Peter Molin, ersättare, Sala kommun Jonas Wells, samordnare Ulla Långbacka, sekreterare. Ulla Långbacka... Norra Västmanlands Samordningsförbund

Transkript

1 Sida Sammanträdesdatum Plats och tid Skinnskattebergs kommun kl ande Linnéa Landerstedt, ordförande, Landstinget Västmanland Henry Komulainen, vice ordförande, Försäkringskassan Annie Rubensson, ledamot, Arbetsförmedlingen Roger Ingvarsson, ledamot, Skinnskattebergs kommun Eva Pålsson, ledamot, Norbergs kommun Anita Lilja-Stenholm, tjänstgörande ersättare, Fagersta kommun Karin Karlsson, ledamot, Sala kommun Mariette Sjölund, ledamot, Hallstahammars kommun Richard With, tjänstgörande ersättare, Surahammars kommun Övriga deltagande Peter Molin, ersättare, Sala kommun Jonas Wells, samordnare Ulla Långbacka, sekreterare Utses att justera Karin Karlsson Justeringens tid och plats Underskrifter Sekreterare... Ordförande Justerande Ulla Långbacka... Paragrafer Linnéa Landerstedt..... Karin Karlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Norra Västmanlands Samordningsförbund Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslags nedtagande Socialförvaltningen i Fagersta kommun..... Ulla Långbacka

2 Nvsf 15 Dagordning Dagordningen föredras. Tre ärenden tillkommer till dagordningen; Information från ESF-rådet 23 april, utbildningspolicy före teamen, teatermaskinen. Dagordningen fastställs med föreslagna tilläggsärenden.

3 Nvsf 16 Genomgång av föregående protokoll Genomgång av protokoll 18 mars 2013 genomgås. Protokollet godkänns och läggs till handlingarna.

4 Nvsf 17 Dnr Granskning av årsredovisning år 2012 Bert Hedberg, cert. kommunal revisor, redogör för revisionsrapport Granskning av årsredovisning år De förtroendevalda revisorerna i Norra Västmanlands Samordningsförbund, samordningsförbundet, har PwC i uppdrag att granska årsredovisningen för år Revisorerna har till uppgift att pröva om räkenskaperna och årsredovisningen är rättvisande samt att granska styrelsens förvaltning. Förbundet har haft en budget på 7 miljoner kronor under år 2012, av det lämnar staten 3,5 miljoner kronor, landstinget Västmanland 1,75 miljoner kronor och kommunerna 1,75 miljoner kronor. Revisorerna bedömer att resultaträkningen ger en i allt västentligt rättvisande bild över årets resultat som uppgår till minus 0,3 miljoner kronor i jämförelse med år 2011 då ett överskott på 2.0 miljoner kronor redovisades. Den stora skillnaden mellan åren är att kostnaden för projekt har ökat med 2.3 miljoner kronor. I själva verket har projekten upphört och kostnadsökningen består av ökade kostnader för samordningsteamen. Det egna kapitalet uppgår till 4,3 miljoner kronor. Granskningen visar att årsredovisningen verksamhetsberättelser redovisas insatserna och utbildningsinsatserna under året på ett översiktligt och tydligt sätt. Även prognosen för de kommande åren och den ekonomiska ställningen och gången i samordningsförbundet är tydligt redovisade i verksamhetsberättelserna. Styrelsen har valt att frångå finansiering av projekt till att finansiera fasta tjänster hos förbundsmedlemmarna, så kallade samordningsteam. Verksamheterna bedrivs från medlemmarna med redovisning till samordningsförbundets styrelse. I vilken omfattning styrelsen kontrollerar att avtalen följs ska framgå i protokollen, dock framgår att styrelsen valt att använda externa aktörer för att göra en medbedömning av verksamheten. Styrelsen menar att uppföljning och kontroll av avtalen som bedrivs av verksamheten är tillräcklig. Revisorerna bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Revisorerna bedömer vidare att årsredovisningen i all väsentlighet uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed.

5 Nvsf 17 forts. Rapporten diskuteras och godkänns och överlämnas till huvudmännen med årsredovisningen för godkännande. Skickas till: Huvudmännen

6 Nvsf 18 Dnr Utredning om tjänstebil Samordnare Jonas Wells redogör för uppdrag från styrelsen att begära in offerter för leasingbil och redovisning vid dagens sammanträde. Samordningsförbundet har sedan sex år tillbaka bekostat en bil som arbetsredskap för samordningsförbundets löpande arbete. Nuvarande avtal upphör den 31 juli 2013 och ett nytt behövs från 1 augusti Presidiet har i uppdrag att ta fram alternativ vad gäller finansiering och hur samordningsförbundets bil bäst kan användas. Alternativ 1: Dagens lösning För årets budget finns specificerade kostnader för leasingbil på kronor. Utöver detta finns kostnader för drivmedel med kronor samt försäkringskostnader och fordonsskatt med kronor. Sammanlagda kostnader på kronor. I dagens lösning är tjänstebilen parkerad utanför samordningsförbundets lokal vid kommunhuset i Fagersta. Alla resor med denna bil utgår och slutar här. Resor görs även med samordnarens egen bil vid framförallt resor från samordnarens hem till andra orter än Fagersta när det bedöms praktiskt. Totalt kan det handla om resor upp till 500 mil om året där reseersättning utbetalas. Enligt offert för en Toyota Yaris (miljöbil elhybrid med bensinmotor) är årskostnaden för leasing, basservice och administration samt halva momskostnaden cirka kronor med en körsträcka på mil på tre år. Alternativ 2: Kostnadsneutral lösning Revisor Bert Heberg redogör för PwC som utgår från att förslaget ska vara kostnadsneutralt för både arbetsgivare och arbetstagare. För arbetsgivare menas ej högre kostnader än om man endast betalade reseersättning, för arbetstagaren menas ej högre kostnader än vad det kostar att hålla sig med bil för privata och arbetsrelaterade behov idag. Denna modell förutsätter att man lägger upp ett konto som regleras vid årets slut och nollas. Reglering sker med posten bruttolöneavdrag. Om kostnaderna är högre än beräknat för bilen ökar bruttolöneavdraget och vice versa. I bilkontot går från arbetsgivaren kronor in vid årets början, resten är omdisponering i den befintliga budgeten med motsvarande minskning av budgetposten månadslön inklusive arbetsgivaravgifter. Efter redovisningen lämnar Jonas Wells sammanträdet och deltar ej under styrelsens diskussion och beslut.

7 Nvsf 18 forts. Styrelsen diskuterar förslagen och synpunkter som framförs är bland annat att samordnarens anställningsavtal måste revideras där det ska framgå om förmånsbil ska ingå. Andra synpunkter är att arbetsområdet blivit utökat med fler förbund och därmed fler resor, att körjournal måste föras och granskas, osäkerhet om milantal, utvärderas efter varje år. Styrelsen enas om att alternativ 2 med förmånsbil (inte tjänstebil) ska erbjudas samordnaren med reviderad löneförhandling. Anställningsavtalet ska revideras, körjournal ska redovisas. 1. Samordnaren erbjuds förmånsbil enligt alternativ 2; kostnadsneutral lösning, från och med 1 augusti Utvärdering ska ske efter varje år. 3. Delegation lämnas till ordföranden att skriva avtal om förmånsbil i samband med löneförhandling. Skickas till: Samordnaren Lönekontoret Administrativa avdelningen

8 Nvsf 19 Dnr Ekonomisk redovisning Samordnare Jonas Wells redogör för ekonomisk redovisning per den 14 maj Medel från huvudmännen för år 2013 är 7 miljoner kronor. Jonas Wells redogör för intecknade medel för år 2013 som uppgår till kronor och för år 2014 är kronor intecknat. Tillgångar för år 2013 är miljoner från huvudmännen, kronor från rehabgarantin och eget kapital kronor. Rapporten diskuteras och godkänns. Skickas till: Samordnaren Förvaltningsekonomen

9 Nvsf 19 Dnr Ekonomiförvaltning från år 2014 och framåt Samordnare Jonas Wells redogör för Fagersta kommuns nya ekonomiavdelning som är en sammanslagning med Norberg, Norra Västmanlands Ekonomiförvaltning, NVE. Jonas Wells har kontaktat NVE och fått besked att två avtal ska upprättas, ett avtal för ekonomi och ett för administration. Jonas Wells föreslår att samordningsförbundet tar in offert för ekonomi samt att styrelsen under hösten 2013 beslutar angående administration. Samordnaren begär in offert för handläggning av samordningsförbundets ekonomi samt återkommer under hösten angående administration. Skickas till: Samordnaren Socialförvaltningen Fagersta kommun

10 Nvsf 20 Dnr Internkontrollplan år 2013 Arbetsgruppen för internkontroll, Karin Karlsson och Mariett Sjölund, föreslår ämnen som ska kontrolleras inom ramen för styrelsens internkontroll år 2013; 1. Granskning av avtalen med kommunerna om samordningsteam. Finns behov av revideringar? Behöver något förtydligas? 2. Granskning av rekvisitioner från samordningsteamen. Kontroll av rekvisitionsprocess och medelsanvändning. 3. Fortsatt granskning av avtalen om insatser. Finns avtal? Är de tydliga? Följs avtalen? 4. Granskning av utbetalningar till styrelsens ledamöter för kurser och konferenser. Finns styrelsebeslut för deltagandet? Internkontrollplanen för år 2013 fastställs i enlighet med framlagt förslag. Skickas till: Internkontrollgruppen

11 Nvsf 21 Dnr Ekonomi och budget år 2014 Samordnare Jonas Wells redogör för förslag till budget för år Det är inte klart vad staten beslutar om för budgettilldelning för år 2014 utan totalramen fastställs senare under året. Tidigare år har samordningsförbundet erhållit 7 miljoner kronor men avsikten är att ansöka om 8-9 miljoner kronor. Rapporten diskuteras och godkänns.

12 Nvsf 22 Dnr Ansökan om Grundutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för arbetsledare och professionella 12 Samordnare Jonas Wells redogör för ansökan enligt ovanstående rubrik. Sedan år 2003 har elva grundutbildningar i lösningsfokuserat arbetssätt riktade till arbetsledare och professionella inom rehabiliteringsområdet (samt en riktad till politiker och högre tjänstemän) genomförts i norra Västmanland med mycket bra resultat. En tolfte omgång med start under höst/vinter år 2013 planeras. Målgruppen är anställda arbetsledare och/eller professionella hos någon av medlemmarna som arbetar med förändringsarbete utifrån ett klient, personal- och/eller ledar-/organisationsperspektiv. Klientperspektivet bör ha koppling till samordningsförbundets utsedda målgrupp enligt verksamhetsplanen för år 2013 samt vara i åldersspannet år. Utbildningen beräknas starta tidigast under november månad och pågå under vintern Beräknad budgetram kronor. Kostnaden för år 2013 beräknas till kronor och kronor för år Styrelsen godkänner utbildningsplanen och beviljas utbildningsinsatsen Grundutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för arbetsledare och professionella 12 en budgetram på kronor enligt utbildningsplanen från och med Skickas till: Samordnaren Förvaltningsekonomen Fagersta socialförvaltning

13 Nvsf 23 Dnr Tvådagars repetition av lösningsfokuserat arbetssätt samt arbete med tema bemötande Samordnare Jonas Wells redogör för ansökan enligt ovanstående rubrik. Sedan år 2003 har elva grundutbildningar i lösningsfokuserat arbetssätt riktade till arbetsledare och professionella inom rehabiliteringsområdet genomförts i norra Västmanland med mycket bra resultat. Behov har signalerats från flera som tidigare har gått grundutbildningen om värdet av en utveckling och fördjupning av kunskaperna. Vidare finns behov av påfyllnad av nya rön och spår av ny kunskap inom området, chans för repetition av metodiken och inte minst möjligheten att återknyta nätverk och delge erfarenhet från det praktiska arbetet med personer med samordnade behov. Utbildningen planeras genomföras under november år Planerad budgetram på kronor. Av dessa beräknas kronor utbetalas under 2013 år s budgetår och resterande under år Styrelsen godkänner utbildningsplanen och beviljas utbildningsinsatsen Tvådagars repetition av lösningsfokuserat arbetssätt samt arbete med temat bemötande en budgetram på kronor enligt utbildningsplanen från och med Skickas till: Samordnaren Förvaltningsekonomen Fagersta socialförvaltning

14 Nvsf 24 Utvärdering av integrerad samverkan Samordnare Jonas Wells redogör för rapport efter möte med Örebro universitet om indikatorer. Jonas Wells kommer att delta i att kartlägga och arbeta fram gemensamma indikatorer och redovisa rapporten under nästa år. Rapporten läggs till handlingarna.

15 Nvsf 25 Informationspunkt Samordnare Jonas Wells redogör för - projekt och broschyr Ung Kraft - landstingsdagarna september och 18 september inbjudan NNS höstkonferens oktober Pacta 29? Eva Pålsson, Roger Ingvarsson och Anita Lilja-Stenholm anmäler intresse att delta vid NNS höstkonferens oktober Styrelsen godkänner att ordförande Linnéa Landerstedt deltar den 29 maj 2013 vid Pactas årskonferens i Stockholm.

16 Nvsf 26 Kalendarium hösten 2013 Planeringsdagen blir den 8 oktober 2013 på Ramnäs Konferens. Styrelsemöte den 9 september 2013 kl 9.30 i Hallstahammars kommunhus. Styrelsemöte den 27 november 2013 kl 9.30 i Norbergs kommunhus.

17 Nvsf 27 Övriga frågor Samordnare Jonas Wells informerar från ESF-rådet 23 april Jonas Wells informerar om inbjudan från Teatermaskinen att köpa en föreställning till hösten. Presidiet får i uppdrag att se över syftet och målgruppen med föreställningen samt kostnaden. Jonas Wells informerar om utbildningspolicyn att en gemensam mall ska tas fram.

18 Tack Styrelsemötet avslutas med att styrelsen avtackar avgående ordförande Agneta Fleismark med kaffe och liten gåva.