Externa brev och intern vardagskommunikation

Transkript

1 Department of Numerical Analysis and Computing Science IPLab-265 Externa brev och intern vardagskommunikation Amelie Hössjer Interaction and Presentation Laboratory (IPLab)

2 Amelie Hössjer Externa brev och intern vardagskommunikation Report number: IPLab-265 Publication date: March of author: Reports can be ordered from: Interaction and Presentation Laboratory (IPLab) Numerical Analysis and Computing Science (Nada) Royal Institure of Technology (KTH) S STOCKHOLM, Sweden telephone; fax: reports-iplab@nada.kth.se URL:

3 Innehåll 1 INLEDNING SYFTE OCH AVGRÄNSNINGAR BAKGRUND DISPOSITION TERMER RÖRANDE E-POST TIDIGARE FORSKNING TIDIG FORSKNING OM E-POST SOCIALA EFFEKTER AV DATORANVÄNDNING EFFEKTER PÅ ARBETSMILJÖ CMD BREVSTRUKTUR SAMMANFATTNING ETNOGRAFI NÅGRA LINJER OCH UTGÅNGSPUNKTER VID STUDIET AV E-POSTEN I REDAKTIONSMILJÖN ETNOGRAFISKA FÖRHÅLLNINGSSÄTT METODER ETNOGRAFI I FÖRELIGGANDE UNDERSÖKNING METODER FÖR MATERIALINSAMLING OCH BESKRIVNING AV MATERIALET MATERIAL OCH METOD I UNDERSÖKNINGEN OBSERVATIONER INTERVJUER Intervjuer och intervjupersoner Genomförande TEXTMATERIAL: BREVKORPUS Brevkorpusen i siffror Insamlingsförfarande för brevkorpus E-postlistor som komplement till undersökningens övriga material E-POSTEN OCH DEN YTTRE KONTEXTEN SAMSPEL MELLAN OLIKA KOMMUNIKATIONSALTERNATIV I REDAKTIONSMILJÖN Teoretisk tolkningsplattform Lokalisering och typ av kommunikation INTERN KOMMUNIKATION Arbetsplatser för olika medarbetare i redaktionsmiljön Kommunikationsmönster med och utan e-post Interaktiv struktur i den lokala fjärrmiljön Interaktiv struktur i den lokala närmiljön Interaktiv struktur i den lokala redaktionsmiljön EXTERN KOMMUNIKATION NÅGRA AVSLUTANDE REFLEKTIONER E-POSTEN SOM BÄRARE AV OLIKA BREVTYPER E-BREV I REDAKTIONSMILJÖN Nyhetschefens brevlåda Nyhetschefens brevtypsbegrepp Teoretisk tolkningsplattform Rytmen vid nyhetsframställningen Typ av kommunikativt flöde NYHETSCHEFENS E-POST Brevtyper som underlag för arbete Enskilda brevtyper Rutinisering och kommunikativt flöde Brevtyper som dokumenterar och planerar arbete Enskilda brevtyper

4 Rutinisering och kommunikativt flöde Brevtyper som följd av utfört arbete Enskilda brevtyper Rutinisering och kommunikativt flöde Brevtyper rörande journalistiska principer och organisation Enskilda brevtyper Rutinisering och kommunikativt flöde Övriga brevtyper Enskilda brevtyper Rutinisering och kommunikativt flöde SAMMANFATTNING ÖVERGRIPANDE STRUKTURER I REDAKTIONENS E-POST OLIKA TYPER AV BREV RELATERAT TILL OLIKA GRUPPER AV AVSÄNDARE GRAD AV RUTINISERING Situationell spännvidd Textuell spännvidd TYP AV KOMMUNIKATIVT FLÖDE Monologiska brevtyper Grupputskick Slussning Individualiserat monologiskt meddelande Dialogiska brevtyper SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER E-POST I TIDNINGSMILJÖN E-POST I SAMSPEL MED ANDRA KOMMUNIKATIONSFORMER STRUKTUR I E-POST DISKUSSION LITTERATUR

5 1 Inledning Kommunikation via dator har under de senaste åren blivit en allt mer etablerad del av vårt samhälle. Inte bara i organisationer utan också i privata sammanhang har möjligheterna att skicka e-brev, delta i nyhetsgrupper, surfa på nätet blivit en så integrerad del av människors vardag att tanken på ett liv utan dessa faciliteter skulle framstå som ytterst tungrodd. Inte minst e-post har i raden av elektroniska kommunikationsformer blivit en självklar arena. Elektroniska brev har ersatt vanliga pappersbrev och telefonsamtal. Människor mejlar myndigheter och organisationer. Anställda på en arbetsplats skickar e-brev internt till sina kolleger. Trots e-postens etablerade ställning vet vi dock ganska lite om vad som händer på ett mellanmänskligt plan när bruket att kommunicera elektroniskt införs och blir vardag i olika miljöer. Kunskap finns om e-postens tekniska egenskaper, liksom om dess kommunikativa struktur. Men den forskning som finns bygger på att aspekter rörande teknik, arbets- och samhällskontext etc. inte i någon högre grad studeras tillsammans med kommunikationen som sådan. Till detta kommer att forskningen om e- post företrädesvis bygger på elektroniska forum där det digitala mediet är den enda formen av inbördes kontakt som brevskrivarna har: sändlistor, anslagstavlor, åsiktsplank, konferenssystem, webbsamhällen, sociala rollspel och andra former av fleranvändarspel etc. 1.1 Syfte och avgränsningar I den här rapporten 1 tas ett kliv bort från nätets grupper av ganska anonyma användare. Utgångspunkten är e-postens roll i en specifik social och kulturell kontext: redaktionsmiljön på en medelstor svensk dagstidning där e-postandet sedan flera år har en central ställning i organisationen. Fokus ligger på det arbete som utförs i den s.k. nyhetsdesken den centrala instansen för planering och koordinering av det löpande nyhetsarbetet och på det arbete som utförs av en av tidningens två nyhetschefer. Syftet med studien är att undersöka vad som händer i en professionell miljö när bruket att skicka e-post blir en integrerad del bland olika kommunikationsalternativ. Rapporten gäller hur förändringen ser ut både i 1 Jag tackar professor Kerstin Severinson Eklundh, IP-Lab, Nada, Kungliga Tekniska högskolan i Stockholm och docent Else Nygren, Institutionen för informationsvetenskap Uppsala universitet för givande synpunkter på manus till denna rapport. 3

6 förhållande till den interna redaktionella miljön, och till olika externa brevskrivare. 1.2 Bakgrund Huvudfrågan i rapporten är vad som händer när e-post introduceras i den typ av arbetsorganisation som en dagstidning representerar. Denna fråga kommer att belysas i förhållande till den interna redaktionsmiljön och till olika externa brevskrivare på två olika nivåer. 2 Dels besvaras undersökningsfrågan genom en analys av de kommunikationsalternativ som e-posten samspelar med. Genomgången kan beskrivas som en kontextuell analys miljöanalys av e-postkommunikationens samspel med sociala strukturer knutna till olika brevskrivare. Fokus vad gäller kartläggningen av den interna miljön ligger på hur bruket av e-post samspelar med var olika medarbetargrupper har sina arbetsplatser. Undersökningen avser vilken betydelse denna lokalisering har för valet av kommunikationsalternativ samt för graden och typen av kontakt mellan aktörer som har olika uppgifter i den interna arbetshierarkin. Kopplat till externa användare undersöks förekomsten av olika kontaktytor som finns mellan olika typer brevskrivare. Dels besvaras undersökningsfrågan genom textanalys med fokus på de aktuella brevens form och struktur. Analysen gäller vilken typ av interaktion med avseende på koppling till rutiner och grad av interaktivitet (envägs- eller tvåvägskommunikation) som realiseras i olika e-brev mellan aktörer där bruket av e-post inramas av kommunikation i annan form på olika sätt. Den sammanhållande ramen 3 är ett etnografiskt perspektiv. Perspektivet bygger på att forskaren så långt det är möjligt strävar efter att redovisa förhållanden så som dessa uppfattas och tillskrivs värde utifrån ett kulturellt helhetsperspektiv. Två aspekter brukar lyftas fram inom etnografisk forskning (jfr se vidare kapitel 3). Den första aspekten går ut på att forskaren genom att själv under tillräckligt lång tid vistas i miljön blir förtrogen med det som skall studeras och därmed har lättare att tolka de iakttagna fenomenens plats i ett specifikt kulturellt sammanhang. Den andra aspekten bygger på att forskaren närmar sig den studerade miljön utifrån ett öppet förhållningssätt. Teorier genereras ur empiriska data 2 Rapporten är den avslutande (andra) delen av projektet Beslutsprocesser och teknikanvändning i redaktionellt arbete som bedrivits vid IP-Lab, Nada, Kungliga Tekniska högskolan i Stockholm Projektet har drivits med medel av Vinnova (f.d. rådet för arbetslivsforskning, RALF). 3 Detta gäller också för projektet i sin helhet. 4

7 snarare än att verifieras mot ett empiriskt material (jfr Danemark, Ekström, Jakobsen & Karlsson 2003:231). I takt med att iakttagelser ger upphov till frågor som ger upphov till nya etc. lyfts större strukturer fram som i ett senare skede kan leda till en ny förståelse som i sin tur kan generera teoretiska reflektioner. På detta sätt blir forskningsprocessen en del av en hermeneutisk process där den överordnade förståelsen växer fram genom ett fortlöpande växelspel s.k. abduktion av olika delförståelser som sträcker sig genom hela forskningsprocessen (Østbye, Knapskog, Helland & Larsen 2003:111). I projektet har forskningsprocessen realiserats enligt följande. I ett inledande skede (del 1: Hössjer 2002) har det handlat om att på ett mer förutsättningslöst sätt urskilja olika kommunikationsformers roll i redaktionsmiljön, medan redovisningen i den här aktuella rapporten (del 2) också försöker vara teoriutvecklande. Utifrån det faktum att e-posten i valet av olika kommunikationsformer (e-post, telefon resp. möten och spontana samråd ansikte mot ansikte) i projektets första del framträder som ett huvudmedium har ambitionen i det fortsatta arbetet varit att precisera vari detta förhållande närmare består. Bl.a. skissar jag på en modell över hur samspelet mellan e-post och andra kommunikationsalternativ i den studerade miljön internt och externt ser ut. Min förhoppning är att modellen i någon mån kan tjäna som utgångspunkt för fortsatt forskning rörande de nya kommunikativa och sociala strukturer som är på väg att utvecklas i spåren av de senaste årens IT-utveckling. 1.3 Disposition Den fortsatta framställningen är disponerad på följande sätt. I kapitel 2 ger jag som en bakgrund till den fortsatta framställningen en översikt över vad för slags forskning som finns om e-post; i första hand med koppling till de analysnivåer (miljö- och textanalys) som är relevanta i undersökningen. Det etnografiska perspektivet i undersökningen presenteras mer ingående i kapitel 3. En beskrivning av metoder som används och av det insamlade materialet ges därefter i kapitel 4. Kapitel 5-8 presenterar analyserna av materialet. I kapitel 5 studeras e-posten i förhållande till andra kommunikationsalternativ, liksom vad situationen med ett digitalt medium betyder för interaktionen internt på redaktionen samt i förhållande till olika externa brevskrivare (miljöanalys). I kapitel 6-7 undersöks hur e-postkommunikationen som sådan ser ut: först i olika typer av e-brev (kapitel 6) och sedan utifrån ett mer övergripande perspektiv i förhållande till olika aktörer internt och externt (kapitel 7) (textanalys). Slutligen försöker jag i kapitel 8 dra ihop de olika trådarna till en avslutande diskussion och i relation till de sociala strukturer som 5

8 finns innanför och utanför redaktionen resonerar jag kring vad införandet av e-post har betytt för redaktionens sociala och kommunikativa mönster. I rapporten citeras skribenter och hänvisas till personer i olika e-brev. Alla namn som nämns i dessa sammanhang och som inte syftar på mer allmänt kända personer är fingerade. Det gäller också för sådana uppgifter som kan riskera att röja den tidning där studien genomförts. Som fingerat namn för den tidningsprodukt som redaktionen producerar används Tidningen. 1.4 Termer rörande e-post Begreppet e-post syftar i rapporten på den elektroniska kommunikationsformen som sådan, vilken möjliggörs av digital informations- och kommunikationsteknik (Svenska Datatermgruppen 2005), medan termerna e-brev, e-meddelande, mejl reserveras för de brev som skickas på detta sätt. 6

9 2 Tidigare forskning I detta kapitel ges en överblick över forskningen om e-post. Denna forskning har bedrivits utifrån skilda frågeställningar, metoder och teorier inom ett flertal vetenskapliga discipliner. Litteraturen inom området är överväldigande rik och den följande översikten gör inga som helst anspråk på att vara fullständig. Syftet är i första hand att relatera min egen undersökning till de perspektiv på e-post som är relevanta för den följande framställningen. 2.1 Tidig forskning om e-post Ända sedan den amerikanska försvarsmakten i slutet av 1960-talet började överföra datorprogram och militära uppgifter mellan maskiner som fanns på olika platser i landet har datavetare intresserat sig för och försökt att vidareutveckla tekniken. Bruket att skicka skrivna meddelanden via elektroniska nätverk plockades upp av vana datoranvändare vid universitet och näringsliv (1980-talet) för att så småningom (senare delen av 1990-talet) spridas till en bredare allmänhet (Herring 2001, Shedletsky & Aitken 2004). I dag rör det sig om över miljoner anslutna användare enbart till det globala Internet. 5 De första brevprogrammen gjorde det inte möjligt att skriva annat än mycket korta meddelanden, vilket i hög grad satte ramar för kommunikationen. E-posten föreblev outforskad av andra än av datavetare. Målet var att utveckla och analysera tekniken. Inom området artificiell intelligens har programmeringsspråk utvecklats och inom området MDI (människa-datorinteraktion) studier genomförts för att utforma system För Sveriges del gäller att nättrafiken är väl utvecklad. Sverige tillhör de länder som ligger främst fram när det gäller att erbjuda digitala myndighetstjänster via Internet (Lindmark 2004) och detta ingår som en lagstadgad rättighet. Sverige beskrivs också i andra avseenden som en av världens mest framträdande IT-nationer. Tillgången till och användningen av informationsteknik är hög såväl bland företag som bland individer. IT-sektorn är växande och även i mer traditionella näringar förekommer en jämförelsevis stor användning av IT där e-post spelar en framträdande roll. Ca 60 procent av alla svenskar i åldrarna år eller drygt 3 miljoner använde år 2000 enligt en undersökning Internet för att skicka eller ta emot e-post i arbetet eller inom ramen för en utbildning (SCB 2000:33). 7

10 som var bättre anpassade till användarna och deras behov. Utvecklingen har gått från ett övervägande kognitivt perspektiv, där individens förståelse och inlärning av datorsystem stått i centrum till en allt bredare syn som även innefattar användning och design av datorstöd för grupparbete liksom kommunikativa aspekter (jfr Hede 2002). 2.2 Sociala effekter av datoranvändning Flera undersökningar berör de sociala konsekvenserna av modern informationsteknik. Inom ramen för denna frågeställning har diskussionen varit knuten till huruvida användningen av IT-teknik leder till social isolering. Flera engelska och amerikanska studier ger stöd för konstaterandet att så inte är fallet (Katz, Rice & Aspden 2001, Howard, Rainie & Jones 2001, Wellman, Haase, Witte, & Hampton 2001). Andra forskare beskriver ur ett mer övergripande perspektiv skillnader i kommunikationssituation mellan olika typer av kontexter. Nya medier ställs mot traditionell kommunikation i modeller som beskriver de yttre teoretiska förutsättningarna för den typ av kontakt som skapas (Slevin 2000, Thompson 2001, McQuail 2000). 6 Också inom en bredare samhällsvetenskaplig kontext har IT-tekniken diskuterats utifrån sociala effekter (Lievrouw & Livingstone 2002). Men fokus i förhållande till denna samhällskontext ligger mer på vad den nya tekniken innebär för ett samhälle i vid mening. Enligt Castells (2002) har IT-tekniken haft en avgörande inverkan på den moderna samhällsutvecklingen. Industrialismens urbanisering och uppbrutna familjestrukturer har följts av ett informationsbaserat nätverkssamhälle som ytterligare ger utrymme för individer att skapa kontakter som är fria från territoriella begränsningar. Vad gäller frågor rörande socialt umgänge och relationsskapande har forskningen länge varit relativt begränsad. Under det senaste decenniet har intresset ökat betydligt för sådana teman. Det är inte längre enbart spörsmål rörande användares identitet och möjligheten att gömma sig bakom datorns anonymitet som diskuteras (t.ex. Turkle 1995, 1997, Danet 1998). Fokus ligger mer på de möjligheter som finns för individer att bygga upp nya former av digitalt förankrad gemenskap och hur kommunikationssystemet som sådant inverkar på gruppers sätt att skapa en 6 Det modellerna problematiserar är hur interpersonell kommunikation via internet och datormedierad kommunikation samspelar med traditionella uppfattningar rörande masskommunikation. 8

11 bas för gemenskap (för en översikt se Lövheim 2002 och Byam 2002, jfr även Preece, Maloney-Krichmar & Abras 2003). 7 Det är nu inte i första hand e-post som studerats i ovan beskrivna sammanhang. Intresset har gällt chatt, MUD, MOO, IRC och den ofta mycket snabba interaktion som här förs mellan olika individer i realtid (jfr översikt i Herring 2004). E-post som huvudsakligt studieobjekt har varit och är i viss mån fortfarande en sak för systemvetare, datavetare och beteendevetare (jfr översikt i Preece & Ghozati 2001). 2.3 Effekter på arbetsmiljö Flera beteendevetenskapliga studier behandlar de arbetsmiljömässiga konsekvenserna av att människor får allt större informationsmängder att hantera. Det handlar om vad för slags strategier som används för att skapa struktur i en stor mängd inkommande brev och hur individer påverkas av att brevmängden ökar (Whittaker & Sidner 1996, Bälter 1998, Bälter & Sidner 2002). Ett fåtal undersökningar utreder på vilket sätt införandet av e-post har förändrat organisationers sätt att arbeta (Sproull & Kiesler 1986, Macay 1988, Sproull & Kiesler 1991, Garton & Wellman 1995, Palme 1995, Shulman 1996) samt i vad mån kommunikation via detta medium bryter invanda kommunikationsbarriärer (se vidare avsnitt ). Man har diskuterat IT-teknikens roll för problemlösning, beslutsfattande och företagsstruktur (t.ex. Barnes & Greller, 1994, Dubrovsky, Kiesler & Sethna, 1991, Edenius 1997) samt för lärande och kunskapsutveckling i organisationer (för en översikt Hede 2002). En grupp tidiga undersökningar intresserar sig för vilka förutsättningar som finns i organisationer att införa tekniken. Undersökningar har gjorts rörande kommunikation som förs i olika medier, fördelning mellan meddelanden som riktas till en eller flera personer, ämnesfält som brevmottagare representerar samt de effektiviseringar som den nya tekniken inneburit (Bair 1979, Palme 1980, Kiesler 1984 m.fl.). 2.4 CMD Begreppet CMD (computer mediated discourse) syftar på den forskning rörande datorbaserat språk som sedan 1990-talets början vuxit sig allt starkare. Kartläggningar har genomförts av olika elektroniska uttrycksformer: chatt, nätdagböcker, enkäter vänpresentationer, länksidor etc. (t.ex. Danet 1998, 2001, Danet, Ruedenberg, & Rosenbaum-Tamari 7 Syftet kan skilja sig åt (utbildning, intresse, sjukdom etc.), liksom den tekniska inramningen (listserver, BBS, chatt eller olika former av kombinationer), samt gruppernas storlek och varaktighet. 9

12 1998, Werry 1996, Karlsson 1999, 2000, 2001). Studier har gjorts rörande realtidschatt, nyhetsgrupper och e-post (t.ex. Hård af Segerstad 2000, Lantz 1995, Mackay 1988, Severinson Eklundh 1986, 1997, Severinson Eklundh & Macdonald 1994, Yates 1996) för översikter se också Carlsson 2000, Crystal 2001, Herring 1996, 2001, 2004). Undersökningar finns som kartlägger olika aspekter av elektronisk publicering (t.ex. Björck Orvehed 2000, Enlund & Lindskog 2000 Hedman 2000, Lindskog 1998, Sabelström Möller 2001a, b). En betydande del av denna forskning handlar om att avgränsa olika nätburna umgängesformer i förhållande till varandra. Flera studier visar hur faktorer knutna till den använda tekniken har betydelse för det språk som utvecklas (jfr Herring 2001 och Ko 1996, även t.ex. Cherny 1999, Danet et al 1997, Sproull & Kiesler 1991, Reid 1991). Resultaten pekar på skillnader mellan synkrona och asynkrona umgängesformer, olika typer av återkoppling (envägs- och tvåvägskommunikation), en- och flerpartssamtal. 2.5 Brevstruktur Vad gäller mer renodlat textuella perspektiv på e-post är det i första hand e-brevens struktur som uppmärksammats i fråga om t.ex. turtagning, och kontextualisering av meddelanden. En del forskare har kartlagt vilka element som e-breven innehåller och vilken funktion som dessa fyller (jfr t.ex. Crystal 2001, Herring 1996). Andra har visat på den särpräglade dialogiska struktur som skapas av utebliven omedelbar feedback och citering av längre passager för att kontextualisera det egna meddelandet (Baym 1996, 2002, Herring 1996). Utifrån sådana utgångspunkter har e- post uppfattats som ett mellanting mellan tal och skrift. Olika forskare (t.ex Ferrara, Brunner & Whittemore 1991, Lee 1996, Grosvenor 1998) har betraktat e-posten som en hybrid mellan tal och skrift och det är i mycket denna utgångspunkt som genomsyrat beskrivningar och slutsatser. E-brev har karakteriserats som elektroniska samtal eftersom de ofta skrivs och utläses som om de var uttalade, dvs. de tillförs egenskaper som det talade språket har. I fokus står de snabba ämnesbyten som förekommer i olika dialoger, liksom iakttagelser rörande avsaknaden av kontextuppgifter och hälsningsfraser, vilket lett till slutsatsen att det rör sig om ett förhållandevis icke-redundant språk (fritt från överflödig information) etc. 8 Annat som uppmärksammats är den informella stilen vad gäller ordval och inslaget av fonetisk stavning. Man har diskuterat meningsbyggnaden som påminner om informellt talspråk samt förekoms- 8 Uppgifter i brevhuvud förklarar en del av dessa egenskaper. 10

13 ten av s.k. emoticons eller smileys: kombinationer av symboler som används för att visa vilket humör skribenten är på 9 (Svenningsson 2002). Den e-post som ligger till grund för flertalet studier ovan är knuten till mailinglistor, BBS:er och privata brevlådor. Det rör sig om en brevsituation, där kontakten vilar på ett gemensamt intresse, syftar till att utveckla sociala relationer, bearbeta texter, eller där det handlar om att ventilera vetenskapliga problem (Shedletsky & Aitken 2004:63 f., Preece, Maloney-Krichmar & Abras 2003). Det rör sig om kontexter där brevskrivarna är förhållandevis inriktade på problemlösning och där diskussionen har förutsättning att utvecklas i dialogiska turer sam där e-posten är enda form av kontakt som brevskrivarna har. Genomgående är också i dessa studier att den yttre ramen är engelskspråklig. För svenskt vidkommande kan nämnas Severinsons Eklundhs pionjärarbete på basis av det s.k. KOM-systemet (1986). En korpus av olika e- brev studeras här med utgångspunkt i de dialogiska strukturer som utvecklas mellan olika brevskrivare. Denna studie har följts upp av ytterligare artiklar av samma författare. Dessa artiklar diskuterar olika former av kommunikation via dator (Severinson Eklundh 1991, 1997, 2000, Severinson Eklundh & Macdonald 1994). Också i Hård af Segerstad (2000, 2002) uppmärksammas, knutet till svenska förhållanden, frågan om kopplingen till talad kommunikation. Underlaget utgörs av en jämförelse mellan e-brev och (handskrivna resp. maskinskrivna) pappersbrev som skrivits av privatpersoner till en svensk kommunal förvaltning. Utgångspunkten är antagandet att e-brev tänks vara mindre formella och mer talspråkliga än pappersbrev med motsvarande innehåll ett förhållande som inte bara denna genomgång utan även andra undersökningar bekräftar. Samma resultat har tidigare framkommit i olika amerikanska studier (Herring 1996, Du Bartell 1995), där det visar sig att inte bara syfte och innehåll utan också mediet i sig inverkar på hur kommunikationen tar form. E-post ställs av Hård af Segerstad också i relation till andra former av medierad kommunikation chatt, instant messaging webb chatt, SMS och befinns vara förhållandevis skriftspråkligt. Andra svenska studier innehåller mer generella jämförelser med tal och skrift (Lundström 1997). I Svenningsson (2002) förs olika sådana iakttagelser samman. Hon pekar på de skillnader som ryms inom ramen för vad som beskrivs som samtalsstil i asynkrona medier. 9 Det rör sig om ett slags skriven motsvarighet till den muntliga direktkommunikationens gester och ansiktsuttryck. 11

14 2.6 Sammanfattning Forskningen om e-post har bedrivits utifrån skilda frågeställningar, metoder och teorier inom ett flertal vetenskapliga discipliner. Trots e-postens etablerade ställning vet vi dock ganska lite om den kommunikativa innebörd som denna interaktion tillskrivs av berörda personer utifrån ett mer socialt perspektiv när e-posten fungerar som en i raden av flera olika kontaktytor t.ex. på en arbetsplats. Vad gäller de forskningsperspektiv som har behandlats i detta kapitel råder en uppdelning mellan olika förhållningssätt. Å ena sidan framträder en gren som uppmärksammar olika kontextuella förutsättningar, å andra sidan en tradition som kartlägger e-brev utifrån strukturella egenskaper. I den här studien vävs dessa perspektiv i någon mån samman. Undersökningen är dels kontextuellt inriktad och utreder de sociala strukturer som e-postandet samspelar med (miljöanalys), dels textorienterad och bygger på en genomgång av olika typer av e-brev som pekas ut av berörda användare på tidningen (textanalys). 12

15 3 Etnografi några linjer och utgångspunkter vid studiet av e-posten i redaktionsmiljön Det överordnade perspektivet i undersökningen är etnografiskt. Etnografi är ingen sammanhållen teori utan snarare en forskningstradition som särskiljer sig genom de metoder som tillämpas och de frågeställningar som forskarna arbetar med. I centrum står en vilja att förstå det vardagliga sociala livet inifrån och ett intresse för frågor knutna till vad människor gör och hur deras handlingar är reglerade, koordinerade och organiserade i specifika situationer (Ekström 2000). Inom ramen för denna övergripande förutsättning ryms vissa vetenskapsteoretiska förhållningssätt som är viktiga att förstå när man tar del av resultaten i ett etnografiskt arbete. Jag kommer därför att ägna visst utrymme åt att lyfta fram vad som kan förväntas ingå i en sådan studie. Det handlar här också om vad som med vissa modifikationer (se avsnitt 3.3) utgör de metodiska och vetenskapsteoretiska fundamenten i min undersökning. För forskare som har texter (och samtal) som sitt primära studieobjekt kan det holistiska perspektivet möjligen framstå som inexakt. Beskrivningar görs så att säga mer på håll av större mönster i den studerade kulturen där enskilda texter och replikskiften inte alltid är urskiljbara. Inte minst mot den bakgrunden kan det vara väsentligt att lyfta fram några av de premisser som är centrala i ett entografiskt sammanhang och den typ av djup och stringens som en sådan undersökning eftersträvar. 3.1 Etnografiska förhållningssätt Etnografi brukar associeras med antropologi, men har visat sig vara användbar också inom andra discipliner och forskningsfält, inte minst inom organisationsforskningen (Schwartzman 1993) och området datorstött samarbete (Computer-supported cooperative work, CSCW jfr Sommerville et al.1992, Bannon & Schmidt 1993, Randall et. al. 1994, Schmidt 2000). Att ge en strikt beskrivning av vad som ryms i begreppet är inte möjligt. Kraven på vad som i olika avseenden genomsyrar forskningsarbetet skiljer sig åt mellan olika discipliner (Gemzöe 2004:14-15). En förklaring till detta är den utveckling som etnografin har genomgått. Etnografin uppstod under mitten av 1800-talet (Kullberg 2004:15). Från början var den en metod som innehöll en terminologi och en beskrivning 13

16 för hur en antropologisk studie med syfte att beskriva en främmande (utomeuropeisk) kultur skulle planeras, genomföras, analyseras och rapporteras. Med tiden har etnografin kommit att användas för andra typer av kulturinriktade studier rörande etniska och sociala minoriteter i inomeuropeiska samhällen respektive kulturstudier i allmänhet på företag, organisationer etc. (jfr t.ex. Karlsson 2004, Sundstedt 2004, Svensson 2005). Därmed har också innebörden i begreppet etnografi kommit att förändras. En central tanke inom modern etnografisk forskning är att det i det skenbart vardagliga och triviala ryms strukturer som har mycket att berätta om hur människorna själva ser på sina liv och de sammanhang där dessa levs. Målet är att analytiskt beskriva och rekonstruera symboliska innebörder och sociala samspelsmönster genom att forskaren närmar sig en viss verklighet från de berörda personernas eget perspektiv. Dvs. det handlar för forskaren om att synliggöra uppfattningar, handlingsmönster, och värderingar som är levande för medlemmarna själva i en viss gemenskap (Merriam 1994:36 ff.). För att nå fram till den typ av helhetsförståelse och den typ av perspektiv som det är fråga om har forskningsarbetet traditionellt byggt på en längre tids närkontakt med en grupp människor (Alvesson & Sköldberg 1994, Hammersley & Atkinson 1995, Morse 1998). Vad som räknas som en längre tid råder det delade meningar om. Vissa företrädare hävdar att forskaren bör observera samma sak flera gånger och under en lång period (Silverman 1985). 10 Andra (McDonald & Ackerman 1998 och Groth 1999, 2004) menar att det inte är nödvändigt att tillbringa så lång tid ute på fältet när forskaren studerar en grupp som är en del av den egna kulturen (Alvesson & Sköldberg 1994) eller om forskaren på annat sätt har inifrånkunskap genom t.ex. egen yrkeserfarenhet från det studerade fältet (jfr Østbye, Knapskog, Helland & Larsen 2003:122). En stor del av den moderna etnografiska forskningen har karaktär av s.k. context of discovery -forskning (Kullberg 2004:53). I begreppet ligger att forskaren inriktar sig på att upptäcka om än i en annan betydelse än att finna, dvs. att hitta något som forskaren tror har varit där hela tiden, men som han/hon inte har tänkt på eller sett tidigare. Det handlar om att skapa, att lokalisera, att identifiera, att blottlägga med utgångspunkt i begrepp som är hämtade från vardagsspråket genom undersökningsper- 10 Som ett sätt att skilja ut etnografiska studier med kortare tidsperspektiv används ibland termen quick and dirty ethnography inom CSCW-forskningen. Termen härrör ursprungligen från Hughes, King, Rodden & Andersen (1994) och syftar på en relativt snabbt genomförd fältstudie som syftar till att ge forskaren en översiktlig och generell bild av den sociala miljön. Tidsperioden för undersökningen sträcker sig från dagar till veckor istället för månader eller år som i den traditionella etnografin. 14

17 sonernas utsagor (Kullberg a.a.). I fokus står sådant som utövarna med sitt handlande och berättande lyfter fram som centralt och dessa aspekter ställs av forskaren mot erfarenheter inom forskningen rörande samma problemområde. Både forskaren och undersökningspersonerna påverkar alltså innehållet i de teorier som skapas. Ny information kan leda till att forskaren går tillbaka till tidigare insamlade data från samma miljö och lär sig av dessa, och med dessa som stöd får underlag för en mer brett förankrad tolkning. Teorier utnyttjas i detta sammanhang som öppet hållna tolkningsplattformar för de iakttagelser som görs. De genereras (skapas) löpande utifrån ett samspel mellan forskare och det denne upptäcker i den studerade miljön (Kullberg 2004:47-48). På så vis kan en teoretisk inramning växa fram under det etnografiska arbetets gång som i sin tur kan bidra till att utveckla analysen. Glaser (1978) talar om länken mellan data och teori som en begreppsmässig kod. Detta innebär att forskaren använder begrepp som uppkommer i studien för att genom relationer mellan begreppen formulera teorier. Denna begreppskodning utvecklar den empiriska nivån och gör så småningom att forskaren får en koncentrerad bild av data. 3.2 Metoder I genomförandet av etnografiska studier används flera metoder, s.k. metodtriangulering (Østbye, Knapskog, Helland & Larsen 2003:122). Den huvudsakliga motiveringen är att man vill vara säker på att resultaten lever upp till grundläggande giltighets- och trovärdighetskrav genom att verkligheten speglas från skilda håll. Men en central aspekt är också att man genom att utgå från olika metoder lättare kommer åt så kallad tyst kunskap en form av praktisk kunskap som informanter är bärare av utan att själva tänka på det. Østbye, Knapskog, Helland & Larsen (2003:123) skriver om den tysta kunskapen som ett slags vetande som möblerar informantens förståelse och som kan spåras genom dennes handlingar. För informanten är något självklart och som sådant en företeelse denne inte bryr sig om eller ens förmår att artikulera. Genom att bygga på ett bredare metodiskt batteri än t.ex. enbart intervjuer, där mer officiella versioner av informantens verklighet kommer fram, blir det möjligt att ställa olika bilder mot varandra (Østbye, Knapskog, Helland & Larsen a.a.) och att få en fördjupad förståelse. De mest kännetecknande datainsamlingsteknikerna i en etnografisk undersökning är direkt observation, i vilken forskaren oftast utgör en deltagande observatör 11 och intervjun. Dessutom insamlas diverse saker, 11 Det finns skilda uppfattningar bland etnografer om vad som ligger i begreppet deltagande observation. Vissa använder det i en övergripande innebörd som innefattar 15

18 artefakter samt skilda dokument om och av informanterna på fältet för att spegla verkligheten från flera olika håll. Vad gäller observationerna innebär de att forskaren under en tid (se föregående avsnitt) befinner sig i den miljö där något skall studeras och att forskaren under denna tid deltar och agerar i den utsträckning det är möjligt. Rollen som deltagande observatör skiljer sig från andra roller som undersökaren kan ta. Denna roll går ut på att forskaren vidtar åtgärder för att komma in i den grupp som han eller hon skall studera med hjälp av de begrepp som deltagarna själva använder (Doheny-Farina, & Odell 1985, Eriksson 1997). Patton (1980) talar om inom- och utomstående observation och menar med det skillnaden mellan om forskaren ingår i eller står utanför den observerade gruppen. Hammersley & Atkinson skiljer mellan fyra olika roller där forskarens tillhörighet i gruppen blir alltmer integrerad (Hammersley & Atkinson 1987). Den totala observatören är en undersökare som endast tittar på och som förhåller sig helt passiv till det som skall observeras och som står helt utanför de händelser och situationer som utspelar sig. I rollen som deltagande observatör är forskaren känd för undersökningspersonerna. Både dessa och forskaren är medvetna om att undersökarens roll har sin utgångspunkt i forskningen. Undersökaren är därför inte lika mycket en outsider som i det första fallet. Roller och relationer mellan undersökningspersoner och forskare definieras dock liksom för den totala observatören av forskningsuppgiften och påverkas således av forskarens utanförskap. Rollen som observerande deltagare innehåller ett visst, men svagt engagemang, till skillnad från totala deltagaren där målet är att bli en insider (jfr ovan). Denna roll kan intas på olika sätt. Den aktiva deltagaren har ett arbete att utföra i undersökningsområdet förutom sitt forskningsarbete. Detta skiljer honom/henne från olika observatörsroller. 12 Delvis hänger frågan om forskarens roll samman med hur denne löser problemet med att vara närvarande i situationen samtidigt som han eller hon skall anteckna och dokumentera. Emerson, Fretz och Shaw (1995) har skrivit en metodbok rörande arbetet med att dokumentera och ställa samman iakttagelserna från observationsmiljön till en etnografi. Författarna skiljer på mentala, preliminära och fullständiga fältanteckningar. alla de tekniker som en etnografisk studie innehåller (jfr Denzin 1978, Ely 1994, Wolcott 1988). Andra (Kullberg 2004:92) använder det i en specifik metod nämligen för de iakttagelser som forskaren gör av det som händer i den observerade miljön. 12 Den priviligierade observatören är en person som är känd och som man litar på och som lätt får tillgång till information om sammanhanget. Den inskränkta observatören är den vanligaste rollen. Forskaren observerar, ställer frågor och bygger upp ett förtroende med tiden, men har inte någon annan roll i sammanhanget än forskarens (Wolcott 1988, Ely 1994). 16

19 Mentala fältanteckningar innebär att forskaren under observationen bildar små anteckningar i huvudet och sedan efteråt skriver ner dessa mentala anteckningar. Preliminära anteckningar innebär att man under observationer skriver ner småord för att senare kunna komma ihåg bättre och till slut kunna skriva fullständiga fältanteckningar. Men som Karlsson (2003:18) skriver i en diskussion utifrån Emerson m.fl.:s råd: i det att synligt observera ligger en paradox. Det faktum att fältarbetaren är där för att observera vad de studerade individerna gör medför att det oundvikligen blir en spänning mellan undersökaren och dennes forskningsobjekt. Undersökaren kan inte bli osynlig. Till detta kommer att det vid fältantecknandet hela tiden pågår ett slags selektion. Forskaren väljer att skriva om och betona vissa drag och handlingar och utelämnar andra. Det har alltså betydelse ur vilken synvinkel forskaren ser undersökningen. I fråga om intervjuer gäller samma princip som för det etnografiska arbetet i stort. Intervjuer skall bygga på uppgifter och svar från flera personer; detta för att undvika alltför ensidiga data. I centrum står frågor där den intervjuade själv kan styra vilken väg som svaret tar: Vad gör du när du använder e-post. Kan du kommentera. Dessa frågor ingår som en bärande del både i den etnografiska formella intervjun, djupintervjun, och i den etnografiska informella intervjun, samtalet. Den informella intervjun är ett samtal som spontant växer fram under själva datainsamlingsprocessen mellan forskare och kontaktperson. Frågorna formas kontinuerligt av situationer och händelser ute i observationsmiljön. Djupintervjun å sin sida är planerad. Den leds av forskaren och har som syfte att koncentrerat insamla information på en plats i arbetsmiljön där forskaren och den som intervjuas är de enda närvarande. Utgångspunkten skapas av tidigare händelser knutna till observationsmiljön: samtal, observationer alternativt av forskarens analys, där denne önskar förstå hur informanterna uppfattar något som visat sig i analysen. Liksom i den informella intervjun undviks förutbestämda och specifika frågor. Däremot har forskaren med sig reflektioner och/eller stolpar rörande olika områden som skall beröras, vilka om möjligt spelas in på band. På så vis formas innehållet i intervjuerna av forskare och intervjuperson gemensamt. Detta slags tematiskt planerade intervjuer är semistrukturerade i motsats till vad som är fallet i s.k. strukturerade frågeundersökningar där forskaren utgår från i förväg förberedda frågor. 17

20 3.3 Etnografi i föreliggande undersökning Bilden av vad som krävs för att en enskild studie skall kallas för etnografisk hänger samman med olika aspekter, där olika tolkningar kan göras av vad forskningsarbetet bör rymma för komponenter. Ett sätt att genomföra en positionsbestämning kan vara att utgå från olika delkrav och beskriva dem med rubrikerna mer och mindre så som antyds i figur 3.1. Teoretisk förankring Samspel mellan teoretisk tolkningsram och de studerade personernas inifrånperspektiv Forskningsprocessen Material bestående av observation, intervjuer och insamlade artefakter Tidsmässigt utdragen och sammanhängande period av observationer ute på fältet Forskaren som deltagande observatör Forskningsprodukten Holistiskt perspektiv kulturanalys mer mindre Figur 3.1. Bedömning av etnografiskt perspektiv i en undersökning Punkterna i figuren tar fasta på teman som diskuterats i föregående avsnitt (3.1-2) och är knutna till den teoretiska ramen, forskningsprocessen och den slutgiltiga forskningsprodukten. Utifrån sådana utgångspunkter kan den här aktuella genomgången av e-postbruket på tidningen sägas vara etnografisk i fråga om insamlingsmetoder, teoretisk förankring (se vidare de olika resultatkapitlen under teoretisk tolkningsplattform), fältförankring och försöken till kultur-/helhetsanalys. Arbetet har skett med utgångspunkt i förhållandena i den redaktionella miljön. Med utgångspunkt i förhållanden som iakttagits har tolkningsplattformar byggts upp, vilka fungerar som en teoretisk inramning för resp. analys. På så sätt kan varje delanalys ses i ljuset av en hermeneutisk process där den överordnade förståelsen har vuxit fram genom ett fortlöpande växelspel av olika delförståelser som sträcker sig genom hela forskningsprocessen (Østbye, Knapskog, Helland & Larsen 2003:111). Målet för undersökningen i sin helhet har varit att se e-postbruket i sitt redaktionella kulturella sammanhang och att problematisera vad e-postanvändningen 18