Dnr Son 2012/587 Ny principorganisation för socialförvaltningen

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (6) Socialnämnden Dnr Son 2012/587 Ny principorganisation för socialförvaltningen Förslag till beslut Socialnämnden fastställer förslag till ny principorganisation och att därmed myndighetsavdelningen upphör i enlighet med tjänsteskrivelsen Handlingar 1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse, Bakgrund I samband med Socialnämndens sammanträde den 8 december , gavs socialförvaltningen i uppdrag att utarbeta en modell för uppföljning av utförare inom äldre och handikappomsorgensamt individ och familjeomsorgen med en därtill ändamålsenlig organisation. Då ny socialdirektör tillträdde i januari 2012 konstaterades samtidigt att nuvarande organisation inte fungerar optimalt utan att det råder stora oklarheter vad gäller styrning och ledning inom förvaltningen vilket också riskerar att förvaltningen inte har optimal kontroll över sin ekonomi. Denna uppfattning var och är utbredd bland flertalet av förvaltningens nyckelpersoner. Den ena delen av nämndens uppdrag, framtagandet av modell för uppföljning av beställda insatser har pågått sedan ï våras och detta arbete har också redovisats till nämnd i juni månad För att vidare säkerställa att förvaltningen kan leverera det resultat som nämnden kräver med avseende på kvalitet och prestationer, uppdrogs åt PWC att se över ledningsstrukturen i sin helhet. I uppdraget ingick att genomlysa styrningseffektiviteten utifrån ett ansvars och befogenhetsperspektiv. Målet var att säkerställa en ändamålsenlig organisation. Socialförvaltningen Besöksadress: Vibblabyvägen 3 Stöd & utvecklingsavdelningen Postadress: JÄRFÄLLA Telefon växel: Epost: socialnamnden@jarfalla.se Webbplats: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (6) Uppdraget har genomförts på bred front och med delaktighet av en rad funktioner i och kring förvaltningen. Detta har skett genom intervjuer med politiker, förvaltningsledning samt andra nyckelpersoner inom förvaltningen. Bland de intervjuade har såväl egenregiföreträdare som externa utförare ingått. Dessutom har PWC studerat styrdokument, verksamhetsplaner samt årdelår samt andra rapporter i sitt arbete. De iakttagelser som gjorts har sedan diskuterats i en workshop där ca 25 medarbetare inom förvaltningen deltog. Upplevelsen av oklarheter avseende organisation och avseende ledning och styrning var genomgående i såväl intervjuer som efterföljande workshop. Arbetsunderlaget som tagits fram ligger till grund för förslaget till ny principorganisation. Inriktningsförslag för ny organisation Den nya organisationen ska ge en tydligare roll och ansvarsfördelning med en bättre ekonomioch kvalitetsstyrning och uppföljning än vad som finns idag. En organisation som ger ett tydligt ansvar. En del i det är att organisera samhällsuppdraget så att myndighetsutövning och beställarverksamheten hålls samman. Chefer och ledare i organisationen behöver kvalificerat stöd för bl. a utredning, uppföljning och upphandlingsstöd. För att kunna ge ett optimalt stöd bör nuvarande stödoch utvecklingsavdelningen indelas i enheter. En av dessa enheter kommer att ha sitt fokus på upphandlingsstöd och uppföljning. Ny organisation Vid förvaltningen ska finnas ett program/avdelning för vardera äldreomsorgen, funktionsnedsättning samt individ och familjeomsorg. Dessutom ska det finnas en avdelning för ledningsoch verksamhetsstöd (stabsorganisation). Nuvarande myndighetsavdelning upphör i årsskiftet 2012/2013 (i enlighet med tidsplan för genomförande). Samtliga program/avdelningschefer rapporterar till socialdirektören.

3 (6) Socialdirektör Stab Enhet/er Programchef ÄO Programchef FH Programchef IFO Enhet Enhet Enhet/er Programmen Program/avdelningschefernas uppdrag inom de tre programmen är att ansvara för: Utveckling Omvärldsbevakning Planering Upphandling/beställning Uppföljning Ekonomi och personalansvar inom programmet Myndighetsutövningen inom programmet Att vara företrädare för programmet såväl extern som internt Samverkan inom och utom förvaltningen Ansvar som är specifika för respektive programchef tydliggörs i detaljorganisationen. Underindelning av programmen i enheter kommer att behöva göras och det kommer att redovisas i detaljorganisationen.

4 (6) Stabsavdelning Nuvarande Stöd ochutvecklingsavdelningen byter namn till Avdelning för lednings och verksamhetsstöd (stabsfunktion) samt tillförs funktioner från nuvarande myndighetsavdelning. Avdelningen ska bl. a arbeta med upphandling, uppföljning, utredningar, personalfrågor, lokalfrågor, information, kvalitetsfrågor, verksamhetsplanering/uppföljning, ekonomi, nämndsekretariat för socialnämnd, sociala utskottet (SU) och familjerättsnämnd samt arkiv/ registratur. Vid avdelningen ska även finnas medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), kostkonsulent, dödsbohandläggare samt handläggare för serveringstillstånd/tillsyn av alkohol, tobak och receptfria läkemedel. Vid avdelningen samlas handläggarresurser och nyckelfunktioner som är förvaltningsövergripande samt vissa sekretariats/assistentfunktioner. Avdelningens uppgift är att utgöra ett stöd för socialdirektör och program. Med tanke på avdelningens storlek och breda roll bör en enhetsindelning göras. Avdelningschefen är chef för avdelningen med ekonomi och personalansvar och ska ansvara för att avdelningen ger ett bra stöd till socialdirektör och program Genomförande av ny organisation Det fortsatta arbetet med genomförande av ny organisation kommer vara organisatorisk detaljutformning samt bemanning av organisationen. Detta arbete och verkställighet av detsamma sker i enlighet med socialdirektörens delegation. En ny principorganisation kommer att innebära en översyn av delegeringsordning och attestordning samt arkivorganisation. Detaljorganisation Inom ramen för den fastställda principorganisationen skall det ske en beskrivning av enhets och gruppindelning. Bemanningen av chefsnivåer närmast under socialdirektören avses att genomföras snarast efter det att beslut om principorganisationen fattats. Bemanningen av chefsnivåer i den nya organisationen förutsätts ske genom dels direktinplacering, dels genom intern/externrekrytering. Sedvanliga MBLförhandlingar kommer att genomföras. Bemanningen på medarbetarnivå sker genom direktinplacering inom ramen för befintlig organisation. Detta kommer att kommuniceras med fackliga företrädare.

5 (6) Konsekvenser/riskanalys Samtliga anställda inom samhällsuppdraget berörs av den nya principorganisationen. Den nuvarande myndighetsavdelningen upphör och istället kommer allt som rör t ex äldreomsorgen att hanteras inom det programmet/avdelningen. Programcheferna i den nya organisationen kommer att få totalt ansvar för sin verksamhet och det innebär fullt ansvar för såväl personal som ekonomi. Detta ger en ökad tydlighet och det blir inte längre tveksamt om det är chefen för nuvarande myndighetsavdelning eller programchef som beslutar. En del medarbetare kommer kan komma att få nya chefer och i viss mån även nya närmaste arbetskamrater. Det finns också en risk att det blir mer arbete i stuprör men det kan motverkas genom att finna bra samarbetsformer och mötesvägar mellan programmen. Den nya ledningsoch verksamhetsstödsavdelningen kommer att få en enhetsindelning vilket i sin tur kommer att leda till att ett antal medarbetare kommer att få en ny närmaste chef. En risk i en omorganisation är att organisationen hamnar i ett vacuum där det blir en väntan på att en ny organisation ska träda ikraft och att utvecklingsarbete därvid avstannar. Dessutom finns en risk att personalrörligheten ökar under en sådan väntan. För att motverka ett vacuum är det viktigt med en snabb process och att det hela tiden, på lämpligt sätt, ges en fortlöpande information om det aktuella läget i översynsarbetet. Dessutom bör det finnas ett bra stöd som kan svara på de frågor som kan uppstå och att det också finns ett chefsstöd som kan stödja förvaltningens chefer i förändringsarbetet. Ekonomiskt bör detta förslag rymmas inom samma budget som idag och sålunda vara kostnadsneutral i förhållande till nuvarande organisation. De rekryteringar som behöver göras är där tjänster vakantsatts i väntan på att översynen skulle göras klar. Någon enstaka nyrekrytering kommer behöva göras där förvaltningens kompetens behöver stärkas. Tidplan för genomförande Den nya principorganisationen bör verkställas snarast för att få igång en fungerande styrning tämligen snabbt. Förvaltningens förslag innebär att verkställighet samt budgetreglering av ny organisation sker i samband med årsskiftet 2012/2013. Genomförandearbetet och beslut i övrigt planeras enligt följande; Bemanning chefer närmast socialdir. oktober 2012 Detaljorganisation/ansvar oktobernovember 2012 Bemanning övriga chefer november 2012 Bemanning övriga novemberdecember 2012

6 (6) Uppföljning Uppföljning av den nya organisationen kommer ske under kommande år och återrapporteras till socialnämnden första gången i samband med delårsuppföljningen Sammanfattningsvis Förvaltningens kan konstatera att nu gällande organisation inte fullt ut är ändamålsenlig. Målsättningen med förslaget till ny principorganisation är att nå en större effektivitet avseende styrning och ledning och att ansvar och befogenhet klart och tydligt framgår samt där organisationen upplevs som stödjande av såväl chefer som medarbetare. En effektiv ändamålsenlig organisation ger förbättrad möjlighet att leda och styra kostnadsutvecklingen och därmed på sikt sänka kostnaderna. Johan Bergman Socialdirektör Stefan Lidsten Avdelningschef