Protokoll till ordinarie styrelsemöte #191 för Svenska Klätterförbundet (Westmanska Palatset, Stockholm, 14 december 2013)

Transkript

1 Närvarande Pontus Axelsson (PA), ordförande Peter Hermanson (PH) Eleonor Säfsten (ES) Johan Wahlberg, (JW) Karin Persson (KP), generalsekreterare, adjungerad Jonas Paulsson (JP), adjungerad Ej närvarande Madelene Lidmalm (ML) Johan Ringstedt (JR) Protokoll till ordinarie styrelsemöte #191 för Svenska Klätterförbundet (Westmanska Palatset, Stockholm, 14 december 2013) 1 Mötet öppnas Pontus Axelsson öppnande mötet och hälsade välkommen. 2 Val av mötesordförande Beslutades att välja Pontus Axelsson till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Beslutades att välja Johan Wahlberg till mötessekreterare. 4 Val av justerare Beslutades att välja Eleonor Säfsten till justerare. 5 Godkännande av dagordning Beslutades att godkänna föreslagen dagordning. 6 Genomgång av föregående protokoll Beslutades att godkänna och lägga protokoll #190 till handlingarna. 7 Uppföljning av verksamheten 7.1 Genomgång av verksamhetsrapport och ekonomisk rapport (KP) Generalsekreteraren redogjorde för utfallet t.o.m. 30 november, med bifogad analys och förslag på justeringar, utifrån verksamhetsplan och budget. Enligt beslut ansvarar kansliet för att det i möteshandlingarna till styrelsemöten bifogas statusrapporter enligt mall från respektive kommitté. Utfallet diskuterades. På föregående VU-möte konstaterades ett prognostiserat överskott vid bokslut på ca 400 tkr. Styrelsen konstaterade att det är problematiskt att förutsägbarheten i de 1(5)

2 ekonomiska kalkylerna är låga, samtidigt är det ett flertal mindre poster som skapat överskottet snarare än större oväntade. En djupare analys presenterades av KP på mötet, bl.a. kommer inte de avsatta medlen för elitplanen att nyttjas innan bokslut. Styrelsen konstaterade vidare att brist på tid och personella resurser är större än bristen på finansiella medel. En slutsats är att vi bör avsätta högre finansiella medel till att driva specifika projekt och för personella resurser snarare än avsätta mer medel till redan fungerande verksamhet. 7.2 Rapport från verkställande utskott (JR) Verkställande utskottet har haft ett möte sedan föregående styrelsemöte. Punkterna finns upptagna i dagordningen till styrelsemötet. 8 Ekonomisk plan (KP) Till förbundsmötet 2014 ska styrelsen upprätta ett förslag på ekonomisk plan för kommande mandatperiod. På styrelsemöte #190 beslutades att utse en mindre arbetsgrupp bestående av PA, JR och KP, att arbeta vidare med förslaget. Förslaget diskuterades på föregående VU-möte. KP redogjorde för arbetet. Beslutades att presentera budgetförslaget för kommittéerna. Beslutades att arbetsgruppen tillsammans med JP fortsätter att arbeta vidare med förslaget. 9 Verksamhetsplan (verksamhetsmål) (JR) Till förbundsmötet 2014 ska styrelsen upprätta ett förslag på verksamhetsplan för kommande mandatperiod. Arbetsmöten har genomförts där förslag på verksamhetsplan diskuterats. Förslaget på verksamhetsplan diskuterades och styrelsen konstaterade att verksamhetsmålen ska vara mätbara samt ligga utanför kommittéernas löpande verksamhet med syftet att ta förbundet närmare visionen. Beslutades att PA kontaktar kommittéerna för att diskutera förslag och utformning på verksamhetsmål. Beslutades att JR och KP arbetar vidare med de centrala verksamhetsmålen med syftet att presentera ett utkast till nästa VU-möte. 10 Stimulansbidrag från RF (KP) Förbundet har blivit tilldelade stimulansbidrag på 350 tkr från RF för att stärka barnoch ungdomsverksamheten. Bidraget ska främst gå till en projektanställning vars syfte är att öka kunskapen om barn- och ungdomsverksamhet i våra föreningar samt hjälpa dem att komma igång och få fart på densamma. På föregående styrelsemöte beslutades att kansliet tillsammans med barn- och ungdomskommittén inkommer med en tidsplan till styrelsemötet den 14 december och en uppdragsbeskrivning till styrelsemötet den 8 februari Beslutades att fastställa tidsplanen efter justeringar på mötet. 11 Marknads- och kommunikationskommitté (PH) PH inkom till styrelsemöte #190 med ett förslag på upprättande av en marknads- och kommunikationskommitté. På mötet beslutades att JP och PH inkommer med ett förslag på uppdragsbeskrivning till nästa styrelsemöte den 14 december. Förslaget presenterades och diskuterades. Beslutades att PH och kansliet reviderar uppdragsbeskrivningen till nästa styrelsemöte den 8 februari 2014, utifrån kommentarerna på mötet. 2(5)

3 12 Förbundskapten landslag sportklättring (PA) Styrelsen har tillsammans med Reino Horak (RH), förbundskapten för juniorlandslaget i sportklättring, fört diskussioner om framtiden för seniorlandslaget i sportklättring. Det har i dessa samtal framkommit att RH är öppen för att ta över ansvaret även för seniorerna, som en lösning under en period av några år. Styrelsen och RH delar uppfattningen att förbundet bör ha två kaptener och det är RH:s önskan att på sikt blir kapten för enbart seniorerna, dvs. att förbundet på sikt rekryterar en ny kapten för juniorerna. Samtal om hur uppdraget kan utformas har förts på kommittékonferensen och har diskuterats vidare vid ett flertal arbets- och telefonmöten. Diskussionerna har bl.a. berört: Eventuella konsekvenser med ett övertagande av förbundskaptensrollen för seniorerna. Framtida landslagsorganisation. Vilken organisation ska vi eftersträva när vi rekryterar en separat kapten för juniorerna. Tydlig dokumentation. Vad har gjort juniorlandslaget framgångsrikt och hur kan detta upprepas för seniorer och framtida elitaktiva? För förbundets framtida framgångar är det viktigt att vi dokumenterar och bygger en organisation som kan återupprepa framgångarna. Talangutveckling och scouting, hur säkerställer vi nyrekrytering till landslagsverksamheten? En gemensam budget för junior- och seniorlandslaget i sportklättring, där RH har mandat att fördela de ekonomiska resurserna på det sätt som han anser mest lämpligt för landslagsverksamheten. Beslutades att tillsätta Reino Horak som förbundskapten för landslaget i sportklättring med ansvar för både juniorer och seniorer, samt att budgeten för juniorer och seniorer därmed slås ihop och disponeras och fördelas i sin helhet av RH. Beslutades att JW i samråd med RH ser över arbetsbeskrivningen utifrån ovanstående beslut. 13 Nationellt godkänd idrottsutbildning (NIU) (JW) Ett aktivt arbete pågår för en etablering av NIU i sportklättring i Göteborg. JW har tillsammans med kansliet och Kvibergs KK genomfört ett möte med ett av Sveriges största elitidrottsgymnasier, Katrinelundsgymnasiet i Göteborg. Förutsättningar för en lyckad etablering är bl.a. ett starkt klubbengagemang i regionen. Kvibergs KK kommer att kalla aktuella föreningar till ett NIU-möte. En ansökan från skolan om att få starta NIU fr.o.m. hösten 2015 har inkommit. Vidare har en ansökan från Malung-Sälens gymnasieskola inkommit om att få starta NIU i klättring med fokus delvis utanför de tre etablerade tävlingsdiscipliner som ingår i förbundets kriterier, fr.o.m. hösten Beslutades att tillstyrka Katrinelundsgymnasiets ansökan. KP skickar tillstyrkan per post till skolan. Beslutades att ansökan från Malung-Sälen måste beredas vidare med RF då osäkerhet råder om verksamheten ryms inom nuvarande definition av NIU, och att beslut om tillstyrkande eller avslag fattas på nästa VU i januari KP driver frågan gentemot RF. 14 Ansökan om tjänstledighet (KP) JP har inkommit med en ansökan om tjänstledighet på sex månader med start under första kvartalet Beslutades att tillstyrka ansökan om tjänstledighet samt att JP inkommer senast 8 januari 2014 med ett önskemål om startdatum för ledigheten. 3(5)

4 Beslutades att KP, JP och PA utarbetar en uppdragsbeskrivning för vikariatet senast den 22 januari Sponsoravtal (PA) Reino Horak har inkommit med ett förslag på sponsoravtal för landslagsverksamheten. Kommentarer på avtalet har inkommit från JP. Förslaget diskuterades. Beslutades att JP kontaktar RH och redogör för de justeringar av förslaget som behöver göras. Ett reviderat sponsoravtalsförslag ska presenteras på nästa styrelsemöte den 8 februari Webbshop (PA) På tidigare styrelsemöte beslutades att ge i uppdrag åt PA att inleda ett upphandlingsförfarande av en webbshop. Vidare skulle PA ta en förnyad kontakt med Sporrong för att avgöra om de kan ingå i en upphandling. Beslutades att bordlägga punkten. 17 Utvärdering av organisationen (PA) Inga arbetsmöten har genomförts sedan föregående styrelsemöte. PA redogjorde för de samtal som först med kommittémedlemmar. 18 Tjejseminarium (KP) I slutet av november genomfördes ett seminarium med syfte att inspirera och öppna upp klätterkulturen för fler tjejer. Vidare diskuterades för hur man kan arbeta medvetet och systematiskt för att lyckas med jämställdhets- och inkluderingsarbetet. Bl.a. framkom önskemål om att öka informationen till våra medlemmar om jämställdhet- och inkluderingsarbete, t.ex. genom förbundsmötet och/eller kommittékonferensen. KP redogjorde för diskussionerna från mötet Kommitté med fokus på utomhusklättring Som ett resultat från tjejseminariet har det inkommit ett förslag på tillsättandet av en kommitté med fokus på utomhusklättring. Styrelsen konstaterade att det är oerhört värdefullt och inspirerande att ta det av medlemmarnas förslag. PA har haft samtal med initiativtagarna och tillsammans med dem diskuterat hur förslaget bäst drivs vidare. Beslutades att tillsätta en arbetsgrupp bestående av Anna Lindam, Helena Dahlgren och Frida Olsson som utreder och presenterar ett utkast på uppdragsbeskrivning för kommittén och förslag på mål för kommande verksamhetsperiod, på styrelsemötet den 8 februari Tävlingskommittén (PH) Styrelsen diskuterade ett underlag som förberetts av PH kring utveckling av tävlingskommitténs verksamhet. 20 Projekt 20.1 Medlemsrekrytering (JR) Inga arbetsmöten har genomförts sedan föregående styrelsemöte varför punkten bordlades Strategisk utvecklingsplan (PA) Inga arbetsmöten har genomförts sedan föregående styrelsemöte varför punkten bordlades. 4(5)

5 20.3 Stadgerevision (PA) PA redogjorde för arbetet med stadgerevisionen. KP har inkommit med synpunkter Utvecklingsplan (elitplan) (ES) På tidigare styrelsemöte konstaterade styrelsen att det finns ett behov av en större arbetsinsats, än vad nuvarande upplägg medger, för att kunna avsluta projektet. Enligt beslut tilldelades projektet 70 tkr. ES och KP har inkommit med en rollbeskrivning för projektledaren. ES redogjorde för projektets fortskridande. Beslutades att bordlägga punkten till nästa styrelsemöte. 21 Åtgärdsliggare (JW) Åtgärdsliggaren följdes upp, se bilaga. 22 Övrigt 23 Ärenden som förs vidare till nästa möte Stimulansbidrag, uppdragsbeskrivning. Marknads- och kommunikationskommitté. Sponsoravtal. Kommitté med fokus på utomhusklättring. 24 Ärenden som förs vidare till verkställande utskott NIU. Ansökan om tjänstledighet. 25 Mötet avslutas Ordförande avslutar mötet och tackar för visat intresse. För protokollet, Johan Wahlberg Sekreterare Pontus Axelsson Ordförande Eleonor Säfsten Justerare 5(5)