Förbundsstyrelsemöte,

Transkript

1 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 1 (13) Förbundsstyrelsemöte, Närvarande styrelsen: Ej närvarande under: Emil Paulsrud (fjärde suppleant) - Nils Agnesson (förste suppleant, ersätter ordinarie) - Gustav Nipe 6.2, 6.3, 6.4. Peter Elmered (femte suppleant) - Sandra Grosse (tredje suppleant, ersätter ordinarie) - Simon Rosenqvist - Sofia Dahlgren - Stefan Flod - Tobias Björkgren - Övriga närvarande: Ej närvarande under: - -

2 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 2 (13) 1. Mötets öppnande Stefan Flod förklarar mötet öppnat Fastställande av röstlängd Amelia Andersdotter, Jonatan Kindh och Malin Littorin Ferm deltog inte på mötet. Amelia och Malin ersattes av Nils Agnesson (förste suppleant) och Sandra Grosse (tredje suppleant). Se förstasidan för närvaro för de ledamöter som deltog på mötet. 3. Val av mötesfunktionärer att välja Gustav Nipe till mötesordförande, välja Simon Rosenqvist till mötessekreterare, välja Emil Paulsrud och Sofia Dahlgren till justerare. 4. Fastställande av dagordning att byta plats på punkt 6.1 (Ansvarsområden i förbundsstyrelsen) och 6.2 (Konkretisering Verksamhetsplan 2009). Dessutom går tidigare 6.3 (Arbetsledare för de arvoderade i förbundsstyrelsen samt val av nämnda arbetsledare), 6.6 (Val av ombudsansvarig (a) 2009) och 6.7 (val av vice ordförande 2009) upp i nya punkt 6.2. (Ansvarsområden i förbundsstyrelsen). 5. Genomgång av protokollet från föregående möte att lägga protokollet ( ) till handlingarna. 6. Diskussion 6.1. Konkretisering verksamhetsplan 2009 att anta konkretiseringen av verksamhetsplanen (se bilaga 1).

3 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 3 (13) 6.2. Ansvarsområden i förbundsstyrelsen Mötet beslutade: att anta de föreslagna ansvarsområdena (se bilaga 2). 16:50: Gustav Nipe justerar ut sig, Nils Agnesson väljs till ny mötesordförande Årets förbundsstyrelsemöten att fråga i nästa nyhetsbrev huruvida intresse finns att husera förbundsstyrelsen under ett förbundsmöte på hemmaorten, samt att uppdra Tobias Björkgren att ordna med detta Utvärdering av förbundskongressen Peter Elmered presenterar utvärderingen av förbundskongressen, se bilaga Att utse Sofia Dahlgren till ansvarig för förbundets deltagande på Almedalsveckan i år Mötet diskuterar förbundets deltagande på Almedalsveckan och hur det kan förbättras från förra året. Det föreslås att alla ska ha som mål att dela ut ett visst antal visitkort, att Ung Pirat ska ha som mål att vara på alla föreläsningar, samt att delegationen ska hålla dagliga briefings för varandra om vad som hänt under dagen. Det tas även upp olika idéer på hur man kan kommunicera med medlemmarna från Gotland. Förslag på twitter, bloggar och en särskilt utformad temasida. Styrelsen noterar slutligen att alkohol i representationssyfte är ok, men att onykterheten ska vara lagom och inte leda till baksmälla (dvs. deltagarna ska kunna genomföra det förbundet skickar dit dem för). att utse Sofia Dahlgren till ansvarig för förbundets deltagande på Almedalsveckan i år Ung Pirats egna presscenter att förbundsstyrelsen ger Emil Paulsrud ansvar för budgetposten intern utbildning FS samt beslutsrätten att utnyttja denna post till fullo som han finner lämpligt.

4 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 4 (13) att Sofia Dahlgren får ansvara för budgetposterna Almedalen och Tryckmaterial samt beslutsrätten att utnyttja dessa poster till fullo som hon finner lämpligt Dokument att se över Förbundets styrdokument måste ses över. Detta inkluderar dokument för hur styrelsen och de arvoderade arbetar. att Simon Rosenqvist utses som ansvarig att ta fram styrdokument för hur styrelsen arbetar. 7. Beslut enligt per capsulam 7.1. ( ) Beslut mötesschema Styrelsen noterar att den avslog yrkandet: att förbundsstyrelsen antar följande förbundsstyrelsemötes-schema: Förbundsstyrelsemöte, v.20, maj 2009, Uppsala Förbundsstyrelsemöte, v.32, 7-9 augusti 2009, Uppsala Förbundsstyrelsemöte, v.38, september 2009, XXX Förbundsstyrelsemöte, v. 42, oktober 2009, XXX Förbundsstyrelsemöte, v. 51, 4-6 december 2009, Uppsala. Förbundsstyrelsemöte, v. 1, januari 2010, Uppsala Förbundsstyrelsemöte, v. 8, februari 2010, Uppsala Förbundskongress, v. 12, mars 2010, Uppsala 7.2. ( ) Beslut mötesschema , försök 2 Styrelsen noterar att den enhälligt har beslutat: att Förbundsstyrelsen antar följande förbundsstyrelsemötes-schema: Förbundsstyrelsemöte, v.20, April 2009, Uppsala Förbundsstyrelsemöte, v.32, 7-9 augusti 2009, Uppsala Förbundsstyrelsemöte, v.38, september 2009, XXX Förbundsstyrelsemöte, v. 42, oktober 2009, XXX Förbundsstyrelsemöte, v. 51, 4-6 december 2009, Uppsala. Förbundsstyrelsemöte, v. 1, januari 2010, Uppsala Förbundsstyrelsemöte, v. 8, februari 2010, Uppsala

5 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 5 (13) Förbundskongress, v. 12, mars 2010, Uppsala 7.3. ( ) Inköp av profilmaterial Styrelsen noterar att den enhälligt har beslutat: att Styrelsen uppdrar Stefan Flod att beställa 6000st Pins, 500 stycken t-shirts, 150 stycken tygkassar och 50 st standards och 50 st stänger till dem från Mera Production ( ) Beslut om kanslibyte Styrelsen noterar att den enhälligt har beslutat: att styrelsen ger Förbundssekreteraren i uppdrag att säga upp nuvarande hyreskontrakt och skriva på hyreskontrakt för kontorslokal på Vretgatan 18 till en kostnad för 3700kr i månaden. 8. Övriga frågor 8.1. Kansli Frågan om byte av kansli har beslutats om per capsulam (mellan två möten). Tobias vill försäkra sig om att alla förstått att bytet innebär att förbundet i värsta fall kan behöva betala dubbla hyror under ett års tid. Med stor sannolikhet kommer förbundet dock bli av med den gamla lokalen tidigare. I så fall finns det också en möjlighet att spara pengar på affären, detta då den gamla lokalen är dyrare än den nya. Mötet informeras även om att den nya lokalen har andra fördelar än priset, exempelvis gratis kaffe, enkla kopieringsmöjligheter samt konferensrum Datorinköp Eftersom styrelsen tidigare endast delegerat beslutanderätt på utgifter upp till till förbundsordföranden och förbundssekreteraren togs frågan om inköp av arbetsdatorer upp på förbundsstyrelsemötet istället. att styrelsen ger förbundsordföranden och förbundssekreteraren i uppdrag att köpa in två arbetsdatorer á 12000:- stycket.

6 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 6 (13) 8.3. Ersättning för utbildning Sofia Dahlgren frågar styrelsen om hon kan få ersättning för en utbildning hon gått på tidigare under året. Frågan har tidigare skjutits upp eftersom föregående förbundsstyrelse inte ville besluta om sådana utgifter innan man hade en budget för 2009, dvs. efter kongressen. Mötet kommer fram till att Sofia får vända sig till Emil Paulsrud i egenskap av utbildningsansvarig och låta honom avgöra frågan. 9. Mötets avslutande Nils Agnesson förklarar mötet avslutat Gustav Nipe, mötesordförande Simon Rosenqvist, mötessekreterare Nils Agnesson, mötesordförande Emil Paulsrud, justerare Sofia Dahlgren, justerare

7 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 7 (13) Bilaga 1. Konkretisering av verksamhetsplan 2009 Förbundsstyrelsen gick under mötet igenom den verksamhetsplan som kongressen fastslagit. De punkter där det fanns ett tolkningsutrymme för vad styrelsen skulle genomföra under året valde man att konkretisera ytterligare. Samtliga punkter från verksamhetsplanen delades sedan upp mellan olika personer och ansvarsområden. Förbundsstyrelsen som helhet: - Förbundet skall ta fram styrdokument för förbundsordförande och förbundssekreterare (denna uppgift delegerades senare under mötet till Simon Rosenqvist). - Förbundet skall arbeta för att fler lokalavdelningar bildas inom Ung Pirat. - Förbundet skall sträva efter att öka jämlikheten i Ung Pirats medlemskår. Stefan Flod (förbundsordförande): - Förbundet skall ta del i utvecklandet av administrationssystemet Pirateweb (konkret: Tobias Björkgren och Stefan Flod ansvarar tillsammans för att ta fram en mer detaljerad lista över önskade funktioner i Pirateweb). - Förbundet skall skicka ut startpaket med profil- och informationsmaterial till lokalavdelningarna. - Förbundet skall skapa ett ordförandenätverk inom förbundet. - Förbundet skall driva en Piratakut för att stödja lokalavdelningarna. - Förbundet skall skapa ett lager med profil- och tryckmaterial. - Ung Pirat skall underlätta för lokalavdelningar att arrangera föreläsningar, paneldebatter etc. för allmänheten. - Förbundet skall vara fortsatt aktivt i LSU (konkret: ett lagom engagemang). - Ung Pirat skall utöka kommunikationen med de andra politiska ungdomsförbunden med syfte att föra någon form av gemensamt utspel, t.ex. debattartiklar och demonstrationer, i frågor där de står enade, t.ex. mot IPRED. Tobias Björkgren (förbundssekreterare): - Förbundet skall ta del i utvecklandet av administrationssystemet Pirateweb (konkret: Tobias Björkgren och Stefan Flod ansvarar tillsammans för att ta fram en mer detaljerad lista över önskade funktioner i Pirateweb). - Förbundet ska lämna in en bidragsansökan till Ung Pirat. - Förbundet ska starta och underhålla ett kansli i Uppsala. - Förbundet ska stödja lokalavdelningar genom ett bidrag som ges till lokalavdelningarna efter att de har haft årsmöte Förbundet ska stödja nya lokalavdelningar som startas upp i år genom ett uppstartsbidrag efter de har haft uppstartsmöte. - Förbundet ska stödja distrikten genom ett distriktsbidrag. - Ung Pirat skall under verksamhetsåret 2009 arbeta fram en marknadsförings- och kommunikationsstrategi för att effektivisera intern och extern kommunikation (konkret: Tobias

8 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 8 (13) ansvarar här för den externa delen). Sofia Dahlgren (marknadsföring): - Förbundet skall ha som målsättning att i sitt marknadsföringsarbete nå ut till nya målgrupper. - Förbundet skall närvara och synas på större evenemang och festivaler (konkret: se till så att lokalavdelningar får material om de vill närvara). - Förbundet skall utveckla dess grafiska profil. - Ung Pirat skall finnas representerade på politikerveckan i Almedalen i syfte att fortbilda aktiva i hur lobbyism fungerar samt i syfte att marknadsföra förbundet gentemot makthavare och lobbyister. Peter Elmered (intern kommunikation): - Förbundsstyrelsen ska öka öppenheten mot sina medlemmar (konkret: Peter ansvarar här för nyheter och forum för medlemmarna). - Förbundet skall månadsvis skicka ut nyhetsbrev via mail till medlemmarna. - Ung Pirat skall under verksamhetsåret 2009 arbeta fram en marknadsförings- och kommunikationsstrategi för att effektivisera intern och extern kommunikation (konkret: Peter ansvarar här för den interna delen). Sandra Grosse (extern kommunikation): - Förbundsstyrelsen ska öka öppenheten mot sina medlemmar (konkret: Sandra ansvarar här för hemsidan). - Förbundet skall bygga upp rutiner för pressmeddelanden och skapa ett presscenter på ungpirat.se. - Förbundet skall tillsätta en grupp med ansvar för innehållet på ungpirat.se (konkret: innehållet är skilt från den tekniska driften). - Förbundet skall undersöka möjligheterna för fast samarbete med organisationer som driver någon av våra frågor och åsikter. Till exempel läkare utan gränser mot medicinpatent (konkret: undersöka möjligheterna och ta med till nästa kongress). Gustav (arbetsledare): - Förbundet skall kategorisera lokalavdelningar enligt geografiska, tematiska, skolavdelningar samt studentavdelningar. Simon (kongressombudsansvarig): - Förbundet skall under distriktsutbildningen utbilda deltagarna om jämlikhet. Malin Littorin Ferm (jämlikhetsansvarig): - Förbundet skall genomföra en jämställdhetsmätning på förbundskongressen Förbundet skall genom samarbete med andra organisationer nå ut till underrepresenterade grupper inom förbundet. - Förbundet skall fortlöpande utbilda lokalavdelningar i jämlikhetsfrågor, både internt inom avdelningen, och externt i vår marknadsföring (konkret: lokalavdelningarna ska alltså utbildas i jämlikhetsfrågor, både hur de kan arbeta med dessa internt, och hur de kan arbeta med dessa externt i marknadsföring). - Förbundet skall inför samtliga aktiviteter och sammankomster aktivt undersöka tillgänglighet och

9 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 9 (13) i inbjudan tydligt fråga om någon har speciella behov på grund av till exempel funktionsnedsättning, allergi etc. - Förbundsstyrelsen utser en jämlikhetsgrupp bestående av fem personer varav max två personer får inneha någon förtroendepost på riksnivå. Minst en av dessa skall utbildas inom mångfald. Deras arbete blir att förändra jämlkhetspolicyn så att den bland annat inte exemplifierar specifika grupper. Emil Paulsrud (utbildningsansvarig): - Förbundet skall uppmuntra, stödja och skapa möjlighet att delta i utbildningar på central, distriktsoch lokal nivå. - Förbundet skall för sina medlemmar skapa möjligheter att vidarebefordra denna kunskap till övriga förbundet (konkret: rapportmallar för de som fått utbildningen betald, andra former av återkoppling för övriga). - Förbundet skall utarbeta en plan för att i samarbete med studieförbunden erbjuda olika slag av utbildning för förbundets förtroendevalda och medlemmar. - Förbundet skall kompetensutveckla förbundsstyrelsen. Jonatan Kindh (ansvarig för webb och drift): - Förbundet skall tillsätta en grupp för teknisk drift och utveckling av ungpirat.se. - Förbundet ska verka för att undvika att använda sluten mjukvara i projekt och kommunikation inom förbundet. Förbundet ska även utreda om det är ekonomiskt genomförbart att gå över till öppen mjukvara i redan befintliga system. Amelia Andersdotter (ansvarig för EU/internationellt): - Förbundet skall söka medlemskap i Forum syd för att som observatör kunna utvärdera om ett medlemskap är önskvärt för förbundet. - Förbundet skall utarbeta en plan för att skapa ett internationellt samarbete och ett internationellt utbyte som ska utmynna i ett internationellt piratläger 2010.

10 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 10 (13) Bilaga 2 Ansvarsområden i förbundsstyrelsen Marknadsföring [Sofia Dahlgren] - Utformning av tryckmaterial. Kongressombudsansvarig [Simon Rosenqvist] - Kongressombudsvalet. - Praktiska göromål under kongressen som rör ombuden. - Boka resor till och från kongressen. Arbetsledare [Gustav Nipe] - Beviljande av ledighet för arvoderade. - Utvärdering av och med de arvoderade. EU och internationellt [Amelia Andersdotter] - Kontaktperson för internationella kontakter. - Att hålla sig uppdaterad om internationella piratfrågor. Utbildning [Emil Paulsrud] - Utbildningskoordinator. Intern kommunikation [Peter Elmered] - Moderering av forum och chatt. - Nyhetsbrev. Extern kommunikation [Sandra Grosse] - Skicka pressmeddelanden. - Ansvarig för info@ungpirat.se. - Ansvarig för innehåll samt utveckling av ungpirat.se. Jämlikhet [Malin Littorin Ferm] - Ansvarig för jämlikhetsgruppen. Webb och drift [Jonatan Kindh] - Teknisk hantering av ungpirat.se. - Teknisk hantering av forum, chatt.

11 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 11 (13) Bilaga 3 Utvärdering av förbundskongressen Sammanställt av: Peter Elmered, Resandet 2. Möteshandlingarna 3. Mötesformerna 4. Presidiet 5. Maten Mycket Bra Bra Mindre bra Dåligt Vet ej Tot Egna reflektioner Några egna reflektioner baserade på resultatet och kommentarerna: Det var väldigt många som bara fyllde i en av sidorna, både första och andra(!). Tidigare och bättre planering av samresor efterfrågas. Åsiktstorgen fungerade mycket bra och var uppskattade. Presidiet var mycket bra. Bra mat. Fruktansvärt svårt att få alla såpass nöjda. Representerad lokalavdelning på namnbrickorna saknades.

12 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 12 (13) Sammanställning av kommentarer Intetsägande kommentarer som t.ex. Mycket bra! eller Mycket bra mat och har inte tagits med. Resandet Tidsplaneringen var rätt kass. Framförhållning hade varit bra om det gick. Dålig och sen planering Jag fick information om att jag skulle åka bil lite väl sent. Jag hann skicka ett mail till Mattias B med uppgifter för tågbiljett. Mycket smidigt, tack Mab! Den gemensamma bokningen drog ut för mycket och jag bokade själv innan Har inte bett om ersättning än, men det är klart och tydligt hur man ska göra Proffsig hantering av Mab! Planeringen och sambokningen borde gjorts mycket tidigare. Allt var bra med bussen, undantaget att var sena. Mikrofon, WiFi, 230-volt samt taklucka bör finnas i nästa buss vi hyr. Förvirring med Göteborgsbussen med tider osv. annars trevlig resa. Möteshandlingarna Tyvärr inte helt kompletta Möteshandlingarna var bra utformade och fullt möjliga att läsa igenom innan besluten togs. Det blev dock en liten miljöbov att skiva ut dessa till samtliga ombud En del fanns inte tillgängligt före mötets början, och annat ännu senare Enkla småfel reddes ut, inget farligt problematiskt. Mycket nytt att lära sig om mötesformalia, men intressanta diskussioner. Mötesformerna Ont om tid. Hade inte varit fel med lite sömn också. Fungerade bra, dock var det var det intressant att frågor uppsatta på åsiktstorgen upptog så mycket tid trotts uppmaning om att ta de sådana diskussioner under åsiktstorgen. Mycket bra. Åsiktstorget fungerade utmärkt! Vi häll tiderna bra som attans. Kanske tack vare att det inte var några ultrasena partynätter. Åsiktstorgen fungerade mycket bra. Dock lite långt. Jag önskar längre tid efter åsiktstorget då yrkanden dyker upp på olika väggar strax innan badet. Presidiet Mycket bra förutom att den ena mötesordföranden ljög om alkoholpolicyn. Tydliga, sköna trevliga och alldeles lagom Det gavs en god introduktion i mötesteknik. Efterfrågan av att någon annan för talarlista, mer fokus åt sidorna och inte bara rakt fram och bättre koll på saker som förbrukad talartid och avvikelser ifrån punkter. Mycket bra, de får gärna vara kvar även på kommande kongresser.

13 Förbundsstyrelsens mötesprotokoll, Uppsala. 13 (13) Professionellt förfarande och bra med erfaret folk! Kanonbra redovisat för oss förstagångsfolk!! Eva hade lite väl mycket egna åsikter och var lite väl styrande. KUNG! Men skaffa gärna ett litet högtalarsystem med halvlåg ljudnivå. Precis lika bra om förra året! Väldigt bra och pedagogiska ordföranden. Maten Bra tider, bra mat Man hade kunna avsätta mer tid för måltidspauser. 1½ timme är inte riktigt tillräckligt med tid om man ser till transportsträckor, kötider, måltidsteknik samt det faktum att man under lördagen förväntades läsa nyinkomna handlingar under middagspausen. Det var mycket svårt när detta sammanföll med både earth hour och avtackningar. Mycket, vid bra tider och varierande. För mycket mackor. Utmärkt med undantag av låtsasköttet. Övrigt Mindre bra Hade gärna sett att möteslokalen och boendet låt närmare varandra. Ev. en till kaffebryggare till nästa gång, eller en termos för mellanlagring! Saknade ortsnamn/representerad lokalavdelning på ombudens namnskyltar. X4 Bra Inga kommentarer.