång till kortet. 7.7 Finansiering och kostnader Utredningen konstaterar att det statliga stödet från KB i form av fjärrlånekompensation uppgår till 10,1 miljoner kronor och att Kulturrådet finansierar informations och lånecentralerna samt depåbiblioteket med 14,4 mkr samt bidrar till läns och regionbibliotekens verksamhet med 27,8 mkr. Det totala statliga bidraget uppgår till 53,3 mkr. Fjärrlånens integration i övrig verksamhet gör det svårt att renodla kostnaderna och ställa finansieringen i relation till utfört arbete och faktiska kostnader. Men det går att göra en uppskattning. Utredningen har beräknat årliga kostnaderna för informations och lånecentralernas interna fjärrlånehantering, inklusive depåbiblioteket, till 7,8 mkr. Ett sätt att beräkna läns och regionbibliotekens kostnader för sin fjärrlåneverksamhet är att anta att den kostar lika mycket per fjärrlån som för informations och lånecentralerna. Det innebär drygt 200 kr per fjärrlån, vilket ger en total kostnad för läns och regionbiblioteken på 36 mkr. Folk och forskningsbiblioteken kostnad per fjärrlån har i utredningen beräknats till 294 kr inklusive transporter. Att kostnaden är högre än för de regionala aktörerna kan förklaras av att beställningarna kräver mer manuell bearbetning, t.ex. tid att belägga materialet i dialog med användaren. Baserat på kostnad per fjärrlån blir den totala kostnaden för folkbiblioteken 114,2 mkr. Med antagandet att forskningsbibliotekens kostnad motsvarar folkbibliotekens, blir deras totala kostnad 115,5 mkr. Baserat på den här beräkningen är den totala årliga kostnaden för fjärrlån för samtliga bibliotek 274 mkr. KB:s nettolåneersättning till forskningsbiblioteken utgör 8,7 % av den totala kostnaden och 25 % av kostnaden för samverkansbibliotekens nettolån. Av informations och lånecentralerna inklusive depåbibliotekets totala kostnader, vilket motsvarar Kulturrådets finansiering, svarar kostnaden för fjärrlån för drygt 50 %. Om Kulturrådets bidrag till läns och regionbiblioteken uteslutande används för fjärrlån skulle det täcka 77 % av deras totala fjärrlånekostnad. Den samlade statliga finansieringen motsvarar 20 % av den totala kostnaden för fjärrlånehanteringen i landet. Den statliga finansieringen under 2000 talet har ökat samtidigt som fjärrlånevolymerna minskat. KB:s nettolåneersättning till samverkansbiblioteken har varit oförändrad under den senaste femårsperioden, men eftersom antalet nettolån minskat har ersättningen i praktiken stigit från 67 kr till 72 kr per nettolån. Antalet fjärrlån för informations och lånecentralerna inklusive depåbiblioteket har minskat samtidigt som finansieringen ökat. Uttryckt som ersättning per 58(80)

59 nettolån har finansieringen sedan 2002 ökat från 230 kr till 379 kr per fjärrlån. För läns och regionbiblioteken har det statliga bidraget över den senaste 10 årsperioden varit relativt oförändrat, medan fjärrlånevolymerna sjunkit. Räknat per fjärrlån har bidraget ökat från 120 kr till 156 kr. Både för informations och lånecentralerna och för läns och regionbiblioteken är jämförelsen mellan statlig finansiering och antalet fjärrlån haltande eftersom fjärrlån är en integrerad del av den kompletterande medieförsörjningen, men det ger ändå en bild av utvecklingen. Hänsyn måste förstås också tas till kostnadsökningar över den aktuella perioden. Man kan också uttrycka det som att det blir mer resurser över för annan verksamhet än fjärrlån. Utredningen pekar på negativa konsekvenser för slutanvändaren av bibliotekens varierande policys och regelverk och rekommenderar en ökad enhetlighet. Det förbättrar för slutanvändaren och det underlättar den interna handläggningen av fjärrlånen. Slutanvändaren kan i högre grad själv lägga beställningar och det blir enklare för biblioteket eftersom man inte behöver lägga lika mycket tid som idag på att identifiera och fastställa remisskedjor. Med en utveckling i den riktningen kan de enkla fjärrlånen i allt högre grad automatiseras och kräver allt mindre arbete. Relativt sett kan å andra sidan antalet mer komplicerade fjärrlån öka, vilket påverkar kostnaderna. Mer komplicerade fjärrlån ökar kostnaderna snabbt, från ett enkelt fjärrlån som kostar knappt 300 kr till mer komplicerade fjärrlån som kostar 500 kr eller mer. På sikt kan de rutinmässiga fjärrlånen bli billigare samtidigt som de komplicerade blir dyrare. 7.8 Internationell utblick Denna utredning har enbart omfattat den nationella fjärrlåneverksamheten. Den förstudie som genomfördes hösten 2008 gjorde dock vissa nedslag utanför Sveriges gränser. Då konstaterades bl.a. att de frågeställningar som var aktuella för de svenska biblioteken även var viktiga för bibliotek i andra länder. Därför är det viktigt att vidareutveckla det nationella mediesamarbetet med stor lyhördhet inför vad som sker på den internationella arenan. Den fråga som stod i fokus 2008 och som fortfarande är aktuell är att användarperspektivet i högre grad måste få genomsyra utvecklingen av fjärrlåneverksamheten. Ett par centrala utvecklingsområden är Utökade samarbeten mellan olika bibliotek och bibliotekssystem, för att göra fler informationsresurser tillgängliga för fler slutanvändare (Rethinking Resource Sharing). Vidareutvecklade tekniska plattformar där användaren, via automatiserade rutiner, själv kan utföra fler moment i sin informationsförsörjningsprocess (Unmediated Requesting). Fler alternativ för leverans av beställningar utifrån slutanvändarens behov och förväntningar (Get It). En intressant skillnad i utvecklingstrend för fjärrlån mellan Sverige och andra länder t.o.m var att de nationella fjärrlånen minskade, medan de ökade i bl.a. USA och Danmark. I underlaget till denna utredning antyds etteventuellt trendbrott för 2009 då antalet fjärrlån tycks ökat något i Sverige. En annan skillnad mellan Sverige och vissa andra länder har varit att fler bibliotek tillgängliggjort sina samlingar i WorldCat. Under våren 2009 undertecknade även KB och OCLC ett Letter of intent. 59(80)

60 8 Förslag 8.1 Vision Utredningen föreslår uttrycket nationellt mediesamarbete framför begreppet fjärrlåneverksamhet, eftersom fjärrlån i grunden utgör en del av bibliotekens medieförsörjning. Visionen för mediesamarbetet är att alla invånare ska ha samma tillgång till information, på samma villkor, oavsett vilket bibliotek hon väljer att använda. Uttrycket alla invånare avser samtliga invånare, oberoende av ålder eller i vilket sammanhang hon behöver information. Visionen är formulerad utifrån användarperspektivet, utan hänsyn till resursmässiga konsekvenser för biblioteken. Till visionen behöver knytas tydliga uppdrag för biblioteksaktörer på olika samhällsnivåer Mål och riktlinjer För att särskilja lån mellan bibliotek och lån mellan användare föreslås följande definitioner: Internationella lån (lån mellan bibliotek utanför Sveriges gränser) Nationella lån (lån mellan bibliotek inom Sverige) Lokala lån (lån mellan användare och mellan bibliotek inom en lokal organisation) Sverigelån (lån mellan användare och andra bibliotek än det lokala biblioteket) Riktlinjerna för mediesamarbetet är att en användare ska få tillgång till det material hon behöver, under förutsättning att innehållet ryms inom lagens råmärken. Informationsbehovet kan tillgodoses genom förvärv, lån eller med en hänvisning till ett annat bibliotek som finns lätt tillgängligt fysiskt eller virtuellt. Övergripande mål för bibliotekens nationella mediesamarbete är att varje förfrågan till ett bibliotek hanteras som om frågan vore lokal att utbytet av material mellan bibliotek är avgiftsfritt för användaren, med undantag för kostnader i samband med utlandslån att materialet transporteras till användaren på snabbast möjliga ekonomiskt och miljömässigt försvarbara sätt att lånetiden för fjärrlån UT är gemensam för samtliga bibliotek, oavsett material På sikt finns ytterligare ett mål att materialet kan återlämnas av användaren på valfritt bibliotek 8.2 Insatser på nationell nivå Det nationella mediesamarbetet ska resultera i en likvärdig service på samtliga bibliotek gentemot samtliga användare. KB föreslås få ett övergripande ansvar att samordna och fatta beslut i frågor som rör det nationella mediesamarbetet. Samarbetet regleras i form av överenskommelser mellan KB och medverkande bibliotek/biblioteksorganisationer i form av avtal. De frågor KB lämpligen bör förfoga över är Utarbeta ett enhetligt regelverk avseende lånetider inkl. omlån, avgifter, remisskedjor, användarstyrda tjänster, m.m. 60(80)

61 Utforma en enhetlig policy riktad till användarna Utforma enhetliga distributionsprinciper för fysiska medier och e medier Utforma enhetliga principer för avgifter i samband med utlandslån samt eventuellt andra särskilda kostnader Utveckla en användaranpassad teknisk infrastruktur med en hög grad av automatiserade funktioner och tjänster. Se avsnitt 9.4. Utveckla en nationell gemensam bibliotekskatalog för olika bibliotekstyper Utarbeta logistiska strukturer som drar nytta av skalfördelar i konsolidering och samlastning av gods Upprätta samverkansavtal för bibliotekens medverkan i mediesamarbetet Utredningen föreslår en vidare utredning av de insatser som utförs av informations och lånecentralerna. Se avsnitt Insatser på regional nivå Vad gäller regionala insatser inom det nationella mediesamarbetet föreslår utredningen att den operativa delen av det regionala medieuppdraget utförs via ett större kommunbibliotek transporter samordnas mellan bibliotek som har olika huvudmän den strategiska medieförsörjningen regionalt samordnas, med avsikten att lokalt öka åtkomsten till frekvent efterfrågat material. Se avsnitt 9.3. Utredarna föreslår en fördjupad översyn av läns och regionbibliotekens uppdrag inom det nationella mediesamarbetet. Se avsnitt Insatser på lokal nivå Den viktigaste lokala insatsen är utgå från användarperspektivet och utgå från att användaren själv kan avgöra vilket material hon har behov av. Ett användaranpassat förhållningssätt på lokal nivå föreslås resultera i att det enskilda biblioteket medverkar i det nationella mediesamarbetet det enskilda biblioteket tillämpar det nationella regelverket för mediesamverkan användarna erbjuds anpassade servicenivåer lokala lösningar utvecklas som möjliggör korta transportsträckor 8.5 Kostnader och finansiering Utredningen ska ge förslag till hur det statliga stödet till nuvarande fjärrlåneverksamhet kan optimeras. Bedömningen är att effekterna av det statliga stödet i högre utsträckning behöver knytas till användaren, inte till enskilda bibliotek. Därför föreslår utredarna att nuvarande medieanslag till läns och regionbibliotek samt till informations och lånecentraler, med undantag för Internationella bibliotekets anslag, avsätts för biblioteksgemensamma inköp utifrån regionala medieplaner. Se avsnitt 9.3 att nuvarande fjärrlånekompensation avsätts för utveckling av gemensamma systemlösningar för en användaranpassad teknisk infrastruktur 61(80)

62 8.6 Konsekvenser av en ny modell för det nationella mediesamarbetet Konsekvenserna av den föreslagna modellen för nationellt mediesamarbete är till viss del svår att överskåda. Dels handlar det om vilka roller olika aktörer i praktiken ska ha, dels vilka effekter de föreslagna omprioriteringarna av finansieringen kan få. En viktig aspekt är också om det är möjligt att få till stånd en överenskommelse mellan biblioteken avseende gemensamt regelverk och gemensamma policys. Även om KB har ett övergripande ansvar är det enskilda bibliotekets egen inställning till samarbetet avgörande för utfallet av samarbetet Konsekvenser för den enskilda användaren Ur ett användarperspektiv torde den föreslagna modellen vara en förändring i positiv riktning, eftersom den erbjuder användaren större möjligheter att avgiftsfritt få tillgång till mer material från fler bibliotek. Modellen medför också en mer likvärdig service oavsett vilket bibliotek en person vänder sig till. Ett nationellt fullservicebibliotek tillgängligt på webben bidrar till att fler användare kan agera självständigt genom hela sin informationssökningsprocess. Dagens biblioteksanvändare är många gånger väl insatta i hur bibliotekens mediesamarbete är uppbyggt och vänder sig till sina lokala bibliotek för att få låna material från andra bibliotek. Det finns med andra ord ingen överhängande risk för att lokala bibliotek ska överutnyttjas av användare som kräver tillgång till material direkt på plats. Den nya modellens syftar snarare till att fler användare ska bemötas med ett positivt svar på sin förfrågan direkt på det bibliotek dit hon vänt sig Konsekvenser för det enskilda biblioteket Konsekvenserna för det enskilda biblioteket är att efterfrågan på material till och från biblioteket kan öka, vilket kan medföra ökade arbetsinsatser. Ett enhetligt regelverk för hur nationella lån ska handläggas kan dock förenkla de interna rutinerna. Därmed kan en förfrågan hanteras mer rationellt och snabbare. En teknisk infrastruktur med fler automatiserade funktioner bidrar också till att minska bibliotekets manuella arbetsinsatser. Ju fler tjänster (och val) användaren själv utför, desto mindre insatser krävs av det lokala bibliotekets medarbetare. En svårighet återfinns i balansen mellan enskilda människors informationsbehov och bibliotekets lokalt utformade uppdrag. I det sammanhanget är det nödvändigt att påpeka för lokala huvudmän de fördelar samarbetet ger bibliotekets lokala användare, att det rör sig om en win win situation. Transportlösningar som bidrar till snabbare leveranser och ökad tillgänglighet för användaren kan komma att kosta mer och bidra till en ökad miljöbelastning. Samtidigt kan ett fördjupat samarbete mellan biblioteken bidra till effektivare transporter. 62(80)

63 9 Kompletterande utredningar 9.1 Användarna Bibliotekstjänster utvecklade med fokus på användaren måste baseras på människors faktiska informationsbehov, inte bibliotekens uppfattningar om användarnas behov. Därför är det nödvändigt att fortlöpande och regelbundet genomföra användarundersökningar. Det är inte minst viktigt i arbetet att utveckla webbaserade användarstyrda tjänster. För det nationella mediesamarbetet finns anledning att genomföra fördjupade undersökningar bl.a. utifrån underlaget i denna utredning. Det kan t.ex. vara idé att undersöka olika alternativ för snabb och långsiktig access till material inom frekvent efterfrågade ämnesområden Nationellt bibliotekskort Det finns också anledning att undersöka möjligheten att införa ett nationellt bibliotekskort utifrån principen lokal registrering nationell access. Det betyder att en användare som är registrerad som användare på ett lokalt bibliotek, även kan få tillgång till ett nationellt bibliotekskort. Kortet kan ge den enskilde access till mediesamlingar på de bibliotek som ingår i det nationella mediesamarbetet utifrån ett särskilt regelverk. 9.2 De regionala aktörerna Det regionala medieuppdraget behöver utredas. Dels har det varit svårt att få en bild av olika insatser, dels påverkar den allmänna regionaliseringen av samhällsorganisationen det regionala biblioteksuppdraget Läns och regionbiblioteken Det pågår en omfattande decentralisering av det regionala medieuppdraget. Det är i allt större omfattning enskilda kommunbibliotek som, via avtal, utför den operativa delen av det regionala medieuppdraget. Detta anser utredningen vara en positiv utveckling utifrån användarperspektivet. När det lokala och det regionala uppdraget integreras uppstår svårigheter att särredovisa resursfördelning samt resultat för de olika huvudmännen. Dessutom varierar statistikredovisningen mellan läns och regionbiblioteket, vilket påverkar möjligheten att ge en fullständig bild av dessa aktörers egen insats i det nationella mediesamarbetet. Därför anser utredarna att läns och regionbibliotekens roll och uppdrag i det nationella mediesamarbetet behöver utredas vidare. Frågan är vilken eller vilka uppgifter som främst gagnas av att knytas till en regional biblioteksverksamhet Informations och lånecentralerna Vilken roll informations och lånecentralerna i Malmö, Stockholm och Umeå ska ha i det nationella mediesamarbetet behöver utredas vidare. Verksamheterna är lokal och mediemässigt integrerade med stadsbiblioteken i respektive kommun. I Stockholm särredovisas inte informations och lånecentralens statistik från regionbibliotekets. I Malmö har de statliga, 63(80)

64 regionala och lokala resurserna för medieförsörjningen förts samman organisatoriskt. I Umeå är informations och lånecentralen personalmässigt integrerad med depåbiblioteket. Konsekvenserna av fusioner av statliga, regionala och lokala aktörer behöver utredas vidare. En utgångspunkt kan vara samarbetet i Västra Götaland där det inte finns någon lokalt placerad informations och lånecentral, utan stads och regionbibliotek samarbetar till vissa delar kring medieförsörjningen. En uppgift informations och lånecentralerna har i dagens mediesamarbete är att förmedla utlandslån till och från kommunbiblioteken. Det är en rationell lösning, eftersom utlandslån förekommer relativt sällan på enskilda bibliotek och det är praktiskt att en instans administrerar lån och ekonomiska transaktioner. Andelen utlandslån är dock mycket liten och det bör vara möjligt att koncentrera handläggningen av kommunbibliotekens utlandslån till en aktör. Nyttjandegraden av Sveriges depåbibliotek visar på en uppåtgående trend under 2000 talet. Volymerna är små i förhållande till den totala andelen fjärrlån. Utredningen har inte gjort någon fördjupad studie av bakomliggande faktorer, men det kan finnas anledning att göra det, för att få en tydligare bild av depåbibliotekets funktion för användarnas informationsförsörjning. Uppdraget för Internationella bibliotekets lånecentral behöver ses över och förtydligas i förhållande till vilket ansvar lokala bibliotek har för sina användares informationsförsörjning. 9.3 Nationell medieförsörjning Utifrån ett nationellt perspektiv kan det finnas stora vinster med en rationell medieförsörjning på regional nivå. Därför bör möjligheten till regionala mediesamarbeten vidareutvecklas. Ett alternativ är att ett urval bibliotek i projektform utarbetar former för ett regionalt operativt mediesamarbete. Det bör omfatta gemensamma medieplaner, inköpsmodeller och transporter. Intressant är också att pröva s.k. flytande bestånd, d.v.s. att ett inlånat material inte returneras till utlånande bibliotek, utan tillgängliggörs via katalogen på det bibliotek där det återlämnades. Det medför i sin tur färre returtransporter. En regional kartläggning av mediebehov bör utgå från användarnas behov, inte bibliotekens uppdrag. Det är särskilt angeläget att se över hur biblioteken i högre utsträckning kan tillmötesgå studenternas behov av kurslitteratur. För storstadsregionerna Stockholm, Malmö och Göteborg kan det vara nödvändigt med en särskild utredning för hur mediesamarbetet ska kunna realiseras. 9.4 Teknisk infrastruktur och transporter Den tekniska infrastrukturen behöver i högre utsträckning anpassas till användarnas behov. Pedagogiskt utformade gränssnitt underlättar för användaren att själva hitta och använda olika bibliotekstjänster. Dessutom kan fler användarstyrda och automatiserade funktioner bidra till en mer likvärdig service för bibliotekens olika användare. En biblioteksgemensam nationell bibliotekskatalog bör prioriteras med LIBRIS Samkatalog som bas. Dessutom bör utvecklare av användarstyrda webbaserade tjänster i högre grad samverka för att dra nytta av varandras kompetenser. Exempel på aktörer i sammanhanget är KB, Talboks och punktskriftsbiblioteket samt Karolinska Institutets Bibliotek. De största kostnaderna för det lokala bibliotekets insatser i mediesamarbetet utgörs av personalkostnader. Därför bör en 64(80)

65 vidareutveckling av webbaserade tjänster även ha som mål att bidra till färre manuella åtgärder av biblioteken i användarnas informationsförsörjningsprocess. Utredningens kartläggning av det nationella mediesamarbetet har tydliggjort dagens transportlösningar och de kostnader som är förknippade med dem, men det har inte varit möjligt att utreda alternativa lösningar. Det bör bli föremål för fördjupande studier. 65(80)

66 Källförteckning Internetkällor legitimation.se lunds universitet/internationalisering/oeresundsuniversitetet Skriftliga källor och hyperlänkar Dir. 2009:19: Kommittédirektiv: Delegation för e förvaltning. Kulturdepartementet (2007). Kulturpolitikens inriktning och arbetsformer. Dir 2007:99. Utbildningsdepartementet (2009). Lagrådsremiss. Den nya skollagen för kunskap, valfrihet och trygghet. Prop. 1994/95:100. Förslag till statsbudget för budgetåret 1995/96. Prop. 2009/10:3. Tid för kultur. SOU 2003:129. KB ett nav i kunskapssamhället: Kungl. biblioteket Sveriges nationalbibliotek: verksamhet och visioner: betänkande av KB utredningen. Fritzes offentliga publikationer. SOU 2008:104. Självständiga lärosäten. Betänkande av Autonomiutredningen. SFS 1985:1100. Skollagen. SFS 1991:900. Kommunallagen. SFS 1992:1434. Högskolelagen. SFS 1992:191. Avgiftsförordning. SFS 1993:100. Omtryck SFS 1998:1003. Högskoleförordningen. SFS 1994:1194. Grundskoleförordningen. SFS 1996:1596. Omtryck SFS 1998:1249. Ändrad t.o.m. SFS 1004:1261. Bibliotekslagen Statens kulturråd och Kungl. Biblioteket, BIBSAM. Stockholm Statens kulturråd. Bibliotekens fjärrlån: en kartläggning av fjärrlåneförmedlingen vid folk och forskningsbiblioteken(1998). Hämtad frånhttp:// Statens kulturråd och Kungl. Biblioteket (2008). Rätt bok eller rätt bibliotek? En förstudie av den nationella fjärrlåneverksamheten, utifrån ett slutanvändarperspektiv. Statens kulturråd (2001). Rapport från Statens kulturråd 2001:3. Från inspektion till inspiration. En översyn av den regionala biblioteksverksamheten. 66(80)

67 Personlig kommunikation Gun Andersson, Medicinska biblioteket i Umeå/Umeå universitetsbibliotek Maria Andersson, Eslöv stadsbibliotek Åsa Andersson, Umeå universitetsbibliotek Philippa Andreasson, Stockholms universitetsbibliotek Gunilla Andersson, Kristinehamns bibliotek Gunilla Appelgren, Stockholms universitetsbibliotek Bitte Backman, Umeå informations och lånecentral, Depåbiblioteket Åsa Berglund, Malmö stadsbibliotek och informations och lånecentral Lars Björnshauge, Lunds universitets Bibliotek Lisbeth Beström, Talboks och punktskriftsbiblioteket Irene Cederleuf, Kultur i Väst Regionbiblioteket Annalena Cronemo, Vitterhetsakademiens bibliotek Eva Dahlbäck, Stockholms universitetsbibliotek Lena Dahlqvist, Stockholms informations och lånecentral Mats Danielsson, Forskningsarkivet Umeå universitet Ingrid Edmar, Utbildningsdepartementet Inger Eide Jensen, utredare av bibliotekslagen Birgitta Enaeus Andersson, Vitterhetsakademiens bibliotek Madelein Enström, Umeå informations och lånecentral, Depåbiblioteket Roland Esaisson, Talboks och punktskriftsbiblioteket Gunilla Fors, Malmö informations och lånecentral Gertrud Forsgren, Umeå universitetsbibliotek Tina Forsgren, Södertörns högskolebibliotek Kajsa Franzén, Malmö stadsbibliotek Kerstin Granén, Södertörns högskolebibliotek Karin Grönvall, Södertörns högskolebibliotek Birgitta Gullstrand, Hammarö bibliotek Kristina Göransson mf.l, Göteborgs universitetsbibliotek Stina Hallin, Lunds Universitets bibliotek Jenny Hallström, Lunds Universitets bibliotek Johanna Hansson, Stockholms stadsbibliotek Krister Hansson, Regionbibliotek Stockholm och Stockholms informations och lånecentral Karin Helin, Almedalsbiblioteket Gun Mari Isaksson Legrell, Umeå informations och lånecentral Seija Jalkanen, Umeå informations och lånecentral, Depåbiblioteket Carin Johansson, Umeå universitetsbibliotek Maria Kadesjö, Kungliga bibliotekets avdelning för nationell samverkan Anna Stina Kapla, Torsby bibliotek Gunnis Karlsson, Umeå universitetsbibliotek Helena Kettner Rudberg, sjukhusbiblioteken i Sörmland, Landstinget Sörmland Margareta Kloboucek Lindström, Vitterhetsakademiens bibliotek Bitte Kronqvist, Talboks och punktskriftsbiblioteket Camilla Källgren, Länsbibliotek Värmland Larry Lempert, Internationella biblioteket Britt Marie Lindahl, Lunds universitets bibliotek Annika Lissenko, Stockholms informations och lånecentral Linn Lundtoft, Landstinget Värmland Britt Löfdahl, Stockholms informations och lånecentral, Regionbibliotek Stockholm 67(80)

68 Roland Nilsson, Umeå universitetsbibliotek Åsa Nilsson, Eslöv stadsbibliotek Veronica Norberg, Umeå stadsbibliotek Eva Näslund, Arvika bibliotek Kristin Olofsson, Kungliga bibliotekets avdelning för nationell samverkan Anna Orre Remåker, Karlstad universitetsbibliotek Christina Persson, Göteborgs stadsbibliotek Anna Petrén Kihlström, Göteborgs stadsbibliotek Jenny Poncin, Stockholms stadsbibliotek Lisbeth Råman Ekengren, Kils bibliotek Lars Sandebakke, Svensk Bibliotek Transport Britt Sangert, Kungliga bibliotekets avdelning för nationell samverkan Ylva Schmidt, Vitterhetsakademiens bibliotek Kerstin Simberg, Almedalsbiblioteket Jozsef Somi, Lunds stadsbibliotek Marie Louise Sturk, Stockholms informations och lånecentral Inger Sundström, Karlstad stadsbibliotek Anna Säve Söderbergh, Almedalsbiblioteket Junko Söderman, Internationella biblioteket Stina Uppenberg, Stockholms universitetsbibliotek Leena Wathén, Stockholms informations och lånecentral Ann Charlotte Wallin, Utbildningsdepartementet Ingalill Wallander Olsson, Länsbibliotek Värmland Michael Wahlstedt, Malmö stadsbibliotek Kerstin Widgren, Vitterhetsakademiens bibliotek Per Ågren, Kungliga bibliotekets avdelning för nationell samverkan Maria Åmberg, Arvika bibliotek Gunni Öberg, Umeå universitetsbibliotek 68(80)

69 Bilagor Bilaga 1: Statligfinansiering av informations och lånecentraler samt Sveriges depåbibliotek Lånecentralen Malmö Statligt bidrag Övriga intäkter saknas Summa: Lånecentralen Stockholm Statligt bidrag Övriga intäkter Summa: Lånecentralen Umeå Statligt bidrag Övriga intäkter Summa Internationella Biblioteket Statligt bidrag Landsting/kommun Summa: Depåbiblioteket Umeå Statligt bidrag Övriga intäkter Summa: (80)

70 Bilaga 2: Enkät till slutanvändare 70(80)

71 71(80)

72 72(80)

73 73(80)

74 Bilaga 3: Enkät till fjärrlåneansvariga 74(80)

75 75(80)

76 76(80)

77 77(80)

78 78(80)

79 79(80)

80 80(80)