Mikromarc 2 Fjärrlån. Kursmanual. Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, oktober Version 2.7

Transkript

1 Mikromarc 2 Fjärrlån Kursmanual Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, oktober 2008 Version 2.7

2 Innehåll INLOGGNING I MM2 FJÄRRLÅN... 4 STARTSIDAN... 5 RULLGARDINSMENYN... 5 VÄNSTERMENYN... 5 STATUSLINJEN... 6 KOMMA IGÅNG MED MM2 FJÄRRLÅN... 7 KONFIGURERA MM2 E-POSTTJÄNST... 7 MM2 DATABASADMINISTRATION... 7 Skapa särskild enhet för fjärrlån... 7 Skapa särskild katalog för fjärrlån... 9 MM2 FJÄRRLÅN Ansluta MM2 Fjärrlån mot e-postsystemet Ladda ned bibliotekslista Manuell registrering av kontaktuppgifter till långivande bibliotek Om ni är flera bibliotek i samma databas som använder MM2 Fjärrlån MM2 MEDDELANDECENTER LÅN OCH LÅNEANSÖKNINGAR REDIGERA FJÄRRLÅN Knappraden Fliken Lån Fliken Meddelanden Visa meddelande Nytt meddelande E-post låntagare Flytta meddelande Fliken Interna noteringar Fliken ISBD Fliken Statushistorik BESTÄLLNING I MM2 FJÄRRLÅN LÅNEANSÖKAN Fjärrlånsansökan i MM2 Cirkulation FJÄRRLÅNSBESTÄLLNING ANKOMSTREGISTRERING OCH UTLÅN ÅTERSÄNDNING FÖRNYA FJÄRRLÅN FÖRNYA LÅNET HOS DET ÄGANDE BIBLIOTEKET FÖRNYA LÅNET FÖR LÅNTAGAREN INKORGEN STATISTIK UNDERHÅLL AV BIBLIOTEKSREGISTRET INSTÄLLNINGAR

3 ALLMÄNT E-POST FTP ADMINISTRATION MM2 FJÄRRLÅN OCH NILL-STANDARDEN

4 Inloggning i MM2 Fjärrlån MM2 Fjärrlån startas med hjälp av programikonen. När du startar programmet öppnas fönstret Mikromarc 2 Inloggning. Språk: Genom att klicka på pilknappen till höger om fältet kan du välja mellan fyra olika språk. Som standard används svenska. Databas: Här anger du vilken databas du vill arbeta mot efter inloggning. Normalt sett behöver du inte bry dig om detta fält, eftersom rätt databas i regel är förvald. Användare: Här anger du ditt användarnamn. Alla användare i Mikromarc ska ha ett personligt användarkonto. Kod: I detta fält matar du in din säkerhetskod. Enhet: Om flera enheter är registrerade i databasen är det särskilt viktigt att du loggar in mot rätt enhet. Om du ska logga in mot en annan enhet än den som står i fältet ( Huvudbibliotek i exemplet ovan) klickar du på knappen Ändra Enhet. När alla fält är korrekt ifyllda, klickar du på knappen Inloggning. Observera att om du startar en av Mikromarc-modulerna och därefter startar en till, blir du inte ombedd att identifiera dig med användarnamn och lösenord igen. 4

5 Startsidan När du har loggat in i MM2 Fjärrlån visas denna skärmbild. Härifrån navigerar du dig enkelt mellan modulens olika funktioner. Rullgardinsmenyn I rullgardinsmenyn finns fyra alternativ. Arkiv: Under Arkiv finner du valen Logga in och Avsluta. Modul: Alternativet under Modul ger tillgång till samma funktionalitet som ikonerna i vänstermenyn. Verktyg: Under Verktyg gör du viktiga inställningar i programmet. Hjälp: Här finner du hjälptexter och information om vilken program- och databasversion du använder. Vänstermenyn Lån och låneansökningar: Här ligger alla de lån som någon gång har administrerats i fjärrlånsmodulen. Listan över fjärrlån kan filtreras. 5

6 Inkorg: Om du skickar fjärrlånsförfrågningar via e-post till andra bibliotek, kommer deras svar till denna inkorg. Här finner du också automatgenererade påminnelser om förnyelse av fjärrlån. Statistik: Under denna ikon kan du enkelt ta fram rapporter om beställningar gjorda vid olika enheter. Bibliotek: Här finner du en lista över andra bibliotek i Sverige och i andra länder. Statuslinjen Statuslinjen ligger längst ner i skärmbilden och visar vilken databas som används (i detta exempel bibliotek), vilken enhet som användaren är inloggad mot (Huvudbibliotek), och vilken användare som är inloggad (dba). 6

7 Komma igång med MM2 Fjärrlån Innan du kan börja arbeta i MM2 Fjärrlån behöver du göra följande: Konfigurera MM2 E-posttjänst Inställningar i MM2 Databasadministration Inställningar i MM2 Fjärrlån Inställningar i MM2 Meddelandecenter Konfigurera MM2 E-posttjänst MM2 E-posttjänst för Fjärrlån används endast för kommunikation med de långivande biblioteken - kommunikationen med låntagaren (aviseringar, krav och påminnelser) sker som vanligt med hjälp av MM2 Meddelandecenter. Om du lägger dina fjärrlånsbeställningar i Libris, eller på annat sätt administrerar dem utanför Mikromarc, behöver du därför inte konfigurera e-posttjänsten för MM2 Fjärrlån. Du kan då gå vidare till rubriken MM2 Databasadministration. Om du däremot vill använda e-postfunktionen i MM2 Fjärrlån för kommunikationen med de utlånande biblioteken, måste en tekniker först konfigurera MM2 E-posttjänst. Mer information och instruktioner finner du på Mikromarc wiki ( i artikeln Konfiguration av e-posttjänst. MM2 Databasadministration I modulen MM2 Databasadministration ska två inställningar göras: Skapa särskild enhet för fjärrlån Skapa särskild katalog för fjärrlån Skapa särskild enhet för fjärrlån Fjärrlånsenheten är en virtuell enhet, som endast används för att administrera fjärrlån. För att fjärrlån ska visas korrekt i statistiken måste enheten för fjärrlån ligga på samma nivå som andra biblioteksenheter i hierarkin. Så här gör du för att skapa en enhet för fjärrlån: 1. Öppna MM2 Databasadministration 2. Klicka på ikonen Enheter och avdelningar i vänstermenyn 3. Markera den gula mappen Detta bibliotek och klicka på Ny 7

8 4. Bekräfta att du vill skapa en ny enhet under Detta bibliotek genom att klicka på Yes 5. Fönstret Enhetsegenskaper öppnas. Välj fliken Allmänt. Döp enheten till Fjärrlån eller liknande i fältet för Namn. Se till att alternativet Använd modulen Mikromarc 2 Meddelandecenter är förbockat 6. Välj fliken Avancerad. Se till att alternativet Enheten är reserverad för fjärrlån är förbockat 8

9 7. Klicka på OK för att spara inställningarna. En ny enhet med en ikon föreställande en jordglob ska nu finnas i listan över enheter Det ska bara finnas en fjärrlånsenhet i databasen. I de fall där flera bibliotek delar databas i en samkörningslösning delar de på denna fjärrlånsenhet. Skapa särskild katalog för fjärrlån För varje fjärrlån skapas en tillfällig katalogpost, som sparas i en särskild katalog endast avsedd för fjärrlån. Denna katalog är inte sökbar i Websök, och det fjärrlånade exemplaret syns endast om låntagaren loggar in på Mig & Mitt. Så här skapar du en katalog för fjärrlån: 1. Stäng alla Mikromarcprogram som är öppna 2. Öppna MM2 Databasadministration. Klicka på ikonen Dokumentgrupper i vänstermenyn 3. Markera en tom dokumentgrupp (dock inte någon av de tre första, eftersom dessa som standard visas i Websök) och klicka på Redigera 9

10 4. Fönstret Redigera dokumentgrupp öppnas. Fyll i formuläret enligt följande Namn: Fjärrlån Indexdefinition: MM2SWE Marcformat: SWEMARC21 Klassn.: SAB, NSU Bocka för alternativet Dokumentgruppen är reserverad för fjärrlån 5. Klicka på OK för att spara. En ny katalog särskilt avsedd för fjärrlån har nu skapats MM2 Fjärrlån I MM2 Fjärrlån behöver du göra följande inställningar för att komma igång: 10

11 Ansluta MM2 Fjärrlån mot e-postsystemet Ladda ned bibliotekslista Manuell registrering av kontaktuppgifter till långivande bibliotek Ansluta MM2 Fjärrlån mot e-postsystemet Första gången du startar MM2 Fjärrlån kommer ett felmeddelande visas. Detta felmeddelande talar om att e-postadressen för fjärrlån inte är registrerad, och kommer att visas varje gång du öppnar modulen om detta inte åtgärdas. Så här gör du för att registrera e-postadressen för fjärrlån: 1. Öppna MM2 Fjärrlån 2. Ovan nämnda felmeddelande visas. Klicka på OK 3. Klicka på Verktyg i den övre, horisontella menyn, och välj Inställningar 4. Välj fliken E-post i fönstret som öppnas 5. Klicka på knappen Redigera och ange den e-postadress som är särskilt avsedd för fjärrlån. 11

12 Detta ska vara samma adress som angavs vid e-postkonfigurationen för fjärrlån i MM2 DB Administration. Om du inte har för avsikt att använda e-post i MM2 Fjärrlån, kan du ange en påhittad adress (t.ex. inget@inget.se). Om du lämnar fältet tomt, kommer ett felmeddelande att visas varje gång du startar MM2 Fjärrlån 6. I det andra fältet för Från-adress skriver du in samma adress som du har angett i det övre fältet 7. Klicka på OK för att spara Ladda ned bibliotekslista I MM2 Fjärrlån finns möjligheten att ladda hem en lista med kontaktuppgifter till en stor mängd bibliotek, i Sverige och utomlands. Du måste inte ladda hem denna lista för att kunna använda MM2 Fjärrlån, men den kan vara till nytta. Gör så här: 1. Klicka på Verktyg i den övre, horisontella menyn, och välj alternativet Ladda ner bibliotekslistan 2. Ett nytt fönster öppnas. Klicka på knappen Inställningar 3. Du befinner dig nu under fliken FTP i skärmbilden för Inställningar. Fyll i fälten enligt följande: FTP-server: kari.nb.no Port: 21 Användarnamn: Anonymous Lösenord: lämna detta fält tomt Mapp: MIKROMARC Överföringsläge: ASCII Filnamnsmall för Fjärrlån listfiler: BIBLIOTEK.BAS Bocka för alternativet Passivt FTP-läge 12

13 4. Klicka på knappen Testa förbindelsen. Meddelandet "Förbindelse upprättad" bör nu visas. Klicka på OK 5. Du bör nu ha kommit tillbaka till fönstret Ladda ned bibliotekslistan. Klicka på knappen Ladda ned. Nedladdningen kan ta flera minuter första gången man gör den. Eftersom listan ständigt utökas kan det vara en god idé att då och då uppdatera den (d.v.s. ladda hem den igen) 13

14 6. När nedladdningen är färdig finner du listan över bibliotek genom att klicka på ikonen Bibliotek i vänstermenyn. Listan innehåller kontaktuppgifter till en stor mängd bibliotek i Sverige och i andra länder Manuell registrering av kontaktuppgifter till långivande bibliotek Om du inte hittar ditt långivande bibliotek i bibliotekslistan, eller om du vill skapa en egen lista över de bibliotek som ditt bibliotek oftast fjärrlånar från, måste du registrera biblioteken manuellt. Gör så här: 1. Klicka på ikonen Bibliotek i vänstermenyn 2. Klicka på knappen Ny i den övre, horisontella menyn 3. Fyll i formuläret 14

15 4. Ge gärna bibliotek som du ofta lånar från ett snabbkommando. Du har då möjligheten att filtrera bibliotekslistan så att endast bibliotek med snabbkod visas 5. Klicka på OK för att spara Om ni är flera bibliotek i samma databas som använder MM2 Fjärrlån Om ni är flera bibliotek som delar installation (t.ex. ett huvudbibliotek och en eller flera filialer) och använder Fjärrlånemodulen, så måste en extra inställning göras i MM2 Fjärrlån för att det fjärrlånade materialet ska lämnas ut på rätt enhet. 1. Gå till Verktyg > Inställningar > Allmänt 2. Bocka för rutan framför Inlånat material skall utlämnas vid låntagarens hemenhet 15

16 3. Klicka på OK för att spara MM2 Meddelandecenter För att du ska kunna skicka kravbrev, aviseringar och påminnelser till låntagare även för fjärrlån, måste detta ställas in i Meddelandecenter. Gör så här: 1. Öppna MM2 Meddelandecenter och välj fliken Inställningar 2. Klicka på pilknappen till höger om fältet Namn på rutinen, markera den kravrutin som biblioteket använder och klicka på OK 3. I den nedre delen av skärmbilden visas fyra fält. I det första fältet, under knappen Visa alla kataloger, kontrollerar du att fjärrlånskatalogen finns angiven, antingen genom att texten <Alla> visas, eller genom att fältet innehåller en lista där fjärrlånskatalogen ingår. 16

17 4. Om fältet innehåller en lista där fjärrlånskatalogen saknas, måste du lägga katalogen till listan. Gör så här: Klicka på knappen Visa alla kataloger. En lista över alla kataloger i databasen visas. Utöka urvalet genom att bocka för katalogen för fjärrlån. Klicka sedan på knappen Använd urval Klicka på knappen Spara. På frågan om du vill överskriva den gamla rutinen svarar du Ja. 5. Upprepa proceduren för aviseringar, påminnelser och gruppkrav. När alla rutiner är anpassade kan du börja använda MM2 Fjärrlån 17

18 Lån och låneansökningar Detta är den första skärmbild som möter dig när du har loggat in. Här finner du alla de beställningar som någon gång har registrerats i MM2 Fjärrlån. Eftersom listan fort blir lång och oöverskådlig, kan du filtrera den på olika sätt. Enhet: Genom att expandera rullgardinslisten för enhet (klicka på den blå pilknappen) kan du avgränsa listan över fjärrlån till de beställningar som har gjorts vid en särskild enhet. Om du väljer att filtrera listan på de lån som har gjorts vid enheten Huvudbibliotek, så kommer inte de lån som har gjorts vid andra enheter att visas, oberoende av vilken enhet låntagaren tillhör. År för förfallodatum: Filtrering på år för förfallodatum kan användas för sig självt, eller i kombination med filtrering på enhet. Om du t.ex. väljer att filtrera listan på år 2007 i kombination med filtrering på enheten Huvudbibliotek, så kommer endast de beställningar att visas som registrerades vid enhet Huvudbibliotek och förföll någon gång under Om du väljer att filtrera listan på de lån som saknar förfallodatum, visas alla de beställningar där materialet ännu inte är ankomstregistrerat. Filter: Fältet filter utnyttjas som en sökfunktion. Här kan du skriva in de första bokstäverna i ett efternamn eller i en titel. På detta vis kan du söka mot kolumnerna Låntagare, Titel och Författare. Du kan även söka mot kolumnen fjärrlåns-id. Med ett klick på knappen Töm rensar du filterfältet. I knappraden finns ytterligare fem ikoner: Ny: Ett klick på denna knapp öppnar ett fönster där du registrerar en fjärrlåneansökan Skapa kopia: Med hjälp av denna funktion kan du kopiera fjärrlånebeställningar fram till det att de ankomstregistreras. Funktionen är praktisk om du har flera låntagare som vill fjärrlåna samma titel. 18

19 Beställningen kan då kopieras, och kopian kan sedan knytas till en annan låntagare. Markera den beställning som du önskar kopiera. Klicka sedan på knappen Skapa kopia. Ett dialogruta öppnas, där du med hjälp av pilknapparna anger hur många kopior du vill skapa. Därefter klickar du på OK. Kopian lägger sig längst ner i listan och får statusen Låneansökan. Läs mer om hur du ändrar låntagare för beställningen i avsnittet Redigera fjärrlån längre fram i denna manual. Redigera: Om du markerar ett fjärrlån i listan och klickar på knappen Redigera, öppnas ett fönster där lånets detaljer (titel, författare, låntagare, förfallodatum etc.) visas och kan redigeras. Läs mer om hur du redigerar ett fjärrlån i avsnittet Redigera fjärrlån längre fram i denna manual. Skriv ut: Med hjälp av denna knapp skriver du ut den lista som visas på skärmen under Lån och låneansökningar. Uppdatera: Ett klick på denna knapp uppdaterar listan över Lån och låneansökningar. Nya låneansökningar som t.ex har gjorts från MM2 Cirkulation efter att du startade programmet MM2 Fjärrlån visas då i listan. 19

20 Redigera fjärrlån Sök upp det lån som du är intresserad av i listan och dubbelklicka på det, alternativt markera det och klicka på Redigera i den övre knappraden. I fönstret som öppnas visas lånets detaljer. Överst i bild visas lånets status i fjärrlånemodulen, och dess unika ID-nummer. Knappraden Under statuslinjen finns en knapprad innehållande funktionalitet för att hantera fjärrlånet. Beroende på fjärrlånets status är olika knappar aktiva. I detta exempel är t.ex. materialet redan beställt och ankomstregistrerat, varför de första fyra ikonerna är inaktiva. Beställ: Med ett klick på denna knapp skickar du en fjärrlånsförfrågan till ett annat bibliotek. 20

21 Kvittering: När du har fått bekräftelse från det ägande biblioteket att materialet är på väg, klickar du på knappen Kvittering, som är en minnesfunktion. Ombeställ: Med denna knapp sänder du en påminnelse till utlånaren om det dröjer för länge innan materialet kommer. Ankomstreg: När materialet anländer från det ägande biblioteket, klickar du på denna knapp. Du får då möjlighet att registrera exemplarets streckkod och ange förfallodatum. Därefter måste materialet återlämnas i MM2 Cirkulation. Omlån: Knappen Omlån används för att förnya fjärrlånet. Förlorat: Ett klick på denna knapp skicka ett meddelande till det ägande biblioteket om att materialet har gått förlorat. Avbeställ: Med knappen Avbeställ skickar du inte bara en avbeställning via e-post. Du kasserar även Marc-posten och tar bort reservationer för exemplaret. Du kan använda denna knapp för att städa upp i sådana fall där låntagaren t.ex. inte vill ha boken efter det att den har inkommit. Kopia utlevererad: När den fjärrlånade kopian har levererats till låntagaren klickar du på denna knapp, som bara är tillgänglig om du har markerat alternativet Leverera kopian direkt till låntagaren. Fliken Lån Under fliken Lån visas följande information om fjärrlånet: Låntagare: Fram till det att materialet beställs, kan låntagare ändras. Klicka på Redigera för att ändra låntagarens kontaktuppgifter i låntagarregistret, eller på Sök för att ange en helt annan låntagare för beställningen. Dokumenttitel: I detta fält visas endast det beställda materialets titel. För att se eller redigera övrig information om materialet klickar du på knappen Dokument. Exemplarstreckkod: Exemplarets streckkod behöver inte anges förrän materialet ankomstregistreras. Bokens egen streckkod kan med fördel användas. Ex.status: När en fjärrlånsansökan skapas, upprättas ett exemplar tillhörande fjärrlånsenheten automatiskt i fjärrlånskatalogen. Exemplaret får statusen På reservationshylla, och visas tillsammans med låntagarens övriga reservationer i Websök. Vartefter exemplaret ankomstregistreras och lånas ut, ändras exemplarets status till Utlånat. För att se eller redigera exemplaret, tryck på knappen Exemplar. Bibliotek: Här visas namnet på det utlånande biblioteket. Denna uppgift kan ändras fram till det att materialet ankomstregistreras. Klicka på Sök för att söka upp det utlånande biblioteket i bibliotekslistan. Om det inte finns med måste du lägga till det manuellt (se avsnittet Manuell registrering av kontaktuppgifter till långivande bibliotek i denna manual). Klicka på knappen Visa för att se bibliotekets kontaktuppgifter. 21

22 Lånande enhet: Som standard anges det bibliotek som du har loggat in mot, men det går att ändra genom att klicka på knappen Sök. Lånetyp: Här anger du om det är ett vanligt lån eller om du vill beställa en kopia på materialet. Standardvärdet här är Vanligt lån, d.v.s. ett fjärrlån av material som ska skickas tillbaka till långivaren efter bruk. Andra alternativ är Kopia via fax, Elektronisk kopia, Papperskopia och Kopia Obestämd typ. Alla dessa är en kopia av originalet, men har varierande format. Kopielån behöver inte skickas tillbaka efter bruk. Om du väljer kopielån kan du, beroende på i vilket format du önskar få kopian, ange e-postadress eller faxnummer. För en elektronisk kopia kan du dessutom ange i vilket filformat du vill ha kopian: PDF (portabelt dokumentformat), PS (Postscript) eller URL (länk). Ikonen på fliken Lån ändrar utseende beroende av vilken typ av lån som önskas. Utlämningsenhet: Som standard anges den enhet där fjärrlånebeställningen registreras. Om ni är flera bibliotek som delar databas, bör ni ställa in att utlämningsenheten alltid ska vara låntagarens hemenhet. Detta gör du under Verktyg > Inställningar > Allmänt. Vår referens: I detta fält visas användarnamnet på den person som upprättade låneansökan. Ägarens referens: Här kan du själv fylla i namnet på den person vid det ägande biblioteket som du har varit i kontakt med angående fjärrlånet. Förfallodag: Denna uppgift avser förfallodatum hos det utlånande biblioteket. Detta anges vid ankomstregistrering. Låntagarens förfallodag: Det datum då lånet förfaller för låntagaren kan med fördel vara ett par dagar kortare än förfallodatumet hos det ägande biblioteket, så att det finns tid att returnera det fjärrlånade materialet. Låntagarens förfallodatum anges vid ankomstregistrering. 22

23 Fliken Meddelanden Under denna flik loggas all in- och utgående e-post som kan relaterar till fjärrlånet. Här kan du också lägga in kommentarer och dokument. Visa meddelande Alla e-postmeddelanden kan granskas efter att de har sänts. För att visa ett e-postmeddelandes innehåll, markera meddelandet i listan och klicka på knappen Visa. Nytt meddelande Med hjälp av knappen Ny kan du lägga en kommentar (Notering) till fjärrlånet, eller knyta ett dokument (Från fil) till fjärrlånet. Dokument som knyts till beställningen får inte vara större än 32kB. Med hjälp av knappen Ny kan du också skicka ett e-postmeddelande till det ägande biblioteket. 23

24 E-post låntagare Med hjälp av knappen E-post låntagare kan du sända ett meddelande till låntagaren via e-post. Om knappen är inaktiv, beror det på att låntagaren inte har någon angiven e-postadress, eller att han/hon inte har lämnat sitt medgivande till att ta emot meddelanden via e-post. Flytta meddelande Om ett e-postmeddelande av misstag skulle knytas till fel beställning, kan du enkelt korrigera felet med hjälp av knappen Flytta. 24

25 I detta exempel har t.ex. det översta e-postmeddelandet under fliken Meddelanden hamnat fel. Detta ser du på att fjärrlånsnumret i titelraden inte överensstämmer med det fjärrlåns-id som visas överst i skärmbildens högra hörn. Så här gör du för att flytta e-postmeddelandet till rätt fjärrlånsbeställning: Markera det meddelande som ska flyttas, och klicka på knappen Flytta. Ett nytt fönster öppnas då, där du söker upp den fjärrlånebeställning som meddelandet ska flyttas till. Markera fjärrlånet i listan och klicka på knappen OK. Fliken Interna noteringar Om du gjorde någon notering i fältet Interna noteringar när du registrerade fjärrlånsbeställningen, sparas informationen under fliken Interna noteringar. 25

26 Fliken ISBD Fliken ISBD visar det fjärrlånade materialet i ISBD-format, med hjälp av den information som du tidigare har angett. Fliken Statushistorik Fliken Statushistorik innehåller en logg över allt vad som har skett med fjärrlånet. Varje gång du ändrar lånets status, loggas det här. Aktiviteterna ordnas i listan med den senaste aktiviteten överst. 26

27 27

28 Beställning i MM2 Fjärrlån Denna instruktion beskriver hur du utför de olika stegen i fjärrlånsprocessen: Låneansökan Fjärrlånsbeställning Ankomstregistrering och utlån Återsändning Låneansökan Så här går du tillväga för att skapa en låneansökan. Öppna MM2 Fjärrlån och klicka på knappen Ny. Fönstret Ny fjärrlånsbeställning öppnas. Ange låntagare genom att läsa in låntagarens streckkod, eller klicka på knappen Sök för att komma till låntagarregistret. Vilken låntagare som är knuten till beställningen kan ändras fram till det att materialet har beställts. 28

29 Skriv in titel direkt i fältet Dokumenttitel eller klicka på knappen Redigera för att öppna en Marcredigerare där du kan katalogisera posten. Om du bara anger en titel kan beställningen kompletteras med fler uppgifter i ett senare skede, fram till det att materialet beställs. Du kan även kopiera in poster med hjälp av Clip2MM.NET. Sök då upp titeln i Clip2MM.NET och kopiera den som vanligt. Gå sedan tillbaka till Fjärrlånsmodulen och klicka på knappen Redigera. Fönstret Dokumentdetaljer öppnas. Klicka på knappen Klistra in. Klicka på OK för att spara. När både en låntagare och ett dokument har knutits till låneansökan, klickar du på OK. 29

30 När du gör detta sparas katalogposten i den egna katalogen för fjärrlån. Ett exemplar knutet till fjärrlånsenheten upprättas automatiskt och reserveras för låntagaren. Låneansökan öppnas direkt därefter i ett fönster där du kan se och redigera ansökans detaljer. Här kan du antingen välja att direkt gå vidare med beställningen (se rubriken Fjärrlånsbeställning), eller att administrera ansökan vid ett senare tillfälle. Om du vill vänta till senare klickar du på OK. Uppgifterna sparas då under Lån och låneansökningar, med statusen Låneansökan. 30

31 Fjärrlånsansökan i MM2 Cirkulation Fjärrlånsansökningar kan även göras i Cirkulationsmodulen. Det går till enligt följande: Öppna MM2 Cirkulation. Klicka på ikonen Expedition i vänstermenyn, och därefter på ikonen Fjärrlånsbeställning. Fönstret Ny fjärrlånsbeställning öppnas. Ange låntagare och titel som beskrivs under rubriken Låneansökan och klicka på OK. 31

32 Beställningen finner du därefter i MM2 Fjärrlån (där beställningen administreras) med statusen Låneansökan. Fjärrlånsbeställning När en låneansökan har upprättats kan du beställa materialet. Sök upp den ansökan som ska administreras under Lån och låneansökningar, markera den och klicka på knappen Redigera. 32

33 Fönstret Fjärrlån öppnas, där ansökans detaljer visas. Överst i skärmbilden under fliken Lån visas fjärrlånets status och ID-nummer. För varje fjärrlån som skapas genereras ett automatiskt ID-nummer, som skiljer beställningarna åt i databasen. Innan du kan gå vidare med beställningen måste du ange följande: Bibliotek: Här visas namnet på det utlånande biblioteket. Denna uppgift kan ändras fram till det att materialet ankomstregistreras. Klicka på Sök för att söka upp det utlånande biblioteket i bibliotekslistan. Om det inte finns med måste du lägga till det manuellt (se avsnittet Manuell registrering av kontaktuppgifter till långivande bibliotek i denna manual). Klicka på knappen Visa för att se bibliotekets kontaktuppgifter. Lånande enhet: Som standard anges det bibliotek som du har loggat in mot, men det går att ändra genom att klicka på knappen Sök Lånetyp: Här anger du om det är ett vanligt lån eller om du vill beställa en kopia på materialet. Om du väljer kopielån kan du ange e-postadress och faxnummer efter behov i fälten under När denna information har fyllts i formuläret, klickar du på knappen Beställ i den övre knappraden. 33

34 Ett fönster öppnas där du får frågan om du vill skicka en beställning via e-post. Om du redan har haft kontakt med det utlånande biblioteket om lånet, kan du välja att inte skicka något e- postmeddelande, och klicka på Nej. Annars klickar du på Ja. Klicka på OK för att stänga fönstret Fjärrlån. Beställningen visas nu i Lån och Låneansökningar med statusen Beställt. 34

35 Om du inte använder e-postfunktionen i MM2 Fjärrlån, kan du gå vidare till rubriken Ankomstregistrering och utlån i denna manual. Om du använder e-postfunktionen i MM2 Fjärrlån, så kommer det utlånande bibliotekets bekräftelse på e-postmeddelandet att komma till inkorgen i MM2 Fjärrlån. Klicka på ikonen Inkorg i vänstermenyn. Öppna e-postmeddelandet genom att dubbelklicka på det. Läs och klicka OK. 35

36 Fjärrlånets detaljbild öppnas. Klicka på ikonen Kvittering i den övre knappraden. Detta är en minnesfunktion som hjälper dig att hålla reda på att låneförfrågan har accepterats, och att det fjärrlånade materialet är på väg. Under Lån och låneansökningar får nu lånet status Kvittering mottagen. 36

37 Ankomstregistrering och utlån När boken har anlänt från det utlånande biblioteket gör du följande. Öppna MM2 Fjärrlån och se till att du befinner dig under Lån och låneansökningar. Sök upp fjärrlånsbeställningen. Markera den och klicka på knappen Redigera. Fjärrlånets detaljbild visas. Klicka på knappen Ankomstreg. i den övre knappraden. Ett nytt fönster med en kalender öppnas, med ett förslag om när lånet förfaller för låntagaren. Systemet föreslår alltid den lånetid som är angiven i aktuellt lånevillkor. Om du har ställt in att du inte vill hämta återlämningsdatum från lånevillkoret (Verktyg > Inställningar > Allmänt), så kan du fritt ange ett annat återlämningsdatum än det föreslagna. Om du däremot har angett att återlämningsdatum ska hämtas från lånevillkoret, så kan du bara korta den föreslagna lånetiden du kan inte sätta ett förfallodatum som ligger längre fram i tiden än det datum som lånevillkoret föreslår. När du har angett lånets förfallodatum för låntagaren, kan du sedan ange lånets förfallodag hos det ägande biblioteket. Därefter läser du in exemplarets streckkod och klickar på OK. 37

38 Ankomstreg. då lånets förfallodatum för låntagaren hämtas från lånevillkoret. Ankomstreg. då lånets förfallodatum för låntagaren EJ hämtas från lånevillkoret. En informationsruta öppnas, som uppmanar dig att återlämna exemplaret i MM2 Cirkulation. Detta måste göras för att boken ska få statusen Ankommen reserverad, och för att en avisering ska kunna skickas från MM2 Meddelandecenter. Klicka på OK. Öppna MM2 Cirkulation. Återlämna exemplaret. En avisering kan nu skickas till låntagaren från MM2 Meddelandecenter. Utlån och återlämning sker som vanligt i MM2 Cirkulation. 38

39 Återsändning När exemplaret återlämnas i MM2 Cirkulation talar programmet om att lånet är ett fjärrlån, och visar information om vart lånet ska returneras. Därefter måste lånet avslutas i fjärrlånsmodulen. Öppna MM2 Fjärrlån. Klicka på ikonen Lån och låneansökningar i vänstermenyn. Sök upp fjärrlånet i listan, markera det och klicka på knappen Redigera. Fönstret Fjärrlån med detaljer om lånet öppnas. Klicka på knappen Återsänd, därefter på OK. Lånet är nu avslutat och exemplaret kan returneras till det utlånande biblioteket. Marc-posten och exemplaret kasseras automatiskt. 39

40 Förnya fjärrlån När fjärrlånet har förfallit hos det ägande biblioteket, visas återlämningsdatumet i rött. Förnyelse av lånet sker i två steg: Lånet förnyas hos det ägande biblioteket Lånet förnyas för den aktuella låntagaren Förnya lånet hos det ägande biblioteket Öppna fjärrlånsmodulen och sök upp fjärrlånet som ska förnyas. Överst i skärmbilden klickar du på knappen Omlån. Ett nytt fönster öppnas där systemet föreslår ett nytt förfallodatum i enlighet med inställningarna i aktuellt lånevillkor. Om du vill kan du öka eller minska den föreslagna lånetiden med hjälp av pilknapparna i fältet till höger. Du kan också öppna en almanacka med hjälp av knappen Sök, för att i denna ange vilken dag som omlånet ska förfalla. 40

41 När har ställt in lånets nya förfallodatum, klickar du på knappen Ja för att kunna sända en begäran om omlån till det långivande biblioteket via e-post. Om du och det långivande biblioteket redan har kommit överens om det nya förfallodatumet, klickar du på knappen Nej för att gå vidare. Klicka sedan på knappen OK för att komma tillbaka till skärmbilden Lån och låneansökningar. När du har fått svar från det långivande biblioteket om att det går bra att förlänga lånet, måste du också förnya lånet för låntagaren. Detta gör du i cirkulationsmodulen. Förnya lånet för låntagaren Öppna MM2 Cirkulation. Sök upp låntagaren i låntagarregistret och ta upp listan över dennes aktiva lån. Markera titeln som ska lånas om i listan och klicka på knappen Förnya. 41

42 Fönstret Omlån öppnas. En varning om att lånet är ett fjärrlån visas, tillsammans med information om när lånet förfaller hos det ägande biblioteket. Med hänsyn till denna information kan du manuellt justera låntagarens förfallodatum med ett par dagars marginal för att återsända boken till det långivande biblioteket. Förfallodatumet justerar du enkelt genom att klicka på knappen Sök och markera ett lämpligt datum i kalendern som öppnas, eller genom att klicka på pilknapparna i skärmbildens mitt. När du är nöjd med dina inställningar klickar du på knappen Förnya nu. 42

43 Inkorgen När du klickar på ikonen Inkorg i vänstermenyn, visas en lista över mottagna e-postmeddelanden som ännu inte har hanterats eller kopplats till något konkret fjärrlån. Med hjälp av knapparna Ny och Ta bort kan du radera irrelevant e-post eller skapa ett nytt, allmänt e-postmeddelande som inte är en uppföljning av ett befintligt fjärrlån. (Kommunikation kring ett befintligt fjärrlån bör ske från respektive lån i modulen Lån och låneansökningar). När du skickar ett e-postmeddelande blir det liggande i mappen Utkorg i några minuter innan eposttjänsten skickar iväg det. När meddelandet har skickats flyttas det omedelbart över till mappen Sänt. Du kan växla mellan att visa inkorgen, utkorgen och mappen Sänt genom att klicka på knappen Visa och välja ett alternativ, eller klicka på själva rubriken Inkorgen. 43

44 Statistik Under ikonen Statistik i vänstermenyn har du möjlighet att skapa och skriva en rapport över antalet sända beställningar per enhet. För att använda denna funktion gör du enligt följande: Klicka på ikonen Filter i den övre, horisontella menyn. Fönstret Statistikfilter öppnas. Ange vilken eller vilka enheter som statistiken ska omfatta, ange tidsintervall och ange om du vill visa utländska fjärrlån. Klicka på OK. Klicka på knappen Kör i den övre horisontella menyn. 44

45 Rapporten visas i ett nytt fönster, där du förhandsgranskar den innan du skriver ut. Om du vill få fram annan statistik för fjärrlån, använder du statistikfunktionen i MM2 Cirkulation. Öppna MM2 Cirkulation och klicka på ikonen Statistik i vänstermenyn. 45

46 Ett nytt fönster öppnas. Klicka på Välj statistiktyp i vänstermenyn. Välj t.ex. statistiken Utlån fördelade på filial/avdelning genom att markera den i listan och klicka på OK. 46

47 Välj fliken Urval. Se till att den enda katalog som är vald är Fjärrlånskatalogen. Anpassa eventuellt körningen ytterligare, t.ex genom att välja en eller flera enheter. Gå noggrant igenom inställningarna för bl.a. materialtyp, låntagargrupp, språk och datum för att försäkra dig om att du får fram den information som du vill ha. När du är nöjd med urvalet klickar du på knappen Beräkna i vänstermenyn. När programmet har arbetat klart visas resultatet under fliken Tabell. 47

48 För att få fram statistik över utlån till andra bibliotek, kan du köra statistiken Utlån fördelade på låntagargrupper. Detta förutsätter dock att de bibliotek som du lånar ut till är registrerade i en egen låntagargrupp. 48

49 Underhåll av biblioteksregistret Innan du började använda MM2 Fjärrlån, laddades biblioteksregistret från Nasjonalbiblioteket ner. (Läs mer om detta i avsnittet Komma igång med MM2 Fjärrlån.) Registret uppdateras dock kontinuerligt, och därför är det viktigt att ladda ned informationen med jämna mellanrum. Om du vill ladda ned uppdaterad information går du till menyn Verktyg och väljer Ladda ned bibliotekslistan. Den skärmbild som då visas är densamma som du fick upp när du valde bibliotek första gången. Klicka bara på knappen Ladda ned, så sköter sig resten av sig självt. Om du klickar på ikonen Bibliotek i vänstermenyn visas listan över de bibliotek som har laddats ned från Nasjonalbiblioteket. Du kan lägga in egna bibliotek genom att klicka på knappen Ny. Det finns också en filterfunktion med vilken du kan filtrera listan efter biblioteksnamn, avdelningsnamn, land, bibliotekskod och snabbkod. Dubbelklicka på ett av biblioteken i listan. Följande detaljbild visas: De flesta fälten är skrivskyddade, eftersom den här informationen förutsätter centralt underhåll på Nasjonalbiblioteket och regelbunden uppdatering lokalt via uppdateringsfunktionen. De uppgifter som du kan redigera lokalt är bara lånetiden, den snabbkod som du använder för att snabbt hitta biblioteket, och anteckningsfältet. Om du lägger in uppgifter om ett bibliotek manuellt (se instruktion i avsnittet Komma igång med MM2 Fjärrlån, under rubriken Manuell registrering av kontaktuppgifter till långivande bibliotek i denna manual), är dessa givetvis redigerbara. Det är bara Nasjonalbibliotekets lista som är 49

50 skrivskyddad. Eftersom listan innehåller ett par tusen bibliotek kan du spara tid genom att lägga in en snabbkod som du använder i det dagliga arbetet. Vi rekommenderar att du använder en kombination av bokstäver och siffror som snabbkod (A1, A2, A3 osv.), så att du kan göra sökningarna mer effektiva. Det förhindrar sammanblandning med biblioteksnummer och namn. När du har lagt in snabbkoder för de bibliotek som du använder kan du markera alternativet Visa endast bibliotek med snabbkod överst i listan. Listan visar då enbart de bibliotek som du har användning av i praktiken. 50

51 Inställningar Om du går till menyalternativet Verktyg > Inställningar visas en dialogruta där du kan ange inställningar för programmet. Allmänt Under fliken Allmänt görs generella inställningar för fjärrlånsmodulen. Överst ställer du in minnesfunktionen som gul- och rödmarkerar försenade lån för att du enkelt ska hålla reda på vilka beställningar som ska ombeställas, krävas eller returneras till det ägande biblioteket. Gul markering används som en första varning om att lånet är försenat, medan röd markering anger att lånet är mycket försenat. Du anger själv efter hur många dagar minnesmarkeringarna ska visas. Ytterligare två inställningar finns under denna flik. Den ena, Inlånat material skall utlevereras vid låntagarens hemenhet, är särskilt relevant för de bibliotek som delar databas. Om detta val inte bockas för, kommer utlämningsenheten att bli den enhet där fjärrlånet registreras, oavsett vilken enhet låntagaren tillhör. Valet Hämta låntagarens förfallodag från utlånsvillkoren (för fjärrlånat material) styr dina möjligheter att anpassa lånets förfallodatum för låntagaren vid ankomstregistrering. Systemet föreslår alltid den lånetid som är angiven i aktuellt lånevillkor. Om du inte bockar för rutan Hämta låntagarens förfallodag kan du fritt ange ett annat återlämningsdatum än det som föreslås när materialet ankomstregistreras. Om du däremot har angett att återlämningsdatum ska hämtas från lånevillkoret, så kan du bara korta den föreslagna lånetiden du kan inte sätta ett förfallodatum som ligger längre fram i tiden än det datum som lånevillkoret föreslår. 51

52 E-post E-postfälten i den övre delen av fliken har beskrivits i avsnittet Komma igång med MM2 Fjärrlån, under rubriken Ansluta MM2 Fjärrlån mot e-postsystemet. Längst ned på fliken E-post hittar du de fördefinierade mallarna för e-postmeddelanden. E- postmallarna är en blandning av ren text och speciella #-taggar (#CURSOR, #LIBNAME osv.). Taggarna byts ut mot relevant information i databasen när programmet skapar ett e-postmeddelande, så att bibliotekets namn hamnar på rätt ställe o.s.v. En förklarande översikt över taggarna hittar du under fliken Hjälp. Om du vill ändra på hur e-postmeddelandena ser ut kan du redigera mallarna och lägga in den text du vill ha. Mallen Standard används för allmänna e-postmeddelanden (e-postmeddelanden som skapas när du klickar på knappen Ny i modulen Inkorgen eller manuellt skapar ett nytt e- postmeddelande till en långivare för ett fjärrlån). Alternativen Förfrågan, Krav, Omlån, Förlorad och Avbeställning används alla när du ändrar status för ett fjärrlån och skapar ett e-postmeddelande i samband med detta. FTP Denna flik styr enbart uppkopplingen mot Nasjonalbiblioteket för nedladdning av uppdateringar av Base Bibliotek. (Läs mer om hur inställningarna ska se ut i avsnittet Komma igång med MM2 Fjärrlån under rubriken Ladda ned bibliotekslista.) 52

53 Knappen Testa förbindelsen används för att kontrollera att din dator, med hjälp av de aktuella inställningarna, hittar Nasjonalbibliotekets server. Loggfältet nederst på fliken visar tydligt kommunikationen mellan MM2 Fjärrlån och Nasjonalbiblioteket under det senaste nedladdningsförsöket. Om du skulle få problem med att ladda ned bibliotekslistan kan det vara värt att ta en titt på den här informationen, och se om den innehåller några felmeddelanden. Administration Under denna flik finns möjligheten att nollställa alla inställningar för den enhet användaren är inloggad mot. Funktionaliteten under denna flik är endast tillgänglig för användare med behörigheten Database administrator. 53

54 MM2 Fjärrlån och NILL-standarden MM2 Fjärrlån har utvecklats utifrån en standard för utbyte av fjärrlånedata. Standarden har utvecklats tillsammans med leverantörerna av bibliotekssystem i Norge. Målet med standarden NILL (Norwegian Inter Library Loan) är att förenkla/automatisera hanteringen av fjärrlån mellan biblioteken. NILL omfattar i sin första version meddelanden för beställning av vanliga lån och kopiematerial samt kvitteringar av mottagna beställningar, annullerade beställningar och översänt material. Mer information om NILL-standarden finns på webbadressen I takt med att NILL-standarden utvecklas/förändras kommer naturligtvis Bibliotekens IT-center att uppdatera sin programvara. I MM2 Fjärrlån skickas NILL-beställningar via e-post till det långivande biblioteket utifrån den information som finns i Base Bibliotek. Om det långivande biblioteket inte kan ta emot NILLbeställningar skickas e-postmeddelandet på vanligt sätt. NILL-meddelandena är XML-kodade, men i fjärrlånemodulen omformas dessa till läsbar text, så att bibliotekarierna kan läsa dem. Du kan lägga till en kommentar till den NILL-beställning som skickas. Vid mottagning av NILL-kvitteringar kopplas dessa automatiskt till det fjärrlån som beställningen avser. Detta gäller dock enbart om NILLbeställningen skickas från Mikromarc 2 Fjärrlån. Det går även att ta emot NILL-kvitteringar som t.ex. har initierats från det långivande bibliotekets webbsökningssidor. Dessa NILL-kvitteringar måste du då manuellt koppla till ett befintligt fjärrlån, eller så måste du upprätta ett nytt. Informationen i kvitteringarna uppdaterar informationen i fjärrlånemodulen. Detta gäller bl.a. bibliografiska upplysningar, förfallodatum, exemplarstatus och status för själva fjärrlånet. Om du tar emot en annulleringskvittering avbryts fjärrlånet, om du tar emot en mottagningskvittering uppdateras statusen till Kvittering mottagen, och tar du emot en "skickat-kvittering för en kopiebeställning som ska direkt till låntagaren, ändras statusen till Kopia levererat. De bibliotek som kan ta emot NILL-beställningar är markerade med ett N i bibliotekslistan. I dagsläget används standarden inte av svenska bibliotek. 54