Onsdag den 12 mars kl Wallhamn

Transkript

1 TJÖRNS BOSTADS AB SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsemöte nr Blad Tid och plats Beslutande Ledamöter Onsdag den 12 mars kl Wallhamn Martin Johansen (fp) ordf Lars Carlsson (ka) Lars Öfverström (m) Lars-Rune Johansson (sb) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Stefan Skoglundh, förvaltare & sekreterare Jan Gregoriusson, driftingenjör Anders Hansson, underhållsingenjör Rune Ohlsson, ekonom Zumra Boscovic, projektingenjör Lotta Genetay, assistent ( 13-14) Berndt Grönlund, VD Janina Liljekvist, ekonom Bo Svensson, kommunchef Justering Justerare Plats och tid Lars Carlsson (ka) Torsdag 20/3 kl i Wallhamn Justerade paragrafer 1-14 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande BEVIS Organ Tjörns Bostads AB styrelsemöte Sammanträdesdatum Datum för anslagets uppsättande Datum för anslagets nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kontoret, Wallhamn Underskrift Maria Berndtson

2 1 FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNING Styrelsen går igenom dagordningen. Styrelsen godkänner dagordningen.

3 2 PROTOKOLL FRÅN FÖREGÅENDE MÖTE Protokoll från styrelsemötet den 12 december 2007 gås igenom. Styrelsen beslutar att protokollet läggs till handlingarna.

4 3 ÅRSREDOVISNING 2007 Förvaltningen redogör för årsredovisningen Styrelsen godkänner och undertecknar årsredovisningen.

5 4 EKONOMISK RAPPORTERING Förvaltningen redogör för det ekonomiska läget. Styrelsen noterar informationen.

6 5 LÅNEPORTFÖLJ Förvaltningen informerar om aktuell låneportfölj för bolaget. Styrelsen noterar informationen.

7 6 SUCCESSIVT AVVECKLA STUDENTLÄGENHETERNA I HÖVIKSNÄS Studentboendet i Höviksnäs upptar stor tid både praktiskt och administrativt. Extra anställd tas in varje år för att hantera alla uppsägningar och kontraktsskrivningar. Det är även stor omflyttning bland studenterna. Klagomålen från grannar har ökat och ett flertal av studenterna har svårt att sköta ett eget boende Kommentar, från UCT, på tjänsteskrivelse delas ut på mötet. Tjänsteskrivelse Av förvaltningen upprättad tjänsteskrivelse daterad Styrelsen beslutar att bordlägga ärendet. VD får i uppdrag att snarast kontakta UCT, för att diskutera framtida behov av studentlägenheter.

8 7 DRIFTFORDON I BOLAGET Bolaget äger idag 4 driftbilar, ett flertal släpkärror och leasar 1 bil. Under våren kommer ytterligare 6 bilar att leasas. Samtliga bilar har en ansvarig förare utsedd där det åligger varje förare att sköta och serva bilen. Förvaltningen vill fortsätta att ansvara för service och underhåll på alla bilar då man anser att kostnaden för servicepaketet hos fordonsavdelningen på Teknik o Service inte ryms inom bolagets reparationsbudget. Tjänsteskrivelse Av förvaltningen upprättad tjänsteskrivelse daterad Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att säga nej till föreslaget serviceavtal samt ge uppdrag till VD tillsammans med kommunchef att utreda hur servicen av driftbilar skall hanteras.

9 8 ÄNDRING I FULLMAKTER OCH ATTESTORDNING Styrelsen beslutade , 86, om fullmakter gällande hyresförhandlare, inkassoärenden, postgiro och hyresavtal. Beslutet skall gälla fram till nästa styrelsemöte närmast efter bolagsstämman varje år. Vid personalförändringar skall attestordningen förändras. Personalförändringar har skett och nytt förslag till fullmakt och attestordning finns. Ordf Martin Johansen, v ordf Lars Carlsson och VD Berndt Grönlund ges fullmakt att gemensamt företräda Tjörns Bostads AB som hyresförhandlare och träffa avtalsuppgörelse. Fullmakt för tecknande av plusgiro ges till VD Berndt Grönlund, förvaltare Stefan Skoglundh, assistent Maria Berndtson, assistent Charlotte Génetay, ekonom Janina Liljekvist, driftsingenjör Janne Gregoriusson, projektingenjör Zumra Boscovic, underhållsingenjör Anders Hansson och ekonomichef Rune Ohlsson, två i förening. Fullmakt för tecknande av hyresavtal ges var för sig till assistent Charlotte Génetay eller förvaltare Stefan Skoglundh. Attestordning för driftsfrågor enligt bilaga godkänns. Undertecknande för egen del är undantaget. Beslutet skall gälla fram till nästa styrelsemöte närmast efter bolagsstämman varje år. Vid personalförändringar skall attestordningen förändras och beslutas om på nästkommande styrelsemöte

10 9 PÅGÅENDE PROJEKT Förvaltningen redogör för pågående projekt och ev nybyggnation. Handlingar delas ut på mötet. Styrelsen noterar informationen.

11 10 ENERGIFRÅGOR Förvaltningen redogör för energifrågorna. Handlingar delas ut på mötet. Styrelsen noterar informationen.

12 11 INKÖP AV DIARIEHANTERINGSPROGRAM Bolaget har tidigare beslutat att investera i ett diariehanteringsprogram med egen nummerserie i egen databas i kommunens nätverk. Efter en ny genomgång önskar förvaltningen i stället ha egen nummerserie i befintligt diarieprogram i kommunens nätverk. Vi tror att arbetet underlättas med support från kommunen och att även kostnaderna blir lägre. Styrelsen beslutar att ingå i kommunens befintliga diarieprogram och nätverk med egen nummerserie.

13 12 UTHYRNINGSLÄGET Lägenheter: Förvaltningen informerar att 1 februari var 2 lägenheter outhyrda. Lokaler: Förvaltningen informerar att samtliga lokaler var uthyrda. P-platser Förvaltningen informerar att av 316 p-platser var 51 platser outhyrda. Styrelsen noterar informationen.

14 13 RAPPORT FRÅN FÖRVALTNINGEN Lägesrapport om övertagande av fastigheter Underhållsplan Hyrorna på studentlägenheterna i Höviksnäs i Hyresnämnden Rapport från hyresförhandlingen med Hyresgästföreningen Utgående hyra höjdes med 2,9% fr.o.m Ny hemsida med bostadskö och felanmälan Styrelsen noterar informationen.

15 14 TJÖRNS BOSTADS AB LOGOTYPE I syfte att harmonisera Tjörns varumärke och logotype kommer sanering och förenkling att genomföras. Förslag har inkommit att TBAB skall inlemmas i denna renodlade struktur. Styrelsen beslutar att ge bolaget i uppdrag att ersätta existerande logotype med kommunens, men med Tjörns Bostads AB som förklarande text.