Personalhandbok. TTS Port Equipment AB. PORT AND LOGISTICS1 Rev 2

Transkript

1 Personalhandbok Personalhandbok TTS Port Equipment AB PORT AND LOGISTICS1 Rev 2

2 TTS Port Equipment AB Innehållsförteckning 1. Vår verksamhet 1.1 Vision 1.2 Business Mission 1.3 Strategi 1.4 TTS Kärnvärden 2. HR 2.1 Personalpolicy 2.2 Kompetenspolicy Utvecklingssamtal Kompetensutveckling 3. Anställning 3.1 Rekryteringspolicy 3.2 Introduktion av nyanställd 3.3 Uppföljning av anställning 3.4 Inhyrd personal 3.5 Bisyssla 3.6 Lojalitet och sekretess 3.7 Anställningens upphörande 4. Arbetstid 4.1 Våra arbetstider Flextid Inarbetade dagar Halvdagar Arbetstidsförkortning Arbete utanför kontoret Övertid Ej beordrad övertid 4.2 Tidrapportering 5. Arbetsmiljö 5.1 Arbetsmiljöpolicy 5.2 Trivselfrågor Personalföreningen Kvarnen Konst och Kulturförening Festförening Idrottskommittén Personaltidning Uppvaktning av fast anställda 5.3 Förslagsverksamheten 5.4 Möteskultur 5.5 Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) 5.6 Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) 5.7 Alkohol och drogpolicy 5.8 Krishantering 5.9 Företagshälsovård 2 6. Frånvaro och ledighet 6.1 Sjukanmälan 6.2 Semester 6.3 Förskottssemester 6.4 Föräldraledighet 6.5 Annan ledighet Tjänstledighet Flyttning, begravning 7. Lönevillkor och förmåner 7.1 Lönepolicy 7.2 Kollektivavtal 7.3 Löneutbetalningsdagar 7.4 Löneförhandlingar 7.5 Förmåner Friskvård Mobiltelefon 8. Pensioner och försäkringar 8.1 Pensioner 8.2 Försäkringar Reseförsäkring 9. Resor i tjänsten 9.1 Resepolicy 9.2 Planering och beställning av resa Betalkort 9.3 Resealternativ Flyg Tåg Hyrbil/Egen bil Båt 9.4 Boende Hotell 9.5 Visum/Pass Vaccinationer Säkerhet 10. Diskrimineringspolicy 11. Jämställdhetspolicy 12. Telefon och Internet 12.1 Regler 13. Bilagor

3 Personalhandbok 1 Vår verksamhet TTS Port Equipment är ett internationellt teknikinriktat företag med hög kompetens inom vårt marknadsområde. Vi konstruerar, tillverkar, installerar och driftsätter våra produkter och erbjuder därigenom hamnar, färjerederier och RoRo operatörer kostnads och tidsbesparande lösningar med avseende på last och passagerarhanteringen mellan fartyg och kaj. Våra huvudsakliga produkter inom RoRo segmentet är ramper för rullande fordon, passagerargångar för fotgängare, trailerbockar för snabbare och säkrare hantering av trailers samt automatförtöjningssystem för fartyg, företrädesvis med kortare och frekventare hamnuppehåll. Vi introducerar också vårt kassettsystem inom containerhamns hantering. TTS Port Equipment tillhör Port & Logistics Division som har sitt huvudkontor i Göteborg samt verksamhet i Norge och Finland. Moderbolaget, TTS Group ASA, har sitt huvudkontor i Bergen och är börsnoterat i Oslo. Med sin långa erfarenhet av sjöfart, skeppsbyggnad och leveranser av utrustning till den globala marknaden är TTS en ledande kraft med över 40 år av teknisk erfarenhet. 1.1 Vision TTS Port & Logistics being the preferred global supplier for material and cargo handling equipment to ports, yards and heavy industry on a sound financial basis. The vision means that we have to be close to the customers to fulfill customer expectations and generate profitable growth. 1.2 Business Mission TTS Port & Logistics develops, markets and delivers solutions to the logistics and production sectors, meeting requirements and expectations to enable clients to increase productivity and profitability. TTS Port & Logistics resources are focused on design and engineering in addition to assembly, testing and training. After Sales and Service are business areas of high priority. 1.3 Strategi TTS Port & Logistics, deliver systems and equipment for effective cargo/load handling between ship and shore in ports, terminals, shipyards, heavy industries and for Wind Energy Logistics worldwide. Focus both on RoRo and LoLo Handling systems, in particular cassette based solutions manual and automated versions. For LoLo terminals focus is on the horizontal transport as well as between seaport and dry port or depot of empty containers 1.4 TTS Kärnvärden The Spirit of TTS beskrivs våra kärnvärden. Nedan följer en kort förklaring vad vi inom TTS menar med dessa kärnvärden och vad de innebär för den anställde: 1

4 TTS Port Equipment AB Integritet Uttryck din åsikt och säg vad du menar, men mena även det du säger Håll dina löften Se till att kollegor, leverantörer och kunder kan lita på dig Ge och bygg förtroende. Öppenhet/Ärlighet Lyssna till dina kollegor Ge ärlig feedback även om den inte är positiv Kommunicera dina motiv och förklara dina idéer. Lojalitet Stöd och följ upp beslut Ta även upp negativ information till ytan så snart som möjligt Kommunicera problem med berörd person och undvik att prata med alla andra om problemet Prata inte bakom ryggen på en kollega, varken internt eller externt. Initiativ Rapportera och agera när du ser möjlighet till förbättring Pröva nya idéer Var aktiv och agera om du anser att något bör fokuseras eller ändras på Ta beslut när det behövs. 2 HR 2.1 Personalpolicy TTS Port Equipment värdesätter alla sina medarbetare och strävar efter att skapa bästa möjliga förutsättningar för ständig utveckling av individens kompetens och bidrag till vår verksamhet. Avdelningscheferna är ansvariga för utvecklingen av sina medarbetare och sin verksamhet. VD har i sin roll det yttersta personalansvaret. fungerar som en stödfunktion till avdelningscheferna och ansvarar för HR relaterade frågor på företaget. 2.2 Kompetenspolicy TTS Port Equipment utgår från följande definition av kompetens: Kompetens är summan av teoretiska kunskaper från utbildningar, livserfarenhet, arbetslivserfarenhet, färdigheter, kontakter, social förmåga, kommunikationsförmåga och värderingar. Kompetens är alltid kopplad till uppgift samt förmågan och viljan att lösa en viss given uppgift. 2

5 Personalhandbok Utvecklingssamtal Våra utvecklingssamtal syftar till att utveckla både organisationen och våra medarbetare samt relationen mellan chef och medarbetare. Genom utvecklingssamtalen ger vi våra medarbetare möjlighet att leva upp till och verka i enlighet med vår vision och affärsidé. För att stämma av behovet av och stimulera till vidareutveckling såväl yrkestekniskt som på det personliga planet ska varje chef genomföra ett utvecklingssamtal med samtliga medarbetare i sin grupp. Dessa samtal ska helst vara genomförda under årets sex första månader, dvs senast den 1/7 varje år. Ansvaret för att kalla till utvecklingssamtalet ligger hos respektive chef. Under samtalet följer man upp den gångna periodens arbete och resultat och sätter mål för kommande period. Utifrån dessa relateras medarbetarens utvecklingsbehov för den närmaste tiden samt på lite längre sikt. Resultatet av utvecklingssamtalet utgör sedan en naturlig utgångspunkt för lönesamtalet. Lönesamtalen ska i sin tur vara genomförda innan den 15/8. Det är viktigt att båda parter är väl förberedda inför samtalen. Blankett för utvecklingssamtal, se bilaga 1. Den personliga utvecklingsplanen från utvecklingssamtalet är konfidentiell och ska förvaras oåtkomligt Kompetensutveckling Vi har en positiv inställning till kompetensutveckling och stödjer varje medarbetares önskan och behov av att förkovra sig inom ramen för vår verksamhet. TTS betalar alla kostnader för kurser som bedöms som bra komplement till att förbättra kunskapsnivån med direkt anknytning till arbetet. Kopia på betyg, intyg eller diplom lämnas till personalavdelningen efter genomförd utbildning. Alla externa utbildningar ska alltid godkännas av närmaste chef före kursanmälan. TTS betalar halva kostnaden för kurser som förbättrar kunskapsnivån men som inte direkt har anknytning till arbetet. Hobbykurser ersätts inte. Vi betalar i princip inte omfattande kurser som bedrivs i samband med tjänstledighet. Internutbildningar förläggs företrädesvis under normal arbetstid. Övertidsersättning utgår inte. Önskemål om job rotation tas gärna emot av avdelningschefen eller VD. 3 Anställning 3.1 Rekryteringspolicy TTS Port Equipment utgår från att rätt medarbetare är centrala för framgång. När nya befattningar skapas eller ska tillsättas letar vi i första hand efter interna sökanden. För att snabba upp och kvalitetssäkra rekryteringsprocessen anlitar vi vid behov externa rekryteringsbolag. Rekryteringsprocessen ägs alltid av berörd avdelningschef. 3.2 Introduktion av nyanställd I samband med anställningens början ska varje medarbetare erhålla ett individuellt upprättat anställningsavtal. Av avtalet framgår den anställdes befattning/arbetsuppgifter, placeringsort, 3

6 TTS Port Equipment AB fast kontant månadslön, semesterrätt, genomsnittlig arbetstid, övriga löneförmåner och sekretessbestämmelser. Första dagen tar avdelningschefen emot den anställde och informerar om generella regler inom företaget samt påbörjar checklistan Introduktion av nyanställd personal se bilaga 2. Avdelningschefen har tillsammans med den nyanställde gemensamt ansvar för att checklistan genomförs. 3.3 Uppföljning av anställning Avdelningschefen ska efter viss tid (1 3 månader efter anställning) ha ett samtal med den nyanställde för att förvissa sig om att medarbetaren funnit sin plats i organisationen och kontrollera att anställningskontraktet uppfylls genom att den nyanställde fått de arbetsuppgifter som avtalats. Om provtjänstgöring avtalats (vanligen 6 månader) ska avdelningschef innan provtjänstgöringens utgång meddela ekonomichef eller VD om fast anställning ska ersätta provtjänstgöringen. 3.4 Inhyrd personal Inhyrning av personal via bemanningsföretag för tillfälliga uppgifter beslutas av berörd avdelningschef. Vid längre uppdrag ska VD fatta beslut. Vi ser det som viktigt att ge den inhyrda personalen en god introduktion av företaget och sina arbetsuppgifter. Ansvaret för introduktionen ligger hos respektive avdelningschef. Se bilaga 3 Introduktion av Korttidsanställda/Projektanställda/Konsulter Checklista. 3.5 Bisyssla Medarbetare får inte vare sig personligen eller genom juridisk person inneha annan anställning eller utföra annat arbete utan skriftligt godkännande av VD. 3.6 Lojalitet och sekretess Varje anställd måste se till att företagets handlingar bevaras så att de inte kommer i orätta händer. Det är viktigt att konfidentiell information inte lämnas till obehöriga så att företaget därigenom drabbas av skada. Brott medför skadeståndsanspråk och uppsägning. Varje ny anställd måste underteckna en sekretessförbindelse, som bör förnyas vart 5:e år. Se bilaga 4 Sekretessförbindelse. 3.7 Anställningens upphörande Generellt gäller att villkor för anställningens upphörande följer företagets allmänna anställningsvillkor genom kollektivavtalet om inte annat avtalats mellan parterna. I god tid före sista anställningsdagen ska avdelningschefen hålla ett avgångssamtal med tillsvidareanställda medarbetare som slutar på egen begäran. 4

7 Personalhandbok Avdelningschefen ansvarar även för att checklistan Avslut av anställning blir genomgången. Se bilaga 5: Avslut av anställning /checklista. 4 Arbetstid 4.1 Våra arbetstider Våra normala arbetstider är: Lunch Kort kaffepaus på förmiddag och eftermiddag beviljas och anses ingå i arbetstiden. Arbetstiden är 7,75 timmar/arbetsdag Flextid Arbetstiden kan anpassas efter den anställdes egen arbets och livssituation. Detta sker i samråd med närmaste chef Inarbetade dagar 2013: 10/5, 23/12, 27/12 och 30/ Halvdagar 2013: Antal arbetsdagar 2013: Arbetstidsförkortning Arbetstidsförkortning regleras i kollektivavtalet och registreras i kompbanken på lönebeskedet. En del av arbetstidsförkortningen är utlagd i kalendern under året i form av inarbetade dagar och halvdagar. Den anställde ska använda timmarna under innevarande år. Om timmarna inte är utnyttjade kommer de att betalas ut i januari Arbete utanför kontoret Arbetstiden ska i huvudsak förläggas på kontoret. Detta för att upprätthålla så effektiva kontaktvägar som möjligt mellan såväl anställda som avdelningar. Arbete utanför kontoret, tex i hemmet, kan förekomma och ska stämmas av med berörd avdelningschef. Medarbetaren ansvarar för att notera i hänvisningssystemet alternativt informera receptionen Övertid Med övertidsarbete avses arbete som utförs utöver den ordinarie dagliga arbetstiden; om övertidsarbetet har beordrats på förhand eller om övertidsarbetet har godkänts i efterhand av arbetsgivaren. I övrigt följer vi angivna regler enligt Svensk teknik och design (STD)/Almega. 5

8 TTS Port Equipment AB Ej beordrad övertid Önskar anställd arbeta in viss tid utan att beordrad övertid föreligger, gäller timma mot timma principen, således inte arbete 1 timma mot 1,5 timmars ledighet. Maximalt tillåtet kompsaldo är 200 timmar. Timmar utöver detta betalas ut som kontant lön. 4.2 Tidrapportering Arbetstiden registreras på någon av kontorets terminaler vid utgångarna. Dessa är kopplade till Flex datasystem som tidrapporten baseras på. Projekt eller orderrelaterat arbete fördelas här genom att välja aktuella koder. Alla koder finns tillgängliga i systemet. Registrera alltid dina aktiviteter när dagen är avslutad, dvs dagen efter när du fått in och utstämplingstid. Klarmarkera dina tider senast måndag efter rapporterad vecka. Tidrapporten attesteras av respektive avdelningschef senast första arbetsdagen i påföljande månad. 5 Arbetsmiljö 5.1 Arbetsmiljöpolicy Syftet med företagets arbetsmiljöpolicy är att skapa samt vidmakthålla en fysiskt och psykiskt sund arbetsplats för alla, med hänsyn till vår verksamhet. TTS har huvudansvaret för arbetsmiljön, men varje medarbetare har ett personligt ansvar för hälsa och miljö i det dagliga arbetet. Företaget ska sträva efter att erbjuda utvecklingsmöjligheter för medarbetarna. Medarbetarna ska tillgodogöra sig aktuell information, följa instruktioner och rutiner, intressera sig för arbetsmiljön så att inga risker uppstår. Gemensamt skapar vi alla en trivsam arbetsmiljö. Arbetsmiljölagen och aktuella regler finns tillgängliga för samtliga medarbetare på vårt intranät. 5.2 Trivselfrågor Personalföreningen Kvarnen På TTS Port Equipment och TTS Marine finns den gemensamma Personalföreningen Kvarnen (PFK), som samtliga fast anställda är medlemmar i. PFK samordnar allmänna trivselfrågor som berör hela företaget och lämnar förslag till företagsledningen. Information ges på anslagstavlan hos TTS Marine Konst och Kulturförening I samverkan med TTS Marine finns en Konst och Kulturförening (KKF) som har till uppgift att främja konst och kulturintresset bland de fast anställda. Medlem betalar 100: /månad som 1/1 medlem eller 50: /månad som 1/2 medlem. Företaget skjuter till lika mycket som medlemmarna satsar. Under året förekommer två stora konstdragningar samt två mindre kvartalsdragningar. För ytterligare information kontakta föreningens styrelse (se vårt intranät) Festförening TTS Port Equipment har i samverkan med TTS Marine en festförening som bl.a. ordnar trevliga fester och 6

9 Personalhandbok arrangemang kring jul, påsk, sommar och höst. TTS Port har även en egen planeringsgrupp som håller i de aktiviteter som TTS Port Equipment har för egen del Idrottskommittén TTS Port Equipment har i samverkan med TTS Marine en idrottskommitté. De uppmanar till deltagande i idrottsaktiviteter av olika slag, som t ex skidresor, Innebandy, Göteborgsvarvet, Vårruset, och Midnattsloppet. TTS uppmuntrar och lämnar bidrag till idrottsliga aktiviteter. Bidraget beräknas 1 juli 30 juni och är f n maximerat till SEK/anställd/12 månadersperiod. Ersättning utbetalas kontinuerligt mot uppvisande av kvitto och administreras av ekonomiavdelningen. (Se även informationen under kapitel 7.5.1) Personaltidning TTS personaltidning Pratkvarnen distribueras till anställda, företagets pensionärer och tjänstlediga 2 gånger per år Uppvaktning av fast anställda Företaget uppvaktar med gåva vid följande högtider: Pension: Present och blommor ca 4.000: eller enligt särskilt beslut beroende av anställningstid, etc. 50 år: Present och blommor ca 3.000: eller enligt särskilt beslut beroende av anställningstid, etc. Giftermål: Present ca 1.000: Föräldraskap: Blomma Anställningsslut: Present alternativt blommor beroende på anställningstid och andra omständigheter Andra händelser, t.ex. sjukfrånvaro, dödsfall: Enligt särskilt beslut. 5.3 Förslagsverksamheten Arbetet med ständiga förbättringar skall vara en integrerad del av det dagliga arbetet inom hela organisationen. Vi måste alla lära oss att delta på ett aktivt sätt och leverera idéer till ständiga förbättringar på samma självklara sätt som vi levererar idéer på hur vi t.ex. skall hitta en teknisk lösning i konstruktionsfasen av ett projekt. Det finns alltid något vi tycker fungerar mindre bra och skulle vilja ha en förbättring/ förändring av. Om det är att pappret till skrivaren är slut alldeles för ofta, eller att vi inte lyckas få hålbilderna i stålkonstruktionen att passa när det skall sättas upp på Site, kan vara lika viktigt att försöka hitta en förbättring av. Det är inte ovanligt att det är de små vardagliga problemen som återkommer ofta, som är de vi förlorar mest på, både vad gäller irritation hos medarbetare och i pengar, därför är allt värt att lämna in som förbättringsförslag. Speciellt om man har en idé om hur man skulle kunna lösa problemet. Steg för steg mot förbättring; Förslaget skrivs in av den som har en idé om en förbättring och skickas till förslagspostlådan med adress forslag@tts-port.se Den som är ansvarig för förslagsverksamheten tar emot förslaget och antingen tar hand om förslaget själv eller skickar det vidare till den som ansvarar för problem området. Beroende på vilken typ av förslag det gäller Den som är ansvarig fattar beslut om att gå vidare eller lägga ned förslaget, detta beslut fattas inom en vecka med återkoppling direkt till förslagsläggaren. Man beslutar vem som gör vad och till när. 7

10 TTS Port Equipment AB Åtgärd tas fram och implementeras Uppföljning för att se om det blivit den förbättring man hoppats eller om något mer behöver göras för att nå ända fram. Förbättring / Idé Beslut Åtgärd Uppföljning För att kunna fatta ett bra beslut och sen komma vidare så behöver man ha med 5F: Fakta, ta reda på fakta kring problemet Fundera, varför blev det såhär, varför återkommer problemet, varför Förbättra, genomföra åtgärden som beslutats Följ upp, titta efter om problemet är löst Förankra, informera om vad som kommer ske, utbilda om varför det blev så här och hur vi tänker framöver, men lyssna också på vad som sägs om förändringen. Följa upp Fakta Förankra Förbättra Fundera Alla förslag är värda något! Alla som lämnar in ett förslag får en lunchkupong, oavsett om man går vidare med idén eller det blir ett avslag. Företaget ser det väldigt positivt om man i samarbete tar fram ett förbättringsförslag dvs. att fler än en kan komma med samma förslag. Det är ju så att det mesta som man inte tycker fungerar avhandlas på ett eller annat sätt runt fikabordet eller i korridoren. Förslagslämnaren eller förslagslämnarna har tagit sig tid att fundera kring problemet och det premieras alltid. Premien delas inte utan man får lika mycket var. Om man ser att det genomförda förslaget gör att företaget tjänar pengar kommer förslagslämnaren/ förslagslämnarna att få kompensation vars nivå bedöms från fall till fall. Vid eventuell patentansökan får förslagslämnaren/ förslagslämnarna ett basbelopp om ansökan leder till ett patent. Det krävs dock att förslaglämnaren/ förslagslämnarna fortfarande är anställda för att ersättning ska ges. 8

11 Personalhandbok 5.4 Möteskultur TTS Port Equipment har utarbetat en möteskultur innehållande de spelregler som ska genomsyra främst våra interna möten; Före mötet Bjud in de deltagare som berörs Agenda i god tid för att ge möjlighet till respons Agendan ska vara tidssatt Mötet ska ha syfte och mål Mötesdeltagarna ska vara väl förberedda. Under mötet: Sätt ett kostnadsvärde på mötet (schablonvärde på 900:- exkl. lokal) Repetera våra regler för förbättrad möteskultur vid behov Kom i tid Stäng av mobiler och datorer Effektiv tid Håll agendan Inte fastna i detaljer Tydliga beslut och ansvarsfördelning Delaktighet Lägg in pauser för eventuella telefonsamtal etc. Variera mötena med avseende på lokal och miljö för att generera energi. Efter mötet: Skicka ut protokoll i tid med bifogade actionpunkter Kopia på samtliga protokoll till LSV Utvärdera och följ upp Kort sammanfattning innan mötets slut. 5.5 Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om att i det dagliga arbetet genomföra åtgärder så att de anställda inte skadas, blir sjuka eller på annat sätt far illa. Det handlar om att uppmärksamma både fysiska och psykosociala förhållanden. Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön, men alla anställda har ansvar för att medverka i arbetet och rapportera brister i arbetsmiljön, gärna med förslag till förbättringar. TTS skyddskommitté behandlar frågor om arbetsmiljö men även arbetsanpassnings och rehabiliteringsverksamheten. Rehabiliteringsutredning görs av personalavdelningen i samråd med Affärshälsan som fungerar som en extern resurs vid behov. Syftet med rehabiliteringsutredningen är att utreda om sjukdomen är arbetsrelaterad och se till att skapa möjlighet för den anställde att återgå till tjänsten så snart som möjligt. Skyddskommittén ansvarar även för att olyckor och incidenter som uppstått i arbetet måste anmälas oavsett om det lett till sjukfrånvaro eller inte. Anmälningar av olycksfall och arbetssjukdomar görs av personalavdelningen. Allvarligare olyckor och tillbud ska även anmälas till Arbetsmiljöverket. 9

12 TTS Port Equipment AB Om du skadas på väg till och från arbetet räknas det också som en arbetsskada. Rapportering/arkivering gäller enligt lagkrav. Avdelningschefen ansvarar för sådan rapportering på Intranätet. Hela personalen hjälps åt att bevaka egna intressen om sin arbetsplats och kanalisera viktig gemensam information till skyddskommittén. Vid inköp av ny utrustning är det lämpligt att belysa arbetsmiljöaspekter. 5.6 Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Lagen om skydd mot olyckor innebär att alla ska ha ett skäligt brandskydd. Med skäligt menas att brandskyddet ska vara tillräckligt och anpassat efter behov. För att uppfylla kraven som lagen ställer, har TTS Port Equipment upprättat ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Det innebär att företaget har gjort allt vi kan för att förhindra att det börjar brinna och skydda verksamheten, medarbetarna, lokaler och inventarier. Om det ändå skulle börja brinna blir skadorna mindre med systematiskt förebyddande brandskydd. Den som äger fastigheten och den som bedriver verksamheten planerar, dokumenterar, kontrollerar och följer upp arbetet med brandskyddet tillsammans. 5.7 Alkohol och drogpolicy TTS alkohol och drogpolicy syftar till att motverka att medarbetare blir utslagna från arbetslivet på grund av drogmissbruk. Personer i chefsställning har ett särskilt ansvar för att: vara lyhörda för signaler om begynnande missbruk och ta tag i detta på ett tidigt stadium aktivt hjälpa personer med alkohol och narkotikaproblem så att de kommer ur sitt beroende ge medarbetaren möjligheter till rehabilitering och återanpassning i arbetet om alkohol och narkotikamissbruk konstaterats vara restriktiv med alkohol i samband med kurser, konferenser och representation arbeta för en öppen attityd i företaget samt bra relationer mellan medarbetare och arbetsledning. Frågan om alkohol och narkotika i arbetslivet är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. För vidare information hänvisas till TTS Ports handlingsplan med riktlinjer för att hantera alkohol- och drogproblem. 5.8 Krishantering Vår målsättning är att chefer och arbetsledande personal skall ha tillräckliga kunskaper om krisstöd för att kunna planera detta på ett lämpligt sätt. Nödlägespärm finns hos personalansvarig. Anställda ombeds lämna uppgifter till personalansvarig angående nära anhörig. Se bilaga 6. Personsäkerhetsakt. Uppgifterna, som uppdateras kontinuerligt av var och en, är konfidentiella och förvaras i ett förseglat kuvert i respektive personalakt. För ytterligare information kontakta krisgruppen via personalansvarig. 10

13 Personalhandbok 5.9 Företagshälsovård Vi har avtal med Affärshälsan på Järntorget i Göteborg Affärshälsan når du på: Växel: Adress: Nordhemsgatan 12, Göteborg TTS kontaktperson på Affärshälsan är i första hand: Företagssköterska Lena Boman: lena.boman@affarshalsan.se Alla fast anställda får regelbundet genomgå kostnadsfri allmän hälsoundersökning. Fast anställda har tillgång till mottagning med läkare och sjuksköterska för sjukvård till patientavgift enligt primärvårdens taxor om du väljer annan vårdcentral eller läkare än där du är listad. Det är tillåtet att boka läkartid under arbetstid, men då ska tiden arbetas igen. Läkarkvitton ersätts inte av företaget. Vid behov av sjukgymnast, rehabiliteringsutredningar, individuella stödsamtal, stresshantering m.m. tas beslutet av avdelningschef/vd i varje enskilt fall. Rekvisition fylls i och lämnas till Affärshälsan. Företaget ersätter fast anställda för arbetsglasögon med standardbåge (arbets eller data progressiva). Dock innefattas inte privata progressiva glasögon. Inköp görs hos de optiker som företaget har avtal med: Synoptik: Hendéns: För att anlita optiker enligt ovan behövs en rekvisition, som finns på personalavdelningen. Rekvisitionen ska attesteras av avdelningschef. 6 Frånvaro och ledighet 6.1 Sjukanmälan Vid sjukdom ska den anställde själv anmäla detta till respektive avdelningschef, som meddelar ekonomiavdelningen. Var och en noterar alternativt meddelar receptionen sin frånvaro i företagets elektroniska kalender som är kopplad till företagets hänvisningssystem. Meddela avdelningschef samt ändra i hänvisningssystemet alternativt meddela receptionen när du åter är i tjänst. Sjukintyg från läkare skall lämnas till företaget efter 1 veckas sjukfrånvaro, dvs. from 8:e sjukdagen. 6.2 Semester Semesterlagen innebär att alla anställda har rätt till fem veckors semester. Semesteråret liksom intjänandeåret är perioden 1 april 31 mars. Med intjänande år menas samma period som semesteråret fast året före. Utnyttjar man inte hela semestern kan man spara semesterdagar som överstiger 20 per år. 11

14 TTS Port Equipment AB De sparade dagarna kan inte tas ut förrän huvudsemesterns 20 dagar är uttagna. Huvudsaklig semester bör förläggas under juni augusti. Ledigheten skall förläggas i samråd med respektive avdelningschef. En ställföreträdare skall alltid finnas på varje avdelning. Huvudsemestern ska vara lagd och godkänd senast den 1/4. Efter godkännande av respektive avdelningschef, noterar var och en sin semester i företagets elektroniska kalender som är kopplad till företagets hänvisningssystem. Kontoret har inte semesterstängt. Avstämning angående önskemål om att spara semester görs löpande med löneavdelningen. 6.3 Förskottssemester Företaget tillämpar förskottssemester. Första semesteråret har man då rätt att ta ut avtalad semester. Man får alltså förskott på de dagar man inte redan arbetat in. Exempel: anställningen börjar 1/10. Fram till 31/3 nästa år har man tjänat in 12,5 semesterdagar höjs till 13. Året efter tar man ut 25 dagar och får då 12 förskottsdagar registrerade. Efter 5 år fr.o.m. anställningsdatum avskrivs krav om återbetalning av förskottssemester. Om tjänstemans anställning upphör inom 5 år från den dag anställningen började, skall avdrag göras på innestående lön och/eller semesterersättning enligt samma bestämmelser som vid tjänstledighet, men räknat på den lön som gällde under den period förskottssemester uttogs. I övrigt hänvisas till semesterlag och avtal. 6.4 Föräldraledighet Om föräldraledigt önskas tas ut måste detta anmälas till TTS minst två månader före ledighetens början. Vid föräldraledighet ska anmälan till Försäkringskassan vara enligt deras normer. Rapporterad tid till Försäkringskassan ska överensstämma med ifylld tidrapport hos TTS. Företaget ersätter dessutom iform av föräldraledighetstillägg enligt kollektivavtal. 6.5 Annan ledighet Tjänstledighet Tjänstledighet som varar 1 år eller längre kan beviljas för utlandstjänstgöring inom koncernen/eller enligt annan ordning exempelvis havandeskapsledighet, FN tjänstgöring, politiska eller militära uppdrag, etc. Dessutom kan viss utbildning berättiga till tjänstledighet. Avdelningschefen beviljar tjänstledighet upp till 1 månad. Ledighet längre än 1 månad beviljas av VD efter samråd med ledningsgrupp. All frånvaro ska beviljas av avdelningschef och rapporteras via tidredovisningssystemet. Frånvaro noteras i företagets elektroniska kalender som är kopplad till företagets hänvisningssystem alternativt meddelas receptionen. 12

15 Personalhandbok Flyttning, begravning Flyttledigt beviljas med en arbetsdag. Ledighet för begravning av nära anhörig (maka, make, sammanboende, registrerad partner, barn, barnbarn, syskon, föräldrar, mor och farföräldrar samt svärföräldrar) beviljas med en arbetsdag. Ytterligare permission/tjänstledigt kan eventuellt beviljas. 7 Lönevillkor och förmåner 7.1 Lönepolicy TTS Port Equipment tillämpar individuell och differentierad lönesättning. Lönen ska spegla de resultat som individen uppnår i sin tjänst. Lönestrukturen ska vara balanserad, d.v.s. lika lön för lika arbete och prestation med hänsyn tagen till utbildning och ålder. 7.2 Kollektivavtal TTS Port Equipment har tecknat avtal med Almega som är Sveriges största arbetsgivar och branschorganisation för tjänsteföretag. Här ingår Svensk teknik och designföretagen (STD). Dessa sluter kollektivavtal med tre motparter; Sveriges ingenjörer, Sveriges arkitekter samt Unionen. Lönerevision sker i enlighet med dessa slutna kollektivavtal. 7.3 Löneutbetalningsdagar Lön betalas i regel ut den 25:e i varje månad. 7.4 Löneförhandlingar Löneförhandlingar sker varje år mellan företaget och den anställde. De som så önskar kan genomföra individuella förhandlingar och ta hjälp av fackligt ombud om sådant finnes. 7.5 Förmåner Friskvård TTS uppmuntrar och lämnar bidrag till idrottsliga aktiviteter. Bidraget beräknas 1 juli 30 juni och är f n maximerat till SEK/anställd/12 månadersperiod. Ersättning utbetalas regelbundet mot uppvisande av kvitto och administreras av ekonomiavdelningen. Exempel på aktiviteter som är bidragsgrundande: Innebandy, hockey bockey, gympa och motionskort, startavgift till motionslopp, korpidrott, massage, viktväktarna (kurs och startavgift), medlemsavgift till idrottsklubbar, konditionstester, yoga, meditation, dans, rökavvänjning (kursavgift). Däremot utgår inte bidrag för golf, segling, ridning, utförsåkning, kläder, utrustning och motorsport. 13