Ett förnyelselabb med människan som utgångpunkt - för samhällsutveckling i samverkan på prioriterade områden

Transkript

1 Ett förnyelselabb med människan som utgångpunkt - för samhällsutveckling i samverkan på prioriterade områden Stat, landsting, kommuner, professionsorganisationer, ideella organisationer, branschorganisationer och akademi i samverkan

2 1 Sammanfattning Vårt fragmenterade välfärdssamhälle står inför stora utmaningar. Gårdagens lösningar räcker inte för att lösa dagens mer komplexa problem. För att vi ska klara de utmaningar vi står inför krävs nya och innovativa lösningar som skapar ett större värde för våra invånare per investerad krona. En djup förståelse av invånarens perspektiv och behov blir därför helt nödvändigt. Vi måste också förstå om och i så fall hur samhällets olika funktioner bildar en helhet. Det finns idag olika metoder, principer och arbetssätt som gör det möjligt att skapa sig en förståelse för detta. Samma metoder och principer används för att aktörer runt en företeelse tillsammans ska kunna hitta gemensamma lösningar. Metoderna går ofta under rubriker som användardriven innovation, kund- och medarbetardriven verksamhetsutveckling eller tjänstedesign. Metoderna och principerna har sedan ett antal år använts i enskilda kommuner, landsting och statliga myndigheter för att förbättra deras respektive tjänster. Däremot används metodiken mycket sällan på den högsta strategiska och politiska nivån (regionledningar, regering och riksdag), mellan myndigheter eller i gränslandet mellan stat och kommuner och landsting. Samtidigt är det sannolikt på den nivån som arbetssättet har de absolut största vinsterna. Vi vill därför i ett treårigt pilotprojekt testa arbetssätten på något eller några tematiska områden i gränslandet mellan stat, landsting och kommuner. Vi riktar till att börja in oss på området nyanlända flyktingar. På sikt vill vi också koppla professionsorganisationer, den ideella sektorn och näringslivet till samma gemensamma plattform för innovation ett förnyelselabb med människan som utgångspunkt.

3 2 Nyanlända flyktingar - en samhällsutmaning Det har nog inte undgått någon att utvecklingen på migrationsområdet är exceptionell, se bilden nedan. När det gäller ensamkommande barn och ungdomar är kanske utmaningen allra störst. År 2004 tog Sverige emot knappt 400 ensamkommande barn och ungdomar på flykt. Under 2014 kom 7049 personer ur samma målgrupp till Sverige. Hittills i år har landet tagit emot drygt ensamkommande barn och unga. 1 Källa: Migrationsverket Det sammantaget innebär att en redan på många sätt ansträngt sektor står inför en mycket stor utmaning. Det är en mängd offentliga samhällsaktörer som omfattas men också näringslivet spelar en central roll. Utanförskapet skapas ofta i bristen på arbete Det är individer och inte ett kollektiv som kommer till Sverige I den allmänna debatten, och i sättet att hantera utmaningen på, har i hög utsträckning ett kollektivt angreppssätt tillämpats. I själva verket är det enskilda individer som kommer till Sverige med olika bakgrund, olika upplevelser i bagaget och helt olika förutsättningar. Långt ifrån alla är i behov av vård eller annan behandling. Det kan i många fall istället handla om ett behov av en trygg vardag, skolgång och så småningom sysselsättning. En del har en stark vilja, engagemang och kompetenser som är eftersökta. Andra har ett förhållandevis stort behov av en rad olika insatser från till exempel hälso- och sjukvården. 1

4 2.1.2 Det vi gör idag avgör hur framgångsrika vi blir Kvaliteten på, och samordningen av, de samhällstjänster som riktas till nyanlända kommer att ha avgörande betydelse för hur väl vi lyckas med integrationen. Vi måste skapa förutsättningar så att alla får möjlighet att ta tillvara sin förmåga och kapacitet. En mindre bra start ger inte enbart effekter för den enskilda individen utan kan förlänga utanförskapet och den tid det tar för en person att komma till sin rätt i samhället. Därför är det av största vikt att mottagandet, i alla dess delar och processer, håller så hög kvalitet och har så tydligt individfokus som möjligt Vad vet vi om vad som fungerar? När det gäller ensamkommande barn och ungdomar har Socialstyrelsen tagit fram ett antal olika kunskapsunderlag 2. Dessutom finns en rad vägledningar från andra myndigheter. Det bedrivs självklart också ett mycket intensivt arbete vid en rad andra myndigheter, hos kommuner, landsting och regioner för att möta den utmaning vi står inför. Det centrala i arbete är att skapa förutsättningar och former för samverkan och samarbete. Det är tämligen koncentrerat till utmaningar här och nu, i den konkreta vardagen. Men samhällets insatser måste också fungera mer långsiktigt. De barn och unga som vi tar emot är i behov av stöd, omsorg och utbildning. De redan vuxna kan vara i behov av andra insatser för att så snabbt och effektivt som möjligt kunna etablera sig i landet. Här saknas i stora delar kunskap och systematiskt insamlade erfarenheter av vilka insatser och förhållningssätt som faktiskt leder till det mål vi strävar efter att varje människa får använda sin fulla potential i ett gemensamt Sverige. Det saknas också kunskap om hur idéer, insatser och förhållningssätt som är framgångsrika kan spridas till fler Ett behov av att samla kunskap om hur processerna bildar en helhet Kunskapsunderlag, vägledningar och allmänna råd är bra och nödvändiga. Men parallellt med sådant material behöver vi ta fram lösningar och samhällstjänster som säkerställer att erfarenheter (och mer forskningsbaserad kunskap) tas tillvara och omsätts till praktik. Alla offentliga aktörer har sina egna processer att förhålla sig till. Sällan finns tillräcklig kännedom om hur olika aktörers processer samspelar med varandra eller fungerar som en helhet för dem som ska omfattas av stödet. Ofta saknas kunskapen helt om hur processen ser ut ur de nyanländas eget perspektiv. Vi vet att samhället som helhet måste svara mot individuella behov och förutsättningar för att fungera på ett effektivt sätt. Därför behöver inte bara samhällets processer samordnas - de behöver också utgå från de nyanländas perspektiv och behov. Vi behöver få ett bättre grepp på hur nyanlända faktiskt upplever det stöd och de tjänster de erbjuds och får. Det behövs ett strukturerat arbete på nationell nivå för att samla erfarenheter från barn, ungdomar och vuxna nyanlända om hur processen ser ut ur deras perspektiv. Svarar det vi erbjuder som samhälle mot de behov som finns och leder våra insatser till den etablering vi önskar? Hur tas resurserna tillvara? Vi behöver också förstå på vilket sätt nyanlända kan ses som en resurs och inte enbart en utmaning. Både när det gäller deras intressen, förmågor och kapacitet att bidra i samhället och när det gäller deras möjlighet att bidra till att ge varandra stöd i den situation som råder. Deras kompetens behövs, den behöver matchas till det lokala näringslivet. Vi behöver göra det lätt för nyanlända entreprenörer att starta och driva företag. Dessutom kan sannolikt nyanlända bidra i 2 meta:siteseeker.archived:archived

5 svenska företags internationalisering vilket i sin tur leder till stärkt svensk konkurrensförmåga. Det kommer att krävas nya innovativa grepp för att hitta modeller för att ta resurserna tillvara Från kunskap till beteendeförändring För att lyckas skapa förändring för att möta utmaningarna som samhället står inför måste vi också hitta nya modeller för hur kunskap kan omvandlas till praktik genom faktisk beteendeförändring. Kunskapen behöver till att börja med öka kring vad som skulle få en offentlig eller ideell aktör eller ett företag att ändra beteende. Det kommer att handla om att människor i organisationerna kommer att behöva agera annorlunda för att skapa en fungerande helhet som svarar mot verkliga behov bland de nyanlända och de organisationer som ska verka för integrationen. Det finns goda exempel på kommuner, landsting, regioner och företag som har lyckats i sina ambitioner. Erfarenheter som idag inte tas tillvara på ett strukturerat sätt. Parallellt med detta behöver vi veta vad som inte fungerar och vilka problemområden vi ser att vi behöver lösa för att skapa sammansatta tjänster som fungerar i vardagen. Särskilt när det handlar om barn och ungdomar är det viktigt att se till hela kedjan av händelser och insatser. Därför behöver kunskapen inte bara omfatta det steg som idag dominerar mottagandet. Kedjan mot integration består av flera länkar där samhällets insatser kan behöva se olika ut: Självständighet Omsorg/stöd/utbildning/vård Mottagande Källa: Svenska vård 3 Ett behov av nya sätt att lösa nya utmaningar Samhället som helhet står inför stora utmaningar. En åldrande befolkning med krav på individuella lösningar och med allt fler kroniska sjukdomar sätter välfärden under stark press. Samtidigt kan sjukvården lindra och bota tillstånd som tidigare inte gick att göra något åt men till ökade kostnader. Vi ser en skola som tyngs av försämrade resultat. Utanförskapet riskerar att öka i kölvattnet av nuvarande flyktingsituation. Samtidigt finns det inget som pekar på att intäkterna kommer att öka i den omfattning som behövs för att upprätthålla välfärden på dagens nivå. Vi står därför inför en situation där gårdagens lösningar inte kommer att räcka till för att möta dagens utmaningar.

6 Idag är den offentliga välfärden specialiserad och segmenterad. Specialisering är nödvändigt i många fall där kravet på specifik kompetens är hög. Men en välfärd byggd i silos har problem att koordinera sina insatser och möta individers komplexa behov. Det är i en sådan struktur svårt att skapa innovativa lösningar utifrån människors behov, istället för utifrån hur välfärden är organiserad. För att förstå hur samhället kan bygga fungerande helheter kring individen måste vi bli bättre på att förstå individens perspektiv på sina egna problem och sin egen kapacitet. Vi måste lära oss att förstå vad som skapar ett värde för en individ, vad som inte gör det, och hur olika samhällsaktörer kan samverka för att skapa en fungerande helhet. Det finns idag en uppsättning förhållningssätt och arbetssätt som på ett konkret sätt skapar en förståelse både för behoven, vad som skapar värde och hur olika samhällsaktörer kan bilda en helhet. Ofta går arbetssätten under rubriker som användardriven innovation, tjänstedesign eller kund- och medarbetardriven verksamhetsutveckling. Vi vill på bred front använda dessa förhållnings- och arbetssätt för att förbättra välfärden. Syftet är att effektivisera välfärden och skapa större upplevd nytta per investerad krona. Användningen av metoderna som inryms i begreppen ovan ökar nu mycket starkt runt om i världen. I Sverige används metoderna bland annat hos Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Migrationsverket, Inspektionen för vård och omsorg och i ett antal kommuner och landsting. Tjänstedesignmetodik har också i liten skala använts i arbetet vid Regeringskansliet. Behovet av att förstå medborgare och invånare är stort. I bästa fall har samhällsaktörer kunskap om vad medborgare gör i sina olika processer. Kunskapen om varför man gör som man gör brister dock ofta. Designmetodik innehåller en mängd metoder för att på djupet förstå varför-frågan. En förståelse för varför människor gör som de gör leder till att det blir lättare att hitta förnyelseområden som skapar ett upplevt värde för den som berörs. Ofta brister också förståelsen i hur olika processer samspelar med varandra både inom och mellan olika organisationer. En av fördelarna med metodiken är att den på ett kreativt och konstruktivt sätt kan koppla olika intressenter till ett gemensamt förnyelsearbete. I designmetodiken ingår också att lösningsförslag testas med hjälp av enkla så kallade prototyper som sedan förbättras och testas igen. Det leder till att feltänk och förbättringsmöjligheter lyfts fram innan en ny lösning eller tjänst förverkligats. Detta oavsett om det handlar om en fysisk sak, miljö, kommunikationsmaterial, tjänst, process eller ett system. Det handlar helt enkelt om att bli bra på att göra fel fort och billigt och lyckas snabbare. En annan central komponent är att alla steg i en förnyelseprocess tas gemensamt av de olika intressenterna. De som berörs i organisationen och den som förnyelsen tar sikte på medskapar de olika stegen i processen. Man jobbar tillsammans för att de olika perspektiven och den kreativa kraften ska användas fullt ut. Samtidigt skapas en gemensam förståelse för både problemet och för varför en föreslagen lösning skulle kunna svara mot ett visst problem. Processen skapar medspelare och ambassadörer i samspelande organisationer istället för motspelare. 3.1 Nationella förnyelselabb Ofta har miljöer som stått för designkompetensen gått under rubriken labb. De senaste åren har intresset för olika former av labb ökat explosionsartat. Allt har sin grund i ett växande behov av nya processer för problemlösning, för att utveckla nya innovativa lösningar på dagens samhällsutmaningar. Det finns många olika typer av labb, men de flesta strävar efter

7 att vara en gemensam plattform för kreativt, gränsöverskridande och användarcentrerat innovationsarbete. 3 Ett labb samlar olika aktörer med varierande kompetenser, som tillsammans vill förstå och formulera problem, generera nya idéer och småskaligt testa olika lösningar. Utgångspunkten är användaren av den produkt, process, tjänst eller det system man vill påverka. Tidigare associerades labb oftast till teknologisk eller medicinsk utveckling. Idag finns delvis nya ekonomiska och sociala förutsättningar som driver innovation och utmaningarna kan sägas vara större och mer komplexa. Denna utveckling har lett till att det idag finns många typer av labb som fokuserar på samhälleliga utmaningar eller på att utveckla den offentliga sektorn. De brukar kallas för innovationslabb, designlabb eller change labs. Ett designlabb lägger vikt vid designprocessen, att arbeta med etnografiskt inspirerade metoder, att sätta människan eller medborgaren i centrum och att integrera designkompetens tillsammans med andra kompetenser i processen Det danska exemplet MindLab Många med intresse för innovationer inom offentlig sektor vänder blickarna mot vårt grannland Danmark. Beläget på bottenvåningen i en regeringsbyggnad i centrala Köpenhamn ligger MindLab. Med designmetoder som sätter medborgaren i centrum samskapas nya offentliga lösningar tillsammans med offentliga organisationer, näringsliv och medborgare, på tvärs mot traditionellt silotänkande. MindLab är en statlig gränsöverskridande innovationsenhet som drivs av de tre regeringsdepartementen Erhvervs og Vækstministeriet, Beskæftigelsesministeriet och Undervisningsministeriet samt Odense kommun i Danmark. Enheten fungerar som ett internt designlabb som involverar medborgare och andra aktörer i designdrivna processer, för att skapa nya samhällslösningar som utgår från medborgarnas behov. Syftet var först att vara en plats för nytänkande och innovation. Senare ändrades syftet till ett fokus på användarinvolvering. MindLab har 12 anställda med kompetens inom antropologi, sociologi, design, statsvetenskap och kommunikation. De har även knutit till sig ett antal Källa: Mötesplats för social innovation forskare och involverar personal och tjänstemän från de statliga enheterna. MindLab genomför sina projekt i samarbete med de fyra ägarna. De har utöver praktiska initiativ fokuserat mycket på att utveckla policyområdet, de riktlinjer och rekommendationer som offentliga organisationer arbetar efter, och försökt identifiera vilka processer som behöver etableras för att skapa synergier mellan existerande och nya sätt att styra offentlig verksamhet. 5 3,2 Designlabb för social innovation en kartläggning, Mötesplats Social Innovation, Malmö högskola 5 Designlabb för social innovation en kartläggning, Mötesplats Social Innovation, Malmö högskola

8 3.3 UK Policy Lab År 2014 inrättades ett nytt labb i det brittiska regeringskansliet. Policy Lab är det första i sitt slag i Storbritannien och arbetar med policyteam för att testa hur designprinciper och designmetoder kan förbättra utvecklingstakten, kvaliteten och leveransen i den offentliga förvaltningen. Arbetssättet bygger på ett antal internationella exempel som MindLab i Danmark, Helsingfors Design Lab i Finland, The LAB i Washington DC och DesignGov i Australien. Så här beskrev man ett av skälen till att inrätta labbet 2014: The Policy Lab is important because a huge amount of design training work has taken place in central government in the past year, but until now there hasn t been a clear way to embed learning in live policy development and day-to-day working. It s also important because much design work has taken place on service delivery in the UK but very little on the policies which sit behind frontline services. Interest in design as a methodology for connecting new ideas with end user needs has grown significantly within central government. The major driver is the Cabinet Office s Civil Service Reform Plan (2012). 6 Brittiska Design Council 7 pekar på ett antal effekter som design kan ha på den politiska nivån. Arbetssättet och principerna: för samman olika intressegrupper genererar fler idéer för lagstiftning och politiska förändringar bidrar med etnografiska insikter för att utveckla politiken leder till att hela processer kartläggs samtidigt som det blir möjligt att behålla fokus på vilka olika steg som är nödvändiga för konkret förändring. Man konstaterar dock att kunskapen om hur och när design bidrar med ett värde för politiken är begränsad. 4 Ett svenskt nationellt labb för samhällsförnyelse Användarinvolvering, användardriven innovation och tjänstedesign har i Sverige framförallt förekommit på lokal eller regional nivå liksom inom enskilda myndigheter. Samtidigt är det på den högre nationella nivån som beslut tas som leder till kaskadeffekter för samhället som helhet. Kloka arbetssätt som involverar berörda, både när problemen definieras och när lösningar arbetas fram, är därför både nödvändigt och önskvärt. Vi vill nu skapa en gemensam och sektorsövergripande stödfunktion. Stödfunktionen kan bemannas med kompetens inom beteendevetenskap, antropologi, sociologi, design, statsvetenskap och kommunikation. 4.1 Inte nödvändigtvis en fysisk plats Ordet labb kan lätt leda tanken till en etableringen av en fysisk plats. Arbetet vi vill påbörja kan mycket väl leda till en etablering av fysiska platser för workshoppar, möten och experimenterande. Det är dock inte huvudpoängen istället bör det vara ett antal principer som utgör ledstjärnor för arbetet: Frihet och trygghet som gör det möjligt att experimentera fram nya gränsöverskridande lösningar Invånarens och medarbetarens perspektiv som utgångspunkt

9 Nationell kompetens byggs gemensamt och ges möjlighet att utvecklas och arbeta tillsammans - till exempel genom att ha en gemensam arbetsplats Status och pondus som gör det möjligt att nå ut brett och gå från idé till förverkligande Visualisering istället för text för att snabbt skapa gemensam förståelse av problem och lösningsförslag Modern pedagogik och teknik för effektivitet och skalbarhet 4.2 Deltagande aktörers bidrag De kommuner, landsting, regioner, statliga myndigheter och andra organisationer som deltar i den nationella stödfunktionen bidrar på följande sätt: Deltar i stödfunktionens styrning Definierar prioriterade områden Utser lämpliga medarbetare som deltar vid gemensamma möten och workshops Säkerställer att framarbetade resultat lyfts in i den egna organisationen 4.3 Funktion och syfte Den nationella stödfunktionen har två huvudfunktioner: 1. Att erbjuda processtöd på en neutral plattform för att samhällsaktörer gemensamt ska kunna arbeta med förnyelse. Förnyelsen bygger på invånarens perspektiv och behov. 2. Att erbjuda ett kunskapsstöd så att samtliga intresserade samhällsaktörer själva ska kunna integrera kunskapen om hur man gör för att medskapa lösningar med ett invånarperspektiv. Syftet med den nationella stödfunktionen är att: 1. hålla samman förnyelseprocessen över huvudmanna- och myndighetsgränser 2. erbjuda olika samhällsaktörer ett professionellt och sektorsövergripande metod- och processtöd 3. erbjuda olika samhällsaktörer en neutral plattform för att skapa en gemensam bild av hur systemen fungerar ihop och var problemen finns 4. bidra med en neutral plattform för att tänka nytt som inbjuder till experimentellt arbete 5. skapa förutsättningar för att gemensamt arbeta fram nya lösningar på definierade samhällsutmaningar 6. sammanställa, och när det behövs skapa, ny kunskap om användarens (ofta invånare och medarbetare) behov kring en viss samhällsutmaning 7. genomföra studier bland organisationernas medarbetare och bland deras användare för att få till stånd ett tydligt medborgar- och medarbetarperspektiv på sektorsövergripande samhällsproblem 8. erbjuda visualiseringsstöd för att göra det lättare att samlas kring en gemensam problembild och senare lösningar och samverkanskoncept 9. erbjuda metodstöd för att skapa prototyper av miljöer, kommunikationskoncept, tjänster, komplexa system, regelverk eller handlingsplaner 10. erbjuda metodstöd och coachning under den period respektive organisation behöver förverkliga beslutade lösningar och koncept 11. erbjuda nätverk för att medarbetare på strategisk nivå ska kunna stödja varandra i arbetet och hitta varandra för gemensamma initiativ

10 12. erbjuda kontaktytor med nationell och internationell spetskompetens på området 13. skapa förutsättningar för vidare analyser som driver på och bidrar till utveckling av utbildningar och hållbar kompetensförsörjning 14. skapa förutsättningar för forskning och kunskapsutveckling som systematiserar erfarenheter och bidrar till långsiktig kunskapsutveckling 4.4 Mål Det övergripande målet är att samhället skapar ett högre värde för medborgaren på prioriterade och sektorsövergripande samhällsområden Delmål För att uppnå ovanstående mål behöver ett antal delmål också uppnås, som att: 1. det finns medarbetare på nationell nivå som har tillräcklig kompetens och tid för att driva och samordna sektorsövergripande processer på nationell nivå 2. det finns fungerande stödmaterial och utbildningar som gör det lätt för samhällsaktörer att själva använda designbaserade processer och metoder 3. invånarnas eget perspektiv och process är utgångspunkten för insatserna 4. invånarnas kraft, förmågor och resurser tas tillvara 5. den nationella och internationella kunskapen är sammanställd på ett greppbart sätt 6. professionens erfarenheter och kunskap adderas till invånarnas erfarenhetsbaserade kunskap 7. de som har ansvar för och möter invånare kan omvandla kunskapen och nya lösningar i en praktisk vardag 8. metoder att följa upp verksamheten på ett sätt som styr mot effektiva sätt att agera finns och tillämpas i vardagen. 5 Följeforskning Många organisationer inom välfärdssystemet har börjat engagera designers och använda designmetodik för att bidra till att förnya och förändra det sätt som organisationen tillsammans med sina klienter och omgivande aktörer samskapar välfärd. Andra organisationer skapar särskilda verksamhetsstrukturer som fungerar som resurser för designdriven innovation, som Experio Lab 8 eller MindLab. Förutom potential för innovation, innebär detta att det skapas erfarenhet som är viktig att systematisera, det sker en kompetensutveckling som både behöver stödjas och följas, det behövs en systematisk utveckling av kunskap om design i välfärden, och det behövs kunskap om hur kompetensförsörjning skall kunna ske. Designforskare är idag särskilt intresserade av mötet mellan design och välfärdens utmaningar. Det innebär ett intresse av såväl aktionsforskning tillsammans med aktörer i välfärden, som följeforskning i satsningar där design är en komponent. I grund och botten handlar det om att utveckla kunskap om designdriven innovation på flera nivåer, från det rent operativa i utvecklingsprojekt och daglig verksamhet, över det taktiska och strategiska i innovation och ledning, till policy och politik. Forskningen bidrar där till långsiktig kompetensförsörjning, och uthållig designförmåga, för dessa olika nivåer. 8 Experio Lab är en intern innovationsenhet i Landstinget i Värmland som använder designmetoder för att förnya vården.

11 Baserat på forskningen hittills, och de utmaningar som flera av välfärdens aktörer arbetar aktivt med är forskningen särskilt intresserade av att delta kring följande övergripande områden med utveckling av kunskap (i form av teknik, metoder, teorier, etcetera). Bidra till kunskap om hur goda tjänsteidéer kan förstärkas, spridas och/eller skalas upp, och kunskap om förmågan att välja att göra det ena eller andra beroende på syften Bidra till kunskap om hur en organisation kan utveckla sin designförmåga och designkapacitet, och sin förmåga att bygga upp dessa över tid och i samverkan med andra verksamheter Bidra till kunskap om hur man kan identifiera och samverka med externa aktörer med bra idéer och lösningar, så att de kan förstärkas, spridas och skalas upp på ett smart sätt Bidra till kunskap om hur design och designers kan bidra till förändrade sätt att arbeta och inrikta verksamheter Bidra till kunskap om hur design kan integreras i innovations- och utvecklingsmodeller och processer, och metoder och sätt att sprida och skala upp sådana modeller/processer Dessa områden öppnar upp för såväl aktionsforskning som följeforskning, och för att samverka med andra kunskapsutvecklings- och läroprocesser.