Grupproller. - min syn på roller i gruppen. Av: David Lihv Lärare: Rolf Lövgren. Kurs: KPP306 IDT, Mälardalens Högskola. Skriven:

Transkript

1 Grupproller - min syn på roller i gruppen Av: David Lihv Lärare: Rolf Lövgren Kurs: KPP306 IDT, Mälardalens Högskola Skriven:

2 Inledning I kursen kpp306 skall jag skriva en essä angående min syn på en viktig del inom produktutveckling. Jag har valt att skriva om de olika rollerna i en projektgrupp. Har efter egen erfarenhet märkt av att det behövs alla typer av gruppmedlemmar för att få ihop en stark projektgrupp som skall slutföra projektet som det är tänkt. Har man flera personer av samma typ av roll kan det bli problem inom gruppen då de båda kommer att försöka göra samma sak. Denna essä kommer att beröra detta område och kommer att gå in på två olika filosofier om grupproller som heter Belbin och MTR-i. Grupproller Det finns, som sagt, två större filosofier angående grupproller vilka kommer att behandlas i denna essä. Kommer att diskutera mina åsikter om rollerna och filosofin samtidigt som de presenteras med beskrivningar. För att skapa en projektgrupp krävs det noggrann tanke bakom valet av de olika medlemmarna. Då alla personer är olika så måste dessa komplimentera varandra i arbetet för att kunna åstadkomma det bästa resultatet i slutändan. Skulle vi skapa en grupp där alla har samma roll skulle gruppen få stora problem att slutföra projektet då de ofta inte kommer att komma överens i frågor eller kunna slutföra alla delar i projektet med ett tillfredställande resultat. Med roller i grupp menas de egenskaper individen har som tillför gruppen en unik tillgång. Som ett exempel, i en grupp blir alltid en individ tilldelad en ledarskapsroll, denna individ som tar på sig uppgiften har oftast en egenskap som lämpar sig för uppgiften. Tack vare denna egenskap får individen en roll i gruppen. När man väljer gruppen genom att använda sig utav tester för vilken roll man har måste man hela tiden ha i åtanke att personerna skall fungera tillsammans på andra plan. Bara för att gruppen består av en bra uppsättning med olika kompetenser säger inte det sig att de kommer att fungera tillsammans som grupp. Så även om essän ger bra tips och beskriver tanken med grupproller ska man inte stirra sig blind på dem utan använda sig utav sunt förnuft vid val av projektgrupp. Det är även viktigt att ha i tanken att dessa tester inte är 100 procentiga. Det finns en stor diskussion angående om intresse tar över kunskap. Med det menar jag att även om egenskapen hos en person säger en roll kan intresset för ett annat område vara minst lika lämpligt. Ett exempel kan framförallt vara ledarskapsrollen. Man kan under tester få fram att man är en roll som inte alls lämpar sig för ledare, däremot är man så pass social, drivande och motiverande att man passar likväl till ledare. Det är viktigt att där bedöma i gruppen eller som gruppsammansättare vem man skall använda som projektledare. Stirra dig inte blind på din roll som ett test ger utan bygg dig även en bild av dig själv eller dina gruppkompisar vad de har för ytterligare egenskaper och intressen. 1 (13)

3 Tyvärr kan det inte alltid väljas fritt in vilka man vill ha i sin projektgrupp. I många fall blir gruppen skapad av andra faktorer som till exempel det bara finns de personer lediga. Då kan det vara svårt att tillämpa filosofierna om roller på individerna men det är fortfarande en viktig del utav grupparbetet se jag det som. Kan vara väldigt bra att veta vilken roll man är och vilka egenskaper detta tillför för. Det kan hjälpa resten av gruppen att arbeta med varandra och samarbeta. Även vid bestämmande av uppgifter kan det förenkla om man vet vilka i gruppen som är duktiga på vilka områden. Till exempel skulle det finnas en roll som innebär starkt ledarskap i gruppen är denne lämpad att bli just ledare. Vidare i texten kommer vi att anta att det går välja in vem man vill till projektgruppen. Det finns två större filosofier som oftast brukas i bestämmelse utav vilken roll individen har i en grupp. De båda är Belbin och MTR-i. Den senaste en nyare forskning som har fått ett genomslag inom området i början av 2000-talet. Belbin bygger på forskning gjord av en brittisk forskare vid namn Meredith Belbin. Han släppte 1981 boken Management Teams där han presenterade 8 roller vilka individers egenskaper kan kategoriserar inom. I en senare publicerad bok utav dr Belbin vid namn Teamroller i praktiken tillkom en nionde roll. MTR-i bygger på ett MBTI test där man kategoriseras sedan inom en av de 8 rollerna. MBTI är ett väl använt personlighetstest som främst är till för att bestämma karaktären på individen. Den används väldigt ofta inom personalrekrytering för att se om individen är önskvärd inom behovet för företaget. Den bygger på den schweiziska psykiatrikern Carl Gustav Jungs teorier där han har använt sig utav 4 dimensioner där varje individ har en lutning åt något håll i de fyra olika och på så vis skapar en personlighet som kategoriserar i 16 olika variationer. Därefter tar MTR-i vid och har en bestämmelse för vilken roll individen har i en grupp efter den variation MBTI ger efter testet. MTR-i är framtagen av Steven Myers på tidigt 2000-tal och växer stort inom området. Främst då den har ett mer avancerat test för att bestämma vilken roll du har då den bygger på års framtagning utav MBTI. 2 (13)

4 Belbin Kommer att beskriva Belbins nio roller kortfattat i en tabell där rollens styrkor och svagheter är presenterade. De nio rollerna kategoriseras enligt Belbin inom 3 huvudgrupper, vilka vi ser lodrät till vänster i tabellen, efter vad de ha gemensamt. Grupproll Styrkor Svagheter Action oriented roles Shaper Implementer Completer Finnisher Drivande, energisk, utmanande, överkommer ofta hinder. Disciplinerad, pålitlig, effektiv, gör sitt i tid. Noggrann, har ett öga för detaljer, söker ofta felen i lösningen, alltid i tid. Skapar konflikter, svårt att motta kritik Inte snabb när saker förändras, inte flexibel. Delegerar inget, ensamvarg. People oriented roles Co-ordinator Teamworker Resource investigator Mogen, vet vad den gör, tror på sig själv, frammanna gruppen i rätt riktning, berömmer och uppmuntrar. Bra i grupp, samarbetar, lugn, diplomatisk, lyssnar på andra. Utåtgående, kommunicerar bra, stora kontaktnät, entusiastisk. Tycks vara manipulativ. Obeslutsam i svåra frågor, vill inte göra andra arga. Överoptimistisk efter första entusiasmen har lagt sig. Plant Kreativ, innovatör, problemlösare. Ensamvarg. Cerebral roles Monitor Evaluator Specialist Noggrann, analyserar, strategisk. Specialist inom sitt område, beslutsam och dedikerad. Inspirerar ingen. Bidrar bara inom sitt område, pratar fackspråk. 3 (13)

5 I Chefs pocketguide "Hitta din personliga ledarstil" från Chef nr skrivs det ner fraser som är vanliga att rollerna tar till sig under diskussioner. Dessa kan ge en inblick över din egen erfarenhet av personer vilken roll den personen är enligt Belbin. Man kan snabbt känna igen sig själv i dessa fraser. Nackdelen blir nog att man känner igen sig i flera roller så gå inte efter dessa fraser om du skall bestämma din roll utan använd dig utav de tester som finns. Plant»Där det finns ett problem finns det en lösning.stör inte, geni i arbete.«monitor Evaluator»Jag vill tänka över det här till i morgon, sedan får du ett klart besked.har vi uttömt alla möjligheter?«team Worker»Lite ödmjukhet har aldrig skadat någon.är det okej för dig så är det okej för mig.«shaper»gör det bara.jag kanske är oförskämd, men jag är i alla fall rak.«specialist»ren professionalism är sin egen belöning.ju mer du vet, desto mer finns det att upptäcka.«co-ordinator»låt oss inte tappa huvudmålet ur sikte.har någon annan något att tillägga i denna fråga?«resource Investigator»Vi kan göra en förmögenhet på detta.idéer ska stjälas med stolthet.«implementer»om det är genomförbart kommer vi att göra det.hårt arbete har aldrig tagit livet av någon.«completer Finnisher»Det finstilta är alltid värt att läsa.har ni kontrollerat det?«kan du känna igen dig i någon utav fraserna? Man kan finna flera exempel på fraser för de olika rollerna däremot kan dessa vara en liten tankeställare om hur de kan te sig i sin omgivning. 4 (13)

6 MTR-i MTR-i bygger som sagt på personlighetstestet MTBI som vidare bygger på Jungs teorier. Efter testet har utförts på individen fås en kombination av fyra bokstäver vilken personlighet man har. Denna kombination skapas genom att man lutar åt någon sida inom de fyra olika dimensioner. Extraversion (E) / Introversion (I) Sensation (S) / Intuition (N) Thinking (T)/ Feeling (F) Judging (J) / Percieving (P) Illustration av personlighetstestet MBTI. Som exempel, skulle du vara en Mentor har du kombinationen ENFJ vilket innebär att du som individ lutar åt extraversion, intuition, feeling och judging i de olika dimensionerna. Illustrationer av de olika rollerna enligt MTR-i ifrån teamtechnology.co.uk. Det arbete Myers har kommit fram till är kopplingar mellan personligheter genom Jungs teorier och en roll i gruppen. Ovan ser ni en illustration på de olika rollerna och bredvid den en illustrerande bild på vilken dimensionskombination som täcker de olika. 5 (13)

7 För att förtydliga de hela ännu mer följer här en tabell över vad bilden illustrerar. Grupproll Närmsta typ Efterkommande typ Coach ESFJ, ENFJ ISFJ, INFJ ESFP, ENFP Crusader ISFP, INFP ESFP, ENFP ISFJ, INFJ Explorer ENFP, ENTP INFP, INTP ENFJ, ENTJ Innovator INFJ, INTJ ENFJ, ENTJ INFP, INTP Sculptor ESTP, ESFP ISFP, ISTP ESFJ, ESTJ Curator ISFJ, ISTJ ESFJ, ESTJ ISFP, ISTP Conductor ESTJ, ENTJ ISTJ, INTJ ESTP, ENTP Scientist ISTP, INTP ESTP, ENTP ISTJ, INTJ Som ni ser finns det flertal kombinationer som kan beteckna en roll enligt MTR-i. Det finns även kombinationer under efterkommande typ som finns för flera roller. Där får man se över vilken roll man själv passar bäst in i och göra en värdering utav vad du själv är närmst enligt MBTI. Finns även tabeller där man vänder på allt. Där man har till vänster den kombination man har enligt MBTI för att sedan se vilken roll som är närmst. Du kan ha läggning åt flera roller samtidigt. Vilket innebär att du kan täcka upp den roll som behövs under arbetet eller i gruppsammansättningen. Där blir det viktigt för den ansvarande gruppsammansättaren att hitta den bästa balansen och behovet för varje individ för sig. 6 (13)

8 MTR-i bygger på att grupprollen bidrar med en produkt till arbetet. Nedan har vi de roller som finns i MTR-i, där till vänster har vi rollen och sedan följer den produkt som tillförs utav rollen. Grupproll Coach Crusader Explorer Innovator Sculptor Curator Conductor Scientist Bidragande produkt Skapar harmoni och förståelse till gruppen Skapar värde i idéer och information Utforskar potentialen i individer och situationer Frammanar nya idéer och perspektiv på uppgifter Skapar skaparglädje och vilja att slutföra Klargör information och idéer Skapar organisation inom gruppen Skapar kunskap om hur det är i uppgiften 7 (13)

9 Belbin vs MTR-i Det finns skillnader mellan de olika forskningarna om grupproller. Det som främst gör dem skillnad är sättet att klargöra, de tester, vilken roll individen har i gruppen. MTR-i har, då den bygger på MTBI, riktigt omfattande tester för att fastställa rollen. Medan Belbins är aningen enklare. Det finns även en väsentlig prisskillnad mellan de båda. MTR-i är mycket dyrare att köpa in tester till vilket ofta innebär ett val ifrån användaren av metod där han väljer Belbin före. Som likhet kan det ses kopplingar mellan de olika rollerna som de båda använder sig utav. Finns publiceringar i frågan av bland annat Malcom Higgs (se nedan) där han visar de roller som har samband med varandra. Själv tycker jag att sambandet mellan rollerna går att se när man tar helheten utav rollerna som grupp och där finner att alla individer kommer att bli täckte fast med olika termer på rollen. Tycker däremot att det är lättare med bestämning utav roll genom Belbin då den har ett synsätt som är lättare att relatera till. En beskrivning existerar som gör att man förstår rollen enkelt och kan se om man känner igen sig. MTR-i team role (Henley Report) (Higgs hypothesis) Coach Team Worker Team Worker Crusader No equivalent No equivalent Explorer Resource Investigator Resource Investigator Innovator No equivalent Plant Sculptor No equivalent Shaper Curator Monitor Evaluator Monitor Evaluator Implementor Conductor Co-ordinator Completer Finisher Implementor Shaper Co-ordinator Completer Finisher Implementor Scientist No equivalent * No equivalent* * Denna jämförelse är gjord efter att den nionde rollen i Belbin är tillagd vilket innebär att Scientist inte får någon liknande roll. Jag tycker själv om MTR-i mest som tillämpning. Den tycks ge en mer noggrann bild av din roll än Belbin då testet är mer omfattande och välbyggt utav experter inom området. Belbin är bra om man vill göra en mindre omfattande test av roller. 8 (13)

10 Vilka roller behövs? Skulle det fattas roller är det oftast att de andra i gruppen tar åt sig de roller som behövs för att klara uppgiften, de täcker upp det behov som skapas. Däremot är det fortfarande viktigt att tänka över vilka man väljer då vissa roller är för svåra att hitta lämpade individer och egenskaper som klarar av att täcka upp avsaknaden. Belbin säger att den starkaste gruppen byggs upp av en stark ledare i form av en Coordinator. Det skall finnas en Plant och en Monitor Evaluator. Dessa är viktiga att det bara finns en utav. Till detta skall det finnas en eller flera utav Implementer, Team Worker, Resource investigator eller Completer Finnisher. Belbin säger även om det skulle fattas en Co-ordinator väljer man enklast in en Shaper som ledare, det skall däremot inte finnas en av varje då de oftast inte drar jämt tillsammans och skapar oense i gruppen. Min syn på gruppen om Belbins roller Jag själv kan hålla med om denna gruppuppsättning. En ledare behövs alltid som är stark nog att kunna dra gruppen och leda den till målet. Som ledare är Co-ordinator den mest lämpade utav de olika rollerna. En Shaper kan enkelt skapa konflikter då hans arbetsgång är väldigt kontroversiell. Det är en otroligt viktig process att välja den rätta ledaren. Det är den individ som kommer att arbete med gruppen och se till att resultat nås. Valet av ledartyp är bara det en process för sig vilken inte kommer att tas upp i denna essä. Hänvisar istället till litteratur som är skrivna i området. Ser man över Plants roll i gruppen håller jag starkt med att det behövs en. Kan man finna en stark Plant som kan generera idéer på löpande band kommer man bara ha behov utav en i gruppen som arbetar konstant med att tänka utanför boxen. Däremot behöver alla i gruppen har en sida av kreativitet för att tillsammans kunna generera nya tankar angående uppgiften. Plants uppgift, som jag ser det då alla är kreativa i början av processen, kommer främst in i de senare delarna då de andra arbetar vidare med den fastställda linjen. En Plants egenskaper har såklart även stor betydelse i början, det jag menar är att under senare process när andra sätter sig ner och arbetar flitigt med sina uppgifter kommer Plant in som en stark idégenerera och kan hjälpa till med att lösa uppkomna problem on the fly. Jag ser det som att mängden arbete som Plant gör (inte räknat i tankar och idéer) är väldigt låg vilket innebär att ett flertal utav denna roll i en grupp kan få gruppens arbete i stiltje. Därmed rekommenderas att bara ha en Plant i gruppen. Under processen krävs det att man analyserar arbetet konstant och kollar av allas delar så det blir gjorda efter vad man har fastställt. Där kommer en Monitor Evaluator in. Denna individ arbetar konstant med att analyserar arbetet under processens gång och ser till att det inte uppkommer några fel. Jag tycker man skall sätta denna individ som en kontrollpunkt i arbetet där den hela tiden ser över processens alla delar och allas arbete för att just säkerställa kvalitén av resultatet. Denna individ, enligt mig, arbetar inte så mycket med uppgiften i sig utan kan sinka ner tempot ganska mycket 9 (13)

11 om han får en uppgift på den kritiska linjen under projektet. Men att, som sagt, sätta individen som kontrollpunkt skulle innebär stora fördelar. Det är av stor vikt att gå igenom alla delar noggrant under hela processen så att inga misstag visar sig för sent i projektets gång och innebär stora förluster. Jag håller med Belbin i fråga om att använda sig utav en Monitor Evaluator, annars är det risk att det blir för få som faktiskt gör det behövliga arbetet. Implementer är den optimala arbetaren i en grupp. Denne kommer att arbete med sin uppgift tills den blir färdig utan diskussioner och kommer alltid att redovisa resultat i slutändan. Denna individ kan man ha flera utav och jag kan även själv rekommendera att ha flera. Detta för att se till att arbetet blir gjort i tid. Team Worker är likadan. Den gör det som förväntas sig och levererar ett färdigt resultat. Kan även tycka att en Team Worker är av stor vikt i gruppen då den tillsätter harmoni och ett lugn i diskussioner vilket kan hjälpa i många situationer då konflikter kan uppkomma. Dessa båda är bra roller att täcka i en grupp. Det man ska veta är att skulle man fylla hela gruppen med dessa roller blir det lätt inga diskussioner eller nytänkande. De båda är flitiga arbetare men kommer inte att vara starka i lösningar eller diskussion utan gör det som de blir tillsagda. Vilket slutar med att en eller ett fåtal bestämmer resultatet efter deras syn på problemet utan vidare genomtänkanden. När det kommer till Resource investigator håller jag inte med Belbin att det kan finnas flera utav denna roll. Efter egen erfarenhet kan jag tycka att individen har en rätt lättsam syn på arbete och levererar oftast inte det som de skall efter de fastställda linjerna. Däremot är det viktigt att ha en med i gruppen. Denna person är en tillgång när det kommer till att kommunicera med alla möjliga externa personer, allt ifrån uppdragsgivare till konsulter till leverantörer. Dennas kontaktnät är en tillgång för gruppen som skall användas. Vid stora projekt kan det finnas fördel att ha två Resource investigator då dessa kan dela upp uppgifterna mellan varandra. Completer Finnisher är av stor fördel då den gör sitt arbete och får resultat till en noggrann produkt. Flera utav denna roll skulle bara gynna gruppen i slutändan för att få gruppen att komma hela vägen fram. Jag vet inte om hans syn på den perfekta gruppen är framlagd då det bara fanns åtta roller så den nionde rollen, Specialist, inte finns med i gruppen. I vilket fall som helst är min åsikt att det borde vara med en Specialist inom det område som projektet ingår i. Denna person kan vara en gruppmedlem som alla andra eller finns en stor möjlighet, vid avsaknad av kompetensen, att hyra in en konsult med kunskapen som kan hjälpa till vid frågor och funderingar som kräver stor kunskap. 10 (13)

12 Konflikter Vilka roller man än bygger upp gruppen utav kommer det alltid att finnas risker för konflikter. Detta är en fråga man alltid ska ha i åtanke när man bestämmer gruppen. Finns roller som minimerar risken för konflikter i det stora, men att bara välja dessa för att minimera risken kommer att innebära ett monotomt resultat och inte ge några diskussioner under arbetets gång. För att minimera de risker för konflikter kan man istället välja bra ledare som kan hantera dessa och lugna ner eller medla mellan personerna. Även ha med personer och roller som skapar harmoni i gruppen. Viktigt är under arbetat att även om du har fått en roll tilldelad dig efter tester och fått din roll i gruppen klar för alla så får du inte låsa dig vid den, och som sagt tidigare inte låsa din bild utav andra efter den roll de har). Den farligaste frasen man kan använda sig av emot andra i gruppen är Det är så jag är. Man måste vara redo att hjälpa till på alla plan, ge och ta. Man får inte låsa sig vid beskrivningen av sin roll utan den fungerar mest som en riktlinje för gruppens uppsättning. Vidare läsning Området som tas upp i denna essä är stort och väldigt viktigt att ha i baktanken när man arbetar i grupper. Det finns en hel del litteratur som man kan läsa igenom för att få mer förståelse utav roller och överhuvudtaget grupparbete. Belbins böcker som behandlar hans nio roller är att rekommendera om man vill lära sig mer om hans teori. Skulle det inte vara enkelt eller ekonomiskt att ta till sig en bok finns det många alternativ på internet där du kan få tips och idéer hur du arbetar i grupp. En sida jag kan varmt rekommendera att läsa igenom är teamtechnology.co.uk. där går de igenom mycket om MTR-i främst och mycket andra delar inom gruppdynamik. 11 (13)

13 Referenser ( ) ( ) ( ) 12 (13)