Universitetsövergripande riskanalys

Transkript

1 Universitetsstyrelsebeslut Dnr: LNU 2012/70 Universitetsövergripande riskanalys Bakgrund Arbetet med intern styrning och kontroll syftar till att säkerställa att Linnéuniversitetet når målen i En resa in i framtiden, Strategi , och andra av universitetsstyrelsen fastställda mål. följer de krav som ställs av regering och riksdag. Intern styrning och kontroll innebär att Linnéuniversitetet skall identifiera, kartlägga och värdera risker som utgör hot mot att myndigheten når önskat resultat samt bedöma vilken risknivå som är acceptabel (riskaptit). Riskerna skall analyseras utifrån en vald riskvärderingsmodell. bedöma om riskerna ska accepteras, elimineras eller hanteras genom kontrollåtgärder. Exempel på kontrollåtgärder är kompetensutveckling, ansvarsfördelning och avstämningar. följa upp arbetet med intern styrning och kontroll. dokumentera arbetet med intern styrning och kontroll. Under 2010 beslutade universitetsstyrelsen om policy, riskvärderingsmodell och dess kriterier för bedömning av risker. En plan för arbetet med intern styrning och kontroll 2012 kommer att tas fram och beslutas av universitetsstyrelsen april Intern styrning och kontroll 2011 Under 2011 har universitetsövergripande risker tagits fram utifrån den sammanställning som presenterades i verksamhetsplan och budget Utifrån denna har riskvärdering under hösten ägt rum i rektorsgruppen, prefekt- och dekanrådet samt i chefsgruppen för gemensamma funktioner. Den universitetsövergripande riskanalysen innefattar riskvärdering i enlighet med riskvärderingsmodellen. I riskanalysen ingår även hur risken skall elimineras/hanteras, så kallade kontrollåtgärder. Arbetet med intern styrning och kontroll har under 2011 betraktats som en lärprocess och flera informationsinsatser har genomförts både på ledningsnivå och inom delar av förvaltningen. Resultatet av riskvärderingen har diskuterats inom prefekt- och dekanrådet. Målsättningen är att integrera arbetet med intern styrning och kontroll med verksamhetsplanering/-uppföljning och i enlighet med kvalitetspolicyn. 1 (8)

2 Under 2011 har löneprocessen genomlysts och detta skall ligga till grund för bedömningar och åtgärder i enlighet med intern styrning kontroll. Ett arbete har även påbörjats med avseende dels på ansvar, organisation och definitioner inom säkerhetsområdet generellt, dels på informationssäkerhet. Riskvärderingsmodell Enligt Riskvärderingsmodell i arbetet med intern styrning och kontroll (ISK), dnr 2010/2432: För varje risk/händelse görs en bedömning utifrån sannolikheten för att en händelse inträffar och dess konsekvenser för verksamheten i enlighet med nedanstående riskmatris. Riskvärdet är den sammanvägda bedömningen av sannolikhet och konsekvens. Riskmatris Konsekvenser för verksamheten Försumbar Lindrig Kännbar Allvarlig Sannolikheten för att en händelse inträffar Säker 4 4*1=4 4*2=8 4*3=12 4*4=16 Sannolik 3 3*1=3 3*2=6 3*3=9 3*4=12 Möjlig 2 2*1=2 2*2=4 2*3=6 2*4=8 Osannolik 1 1*1=1 1*2=2 1*3=3 1*4=4 Dokumentation av riskvärdering Risk/händelse Sannolikheten för att en händelse inträffar Konsekvenser för verksamheten Riskvärde Acceptabel risknivå (riskaptit) Riskvärde Prioritering Åtgärder Högprioriterat område Risken elimineras/hanteras genom kontrollåtgärder omedelbart 4-9 Medelprioriterat område Risken elimineras/hanteras genom kontrollåtgärder 1-3 Lågprioriterat område Risken accepteras (utan åtgärd) 2 (8)

3 Universitetsövergripande riskanalys Den universitetsövergripande riskanalysen utgår från de fyra strategiska områdena i enlighet med universitetets strategi. Prefekt- och dekanrådet samt rektorsgruppen gjorde bedömningen att risken, 3.2 Universitetet har svårt att rekrytera och behålla rätt lärarkompetens, utgjorde högprioriterat riskområde (rött). Alla andra risker bedömdes som medelprioriterat riskområde (gult) med ett riskvärde mellan De risker som värderats med högst riskvärden har samlats under rubriken prioriterade riskområden. Risker inom högprioriterat (rött) och medelprioriterat (gult) riskområde elimineras/hanteras genom kontrollåtgärder. Flera av nedanstående kontrollåtgärder finns med i Verksamhetsplan och budget 2012, beslutad av universitetsstyrelsen. Förutom riskvärderingsmodellen har riskvärderingen i de tre grupperna utgått från Kriterier för bedömning av risker i arbetet med intern styrning och kontroll (ISK). Riskvärderingen genomfördes genom ett mentometerförfarande där de medverkande gav sin syn på sannolikheten för att en händelse inträffar och på vilka konsekvenser händelsen skulle ha för verksamheten. Rektorsgruppen och chefsgruppen gjorde sin bedömning utifrån ett universitetsövergripande perspektiv. Prefekt- och dekanrådet utgick vid bedömningen från sitt ansvarsområde. Prioriterade riskområden Universitetsstyrelsen har i universitetets verksamhetsplan identifierat kompetensförsörjningen som en av tre kritiska faktorer för att universitetet ska kunna upprätthålla hög kvalitet och nå de strategiska målen. Enligt riskvärderingen utgjorde de prioriterade riskområdena strategisk kompetensförsörjning och förmågan att rekrytera/behålla rätt lärar- och forskarkompetens samt hantering av universitetets resurser ur effektivitetssynpunkt. 1.3 Universitetets arbete med kompetensförsörjning är inte tillräckligt strategiskt Universitetet har svårt att rekrytera och behålla rätt lärarkompetens Universitetet har svårt att rekrytera och behålla rätt forskarkompetens Universitetet har en ineffektiv hantering av resurser Fakultetsnämnderna ansvarar för kompetensförsörjningsfrågor. Under 2011 har fakultetsvisa genomgångar genomförts med prefekter och andra institutionsrepresentanter som är engagerade i rekryteringsprocessen. Arbetet har resulterat i en rad åtgärder för att höja kvaliteten och effektivisera processen kring lärarrekrytering. Förutom avstämningen kring rekryteringsprocessen diskuterades även hur universitetet och nämnderna kan arbeta med långsiktiga och strategiska planer för kompetensförsörjning i enlighet med Linnéuniversitetets strategi. Ett förslag på hur kompetensförsörjningsplaner kan se ut har tagits fram samt rutiner för hur en strategisk diskussion på nämndsnivå kan föras utifrån dessa underlag. Rekryteringsprocessen har genomlysts, vilket bland annat resulterat i en tydligare ansvarsfördelning. Ett digitalt rekryteringsverktyg har införts och ett nämndsövergripande kvalitetsråd som ska behandla rekryteringsfrågor och kompetensförsörjning har inrättats. 3 (8)

4 Inom administrationen har under hösten ett benchmarkingprojekt genomförts tillsammans med Karlstad universitet och Mittuniversitetet, där samtliga administrativa processer har analyserats. Kontrollåtgärder 2012 för risk 1.3, 3.2 och 4.4: Enligt verksamhetsplan 2012 skall nämnderna också inom sina områden arbeta för strategisk rekrytering av nyckelkompetens och för att skapa goda villkor för lärare och forskare. Nämnderna skall också fortsätta utveckla modellen för strukturerat arbete med kompetensförsörjningsplaner, som ska ligga till grund för den strategiska diskussionen på nämndsnivå. Universitetet kommer att planera arbetet med strategisk kompetensförsörjning bland annat med beaktande av Familjen Kamprads stiftelse samt fortsatt utveckling av Linneaus University Centres. Kontrollåtgärder 2012 för risk 1.6: Ny organisation där bland annat utgångspunkten är effektivitet och tydlig ansvarsfördelning så att ansvar och befogenheter följs åt. Genomföra åtgärder med anledning av benchmarkingprojektet inom administrationen. Riskområde: Vision Samtliga riskområden inom område vision bedömdes som medelprioriterade områden. Riskområde 1.3 och 1.6 redovisats under avsnitt prioriterade riskområden. 1. Att universitetet inte förmår att aktivt förhålla sig till och hantera stora förändringar Universitetet lever inte upp till sitt varumärke och utnyttjar inte potentialen i fusionen (1+1=3) Universitetets organisation eller styr- och ledningsprocesser svarar ej upp mot ökade krav och möjligheter Universitetets arbete med kompetensförsörjning är inte tillräckligt strategiskt Universitetet följer ej gällande lagstiftning Universitetet har inte en rättssäker hantering av studentärenden Universitetet har en ineffektiv hantering av resurser I den planerade organisationsöversynen beaktas det akademiskt ledarskapet, både strategiskt och operativt, i syfte att bland annat kunna möta ökade krav och nya möjligheter. Enligt verksamhetsplan 2012 ska Linnéuniversitetet realisera sin vision om en attraktiv och internationell kunskapsmiljö som odlar nyfikenhet, nytänkande, nytta och närhet, genom att utbildningarna innehållsmässigt bör påverkas av en gemensam Linnéanda. Fortsätta arbetet med värdegrund i staten, vilket bygger på det uppdrag som regeringen gett Kompetensrådet för utveckling i staten (KRUS). Detta arbete syftar till att utveckla en god förvaltningskultur. 4 (8)

5 Riskområde: En attraktiv kunskapsmiljö Universitetsstyrelsen har identifierat attraktivt utbildningsutbud/studentrekrytering som en av tre kritiska faktorer för att universitetet ska kunna upprätthålla hög kvalitet och nå de strategiska målen. Riskområde 3.2 redovisas under avsnitt prioriterade riskområden. Övriga risker inom område en attraktiv kunskapsmiljö bedömdes vara medelprioriterade. 2 Studenttillströmningen/söktrycket minskar och universitetet får därmed svårt att fylla sina utbildningsplatser Universitetet erbjuder inte ett tillräckligt attraktivt utbildningsutbud eller studiemiljö Inom universitetet konkurrerar likartade utbildningar om samma sökanden Universitetet har bristande kvalitet i utbildningarna Universitetet har för liten forskningsanknytning i utbildningarna och för få professorer och lektorer i undervisningen Universitetet har svårt att rekrytera och behålla rätt lärarkompetens Universitetet får dåliga resultat enligt Högskoleverkets utvärderingar Universitetet har bristande kvalitet i utbildning på avancerad nivå Nämnderna har under 2011 påbörjat en översyn av utbildningsutbudet och antalet utbildningsprogram. Programöversynen ska säkerställa att kriterierna för en attraktiv kunskapsmiljö uppfylls och att inte programmen konkurrerar med varandra. En genomlysning av ett urval av distansutbildningar har under 2011 gjorts på rektors uppdrag. I rapporten lämnas ett antal förslag på hur universitetet ska arbeta med att förbättra kvaliteten i distansutbildningarna och öka prestationsgraden. Enligt verksamhetsplan 2012: nämnderna ska inom sina områden fortsätta utveckling av utbildningsutbudet med en medveten dimensionering utifrån kvalitet och attraktivitet. Enligt verksamhetsplan 2012: nämnderna ska inom sina områden följa upp undervisningstiden för studenterna och kompetensen hos dem som undervisar. Med kompetens avses vetenskaplig, pedagogisk och i vissa fall professionsrelaterad. Undersöka möjligheten att inför 2013 fördela medel utifrån kompetensnivån såsom till exempel andelen disputerade lärare. Implementering av beslutade universitetsövergripande resultatindikatorer såsom undersökning sistaårsstudenter/-doktorander och examensarbetenas kvalitet i enlighet med tidplan (dnr: 2011/213). Enligt verksamhetsplan 2012 kommer prestationsgradens utfall påverka medelstilldelningen i utbildningen. Beslut om ett pedagogiskt handlingsprogram för Linnéuniversitetet. Handlingsprogrammet syftar till samsyn kring pedagogisk utveckling på olika nivåer och innehåller övergripande pedagogiska principer, som har sin grund i universitetets strategi. 5 (8)

6 Universitetspedagogiska enheten (UPE) erbjuder kurser/seminarier i högskolepedagogik. UPE anordnar strategisk fortbildningssatsning för universitetets lärare, den så kallade gula tråden. Syftet med fortbildningen är att stärka kvaliteten i utbildningarna med utgångspunkt i kursplanearbetet. Genomföra åtgärder med anledning av rapport kring distansutbildningar vid Linnéuniversitetet. Riskområde: Framstående forskning Universitetsstyrelsen har identifierat ökad konkurrenskraft inom forskningen som en av tre kritiska faktorer för att universitetet ska kunna upprätthålla hög kvalitet och nå de strategiska målen. Samtliga riskområden inom framstående forskning värderades som medelprioriterat område. Riskområde 4.4 redovisats under avsnitt prioriterade riskområden. 4 Universitetet bedriver inte nationellt och internationellt framstående forskning Universitetet redovisar för få vetenskapliga publikationer Universitetet ökar inte den externa forskningsfinansieringen Universitetets basfinansiering enligt den nationella resurstilldelningen minskar eller förblir oförändrad Universitetet har svårt att rekrytera och behålla rätt forskarkompetens Inrättande av Linneus University Centers (LNUC) är ett led i universitetets långsiktiga satsning på framstående forskningsmiljöer. Den medvetna satsningen avseende ansökan om medel från EU:s regionala strukturfonder har generat sju beviljade ansökningar om totalt 22 mkr. Universitetsstyrelsens övergripande riktlinjer för nämndernas fördelning av fakultetsanslag syftar till att forskningsmiljöerna vid Linnéuniversitetet skall bli mer framgångsrika och konkurrenskraftiga. Den framtida externfinansierade forskningen, både internationellt och nationellt, kommer tydligare att kopplas till nyttiggörande/innovation av forskningen. Genomföra processen för inrättande av fler LNUC. Implementering av beslutade universitetsövergripande resultatindikatorer såsom vetenskapliga publikationer och externa forskningsmedel enligt tidplan (dnr: 2011/213). Planera för att samtliga forskningsmiljöer skall genomlysas genom extern granskning under Resultaten av genomlysningen bör därefter påverka fördelningen av forskningsmedel inom universitetet. För att möta upp de nya förutsättningarna kring externfinansierad forskning sammanförs universitetets båda stödfunktionerna för forskningsfinansiering och innovationsrådgivning till Grants and Innovation Office (GIO). 6 (8)

7 Riskområde: Samhällelig drivkraft Samtliga riskområden inom samhällelig drivkraft värderades som medelprioriterat område. 5 Universitetet bidrar inte till samhälls-utvecklingen Universitetets studenter är inte efterfrågade på arbetsmarknaden eller har inte drivkraft att starta egna företag Universitetets forskning nyttiggörs alltför lite i samhället Universitetet hanterar inte regionens förväntningar Utveckla det entreprenöriella universitetet i syfte att stimulera regional utveckling via studententreprenörskap. Enligt verksamhetsplan 2012: utveckla arbetet med det entreprenöriella förhållningssättet i utbildningar inom alla områden, anpassat till områdenas olika förutsättningar. Enligt verksamhetsplan 2012: uppdragsutbildningarna ska öka. Implementering av universitetsövergripande resultatindikator: undersökning av intressenternas syn på samverkan inom utbildning och forskning, se tidplan (dnr: 2011/213). För att möta upp de nya förutsättningarna kring externfinansierad forskning sammanförs universitetets båda stödfunktionerna för forskningsfinansiering och innovationsrådgivning till Grants and Innovation Office (GIO). Riskområde: Globala värden Samtliga riskområden inom globala värden värderades som medelprioriterade. Inom globala värden har universitetets inrättat tre kommittéer, internationella kommittén, kommittén för hållbar utveckling och kommittén för lika villkor. Kommittéerna stödjer universitetsledningen i utvecklingen av dessa områden genom att exempelvis utarbeta förslag till policys och genom att arbeta med uppföljning. 6 Universitetet lyckas inte skapa en tydlig profil med ett konkret innehåll avseende globala värden Universitetets studenter har inte förmåga att förstå och verka i en globaliserad värld Universitetets studenter har bristande kunskaper inom hållbar utveckling och internationalisering Universitetet har svårigheter att rekrytera lärare/forskare om det brister i arbetet med likabehandling och mångfald samt internationalisering Brister i globala värden påverkar varumärket/attraktiviteten negativt (8)

8 Implementering av beslutade universitetsövergripande resultatindikatorer, se tidplan (dnr: 2011/213): o o personalens kompetens med avseende på globala värden. studenternas uppfattning om utbildningen med avseende på globala värden. Beslut om universitetets internationaliseringspolicy. Enligt verksamhetsplan 2012: internationaliseringsarbetet ska intensifieras utifrån internationaliseringspolicyn. Enligt verksamhetsplan 2012: antalet utresande lärare och studenter ska öka. Enligt verksamhetsplan 2012: en fortsatt utveckling av lika villkor respektive hållbar utveckling med avseende på strategisk och operativ nivå. Riskområde: Säkerhet Riskområdet säkerhet värderades som medelprioriterat. Under 2011 har arbete påbörjats dels med avseende på ansvar, organisation och definitioner inom säkerhetsområdet generellt, dels med avseende på informationssäkerhet 7 Brister i systematik och rutiner leder till resurskrävande insatser och sämre resultat för informationssäkerhet, IT-säkerhet, personsäkerhet, fysisk säkerhet, miljösäkerhet och arbetsmiljö, vilket påverkar universitetet negativt på längre sikt Beslut om ansvar, organisation och definitioner beträffande säkerhetsområdet generellt. Fortsatt arbete kring informationssäkerhet med bland annat beslut om policy för informationssäkerhet. 8 (8)