Användarhandledning Evolution

Transkript

1 Användarhandledning Evolution

2 Ver.5 Innehållsförteckning Inledning... 5 Välkommen... 5 Begreppslista... 5 Generell funktionalitet... 6 Inloggning och navigering... 6 Inloggning... 6 Startbild och navigering... 6 Fliksystem och arbetsflikens delar... 7 Gruppering och sortering... 8 Gruppering och urval av ärenden... 8 Gruppering av handlingar... 9 Gruppering av meddelanden och bevakningar... 0 Urval av sammanträden... 0 Sortering... 0 Inställningsmöjligheter... 0 Åtkomst till inställningar... 0 Applikations-inställningar... Användaruppgifter... Adressregister... Inledning... Skapa/ta bort register... Lägga till, ta bort och flytta poster... Använda register... Handlingar... 5 Verktygsfält för handlingar... 5 Verktygsfält... 5 Skapa ny handling... 6 Skapa handlingen... 6 Registrering av allmän handling... 7 Behörighet till handling... 7 Knyta dokument till handling... 8 Koppla dokument/fil till handling... 8 Lägga till handling via drag and drop... 9 Förändra handling... 9 Förändra handlingsinformation eller kopplad fil... 9 Sekretessbelägga/ PUL-skydda handling... 9 Ta bort handling... 0 Koppla bort fil från handling... 0 Åtgärder för handling/ärende... Godkänna dokument... Starta dokumentgodkännande... Hantera uppgift om godkännande... Arbeta med ett godkänt dokument... 4

3 Ver.5 Beslut... 4 Inledning... 4 Skapa beslut... 4 Delegationsbeslut... 5 Inledning... 5 Skapa delegationsbeslut... 6 Distribution... 7 Aktivering av distributionsstödet... 7 Skapa distributionsomgång... 7 Ärenden... 9 Verktygsfält för ärende... 9 Verktygsfält... 9 Skapa ärende... 0 Skapa nytt ärende... 0 Behörighet till ärende... 0 Sekretessbelägga/ PUL-skydda ärende... Öppna och redigera i ett befintligt ärende med handlingar... Öppna ärende från navigeringsmeny... Visa handlingar... Skapa ny handling i ärende... Lägga till befintlig handling... Lägga till handling lagrad i Evolution genom drag-and-drop... Lägga till extern fil med drag and drop... Meddelanden... 4 Skapa meddelande... 4 Meddelande utan hänvisning... 4 Skapa meddelande... 4 Meddelande med hänvisning... 5 Hantera meddelanden... 6 Läsa meddelande... 6 Besvara meddelande... 6 Bevakningar... 7 Skapa bevakning... 7 Skapa bevakning... 7 Hantera bevakningar... 8 Läsa bevakning/se bevaknings-status... 8 Uppgifter... 9 Hantera uppgifter... 9 Arbeta med uppgifter... 9 Möteshantering Verktygsfält för möten Verktygsfält Förbereda mötesdatum... 4 Lägga upp mötesdatum... 4 Ange mötesinformation... 4 Påbörja kallelse... 4 Skapa kategorier... 4

4 Ver.5 Lämna ärende till möte... 4 Påbörja lämnande till möte... 4 Ange detaljer och bilagor Fullfölja lämnande till möte Skapande av kallelse Översyn mötespunkter Generera förstasida Skapa kallelse Förbereda/Genomföra möte Skapa beslut/mötesanteckning Ta bort beslut Skapande av protokoll... 5 Generera förstasida... 5 Skapa protokoll... 5 Dokument- och filhantering i mappar... 5 Verktygsfält och navigering bland mappar... 5 Verktygsfält... 5 Navigera i mappstruktur Mappstruktur Se innehåll i mapp Skapa ny mapp Behörighet till mapp Flytta och ta bort mapp Lägga handling i mapp Ta bort handling Sökning Fritextsökning och sökning på fasta fält Genomföra en fritextsökning Genomföra sökning på fasta fält Personlig del och inkorg... 6 Personlig del... 6 Inledning... 6 Flikar i personlig del... 6 Urvalsmöjligheter... 6 Inkorg... 6 Åtkomst till inkorg... 6 Hantera handlingar i inkorg... 6 Rapporter Hantera rapporter Inledning Åtkomst till rapporter

5 Ver.5 Inledning Välkommen Denna Användarhandledning ger en översikt över uppbyggnad av och funktioner i Evolution och syftar till att ge kunskaper för att komma igång och jobba med systemet. Begreppslista I nedanstående tabell listas begrepp frekvent förekommande i Evolution och denna handledning Begreppet... Arbetsflik Arbetsyta Bevakning Detaljflik Detaljvy Handling Handlingsinformation Huvudgrupp Innehållsvy Mapp Meddelande Innebär... Flik(ar) som ger möjlighet att ha flera arbetsytor öppna samtidigt. Platshållare för Arbetsflik med Innehållsvy och Detaljvy Påminnelsefunktion för att följa upp ex. handling med datum samt beskrivande text. Flikar som visar detaljinformation när användare arbetar med ärenden, handlingar/dokument, meddelanden, bevakningar etc. Platshållare för detaljflikar. Platshållare för handlingsinformation och ev. kopplad fil Information som beskriver handlingen och om det finns kopplat dokument även beskriver innehållet i dokumentet. någon av huvuddelarna i Evolution såsom Meddelanden, Bevakningar, Ärenden, Dokument, Sökning etc. Plats för lista över ingående material från ärende, meddelande, bevakning etc. Platshållare för dokument i dokumenthanteringen Funktion för att skicka textmeddelanden, allmänna eller med referens till specifikt dokument/handling. 5

6 Ver.5 Begreppslista (fortsättning) Begreppet... Innebär... Navigeringsfönster Presentation av information inom vald huvudgrupp. Navigeringsmeny meny för att välja mellan de olika huvudgrupperna Ärende Samlingsmapp för handlingar som berör en gemensam sak. Exempelvis en fråga som är föremål för en myndighets behandling. Inloggning och navigering Generell funktionalitet Inloggning Inloggning i Evolution sker genom att Evolution använder sig av uppgifterna från Windows-inloggningen. Starta Evolution genom menyval under startmenyn eller ikon på skrivbordet. Startbild och navigering 4 Startbilden består övergripande av följande delar Numme Namn Funktion r Menyrad Innehåller vanliga kommandon som vi även känner igen från andra programvaror Navigeringsmeny Valet i Navigeringsmenyn styr vilken information som visas i Navigeringsfönstret Navigeringsfönster I detta fönster kan du styra vad som visas på arbetsytan 4 Arbetsyta Här visas innehålls- och detaljinformation gällande det du arbetar med för tillfället 6

7 Ver.5 Generellt styr du vad som ska visas i Evolution enligt följande Välj huvudgrupperna bland de grupper som finns i Navigeringsmenyn ( i bilden ovan) Valet där styr vad för information som visas i Navigeringsfönstret ( i bilden ovan). Vid val av något i navigeringsfönstret kommer Evolution visa innehåll- och detaljinformation på Arbetsytan (4 i bilden ovan). Fliksystem och arbetsflikens delar Arbetet med flikar i Evolution är uppbyggt enligt följande princip. En arbetsflik() öppnas i arbetsytan då något väljs i navigeringsfönstret: På arbetsfliken () finns följande delar: 7

8 Ver.5 Nr Namn Funktion Innehållsvy Presenterar handlingar kopplade till val i navigeringsfönster Detaljflik Presenterar detaljer för valt objekt i systemet, flera detaljflikar kan komma att visas beroende på objektets natur. 4 Detaljvy Presenterar metadatafält och annan information kopplad till valt objekt 5 Verktygsfält Åtkomst till funktioner rörande det som användaren för tillfället visar i arbetsflik och detaljflik, Verktygsfält finns även kopplade till navigeringsfönster i vissa huvuddelar av Evolution 6 Förhandsgranskning Möjlighet att förhandsgranska eventuellt kopplad fil 7 Egenskapsfält Anger egenskaper för exempelvis en handling Då arbetsfliken() öppnats efter val i navigeringsfönstret presenteras handlingar i innehållsvyn () Information om handling/ärende/bevakning/meddelande etc visas sedan med hjälp av s.k. Detaljflikar (). Antalet detaljflikar styrs av vad som markerats i innehållsvyn (). Detaljflikarna () innehåller metadatafält i detaljvyn (4) samt relevanta verktygsfält (5) Detaljflikarna () kan ävem innehålla möjlighet till förhandsgranskning (6) och visning av egenskaper (7) beroende på vad som är markerat för visning i systemet Gruppering och sortering Gruppering och urval av ärenden För att gruppera ärenden i Navigeringsfönstret används de olika kolumnrubrikerna. Urval kan även göras med de urvalsfunktioner som presenteras i systemet Använd knapparna eller datumfälten för att visa urval av ärenden () (de användaren 8

9 Ver.5 själv är ansvarig för alt ärenden inom datumintervall För att gruppera ärenden utefter en kolumnrubrik (), ta tag i rubriken och släpp i fältet med texten Släpp rubrik här för att gruppera () Ovan har kolumnen skapad använts som grupperingsbegrepp och Evolution har grupperat ärenden utifrån när de skapats För att återställa grundsortering dras rubriken tillbaka ner bland övriga rubriker () Gruppering av handlingar För att gruppera handlingar i Innehållsvyn används de olika kolumnrubrikerna För att gruppera handlingar utefter en kolumnrubrik (), ta tag i rubriken och släpp i fältet med texten Släpp rubrik här för att gruppera () Ovan har kolumnen registrerad använts som grupperingsbegrepp och Evolution har grupperat 9

10 Ver.5 handlingar utifrån när de registrerats För att återställa grundsortering dras kolumnrubriken tillbaka ner bland övriga rubriker () Gruppering av meddelanden och bevakningar Meddelanden och bevakningar presenteras på samma sätt som ärenden i Navigeringsfönstret och kan därmed grupperas enligt samma beskrivning. Se stycket Gruppering av ärenden ovan Urval av sammanträden I huvudgruppen sammanträde finns möjlighet att styra för vilken period sammanträden ska visas via fält i navigeringsfönstret Sortering Information presenterad i Evolutions Navigeringsfönster och Innehållsvy kan sorteras genom klick på de kolumnrubriker som finns. Information i mottagarlistor, register etc kan även de sorteras genom att klicka på kolumnrubriker. Inställningsmöjligheter Åtkomst till inställningar För att komma åt inställningar, välj Verktyg i Menyraden Under alternativet Applikationsinställningar () kan användarspecifika inställningar göras för Evolution Alternativet Användaruppgifter () ger möjlighet att underhålla uppgifter om användaren, såsom namn, titel, om mailutskick från systemet önskas etc. 0

11 Ver.5 Applikationsinställningar I fälten Fritextsökning och Detaljsökning anges standardvärden för hur långt tillbaka i tiden sökningen ska sträcka sig för fritextsökningar respektive detaljerade sökningar på handling/ärende I fältet Ärende navigering anges tidsintervall för vilket datum ärenden ska visas i huvudgruppen ärendens navigeringsfönster Båda datumintervallen kan sedan förändras i navigeringsfönster för ärende resp. sökning Användaruppgifter Via valet användaruppgifter ges användaren möjlighet att underhålla uppgifter om sitt användarkonto, exempelvis Namn Titel E-postadress Om e-postutskick ska göras från systemet Adressregister Inledning I Evolution kan kontakter sparas i adressregister. Adressregister kan skapas på olika nivåer i organisationen och på så sätt göras tillgängligt för alla användare i organisationen, delar av organisationen eller enbart för en användare. För varje ärende samlas kontakter och motparter automatiskt i ett register. Skapa/ta bort register För att skapa ett register, öppna först registerhanteraren genom att välja Verktyg följt av Adressregister i menyraden

12 Ver Välj registertyp (), dvs vilken nivå adressregistret ska vara tillgängligt på eller vilken specifik registertyp registret ska ingå i Klicka på skapa register () Namnge registret i rutan som visas. Om ett register istället ska redigeras eller tas bort: Välj korrekt registertyp () och därefter önskat register (). Klicka därefter på ändra (4) alt ta bort (5) för att byta namn på registret eller ta bort det Lägga till, ta bort och flytta poster För att lägga till, ta bort eller flytta poster i ett adress register, öppna först registerhanteraren genom att välja Verktyg följt av Adressregister i menyraden Adressregister kan även ändras då de anropas för användning i handlingsbilder och mottagarlistor, mer om detta i stycket Använda adressregister

13 Ver Välj registertyp () och därefter önskat register () Klicka på lägg till kontakt () för att få möjlighet att lägga upp en ny post Markera en befintlig post i registret (4) och klicka på ta bort (5) för att radera en post För att kopiera en post till ett annat register, klicka på Flytta mellan register (6). En möjlighet att välja register att utbyta kontakter med presenteras Välj korrekt register i högra fönstret och kopiera sedan kontakter genom att dra dem mellan de olika registren Ta bort kontakter ur register vid behov Använda register Register är åtkomliga i Evolution där kontakter ska anges i metadata samt då mottagare av dokument ska väljas. Då kontakter ska väljas in i metadata återfinns registret under en symbol i anslutning till kontaktfälten:

14 Ver.5 Klicka på Adressregister för att få möjlighet att använda kontakt ur register. 4 Välj önskad registertyp () (varje ärende har här ett eget register som är åtkomligt under registertyper om handlingen ingår i ett ärende), och önskat register () Markera kontakten () och klicka på OK (4) (kontakter kan sorteras genom klick på kolumnrubriker) Kontakten väljs nu in. Notera att det även är möjligt att ändra kontakter och administrera register även här. Adressregister är även möjliga att använda då mottagare ska anges för distributioner eller andra former av mottagarangivelse, registret finns då åtkomligt under knappen som presenteras i Evolution i olika situationer Notera att när en handling finns i ett ärende går det även att kopiera ärendets kontaktuppgifter direkt 4

15 Ver.5 Handlingar Verktygsfält för handlingar Verktygsfält I denna tabell beskrivs verktygsfältets innehåll Kategori Funktion Beskrivning Handling. Spara Används för att spara handlingsinformation. Sätter handlingsinformationens fält till blå bakgrund (skrivskydd).. Avbryt Avbryter aktuellt arbete utan att spara. Redigera Öppna och förändra innehåll för handlingsinformationen. Fälten sätts till vita. 4. Kopiera handling Kopierar metadata för vald handling till ny handling 5. Skapa ärende Skapar nytt ärende 6. Gå till ärende Används för att gå till ärendet handlingen tillhör (om handling tillhör ärende) 7. Visa mapptillhörighet Visar sökvägar till de mappar där handlingen ligger 5 Dokument 8. Koppla fil Kopplar befintligt digitalt dokument (med utforskare) till handlingsinformation. 9. Generera Utifrån fördefinierad mall (om sådan finns installerad) skapar Evolution ett dokument med information från handlingsfälten. 0. Synkronisera Överför data mellan handlingen till dokument genererat utifrån mall (om sådan används). Checka ut Låsa dokument för redigering, d.v.s. sätta skrivskydd på dokument i databas till dess att det åter checkas in.. Checka in Släppa rättighet för redigering på dokument, d.v.s. andra användare kan ta över och arbeta vidare med dokumentet.. Historik Versionshantering av dokument. Möjliggör att granska tidigare versioner och återställning av dokument till tidigare versioner. Tillgänglighet 4. Inkommen Tilldelar handling/dokument ett löpnummer. Materialet blir allmän handling och skrivskyddat. 5. Upprätta Samma som ovan men med status att materialet är internt producerat och nu allmän handling. 6. Godkänna Används för att anropa godkännandeflöde för en handling 5

16 Ver.5 7. Avsluta Ändrar handlingen status från aktuell till avslutad 8. Publicera Används för att publicera ett enskilt dokument (kräver integration) 9. Behörighet Används för att sätta/ändra rättigheter och behörighet för handling/dokument. 0. Dokumentskydd Hantera dokumentskydd för handlingen, såsom sekretess och PUL Beslut. Skapa beslut Skapar ett beslut baserat på handlingens information. Fält för att hantera beslutet fälls ned. Skapa delegationsbeslut Skapar ett delegationsbeslut baserat på handlingens information. Fält för att hantera delegationsbeslutet fälls ned Kommunikation. Skicka Används för att skicka meddelande till meddeleande användare med referens till handling/dokument. 4. Bevaka Används för att bevaka (med referens) handling/dokument för uppföljning eller senare uppgift. Kan även sättas för andra användare. 5. Distribution Används för att distribuera handling(ar) till en eller mottagare (utskrift till skrivare, via e-post eller internt mellan olika enheter) Beroende på när en handling visas är olika knappar i verktygsfältet aktiva och synliga. Om en handling inte är en del av ett ärende är exempelvis knapp nr 6 ovan bytt mot en knapp för att lägga handlingen i ett befintligt ärende. Vidare finns det för en handling som visas i systemets inkorg en knapp för att klassa handlingen som arbetsmaterial samt en möjlighet att flytta handlingen till annan enhets inkorg. Skapa ny handling Skapa handlingen För att skapa ny handling i systemet, välj Arkiv/Nytt/Skapa ny handling (detta val finns tillgängligt oavsett var i systemet du befinner dig och vilka flikar som är aktiva) Valet Skapa ny handling skapar en handling som inte är knuten till något ärende eller mapp. Då ny handling ska skapas i systemet visas nedanstående dialogruta, antalet val i listor beror på hur systemet är konfigurerat. 6

17 Ver.5 Klicka på redigera () för att göra fälten redigerbara och ange följande: Handlingstyp Peka ut fil du direkt vill koppla till handlingen om sådan finns. Klicka sedan på Skapa Ange handlingsinformation genom att fylla i informationen och klicka på Spara () (genom att använda registerknappen (4) kan motpart hämtas från adressregister alt det ärende en handling är kopplad till. 4 Registrering av allmän handling För registrering av allmän handling, klicka på Inkommen alternativt Upprätta ( i bilden ovan). Behörighet till handling Då en handling skapas är det bara skaparen som initialt har behörighet till handlingen. Om en handling skapas i ärende/mapp får handlingen ärva mappens/ärendets behörighet. En handling skapad i ärende kan ärva ärendets behörigheter. Förändra/kontrollera behörigheten genom att högerklicka på handlingen alt klicka på behörighet i verktygsfältet i handlingens detaljvy 7

18 Ver.5 Välj Behörighet () för att styra vilka som ska ha rätt att se och arbeta med handlingen I popupfönstret som visas hur behörigheterna ser ut för tillfället 4 Klicka på ändra () för att förändra behörigheter Lägg till användare eller delar av organisationen genom att markera i vänstra listan () och flytta med hjälp av knapparna i mitten (). I högra listan (4) förändras behörighetsnivån Knyta dokument till handling Koppla dokument/fil till handling För att peka ut ett befintligt dokument att kopplat till handlingen: Klicka på Koppla fil () och leta därefter fram dokumentet. Kopplas dokument aktiveras även fönstret för förhandsgranskning Genom att klicka på knappen Generera () skapar Evolution ett digitalt dokument, med hjälp av en mall kopplad till handlingstypen, och överför informationen från Detaljvyn, d.v.s. handlingsinformationen. 8

19 Ver.5 Lägga till handling via drag and drop Valfri fil kan dras från datorn och släppas in i Evolutions innehållsvy eller direkt i en mapp/ärende, handlingstyp får då väljas och information om handlingen kan därefter anges i systemet. Förändra handling Förändra handlingsinformation eller kopplad fil För att koppla bort fil kopplad till handling, markera handlingen i innehållsvyn: 4 För att ändra en handlings information, markera handlingen och klicka på redigera() Avsluta med att klicka på spara() Klicka på synkronisera() för att överföra information till eventuellt kopplat dokument baserat på intelligent dokumentmall För att förändra en kopplad fil, klicka på Checka ut (4) och genomför förändringen i tillämpningsprogrammet. Då detta stängs frågar evolution om filen ska checkas in. Är det då en fil baserad på intelligent dokumentmall överförs uppgifter till systemets informationsfält. Dubbelklick på handlingen i innehållsvyn ger möjlighet att titta på handlingen med skrivskydd, handlingen kan då inte förändras och sparas tillbaka, för att kunna förändra en handling måste den checkas ut enligt punkten ovan Sekretessbelägga/ PUL-skydda handling För att sekretessbelägga en handling, klicka på Aktivera dokumentskydd() i handlingens detaljflik I popuprutan som då presenteras väljer du typ av sekretess (individuell eller normal) alt PULskydd samt rätt paragraf (vid PUL-skydd behöver paragraf ej anges). 9

20 Ver.5 Om individuell sekretess valts, klicka på knappen användare för att få möjlighet att styra tillgång till sekretessbelagd information Då sekretess valts aktiveras sedan sekretess för handlingens fält genom klick på de sekretessikoner som kommer upp. Då sekretess aktiverats för ett fält byter ikonen utseende för att visa att fältet är sekretessbelagt. Fältet kan nu läsas av användare med fullständig behörighet till handlingen samt de användare som får se handlingen och är sekretessbehöriga. Ta bort handling För att ta bort handling, högerklicka på handlingen i innehållsvyn Välj ta bort från lista () för att ta bort dokumentet ur just denna mapp/detta ärende Välj Ta bort permanent () för att ta bort dokumentet från alla platser i systemet Koppla bort fil från handling För att koppla bort fil kopplad till handling, markera handlingen i innehållsvyn: Klicka på Åtgärder i menyraden och välj därefter Koppla bort fil () för att koppla bort filen 0

21 Ver.5 Åtgärder för handling/ärende Genom att markera en handling i innehållsvyn och sedan välja Åtgärder från menyraden finns möjlighet att komma åt mer funktionalitet för att förändra en handling: Välj Checka ut dokument till disk () för att checka ut dokumentet och lägga det på bestämd plats som pekas ut, filen får sedan pekas ut på nytt då dokumentet checkas in Välj Exportera fil till disk () för att skapa en kopia av den kopplade filen och lägga den på en bestämd plats som pekas ut, detta resulterar ej i utcheckat dokument Övriga val i listan finns även åtkomliga i verktygsfälten över innehållsvy/detaljvy då en handling eller ett ärende markerats. Somliga åtgärder gäller även det eventuella ärende handlingen ligger i.

22 Ver.5 Godkänna dokument I Evolution kan dokument godkännas och därmed få gällande versioner mellan givna datum. Starta dokumentgodkännande För att starta godkännandeprocess rörande en handling, leta fram handlingen och markera den Välj Godkänna dokument i handlingens detaljvy. En lista med behöriga godkännare visas Markera den/ de personer som ska godkänna dokumentet () samt ange när det godkända dokumentet ska vara giltigt (). Uppgifter går till de användare som ska godkänna dokumentet Det går att avbryta ett godkännande genom att återigen trycka på knappen Godkänna dokument i handlingens innehållsvy, dialogrutan som kommer upp har en knapp för att avbryta godkännande om den anropas från en handling som har en pågående godkännandeprocess.

23 Ver.5 Hantera uppgift om godkännande Uppgifter om att godkänna ett dokument återfinns på fliken Uppgifter under användarens personliga navigeringsmenyval. Dubbelklicka på en uppgift () för att få upp den i en arbetsflik Markera handlingen uppgiften gäller () Klicka på Godkänna dokument () för att hantera godkännandet. En popupdialog visas där godkännandet kan ske Välj att godkänna eller avslå dokumentet () Det är även möjligt att skicka med en kommentar tillsammans med godkännandet () Meddelande går till övriga inblandade, om dokumentet godkänts lyfts det till nästa giltiga version och börjar gälla den angivna tidsperioden för godkännandet.

24 Ver.5 Arbeta med ett godkänt dokument Användare som har fullständig behörighet till ett godkänt dokument kan arbeta med nya revisioner av ett godkänt dokument och på så sätt förbereda kommande version av dokumentet. Övriga användare ser bara bara senast godkända version. En användare med fullständig behörighet till ett godkänt dokument får alltid frågan om arbetsmaterial eller senast godkända version ska visas då det godkända dokumentet tas fram för visning i systemet. Andra användare ser bara senast godkända version Beslut Inledning Evolution innehåller i standarduppsättning funktionalitet för att registrera beslut. Denna bygger på att ett beslut registreras för en viss beslutsinstans på ett specifikt möte. Detta kan också göras från Evolutionsmöteshantering, beskriven i annan del av denna handledning Alla typer av handlingar kan pekas ut som beslut i systemet, hur detta görs beskrivs nedan Skapa beslut Alla typer av handlingar i Evolution kan anges som beslut. Om handlingen inte är skapad, börja med att skapa handlingen. Se annan del av handledningen för information kring hur handling skapas. Markera handlingen i innehållslistan, klicka på Skapa beslut () Fält för information om beslutet presenteras, Om mycket information specifik för beslutet ska överföras till dokumentet tillhörande handlingen kan det vara en god idé att skapa (generera) dokumentet först när skapandet av beslutet är färdigt. 4

25 Ver Välj beslutsinstans () och mötesdatum () 4 För att skapa paragraf: Markera rutan skapa (). Skriv in paragrafnummer alt lämna fältet tomt för att hämta beslutsinstansens nästa lediga paragraf innevarande år då handlingen sparas. Ange om så önskas justering för beslutet. (4) Se över övriga fält för handlingen och spara. Generera eventuellt dokument för beslutet genom att klicka på Generera dokument (5) Delegationsbeslut Inledning Evolution innehåller i standarduppsättning funktionalitet för att registrera delegationsbeslut. Denna bygger på att ett beslut registreras för en beslutsfattare med en årlig paragrafnummerserie. Beslutet kan sättas att presenteras på ett angivet möte som skapats i Evolutions möteshantering. Alla typer av handlingar kan pekas ut som delegationsbeslut i systemet, hur detta görs beskrivs nedan 4 Se avsnitt om möteshantering för information om hur mötesdatum läggs upp. Beslutsinstanser läggs upp av administratör i administratörsklient. 5

26 Ver.5 Skapa delegationsbeslut Alla typer av handlingar i Evolution kan anges som delegationsbeslut. Om handlingen inte är skapad, börja med att skapa handlingen 5. Se annan del av handledningen för information kring hur handling skapas. Efter att handlingen har markerats i innehållslistan, klicka på Skapa delegationsbeslut () Fält för information om delegationsbeslutet presenteras 4 Välj beslutsinstans () och mötesdatum () 6 Välj beslutsfattare () Markera rutan skapa (4). Skriv in paragrafnummer alt lämna fältet tomt för att hämta beslutsfattarens nästa lediga paragraf innevarande år då handlingen sparas Se eventuellt över övriga uppgifter för handlingen och spara handlingen 5, Om mycket information specifik för delegationsbeslutet ska överföras till dokumentet tillhörande handlingen kan det vara en god idé att skapa (generera) dokumentet först när skapandet av delegationsbeslutet är färdigt. 6 Se avsnitt om möteshantering för information om hur mötesdatum läggs upp. Beslutsinstanser läggs upp av administratör i administratörsklient. 6

27 Ver.5 Distribution Aktivering av distributionsstödet I Evolution kan en eller flera handlingar distribueras till valfritt antal mottagare genom användning av distributionsstödet. Markera det dokument som ska distribueras () och klicka på ikonen Distribuera () för att aktivera distributionsstödet. Skapa distributionsomgång Klicka på Ny distributionsomgång () och distribueringsfönstret kommer att uppdateras med att en ny omgång förbereds () Ämne skrivs in i Ämnesraden (). Ändrar vi texten i Ämnesraden kommer även distributionsomgångens namnsättning att ändras till ämnesradens innehåll Med knapparna Kontakter eller Enheter (4) nås adressregister för tillägg av mottagare för utskicket. Genom att dubbelklicka på mottagare som valts in kan exempelvis distributionssätt förändras. För att lägga till en mottagare utan att använda register, klicka på Ny Det är möjligt att lägga till fler bilagor till distributionen. Välj bilagor genom att klicka 7

28 Ver.5 på Ny (5) Om ett specifikt svarsdatum ska anges på de dokument som distribueras kan detta fyllas i i fältet Svarsdatum (6). En konfigurerad mall behövs för att datumet ska skrivas ut i de distribuerade dokumenten I fältet innehåll (7) kan en text som följer med eventuell distribution av e- postmeddelande författas Slutligen finns valet att sända iväg distributionsomgången genom att använda knappen Distribuera (8) eller spara den för utskick vid senare tillfälle, i detta fall väljs istället Stäng (9). För att ta bort skapad distributionsomgång, markera denna i listan över distributionsomgångar () och klicka på Ta bort (0) 8

29 Ver.5 Ärenden Verktygsfält för ärende Verktygsfält Verktygsfältet för ärende är uppbyggt av två delar. Dels finns ett verktygsfält för generella ärendeoperationer, detta är placerat ovanför ärendets innehållsvy Nedan beskrivs verktygsfältet Funktion Används för att. Stäng ärendet Stänga aktuell flik med ärendeinformation. Ny handling till ärende skapa en ny handling i ärendet. Lägg till befintlig handling knyta en redan skapad handling i Evolution till ärendet 4. Lämna till möte Lämna ärendet till ett skapat möte (öppnar en mötesflik i detaljvyn 5. Avsluta ärende Avsluta ett ärende, Evolution kontrollerar att inget arbetsmaterial finns kvar och sätter datum för eventuell gallring. 6. Behörighet Granska och förändra behörigheter till ett ärende 7. Ärenderapporter Navigera till rapporter för ärende, ex ärendekort 8. Meddelande Skicka meddelande med medföljande referens till aktuellt ärende 9. Bevakning Sätta en bevakning med referens till aktuellt meddelande I Detaljfliken finns verktygsfältets andra del, denna används vid arbete med ärendets informationsfält 4 Verktygsfältet har följande funktioner Funktion Används för att. Spara Spara genomförda ändringar. Avbryt Avbryta arbete med förändringar, inga ändringar sparas. Redigera Starta redigeringsläge för ärendets information 4. Aktivera ärendeskydd Aktivera ärendeskyddet, såsom sekretess och PUL 9

30 Ver.5 Skapa ärende Skapa nytt ärende För att skapa ett ärende i Evolution väljs och markeras en handling att skapa ärendet kring Utifrån en skapad handling (se kapitel Handling ) kan ett ärende skapas vilket sker genom att klicka på Skapa ärende (). Genom ett popup-fönster, väljs ärendemening och ansvarig för ärendet. Se över ärendemening och ansvarig och klicka därefter på OK för att skapa ärendet Behörighet till ärende Då ett ärende skapas sätts behörighet till ärendet utifrån de regler som satts upp för den individuella systeminstallationen. Behörigheter för ärende kan sedan ändras enligt samma mönster som behörighet för handling, dvs genom högerklick på ärende eller via knappen Behörighet ärende i verktygsfältet ovanför ärendets innehållsvy 0

31 Ver.5 Sekretessbelägga/ PUL-skydda ärende I popuprutan som då presenteras väljer du typ av sekretess (individuell eller normal) samt rätt paragraf. Väljs PUL-skydd behövs ingen paragraf. Om individuell sekretess valts, klicka på Användare för att få möjlighet att styra tillgång till sekretessbelagd information. Då sekretess valts aktiveras sedan sekretess för ärendets fält genom klick på de sekretessikoner som kommer upp. Då sekretess aktiverats för ett fält byter ikonen utseende för att visa att fältet är sekretessbelagt. Fältet kan nu läsas av användare med fullständig behörighet till ärendet samt de användare som får se handlingen och är sekretessbehöriga. Öppna och redigera i ett befintligt ärende med handlingar Öppna ärende från navigeringsmeny I Evolutions navigeringsmeny väljs alternativet Ärenden för att på så vis presentera de ärenden som finns skapade i systemet Dubbelklicka på önskat ärende i Navigeringsfönstret () Evolution öppnar en ny Arbetsflik () med ärendet i Arbetsytan.

32 Ver.5 I arbetsytans Innehållsvy () presenteras handlingar i ärendet. I Detaljvyn (4) visas ärendeinformationen. Om informationen ska redigeras klicka på knappen Redigera (5) för att göra fält skrivbara och genomför därefter redigeringen samt spara (6) Visa handlingar Om information om en handling ska visas, markera handlingen i innehållsvyn, information om handlingen visas i detaljvyn. Skapa ny handling i ärende För att skapa en ny handling i ett befintligt ärende, markera ärendet så att dess uppgifter visas i arbetsflik och detaljflik. 4 Skapa handlingen genom att att antingen klicka på Arkiv/Nytt/ Skapa ny handling till ärende () eller knappen Skapa ny handling () För instruktioner kring hur handlingen sedan skapas vidare, se Avsnitt Handling Lägga till befintlig handling Om en handling som redan finns skapad i Evolution ska läggas till ärendet, välj istället Arkiv/Nytt/Lägg till befintlig handling() eller knappen för att lägga till befintlig handling(4)

33 Ver.5 Lägga till handling lagrad i Evolution genom drag-and-drop Handlingar som är skapade/lagrade i systemet kan läggas till genom drag and drop. Ta fram den handling som ska läggas till ärendet (exempelvis genom sökning eller via navigeringsmenyvalet som hanterar ärenden/mappar) och markera sedan Ärenden i navigeringsmenyn (). Ta tag i handlingen/dokumentet, dra och släpp i önskat ärende. Handlingen förses nu med korrekt diarienummer och blir en del av ärendet. Lägga till extern fil med drag and drop Evolution stödjer Drag-and-Drop av filer till ärenden, dra filen och släpp i önskat ärendes innehållsvy. Om filen är baserad på intelligent dokumentmall tolkas information automatiskt till evolutions informationsfält, om inte får handlingstyp väljas och information fyllas i efter att filen dragits in

34 Ver.5 Meddelanden Skapa meddelande Meddelande utan hänvisning För att skapa ett meddelande utan speciell hänvisning i systemet, gå till Meddelanden, som återfinns under en flik i navigeringsmenyns personliga val klicka därefter på nytt meddelande Skapa meddelande 4 I detaljfliken som presenteras, fyll i Titel () och Innehåll() Välj mottagare genom att klicka på Lägg till mottagare / Ta bort mottagare () (Knappen Ta bort mottagare blir synlig då en eller flera mottagare lagts till för meddelandet) Klicka sedan på Skicka (4) för att skicka meddelande 4

35 Ver.5 Meddelande med hänvisning Det finns två sätt att skicka meddelande med hänvisning till en handling eller dokument. alt. Det ena är att högerklicka på ärendet/handlingen och välja meddelande alt. Det går också att aktivera handlingen/ärendet och klicka på knappen meddelande i respektive verktygsfält, dvs i handlingens detaljflik eller ärendets verktygsfält ovanför innehållsfältet En flik med meddelande där det refererade objektet () är synligt presenteras på skärmen, se stycket skapa meddelande för instruktion kring hur meddelande skapas 5

36 Ver.5 Hantera meddelanden Läsa meddelande För att se inkomna meddelanden, klicka på din personliga yta i navigeringsmenyn (valet som bär ditt namn), och markera fliken meddelanden Meddelanden presenteras med senast inkommet meddelande överst. För att läsa ett specifikt meddelande, dubbelklicka på detta Meddelandet presenteras i en arbetsflik () och innehållet kan läsas. Om det finns ett refererat objekt (ärende eller handling) presenteras detta i innehållsvyn (). Klicka på det refererade objektet(ärendet eller handlingen) för att få mer information om detta. För att radera ett meddelande, välj Ta bort () alt högerklicka på meddelandet och välj Ta bort Besvara meddelande För att besvara ett meddelande, markera meddelandet för att få upp det i en arbetsflik, klicka sedan på Svara () för att svara avsändaren alt svara alla() för att skapa svar till alla mottagare som fått meddelandet skickat till sig. I detaljfliken för meddelandet kan nu svaret skapas, se vidare stycket skapa meddelande. 6

37 Ver.5 Bevakningar Skapa bevakning Skapa bevakning Det finns två sätt att skapa bevakning med hänvisning till en handling eller dokument. alt. Det ena är att högerklicka på ärendet/handlingen och välja att bevaka alt Det går också att aktivera handlingen/ärendet och klicka på. Bevaka i respektive verktygsfält, dvs i handlingens detaljflik eller ärendets verktygsfält ovanför innehållsfältet 7

38 Ver En flik med meddelande där det refererade objektet () är synligt presenteras på skärmen I detaljfliken, fyll i Titel (),Innehåll(), datum då bevakningen ska träda i kraft (4) samt välj mottagare för bevakningen genom att använda knappen Lägg till mottagare (5). Klicka sedan på Spara (6) för att spara bevakningen. Hantera bevakningar Läsa bevakning/se bevakningsstatus För att se bevakningar, klicka på din personliga yta i navigeringsmenyn (valet som bär ditt namn), och markera fliken Bevakningar För titta på en specifik bevakning, dubbelklicka på denna. 4 Bevakningen presenteras i en arbetsflik () och innehållet kan läsas. Det refererade objektet (ärende eller handling) presenteras i innehållsvyn (). Klicka på det refererade objektet(ärendet eller handlingen) för att få mer information om detta. Det går även att klarmarkera () bevakningen för dig själv eller för alla användare Ta bort bevakningen (4) från din egen lista eller för alla användare 8

39 Ver.5 Uppgifter Hantera uppgifter Arbeta med uppgifter Uppgifter skickas ut via Evolutions flödesmotor. Uppgiften kan vara initierad av ett arbetsflöde eller annan flödesanknuten aktivitet i systemet. För att se dina uppgifter, klicka på din personliga yta i navigeringsmenyn (valet som bär ditt namn), och markera fliken Uppgifter Uppgifter presenteras med senast inkommen uppgift överst. För se en specifik uppgift, dubbelklicka på denna 4 5 Uppgiften presenteras i en arbetsflik () och innehållet kan läsas. Om det finns ett refererat objekt (ärende eller handling) presenteras detta i innehållsvyn (). Klicka på det refererade objektet(ärendet eller handlingen) för att få mer information om detta. Information om uppgiften presenteras i detaljvyn () Klarmarkera en uppgift genom att klicka på Markera uppgiften som klar (4) (denna knapp kan ha olika namn beroende på uppgiftens natur, i vissa fall finns även flera val att göra beroende på hur uppgiften ska hanteras) För att radera en klarmarkerad uppgift, välj Ta bort (5) alt högerklicka på meddelandet och välj Ta bort 9

40 Möteshantering Användarhandledning Evolution Ver.5 Evolutions stöd för möteshantering återfinns under navigeringsmenyns val Sammanträde Verktygsfält för möten Verktygsfält Verktygsfältet för möte är uppbyggt av tre delar. Ett verktygsfält är placerat ovanför navigeringsfönstret då navigeringsmenyns val Sammanträde är markerat. 4 5 Nedan beskrivs verktygsfältet Funktion Används för att. Nytt möte Skapa nytt möte i markerad beslutsinstans. Ny kategori Skapa ny kategori. Ny punkt Skapa ny punkt i markerad kategori 4. Redigera punkt Redigera markerad mötespunkt 5. Ta bort Ta bort markerat möte. Ovanför ett markerat mötes innehållsvy finns verktygsfältets andra del, när fliken kallelse är markerad i innehållsvyn ser verktygsfältet ut enlig följande: Verktygsfältet har följande funktioner Funktion Används för att. Stäng flik Stänga arbetsfliken. Påbörja kallelse Lyfta in information om beslutsinstansen och påbörja arbetet med kallelsen. Generera kallelsens Generera en förstasida till kallelsen utifrån malldokument förstasida 4. Skapa kallelse Skapa en sammanhållen kallelse i PDF-dokument, bestående av förstasida och inlämnade bilagor 5. Visa Visa arbetsflik med rapporter som tillhör sammanträden, sammanträdesrapporter ex. delegationsbeslut 6. Gå till ärende Öppna en arbetsflik med ärendet som tillhör markerad mötespunkt 40

41 När fliken Protokoll är markerad i innehållsvyn har verktygsfältet följande utseende: Ver Funktion Används för att. Stäng flik Stänga arbetsfliken. Generera protokollets Generera förstasida till protokollet utifrån malldokument förstasida. Generera protokoll Skapa ett sammanhållet protokoll i PDF-format, bestående av förstasida och skapade beslutsdokument 4. Justera protokoll Justera alla beslut som tagits och kopplats till mötet 5. Upprätta alla bilagor samt Upprätta alla bilagor och beslut som tillhör mötet beslut 6. Avsluta alla ärenden samt Avsluta alla ärenden som är inlämnade till mötet samt dess dess handlingar ingående handlingar 7. Visa Visa arbetsflik med rapporter som tillhör sammanträden, sammanträdesrapporter ex. delegationsbeslut 8. Gå till ärende Öppna en arbetsflik med ärendet som tillhör markerad mötespunkt Verktygsfältets tredje del finns ovanför detaljvyn då ett möte är markerat: Verktygsfältet har följande funktioner Funktion Används för att. Spara Spara genomförda ändringar. Avbryt Avbryta arbete med förändringar, inga ändringar sparas. Redigera Starta redigeringsläge för mötets information Förbereda mötesdatum Lägga upp mötesdatum För att lägga upp ett nytt mötesdatum, markera önskad beslutsinstans Klicka på Nytt möte (), ett mötesdatum skapas med de standardkategorier som angivits för beslutsinstansen. 4

42 Ver.5 Ange mötesinformation För att ange information om skapat möte, markera mötesdatumet i navigeringsfönstret Klicka på redigera för att kunna skriva i detaljflikens fält() Ange information i detaljflikens övre fält () Detaljflikens nedre fält() fylls i senare då kallelse påbörjas, se stycket Påbörja kallelse nedan Påbörja kallelse För att påbörja kallelse, markera aktuellt mötesdatum Klicka på påbörja kallelse (). Stående punkter adderas till mötesdatumets första och sista kategori (), denna operation kräver därmed minst två kategorier för mötesdatumet. Samtidigt hämtas information om ordförande och sekreterare () in från beslutsinstansen (om dessa finns angivna för aktuell beslutsinstans) 4

43 Ver.5 Skapa kategorier Skapa kategorier för mötets punkter genom att markera mötesdatumet Klicka på ny kategori (), alt högerklicka på mötesdatum och välj lägg till kategori () För att ändra namn på kategorin, klicka på den och ange passande namn Lämna ärende till möte Påbörja lämnande till möte För att lämna ett ärende till möte, markera ärendet och klicka på Lägg till sammanträde () för att skapa en sammanträdesflik i detaljvyn (). Klicka därefter på lägg till möte () 4

44 Ver.5 4 Välj beslutsinstans, () mötesdatum () och kategori () för ärendet Klicka på OK (4) Ange detaljer och bilagor Mötet som valdes i stycket ovan är nu synligt i fältet möte (). Detaljer och bilagor för inlämningen kan nu anges Ange rubrik () och eventuellt orsak () för ärendets lämnande Dra bilagor från innehållsvyn till fältet bilagor (4) Markera eventuellt inlämnad tjänsteskrivelse (5) för att peka ut vilket dokument som ska leverera information till kommande beslutsdokument Välj eventuellt in kommande mottagare av det beslut som skapas på mötet genom att klicka på Lägg till mottagare (6) eller Ny (7). Det förstnämnda ger möjlighet att välja från register och det sistnämnda skapar en helt ny mottagare Klicka på Spara (8) Ärendet dyker nu upp i möteshanteringen men står som ej skickat. På detta sätt kan inlämning till möte påbörjas och sedan fortsätta under en tid. Fler bilagor kan läggas till och information kan korrigeras. Se kommande stycke för att se hur ärendet definitivt lämnas till mötet. 44

45 Ver.5 Fullfölja lämnande till möte Då ärendet är färdigt för att definitivt lämnas till möte, klicka på skicka till möte () Ärendet lämnas nu till mötet och noteringen Ej skickat försvinner från sammanträdesbilden. Knappen Skicka till möte () blir nu inte längre möjlig att använda. 45

46 Ver.5 Skapande av kallelse Översyn mötespunkter I mötet kan punkter flyttas och tas bort från navigeringsfönstret Expandera och minimera mötesdatum och kategorier för att se dess punkter () Dra och släpp punkter i navigeringsfönstret för att ändra dess ordning, det går även att dra punkter mellan möten Tillfoga kategorier genom att markera mötesdatum och välja Ny kategori () Tillfoga punkter genom att markera en kategori och välja Ny punkt () Ta bort en kategori eller punkt genom att markera denna och sedan välja Ta bort (4) Se över en mötespunkts innehåll genom att markera punkten (5). Inlämnade bilagor blir synliga i innehållsvyn (6) Rubriken på en mötespunkt kan modifieras genom högerklick på punkten i sammanträdets navigeringsvy Om antalet inlämnade bilagor ska förändras eller bilagorna byta ordning, markera punkten och klicka på Gå till ärende (7). Ärendet presenteras i en arbetsflik och bilagorna kan ses över: 46

47 Ver Klicka på redigera () för att starta redigering av mötesinlämningen Markera bilagor och välj att flytta dem med pilknapparna () eller ta bort dem () Dra eventuellt in nya bilagor efter önskemål (4) Administrera mottagare vid behov; lägg till från register (5), lägg till nya (6) eller ta bort (7) Generera förstasida Förstasidan för kallelsen genereras utifrån en intelligent dokumentmall som behöver vara inlagd i Evolution för att dokumentet ska följa organisationens grafiska profil och format. Förstasidan skapas från sammanträdesbildens innehållsvy på fliken Kallelse. Kontrollera mötets uppgifter och ändra vid behov () Klicka sedan på Skapa kallelsens förstasida () Förstasidan genereras nu och blir synlig i innehållsfältets övre del () 47

48 Ver.5 Skapa kallelse Då en förstasida genererats enligt stycket Generera förstasida kan en komplett kallelse skapas med förstasida samt de bilagor som lämnats till mötet. Välj korrekt mötesdatum Via filter () kan visade bilagor styras, dessa styr också vilka bilagor som kommer med i kallelsen och därmed vilken typ av kallelse som skapas. En kallelse kan skapas för varje filter. Klicka slutligen på skapa kallelse () för att skapa en kallelse i pdf-format. Kallelsen skapas och visas i innehållsfältets övre del (), ta bort den genom att högerklicka och välja ta bort permanent 48

49 Ver.5 Förbereda/Genomföra möte Skapa beslut/mötesanteckning För att registrera beslut, eller göra en anteckning, markera aktuell mötespunkt i Möteshanteringens navigeringsfönster (). Markera därefter i innehållsvyns flik beslut (). Högerklicka i innehållsvyn och välj skapa beslut(). Arbetsgången för att skapa ett beslut följer nu samma mönster som skapande av handling, skillnaden är att ett dokument skapas automatiskt samtidigt som beslutet skapats om en intelligent dokumentmall finns kopplad. 4 5 Klicka på redigera för att ange beslutsinformation () För att skapa paragraf, bocka i skapa (). Om fältet sedan lämnas tomt skapas nästa paragrafnummer för beslutsinstansen innevarande år, om en siffra skrivs i skapas paragraf med denna siffra (detta kan även göras då alla beslut registrerats för att säkerställa korrekt ordningsföljd). Skriv text i fälten som presenteras () (vilka fälten är beror på Evolutions konfigurering i er organisation) 49

50 Ver.5 Spara registreringen genom att klicka på spara (4) Klicka eventuellt på Synkronisera (5) för att uppdatera dokumentet med information. Ta bort beslut Beslutsdokument tas bort från ärendets sammanträdesflik. Denna når du på följande sätt Markera aktuell punkt () och ställ dig på beslutsfliken () Klicka på Gå till ärende () för att komma till ärendets sammanträdesflik: På fliken, klicka på redigera () Markera beslutsdokumentet () och klicka på ta bort beslut (). Det går nu att exempelvis dra beslutsdokumentet till bilagerutan (6) om det ska vara en del av kallelsen. Avsluta genom att klicka på spara (4) Beslutsdokumentet är nu bortkopplat från sammanträdet, du kan nu ta bort det från systemet genom att högerklicka på handlingen i innehållsvyn (5) och välja ta bort från lista eller ta bort permanent (jfr ta bort handling i avsnittet Handlingar i denna manual) 50

51 Ver.5 Skapande av protokoll Generera förstasida Förstasidan för protokollet genereras utifrån en intelligent dokumentmall som behöver vara inlagd i Evolution för att dokumentet ska följa organisationens grafiska profil och format. Förstasidan skapas sedan från sammanträdesbildens innehållsvy på fliken Protokoll. Kontrollera mötets uppgifter och ändra vid behov () Klicka sedan på Generera protokollets förstasida () Förstasidan genereras nu och blir synlig i innehållsfältets övre del () 5

52 Ver.5 Skapa protokoll Då en förstasida genererats enligt stycket Generera förstasida kan ett komplett protokoll skapas med förstasida samt de beslut som skapats för mötet Välj korrekt mötesdatum Via filter () kan visade beslut styras, dessa styr också vilka beslut som kommer med i protokollet och därmed vilken typ av protokoll som skapas. Ett protokoll kan skapas för varje filter Klicka slutligen på skapa protokoll () för att skapa ett protokoll i pdf-format. Ta bort protokollet genom att högerklicka på det och välja ta bort permanent Protokollet skapas och visas i innehållsfältets övre del () Justera eventuellt alla beslut med knappen Justera protokoll (4) Upprätta eventuellt alla handlingar som lämnats till och skapats i mötet med knappen Upprätta alla bilagor samt beslut (5) Avsluta eventuellt alla ärenden inlämnade till mötet med knappen Avsluta alla ärenden samt dess handlingar (6) 5

53 Dokument- och filhantering i mappar Ver.5 Stödet för dokumenthantering i mappstruktur återfinns via navigeringsmenyns val Mappar. Se även avsnitt Handlingar i denna handledning för mer information om vad som går att göra med handlingar/dokument som läggs i mappar. Verktygsfält och navigering bland mappar Verktygsfält Verktygsfältet för mappar är uppbyggt av två delar. Ett verktygsfält är placerat ovanför navigeringsfönstret då navingeringsmenyns val Mappar är markerat Nedan beskrivs verktygsfältet Funktion Används för att. Ny mapp Skapa en ny mapp under vald mapp, eller på översta nivån om ingen mapp är vald. Ta bort Tar bort vald mapp och dess undermappar. Behörighet mapp Visa behörigheter för vald mapp, dvs vilka användare som får ändra och ta bort mappen 4. Behörighetsarv Visa vilka behörigheter som ärvs till dokument i markerad mapp samt vilka som får skapa och se dokument i mappen 5. Publicera Publicera markerad mapp (kräver integration) 6. Uppdatera Uppdatera innehåll i markerad mapp eller hela mappträdet (om ingen mapp är markerad) Ovanför ett markerat mötes innehållsvy finns verktygsfältets andra del, när fliken kallelse är markerad i innehållsvyn ser verktygsfältet ut enlig följande: Verktygsfältet har följande funktioner Funktion Används för att. Stäng flik Stänga arbetsfliken. Nytt dokument Skapa en ny handling i aktuell mapp. Lägg till befintligt Lägga till en handling som finns på annan plats i Evolution dokument 4. Ta bort valda dokument Ta bort de handlingar som är markerade i innehållsvyn 5. Navigera uppåt Navigera ett steg uppåt i mappstrukturen 6. Navigera bakåt Navigera till den mapp som var markerad före den mapp som är markerad nu 7. Navigera framåt Navigera ett steg framåt (kräver att Navigera bakåt eller Navigera uppåt använts tidigare ) 8. Gå till mapp i trädet Markera aktuell mapp i mappträdet i navigeringsfönstret 5