SLU-bibliotekens rapport angående ab-finansierade projekt 2003

Transkript

1 Uppsala Till KB/BIBSAM SLU-bibliotekens rapport angående ab-finansierade projekt 2003 Sammanställd av Staffan Parnell på överbibliotekariens uppdrag tel ]

2 Innehåll SLU-bibliotekens rapport angående ab-finansierade projekt Innehåll... 2 Epsilon rapport angående ab-finansierade delprojekt Rapport angående delprojektet Förlagsattityder till egenpublicering... 5 Rapport angående delprojektet Publikationsdatabas för SLU... 7 Rapport angående delprojektet Examensarbeten... 9 Bakgrund... 9 Projektets genomförande Rapport angående delprojektet Nätverk för användarstöd Projektarbetet Rapport angående projektet Decentraliserad VäxtEko Organisation Bakgrund Projektet Projektets genomförande Rapport angående projektet Lantbruksontologi Projektarbetet Organisation Rapport angående SAMTID-projektet Fortsatt utveckling av < 17 Seminarium kring e-printarkiv Studiebesök med inriktning på miljöbibliotek Organisation Rapport angående STATUT-projektet för Organisation Bakgrund Projektets genomförande Bil. 1 Questionnaire concerning copyright and ETDs Bil2. Organic Eprints enkät Background Submission policy Copyright policy Bil 3. Förlag där SLU:are publicerar sig Bil 4. e-brevväxling med JAVMA Bil 5. e-brevväxling angående Can Vet J Bil 6. doktoranden E klämd mellan Epsilon och Kluwer Bil 7. Projektplan för Publikationsdatabas: Projektplan för Publikationsdatabas Bakgrund Teknisk lösning SLU tillämpningar Sektorstillämpningar Metadatamodell Arbetsflödet i publikationsdatabasen Projektorganisation Projketarbete Prioriteringar Tidsplan:

3 Bil. 8. Finansieringsmodell för elektronisk publicering vid SLU Bakgrund Beslut Bil. 9 E-brevväxling mellan Per Åkerlund och Hugo Fjelsted Alrøe

4 Epsilon rapport angående ab-finansierade delprojekt 2003 EPSILON (Elektronisk Publicering av SLU-materIaL ON-demand) är ett fortsättningsprojekt inom elektronisk publicering som startade För 2003 söktes ansvarsbiblioteksmedel för: En undersökning angående förlagens attityder till egenpublicering inom lantbruks-vetenskaperna, utvecklandet av en publikationsdatabas för SLU, fortsatt arbete med sam-ordning av examensarbetslitteraturen inom SLU och nationellt samt samarbete med TGV-biblioteken och andra aktörer beträffande ett nätverk omkring utveckling av stödfunktioner för akademisk elektronisk publicering. Inom Epsilon-projektet 1 genomförs konkreta delprojekt inom elektronisk publicering. Hittills har arbetet varit inriktat på materialtyperna avhandlingar respektive examensarbeten. Syftet är dock att utveckla ett komplett system för utgivning av SLU-publikationer. Vidare ska policyfrågor, redaktionella frågor liksom strategiska frågor omkring implikationerna för SLU och sektorn av elektronisk publicerings studeras. Samråd med berörda parter inom SLU sektorn genomförs fortlöpande. Ansökan om ab-medel för 2003 avsåg fyra delprojekt: - Förlagsattityder till egenpublicering - Publikationsdatabas för SLU - Examensarbeten: Utveckling av system för elektronisk publicering av examensarbeten inom JLT-fakulteten och Skogs-fakulteten inom SLU samt fortsatt nationell samordning beträffande examensarbeten - Nätverkssamarbete för användarstöd: Samarbete med TGV-biblioteken angående stödfunktioner omkring elektronisk publicering Projektledare: Staffan Parnell (Staffan.Parnell@bibul.slu.se) Projektgrupp: Håkan Adefjord (Hakan.Adefjord@bibul.slu.se) - Webb-design; Sven Erik Berving (Sven-Erik.Berving@bibul.slu.se) - Filhantering; Bruno Johnsson (Bruno.Johnsson@bibum.slu.se) - Teknisk utveckling, metadatakonvertering; Aina Svensson (Aina.Svensson@bibul.slu.se) - Indexering, metadata, användarstöd; Per Åkerlund (Per.Akerlund@bibul.slu.se) - Teknisk utveckling, databas, server, Christian Forsehag, Skogsbiblioteket, Umeå Christian.Forsehag@bibum.slu.se 1 < 4

5 Rapport angående delprojektet Förlagsattityder till egenpublicering Delprojektet syftar till att utreda vilka attityder till elektronisk egenpublicering som finns inom den nationella och internationella lantbruksvetenskapliga förlagssektorn. SLU-biblioteken vill i Epsilon kunna publicera kompletta sammanläggningsavhandlingar, inklusive artiklar. Det är vidare rimligt att de SLU-forskare som så önskar ska kunna göra sina arbeten tillgängliga i den vetenskapliga diskursen utan att det traditionella publiceringssystemets kvarnar malt färdigt. Det är rimligt att SLU-forskare ska kunna ge kollegor tillgång till sina artiklar oavsett om dessa omfattas av licensavtal för den aktuella tidskriften eller ej. Vi hindras idag av ett avtal 2 som är baserat på antaganden om förlagsbranschens attityder i denna fråga. Utöver de fulltextprojekt som vi redan idag bedriver i Epsilon-projektet kommer SLU-biblioteken under våren 2003 att utveckla en publikationsdatabas för SLU (se nedan). Det är vår ambition att den utöver bibliografisk data också ska kunna innefatta artiklar mm i fulltext. Det första steget på vägen ur den situation av självcensur som många Epsilon i likhet med många andra projekt befinner sig i idag är att ta reda på fakta - undersöka hur utgivarna faktiskt ställer sig till frågan. Att detta gjorts i relativt liten utsträckning ännu beror sannolikt på den vetenskapliga förlagsmarknadens komplexa struktur. Det är en övermäktig uppgift att nå samtliga eller ens en betydande del av samtliga aktörer. Ett intressant projekt som vi kommer att följa är dock Ro- MEO 3 projektet i Storbritanninen. RoMEO har bl.a. skapat en enkät 4 riktad till förlag som vi studerat inför vår egen undersökning. Det håller också på att växa fram en "gräv där du står"- rörelse inom detta område. Så har det ämnesmässigt relativt närbesläktade Organic Eprints 5 projektet i Danmark genomfört en liknande undersökning 6. Vår ansats är begränsad till det segment av branschen som ger ut SLU-forskares alster. Vi kommer att stämma av vår ansats gentemot motsvarande projekt och göra våra resultat offentliga via projektets webbplats. Olika metoder såsom databassökningar har tillämpats för att identifiera relevanta förlagsaktörer. Vi har även gått igenom de 10 senaste årens SLU-avhandlingar för att ringa in de mest centrala utgivarna. En enkät har sänts ut till de identifierade förlagen/utgivarna. Enkäten berör attityder till olika aspekter på elektronisk egenpublicering. Projektarbetet har bedrivits på följande sätt under året: 1) En kartläggning av SLU-forskares publiceringsmönster har genomförts på följande sätt: Sökningar i ISI från 1989 och framåt resulterade i 9400 artiklar som hänför sig till någon SLU:are valdes eftersom hänsyn skulle tas till de senaste 10 årens avhandlingar, dvs 1993 plus några extra år eftersom artiklarna kan vara några år äldre än själva avhandlingen. Någon ytterligare hänsyn till materialet än att det skulle vara 2 < 3 < 4 < 5 < 6 < 5

6 publicerat i en tidskrift är inte gjord. Vi har inte sökt särskilt efter artiklar från avhandlingar. Från dessa referenser har vi plockat förlagsuppgifterna och sammanställt dessa till en lista rangordnad efter antal referenser för att få fram de viktigaste förlagen. Därefter har även vi även kontrollerat CAB och BIOSIS från samma år och kompletterat listan med de förlagsuppgifter som inte fanns med i ISI. Vid detta tillfälle utgjordes listan av ca 450 förlag. Vid en första gallring togs alla förlag som hade färre än 10 artiklar bort. Därefter har en sammanslagning gjorts av de förlag som genom uppköpning eller annat egentligen är samma förlag. I dagsläget utgörs listan av 86 förlag. Ur den studien sammanställdes en lista över de mest relevanta förlagen/utgivarna (se bil. 3). 2) En enkät utarbetades efter att liknande projekt studerats och direktkontakt etablerats med ansvariga för en liknande ansats inom Organic Eprints (se bil. 2) 3) Vår enkät (se bil. 1) skickades ut i form av ett e-brev. Ett nyligen implementerat enkätverktyg inom SLU utvärderades men befanns oanvändbart för detta ändamål. Anledningen är att av rapporten som systemet lämnar kan man inte utläsa vem som har svarat vad, utan bara att ett visst antal har svarat på ett visst sätt. 4) Resultaten bearbetas (denna fas ej färdig) Projektarbetet har i princip gått efter planerna. Utformningen av enkäten visade sig dock vara en mer grannlaga uppgift än som förutsågs i ansökan. Detta bl.a. p.g.a. ny kunskap och nya erfarenheter som vanns i kontakter med doktorander o.a. forskare vid SLU angående avtal o.a. mellanhavanden med förlagen (se: bil 4, 5 och 6). På grund av att utformningen av enkäten tog längre tid än planerat och p.g.a. arbetsanhopning mm kunde inte själva enkäten börja skickas ut förrän i oktober. Projektet kan i det här läget därför inte slutredovisa resultatet. I likhet med andra liknande ansatser kan vi dock redan nu konstatera att förlagens beredvillighet att besvara enkäter av den här typen varierar. Orsakerna till detta kan vara flera. Ett avgörande problem är att styra enkäten till relevanta tjänstemän på förlagen. Det tycks fortfarande i stor utsträckning saknas rutiner för att kanalisera e-post inom stora organisationer (vilket normalt finns beträffande vanlig post). Sannolikt spelar även en viss osäkerhet från förlagens sida gentemot Open Archives/Open Access rörelsen in. De förlag som ännu inte skaffat sig en policy i dessa frågor tvekar att besvara enkäter. 6

7 Rapport angående delprojektet Publikationsdatabas för SLU Delprojektet syftar till att skapa en plattform för inmatning av bibliografisk metadata avseende publicering inom SLU. Ur den databas som därmed skapas ska data kunna användas för olika syften. Ett syfte är att via OAI-protokollet göra det möjligt att leverera bibliografisk metadata till nationella eller internationella samsökningstjänster. Ett mål är att universitetets administration på olika nivåer via det framväxande universitetsövergripande systemet för verksamhetsplanering och verksamhetsberättelse ska få tillgång till bibliografiska listningar av publiceringen inom SLU, ett annat syfte är att SLU:s ledning ska få ett underlag för ett prestationsrelaterat medelsfördelningssystem, ett annat delmål är att SLU:s Webb ska få tillgång till bibliografiska listningar för institutionernas hemsidor. Tanken med Epsilons planerade system var även att det skulle utgöra en frivillig plattform för forskarnas egenarkivering/-publicering inom SLU Epsilon har genomfört detta projekt helt enligt den projektplan och de tidsramar som gjordes upp i slutet av 2002 (se Bil. 7) och som låg till grund för våra diskussioner inom universitetet och för vår ansökan till Bibsam. En publikationsdatabas för SLU var färdig att tas i bruk när andra prioriteringar inom universitetet ändrade planerna. Vid planeringen av detta projekt inom Epsilon och SLU:s biblioteksorganisation förutsågs ett begränsat samarbete med två övriga initiativ inom universitetet. Projektplanen byggde i dessa delar också på utförliga diskussioner med övriga berörda aktörer inom universitetet. Emellertid visade det sig under året att dessa aktörer - SLU:s ekonomibyrå (e-byrån) och SLU:s webborganisation (SLU-webb) - inte var lika långt framme i sin planering. Under fr.a. senare delen av 2003 framkom önskemål om en total integration av publikationsdatabasen med det omfattande system för beslutsstöd inom verksamhetsplanering och verksamhetsberättelse (VP/VB) som höll på att växa fram inom SLU:s administration under e- byråns kontroll. SLU-webb önskade ett system som närmast liknar ett dokumenthanteringssystem för SLU. Ett system som innefattade dokument på en nivå som inte är relevanta i ett universitets publikationsdatabas. Under oktober månad (ca 2 veckor innan vår tjänst skulle tas i skarp drift) enades parterna om en ny plan som innebär att SLU-webb lägger ut ett gränssnitt baserat på de metadatamodeller för olika publikationstyper som Epsilon tagit fram, kompletterat med gränssnitt för andra för webben relevanta dokumenttyper. SLU-webbs system kommer att integreras med VP/VB systemet och kommer enligt planen även att leverera bibliografisk metadata till en publikationsdatabas med stöd för OAI PMH som drivs av Epsilon. P.g.a. att planeringen ändrades på ett genomgripande sätt i ett mycket sent skede och dessutom på ett något ad hoc artat sätt är den tekniska lösningen för den senare funktionen i skrivande stund inte färdig. En anpassning av SLUB:s publikationsdatabas måste göras, export- /importrutiner skapas etc. Det som förändrats genom de sent fattade besluten är att inmatning av metadata sker i ett för SLU gemensamt gränssnitt för flertalet av aktuella publikations- och dokumenttyper, att 7

8 gränssnittet gentemot VP/VB utformas av SLU-webb. Vidare blir en publikationsdatabas för SLU med OAI-stöd inte verklighet förrän en bit in i 2004 istället för i slutet av 2003 som var Epsilons ursprungliga plan. Stödet för egenarkivering för SLU-forskare försvinner sannolikt också i sammanhanget. Beträffande egenarkivering avser dock Epsilon att under 2004 lägga ut en OAI PMH kompatibel plattform för detta. 8

9 Rapport angående delprojektet Examensarbeten Delprojektet avser utveckling av ett gemensamt system för elektronisk publicering av examensarbeten inom SLU. Systemet ska inkludera en hållbar affärsmodell. Detta som en grund för fortsatt samarbete omkring nationell samordning beträffande utgivning examensarbeten inom Arkiv-ex/SVEP En prototyp för tjänsten är framtagen 7 vilken kommer att tas i skarp drift i mitten av december Tjänsten är baserad på erfarenheterna av arbetet med det publiceringssystem som sedan 2002 drivs för Veterinärmedicinska fakulteten 8. Bakgrund Arbetet med samordning av utgivningen av examensarbeten vid svenska universitet och högskolor fortsätter inom ramen för ett separat delprojekt 9 - Arkiv-EX Sverige - inom SVEP projektet (Samordning av den Svenska Högskolans Elektroniska Publicering). För en bakgrund till Arkiv-EX se t.ex. dokumentationen från Seminariet XOAI 10 som hölls på Ultuna september Epsilon-projektet kommer att fortsätta att vara en aktiv part i detta projekt (jämte deltagare från Lunds universitetsbibliotek, Blekinge tekniska högskola, Göteborgs universitet, Uppsala universitet och Linköpings universitet). Vi deltar f.n. med examensarbeten från Veterinärmedicinska fakulteten. Inom Epsilon anser vi det emellertid som viktigt för våra användare inom sektorn att SLU:s hela ämnesbredd är representerad i systemet. Inom SLU är publiceringen av examensarbeten en komplex, decentraliserad process som oftast ligger på institutionsnivå (fr.o.m med undantag av veterinärmedicinskafakulteten). Dessutom har en omfattande institutionsreform påbörjats i riktning mot storinstitutioner (från ca 70 till ca 20-25) vilken kommer att sträcka sig över minst en tvåårsperiod. Vår ambition med detta delprojekt är dels att skapa ett enhetligt publiceringssystem för samtliga fakulteter inom SLU med stöd för OAI PMH och dels att aktivt rekrytera deltagare bland berörda institutioner. Vi avsåg också att inom projektet utveckla och testa en hållbar affärsmodell för den relativt omfattande hantering som en fullskaletjänst för elektronisk publicering av examensarbeten vid ett universitet utgör. Att skapa en hållbar modell för finansiering av elektronisk publicering inom en icke-vinstdrivande organisation som ett universitet är en av de stora och bestående utmaningarna för alla berörda parter. Det som är en särskilt känslig fråga är betalningsviljan hos de enskilda utgivarna - institutionerna. Redan i vår förstudie PUB pekade vi på det orimliga i att de ekonomiska besparingarna vid en övergång till elektronisk publicering uppstår hos utgivaren av publikationen (institutionen) medan kostnaderna skulle överföras till den som driver systemet för e-publicering (biblioteket). Vi liksom många andra universitetsbibliotek i världen som tagit på sig dessa 7 < 8 användargränssnitt: < författargränssnitt: < 9 < 10 < 11 < 9

10 uppgifter upplever den verkligheten idag och vi är tvungna att hitta rimliga ekonomiska villkor som är acceptabla för alla parter. Projektets genomförande För att projektet skulle uppnå målet att vara en nod eller bidragsgivare i samarbetet inom Arkiv-ex prioriterades det arbete som bedrevs inom fas 1 av detta projekt med avseende på interoperabilitetsfrågor mm under de första månaderna av Fas 2 av det projektet lades dock på is under ca 6 månader pga. samordningen under det större projektparaplyet SVEP. När detta arbete återupptogs under hösten har också arbetet med en central tjänst för hela SLU inom Epsilon tagit fart. Tidsutdräkten pga. SVEP-samordningen medför att vi färdigställt tjänsten först i slutet av året. Efter en presentation för Epsilons Referensgrupp och en kort testfas är vi dock nu beredda att släppa tjänsten inom kort. Kontakter har knutits med institutioner med stor utgivning av examensarbeten vilket innebär att vi kommer att få ett flöde av arbeten i tjänsten från start. Parallellt fortsätter och fördjupas samarbetet med Veterinärmedicinska fakulteten (som är den hittills enda fakultet vid SLU som centraliserat utgivningen av examensarbeten till en serie). Tjänsten är således klar att ta i bruk men, pga. ovan nämnda förseningar finns det f.n. inget innehåll i den. Beträffande affärsmodellen har ett ambitiöst arbete utförts på det området. Ett förslag har diskuterats i Epsilons Referensgrupp och vunnit stöd bland såväl representanter för fakulteterna som andra ledamöter. Förslaget innebar en enhetlig modell för de olika publikationstyperna som hanteras i Epsilon doktorsavhandlingar, licentiatavhandlingar och examensarbeten. En bärande tanke är att en övergång till det nya systemet kopplas till minskade tryckupplagor och till ett borttagande av SLU-bibliotekens skyldighet att distribuera en del av avhandlingsupplagorna till nationella och internationella bytespartners (för detaljerna i modellen se bil. 8). Universitetsledningen har hänskjutit frågan till en utredning angående hela biblioteksorganisationens framtida finansiering. Det blir en enmansutredning som kommer att genomföras i samråd med den nye Överbibliotekarien (som är under rekrytering). Förslaget från utredaren kommer att läggas fram vid halvårsskiftet

11 Rapport angående delprojektet Nätverk för användarstöd Delprojektet avser ett samarbete i nätverksform med TGV-biblioteken angående stödfunktioner omkring elektronisk publicering Under ett av TGV-biblioteken arrangerat seminarium på KTHB hösten 2001 väcktes frågan om ett samarbete omkring utformandet av stöd- och hjälpfunktioner för akademisk elektronisk publicering. Inspirationen kom ifrån NDLTD:s 12 och Unescos ETD-Guide 13. Tanken utvecklades på EPUBLIST och under det tidigare nämnda XOAI-seminariet 14 under Intressenter utöver TGV-biblioteken och SLUB var UUB och LUB. Potentiellt finns mycket att vinna med ett samarbete omkring dessa frågor. Deltagarna var dock överens om att ej söka efterlikna ETD-Guide 15. Vi bedömer att det är meningslöst att lägga ut ett virrvarr av lokalt präglad information. Snarare bör ambitionen vara att bygga nätverk i vilket man tillåter andra att använda det egna materialet. Ambitionen var också att underlätta detta utbyte genom att fastställa vissa riktlinjer för hur hjälptexter utformas. Projektarbetet Förutsättningarna för arbetet i detta delprojekt har förändrats under året. Det är framförallt det ovan nämnda SVEP-projektets tillkomst under året där såväl Epsilon som flera TGV-bibliotek ingår samt det faktum att flera av TGV-biblioteken anslutit sig till eller avser att ansluta sig till DiVA-samarbetet. Det Bibsam-finansierade projektet ScieCom - Svenskt Resurscentrum för vetenskaplig kommunikation 16 - är också en viktig ny resurs (där Epsilon är representerad). Epsilon/SLU-biblioteken ingår i SVEP-projektet och har inom den ramen tagit på sig uppgifter som ligger i linje med tankarna bakom det här aktuella delprojektet. SLU-biblioteken/Epsilon har gjort sitt stöd- och support-material tillgängligt offentligt även för användare utanför SLU vilket gör det möjligt för externa aktörer såsom TGV-biblioteken att utnyttja texter och skrivningar om man så önskar. Inom Epsilon har en stor mängd stödoch hjälptexter angående elektronisk publicering 17 producerats och gjorts tillgänglig för såväl användare som andra intresserade. Vår del i projektet har genomförts genom vårt engagemang i Arkiv-x/SVEP, ScieCom och vårt offentliggörande av det omfattande stödmaterialet i Epsilon. 12 < 13 < 14 < 15 < 16 < 17 avhandlingar: < examensarbeten: < 11

12 Rapport angående projektet Decentraliserad VäxtEko VäxtEko är en mycket stor fulltexttjänst. Med idag ca dokument och totalt nära sidor täcker den i allt väsentligt utgivningen på svenska språket inom sina ämnesområden. Användningen är hög och ökande. Detta projekt syftar till att se över och eventuellt ersätta den nuvarande tekniska plattformen med en OAI-kompatibel lösning samt pröva en ny modell för utgivning. Vidare kommer projektet att inleda samarbete inom flera områden med Organic Eprints (OE) en dansk informationstjänst med i stort sett samma ämnestäckning. Organisation Projektledare/projektgrupp: Staffan Parnell, SLU-biblioteken (mailto:staffan.parnell@bibul.slu.se), Magnus Gröntoft Jordbruksverket, Ulla Ekström SLUbiblioteken (mailto:ulla.ekstrom@bibal.slu.se), Per Åkerlund SLU-biblioteken (mailto:per.akerlund@bibul.slu.se) Bakgrund Målet med VäxtEko 18 är att på ett effektivt sätt samla och göra tillgänglig den information som finns på svenska inom områdena ekologisk odling och växtnäring samt växtskydd. I VäxtEko finns nu närmare sidor, inkl växtskyddslitteratur. VäxtEko är således en viktig fulltexttjänst inom sektorn. Arbetet har sedan starten bedrivits mycket centraliserat. Ett urval har skett av en redaktör, dokumenten har digitaliserats och försetts med metadata - en arbetsintensiv process. Länge har det dock funnits en vision baserad på en helt annan arbetsfördelning. I den modellen matar enskilda utgivare själva in metadata och laddar upp dokumenten i digital form. Redaktörens/bibliotekariens blir då snarare att fungera som en ämnesmässig "gate keeper". I likhet med andra icke vinstdrivande informationstjänster är det för VäxtEko helt avgörande att hitta en ekonomiskt hållbar modell. I VäxtEkos fall innebär det ett sätt att omfördela kostnaderna (eftersom det inte finns några intäkter) från det redaktionella centret till författar/utgivar periferin. Sänkta driftskostnader är en förutsättning för att garantera en långsiktig drift av VäxtEko. Det är inte enbart driftsekonomiska argument som talar för en övergång till ett nytt publiceringssystem. Stödet för OAI PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) innebär möjlighet att leverera metadata till externa samsökningstjänster och därmed göra VäxtEkos dokument tillgängliga för en än större publik. Ett exempel på en ämnesmässigt närbesläktad tjänst med stöd för OAI PMH är den danska Organic Eprints (OE) 19. En samsökningstjänst mellan OE och VäxtEko skulle kunna ge användarna ett mervärde. Ett organiserat samarbete mellan Decentraliserat VäxtEko och OE kommer att fortsätta under < 19 < 20 Se bil. 9 s 37 12

13 Det bör också vara möjligt att uppnå vissa synergieffekter mellan VäxtEko och Epsilon-baserna om samma plattform används för drift. På sikt, när en publikationsdatabas för SLU är färdig bör t.ex. SLU:s utgivning inom området kunna hämtas därifrån (utan särskild inmatning). Det har tidigare saknats komponenter för att realisera denna vision. Vi har inte haft en pålitlig publikationsplattform som stöder det här arbetsflödet, utgivarna har inte kunnat leverera sina dokument i digital form etc. Projektet Projektet är tänkt att bli treårigt. Vår bedömning är att de viktigaste tekniska förutsättningarna nu finns på plats för att testa och implementera ett publiceringssystem av ny typ för VäxtEko. Arbetet under det första året har inneburit ett utforskande av möjligheter, vissa vägval samt att etablera ett samarbete med partnern OE. Under år 2 och 3 kommer de valda tekniska lösningarna att införas i skarp drift, den nya decentraliserade publiceringsmodellen att testas samt samsökning o.a. konkret samarbete med OE att implementeras VäxtEko har alltid varit en för användarna intressant tjänst. Alla dokument finns i fulltext när andra tjänster bara erbjuder referenser. Det nya system som nu projekteras innebär små förändringar för användarna. Bakom kulisserna innebär det ett radikalt nytänkande beträffande hur en tjänst av den här typen kan organiseras. Vi skapar härmed en decentraliserad, organisationsövergripande, ämnesmässig informationstjänst - en kollektiv, ämnesinriktad publiceringsmodell för myndigheter o.a. icke vinstdrivande utgivare inom en hel sektor. Detta innebär ett stort steg i många avseenden. Många frågor måste besvaras i projektform innan vi kan gå över i en skarp drift. Det är t.ex. ännu oklart huruvida vi kan extrahera den metadata som ligger inbakad i dokumenten och importera den i det nya systemet. En alternativ och i dagsläget mer attraktiv metod är att implementera ett OAI-stöd i den existerande Oracle-basen. En annan teknisk fråga som måste hanteras gäller t.ex. fulltextindexeringen av samtliga dokument i den nya plattformen. Den nuvarande plattformen erbjuder användarna en snabb fulltextsökning. Den nu aktuella plattformen är metadataorienterad och erbjuder ej fulltextindexering (enbart abstract). Emellertid har signaler kommit från utvecklingsteamet angående stöd för fulltextindexering i EPrints i framtiden. Andra och egentligen större problem gäller frågor om huruvida utgivarna/författarna verkligen vill bli mer aktiva och faktiskt är beredda att mata in metadata och ladda upp dokument. Även redaktörsrollen måste omformuleras. Ett aktivt samarbete med Organic Eprints har påbörjats under året och kommer att utvecklas vidare under 2004 och OE:s projektledare, Hugo Fjelsted Alrøe är mycket intresserad av ett fördjupat samarbete på grundval av OAI-protokollet. Ett annat område som kan utvecklas i samarbete med OE är skapandet av ett diskussionsforum inom området för forskare, experter och den intresserade allmänheten. 13

14 Projektets genomförande Under år 1 av projektet har: - en tekniska plattform konfigurerats och utprovats 21 - frågan om hur den gigantiska dokumentmängden ska importeras i den nya plattformen eller på annat sätt göras tillgänglig för höstning enligt OAI PMH har penetrerats under året i projektgruppen - tester av inmatning har genomförts med utvald/-a utgivare - samråd med OE angående framtida samarbete i projektform har genomförts Planerna för år 2 och 3 redovisas separat i särskild ansökan 21 < 14

15 Rapport angående projektet Lantbruksontologi Projektet syftar främst till att följa FAO:s arbete med en datoriserad lantbruksontologi för den svenska gröna sektorn räkning. Vi ska också ta ställning till ett eventuellt fortsatt engagemang samt försöka identifiera samarbetspartners i en sådan utveckling. FAO driver projektet "Agricultural Ontology Service Project (AOS)" 22 och söker samarbetspartners bland de nationella AGRIS-centren. Området "ontologi" är stort och omfattar, förutom det traditionella arbetet med tesauruppbyggnad och liknande, även utveckling av metoder för datoriserad hantering av begrepp och relationer dem emellan med syfte att skapa språkoberoende interoperabilitet för informationstjänster på Internet. Det första året inriktas projektet på att söka identifiera intresserade samarbetspartners inom sektorn samt att följa utvecklingen inom FAO-projektet. Sökta medel har under året använts för att täcka reskostnader för deltagande i en FAO/NOVA workshop (se nedan). Projektarbetet I februari 2003 ordnade FAO tillsammans med NOVA-biblioteken, de nordiska skogs-, lantbruks- och veterinärbiblioteken, en workshop i Köpenhamn om AOS. Eva Söderbaum och Per Åkerlund deltog från SLU-biblioteken. Inför denna workshop hade vi uppdraget att sprida information och att försöka hitta intresserade aktörer i Sverige. Temat för seminariet var att skapa medvetenhet hos de nordiska biblioteken om utvecklandet av en semantisk standard (ontologi) och att initiera en diskussion om samarbete kring projektet. Ca 35 personer från de nordiska länderna deltog, bibliotekarier, informationsspecialister och ämnesspecialister inom jordbruksområdet. Seminariet bestod av presentationer, gruppdiskussioner och paneldiskussion. Presentationerna tog upp olika infallsvinklar på semantiska standarder, tekniska frågor, hur ontologier kan underlätta arbetet med informationsåtervinning. Man tog också upp skillnaden mellan ontologier och konventionella redskap som thesauri och ämnesordlistor. Pågående ontologi-projekt presenterades: Fishery Ontology Service (FOS) och Biosecurity Ontology Projects, som också bedrivs inom AOS-initiativet. Gruppdiskussionerna fördes under följande rubriker: Fördelar och nackdelar med nuvarande redskap för kunskapsorganisation. Finns det behov av en ny ontologi inom jordbruksområdet? Hur kan man hantera ett decentraliserat ontologi-arbete? 22 < 15

16 Det var ett inspirerande seminarium, som gav nyttiga insikter i det pågående arbetet med AOS (Agricultural Ontology Service). Samtidigt blev det mycket tydligt vilken enorm arbetsinsats som krävs, och att det bl.a. därför tycks helt nödvändigt att fördela arbetet mellan olika aktörer. Lika tydligt är det att arbetet med AOS kräver både breda och djupa fackkunskaper inom de olika ämnen som innefattas i begreppet agriculture. Därför är, som vi ser det, ett samarbete med forskare och specialister nödvändigt. Den viktigaste frågan kommande år blir att på olika sätt få forskare och andra specialister att delta i arbetet med denna lantbruksontologi. Organisation Projektledare: Eva Söderbaum <mailto:eva.soderbaum@bibul.slu.se 16

17 Rapport angående SAMTID-projektet 2003 Under 2003 har SAMTID-projektet inriktats på fortsatt samarbete med Naturvårdsverkets bibliotek. Arbetet har fokuserats på: - Fortsatt utveckling av Ett seminarium omkring e-printarkiv, med syfte att erbjuda aktörer inom sektorn konkreta alternativ för egen-publicering. Fortsatt utveckling av < Den gemensamma webbsidan för SLU-biblioteken och Naturvårdsverkets bibliotek, som byggdes upp under 2002, och presenterades vid Bok&Bibliotek i Göteborg september 2002, har under året fått en utseendemässig renovering. Naturvårdsverkets bibliotek har anlitat konsulthjälp (Idéoluck), och målet var att få den uppfräschad lagom till det seminarium (p.2 ovan) som anordnades i september. Vi lyckades med detta, och kunde sedan använda webbplatsen för dokumentation av seminariet. Avsikten med webbsidan är dels att erbjuda en gemensam ingång till våra respektive bibliotek, och samtidigt lyfta fram några av våra elektroniska resurser, dels att fungera som anslagstavla för gemensamma ansvarsbiblioteksaktiviteter och dokumentation av dessa. Seminarium kring e-printarkiv Torsdagen den 11 september anordnades ett seminarium i Naturvårdsverkets lokaler: Open Archives and Public Access to Environmental info. Seminariet annonserades på BIBLIST och inom våra respektive moderorganisationer. Deltagarantalet var ca 50 personer. Föreläsare var Jonas Ebbesson, univ.lektor i miljörätt vid Stockholms universitet, Bengt Littorin, Svenska miljönätet, Hugo Fjelsted Alrøe, Danish Research Center for Organic Farming, och Mark Bide, Rightscom Ltd. Vid paneldebatten var Jan Hagerlid, BIBSAM, debattledare. Hela programmet och dokumentation från de olika föreläsningarna och från eftermiddagens paneldiskusison finns på vår gemensamma webbsida 24. Studiebesök med inriktning på miljöbibliotek Detta har inte genomförts under året. Sådana besök bör föregås av en kartläggning av miljöbibliotek i Sverige. Tanken återupptas i samband med samrådsmöte under Organisation Projektgrupp: Eva Söderbaum <mailto:eva.soderbaum@bibul.slu.se och Staffan Parnell, <mailto:staffan.parnell@bibul.slu.se, SLU-biblioteken Marie-Louise Hultman < Marie-Louise.Hultman@naturvardsverket.se och Ulrika Domellöf Mattsson < Ulrika.Domellof-Mattsson@naturvardsverket.se, Naturvårdsverkets bibliotek 23 < 24 < 17

18 Rapport angående STATUT-projektet för 2003 STATUT-projektet syftar till att skapa ett enhetligt system för att samla och presentera användardata beträffande SLU-bibliotekens elektroniska tjänster och informationssystem. Organisation Projektledare: Staffan Parnell Projektgrupp: Michael Nordstedt testning och implementering av verktyg för webbstatistik och Sven-Erik Berving (Sven- statistik från licensierade resurser Bakgrund Många av SLU-bibliotekens viktigaste tjänster och utvecklingsprojekt är idag webbaserade. Användningen av dessa återspeglas ej i den traditionella biblioteksstatistiken trots att utveckling, drift och underhåll representerar betydande användning av främst egna resurser men, även av externa projektmedel. Trots att vi i allmänhet redan idag samlar och bearbetar data från dessa tjänster gör bristen på samordning och enhetliga kriterier att denna data är svår att använda såväl för redovisning av utnyttjandegrad gentemot SLU som för utvärdering av utvecklingsinsatser gentemot externa finansiärer. Utveckling och utvärdering av metoder och verktyg har fortsatt under år två. Utöver rena statistikbearbetningsprogram har projektet under 2003 tittat på enkätverktyg som ska kunna tillföra en dimension till användarstatistiken när det gäller utvärdering av projekt och tjänster. Den nationella biblioteksstatistiken har inte förändrats lika radikala under 2003 som under 2002 vilket underlättar det fortsatta arbetet med dessa frågor. Projektets genomförande Arbetet inleddes i praktiken med ett internt seminarium och en workshop som vi arrangerade på Ultunabiblioteket med en av den svenska biblioteksvärldens främsta experter på frågor som rör webbstatistik Ulf Kronman från KIB. Syftet med seminariet var att bland medarbetarna inom SLUB höja medvetandet om komplikationerna i webbstatistiken och informera om definitioner av relevanta begrepp samt också de krav som ställs av Bibsam/SCB på statistikredovisning. Workshopen var begränsad till de som arbetar med webbfrågor och servrar inom SLUB. Där diskuterades för- och nackdelar med olika verktyg etc. Utvärderingen av verktyg för presentation av webbserverstatistik har fortsatt under första halvåret. De verktyg som befanns vara mest ändamålsenliga var Analog 25 som vi redan hade i drift och Webalizer 26. Just nu lutar det åt att det är Webalizer som vi kommer att använda för att rapportera webbstatistik såväl som statistik från våra fulltexttjänster. Beträffande utvärderingsaspekten har vi granskat utbudet av enkätverktyg. I dialog ned SLU:s webbprojekt har vi enats om att detta är en SLU-gemensam fråga och implementeringen därför görs på SLU:s intranät. Vi har gjort vissa försök att utvärdera verktygets användbarhet för 25 < Analog: < 26 Webalizer: < För en ganska detaljerad beskrivning av Webalizerkonfigurering mm se också < 18

19 våra syften. Intrycken hittills är blandade. En nackdel är t.ex. den automatiska anonymiseringen av svar. I många typer av studier är detta fullt acceptabelt men, det finns tillämp ningar där denna funktion gör verktyget oanvändbart. Ett sådant exempel är när man vill kombinera en enkät med en mer kvalitativ approach. 19

20 Bil. 1 Questionnaire concerning copyright and ETDs Dear Sirs, I represent the Epsilon project at the Swedish University of Agricultural Sciences (SLU) < I would appreciate if you could spare a few minutes of your time to answer six questions concerning copyright and electronic theses and dissertations (ETDs). The Epsilon project aims to create and maintain a system for ETDs within SLU. We currently publish only the full text of the extended synopsis of the ETD. We do not now publish the appended articles, although we may do so in future. The full-text files are in pdfformat and are not indexed only bibliographic metadata are indexed in the database. Individual journal articles therefore cannot be identified by searching the database, but only by reading/browsing the actual files. As in all scientific electronic publishing, copyright is an issue within Epsilon. Some of our graduate students are concerned about copyright, despite the fact that we publish only that part of the thesis which is not published elsewhere. A great deal is happening in the field of scientific electronic publishing at present, and attitudes toward copyright are consequently changing, within both the publishing community and the scientific community. To clarify these issues, we would like to address some questions to major publishers in our field. According to a recent study, your organisation is such a major publisher of papers produced by faculty members at SLU. Would you please use the 'Reply' facility in your program to answer the questions below? The questions: 1. Please give the name of your organization: 2. What is your function within the organization? 3. Would you be willing to send us a copy of your copyright transfer agreement or licence, or give us the URL if it is to be found on the web? 4. Would you permit us to publish, together with the extended synopsis of a thesis, also the appended articles which already have been published by your journal? 5. Would you permit us to publish, together with the extended synopsis, the appended articles which have been accepted, but not yet published, by your journal? 6. If we publish any manuscript that has not yet been accepted, would this result in its not being accepted and published by you? Thank you for your cooperation, Yours sincerely, 20