Uppdaterad: Användarmanual. Del 1

Transkript

1 Uppdaterad: Användarmanual Del 1 1 1

2 Innehållsförteckning MEDLEMSREGISTRET Vad du kan göra i medlemsregistret 8 Logga in 8 Vanliga inloggnings fel 8 Menyraden- för dig som är nybörjare 10 Medlemmar 11 Ny medlem med fullständigt personnummer 12 Vanliga felmeddelande 13 Ny medlem med ofullständigt personnummer 13 Ny medlem med utländskt personnummer 14 Prova på-person 15 Ny medlem med skyddade personuppgifter 16 Importera nya medlemmar via Excel 17 Vanliga felmeddelanden 19 Importera in nya medlemmar och lägg till dem i befintlig grupp 19 Gör prova på-person till medlem 21 Se medlemmar som har ofullständiga uppgifter 23 Lägg till de fyra sista siffrorna i personnumret 25 Medelmmar för godkännande - Registrerade av gruppadministratör 25 Vanliga fel 25 Avsluta medlemskap 27 Återaktivera ett avslutat medlemskap 28 Avliden person 29 Redigera och lägga till kontaktuppgifter 30 Redigera För och Efternamn 30 Redigera eller lägg till telefonnummer 31 Ändra synlig för 31 Redigera eller lägg till e-postadress 33 Ändra synlig för 33 Redigera eller lägg till adress 35 Folkbokföringsadress 36 Vanliga felmeddelande 36 Kontaktadress

3 Arbetsadress 37 Aktiv i idrott 38 Målsman 38 Lägg till övriga personuppgifter 39 IdrottsID-IID nummer 40 Skicka inloggningsuppgifter eller Återställ lösenord 40 Skicka inloggninsuppgifter 41 Återställ lösenord 41 Medlemsnummer 42 Medlem sedan och medlem t.om. 42 Ständig medlem 43 Tilldela person Grupper - Roller - Behörigheter 44 Grupper 44 Lägg in person i grupp/lag/familj eller arbetsrum 45 Roller 46 Filtrera roller 46 Vanliga felmeddelanden 47 Vilken roll? 48 Tillsätt roll 50 Behörigheter 51 Vilken behörighet? 52 Tillsätt behörighet 53 Kontakter 54 Skapa kontakter 54 Sök bland föreningens kontakter 55 Skriv ut adressetiketter till kontakter 55 Exportera kontakter till Excel 56 Lägg till kontakt i grupp 57 Ta bort en kontakt 58 Skicka e-post till en kontakt

4 Roller 59 Skapa en ny roll 59 Se föreningens olika roller 60 Ta bort en roll 61 Styrelsen - ordförande - kassör - sekreterare Tillsätt dessa roller 62 Utövare roll vid Trupp-/gruppsida 64 Vanliga fel 66 Hur ändrar jag uppgifter på flera medlemmar samtidigt? 67 Ändra samma kontaktuppgifter på flera personer samtidigt 67 Ändra idrott/grupp/roll på flera personer samtidigt 70 Skriv ut till flera personer samtidigt 72 Skriv ut etiketter till flera personer samtidigt 73 Skriv ut adresslista till flera personer samtidigt 73 Exportera flera medlemmar till Excel samtidigt 74 Exportera medlemmar till Excel 75 Exportera medlemmar till Excel, välj kolumner 75 Exportera medlemmar till xml-fil för E-bokföringen 76 Avsluta/ta bort flera medlemmar samtidigt 77 Lista på e-postadresser till flera medlemmar samtidigt 78 Skicka meddelande till fler personer samtidigt 79 Grupper 83 Skillnad på grupp, lag, familj och arbetsrum 83 Skapa en ny grupp/lag/familj 83 Ska jag skapa gruppen under Föreningen eller Idrotten? 84 Lägg in personer i grupperna/lagen/familjerna (1) 84 Lägg till personer från medlemsregistret 85 Lägg till person(er) från annan grupp 86 Importera medlemmar till gruppen 87 Tillsätt en gruppadministratör för gruppen 87 Lägg in personer i grupperna/lagen/familjerna (2) 88 Skriv ut etiketter till medlemmar i en grupp 89 Exportera grupper till Excel 89 Ta bort grupper/lag/familjer 90 Lista e-postadresser på personer i grupp/lag/familj 90 Meddelande till grupp 91 Skriv e-post till personer i en grupp direkt från IdrottOnline 91 Vanliga fel

5 För att se skickade e-postmeddelanden 97 Skicka sms till medlemmar i en grupp 98 Aktivera gruppen (1) 98 Aktivera sms tjänsten (2) 99 Vanliga fel 99 Skicka brev till gruppens medlemmar 101 Aktivera Addoro brevtjänst

6 Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, eller under fliken Utbildning på Manualer Denna manual innehåller alla funktioner som finns inom IdrottOnline. Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För lathundar ber vi dig besöka vårt manualbibilotek på Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer IE9 och IE 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail helpdesk@rf.se. Beskriv noggrant ditt ärende och ange alltid vilken organisation du tillhör. Supportens mål är att svara på alla ärenden inom 24 h. Telefontid Torsdagar Telefonnummer:

7 MEDLEMSREGISTRET Vad du kan göra i medlemsregistret Roll: Huvudadministratör, Klubbadministratör Hantera medlemmar Tilldela roller och behörigheter Skicka meddelande till medlemmarna Föreningsrapporten Tilldela inloggningsuppgifter Skapa och tilldela avgifter Och mycket mycket mer! LOGGA IN KLICKA PÅ HÄNGLÅSET uppe i högra hörnet på föreningens IdrottOnline sida. SKRIV IN DITT IID NUMMER ELLER DITT FULLSTÄNDIGA PERSONNUMMER SAMT LÖSENORDET. IID numret är ditt Idrotts ID. Det är personligt och du har samma IID nummer i alla föreningar som du är medlem i. Detta nummer innehåller endast siffror. Lösenordet är en automatiskt genererad siffer och bokstavskombination. Den kan ändras till ett personligt ord efter första inloggningen. Du har samma lösenord i alla föreningar som du är medlem i. VANLIGA FEL Inloggningen misslyckades! Antingen har du inte rättigheter att logga in på denna sida eller så är ditt användarnamn och eller lösenord felaktiga. Lösning: 1. Dubbelkolla att du har skrivit rätt lösenord och användarnamn. Ett tips är att kopiera direkt från e-postmeddelandet med lösenordet från IdrottOnline och klistra in i fälten. 2.Var noga med att skilja på stora och små bokstäver samt siffror och bokstäver. 3. Använder du ditt IID nummer prova istället med ditt fullständiga personnummer i format ååmmddxxxx. 7 7

8 Välj organisation-en rullista syns men det går inte att väja någon organisation i listan. Du är medlem i föreningen men rutan för aktiv i idrott har bockats ur. Lösning: 1.Du som Huvudadministratör kontaktar helpdesk@rf.se och de hjälper dig. 2. Du som Klubbadministratör kontaktar Huvudadministratören och ber om hjälp. 3. För att hjälpa övriga med detta problem gå in och bocka i rutan för aktiv i idrott. Spara. När du har loggat in ser du fliken MEDLEMSREGISTRET i toppmenyn. Klicka där och medlemsregistret öppnas. Huvudadministratören ser alla flikar men får inte automatiskt rollerna LOK-stödsansvarig firmatecknare och Idrottslyftsansvarig firmatecknare. Dessa kan du dock tillsätta dig själv. VANLIGA FEL Du ser inte alla flikar. Lösning: 1.Kontrollera om du har rätt roll. Är du Klubbadministratör kontaktar du Huvudadministratören. Är du Huvudadministratör kontakta helpdesk@rf.se och ange ditt ärende utförligt samt uppge din förenings namn. 8 8

9 MENYRADEN FÖR DIG SOM ÄR NYBÖRJARE Det är från denna menyrad som du navigerar mellan de flikar som du har tillgång till med ditt inlogg. OM någon flik saknas betyder det att du inte har rätt roll eller behörighet för denna flik. Alla flikar som är tillgängliga syns inte i menyn utan finns under FLER. Klicka på pilen för att se hela listan. Denna manual handlar om Medlemsregistret och de funktioner som du administrerar från den fliken. När du har klickat på Medlemsregistret kommer du tillbaka till hemsidans startsida genom att klicka på Hemsida. För att Logga ut från sidan klickar du på Logga ut längst till höger i översta kanten. 9 9

10 MEDLEMMAR För att börja fylla på medlemsregistret med personer klicka på MEDLEMMAR i den lodräta menyraden till vänster på sidan. För att lägga in en person åt gången klicka på NY MEDLEM. Det går att registrera medlemmar med födelsedatum eller fullständigt personnummer. Fördelen med att använda fullständigt personnummer: Personens folkbokföringsadress hämtas och uppdateras automatiskt från folkbokföringsregistret När föreningen använder sig av licenser så behövs detta Vid en ev. LOK stödskontroll behöver de sista siffrorna kunna anges Vid närvaroregistrering av LOK stöd behövs fullständigt personnummer För att importera in flera medlemmar samtidigt klicka på LADDA NER IMPORTFIL

11 NY MEDLEM MED FULLSTÄNDIGT PERSONNUMMER Klicka på NY MEDLEM. Fyll i personnummret och vänta någon sekund. Personens namn och adress dyker upp i fältet. OM det stämmer klicka på NÄSTA. SPARA. Personen är nu medlem i föreningen. För tillsättning av roller behörigheter förklaras längre fram i manualen

12 VANLIGA FELMEDDELANDE Du fyller i rätt personnummer men fel namn dyker upp i fältet. Lösning: Dubbelkolla igen, med personen samt via att personnummret verligen stämmer. Om det gör det klicka på NÄSTA även om namnet i fältet är fel. SPARA medlemmen. Gå in igen på personens profil. Sök då upp namnet som var felaktigt. Fälten är nu redigerbara och du kan skriva in det korrekta namnet och adressen. SPARA. NY MEDLEM MED OFULLSTÄNDIGT PERSONNUMMER Obligatoriska uppgifter: POSTADRESS och GATUADRESS Klicka på NY MEDLEM. Fyll i födelsedatum och klicka i rutan för OFULLSTÄNDIGT PERSONNUM- MER. Fyll i personens förnamn och efternamn samt kryssa i om det är en man eller kvinna samt postnummer och postort. NÄSTA. För att kunna spara lägg in personens postadress. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM KONTAKTADRESS. FYLL I GATUADRESS. SPARA LÄNGST NER TILL HÖGER PÅ SI- DAN

13 Du kommer nu få en informationstext om att dessa meddelmmar inte kommer kunna hanteras som de personen som har fullständigt personnummer. Detta betyder att de sista siffrorna måste kunna anges vid närvaroregistrering samt en ev. kontroll för LOK stödet. Det går inte heller att tilldela några roller på personen. SPARA. NY MEDLEM MED UTLÄNSKT PERSONNUMMER Klicka på NY MEDLEM. Fyll i födelsedatum i den följd som skrivs i Sverige. 19ååmmdd. Klicka i rutan framför UTLÄNDSK PERSON. Klicka i NATIONALITET. Fyll i FÖRNAMN, EFTERNAMN, KÖN, POSTNUMMER OCH POSTORT. NÄSTA. För att kunna spara lägg in personens postadress. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM KON- TAKTADRESS. FYLL I GATUADRESS. SPARA LÄNGST NER TILL HÖGER PÅ SIDAN

14 PROVA PÅ-PERSON Obligatoriska uppgifter: POSTADRESS och GATUADRESS Det går att lägga in en Prova-på person med både fullständigt och ofullständigt personnummer. Vid ofullständigt måste du klicka i både PROVA-PÅ PERSON OCH OFULLSTÄNDIGT PERSONNUMMER. Klicka på NY MEDLEM. Fyll i personens personnummer. Fullständigt eller ofullständigt. Vid ofullständigt klicka i både Prova-på person och Ofullständigt personnummer. Ofullständigt personnummer Fullständigt personnummer NÄSTA. En Prova-på person kan inte få några roller tillsatta. Den räknas med i LOK stödsredovisningen även om den ligger inne med ofullständigt personnummer. Observera att nya regler för LOK stödet träder i kraft den 1 januari 2014 och då behövs fullständigt personnummer även på Prova på personer

15 För att kunna spara lägg in personens postadress. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM KONTAKTADRESS. FYLL I GATUADRESS. SPARA LÄNGST NER TILL HÖGER PÅ SI- DAN. NY MEDLEM MED SKYDDADE PERSONUPPGIFTER Klicka på NY MEDLEM. Fyll i personens personnummer. NÄSTA. Klicka i rutan framför PERSONEN HAR SKYDDADE PERSONUPPGIFTER. Fyll i ett Alias förnamn och ett alias efternamn. SPARA högst upp till höger på sidan. Personen sökes då upp i registret med sitt alias namn

16 IMPORTERA NYA MEDLEMMAR VIA EXCEL Import av medlemmar är till fördel när ni tidigare haft ert medlemsregister i någon annan portal och nu vill lägga in det i IdrottOnline. Ni exporterar då registret till excell från det befintliga registret och väljer sedan att ladda ner importfil från IdrottOnline. Flytta över alla obligatoriska fält till IdrottOnlines importfil och spara. ÄNDRA INGA CELLER ELLER FLYTTA PÅ NÅGRA KOLUMNER. DE FÄLT SOM INTE ÄR OBLIGATORISKA LÄMNAR DU TOMMA. Det går att importera medlemmar med fullständigt och ofullständigt personnummer. KLICKA PÅ LADDA NER IMPORTFIL. Excelfilen laddas ner på din dator. Öppna filen. När du öppnat filen börja med att se till att du är i början av arket. Dra markören längst till vänster. Kopiera från ditt egna excelark in de obligatoriska uppgifterna. SPARA och STÄNG Excel. Obligatoriska uppgifter i Importfilen: Förnamn, Efternamn, Kön, Fullständigt personnummer,gatuadress, Postnummer, Postort, Land 16 16

17 KLICKA PÅ IMPORTERA. För snabbast import rekommenderas inte fler än 100 medlemmar per importfil. KLICKA PÅ VÄLJ FIL. Hämta upp excelfilen från din dator och klicka på OK. Ha tålamod. Filen laddas upp. När importen är klar ser du info om de nya medlemmarna. GODKÄNN ÄNDRINGAR och klicka på FORTSÄTT. Är något fel så klicka på Avbryt och ändra i Excelfilen till rätt uppgifter och gör sedan om proceduren Välj fil.. När importen är slutförd syns denna ruta. Klicka på OK

18 VANLIGA FELMEDDELANDE IMPORTEN ÄR SLUTFÖRD MED FEL. Något eller några obligatoriska fält saknas. LÖSNING: Lättas är att du Exporterar rapporten och sedan stämmer av den med importfilen. Lägger till de som ska läggas till och sparar importfilen och importerar filen på nytt. Klickar du här på ok så stängs rutan och ingen import av de felmarkerade personerna har skett. De övriga medlemmarna har importerats i medlemsregistret. Importera in nya medlemmar och lägg till dem i befintlig grupp Finns det skapade grupper i medlemsregistret som du vill lägga till nya medlemmar i direkt vid import. Gör som följer: Ta reda på gruppens gruppid. KLICKA PÅ GRUPPER. Sök upp aktuell grupp. KLICKA PÅ SÖK

19 Gå in på gruppen genom att KLICKA PÅ LÄNKEN. Här syns gruppid. I IMPORTFILEN LÄGGER DU TILL GRUPPID I RÄTT KOLUMN. IMPORTERA FILEN. SE TIDIGARE BESKRIVNING PÅ SID Personen finns nu i den valda gruppen samt i medlemsregistret

20 GÖR PROVA-PÅ-PERSON TILL MEDLEM När en prova på person bestämmer sig att bli medlem i klubben behöver du inte registrera om profilen. Sök upp medlemmarna. KLICKA UR SÖK MEDLEMMAR OCH BEHÅLL SÖK PROVA PÅ- PERSONER I KRYSSAD. SÖK. Sökresultatet visar alla medlemmar som lagts in om prova på-personer. DE ÄR MARKERADE MED ETT GRÖNT P. DE PERSONER SOM ÄR GULMARKERADE ÄR REGISTRERADE MED OFULLSTÄNDIGT PERSONNUMMER

21 KLICKA PÅ NAMNET PÅ DEN PERSON SOM SKA BLI MEDLEM. KLICKA PÅ GÖR TILL MEDLEM. PERSONEN ÄR NU MEDLEM I FÖRENINGEN

22 SE MEDLEMMAR SOM HAR OFULLSTÄNDIGA UPPGIFTER Om en medlem har registrerats med ofullständiga uppgifter vid inträde i föreningen kommer dessa att upplysas i en gulrad högst upp i medlemsregistret. Det kan vara ofullständigt personnummer eller saknad av aktiv i idrott. FÖR ATT KORRIGERA SAKNAD AV AKTIV I IDROTT KLICKA PÅ LÄNKEN KLICKA HÄR FÖR ATT SE DEM MEDLEMMARNA SYNS I SÖKRESULTATET. MARKERA ALLA ELLER NÅGRA

23 KLICKA PÅ ÄNDRA IDROTT/GRUPP/ROLL. KLICKA I AKTIV I IDROTT OCH VÄLJ RÄTT IDROTT OM FÖRENINGEN HAR FLER ATT VÄLJA PÅ. SPARA. Högst upp syns hur många och vilka personer som får aktiv i idrott samtidigt

24 LÄGG TILL DE 4 SISTA SIFFRORNA I PERSONNUMRET Om en medlem är registrerad med ofullständigt personnummer går det inte att klicka ur rutan och fylla i de sista siffrorna. Det beror på att ett idrottsid redan har skapats och att systemet inte kan känna av att det är samma person. Vi letar en lösning på detta. För att korrigera ett ofullständigt personnummer behövs personen läggas in som en ny medlem och sedan får du avsluta och ta bort den ofullständiga profilen. MEDLEMMAR FÖR GODKÄNNANDE - REGISTRERADE AV GRUPPADMINISTRATÖR Om en ny medlem har registrerats av en gruppadministratör måste detta godkännas av en Klubb eller Huvudadministratör för att medlemmen ska vara korrekt inlagd i systemet. När detta sker får Klubb och Huvuadministratör ett e-postmeddelande att nya medlemmar finns att godkänna. Det är då här under denna länk som dessa medlemmar finns. KLICKA PÅ LÄNKEN KLICKA HÄR FÖR ATT SE DEM VANLIGA FEL Jag får e-post om att godkänna medlemmar men vill inte ha dessa. Lösning: Du har rollen som klubb eller huvudadministratör. För att ej få dessa meddelanden behöver du ta bort rollen

25 Sökresultatet visar då alla personer som väntar att få medlemskapet godkännt. KLICKA I ALLA SOM SKA GODKÄNNAS. KLICKA PÅ GODKÄNN MEDLEMSKAP. ÄR DET NÅGON MEDLEM SOM INTE GODKÄNNS KLICKA PÅ AVSLÅ MEDLEMSSKAP

26 AVSLUTA MEDLEMSKAP Det går att AVSLUTA samt att AVSLUTA OCH TA BORT EN MEDLEM. AVSLUTA behåller sökbarheten och sparar uppgifterna om medlemmen skulle bli medlem igen. AVSLUTA OCH TA BORT tar även bort sökbarheten och inga uppgifter sparas. SÖK UPP MEDLEMEN. KLICKA I RUTAN FRAMFÖR NAMNET. SKROLLA ÖVER AVSLUTA/TA BORT VÄLJ ÖNSKAT ALTERNATIV

27 ÅTERAKTIVERA ETT AVSLUTAT MEDLEMSKAP SÖK UPP MEDLEMEN UNDER UTÖKAD SÖKNING-AVSLUTADE MEDLEMSKAP. GÅ IN PÅ PERSONENS PROFIL. SKROLLA NER TILL STATUS-LÄNGST NER PÅ SIDAN. KLICKA PÅ PILEN

28 KLICKA UR RUTAN FRAMTÖF AVSLUTA MEDLEMSKAP OCH SPARA. AVLIDEN PERSON Har någon medlem tragiskt nog avlidit kommer detta att uppdateras automatiskt från folkbokföringen och låsas i idrottonline. Dessa personer kommer alltid att vara sökbara i registret och går inte att ta bort helt. DE SÖKES FRAM UNDER UTÖKAD SÖKNING OCH AVLIDNA PERSONER

29 REDIGERA OCH LÄGGA TILL KONTAKTUPPGIFTER Sök upp personen som du vill ändra eller lägga till kontaktuppgifter för. SÖK PÅ NAMN eller klicka på SÖK direkt. Gå in på personens medlemskort geonom att klicka på personens namn. Det är en länk. Nu ser du alla uppgifter som är inlagda på den valda personen. Nedan visas hur du ändrar och lägger till kontaktuppgifter. GRUPPER-ROLLER OCH BEHÖRIGHET VISAS I ETT SENARE SKEDE. SE AVSNITTET MED SAMMA NAMN. Du gör alla ändringar som du önskar och klickar sedan på SPARA. Ändras några uppgifter här så slår det igenom på ALLA organisationer som personen är medlem i inom IdrottOnline. Redigera För och Efternamn Ställ markören i önskat namnfält och ändra eller lägg till namn

30 REDIGERA ELLER LÄGG TILL TELEFONNUMMER Det går att lägga till 3 olika telefonnummer. Till Bostad, Mobil och Arbete. Det går att ställa in om respektive nummer skall vara synlig för Ingen, Besökare på hemsidan eller endast för inloggade i organisationen. Väljer man att kontaktuppgifterna kan vara synliga för hemsida eller inloggade betyder det att OM dessa uppgifter väljs som synbara på någon sidtyp så syns det utåt. Det betyder inte att de alltid syns! Fyll i eller ändra numret i fältet. Visa i org-endast inloggad i organisation Hemsidan-Besökare på hemsidan Ingen-Helt osynlig ÄNDRA SYNLIG FÖR KLICKA PÅ REDIGERA. Klicka i önskat visningsval. INGEN. Uppgifterna är ej synliga i något fall. VÄLJ

31 BESÖKARE PÅ HEMSIDAN I IDROTTONLINE. Alla som besöker sidan, medlemmar eller inte, ser uppgiften om personen finns med i på någon sidtyp där administratören valt att visa kontaktuppgifter. Ex. Trupp-/Gruppsida. Välj här om det gäller alla organisationer som personen är medlem i eller endast för någon utvald organisation. ALLA ORGANISATIONER PERSONEN ÄR MEDLEM AV. VÄLJ. VÄLJ ORGANISATION. VÄLJ. ENDAST INLOGGAD I ORGANISATION. Endast de personer som är medlemmar och har inlogg kan se dessa uppgifter om personen finns med i på någon sidtyp där administratören valt att visa kontaktuppgifter. Ex. Trupp-/Gruppsida. ALLA ORGANISATIONER PERSONEN ÄR MEDLEM AV. VÄLJ

32 VÄLJ ORGANISATION. VÄLJ. REDIGERA ELLER LÄGG TILL E-POSTADRESS Det går att lägga till 3 olika e-postadresser. Till kontakt, privat och arbete. Det går att ställa in om respektive nummer skall vara synlig för ingen, besökare på hemsidan eller endast för inloggade i organisationen. Det är e-postadressen Kontakt som används för utskickande av inloggningsuppgifter. Fyll i eller ändra adressen i fältet. ÄNDRA SYNLIG FÖR KLICKA PÅ REDIGERA. Klicka i önskat visningsval

33 INGEN. Uppgifterna är ej synliga i något fall. VÄLJ. BESÖKARE PÅ HEMSIDAN I IDROTTONLINE. Alla som besöker sidan, medlemmar eller inte, ser uppgiften om personen finns med i på någon sidtyp där administratören valt att visa kontaktuppgifter. Ex. Trupp-/Gruppsida. Välj här om det gäller alla organisationer som personen är medlem i eller endast för någon utvald organisation. ALLA ORGANISATIONER PERSONEN ÄR MEDLEM AV. VÄLJ. VÄLJ ORGANISATION. VÄLJ

34 ENDAST INLOGGAD I ORGANISATION. Endast de personer som är medlemmar och har inlogg kan se dessa uppgifter om personen finns med i på någon sidtyp där administratören valt att visa kontaktuppgifter. Ex. Trupp-/Gruppsida. ALLA ORGANISATIONER PERSONEN ÄR MEDLEM AV. VÄLJ. VÄLJ ORGANISATION. VÄLJ. REDIGERA ELLER LÄGG TILL ADRESS Används folkbokföringsadressen så är rutan framför ANVÄND BEFINTLIG ADRESS PÅ PER- SON i bockad. För att ändra eller lägga till kontaktadress eller arbetsadress klicka UR rutan

35 FOLKBOKFÖRINGSADRESS Om personen är registrerad med fullständigt personnummer så hämtas dennes adress från folkbokföringsregistret. När personen flyttar och har gjort en adressändring kommer denna adress att ändras automatiskt. Det går inte att ändra eller redigera folkbokföringsadressen men det går att ställa in SYNLIG FÖR. KLICKA PÅ REDIGERA. ÄNDRA TILL ÖNSKAT SYNLIG FÖR ALTERNATIV. Se tidigare avsnitt för beskrivning Klicka här! VANLIGA FELMEDDELANDE Folkbokföringsadressen är fel och jag kan inte ändra den. Lösning: Se efter om personen har gjort en officiell adressändring hos skatteverket. Uppgifterna hämtas någon gång i månaden. Om ja- kontakta helpdesk@rf.se

36 KONTAKTADRESS Vill personen ha en annan adress än folkbokföringsadressen synlig så läggs den adressen in här under kontakadress. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER SÅ ATT FÄLTET ÖPPNAS. FYLL I ADRESSEN. ÄNDRA SYNLIG FÖR. Se tidigare avsnitt för beskrivning. Klicka här! ARBETSADRESS KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER SÅ ATT FÄLTET ÖPPNAS. FYLL I ADRESSEN. ÄNDRA SYNLIG FÖR. Se tidigare avsnitt för beskrivning.klicka här! 36 36

37 AKTIV I IDROTT Deltar du i föreningens verksamhet och har en utalad roll inom föreningen så är du Aktiv i idrott. Det kan t.ex. vara som ledare, utövare, styrelsemedlem, kioskansvarig eller funktionär. För att markera att personen är aktiv i idrott. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM IDROTTS- KOPPLING. Har föreningen fler idrotter är listan här längre än exemplet nedan. MÅLSMAN Här lägger du in kontaktadress till målsman om medlemmen är minderårig. Det går att lägga in 2 målmän. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM MÅLSMAN. Målsman hittas längst ner på personens profilkort. KLICKA PÅ LÄGG TILL MÅLSMAN. FYLL I PERSONNUMMER

38 FYLL I ÖVRIG KONTAKTINFORMATION. Vid e-postutskick till målsman så är det KONTAKT e-postadressen som används. SE PERSONENS AVGIFTER KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM AVGIFTER. Här syns de avgifter som personen har blivit tillsatt samt dess status. För att se tidigare års avgifter klicka i VISA HISTORISKA AVGIFTER. LÄGG TILL ÖVRIGA PERSONUPPGIFTER Valen som går att göra här bestämms av förbundet. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM ÖVRIGA PERSONUPPGIFTER. Fyll i de fält som finns tillgängliga

39 IDROTTSID-IID NUMMER När en person blir medlem i en förening inom IdrottOnline skapas ett IdrottsID-IID nummer. Detta är ett unikt nummer som identifierar personen. Man har alltid samma IID nummer inom alla organisationer i IdrottOnline. IID numret kan inte ändras och det används även som personens användarnamn vid inloggning. PERSONENS IID NUMMER HITTAR MAN HÖGST UPP TILL HÖGER PÅ PERSONENS MEDLEMSKORT. Vid inloggning kan IID numret bytas ut per automatik mot personnens fullständiga personnummer. Skicka inloggningsuppgifter eller Åteställ lösenord När en person blir medlem och är registrerad med fullständigt personnummer finns alltid möjligheten att tilldela den personen persolinga inloggningsuppgifter. DENNA INLOGGNING INNEBÄR INTE ATT PERSONEN KAN REDIGERA ELLER ÄNDRA PÅ SIDAN. FÖR DETTA KRÄVS SEPARATA ROLLER ELLER BEHÖRIGHETER. Fördel med att tilldela medlemmarna inloggningsuppgifter: -De kan själva ändra sina kontaktuppgifter vid behov. -De kan betala föreningens avgifter via varukorgen, om detta val gjort av föreningen. -Personerna kan se information på hemsidan som kanske valts att endast visas för inloggade. PERSONER MED INLOGGNING KAN SE MIN SIDA, MÖTESPLATSEN, LOK, IDROTTS- LYFTET OCH BESLUTSSTÖD 39 39

40 SKICKA INLOGGNINGSUPPGIFTER KLICKA IN PÅ PERSONENS PROFILKORT. TILL HÖGER PÅ SIDAN FINNS SKICKA INLOGGNINGSUPPGIFTER. KLICKA DÄR. Inloggningsuppgifter skickas till den e-postadress som är inlagd under kontakt. det kan vara en väntetid på ca 5 minuter. Skicka inloggningsuppgifter betydet att det är första gången som personen får en inloggning. ÅTESTÄLL LÖSENORD KLICKA IN PÅ PERSONENS PROFILKORT. TILL HÖGER PÅ SIDAN FINNS SKICKA IN- LOGGNINGSUPPGIFTER. KLICKA DÄR. Åteställ lösenord betyder att personen tidigare fått ett lösenord i någon av de organisationer som den är medlem i

41 MEDLEMSNUMMER Ni kan själva välja att tilldela personen ett medlemsnummer. Denna tilldelning har ingen aktiv funktino inom systemet utan är endast frivillig uppgift. KLICKA IN PÅ PERSONENS PROFILKORT. TILL HÖGER PÅ SIDAN FINNS MEDLEMS- NUMMER. FYLL I ÖNSKAT NUMMER. MEDLEM SEDAN OCH MEDLEM T.OM. Dessa datum har ingen aktiv funktion i systemet utan är en frivillig uppgift som kan användas i sökmotorerna. FÖR ATT FYLLA I MEDLEM SEDAN KLICKA IN PÅ PERSONENS PROFILKORT. TILL HÖ- GER HITTAS MEDLEM SEDAN OCH MEDLEM T.OM. FYLL I ÖNSKAT DATUM

42 STÄNDIG MEDLEM Denna markering har ingen aktiv funktion. Den ger ingen behörighet och är inte kopplad till någon roll. Detta är en markering som är sökbar inom föreningen. Vill man skapa en roll som har Ständig medem som namn gör man detta under roller. FÖR ATT MARKERA EN PERSON SOM STÄNDIG MEDLEM GÅ IN PÅ PERSONENS PRO- FILKORT. TILL HÖGER SYNS STÄNDIG MEDLEM. KLICKA I RUTAN

43 Tilldela person Grupper - Roller - Behörigheter Medlemmar kan läggas in i grupper samt tilldelas roller och behörigheter för att kunna administreras och administrera delar av föreningens IdrottOnline sidan. DENNA TILLDELNING GÖRS INNE UNDER PERSONENS PROFILKORT. GRUPPER Här läggs personen in i grupper/lag/familjer eller arbetsrum. Gruppen måste först vara skapad och detta görs under fliken Grupper. Se sid 84 Klicka här! I första vyn syns vilka grupper/lag/familjer eller arbetsrum som personen är med i. För att lägga till eller ändra KLICKA PÅ REDIGERA. Här syns nu en överblick över alla grupper/lag/familjer eller arbetsrum som finns i föreningen. ÖVERST SYNS DE VALDA GRUPERNA FÖR DEN AKTUELLA MEDLEMEN

44 Har föreningen fler idrotter så finns en filtrerings möjlighet där man väljer idrotten som gäller. KLICKA PÅ PILEN TILL HÖGER FÖR ATT SE HELA LISTAN. VÄLJ RÄTT IDROTT. Lägg in person i grupp/lag/familj eller arbetsrum KLICKA I RUTAN TILL VÄNSTER OM DEN GRUPPEN/LAGET/FAMILJEN ELLER ARBETS- RUMMET SOM DU VILL LÄGGA TILL PERSONEN I. Till höger ser du alla grupperna som finns. i de övriga listorna syns de 5 största ur respektive grupptyp. EFTER ÖNSKAT VAL KLICKA PÅ VÄLJ HÖGST UPP TILL HÖGER PÅ SIDAN. Siffran till höger om gruppens namn berättar hur många medlemmar gruppen har. Jordgloben visar att gruppen är ett arbetsrum

45 ROLLER Här tilldelas roller som kan ger personen en viss utökad inloggning. Rollerna sorteras in i olika kategorier beroende på vem som har skapat rollen. Alla roller har inte en utökad funktion utan indikerar endast att personen har denna roll inom föreningen. Här visas det hur du tilldelar rollerna samt vilka utökade inloggninsrättigheter rollerna ger. För att skapa en roll gå till fliken ROLLER. Se sid xx. Klicka här! I första vyn syns vilka roller som personen har. För att lägga till eller ändra KLICKA PÅ REDIGERA. Här syns nu en överblick över alla roller som finns att tilldela. ÖVERST SYNS DE ROLLER SOM DEN AKTUELLA MEDLEMEN HAR IDAGSLÄGET. FILTRERA ROLLER Med hjälp av filtreringsverktyget hittar man lättare bland rollerna. Det går att filtrera roller som tillhör Föreningen eller Idrotten. VÄLJ I LISTAN. VAD ÄR SKILLNADEN? NÄR SKA JAG VÄLJA VAD? Föreningen väljs när personen ska kunna hantera hela föreningen oavsätt idrottskoppling. Idrotten väljs när personen endast ska ha tillgång till den aktuella rollen under idrottssidan. Detta gäller framför allt när föreningen har fler idrotter

46 Vem har skapat rollen? Ibland har det skapats flera roller med samma namn. Alla roller har inte en aktiv funktion så det gäller att välja rätt skapare till rollen för att den ska ge den behörighet som man önskar. Vill ni leta fram rollen som ger utbildningsmodulen så vet vi att det är SISU som är ägare till den rollen. Välj då SISU IDROTTSUTBILDARNA i listan. Filtreringsverktyget ska underlätta hittandet av roller. Om du inte vet ägaren till rollen välj ALLA och leta i listan eller sök på rollens namn. Vilken kategori har rollen? Aktiv, Aktivitetsledare, Anställd, Funktionär eller Organisationsledare. Utbudet av visade roller ändras beroende på vilka filtreringsval du gör. Alla roller finns inte under alla ägare och kategorier. SÖK MED HJÄLP AV ROLLENS NAMN. Vanliga felmeddelanden Rollen är utgråad och jag kan inte tillsätta den. Lösning: Se efter att du har filtreringsvalen inställda på rätt val. En roll kan finnas under Idrotten men inte under Föreningen

47 VILKEN ROLL? Medlemsregistret och Föreningsinfo Huvudadministratör Klubbadministratör Tilldelas och tas bort av Tilldelas utav huvudadministratören Redigerarläge Redaktör hemsida Administratör hemsida Tilldelas av klubb eller huvudadministratören Tilldelas av klubb eller huvudadministratören Skillnad på dessa roller. Redaktör hemsida Administratör hemsida Skapa och redigera nyheter Har större behörighet än Redaktör hemsida. Denna kan även skapa si dor och ändra utseendet på hemsidan. Välja boxinställningar och färger. För att kunna skicka nyhetsbrev behöver Redaktör hemsida även ha rollen Redaktör nyhetsbrev. Skicka in LOK stödsansökan Ordförande Kassör LOK stödsansvarig firmatecknare Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Skicka in Idrottslyftet samt Anläggningsbidrag Ordförande Kassör Idrottslyftsansvarig firmatecknare Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Utbildningmodulen Utbildningsansvarig förening Utbildningsansvarig förbund Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Närvaroregistrera via appen Gruppadministratör och Aktivitetsledare Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Denna rollen skapas själv av föreningens klubbadministratör eller hu vudadministratör. Den kan döpas till Tränare, Lagledare eller liknande men måste vara skapad under Aktivitetsledarkategorin för att ge rätt funtion. Observera att båda rollerna behövs för registrering via appen

48 Närvaroregistrera via LOK fliken Aktivitetsledare Denna rollen skapas själv av föreningens klubbadministratör eller hu vudadministratör. Den kan döpas till Tränare, Lagledare eller liknande men måste vara skapad under Aktivitetsledarkategorin för att ge rätt funtion. Tillsätta och skapa avgifter Ordförande Kassör och Klubbadministratör Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av huvudadministratören Ordförande och kassör behöver även ha rollen klubbadminidtratör Huvudadministratör Tillstätts av helpdesk Övriga roller har ingen aktiv funktion utan är en markering i systemet

49 TILLSÄTT ROLL KLICKA I RUTAN TILL VÄNSTER OM DEN ROLL SOM DU VILL LÄGGA TILL PÅ PERSO- NEN. KLICKA PÅ VÄLJ NÄR DU ÄR KLAR. Glöm ej att Spara innan du avbryter sessionen. SIFFRAN TILL HÖGER OM ROLLENS NAMN VISAR HUR MÅNGA I FÖRENINGEN SOM HAR DENNA ROLLEN. Huvud eller Klubbadministratören tillsätter alla roller i föreningen. Undantag är rollen Huvudadministratör som ändras och tillsätts av helpdesk@rf.se 49 49

50 BEHÖRIGHETER Flera behörigheter är det samma som en roll. Vill du begränsa tillgången till ett visst område eller en viss funktion är det en behörighet som du ska tillsätta på personen. Du hittar behörigheterna under personens profil. I första vyn syns vilka behörigheter som personen har. För att lägga till eller ändra KLICKA PÅ REDIGERA. Är det så att personen har en roll tilldelad så kommer flera behörigheter att vara markerade. Här skiljer det sig på om RULLISTAN ÄR INSTÄLLD PÅ FÖRENINGEN eller någon av de idrotter som föreningen utövar. Är en behörighet utgråad och går inte att ändra eller lägga till betyder det att du behöver ändra rullistan till ex. Föreningen

51 VILKEN BEHÖRIGHET? Alla föreningar har inte tillgång till alla behörigheter. Detta beror på att vissa behörigheter är kopplade till licenser vilket inte alla använder sig av. Här nedan och i vyn i alla exempel visas alla behörigheter. Var inte orolig om någon fattas i din förening. Det är inget fel utan endast så att ni ej har tillgång till dem. Avgifter SKAPA, TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH TA BORT AVGIFT Administrera avgifter REDIGERA AVGIFT ÄNDRA SUMMA ELLER RABATT Administrera avgifter Hemsida Administrera hemsida Redigera hemsida Licenser Administrera licenser Ansök om licenser Hantera kategorisering Hantera licenser Meddelande Skicka brev Personadministration Skapa medlem Skapa medlem som ska godkännas 51 51

52 TILLSÄTT BEHÖRIGHET KLICKA I RUTAN TILL VÄNSTER OM DEN BEHÖRIGHET SOM DU VILL LÄGGA TILL PÅ PERSONEN. KLICKA PÅ VÄLJ NÄR DU ÄR KLAR. Glöm ej att Spara innan du avbryter sessionen. HÖGST UPP TILL VÄNSTER SER DU VILKA BEHÖRIGHETER SOM PERSONEN HAR

53 KONTAKTER Kontakter filken hittar du i den lodräta menyn till vänster på sidan under medlemsregistret. Kontakter är som en adressbok där ni i föreningen kan spara kontaktuppgifter till sponsorer, domare kommunen och andra personer som ni ofta har kontakt med. SKAPA KONTAKTER KLICKA PÅ SKAPA KONTAKT. Välj om du vill spara kontakten i Föreningen eller i Idrotten. Det kan vara bra att spara kontakter i Idrott om ni har en flersidrottsförening så är det lättare att hitta dem när ni söker. SKRIV IN NAMNET på den nya kontakten sedan SÖK DUBBLETT. Hittas ingen så väljer du INGEN AV OVANSTÅENDE. Fyll i den nya kontaktens uppgifter och klicka på SPARA

54 SÖK BLAND FÖRENINGENS KONTAKTER Fyll i önskad information i sökfälten och klicka på SÖK. Det går att utföra utvalda funktioner i sökresultatet. Här listas dessa. SKRIV UT ADRESSETIKETTER TILL KONTAKTER Det går att skriva ut adressetiketter till valda kontakter eller alla kontakter. Sök fram de kontakter som du vill skriva ut etiketter till. KLICKA PÅ SKRIV UT och välj SKRIV UT ETIKETTER. Vill du printa ut en adresslista över kontakterna gör du som tidigare men klickar på SKRIV UT OCH VÄLJER SEDAN ADRESSLISTA. En MemberExport.pdf i Adobe Acrobat skapas då och du kan välja att öppna listan eller spara ner den på din dator

55 EXPORTERA KONTAKTER TILL EXCEL Använd sökfunktionen för att få fram de personer du vill exportera. Om du vill exportera alla medlemmar till Excel väljer du EXPORTERA ALLA MEDLEMMAR TILL EXCEL. Då öppnas en Excelfil med personerna. Vill du bara exportera vissa personer kan du markera dem genom att sätta en bock i rutan till vänster om förnamnet. Sedan väljer du EXPORTERA MARKERADE MEDLEM- MAR TILL EXCEL - då öppnas filen med de valda personerna. Du kan även EXPORTERA MARKERADE MEDLEMMAR TILL EXCEL, VÄLJ KOLUMN - då öppnas en dialogruta där du kan välja vilka kolumner som skall synas i filen. Det går ej att välja bort Kontakttyp, Förnamn, Efternamn och organisation

56 LÄGG TILL KONTAKT I GRUPP För att samla kontakter som hör ihop kan du dela in dem i grupper. För att koppla en kontakt till en grupp gör du så att du markerar den kontakten i sökresultatet som du vill koppla till en grupp. Det kan vara en eller flera kontakter. KLICKA PÅ LÄGG TILL I GRUPP. Har du inte någon grupp skapad väljer du LÄGG TILL I NY GRUPP. Namnge gruppen och kommer du nu på att du vill lägga till fler personer i samma grupp så KLICK- AR DU PÅ LÄGG TILL

57 Vill du lägga till en kontakt i en redan skapad grupp väljer du Lägg till i befintlig grupp. TA BORT EN KONTAKT Använd sökfunktionen för att hitta kontakten och MARKERA DEN DU VILL TA BORT genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om namnet. VÄLJ TA BORT. En varningsruta dyker upp för att försäkra dig att du verkligen vill ta bort kontakten. KLICKA PÅ OK i varningsrutan och kontakten tas bort. SKICKA E-POST TILL KONTAKT ANVÄND SÖKFUNKTIONEN FÖR ATT FÅ FRAM DE KONTAKTER VARS E-POSTADRES- SER DU VILL SE. Markera dem du vill skicka till genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om förnamnet. Klicka på SKICKA E-POST. Ett nytt fönster öppnas med de markerade kontakter e-postadresser. Tänk på att kontakter du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. För att ta fram alla kontaternas e-postadresser klicka då på SKICKA E-POST TILL ALLA KONTAK- TER I LISTAN. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C). Klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram

58 ROLLER Roller filken hittar du i den lodräta menyn till vänster på sidan under medlemsregistret. Många roller är redan skapade av Riksidrottsförbundet eller någon annan organisation inom idrotten. Men det kan ibland vara nödvändigt för föreningen att själv skapa någon roll. EXEMPEL PÅ DETTA KAN VARA HEDERSMEDLEM ELLER STÄNDIG MEDLEM För att sedan kunna ge en rabatt till alla med den rollen inom avgiftshanteringen. EN ANNAN ROLL ÄR TRÄNARE/LE- DARE för att kunna närvaroregistrera LOK stödet. SKAPA EN NY ROLL KLICKA PÅ SKAPA ROLL. NAMNGE ROLLEN OCH VÄLJ ROLLKATERGORI. SPARA

59 AKTIVITETSLEDARE ANSTÄLLD FUNKTIONÄR ORGANISATIONSLEDARE Vid närvaroregistrering Vid Ständig medlem och Hedersmedlem Vi saknar i dagsläget en neutral rollkategori och har det som ett önskemål i vidare utveckling. Under tiden väljer ni kategori enligt ovan. När rollen är skapad går det sedan att tillsätta den i medlemsregistret under medlemmar och personens profilkort. Se tillsätt roll på sid 41 Klicka här! SE FÖRENINGENS OLIKA ROLLER För att se de roller som finns tillgängliga för föreningen klicka på ROLLER och sedan SÖK. Då syns hela listan på alla roller i sökresultatet

60 TA BORT EN ROLL Sök fram den roll som du vill ta bort. MARKERA DEN GENOM ATT SÄTTA EN BOCK I RUTAN TILL VÄNSTER om rollnamnet. KLICKA PÅ TA BORT. SPARA. Rollen tas bort ur föreningens rollista. Det går endast att ta bort en roll som är skapad av föreningen. Det går bara att ta bort en roll i taget. Tänk på att när du tar bort en roll så försvinner även alla kopplingar till denna roll

61 STYRELSEN - ORDFÖRANDE - KASSÖR - SEKRETERARE TILLSÄTT DESSA ROLLER När nya styrelsemedlemmar har tillträdit behöver detta uppdateras i IdrottOnline för ett korrekt register. KLICKA PÅ MEDLEMSREGISTRET. TILL HÖGER FINNS ROLLER I FÖRENINGEN. KLICKA PÅ LÄGG TILL/ÄNDRA. Detta är en snabbfunktion. Det går även att ändra rollerna under personens profil. OBSERVERA ATT DETTA FÖRUTSÄTTER ATT PERSONERNA FÖRST ÄR INLAGDA SOM NY MEDLEM OCH FINNS REGISTRERADE I MEDLEMSREGISTRET! 61 61

62 Sök upp den nya styrelsemedlemmen. SKRIV IN FÖRNAMN I SÖKMOTORN. SÖK. MARKERA NAMNET I RUTAN TILL VÄNSTER. KLICKA PÅ ROLLEN SOM PERSONEN SKA HA. SPARA. Huvudadministratör kan endast ändras av helpdesk. Maila helpdesk@rf.se Idrottslyftsansvarig ändras under personens profil

63 UTÖVARE ROLL VID TRUPP-/GRUPPSIDA När funktionen Trupp-/gruppsida ska användas måste rollen Utövare tillsättas för att personen ska listas som just utövare och inte övrig i listan. En förutsättning för att denna sidtyp och funktion ska fungera korrekt är att förbundet har skapat dessa rollegenskaper som ni i föreningen ska kunna välja mellan. Om dessa ej syns efter tillsättning av roll kontakta ert förbund. Tillsätt utövare roll Sök upp personen som ska ha rollen tillsatt. GÅ IN PÅ PERSONENS PROFIL. KLICKA PÅ REDIGERA VID ROLLER

64 För att tillsätta rollen Utövare FILTRERA FRAM DEN GENOM ATT VÄLJA IDROTTEN I RULLISTAN. Är det många i föreningen som har denna roll syns den under de 5 VANLIGASTE ROLLERNA. OM INTE SÖK UNDER ALLA ROLLER. KLICKA I RUTAN TILL VÄNSTER OM ROLLEN. ROLLEN ÄR TILLSATT

65 Nu ska rollegenskaper väljas. KLICKA PÅ KUGGHJULET SOM SYNS EFTER TILLSÄTTNINGEN AV ROLL. VÄLJ ETT VÄRDE. SPARA. För att rollen och egenskaperna ska sparas klicka sedan på VÄLJ SPARA INNAN DU AVSLUTAR VANLIGA FEL Inga värden finns att välja Lösning: Kontakta ert förbund och be dem skapa utövaregenskaper 65 65

66 Hur ändrar jag uppgifter på flera medlemmar samtidigt? För att snabba upp vissa funktioner som du vill utföra på fler än en person samtidigt använder du dig av knappvalen som syns i sökresultatets meny. Ändra samma kontaktuppgifter på flera personer samtidigt GÖR EN BLANKSÖKNING GENOM ATT DIREKT KLICKA PÅ SÖK

67 ALLA FÖRENINGENS MEDLEMMAR SYNS I SÖKRESULTATET. De listas med 20 st per sida. Det går endast att se en sida i taget samt ändra uppgifter på de medlemmar som syns på samma sida. UTÖKA ANTAL PERSONER PER SIDA GENOM ATT ÄNDRA I RULLISTAN ANTAL PER SIDA Vill du ändra uppgifter på alla som heter Andersson så söker du upp dem genom att SKRIVA AN- DERSSON I EFTERNAMN FÄLTET OCH KLICKAR PÅ SÖK

68 KLICKA I RUTAN I DEN MÖRKBLÅ RADEN SÅ ATT ALLA ANDERSSON MARKERAS. KICKA PÅ ÄNDRA KONTAKTUPPGIFTER

69 FYLL I ÄNDRINGEN OCH SPARA. Just i detta exempel så kommer alla markeras med ständig medlem indikeringen. För att ändra adress på alla samtidigt måste de från start ha samma adress inlagd. Detta är möjligt vid familjer. Ändra idrott/grupp/roll på flera personer samtidigt Vi använder samma exempel som tidigare. Alla andersson. KLICKA I RUTAN I DEN MÖRKBLÅ RADEN SÅ ATT ALLA ANDERSSON MARKERAS

70 KLICKA PÅ ÄNDRA IDROTT/GRUPP/ROLL GÖR AKTUELL ÄNDRING/TILLÄGG OCH KLICKA PÅ SPARA

71 SKRIV UT TILL FLERA PERSONER SAMTIDIGT Vi använder samma exempel som tidigare. Alla andersson. KLICKA I RUTAN I DEN MÖRKBLÅ RADEN SÅ ATT ALLA ANDERSSON MARKERAS. SKROLLA ÖVER SKRIV UT VÄLJ MELLAN Skriv ut etiketter Skriv ut etiketter för alla medlemmar Adresslista 71 71

72 Skriv ut etiketter till flera personer samtidigt Markerar du medlemmar så är det för dessa som etiketterna skrivs ut. Markerar du inga medlemmar så skrivs etiketter till alla medlemmar i hela föreningen. Skriv ut adresslista till flera medlemmar samtidigt Markerar du medlemmar så är det för dessa som adresslista skrivs ut. Markerar du inga medlemmar så skrivs adresslista till alla medlemmar i hela föreningen. Filen skapas och visas som PDF 72 72

73 Exportera fler medlemmar till Excel samtidigt Se vårt exempel från start på. Vi använder oss av alla Andersson i föreningen. KLICKA I RUTAN I DEN MÖRKBLÅ RADEN SÅ ATT ALLA ANDERSSON MARKERAS. SKROLLA ÖVER EXPORTERA. VÄLJ MELLAN Exportera medlemmar till Exel Exportera medlemmar till Exel, välj kolumner 73 73

74 Exportera medlemmar till Excel Markerar du medlemmar så är det för dessa som listan skapas. Markerar du inga medlemmar så skrivs listan ut på alla medlemmar i hela föreningen. Exportera medlemmar till Excel, välj kolumner Markerar du medlemmar så är det för dessa som listan skapas. Markerar du inga medlemmar så skrivs listan ut på alla medlemmar i hela föreningen

75 Exportera medlemmar till xml-fil för E-bokföringen Se vårt exempel från start på. Vi använder oss av alla Andersson i föreningen. Markerar du medlemmar så är det för dessa som listan skapas. Markerar du inga medlemmar så skrivs listan ut på alla medlemmar i hela föreningen. SKROLLA ÖVER E-BOKFÖRING. VÄLJ MELLAN Exportera medlemmar för e-bokföring Swedbank e-bokföring 75 75

76 Avsluta/ta bort flera medlemmar samtidigt GÖR EN BLANKSÖKNING GENOM ATT DIREKT KLICKA PÅ SÖK. MARKERA DE MEDLEMMAR SOM DU VILL AVLUSTA/TA BORT. SKROLLA ÖVER AVSLUTA/TA BORT 76 76

77 VÄLJ MELLAN Avsluta medlem - sökbarheten finns kvar och uppgifter sparas Ta bort medlem - sökbarheten försvinner inga uppgifter sparas Lista på e-postadresser till flera medlemmar samtidigt MARKERA DE MEDLEMMAR SOM DU VILL HA FRAM E-POSTADRESSEN FÖR. SKROLLA ÖVER LISTA E-POSTADR 77 77

78 VÄLJ LISTA EPOSTADRESSER. DU FÅR DÅ EN LISTA SOM DU KAN KOPIERA OCH KLISTRA IN I DITT E-POSTPROGRAM Ett tips är att klistra in adresserna under Hemlig kopia så att inte alla mottagare ser varandras adresser

79 Skicka meddelande till flera personer samtidigt GÖR EN BLANKSÖKNING GENOM ATT DIREKT KLICKA PÅ SÖK. MARKERA DE MEDLEMMAR SOM DU VILL SKICKA E-POST TILL. KLICKA PÅ MEDDELANDE 79 79

80 KONTROLLERA AVSÄNDAREADRESS. OM DEN ÄR FELAKTIG ÄNDRA. SKRIV IN ÄMNE OCH MEDDELANDET SOM DU VILL SKICKA. KLICKA PÅ SKICKA

81 LISTAN PÅ MOTTAGARE SYNS LÄNGST NER I RUTAN. Detta är en snabb förklaring av funktionen Meddelande. För detaljerad förklaring se sid Klicka här! 81 81

82 Grupper För att lättare kunna söka upp och hantera medlemmar finns möjligheten att placera in medlemmar i grupper. Det finns 4 typer av grupper. 3 av dem skapar du här. Skillnad på grupp, lag, familj och arbetsrum Grupp Lag Familj Arbetsrum Avgiftshanteringen är kopplad till denna typ. Går att välja att tillsätta en avgift på valda grupper. Licenser är kopplade till denna typ av grupp. LOK kopplas hit. Avgiftshanteringen är kopplad till familje gruppen. Du kan välja att skapa en familj och sedan skapa en rabatt till just familjen. En egen hemsida inom hemsidan. Denna grupp är markerad med en jordglob så att det lätt går att skilja på om den skulle ha samma namn som en annan typ av grupp. Det går att begränsa behörigheten till ar betsrummet med roller. Arbetsrummet skapas i strukturen av huvudad ministratören eller administratören i föreningen. Endast helpdesk kan ta bort arbetsrummet. Skapa en ny grupp/lag/familj KLICKA PÅ SKAPA GRUPP, SKAPA LAG ELLER SKAPA FAMILJ. En ny dialogruta öppnas där du kan fylla i gruppnamn och en kort beskrivning av gruppen

83 Ska jag skapa gruppen under Föreningen eller Idrotten? Det går att skapa en grupp/lag/familj både under Föreningen och under en specifik idrott. Detta ställer du in i rullistan från startvyn. IDROTTSRELATERADE GRUPPER skapas under idrotten. Exempel på dessa kan vara ett lag. P13 eller Damer 77. FÖRENINGSRELATERADE GRUPPER skapas under Föreningen. Exempel på detta kan vara en grupp för styrelsen eller en familj som ska kopplas till avgiftshanteringen. Lägg in personer i grupperna/lagen/familjerna 1 Du kan gå till väga på två sätt när du lägger in personer i grupperna. Antingen så går du via fliken GRUPPER. SÖKER UPP GRUPPEN GENOM ATT STÄLLA IN RÄTT KRITERIER I SÖKMOTORN. KLICKA PÅ SÖK

84 KLICKA PÅ GRUPPENS NAMN. Lägg till person från medlemsregistret KLICKA PÅ LÄGG TILL. SÖK PÅ NAMN ELLER GÖR EN BLANKSÖKNING. BLANKSÖKNING GÖR DU GENOM ATT DIREKT KLICKA PÅ SÖK. KRYSSA I RUTAN BAKOM NAMNET/NAMNEN PÅ DEN PERSON/PERSONER SOM DU VILL LÄGGA TILL I GRUPPEN. KLICKA PÅ SPARA

85 Lägg till person(er) från annan grupp KLICKA PÅ LÄGG TILL PERSON(ER) FRÅN ANNAN GRUPP. VÄLJ I LISTEN FRÅN VILKEN BEFINTLIG GRUPP DU VILL LÄGGA TILL PERSONER. KLICKA PÅ SÖK. KLICKA I RUTAN TILL HÖGER OM DE NAMN SOM DU VILL LÄGGA TILL I DIN GRUPP. SPARA

86 Importera medlemmar till gruppen KLICKA PÅ IMPORTERA MEDLEMMAR TILL GRUPPEN. Du behöver här ha de personer som du vill lägga till i gruppen på vår importfil som du hämtar hem från medlemmar. Ändra inga kolumner eller celler för att få en korrekt import. KLICKA PÅ VÄLJ FIL. HÄMTA UPP FILEN FRÅN DIN DATOR. OK. Tillsätt en gruppadministratör för gruppen Gruppadministratören är den som kan hantera gruppens medlemmar. FÖR ATT TILLSÄTTA DEN ROLLEN PÅ EN PERSON SOM FINNS I GUPPEN KLICKAR DU I RUTAN BAKOM PERSO- NENS NAMN. SPARA

87 Lägg in personer i grupperna/lagen/familjerna 2 Eller så går du in på personens profilkort. Skrollar ner till GRUPPER. KLICKAR PÅ REDIGERA. KLICKAR I RUTAN FRAMFÖR DEN GRUPP SOM PERSONEN SKA VARA MED I. VÄLJ OCH SPARA

88 Skriva ut etiketter till medlemmar i en grupp MARKERA DEN ELLER DE GRUPPER som de gäller genom att kryssa i rutan till vänster om gruppnamnet, KLICKA PÅ SKRIV UT ETIKETTER. Du får nu fråga om du vill skriva ut till alla i gruppen eller endast till gruppadministratören. MAR- KERA DITT VAL OCH KLICKA PÅ OK. Väljer du att inte markera någon grupp i sökresultatet så skrivs det ut etiketter till alla medlemmar i alla grupper. Så vill du skriva ut etiketter till alla behöver du inte markera några grupper. Exportera grupper till Excel När du ska exportera till Excel kan du välja att EXPORTERA GRUPPER TILL EXCEL eller EX- PORTERA GRUPPER TILL EXCEL VÄLJ KOLUMNER. Du börjar med att markera vilka grupper du vill exportera genom att kryssa i rutan till vänster om gruppnamnet. VÄLJ EXPORTERA OCH SEDAN EXPORTERA GRUPPER TILL EXCEL ELLER EXPORTERA GRUPPER TILL EXCEL VÄLJ KOLUMNER. Markerar du inga grupper kommer alla grupper att exporteras. VÄLJER DU EXPORTERA GRUPPER TILL EXCEL VÄLJ KOLUMNER kan du själv klicka ur de kolumner som du inte vill ha med på exportlistan. OK. Filen skapas nu och när det är klart klickar du på den blå länken för att öppna filen

89 Ta bort grupper/lag/familjer MARKERA DEN GRUPP DU VILL TA BORT GENOM ATT BOCK I RUTAN TILL VÄNSTER OM GRUPPNAMNET. Välj sedan TA BORT uppe till höger på sidan. Ett nytt fönster öppnas med en fråga för att försäkra att du verkligen vill ta bort gruppen. KLICKA PÅ OK och gruppen tas bort. Arbetsrum kan endast tas bort av helpdesk. Lista e-postadresser på personer i grupp/lag/familj Använd sökfunktionen för att söka fram grupperna. Markera de grupper vars medlemmars e-postadresser du vill se. KLICKA PÅ LISTA E-POSTADRESSER. Du kan nu välja om du vill skicka till alla medlemmar eller endast till gruppadministratören. GÖR DITT VAL OCH KLICKA PÅ OK

90 Meddelande till grupp Här kan du skicka meddelande till föreningens grupper på 3 olika sätt. E-post direkt från IdrottOnline Sms Brev Skicka e-post till personer i en grupp direkt från IdrottOnline Sök upp gruppen som du vill skicka e-post till. KLICKA I RUTAN FRAMFÖR GRUPPENS NAMN

91 KLICKA PÅ MEDDELANDE. KLICKA I E-POST. ÄR AVSÄNDAREADRESSEN RÄTT? OM INTE ÄNDRA 91 91

92 Vill du att mottagarna av e-postmeddelande ska svara men till en annan adress. KLICKA I RUTAN ANVÄND SVARSADRESS. FYLL I DEN ADRESS SOM SVAREN SKA GÅ TILL. Utforma e-postmeddelandet. ANGE ÄMNE. Detta är den rubik som mottagaren ser i sitt meddelande

93 SKRIV MEDDELANDETEXT LÄGG TILL SNABBKODER-OM DU VILL Snabbkoker är en automatisk ifyllning av namn eller idrottsid. Det ändras efter mottagare och gör e-postmeddelandet mer personligt. STÄLL MARKÖREN I E-POSTMEDDELANDET DÄR DU VILL INFOGA SNABBKODEN. MARKERAD ÖNSKAD SNABBKOD I RUTAN TILL HÖGER. KLICKA PÅ DEN BLÅ PILEN OCH SNABBKODEN INFOGAS

94 KONTROLLERA MOTTAGARE. KLICKA UR RUTAN TILL VÄNSTER OM NÅGON AV DE MARKERADE PERSONERNA INTE SKA HA DETTA MEDDELANDE. VÄLJ ADRESS. Har personen målsmans adresser tillagda går det att välja på dessa i rullistan till höger

95 AVMARKERA DE/DEN ADRESS SOM INTE SKA FÅ MEDDELANDET. Målsmans adress läggs till under personens profil. Klicka på Medlemmar och sök upp personen och lägg till adressen undrer länken Målsman. Lägg till målsman. VANLIGA FEL Personen har målsmans e-postadress tillagt men det syns inte i listan LÖSNING: Byt webbläsare och listan öppnas. IE 10 har en bugg i just denna funktion KLICKA PÅ SKICKA

96 För att se skickade e-postmeddelanden KLICKA PÅ SKICKAT TILL VÄNSTER. Här syns information om vem som har skickat meddelandet, när det skickades samt vilka mottagarna var. Du ser även om meddelandet har misslyckats att nå vissa mottagare

97 Skicka sms till medlemmar i en grupp -Det går endast att skicka Sms till en grupp med max 50 medlemmar -Alla som ska få smset måste vara med i gruppen -Den som skickar smset måste vara med i gruppen -För att aktivera gruppens smstjänst behöver du vara Gruppadministratör i gruppen -Dubbelkolla att alla medlemmar i gruppen har ett mobilnummer inlagt i medlemsregistret FÖR ATT KUNNA SKICKA SMS TILL EN GRUPP MÅSTE SMS TJÄNSTEN OCH GRUP- PEN FÖRST VARA AKTIVERADE. Aktivera gruppen (1) KLICKA PÅ MÖTESPLATSEN. I VÄNSTER MENYN KLICKAR DU PÅ AKTUELL GRUPP. GRUPPEN ÄR NU AKTIVERAD. Aktivering görs endast första gången du ska skicka sms till gruppen. Men måste göras på alla grupper separat

98 Aktivera sms tjänsten (2) Välj den gruppen som du vill aktivera sms tjänsten för genom att klicka I RUTAN FRAMFÖR GRUPPENS NAMN. KLICKA PÅ MEDDELANDE. KLICKA I SKICKA TILL GRUPPWALL/SMS OCH PÅ AKTIVERA SMS. VANLIGA FEL Skicka till Gruppwall/SMS är utgråad och jag kan inte klicka i rutan. Du är antagligen inte med i gruppen samt har inte rollen Gruppadministratör. För att aktivera gruppen behöver du ha den rollen. Lösning: Är du klubbadministratör lägger du in dig själv och tilldelar dig rollen som gruppadministratör för gruppen

99 Information gällande tjänsten och SMSgrupp syns. KLICKA PÅ AKTIVERA. NU ÄR TJÄNSTEN AKTIVERAD! Frågor och Svar Det är helt kostnadsfritt att skicka meddelande och sms från appen och er idrottonline sida oberoende på hur många som ni skickar meddelandet/smset till. Det kostar som ett enda sms när du svarar på ett meddelande oberoende på hur många som ingår i gruppen. Du väljer själv från vilken enhet som du vill skicka eller svara på ett meddelande men alla meddelande och hela konversationen utgår alltid från er grupps Gruppwall i Mötesplatsen. Det är aldrig ett personligt mobilnummer som syns som avsändare utan det är ett automatiskt genererat nummer som skapas när smset skickas ut för första gången. För varje nytt sms som skapas från start genereras ett nytt nummer

100 Sök upp aktuell grupp och markera den i rutan till vänster och klicka på MEDDELANDE. Klicka i SKICKA TILL GRUPPWALL/SMS. Ditt registrerade mobilnummer syns nu i avsändarrutan. Detta kommer inte att synas utåt till mottagarna utan det genereras ett nytt nummer som är det som syns utåt i konversationen. Det är helt kostnadsfritt att skicka smset från datorn. SKRIV ÖNSKAT MEDDELANDE I MEDDELANDETEXTRUTAN dubbelkolla gärna i Mottagarrutan att alla medlemmar har mobilnummer registrerat innan du klickar på SKICKA