:: Datum: :: Författare: Lina Jandér

Transkript

1 :: ::

2 () Bakgrund Scenarioanalys Alternativa scenarier Nuläge Scenario Scenario Scenario Scenariokalkyl Kalkylförutsättningar Kalkyl Slutsats scenariokalkyl... 9

3 () Tenant & Partner har av fått i uppdrag att lämna ett andra utlåtande avseende den rapport universitetets lokalansvarige tagit fram för underlag till beslut om Universitetets framtida lokalförsörjning. Med anledning av att framledes kommer att få minskade anslag från regeringen med 50 miljoner kr finns en intention om att effektivisera lokalförsörjningen och därmed minska lokalkostnaderna. Målbilden är att lokalkostnaderna skall vara 5 miljoner kr mindre år 206 än de var under år 202. bedriver i dag verksamhet på tre huvudorter Härnösand, Sundsvall och Östersund. I Härnösand bedrivs en stor del av verksamheten på lärarutbildningen på distans och studenterna vistas på Campus endast under de så kallade inneveckorna som infaller 5 gånger per termin. Under hösten 202 gjordes en lokalutredning av professor Gunnar Svedberg som resulterade i ett beslut från Universitetets styrelse om att gå vidare med fördjupad utredning och analys av två alternativa scenarion. De två alternativen kallas scenario 3 vilket innebär att verksamheterna flyttas från Härnösand till Sundsvall och scenario 4 vilket innebär en koncentration av lärarutbildningen vid Campus Härnösand. Då Tenant & Partner inte haft någon kontakt med hyresvärdar eller utrymme att göra några fördjupande analyser av lokalbehov och hyresnivåer bygger scenarioanalysen som följer nedan på den dokumentation, dvs lokalprogram, offerter och schabloner s lokalavdelning tagit fram. Tenant & Partners bedömning är att scenarioanalysen bör utgå ifrån fyra alternativ för lokalförsörjningen de kommande åren: Nuläge Befintlig etablering Scenario 3. Flytt av verksamheten från Härnösand till Sundsvall - anpassa befintliga lokaler

4 () Scenario 3.2 Flytta av verksamheten Från Härnösand till Sundsvall - nyproduktion Scenario 4 Förstärkt lärarutbildning i Härnösand Scenarioanalysen syftar i första hand till att visa relationen mellan de olika scenarierna ur ett kostnadsperspektiv. Vidare har Tenant & Partner belyst några möjligheter och utmaningar för respektive alternativ. Scenariot baseras på att s nuläge i befintliga lokaler till befintliga villkor, utan någon lokalanpassning eller uppgradering av standarden. Detta alternativ är ett s.k. nollscenario och skall främst ses som en referens vid kostnadsjämförelse då detta alternativ inte stödjer den kostnadsreducering eftersträvar. Scenariot bör visa hur lokalkostnaden ser ut idag och hur kostnadsbilden skulle se ut 206 om ingen förändring görs. All lärarutbildning och forskningen i anslutning till denna liksom all utbildning och forskning i humaniora skulle enligt detta scenario flytta från Härnösand till campus Sundsvall och inrymmas i befintliga lokaler som kommunen har i anslutning till Campus. Lokalerna skall anpassas och viss tillbyggnad skall ske för att de skall vara funktionella för verksamheten. Enligt det lokalprogram som tagits fram av universitetets lokalansvarige är behovet av nya lokaler i Sundsvall i scenario 3, kvm. Sundsvalls kommun har utifrån detta lämnat en hyresindikation avseende kvm hyresgrundande yta till en kostnad om kr/år. Då motsvarande offert från hyresvärden i Härnösand inkluderar kostnad för el har följande antagande gjorts. För att göra offerten jämförbar med offerten i Härnösand har en schabloniserad elkostnad lagts till. Därtill har ytterligare kvadratmeter avseende en delad yta om 200 kvm har tillkommit. Resultatet blir att scenariots utgångspunkt är kvm hyresgrundande yta á 480 kr/kvm/år. För att inrymma tillkommande biblioteksverksamhet i Sundsvall har en anpassning av det så kallade Runda huset, hus N, inom Åkroken föreslagits. En översiktlig kalkyl på kr har presenterats. I kalkylen ingår dock inte kostnader för belastningsförstärkningar och nya kommunikationsvägar. Möjligheter Lokalbehovet liksom kostnaderna för personal och förvaltning blir mindre än i dagsläget då synergieffekter uppkommer vid en samlokalisering

5 () En kortare anpassningsprocess än vid en eventuell nyproduktion Lägre kvm-kostnad i förhållande till nyproduktion Den indikerade hyresnivån upplevs av Tenant & Partner som mycket rimlig för anpassade lokaler i Sundsvall. Viktigt blir att vidare i processen fastställa att produkten d.v.s. de anpassade lokalerna motsvarar hyresgästens förväntningar utan att hyresnivån höjs i förhållande till den indikerade nivån. Utmaningar En omlokalisering kan på sikt medföra kostnadsbesparingar för verksamheten. Vid en eventuell omlokalisering äts dock en stor del av kostnadsbesparing i hyra över perioden upp av de engångskostnader som uppstår vid flytten Anpassningsarbetet bedöms enligt rapporten vara klart 205. En stor andel av lokalkontrakten i Härnösand löper ut under 204 och en temporär lösning måste därför tas fram för övergångsperioden. Förslagsvis löser man övergångperioden med en omförhandling av avtalen i Härnösand alternativt genom temporära lokallösningar i Sundsvall under en period. Därtill finns det kontrakt i Härnösand som löper till 206 och en avveckling av verksamheten innan de avtalen löper ut innebär en risk för dubbelhyror under en tvåårsperiod. De framtagna lokalprogrammen bygger på hur verksamheten bedrivs idag. Vad händer om verksamheten under de kommande åren förändras så att en större del av undervisningen exempelvis sker genom e-lärande? Inför tillskapandet av nya lokaler är det av största vikt att utgångspunkten är hur lokalnyttjandet kommer att se ut framledes, detta för att undvika att tillskapa för stora lokaler som inte nyttjas tillräckligt effektivt. All lärarutbildning och forskningen i anslutning till denna liksom all utbildning och forskning i humaniora skulle enligt detta scenario flytta till campus Sundsvall och inrymmas i nyproducerade lokaler som Akademiska Hus har erbjudit sig tillskapa på Campus. I lokalförsörjningens rapport redovisas inget ytterligare kring det här alternativet då ingen direkt förfrågan gått ut till Akademiska hus. Det konstateras endast att nyproduktion resulterar i en högre kostnad än anpassning av befintligta byggnader. Det antagandet stämmer säkerligen men möjligheten som ett nyproduktionsalternativ erbjuder är att skapa lokaler helt anpassade efter verksamheten något som ofta resulterar i mer effektivit nyttjade lokaler. Möjligheten till ett mer effektivt nyttjande och skall sedan vägas mot den eventuellt

6 () högre kostnaden. Tenant & Partners rekommendation är således att fortsättningsvis även se över nyproduktionsalternativet. För att visa på hur ett nyproduktionsalternativ skulle kunna se ut ekonomiskt har Tenant & Partner skapat ett fiktivt scenario där det antagits att nyproduktion skulle kunna leda till att den tillkommande förhyrda arean minskas med 0 %. Vidare har en hyresnivå om 800 kr/kvm/år inklusive el antagits för de tillkommande ytorna. Övriga förutsättningar enligt scenario 3.. Se vidare kalkylresultat under punkt 2.7 nedan. Möjligheter Lokalbehovet liksom kostnaderna för personal och förvaltning blir mindre än i dagsläget då synergieffekter uppkommer vid en samlokalisering Tenant & Partner ser också möjligheter till att skapa en mer effektiv, flexibel och verksamhetsanpassad lokallösning om man väljer att flytta till helt nyproducerade lokaler. Beaktat lärarutbildningens periodvis låga nyttjande av lokalerna finns det anledning att se över behov, nyttjande och arbetssätt framledes för att utifrån vad man kommer fram till skapa lokaler som på bästa sätt stödjer den framtida verksamheten vid. Utmaningar En omlokalisering kan på sikt medföra kostnadsbesparingar för verksamheten. Vid en eventuell omlokalisering och nyprodukton äts dock en stor del av kostnadsbesparing i hyra över perioden upp av de engångskostnader som uppstår vid flytten och anpassningen av de nya lokalerna. Tid. En nyproduktion kan antas vara klar först under 205 förutsatt att man under 203 kan fastställa behov och villkor. Liksom i scenario 3. måste troligtvis temporära lösningar bli aktuella för att matchas med avtalstiderna i Härnösand. I scenario 4 blir Campus Härnösand mindre än idag och även fortsättningsvis med få campusstudenter och en dominerande andel distansstudenter. Fortfarande skall dock detta campus uppfylla kraven för ett levande universitetscampus. Scenariot bygger på att verksamheten i Härnösand koncentreras kring lärarutbildningen och att verksamheten vid HUM flyttar till Sundsvall. Inom Campus Härnösand finns två hyresvärdar, Klövern som äger den största delen av fastigheterna och Härnösands kommunfastigheter av vilka hyr Sambiblioteket i andra hand. Båda hyresvärdarna har fått förfrågningar om att se över hyressättningen.

7 () Klövern har lämnat en offert på kvm som baseras på lokalprogrammets efterfrågade kvm. I sin offert håller Klövern fast vid nuvarande hyresnivåer om kr/kvm/år. Härnösands kommunfastigheter har offererat universitetet att hyra 00 kvm av Sambiblioteket till en hyresnivå om 540 kr/kvm/år. Trots att hyresvärdarna ombetts se över hyressättningen har de offererat befintliga nivåer. Tenant & Partner gör bedömningen att det torde finnas utrymme att justera de offererade hyrorna. I scenario 4 flyttas verksamheten vid HUM från Härnösand till Sundsvall. Det innebär att ca 200 kvm för kontor, bibliotek samt service måste tillskapas på Campus Sundsvall. Vid beräkningen av hyreskostnaden för de här ytorna har man utgått från den hyresnivå som presenterats av Sundsvalls kommun avseende scenario 3. Möjligheter Mindre direkta kostnader i form av flyttkostnader och anpassningar. Hyresvärden har i offerten inkluderat en förbättring och anpassning av campus Härnösand. Utmaningar Hur skall man se till att Campus Härnösand fortsatt är ett levande campus då det kommer att stå tomt stora delar av tiden. Kommer det finnas någon ekonomi i att bedriva serviceverksamhet på ett campus där studenterna endast vistas några gånger per månad? Kan man beaktat den låga nyttjandegraden, enligt lokalutredningen 27 respektive 29% för lärosalar och föreläsningssalar, sänka hyrorna tillräckligt för att motivera en långsiktig förhyrning?

8 () Nedan redovisas en kalkyl som ställer de 4 alternativen bredvid varandra och visar samtliga kostnader fördelat över hyresperioden som antas bli 0 år. Nedan följer de kalkylförutsättningar som har antagits i samband med upprättande av scenariokalkylen, punkt 2.7 nedan. Avtalen antas löpa från Analysen baseras på en 0-årig kalkylperiod Flytt/anpassningskostnader (enligt s erfarenhetsscablon kr/kvm) fördelas över kalkylperioden Årlig förändring av KPI och indexering av hyreskostnader har ej tagits med i kalkylen. Framtida kostnader diskonteras ej i denna kalkyl, utan läggs rakt över perioden utan kalkylränta. Då hyresvärden i Härnösand Klövern har lämnat ett spann mellan 020 och 060 kr/kvm/år som indikativ hyra har beräkningen i kalkylen gjorts utifrån hyresnivån 040 kr/kvm/år. För el har en kostnad om 00 kr/kvm/år antagits där det inte ingår i hyran. Då någon prisindikation avseende nyproduktion inte har inhämtats har Tenant & Partner uppskattat hyran för ett nyproducerat objekt i Sundsvall till 800 kr/kvm/år inkl. el. Övriga engångskostnader i scenario 3 avser återställningskostnader i Härnösand Eventuella dubbelhyror är inte inkluderade. Alla kostnader anges exkl. moms I scenariokalkylen nedan ställs de uppsatta senariorna ovan mot varandra, utifrån fastställda ramar och kalkylförutsättningar.

9 () Kalkylförutsättningar Nuläge Scenario 3 Scenario 3 Scenario 4 anpassning nyproduktion förstärkt lärar- Sundsvall Sundsvall utbildn Härnösand Startdatum Slutdatum Kalkylstart år Löptid antal år Area Sundsvall kvm Area Härnösand kvm Hyreskostnad Sundsvall kr/år Hyreskostnad Härnösand kr/år Driftkostnader (el Svall) kr/år Minskade kostnader förv Minskade kostnader bibl Generella kostnadsminskningar Minskade kostnader inventarier och kommunikation Avgår intäkter fsg av tjänster Flyttkostnader Investeringar i annans fasth kr Kostnad fysisk flytt kr Övriga engångskostnader kr Ombyggnation av bibl S-vall kr Direktavskrivning inv kr ÄTA-kostnader kr Flyttkostnader, totalt kr Budget Bashyra, lokaler kr/år Drift kr/år Minskade kostnader kr/år Flyttkostnad kr Total hyreskostnad kr/år Besparing kr/år En omlokalisering till Sundsvall kan med utgångspunkt i de synergieffekter den kan åstadkomma på sikt medföra kostnadsbesparingar för verksamheten. Vid en eventuell omlokalisering äts dock en stor del av kostnadsbesparing i hyra och minskade övriga kostnader över perioden upp av de engångskostnader som uppstår vid flytten. Gunnar Svedberg skriver i utredningen från hösten 202 att det inte är rimligt att ha lokaler med så låg nyttjandegrad som man har i Härnösand till följd av att utbildningen till stor del

10 () bedrivs på distans. I Svedbergs utredning nämns också att vill att e-lärande skall ha en framträdande position i utvecklingsarbetet under de närmaste åren. Tenant & Partners slutsats beaktat den låga nyttjandegraden av lokalerna i Härnösand är att det inte är rimligt att på lång sikt behålla en etablering i Härnösand om inte verksamheten ändras så att nyttjandegraden höjs. Därtill ser Tenant & Partner en fara i att upphandla nya lokaler i Sundsvall utifrån hur verksamheten ser ut idag. För att inte skall riskera att hyra på sig för stora ytor bör en förstudie som inriktar sig på möjligheter till effektivisering av lokalnyttjandet göras innan förfrågan går ut om nya lokaler. I det kommande arbetet med lokalförsörjningen bör således stor vikt läggas vid att ta fram ett mer detaljerat lokalprogram som utgår ifrån hur undervisningen kommer att bedrivas 205 snarare än ifrån hur undervisningen bedrivs idag. Vidare så rekommenderar Tenant & Partner att arbetar vidare med minst två alternativa scenarion. Detta för att försäkra sig om att de framledes har effektiva lokaler som stödjer verksamheten på bästa sätt.

11 :: Stockholm :: Norr Mälarstrand 2, Box 22568, Stockholm :: Göteborg :: Drottninggatan 36, 4 4 Göteborg info@tenantandpartner.com