1. Förfrågningsunderlag, Sysselsättningsplatser med rehabiliterande insatser

Transkript

1 Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion Upphandlingsansvarig ARBETSFÖRMEDLINGEN Tuula Lindström Upphandling Sysselsättningsplatser 2012 Af-2012/ Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag, Sysselsättningsplatser med rehabiliterande insatser 1.1. Allmän orientering Inbjudan Ni inbjuds härmed att inkomma med ansökan i upphandling av Sysselsättningsplatser med rehabiliterande inslag 2012, diarienummer Af-2012/037227, i enlighet med vad som sägs i detta förfrågningsunderlag och i förfrågningsunderlagets bilagor Beskrivning av upphandlingen Upphandlingen genomförs enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) för att deltagaren ska kunna välja den leverantör som denne uppfattar tillhandahålla den lämpligaste tjänsten, sett ur ett personligt perspektiv Den upphandlande myndigheten Upphandlande myndighet är Arbetsförmedlingen. Organisationsnummer Arbetsförmedlingen rekommenderar att ansökande leverantör orienterar sig om myndighetens uppdrag och tjänster på Tjänsten som upphandlas Bakgrund Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan bedriver sedan 2009 på Regeringens uppdrag upphandlade sysselsättningsverksamheter med rehabiliterande inslag för personer med psykisk funktionsnedsättning. Målet är att fler personer med psykisk funktionsnedsättning ska kunna försörja sig genom eget arbete och att de som har svårt att delta på den reguljära arbetsmarknaden ska erbjudas en meningsfull sysselsättning. Personer med nedsatt arbetsförmåga på grund av psykisk funktionsnedsättning har ofta stora svårigheter att få arbete och riskerar utslagning från arbetsmarknaden. Erfarenheten Sida 1 av 14

2 visar att arbetslöshet ofta allvarligt förvärrar prognosen för personer som har en psykisk sjukdom eller psykisk funktionsnedsättning. Många skulle emellertid kunna fungera väl i arbeten som anpassats efter individernas särskilda förutsättningar och behov. Den aktuella tjänsten är ett led i regeringens psykiatrisatsning som har sin utgångspunkt ur Nationell psykiatrisamordnings slutbetänkande "Ambition och ansvar" (SOU 2006:100) Tjänsten Tjänsten avser sysselsättningsplatser med rehabiliterande inslag hos företag/föreningar med målsättningen att deltagaren får arbete eller meningsfull sysselsättning. Leverantören ska erbjuda deltagaren en sysselsättningsplats i en befintlig verksamhet där arbetsuppgifterna anpassas utifrån deltagarens förutsättningar. För att deltagaren ska återvinna funktioner, självförtroende och motivation krävs ändamålsenliga rehabiliterande inslag som utvecklar arbetsförmågan. Andra rehabiliterande inslag som ingår i tjänsten kan vara friskvårdsaktiviteter, kostrådgivning, studiebesök. Tillsammans med deltagaren ska leverantören upprätta en rehabiliteringsplan utifrån varje individs unika behov, förutsättningar och önskemål. Deltagaren ska ha tillgång till stöd och handledning som anpassas efter deltagarens individuella behov Syfte och mål Sysselsättningsplatser syftar till att deltagaren, utifrån sina förutsättningar, får en möjlighet att utveckla sin arbetsförmåga och därefter, så långt som möjligt, ska kunna försörja sig genom eget arbete. Målsättningen är att personer i målgruppen får arbete i sysselsättningsföretaget/-föreningen eller på annat håll Målgrupp Målgruppen är personer med psykisk funktionsnedsättning. De har olika bakgrund när det gäller arbetslivserfarenhet och kompetens och kan därför ha mycket olika behov av insatser och stöd för att få ett arbete eller en meningsfull sysselsättning. Inför de aktuella insatserna, har man bedömt att personen är redo att delta i arbetslivsinriktade insatser av olika karaktär. Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och i vissa fall även kommunerna gör urvalet på underlag av medicinska utredningar samt genom en bedömning av den presumtive deltagarens personliga och hälsomässiga förutsättningar för att klara aktuella insatser Krav på ansökande leverantör Lagenliga krav Enligt Lag (SFS 2008:962) om valfrihetssystem 7 kap. 1 får den upphandlande myndigheten utesluta en ansökande leverantör som; 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller annat liknande förfarande. Sida 2 av 14

3 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott som avser yrkesutövningen. 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta. 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller annan stat inom EES-området. 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Arbetsförmedlingen kan komma att begära in bevis för att det inte finns grund för uteslutning av den ansökande leverantören genom utdrag ur officiella register eller annan likvärdig handling. Den ansökande leverantören skall bekräfta att det inte finns grund för uteslutning enligt LOV 7 kap. 1. Genom att svara ja bekräftar den ansökande leverantören att det inte finns grund för uteslutning enligt LOV 7 kap. 1. (/ svar) Ekonomisk förmåga Den ansökande leverantören skall ha en stabil ekonomisk bas. För att försäkra sig om detta kommer Arbetsförmedlingen att inhämta kreditupplysning där leverantören prövas mot kreditnivån "kreditvärdig" (se nedan). En ansökande leverantör som har anmärkningar enligt Avslag i kreditupplysningen skall, i sin ansökan, för att kunna antas, göra sannolikt för Arbetsförmedlingen att denne har ekonomisk förmåga att genomföra aktuellt uppdrag. Avslag Konkurs Likviderat Upphört Avregistrerat Fusionerat Företag med rating under nivån kreditvärdig (motsvarar mindre än 40 i rating enligt Creditsafe) Företag som av någon anledning saknar rating Utredningsrapport (utmätning) Skuldsanering Om en ansökande leverantör har omdömet Prövning i kreditupplysningen kommer Arbetsförmedlingen att utföra en enskild prövning om leverantörens ekonomiska förmåga. Prövning Avsaknad av F-skatt Ej registrerad för arbetsgivaravgift Ej registrerad för moms Förekomsten av skuldsaldo Förekomst av registrerad betalningsanmärkning En leverantör som får omdömet Godkänd som genereras om företaget klarar gränserna på Sida 3 av 14

4 Avslag och Prövning anses ha en stabil ekonomisk bas. Om ett företag är nystartat eller har en associationsform som medför att det inte får en kreditrating kan den ekonomiska förmågan styrkas genom exempelvis vidimerad balansoch resultaträkning för senaste 3 månaderna, intyg från revisor, eventuellt bankgaranti, moderbolagsgaranti eller annat som visar att företaget har en stabil ekonomisk bas. Utländska företag som lämnar anbud kan bifoga ett kreditvärdighetsintyg från sitt hemland som motsvarar ovanstånde kreditprövning. Skatter och avgifter Arbetsförmedlingen kommer att genomföra en kontroll av den ansökande leverantören hos Skatteverket för att kontrollera att denne är registrerad för arbetsgivaravgift och mervärdesskatt samt om leverantören innehar F-skattsedel. De utbildningar och tjänster som Arbetsförmedlingen upphandlar är som huvudregel skattepliktiga enligt reglerna för mervärdesskatt. Arbetsförmedlingen får inte teckna avtal med en leverantör som inte är registrerade för mervärdesskatt. Är en utsedd leverantör inte momsregistrerad måste denne ordna så att registrering sker innan avtal kan tecknas. Om den ansökande leverantören är en ideell organisation t.ex. studieförbund, förening eller liknande kan den vara befriade från momsplikten. En sådan organisation är endast momspliktig om rörelseintäkterna från skattepliktig verksamhet överstiger 25 procent av de totala rörelseintäkterna för kalenderåret. Om den leverantören är momsbefriad, som till exempel ideella organisationer eller studieförbund, måste leverantören inför avtalstecknandet inkomma med ett intyg som visar att mindre än 25 procent av rörelseintäkterna kommer från momspliktig verksamhet. Skulle den momspliktiga verksamheten överstiga 25 procent måste registrering för mervärdesskatt göras. Bilagor får bifogas Den ansökande leverantören som har anmärkningar enligt Avslag skall här eller i en bilaga (ange bilagenummer) lägga till information om sin ekonomiska förmåga. Leverantör som har inga anmärkningar enligt Avslag anger "ej aktuellt" i denna ruta. (Fritextsvar) En ansökande leverantör som har omdömet Prövning har här eller i en bilaga (ange bilagenummer) möjlighet att lägga till information om sin ekonomiska förmåga. Om ingen information önskas tilläggas anges "ej aktuellt" i denna ruta. (Fritextsvar) Bedöms ansökande leverantören ha en stabil ekonomisk bas? (/ svar) Kvalitetssäkring av leverantörens verksamhet För att säkerställa efterfrågad kvalitet i uppdraget skall ansökande leverantör ha dokumenterande rutiner för kvalitetsstyrning av sin verksamhet. Kvalitetsstyrning av en verksamhet innebär att leverantören har ett dokumenterat sysytem för kvalitetsstyrning av företaget och företagets verksamhet som minst omfattar: - företagets organisatoriska strukturer, Sida 4 av 14

5 - vilka roller som finns och hur ansvarfördelningen mellan dessa ser ut, - förekommande processer och rutiner, - rekrytering av medarbetare, - användning av underleverantörer, - kompetensutveckling av medarbetare, - avvikelserapportrering, hantering av klagomål samt - uppföljning av kvaliteten på levererade tjänster. Se även avsnitt Uppföljning av kontraktet och verksamheten. Ansökande leverantör bekräftar att denne har dokumenterade rutiner för kvalitetsstyrning av sin verksamhet (/ svar) Kvalitetssäkring av efterfrågad tjänst Ansökande leverantör skall beskriva hur kvaliteteten av aktuell tjänst säkerställs genom att besvara nedanstående frågor. Hur ansökande leverantör säkerställer den efterfrågade kompetensen och personaltätheten (exempelvis bemanning vid sjukdom, semesterperioder etc.). (Fritextsvar) Hur uppföljning av tjänsten genomförs, på individnivå och av tjänsten som helhet? (Fritextsvar) Hur klagomål hanteras? (Fritextsvar) Uppfyller leverantören ställda krav på beskrivning av kvalitetssäkringen? (/ svar) Erfarenhet/referensuppdrag För att säkerställa att deltagaren har tillgång till en leverantör som har god kännedom om den problematik som deltagarens funktionsnedsättning eller ohälsa medför, skall den ansökande leverantören ha erfarenhet av liknande uppdrag. Med liknande uppdrag avses uppdrag som avser arbetsplatsförlagda insatser för personer med funktionsnedsättning. Ansökan skall innehålla en kortfattad beskrivning av efterfrågat referensuppdrag vilket inte är äldre än två år räknat från sista anbudsdagen till uppdragets slutdatum alternativt pågående uppdrag om uppdraget har pågått minst sex månader. Om den ansökande leverantören är nyetablerad kan referensuppdrag alternativt lämnas för uppdrag utfört av person som företräder företaget, under förutsättning att uppdraget uppfyller ovan ställda krav på liknande uppdrag och att företagets företrädare var ansvarig för referensuppdraget. Med företagets företrädare avses i detta avsnitt företagets ägare eller huvudansvarig för offererat uppdrag. Om referensuppdrag lämnas för uppdrag utfört av företagets företrädare, skall namn på personen anges samt i vilken roll denne företräder företaget i offererat uppdrag. Om företagets företrädare inte är anställd av leverantören skall ett samarbetsavtal bifogas ansökan. Samarbetsavtal kan bifogas som bilaga. Sida 5 av 14

6 Om referensuppdraget ej är utfört av den ansökande leverantören, ange då namn på personen som företräder företaget samt beskriv i vilken roll denne företräder företaget. Har den ansökande leverantören lämnat ett referensuppdrag som företaget har utfört anges i denna ruta endast "ej aktuellt". (Fritextsvar) Om personen som företräder företaget inte är anställd av ansökande leverantör ange bilagenummer till ett samarbetsavtal. Om personen är anställd, ange "ej aktuellt". (Fritextsvar) Referensuppdragets målgrupp (Fritextsvar) Referensuppdragets innehåll och målsättning (Fritextsvar) Uppgift om när referensuppdraget utfördes (Fritextsvar) Uppfyller beskrivningen ställda krav på refernsuppdrag/erfarenhet? (/ svar) Underleverantör Om den ansökande leverantören avser att anlita underleverantörer för att utföra hela eller delar av tjänsten skall ett samarbetsavtal bifogas i ansökan. Av samarbetsavtalet skall framgå att leverantören förfogar över underleverantörernas kapacitet under avtalstiden samt företagens namn, adress, organisationsnummer samt, namn, telefonnummer och e-postadress till person på företaget som kan verifiera att överenskommelse om samarbete finns. Nya underleverantörer som eventuellt tillkommer under avtalstiden måste anmälas till och godkännas av Arbetsförmedlingen innan det är tänkt att underleverantören ska påbörja leverans av tjänsten. Leverantören ansvarar för att eventuella underleverantörer uppfyller de ställda kraven i förfrågningsunderlaget. (se vidare Allmänna bestämmelser, avsnitt 21). Bilagor får bifogas. Ansökande leverantör hänvisar här till bilagenummer för eventuell samarbetsavtal med underleverantör. Om information om underleverantör inte är aktuellt anges "ej aktuellt" i denna ruta. (Fritextsvar) Uppfyller samarbetsavtal ställda krav? (/ svar) Kapacitet Om ansökande leverantören har begränsad kapacitet är det viktigt att leverantören anger ett kapacitetstak. Om kapacitetstak ej anges förväntas leverantören kunna utöka sin verksamhet med bibehållen kvalitet i takt med att antalet deltagare stiger. Eventuellt kapacitetstak skall uppges per offererad ort i bilaga 2. Leveransorter. Kapacitetstaket kan när som helst förändras av leverantören om denne önskar expandera eller minska sin verksamhet. Arbetsförmedlingen har beslutat att en handledare får handleda maximalt sex (6) deltagare Sida 6 av 14

7 samtidigt. Om leverantören har obegränsade möjligheter att ta emot deltagare anges detta i bilagan. Eventuell kapacitetstak per offererad ort framgår av bilaga 2. Leveransorter. (/ svar) Personella resurser och kompetenskrav Deltagaren skall få stöd och handledning av en arbetsledare/handledare som har erfarenhet av liknande uppdrag och har erfarenhet av att handleda personer med psykisk funktionsnedsättning och därigenom har insikt om den specifika problematiken som psykisk funktionsnedsättning medför. För att säkerställa att deltagaren får individuellt stöd utifrån deltagarens specifika behov får varje arbetsledare/handledare ge stöd till max sex (6) deltagare samtidigt. Utöver den eller de handledare som har den huvudsakliga kontakten med deltagaren, kan leverantören ha ytterligare personal med annan kompetens under exempelvis de friskvårdande insatserna. Se även avsnitt Uppföljning av kontraktet och verksamheten. Ansökande leverantör försäkrar att denne kommer att tillhandahålla handledare i efterfrågad omfattning med efterfrågad kompetens/erfarenhet. (/ svar) Lokaler och lokalisering Ansökande leverantör skall i ansökan bekräfta att denne under avtalstiden disponerar lämpliga lokaler som uppfyller nedan ställda krav. Med lämpliga lokaler avses lokaler som uppfyller de krav på arbetsmiljö som framgår av avsnitt 11 Ansvar enligt arbetsmiljölagen, i Allmänna bestämmelser ( bilaga 1). Det åligger ansökande leverantören att tillse att nödvändiga tillstånd finns (ex brandskydd) för att bedriva den avtalade verksamheten i lokalerna samt att lokaler och utrustning är tillgängliga för deltagare med funktionsnedsättningar. För optimal tillgänglighet åligger det leverantören att samråda med handläggaren eller specialisten på Arbetsförmedlingen i de fall deltagaren har behov utöver vad som sägs ovan. Lokalisering Den ansökande leverantören skall ange vilken/vilka leveransadresser denne vill utföra tjänsten på genom att fylla i den bifogade bilaga 2. Leveransorter enligt angiven instruktion och bifoga den ifyllda bilagan i ansökan. Arbetsförmedlingen kommer att använda den angivna adressuppgiften i sin bedömning avseende närhetsprincip i ickevalsalternativ, se avsnitt Se även avsnitt Uppföljning av kontraktet och verksamheten. Sida 7 av 14

8 Ansökande leverantör bekräftar här att samtliga lokaler uppfyller ställda krav? (/ svar) Aktuella leveransorter med adressuppgifter framgår av bilaga 2. Leveransorter (/ svar) 1.4. Krav på tjänsten Tjänstens innehåll Deltagaren startar i en befintlig verksamhet, gärna i arbetsintegrerande sociala företag där arbetsuppgifterna anpassas för deltagarens förutsättningar och där deltagaren successivt tar en mer aktiv del i verksamheten. Det kan handla om att deltagaren vid start är aktiv i arbetsuppgifter endast några timmar i veckan men utökar successivt sin arbetstid, i vissa fall upp till heltid. Tillsammans med deltagaren upprättas en rehabiliteringsplan utifrån varje deltagares unika behov, förutsättningar och önskemål med målsättning att deltagaren får arbete i företaget eller på annat håll. För att deltagaren ska återvinna funktioner, självförtroende och motivation krävs ändamålsenliga rehabiliterande inslag som utvecklar deltagarens arbetsförmåga. Sysselsättningens rehabiliterande komponenter finns i regelbundenhet, genom daglig vistelse i verksamheten, i socialt och praktiskt deltagande, i inslag med friskvårdskaraktär och i möjligheterna till individuell anpassning av innehåll som över tid kan varieras och utvecklas. Det ingår även i tjänsten att deltagaren introduceras i själva företagandet på ett sätt som leder till att utveckla kunskaper och erfarenheter från företagandet och som ger möjlighet till en utveckling vilken i slutänden ger deltagaren möjlighet att välja mellan att fortsätta i företaget, bli kooperatör eller söka arbete på annat håll. Tjänsten kan även ha större betoning på rehabilitering till arbete på annan arbetsplats d.v.s. företaget driver en affärsverksamhet i vilken deltagaren arbetar men fokus ligger på rehabilitering och vidareslussning till annat arbete. Handledning och stöd: Det är mycket viktigt att deltagaren får handledning av en erfaren handledare som kan stödja deltagaren och skapa förutsättningar för meningsfull sysselsättning och arbete samt att deltagaren får stöd utifrån sina specifika förutsättningar och behov. Observera att den efterfrågade tjänsten inte inkluderar utredningsinsatser, medicinsk rehabilitering, terapeutiskt stöd eller utbildningsinsatser. Tjänsten genomförs till viss del i samarbete med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Samarbetet kan gälla frågor kring arbetsmarknadspolitiska program som t ex anställningar med olika subventionsformer, frågor om deltagarens ersättning under insatserna och frågor kring avbrott. Deltagaren kan beviljas arbetsmarknadspolitiska program och stödinsatser om denne uppfyller kriterierna för respektive program. Arbetsförmedlingen är beslutande av samtliga arbetsmarknadspolitiska program. Ansökande leverantör skall i ansökan lämna en beskrivning av sitt erbjudande för att säkerställa att leverantören kan utföra tjänsten i enlighet med förfrågningsunderlagets krav. Arbetsförmedlingen rekommenderar leverantören att ge konkreta och tydliga beskrivningar med fokus på hur leverantören avser gå tillväga för att målsättningen med tjänsten kan Sida 8 av 14

9 uppnås. Ansökande leverantör beskriver hur man avser att arbeta för att garantera tillgången till lämpliga sysselsättningsplatser hos olika företag/föreningar och/eller i egen verksamhet. (Fritextsvar) Ansökande leverantör beskriver hur man avser anpassa arbetsuppgifterna och handledningen/stödet efter deltagarens individuella förutsättningar och behov. (Fritextsvar) Ansökande leverantör ger exempel på lämpliga rehabiliterande insatser av friskvårdande karaktär som kan stödja deltagaren i rehabiliteringsprocessen. (Fritextsvar) Uppfyller leverantörens beskrivning ställda krav på tjänsten? (/ svar) Mottagande av deltagare Leverantören är skyldig att ta emot alla deltagare som väljer leverantören ifråga så länge inte eventuellt kapacitetstak är nått. Deltagaren startar med ett studiebesök och obligatoriskt trepartssamtal i leverantörens lokaler inom två veckor från avrop och därefter ska start på sysselsättningsplatsen kunna erbjudas inom ytterligare två veckor. Meddelande om deltagarens val av leverantör skickas till den administrativa adress som leverantören angivit i för denna tjänst avsett webbstöd (mer om webbstödet på Om leverantören har flera leveransadresser kommer meddelandet att innehålla besked om vilken leveransadress som är aktuell i det enskilda fallet Uppföljning av kontraktet och verksamhet Arbetsförmedlingen genomför inom ramen för myndighetens rutiner olika typer av ekonomiska kontroller och kvalitetsuppföljningar. Dessa kan genomföras både i form av stickprov eller på förekommen anledning, eller som ett led i den löpande förvaltningen av en tjänst. Upptäckt av felaktigheter kan leda till återkrav. För närvarande används verktygen avtalskontroll, kvalitetskontroll, kvalitetsinspektioner och kundnöjdhetsenkäter. Avtalskontroll Avtalskontrollen sker lokalt i den avtalade leveransorten. Arbetsförmedlingen genomför avtalskontrollen på leverantörens angivna leveransaddresser. Vid denna granskning kommer Arbetsförmedlingen kontrollera att: - lokalerna uppfyller ställda krav enligt förfrågningsunderlaget (se avsnitt och bilaga 1. Allmänna bestämmelser, avsnitt 11 Ansvar enligt arbetsmiljölagen). - att personalen har efterfrågad kompetens i enlighet med kraven i förfrågningsunderlaget (se avsnitt och även bilaga 1 Allmänna bestämmelser, avsnitt 12 Säljarens kompetens). - att leverantören har skriftlig dokumentation rörande kvalitetsstyrning av verksamheten (se avsnitt 1.3.5). Ansökande Leverantör skall förbinda sig att medverka vid de ekonomiska kontroller och Sida 9 av 14

10 kvalitetsuppföljningar som Arbetsförmedlingen beslutar om. Leverantören förbinder sig att medverka vid de uppföljningar av kontraktet och verksamheten som Arbetsförmedlingen beslutar om. (/ svar) 1.5. Kommersiella villkor Kontraktstid Kontraktet gäller från och med det datum då båda parter undertecknat kontraktet och tills vidare dock längst fram till , med ömsesidig uppsägningstid på tre (3) månader Tjänstens volym och geografisk fördelning Enligt lagen om valfrihetssystem väljer deltagaren själv leverantör varför Arbetsförmedlingen inte kan ge några garantier till kontrakterad leverantör om antal deltagare. Av administrativa skäl indelar Arbetsförmedlingen Sverige i ett antal arbetsmarknadsområden (AMO)/leveransområden. Varje arbetsmarknadsområde/leveransområde kan omfatta flera kommuner sk.leveransorter i denna upphandling. Ansökande leverantör kan ange flera leveransadresser/leveransorter. Leverantören kan välja att ange kapacitetstak för leveransen på en viss adress. Se även avsnitt Kapacitet Tjänstens längd Placering hos leverantören kan variera i tid, men kan omfatta som längst 12 månader. Deltagaren deltar på 100 % av sin förmåga, vilket kan innebära allt ifrån några timmar upp till 40 timmar per vecka Omval av leverantör Deltagaren har möjlighet att göra omval av leverantör. Byte av leverantör kan ske omgående efter det datum deltagaren har meddelat Arbetsförmedlingen att han/hon vill byta leverantör och Arbetsförmedlingen har godkänt detta. Leverantör hos vilken deltagaren slutar, kommer att erhålla ersättning till och med den dag avbrottet sker enligt beslut från Arbetsförmedlingen (se bilaga 1 Allmänna bestämmelser, avsnitt 3) Ersättning Tjänsten har ett fast pris på 2000 kr per deltagare och vecka. Rutiner kring fakturering, utbetalning av ersättningen framgår av Kontraktsförslag 8 och bilaga 1. Allmänna bestämmelser avsnitt 3-5. Samtliga dokument utgör en del av detta förfrågningsunderlag Administrativa föreskrifter Upphandlingsform Upphandlingen genomförs enligt (SFS 2008:962) Lag om valfrihetssystem (LOV) Alla leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven och samtliga skall-krav i detta Sida 10 av 14

11 förfrågningsunderlag får teckna kontrakt med Arbetsförmedlingen. Valfrihetssystem Upphandlingen genomförs enligt lagen om valfrihetssystem för att deltagaren ska kunna välja den leverantör som denne uppfattar tillhandahålla den lämpligaste tjänsten, sett ur ett personligt perspektiv. Valfrihetssystemet ska bidra till att skapa mångfalld så att deltagaren har olika typer av verksamher att välja emellan då avtal tecknas med samtliga ansökande leverantörer vars ansökan uppfyller de krav som framgår av förfrågningsunderlaget. Ickevalsalternativ Om personen som ska delta i insatsen inte har gjort eget val kommer denne att hänvisas till ett ickevalsalternativ. Arbetsförmedlingen har beslutat att tillämpa ickevalsalternativ genom en närhetsprincip. Metoden närhetsprincip innebär att närhet till leverantören beslutas med utgångspunkt från deltagarens bostadsadress. Arbetsförmedlingen fastställer vilken leverantör som är närmast med hjälp av ett webbaserat verktyg som mäter avståndet till den uppgivna adressen i bilaga 2. Leveransorter Information om elektronisk ansökan Arbetsförmedlingen använder upphandlingssystemet TendSign. Ansökande leverantör skall lämna in elektronisk ansökan via TendSign. Leverantören får genom TendSign: - Tillkommande information under ansökningstiden. - Kontroll av att alla frågor i förfrågningsunderlaget är besvarade innan avlämnandet av ansökan. - En tydlig information om inte alla obligatoriska krav (skall-krav) är uppfyllda. För tillgång till TendSign krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på Det är kostnadsfritt för leverantören att använda TendSign och att lämna ansökan. Efter genomförd registrering erhålls omedelbar tillgång till TendSign. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSign support på telefon , vardagar mellan klockan och Observera: Samtliga handlingar finns att hämta genom TendSign. Ansökan lämnas genom att på avsedd plats i förfrågningsunderlag och kontraktsmall lämna de svar som efterfrågas. I de fall fritextsvar kan lämnas rekommenderar Arbetsförmedlingen leverantören att koncentrera sig på den information som efterfrågas. Annan mindre relevant information bör utelämnas och hänvisning till bilagor önskas endast i det fall det framgår av förfrågningsunderlaget eller är nödvändigt av annan anledning Ansökan Ansökningar kan lämnas löpande fram tills Ansökansföreskrifter ansökan skall: - vara avfattad på svenska. - vara bindande i fyra månader räknat från den dag ansökan lämnas in. - innehålla svar på alla de frågor som ställs i förfrågningsunderlaget. Sida 11 av 14

12 Omfattning Ansökan kan endast lämnas på hela förfrågningsunderlaget och skall omfatta hela tjänsten samt minst en deltagare. Ansökan Ansökan skall lämnas på de villkor som framgår av förfrågningsunderlaget och får inte innehålla egna villkor eller förbehåll. Uppfyller ansökan kraven ovan? (/ svar) Frågor och svar: Frågor, med anledning av förfrågningsunderlaget, ska ställas via frågor- och svarsfunktionen i TendSign. Arbetsförmedlingen besvarar inkomna frågor via samma funktion. Frågor- och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till detta förfrågningsunderlag. Alla leverantörer har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i denna anskaffning Prövning av ansökan Prövning av inkomna ansökningar kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som leverantören har redovisat i sin ansökan. Ansökningar kommer endast att prövas utifrån huruvida ansökan uppfyller eller inte uppfyller ställda skall-krav. Ansökningarna kommer inte att rangordnas. Arbetsförmedlingen kommer att skriva kontrakt med alla leverantörer som uppfyller de uppställda kraven. En ansökande leverantör som inte blivit godkänd kan lämna in ny förnyad fullständig ansökan till Arbetsförmedlingen enligt de villkor som gäller för denna upphandling. En ansökande leverantör som inte får sin ansökan godkänd, och som vill göra gällande att Arbetsförmedlingen brutit mot någon bestämmelse i Lag (SFS 2008:962) om valfrihetssystem får ansöka om rättelse hos Förvaltningsrätten i Stockholm inom tre veckor från det att underrättelse om beslut lämnats Handläggning av ansökan Handläggningen av ansökan om att bli leverantör av tjänsten Sysselsättningsplatser genomförs enligt följande: 1. Den ansökande leverantörens ansökan i TendSign granskas av Arbetsförmedlingen. Den ansökande leverantören kommer att erhålla svar inom tre månader. 2. För eventuell ansökan som inte blir godkänd begär Arbetsförmedlingen komplettering av ansökan i TendSign. Kompletteringar skickas in av ansökande leverantör via TendSign och granskas av Arbetsförmedlingen. 3. När ansökan är godkänd skickar Arbetsförmedlingen meddelande om det tillsammans med begäran om uppgifter enligt avsnitt och kontrakt för signering av behörig firmatecknare. Meddelandet skickas till den e-postadress som den ansökande leverantören har registrerat i TendSign. Sida 12 av 14

13 4. Leverantören skickar begärda uppgifter tillsammans med signerade kontrakt till Arbetsförmedlingen som kontrollerar att handlingarna uppfyller de uppställda kraven. 5. Arbetsförmedlingen signerar därefter kontraktet och återsänder ett exemplar till leverantören samt följebrev med information om registrering av uppgifter i Arbetsförmedlingens webbstöd. 6. Arbetsförmedlingen granskar och godkänner de av leverantören registrerade uppgifterna i webbstödet, inklusive Tjänstedeklarationen så att de överensstämmer med avtalade uppgifter enligt ansökan. Därefter blir leverantören sökbar och valbar för tjänsten. Om en ansökande leverantör vill komplettera med ytterligare leveransadresser eller annan ej begärd komplettering av ansökan efter att ansökan lämnats i TendSign ska uppgifterna skickas till e-postadressen avd-kompl-aftjanster@arbetsformedlingen.se Tecknande av kontrakt Efter underrättelse om beslut kommer Arbetsförmedlingen att teckna kontrakt med godkända leverantörer som inkommer med nödvändiga handlingar. Leverantören skyldig att lämna följande information till Arbetsförmedlingen på det sätt Arbetsförmedlingen vid varje tidpunkt bestämmer: 1. Dokument som visar vem som är behörig firmatecknare: registreringsbevis (max tre månader gammalt), protokollsutdrag eller motsvarande. 2. Avtal om behörighet till webbstöd. Observera att behörigheten till webbstöd inte aktiveras förrän båda parter undertecknat avtalet. 3. Samarbetsavtal eller liknande med eventuella underleverantörer. Kontraktet är giltigt först när det undertecknats av båda parter Tjänstedeklaration Efter att kontrakt är påskrivet av båda parter ska leverantören registrera begärda uppgifter i Arbetsförmedlingens webbstöd. Tjänstedeklaration ingår i dessa uppgifter och ska fyllas i enligt mall. Arbetsförmedlingen kommer att kvalitetsgranska och följa upp informationen i tjänstedeklarationen. Det är viktigt att informationen är korrekt och att tjänstedeklarationen speglar verksamheten på den leveransadress som tjänstedeklarationen avser Sekretess Ansökan blir allmän handling när den inkommer till upphandlande myndighet och därmed blir uppgifterna i en ansökan som huvudregel offentliga. Uppgifter i ansökan kan hemlighållas endast om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs, eller om det av särskild anledning kan antas att sökanden lider skada om uppgifterna röjs, i enlighet med 19 kap. 3 respektive 31 kap Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Arbetsförmedlingen lämnar inget förhandsbesked om uppgifter kommer att sekretessbeläggas. En ansökande leverantör som vill skydda uppgifter i ansökan rekommenderas att lämna in en begäran om sekretess till Arbetsförmedlingen samt ange vilka uppgifter denne vill skydda och vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs. Ange för vilka delar sekretess begärs samt motivera varför dessa ska omfattas av sekretess. Om sekretess inte begärs ange "ej aktuellt": (Fritextsvar) 1.7. Företagsuppgifter Sida 13 av 14

14 Uppgifter om ansökande leverantör Ange företagets fullständiga namn så som det är registrerat hos Skatteverket/Bolagsverket. (Fritextsvar) Organisationsnummer (Fritextsvar) Administrativ adress. (Fritextsvar) Telefonnummer. (Fritextsvar) E-postadress. (Fritextsvar) Hemsidesadress. (Fritextsvar) Kontaktperson för ansökan och kontaktuppgifter till denne. (Fritextsvar) Kontaktperson för tjänsten och kontaktuppgifter till denne. (Fritextsvar) Sida 14 av 14