business intelligence

Transkript

1 MEDFÖLJER COMPUTER SWEDEN MAJ 2012 business intelligence Coop MedMera sparar miljoner med BI-system SIDAN 5 Bättre beslutsunderlag på 15 minuter SIDAN 6 10 BI-TIPS! SIDAN 14

2 2 Ledare En vision för BI och analys år ,4%. Även jag som marknadsanalytiker ryggade tillbaka när det klarnade hur BI marknaden växte under Att i osäkra tider visa upp ett sådant resultat, det näst snabbast växande området efter virtualisering, är naturligtvis ett styrketecken. Men det blir tydligare att detta inte är ett positivt hack i kurvan, utan att vi kan förvänta oss att analys i allt större utsträckning blir paradigmet som strategier samlas kring i en tid när förändringsbenägenhet blir den största konkurrensfaktorn för att bemöta tvära konjunkturkast, digital revolution, globalisering och efterföljande regleringar. Jag vill påstå att de konkurrensutsatta organisationer som inte klarar att ställa om mot dessa och andra omvälvande faktorer inte kommer existera om 10 år. En vision för år 2020 är analys överallt, baserad på all data, vid besluts eller handlingstillfället. Alla användare kan då nås av analys på ett mycket bredare sätt än idag. Denna expansion sker i olika faser: Fram till 2010: IT har hållt i taktpinnen och kvalitetssäkrat data, governance och byggt behövlig infrastruktur. Brukandet har framförallt kretsat kring rapportering. Dessa faktorer är och förblir fundamentala och viktiga, men har inte kunnat nå mer än ca 25% av användare : I den fasen vi är i nu ser vi att IT fortsätter att köpa och förädla BI-projekt, men att den riktiga tillväxten finns ute i affärsenheterna. Nya teknologier (några exempel är data discovery, appliances och analytiska applikationer för olika sammanhang) gör att analys kan nå ut till 50% av potentiella användare, och fokus skiftar bort från rapportering, mot analys : Konsumenten och individen hamnar i fokus. Fundamentala krafter som cloud, social, mobile & information (big data) kommer att ge bredare räckvidd mot diversifierade datakällor, beslutsstöd och nå 75% av användare ?: Djup och frekvent analys når 100% av användare. Detta uppnås genom fenomen som internet i«allt«(alla ting är uppkopplade), maskininlärning, kommunikation maskin-människa, crowdsourcing, algoritmer och optimisering. Fokus hamnar på prediktiva scenarion. IT, affärsenheterna, individen och avancerade matematiker spelar alla en nyckelroll. Endast fantasin sätter gränser, men här knyter vi ihop säcken till analys överallt, baserad på all data, och vid besluts eller handlingstillfället. Vissa hävdar till och med att analys slutar bli en perifer eftertanke baserat på affärsystem i centrum, där istället analys står i centrum och affärssystemen blir efterkonstruktionen. De organisationer som år 2020 kommit långt på vägen mot det nirvanatillståndet står väl rustade att ta fighten. n Dan Sommer Principal Analyst, Software Markets, Gartner Innehåll 04 Information blir allt viktigare 05 Coop MedMera sparar miljoner med BI-system 05 Att lyckas med BI-investeringar 06 Få bättre beslutsunderlag på 15 minuter 07 BI kan driva förändring 08 Ticket Biz nya vassa BI-lösning optimerar affärsresandet 08 Vilken kompetens behövs för framgångsrik BI 10 Rätt BI-system ger Huddinge kommun full kontroll 11 Spara pengar med hjälp av BI 12 CIO Sweden har undersökt BI-användandet 14 BI-tips 15 Expertpanel redaktion make a decision Sammanfattning + systemoberoende specialister + datanalys + beslutsstöd + verksamhetsstyrning Producerad av IDG Custom Publishing AB Projektledare... Anna Nordgren Skribenter... Kent Olofsson, Måns Widman Omslagsbild... Istockphoto Tryck... Pressgrannar AB Distribution...Computer Sweden, Maj 2012 För tematidningar med distribution via IDGs tidningar vänligen kontakta Cecilia Löwenadler, Affärschef, på Med HTML5 skapar vi en kärlekshistoria för Business Intelligence på mobila plattformar. Vi använder den nya webtekniken för att skapa avancerade och intuitiva BI-applikationer. Det gör informationen lättillgänglig, visuell och interaktiv. Det kallar vi för kärlek. På Gaia ligger vi i framkant när det gäller ny teknik och vassa IT-lösningar. Vi hjälper våra kunder att förbättra sin verksamhet genom att utveckla, implementera och underhålla smarta IT-system. Visst har vi skickliga konkurrenter. Vissa är specialister på ett verktyg, andra har erfarenhet av några olika. Knowit är den enda nordiska oberoende specialisten inom Data Warehouse och Business Intelligence som har både spets och bredd. Våra 200 specialister inom Decision behärskar alla ledande plattformar, verktyg och lösningar. Vi hjälper dig med dataanalys, beslutsstöd och verksamhetsstyrning. Med vår bredd och specialistkompetens tar vi tillsammans fram den bästa lösningen för dig. Varje gång. Vi säger som det är. Hos oss behöver du inte välja mellan spets och bredd - du får både och. Det finns alltid ett sätt. Annars uppfinner vi ett! Knowit Decision. Sverige. Norge. Finland. makeadecision@knowit.se Tel

3 4 5 INFORMATION BLIR VIKTIGARE Bl STÖDJER ANVÄNDBARHETEN Coop MedMera sparar miljoner med BI-system mängden information i ett företag växer lavinartat snabbt. det ställer stora krav på it-infrastrukturen att hantera, lagra och skydda informationen. men det ställer än större krav på it-avdelning och verksamhet att se till att informationen också blir användbar för verksamheten och dess utveckling. business intelligence är en viktig del i att skapa nytta från informationen. Skillnaderna i synen på informationens roll i ett företag och det upplevda behovet av BI påverkas i stor utsträckning av hur ledningen i företaget ser på omvärlden och sin marknad. Vill ledningen vara med och driva utvecklingen på marknaden och därigenom skapa nya lösningar? Vill man hitta nya kundgrupper, etablera nya samarbeten och därmed skapa nya intäkter? Eller är ledningen mer fokuserad på att ha en stark position på den marknad där man nu befinner sig, och se till att verksamheten bedrivs med högsta effektivitet för att därigenom säkerställa stabila relationer? Det finns många faktorer som hindrar företag och organisationer från att vilja förändra. De som inte vill förändra har i allmänhet ganska liten nytta av BI. Det är också lätt för en organisation att hämmas i sin utveckling genom att någon eller några av fyra faktorer: ekonomiska resurser, ekonomisk utvärdering, det strategiska samspelet mellan ledning, ägare och styrelse samt förändringsfärdigheter. Dessa faktorer håller tillbaka möjligheterna till förändring och innovation. Genom förståelse hur man utnyttjar information kan företag få balanserat risktagande. BI-lösningar ger möjligheterna till bättre informationsutnyttjande. Genom att ta del av hur BI används i andra företag kan man få ökad förståelse för hur olika verktyg kan hjälpa företag se och förstå hur informationen ska användas. IT:s användande har förändrats Traditionellt har IT setts som ett sätt att effektivisera, minska ledtider och säkerställa produktflöden. Fokus har varit att genomföra IT-investeringar för att minska företagets kostnader och därigenom förbättra dess konkurrenskraft. Detta har inneburit att man i många fall har byggt upp rigida processer, som i samband med att marknaderna har förändrats blivit en belastning i stället för en tillgång. I många fall har flexibiliteten minskat, på grund av viljan från IT-avdelningarnas sida att ha kontroll och kunna skapa effektivitet i produktion likväl som i företagets IT-system. Det är inte ovanligt att projekt eller erbjudanden inte kommer till marknaden, eftersom kostnaderna för att anpassa det befintliga ITsystemet är för stora. Eller också är tiden för lång för att skapa en lösning som ska kunna integreras till det övriga systemet. Styrkan i IT är dess bredd och möjlighet att kunna utnyttjas i samband med olika projekt eller processer. Nyttan kan också tillgodogöras i andra processer, utöver den enskilda, och den kan dessutom återanvändas. Det är omöjligt att effektivt ta hand om alla dessa önskemål centralt. I stället måste många beslut, både när det gäller processer och IT, fattas ute i verksamheten där man förstår det värde som olika lösningar ger. Samtidigt är det kostsamt och ineffektivt för ett företag att inte utnyttja de samordningsfördelar som finns i en centralstyrd, eller i alla fall koordinerad, IT-verksamhet. Det finns flera sätt företag arbetar på, för att kunna kombinera det centraliserade med det decentraliserade och verksamhetsnära. IT och informationsmöjligheter För att kunna förstå IT:s möjligheter räcker det inte med att se till den egna produktionsprocessen och hur man kan göra olika processer mer effektiva. I stället bör man se till hur företag fungerar, och vilket stöd som efterfrågas för att skapa innovationsförmåga och konkurrenskraftighet. Det finns en bild av att effektivitet och innovation skapas i företag genom eget arbete och i de egna processerna. Denna föreställning blir allt mer otillräcklig. Företag fungerar mer och mer i symbios med sin omgivning, och är beroende av relationer och samarbete med sin omgivning för att skapa konkurrenskraft. IT:s möjligheter diskuteras ofta utifrån ett värdekedjeperspektiv. Där avlöser en viss process sekventiellt en annan och varje delprocess ökar produktens värde. Grundperspektivet i detta angreppssätt är en traditionell industriell produktionsprocess. Problemet är att få processer sker sekventiellt, utan istället samtidigt. Processerna till en produkt eller tjänst sker inte heller helt inom företagets kontroll utan ofta i relation med andra företag. Istället bör man se till samverkan och hur företaget relaterar till värdeskapande system eller värdenät. Det innebär att företaget organiserar och samordnar erbjudanden, och att kunderna ofta är med som medproducenter. Olika företags kärnkunskaper kan då utnyttjas, i stället för att ett företag försöker bygga upp egen kompetens inom alla områden. När värdekonstellationer etableras förändrar de ofta spelreglerna för branschen, eftersom produkter och kompetenser erbjuds på nya sätt. En viktig del i sammansättningen av värdenät är kombinationen av produkter, tjänster och information. Ledande i dessa värdekonstellationer är ofta de företag som har bra informationsförsörjning och som kan använda informationen på ett strategiskt sätt. BI ger förutsättningarna för företag att kunna agera med informationsövertag. Kunderna kräver, som vi tidigare gått igenom, snabba leveranser och flexibla företag. En alltför statisk värdekonstellation hämmar snarare utvecklingen. Att arbeta i värdekonstellationer är utmanande, inte minst för ledningen. Det bygger på att man vet vad man kan men samtidigt att man fördelar ansvar och därmed också tappar viss kontroll. I många fall innebär det också att man inte kan behålla»för att kunna förstå IT:s möjligheter räcker det inte med att se till den egna produktionsprocessen och hur man kan göra olika processer mer effektiva» den tidigare paketeringen av produkter, utan måste omprioritera var och hur man investerar. I många branscher är det emellertid nödvändigt: Om man inte själv gör det kommer någon annan att göra det. Förmågan att organisera företag till samerbjudanden innebär att informationshantering och riskbedömning är viktigt. Företag som investerar och bygger upp denna förmåga har goda förutsättningar att öka sin konkurrenskraft, vilket underlättas av en affärsanpassad IT-struktur. Den möjliggör samverkan och nya lösningar.n Källa: Exido. medmera bank har investerat i en bi-plattform från enfo pointer för att kunna skapa bättre rapporter och effektivisera kommunikationen med kunderna. lösningen innebär att medmera sparar oerhört mycket tid samtidigt som lönsamheten har förbättrats med flera miljoner kronor per år. MedMera Bank är en del av KF och Coop. Den administrerar Coop MedMera Återbäringsprogram som ger medlemmarna i konsumentkooperationen förmåner i form av återbäring, rabatter och erbjudanden. BI-plattformen betyder oerhört mycket för hela verksamheten. Vi använder informationen från BI-systemet vid i princip alla våra affärsbeslut. Systemet påverkar lönsamheten mycket positivt, säkert med flera miljoner kronor per år, säger Torbjörn Eriksson, ansvarig för affärsutveckling och analys på MedMera Bank. Lösningen utgörs av ett stort datalager med information som hämtas från flera bassystem, såsom kunddatabas, ekonomisystem, produktionssystem och kort- och kreditsystem. Den hanterar stora datavolymer. ATT LYCKAS MED Bl-INVESTERING it är en del av företaget och en resurs, kanske en av de viktigaste, för att möjliggöra för företaget att bli mer konkurrenskraftigt. men it kan inte enskilt skapa konkurrenskraft. organisation, arbetssätt, risktagande, ambitionsnivå, affärsidé och målsättning måste samspela. Det innebär inte att effektivitet och kostnadskontroll inte är viktigt, men de skapar inte någon varaktig konkurrensfördel. den varaktiga konkurrensfördelen kommer från hur väl företaget upplevs uppfylla kundernas behov, och de behoven är inte är statiska utan något man hela tiden måste lära sig från. För att kunna möta dessa förändringar krävs det mycket ifråga om IT-avdelningens inställning och relation till resten av företaget och dess IT-resurser vad gäller både system och kunskap. Den tekniska arkitekturen och infrastrukturen är naturligtvis viktig för att kunna lösa dessa problem, men den måste utgå från dagens och framtidens informationsbehov. Hur vill vi att informationen ska användas? IT ligger till grund för att tillhandahålla den information som bidrar till företagets lärande. Lärandet bör ha ett effektiviseringsperspektiv, men framför allt handlar det om förmågan att lära sig från kunderna och anpassa sig till de nya krav som marknaden hela tiden ställer. Det innebär att vissa grundläggande delar blir ännu viktigare. Datakvalitet Datakvalitet är extremt viktigt. Informationsförsörjningen inom företaget är vansklig om inte datakvaliteten kan garanteras. Det är inte viktigt med siffror i sig utan med siffror som man kan lita på och kan agera och fatta beslut utifrån. IT-avdelningen måste ta ett större ansvar för datakvaliteten. Det kräver god insikt i både vad informationen ska användas till och vad som ligger till grund för informationen. Flexibilitet och skalbarhet IT får inte vara konserverande utan måste vara både flexibel och skalbar för att kunna bidra till möjligheterna att snabbt skapa kundvärde och tillvarata affärsmöjligheter. Torbjörn Eriksson, MedMera Det snurrar över 40 miljarder kronor i systemet under ett år. Tidigare fick vi plocka ut information från vart och ett av bassystemen, säger Torbjörn Eriksson. Då var informationen inte nedbruten eller uppdelad på det sätt som är intressant för oss. Det kunde ta en hel dag att få fram informationen. I dag tar det bara några sekunder. Vi insåg ganska snart att vi behövde ett verktyg för att kunna hantera informationen på ett betydligt effektivare sätt. Vi sonderade noga marknaden och valet föll på Enfo Pointer som hade den i särklass vassaste lösningen samt bra referenser och ett bra pris. Syftet med satsningen på BI-plattformen var å ena sidan att kunna skapa bättre ekonomirapporter, å andra sidan få högre effektivitet i marknadskommunikationen. Vår ekonomiavdelning behövde bättre underlag för sin ekonomiuppföljning och rapportering, till stor del på grund av EU:s ökande krav på banksektorn.» BI-plattformen betyder oerhört mycket för hela verksamheten«tack vare BI-plattformen sparar MedMera Bank oerhört mycket tid. Det har bland annat inneburit att flera heltidstjänster har kunnat administreras bort. Med hjälp av datalagret går det att individanpassa marknadskommunikationen. Om en kund ansöker om en kreditprodukt hos oss och får avslag ska vi inte bearbeta den kunden igen. Det kan vi däremot göra efter ett år. Då kan kunden ha fått bättre ekonomi. Sådana här saker kan systemet hålla reda på automatiskt. Tre konsulter från Enfo Pointer finns på plats på MedMera Bank. De arbetar med agila projektmetoder för att ge så snabba och bra leveranser till sin kund som möjligt. Samarbetet med Enfo Pointer fungerar mycket bra, konstaterar Torbjörn Eriksson. n Öppenheten IT-systemen måste kunna samverka med andra system både inom företaget och utanför företaget. Men detta får inte gå ut över de säkerhetskrav som måste finnas. Transparens IT måste stödja en större öppenhet från företagets sida. Det är grunden för samverkan. D etta gäller såväl gentemot personal som gentemot kunder, samarbetspartner och andra intressenter. Sammankoppling mellan webb- och produktionssystem Kundkraven och erbjudanden till kunden bör kopplas ihop till produktionssystemet. De web services som alltfler erbjuder ökar kraven på att datorer och kunder ska ha access i realtid till data. Riskhantering Flera förändringar medverkar till att företagen blottar sig alltmer gentemot omvärlden, till exempel ökad kundanpassning och ett mobilt arbetssätt. Detta ökar riskbilden och ställer nya krav på säkerhetsarbetet. Men det krävs mer av företagets IT-verksamhet för att man ska kunna bidra till ökad och varaktig konkurrenskraft. Utmaningarna är i stor utsträckning företags- och branschspecifika och de är organisatoriska utmaningar där IT:s roll i företaget måste förtydligas Trots det är det inte utifrån IT och IT:s möjligheter man bör se på frågan, utan utifrån vilka möjligheter företaget har att utnyttja IT för att ge mervärde åt kunderna och marknaden.n Källa: Exido

4 6 7 Få bättre beslutsunderlag på 15 minuter BI KAN DRIVA FÖRÄNDRING med cognos insight får användarna ett personligt analysverktyg som är så lättanvänt att alla kan gräva fram värdefulla beslutsunderlag ur företagets informationsberg. Företagen sitter idag på enorma mängder data. Data som innehåller information som kan vara helt avgörande för hur konkurrenskraftigt företaget kommer att vara i framtiden. Större företag investerar stora pengar i avancerade och komplexa BI-verktyg medan mindre organisationer ofta får nöja sig med att försöka få ut något vettigt ur Excel-ark. Med Cognos Insight går det nu att få ett verktyg som kombinerar analys- och visualiseringsfunktionerna hos avancerade analysverktyg med enkelheten hos Excel. För alla som idag förlitar sig på magkänsla eller information de får fram ur mer eller mindre genomtänkta kalkylark kommer Cognos Insight att vara guld värt. Här får de ett snabbt och lättanvänt verktyg som låter dem ta in små som stora informationsmängder och vrida och vända på det som de vill för att kunna testa olika scenarier, säger Pontus Sandgren produktspecialist på IBM Cognos BI. Just möjligheten att testa olika»what-ifscenarier«är en av Cognos Insights stora styrkor och något som gör det mycket mer användbart för beslutsstöd än vad många stora dyra BI-verktyg ofta är. Vad händer om vi får den här stora kunden? Skulle det löna sig för oss att byta leverantör? Vad händer om vi anställer mer personal? I Cognos Insight blir det enkelt att arbeta med sådana scenarier och pröva olika lösningar, säger Pontus Sandgren. Analyserna kan snabbt bli rätt avancerade, men det betyder inte att man behöver vara expert på beslutsstödslösningar för att ha nytta av Cognos Insight. Det tar inte mer än 15 minuter från det att du startar programmet för första gången till att du har fått fram ditt första beslutsunderlag. Det är extremt intuitivt och alla som Effektivisera din budgetprocess Planering, budget, prognos och analys - allt i samma system. Med ny teknik har vi byggt ett webbaserat systemstöd som effektiviserar din budgetprocess. QlickPlanner är ett planeringssystem där vi kombinerar enkelhet för användarna och systemstöd för ekonomifunktionen. Genom att koppla verktyget till QlikView får du ett beslutsstöd i samma system vilket gör att du dessutom kan analysera din verksamhet bättre. QlickPlanner kan integreras med ert affärsystem och beslutsstödet QlikView. känner igen sina data kan använda Cognos Insight utan någon extra utbildning, säger Pontus Sandgren. En extra fördel med Cognos Insight är att det även kan användas tillsammans med ett större BI-system. Cognos Insight kan användas helt fristående men tillsammans med IBMs traditionella BI-lösningar blir det fantastiskt. Integrationen är riktigt bra, säger Pontus Sandgren. I och med att Cognos Insight är så enkelt att installera och använda behöver inte ITavdelningen lägga ner en massa tid på att rulla ut systemet till alla användare och anpassa infrastrukturen så att den kan hantera verktyget. Det är bara att installera och köra, vilket gör att många företag kan använda sina data på ett helt nytt sätt. Enklare att budgetera och prognostisera Effektivare budgetprocess Unika verksamhetsanalyser med QlikView Integrerad verksamhetsplanering Drag and drop teknik Det finns företag idag som sparar enorma mängder med data och sedan inte gör något med dem eftersom de saknar lättillgängliga och användbara verktyg för det. Med Cognos Insight kan alla användare som behöver beslutsstöd får det utan att det krävs några extra resurser från ITavdelningen och verksamheten kan dra full nytta av all sin information, säger Pontus Sandgren. n it:s roll blir allt viktigare för innovation och förändring. i organisationen kritiseras itavdelningen för att vara en bromskloss för förändringar, och missnöje visas för att företaget inte utnyttjar de tekniska möjligheter som finns. vd:ar vill i större utsträckning att it ska vara intäktsgenererande. för att klara detta måste itverksamheten vara anpassad och lierad med den övriga verksamheten. Dagens krav och förväntningar på IT-avdelningarna ställs i de flesta svenska företag inte i relation till det handlingsutrymme som IT-funktionerna har. Det bidrar till missförstånd och friktioner, vilket har sin orsak i IT:s historiska roll och vilken förmåga IT-avdelningarna har att svara upp mot dagens krav, vilket är att svara upp mot affärens krav och möjligheter. Ser vi till det historiska finns det en bild av IT som den svarta lådan. Ansvaret har främst varit kopplat till drift och support av datacenter och olika klient-server-lösningar. IT-avdelningen har haft en ovilja att dela med sig av sin kunskap till organisation och användare, eftersom»de ändå inte förstår«och»det är viktigt att vi ser till att allt fungerar«. IT-chefer och CIO:er har fått agera ganska fritt från vd:ns och ekonomichefens insyn, eftersom de har haft svårt att utvärdera IT-investeringarna. Det har fungerat att koncentrera sig på tekniken, och fortfarande finns hos många IT-avdelningar en ovilja att förändras. Detta har inneburit att IT-avdelningarna är de som tar hand om drift och underhåll, medan konsulter tas in för utveckling. Och detta sker i en tid då utveckling blir alltmer verksamhetsknutet och förståelsen för verksamhetens särart blir allt viktigare. Men CIO, IT-chef och IT-avdelning måste ändra sig i och med att förutsättningarna förändras. IT-funktionen kan inte låta bli att ta ansvar. Ansvarstagandet handlar inte om total kontroll, eftersom tiden för detta är passerad. Ansvarstagandet handlar i stället om orkestrering och säkerställande av en struktur som kan agera snabbare och öka effekten av IT-investeringarna. I många fall handlar detta om att se till att beslutsmöjligheter finns där beslut fattas. Hur fattas beslut? För att förstå varför beslutsfattandet utanför IT-avdelningen, är det viktigt att se till vilket ansvar en affärsområdeschef eller funktionsansvarig har och hur de skulle kunna tänkas prioritera utifrån sitt ansvarsområde och vilket stöd han behöver för detta. Först och främst har linjebefattningar ett ansvar för att säkerställa och utveckla funktionens kapacitet och process. I det ansvaret finns behovet av att se över vilka informationsbehov som behövs för att kunna leverera. I nästa steg är det betydelsefullt att man kan säkra att funktionen eller affärsområdet kan ställa om till nya produkter, ökad service eller nya samarbetskonstellationer, vilket kräver flexibilitet och utvecklingsstöd av IT och möjligheten att kunna se till olika scenarios beroende på vilka beslut som fattas. I företag som decentraliserar mycket av beslutsfattandet är det viktigt att CIO:en är proaktiv i sitt agerande och följer vad som sker ute på affärsområden. Detta för att kunna vara rätt support för hur man långsiktigt verkställer olika typer av lösningar och hur information och affärsanalys bättre kan driva affären. Ett passivt tillvägagångssätt innebär att CIO:n lätt hamnar i en supportroll utan möjligheter att säkerställa kvalitet i informationen. CIO:n ska också se till att företaget utnyttjar de tekniska möjligheter som erbjuds på marknaden utifrån företagets intressen och behov. Om CIO:n inte tar ett affärsansvar och arbetar aktivt med verksamheten utifrån företagets strategiska utmaningar, hamnar IT-funktionen mycket snabbt i en infrastrukturell roll. Det innebär att man snarare begränsar företagets handlingsmöjligheter än att man bidrar till utveckling. BI är en viktig del för att motverka begränsning. Den verkställande ledningen har ett ansvar att säkerställa att CIO:n får rätt handlingsutrymme och att IT ges möjligheter att utnyttjas på bästa sätt i verksamheten. I den verkställande ledningen bör beslut fattas om IT:s roll i företaget och vilka»it-principer«som ska gälla. Det finns många olika faktorer som påverkar IT-rollen i företaget ur ett strategiskt perspektiv. Företagets IThistorik är en faktor som påverkar. Den innebär bland annat hur integrerat IT är i den befintliga affärsmodellen och vilken kunskap som finns i ledning och styrelse om IT:s betydelse för företaget. Även företagets framtida upplevda konkurrenskraft med stöd av IT och IT: s betydelse för att lyckas med tagna affärsmål är viktiga faktorer. Men IT:s roll påverkas också av både externa och interna faktorer. Bland de externa faktorerna finns legislativa krav, krav från investerare, IT:s roll hos konkurrenter samt krav och behov från kunderna. Affärsmodellen påverkar IT:s roll I takt med att IT har blivit mer verksamhetsorienterat har också skillnader mellan olika företags behov blivit tydligare som vi kan se i segmenten ovan. Det är en betydande skillnad mellan olika företags IT-investeringspolicy beroende på affärsmodell och de krav företaget har på sig utifrån ett konkurrensperspektiv. Exempelvis är företag som har en affärsmodell som syftar till att leverera produkter till så låg kostnad som möjligt ett annat investeringsfokus än företag som arbetar med stort tjänsteinnehåll som anpassas till kundernas behov. Marknaderna är dessutom allt mer dynamiska och verksamheterna behöver förändras i allt större utsträckning. Således blir det viktigt för IT-leverantörer att följa och förstå olika affärstrenders inverkan på IT-arkitektur och infrastruktur. Att ta tillvara på sina erfarenheter och snabbare anpassa sin verksamhet till förändringar blir allt viktigare. Informationshantering och informationsutnyttjande är en nyckel i lärande organisationer. Detta omfattar två aspekter, dels måste informationen göras tillgänglig för rätt beslutsfattare och dessutom måste dialoger stimuleras mellan beslutsfattare och resten av organisationen. Det ställer i sin tur stora krav»ansvaret har främst varit kopplat till drift och support av datacenter och olika klient-server-lösningar.«på relationen mellan IT och verksamhet. Det räcker inte med att arbeta med att förbättra KPI:er (Key Performance Indicators), utan i större utsträckning fråga sig om det man mäter är mest relevant för verksamheten. Det finns ett segment på marknaden som investerar i IT för att skapa och behålla konkurrenskraften med hjälp av IT. I detta segment blir informationen och nyttjandet av information allt viktigare, både internt i verksamheten och gentemot kunder. Detta har föranlett att deras investeringsintresse till stor del riktas mot bättre utnyttjande av informationen i form av Business Intelligence, men de har också större intresse än andra företag att utnyttja och investera i mobila lösningar och IP-teknologi. Företag inom detta segment har i de flesta fall en mycket nära förståelse mellan verksamheten och IT. Det viktigaste som IT-cheferna i dessa företag upplever att IT måste leverera under de närmaste tre åren är ökad flexibilitet inom IT-system och applikationer. n Källa: Exido. Annons_qlickplanner.indd :56:38

5 8 9 Ticket Biz nya vassa BI-lösning optimerar affärsresandet BI har blivit mycket bättre och billigare ticket biz kunder i norden sparar pengar, ökar säkerheten för sina affärsresenärer, och förbättrar sitt miljöarbete genom den egenutvecklade tjänsten travel report. den baseras på en business intelligence-lösning från knowit decision som nu uppgraderas och blir ännu vassare. Den ständigt växande konkurrensen på affärsresemarknaden har skapat en ökad efterfrågan på mervärden i form av kompetens, säkerhet och tekniklösningar. Ticket Biz i Norden ligger i framkant i den här utvecklingen. För att serva våra kunder är det otroligt viktigt att vi har tjänsten Travel Report. Den gör det möjligt för kunderna att bli mer kostnadseffektiva och på andra sätt optimera sitt affärsresande, säger Ingrid Jörgensen, affärsutvecklingschef på Ticket Biz. Tjänsten utgörs av ett webbaserat statistikverktyg som har utvecklats av Knowit Decision Helikopter i samarbete med Ticket Biz. Det bygger på IBM:s produkt Cognos Business Intelligence. Tidigare låg BI-systemet i fyra separata applikationer, en för varje land i Norden (Sverige, Danmark, Norge och Finland). I samband med uppgraderingen till Cognos 10 har Ticket implementerat ett gemensamt data warehouse som ersätter tidigare applikationer. Förut var vi tvingade att skapa särskilda rapporter för varje land. En kund som är verksam i alla fyra länder fick därför fyra rapporter. Nu får de all information i en rapport, säger Anders Fröberg, systemadministratör på Ticket Biz. Den grundläggande tjänsten innehåller ett antal färdiga rapporter som kan kombineras för att ge kunderna en komplett bild av resmönster och kostnader. Där ingår inköpsstatistik som beskriver vilken typ av produkt de har köpt, såsom flyg, tåg, hyrbil och hotell, och vad de har betalat. En mer avancerad variant av tjänsten ger kunderna möjlighet att själva bygga egna rapporter och analyser. De har tillgång till informationen via en webbportal som uppdateras dagligen och finns tillgänglig dygnet runt. Kunden kan få en avvikelserapport som visar hur många avvikelser som har skett och anledningarna till dem. Om ett företag till exempel har som policy att de anställda ska åka ekonomiklass, och en medarbetare har valt att inte göra det, så är det en avvikelse mot företagets policy, säger Anders Fröberg. Säkerhetsrapporteringen är mycket uppskattad bland kunderna. Det är helt enkelt en världskarta med drill down-möjligheter där företaget snabbt kan hitta information om var dess anställda befinner sig när det inträffar kriser eller katastrofer i världen, och vidta åtgärder om det behövs. Just denna del av data warehouset uppdateras med 15 minuters intervall. Vi erbjuder också kunderna miljörapporter av hög kvalitet för att stödja dem i deras miljöarbete samt ge dem möjligheter att kompensera för de koldioxidutsläpp som deras tjänsteresor orsakar. Vårt samarbete med Knowit Decision, som inleddes 2006, fungerar mycket bra och kommer fortsätta, avslutar Anders Fröberg. n den viktigaste utvecklingen inom business intelligence under de senaste åren är att programvaror och implementeringar har blivit markant mycket billigare samtidigt som tekniken förbättrats. Det säger Anders Bölenius, konsult på Cadeia AB, ett konsultföretag med fokus på beslutsstöd för ekonomisk verksamhetsstyrning. Företaget har kompetens på många lösningar, men dess huvudprodukt är Canvas Planning, en komplett plattform för BI med budgetering, koncernkonsolidering och målstyrning. Eftersom priserna på den här typen av system har blivit mycket lägre är det betydligt fler mindre företag som köper sådana i dag än det var för tio år sedan, fortsätter han. Området har också blivit mycket mer spännande på grund av teknikutvecklingen. Allt det här gäller i högsta grad för Canvas Planning. Det är en BIlösning i tiden. Canvas Planning är ett utmärkt hjälpmedel för företag som vill arbeta med målstyrning för att skapa en effektiv internkonkurrens i företaget och en dynamisk verksamhetsstyrning. Företagsledningen kan sätta upp ett antal mål för företagets avdelningar. Med stöd av Canvas Planning kan dessa tävla mot varandra genom benchmarking. Det går exempelvis att se hur stor produktiviteten har varit i olika delar av företaget på förmiddagen, och hur mycket de måste prestera på eftermiddagen för att uppnå sina mål. Med hjälp av Canvas Planning kan företaget effektivisera och snabba upp budgetprocessen och processen för koncernkonsolideringen. Budgeteringsdelen har ett Excelbaserat gränssnitt där det går att bygga komplexa system. Ett detaljhandelsföretag kan exempelvis enkelt skapa en speciallösning för att ha extra hög kontroll på försäljningen av de Anders Bölenius, konsult & partner Cadeia AB varor som företaget tjänar mest pengar på. För användare som arbetar på fältet går det bra att koppla upp sig mot Canvas Planning via sina mobila enheter. Cadeias konsulter är snabba på att implementera BI-lösningen. Ett exempel är Cadeias implementering på apotekskedjan Medstop AB och dess 62 butiker runt om i landet. Den genomfördes på mindre än en månad utan några problem. Inlärningströskeln är betydligt lägre med Canvas Planning än vad som har varit vanligt tidigare. Då måste man ha utbildning på BI-lösningarna för blivande användare. Nu kan användarna lära sig vår lösning med hjälp av en halvsidas instruktioner. Våra kunder är framför allt nöjda för att det är så tydligt vilken stor affärsnytta de får ut av Canvas Planning, säger Anders Bölenius. n Fakta Cadeia erbjuder konsulttjänster och system inom området beslutstöd med fokus på en effektivare styrning av företag och verksamheter. Cadeia är experter på analys, rapportering, budget, prognos, balanserade styrkort samt koncernkonsolidering. Cadeia är inne på sitt fjärde verksamhetsår och är i tillväxt under god lönsamhet.«vilken KOMPETENS BEHÖVS FÖR FRAMGÅNGSRIK BI? Affärskompetens i IT-funktionen IT-funktionen har behov av en bred kompetensbas som kan stödja företagets utveckling och rätt användande av IT. Det finns en image runt IT-avdelningen som en avdelning i företagets bortre regioner, med medarbetare som är placerade där för att vara så långt från kunder och övriga anställda som möjligt. Nidbilden av IT-avdelningen gäller fortfarande, även om den börjar luckras upp. För att ITavdelningen ska förändra bilden av sig själva behöver man inte bara vara duktiga på IT, utan man behöver också kunna relatera till verksamhetens utmaningar och svara upp mot dessa på verksamhetens språk. En IT-aven viktig faktor för att lyckas utnyttja de möjligheter it erbjuder är insikt och förståelse kring de förändringar som sker och hur de påverkar företaget och den egna funktionen. i många fall är kunskapen större i organisationen än i ledningen. men kunskapen hos anställda och ledning ofta är spretig och osammanhängande, vilket ställer stora krav på it-ledningens kommunikationsförmåga och förmåga att synliggöra utvecklingens betydelse för företaget. IT-kompetensen i verksamheter är i dag ojämn, men blir successivt både bredare och djupare. Detta är positivt för att snabbare kunna införa nya lösningar och skapa dialog kring vilka lösningar som kan medverka till förändringar. Men det är inte ovanligt att kompetensen befinner sig ett farligt»mellanläge«. Det innebär att det finns tillräckligt med kunskap för att förstå och se potentialen med olika ITlösningar, men inte för att se svårigheterna i att implementera lösningarna. I organisationer där IT-funktionen är passiv och inte aktivt verkar för att stödja verksamheten avseende vilken roll IT kan fylla, skapas ofta konflikter och betydande motsättningar. I mer IT-mogna organisationer förändras utmaningarna i och med att teknikbejakandet det är större och därmed också den upplevda nyttan med tekniken. Den huvudsakliga utmaningen i dessa organisationer är att hitta en balans mellan å ena sidan en liten begränsning av individens möjlighet att använda teknik, kommunikation och lösningar för sin egen vilja och drivkraft att utvecklas, och å andra sidan företagets behov av kontroll, standardisering och produktivitet.» Den andra kompetensen som blir allt viktigare är proaktivitet och entreprenörskap.«delning som gömmer sig bakom svåra uttryck och förlitar sig på IT:s komplexitet för att få en position i företaget kommer inte att komma in i verksamhetsbesluten. Under flera år har behovet av så kallad trespråkighet, det vill säga verksamhets-, förändringslednings- och teknikkompetens, diskuterats för att verksamhetens behov ska kunna översättas till affärsmässigt rimliga krav. Men det finns ett par aspekter i ITfunktionens kompetenskrav som alltför sällan lyfts fram. De är viktiga för att IT-funktionen ska bli mer strategisk och mer delaktig i verksamhetens konkurrenskraft. Det första kompetenskravet gäller IT-avdelningens kommunikationsförmåga och medarbetarnas sociala förmåga. Kommunikationsförmågan behövs för att kunna etablera en gemensam syn kring IT:s möjligheter för företaget. Det är viktigt att kunna missionera och beskriva möjligheterna med IT samt hur man kan stödja företagets processer genom olika tillämpningar. Vidare blir kommunikationen ett allt viktigare medel i verksamheter för att skapa engagemang och delaktighet. Det gäller inte bara från ett ledningsperspektiv, utan i hela företaget allt eftersom företagen blir mer projektororienterade och förlitar sig mer på samarbeten i olika nätverk. Den andra kompetensen som blir allt viktigare är proaktivitet och entreprenörskap. IT-avdelningen kan ha hög affärsförståelse och förändringsledningskompetens. Men utan att ha vilja och förmåga att ta ansvar för IT:s roll i affärsutmaningarna, blir avdelningen inte lika strategiskt viktig. CI0:er får inte en plats i ledningsgruppen för att de svarar för en stor del av företagets kostnadsbudget. De får plats för att de, som personer, kan bidra till företagets utveckling. I många framgångsrika fall axlar dessutom CIO:n rollen som affärsutvecklingsansvarig, vilket än bättre möjliggör att utnyttja IT för att driva företaget framåt. Men det är viktigt att inte glömma bort att ITinvesteringar mycket sällan leder till framgång utan att kopplas ihop med företagets processer, organisation och leveransförmåga. Skillnaderna mellan teknisk och affärsbaserad IT-kompetens kommer att bli alltmer tydlig under de närmaste åren. Den affärsmässiga IT-kompetensen med trespråkighet kommer att vara eftertraktad, och ersättningsnivåer kommer sannolikt att eftertraktas betydligt mer än ren teknisk IT-kompetens. Även om vissa nischade tekniska kompetenser kan förbli starkt eftertraktande. I och med att allt fler företag går över till plattformsbaserade strategier och minskar sin mångfald av tekniker, minskar behovet av den tekniska personalens kompetensbredd. Det faktum att allt fler problem av drift- och underhållskaraktär kan skötas på distans innebär också att efterfrågan på viss IT-kompetens kommer att minska generellt. Idag ligger fokus på att öka flexibiliteten, tillgängligheten och nyttan av information i företag. Det har resulterat i ett växande intresse för bland annat tjänstebaserade lösningar och Business Intelligence. Ser vi tre år framåt kommer allt fler IT-investeringar att inriktas på att vara intäktsgenererande. Det innebär med andra ord en framtida växande efterfrågan på affärstänkande och bredare affärskompetens. BI är en viktig del i denna framtid. n Källa: Exido.

6 10 Rätt BI-system ger Huddinge kommun full kontroll Spara pengar med hjälp av BI med infotools beslutsstödssystem får huddinge kommun mycket bättre central överblick över sin information, vilket gör att det går att jobba mer kostnadseffektivt. det är allt svårare att göra enkla besparingar i företag. både effektiva nedskärningar och även nya möjligheter till intäkter kräver att man i företaget kan utnyttja information från olika delar i företaget. business intelligence möjliggör att se och analysera verksamheten, vilket också innebär att man kan minska riskerna med olika rationaliseringsbeslut. liksom riskerna med nysatsningar. För fem år sedan började Huddinge kommun använda beslutsstödssystemet Diver från Infotool och det är ett beslut man inte har ångrat. Det har fungerat väldigt bra måste jag säga. Den största fördelen är att vi nu får en gemensam bild för användarna. Alla från kommundirektören till de enskilda handläggarna ser samma information. Så vi har inga problem med att olika användare sitter med olika versioner av informationen, vilket annars kan vara fallet om man försöker samla allt på papper eller i kalkylark, säger Bo Garneij, Chefscontroller på Huddinge kommun. I systemet ligger nu information om allt från antalet kommuninvånare till sjukfrånvaron bland de anställda och betygen från de olika skolorna i kommunen. Med så mycket information kan man tänka sig att det blir svårt för användarna att navigera sig fram bland informationsmängderna och att sys- temet därmed blir svårt att använda. Det är dock inget egentligt problem som Huddinge kommun lagt upp det. Vi har gjort systemet behörighetsstyrt så att du direkt får fram den information som du behöver i ditt arbete. Det gör att det är relativt lätt för användarna att hitta just den information som är relevant för dem. I princip är det bara att gå in i systemet och klicka sig fram för att få fram den information du behöver, säger Bo Garneij. Ett konkret exempel på hur beslutsstödssystemet låter Huddinge kommun arbeta mer effektivt hittar inom skolväsendet. Betyg, nationella prov och liknande läggs in i systemet ända ner på klassnivå och det ger möjligheter att snabbt se hur det går för de olika skolorna. Veckan efter att resultaten kommer in kan vi börja jobba med dem i systemet. Tidigare kunde det ta ett halvår innan allt var sammanställt. Det här gör att det går mycket snabbare för rektorer och andra ansvariga att se om det finns något som behöver åtgärdas, säger Bo Garneij. De positiva erfarenheterna med beslutsstödssystemet gör att Huddinge kommun nu också har beslutat att införa Infotool Budget och Prognos för att effektivisera arbetet med budgetering och prognoser. Idag använder vi mest Excel-ark och liknande för att samla de siffror vi behöver i det här arbetet. Det vi vill ha är en mer samordnad process där vi kan följa hur prognoser och budgetar växer fram över tiden. Det skulle ge oss en bättre central överblick över hela prognos- och budgetarbetet. Med Infotool Budget och Prognos kan vi tillsammans med Infotool bygga en lösning som klarar detta och som därmed låter oss arbeta än mer kostnadseffektivt i framtiden, säger Bo Garneij. n Vi levererar värde tidigt i våra projekt På Enfo Pointer arbetar vi enligt agil projektmetodik för att ge våra kunder täta leveranser med god insyn i projektet från början till slut. Vi plockar de lägst hängande frukterna först för att leverera värde tidigt i processen. På så sätt kan vi bevisa nyttan med beslutsstödslösningen och säkerställa att vi alltid är på rätt väg under projektets gång. Kontakta gärna oss för referensprojekt där vi har arbetat agilt; Stockholm, VD Åsa Landén Ericsson (asa.landen@enfo.se), Malmö, Regionchef Annette Bergqvist (annette.bergqvist@enfo.se), Göteborg, Regionchef Eric Ejeskär (eric.ejeskar@enfo.se). Enfo Pointer är Sveriges ledande oberoende konsult inom Business Intelligence (BI) med över 10 års erfarenhet av framgångsrika BI-projekt. Vi tar våra kunder på en värderesa med visionen att alla hos kunden snabbt och enkelt skall ha tillgång till relevant och korrekt information för att kunna fatta bra beslut inom sitt område. Vi har många spännande projekt på gång och söker drivna, affärsmässiga konsulter med glöd och hög integritet till kontoren i Stockholm, Malmö och Göteborg. Välkommen att kontakta oss! Vi söker: Dig som är Systemutvecklare med erfarenhet av databasutveckling och som vill bredda dig mot Business Intelligence Dig som har specialistkunskaper, alternativt några års erfarenhet, från Datawarehouse-lösningar och Business Intelligence Har du erfarenhet från Data Warehouse-lösningar och verktyg som QlikView och/eller Microsoft BI är det meriterande. Läs gärna mer på och skicka din ansökan till rekrytering@pointer.se. Eller kontakta vår rekryteringsansvarige i Stockholm, Mila Javander, på Enfo Pointer AB Regeringsgatan 109, 6TR Stockholm Tel: +46 (0) info@pointer.se Enfo Pointer AB World Trade Center, Skeppsgatan Malmö Tel: +46 (0) info-malmo@pointer.se Enfo Pointer AB Lindholmspiren 3B, 5TR Göteborg Tel: +46(0) info@pointer.se Oavsett om det är lågkonjunktur eller högkonjunktur, måste alla företag eller organisationer sträva mot att bli än mer kostnadseffektiva. Under lågkonjunkturer är det lätt att företag skär för hårt i sina kostnader och därigenom minskar sitt handlingsutrymme. Kraven på kostnadsreduktion gäller i allmänhet hela företaget och det är också naturligt att även IT-avdelningen får skära i sina kostnader. Att skära i IT-kostnaderna utan kunskap och insikt kan vara kontraproduktivt, eftersom IT är en begränsad del i företagens budget och den påverkbara delen är en än mindre del av budgeten. Det är viktigt i en besparingsjakt att se till effekterna av vad olika funktioner kan ge ur både kostnadsbesparings- och intäktsperspektiv. I denna analys framkommer ofta IT som en potential, både för att minska kostnaderna snabbare och stödja nya intäkter. Detta är också anledningen till att marknader såsom informationshantering och Business Intelligence växer. Snävt synsätt kan skada mer än spara Besparingarna inom IT är något som åläggs IT-avdelningarna och som IT-avdelningarna i allmänhet ser som sitt eget ansvar. Men ett snävt synsätt där man ser till varje del i organisationen var för sig, är ofta inte det bästa sättet att spara pengar men det vanligaste. Att skära IT-kostnaderna med 20 procent kan i många fallbara leda till en besparing för hela organisationen på mindre än en procent. Att växla perspektiv från en organisatorisk enhet till en process kan i många fall vara mycket mer värdefullt. Om flera funktioner, gärna med bas hos de som är involverade och kan processen, gemensamt studerar en process kan detta i många fall leda till större besparingar och sådana som inte påverkar företagets konkurrenskraft negativt. Det viktiga är att se till resultaten av processen och vad man önskar förbättra i den. Ofta finns kunskap i organisationen men strukturer hindrar kunskapen att komma till tals och att samverka. För att se över vilken besparingspotential som finns, på relativt kort sikt, är det värdefullt att snabbt skapa kunskap både om vilken potential som finns och möjligheterna att realisera potentialerna. För att kunna se det, är det viktigt med information och att informationen från olika delar av företagen görs tillgänglig. Generellt genereras mycket data och information i ett företag, men få, om någon, har en överblick över i vilken process eller affärsenhet informationen finns och i vilka system data är samlad. Genom att samla IT och affärskompetens, kan data och information analyseras för att studera best practice och vilka kunder som är lönsamma och vilka som kan vidareutvecklas. Med andra ord, var det finns besparingsmöjligheter eller var det finns intäkter som inte tas tillvara. IT är en mycket viktig del i detta ur flera perspektiv att säkra datakvalitet, möjliggöra tillgänglighet av data, säkerställa jämförbarhet och ge analysmöjligheter till informationen. Detta är naturliga steg i en business intelligence process. En process som knyter ihop verksamhet med IT. Möjlighet att styra med hjälp av Bl BI borde vara en naturlig del i företag som arbetar med styrkort, men för att nå framgång med styrkortsprojekt, i likhet med andra projekt, ska det inte betraktas som ett IT-projekt. Projektet ska initieras och komma från verksamheten. Mätetalen ska inte vara de som är enkla att mäta eller få ur systemet, utan de som spelar roll för företagets utveckling och konkurrenskraft. Generellt sett är det mycket få mätetal som är kopplade till den egna strategin. De flesta mätetal är generella tal eller tal som möjliggör benchmark till andra företag. Ett intressant perspektiv är att se hur tydligt man driver verksamheten mot en egen konkurrensposition. Detta kan man göra genom att se i vilken utsträckning de uppsatta målen och mätetalen är unika i relation till omgivningen. En av de viktigaste aspekterna är valet av data som ska ligga till grund för olika nyckeltal. Data i dagens företag har många olika typer av definitioner och kvaliteten är inte alltid tillförlitlig. Dessutom är det oklart vem som har ansvar för att säkerställa datakvalitet och definitioner. I allmänhet är det ITavdelningen som vet var informationen finns och vad den mäter. Avdelningen har även en central roll i att säkerställa datakvalitet, i samband med etablering av ett styrkort, samt se till att kvaliteten kan förbli god övertid. IT är viktigt för att samla in data effektivt och gärna automatiserat. Denna viktiga del ligger inom IT:s ansvarsområde. Den stora utmaningen för insamlingsprocessen är att 11 den inte får bli för statisk, speciellt inte i processer som är målstyrda. Här måste insamling och datakvalitet säkerställas och modifieras allt eftersom företaget utvecklas. Det är därför viktigt att lagra informationen strukturerat i databaser för att informationen ska kunna användas för datamining, analys och bearbetning. Med den snabba utvecklingen när det gäller data och information är detta en viktig del, inte minst för att säkerställa flexibilitet i beslutsprocesser. I konsoliderings- och analysprocesserna blir Business Intelligence-verktyg allt vanligare att använda i samband med styrkort. Verktygen är anpassningsbara för att kunna synliggöra olika mätetal, samtidigt som de ger analysmöjligheten att kritiskt granska nyckeltalen från olika perspektiv. Analysperspektivet är en av de nyttor som man inte lika lätt tillgodogör sig om man bara förlitar sig på spread sheets. Business Intelligenceverktyg har också den fördelen att de lätt kan synliggöra nyckeltal grafiskt i form av diagram eller barometrar. Men styrkan från nyckeltalen kommer inte ifrån data, utan att man utnyttjar informationen genom att tolka den, vidta åtgärder från den och se till att processera anpassas. För att detta ska ske smidigt är det även viktigt att se hur samverkan sker för att korrigera kursen utifrån styrkortets nyckeltal. n Källa: Exido»Oavsett om det är lågkonjunktur eller högkonjunktur, måste alla företag eller organisationer sträva mot att bli än mer kostnadseffektiva.«

7 12 13 CIO Sweden har undersökt BI-användandet Den 19 april höll CIO sweden en heldagskonferens «intelligent business«på grand hotel i stockholm. Inför denna dag genomförde de en enkät om bi-användning på webbplatsen cio.idg.se. Ett 80-tal personer med helt eller delat it-ansvar svarade på enkäten under mars april Här presenterar vi deras svar i diagramform. Det it främst bidrar med till den övergripande verksamheten är att göra den produktivare och effektivare 4,1 på vår skala från 1 till 5. Sedan är det jämnt skägg mellan att förbättra internkommunikation, öka kundnyttan (externt) och effektivisera värdekedjan. Hälften av it-avdelningarna (49%) är lika bra på att öka effektiviteten internt som externt. 33 procent ökar den främst internt, 18 procent är utåtriktade och ökar den främst externt. Verksamheten ser it-avldeningen mer som ett costcenter än som en affärspartner, mer proaktiv än reaktiv, något mer stelbent än flexibel och tyvärr helt klart mer dyr än kostnadseffektiv, i genomsnitt. Om en it-avdelnings uppdrag är att bygga en stabil grund och samtidigt hålla sig flexibel och öppen för förändring, sprider den genomsnittlige svarande sina gracer ganska jämnt mellan stabilitet och flexibilitet. It vinner sakta mark på företagen. Tre av fyra har mer inflytande över verksamheten idag än för två år sedan nästan 18 procent svarar mycket mer. På åtta procent av företagen går utvecklingen åt andra hållet. Tre av fyra svarande har beslutsstöd på företaget idag. Av dem upplever de allra flesta, 82 procent, att verksamheten vill kunna göra ännu mer med verktyget. n»ett 80-tal personer med helt eller delat it-ansvar svarade på enkäten under mars april 2012«Den värsta effektivitetstjuven på företagen är silotänk, med brist på gemensam information. Och där kan bi förstås vara till stor hjälp, om än inte automatiskt. Otydliga prioriteringar, otydliga mål och otydlig ledning följer tätt på silotänket, och förhoppningsvis kan väl beslutsstöd hjälpa även där. Sedan är steget långt ner till den fjärde största tjuven, som är brist på resurser. Och där kan väl inte bi hjälpa till, förutom att eventuellt«frigöra resurser«... När vi frågade vilka interna intressenter som har stört påverkan på it-verksamheten var svaret tydligt: affärsområdescheferna påverkar mest, 3,8 på en femgradig skala. Först därefter följer C-kolleger som vd och CFO (3,6, 3,4). Projektledare (3,3) och användare (3,2) påverkar mer än marknadschef (3,1). Bland externa faktorer påverkar slutkunderna i särklass mest (3,8), följt av leverantörer på relativt avlägsen andraplats (3,2). Analyshus och media bekommer svenska CIO:er inte allt för mycket (2.0), men i alla fall mer än börsen (1,6). De flesta tycker att bi-frågan är mycket intressant. På en skala från 1 till 5 bedömde 72 procent intresset som 4 eller 5. Bara 10 procent valde 1 eller 2 på skalan. Och vad är man då intresserad av att använda sin BI till? Jo, intern rapportering och analys, svarar förkrossade 86 procent. Det är mer än dubbelt så många som kryssat för det näst populäraste alternativet, analys av interna flöden. Köpbeteenden, kundnöjdhet och marknadsförutsättningar är nästan lika intressanta att analysera. Men beslutsstöd leder inte automatiskt till bättre beslut, eller ens bättre beslutsunderlag. Man kommer inte undan den princip som brukar förkortas S.I.S.U. De största utmaningarna är att säkerställa datakvalitet (72%) och ännu svårare att säkerhertälla att man mäter rätt saker (82%). Att aktivt agera på rapporterna är inte heller det lättaste själva arbetet med verktygen är däremot inte så svårt. Bara 22 procent har problem med svåranvända verktyg och 18 procent med att snabbt få fram analyser. n Material tidigare publicerat i CIO Sweden nr 3 April 2012 SAGT OM BESLUTSSTÖD Fritextsvar ur enkäten Vi använder inte beslutsstöd. Nyttan har inte bedömts tillräcklig i förhållande till nödvändiga förändringar i arbetssätt.som statlig myndighet har vi inte kommit så långt i processen att använda BI som beslutsstöd.vårt beslutsstöd är nedlagt på grund av att det inte gett önskat resultat. Ett nytt ska utredas.det krävs en övergripande kunskap om kunden, marknaden och företaget för att kunna ställa rätt frågor. Vem har den?vi använder inte beslutsstöd. Det är en kostnadsfråga för oss.beslutsstöd kan skapa proaktivitet, men för det mesta ger det åtminstone en hyggligt tidig reaktivitet.framför allt skulle jag vilja ha en bättre bas det vill säga ett data warehouse med gemensam information som ligger till grund för alla analyser. Verktygsvalet är sekundärt för mig.det finns alltid önskemål om mer data och möjligheter att vrida och skära på en mängd dimensioner.vi har beslutsstöd och det finns önskemål om att fler ska få tid att använda det.utmaningen är att det är svårt att veta vad man vill ta fram det vet man först efter ett tag.en utmaning för oss är att etablera verktygets användning brett i organisationen.en utmaning är att få in relevanta data till beslutsstödet. Många system har för dålig datakvalitet.en utmaning är att få verksamheten att acceptera att informationen i beslutsstödet är korrekt och relevant.kan slutanvändarna plocka fram de data de behöver? Slutanvändarens förståelse blir den svagaste länken.nya system brukar ofta mötas av visst motstånd, men när man ger användarna BI vill de bara ha mer.en utmaning med BI är att det ofta är lång payback på investeringen.»»jag ser bristande kunskap kring skit in=skit ut... För stort fokus på hur rapporterna ska se ut istället för hur vi ska investera i kvalitet i datat samt processerna som stödjer leveransen.varför vi inte har BI? Bra fråga.vi använder inte BI. Företaget satsar på annat, tyvärr.vi använder inte BI, för vi har inget behov av några djupare analyser i dagsläget. De rapporter som finns är mer än tillräckliga för ledningen.utmaningen är att vara snabbfotad nog med tillräcklig kvalitet.min utmaning är att få användarna att ägna mer tid åt få en så bra kravställning som möjligt.bi ska vara lättanvänt. Då används det.vårt BI ställer samman information från olika system till företagskpi:er, beslutsunderlag gällande sortiment och allokering av varor, uppföljning, rapportering, kpi-analys, forecast, analyserar kundbeteende...tillgängligheten är en utmaning Iphone, Ipad, mejl, mobilt...det bästa är att man får transparens i siffror från lokal nivå till regional och corporate.bi har underlättat arbetet för många användare och avlastat it-avdelningen.«

8 14 15 EXPERTPANELEN 10 BI-tips med rätt business intelligence-lösning kan företaget utnyttja sin information fullt ut och hjälpa användarna arbeta effektivare, få bättre kundrelationer, öka förmågan att hantera marknadsförändringar med mera. men för att nå dit krävs det att planeringen och implementeringen av bi-lösningen görs på rätt sätt. här kommer några tips som kan vara en hjälp på vägen. 1 Prata med användarna På varje företag finns det ett antal nyckelanvändare som står för mycket av beslutsfattandet. För att en BI-lösning ska nå sin fulla potential är det viktigt att dessa användare får ut just det de behöver ur lösningen. Det kan röra sig om allt från analytiker till VDn och de har kanske inte alltid samma krav på lösningen. Genom att involvera dessa användare tidigt i processen, ge dem information om vad BI-systemen kan göra och fråga vad de vill ha ut av systemet så blir det mycket enklare att bygga en lösning som redan från början är anpassad till verksamhetens krav. 2 Förstå verksamheten En bra BI-lösning underlättar organisationens beslutsprocess, men för att det ska fungera så måste de som ska implementera BI också förstå hur organisationen fungerar. Det gäller att förstå verksamheten, processerna, informationen som organisationen har tillgång till, vad olika avdelningar inom organisationen behöver få ut ur BI-lösningen. 3 Se till att informationen är tillförlitlig och återanvändbar Om inte informationen som BI-systemet har tillgång till är trovärdig kommer besluten att bygga på felaktiga premisser och då förlorar förstås BI sitt värde. Att ha en process för att garantera datakvaliteten är därför ett måste. Förändringar kan ske snabbt och det kan betyda att informationen kan användas och kombineras på nya sätt. Redan innan BI-systemet implementeras gäller det därför att se till att informationen kan återanvändas och utnyttjas i nya processer allt eftersom behoven förändras. 4 Börja med det lilla Istället för att försöka införa allt som en BI-lösning kan ge på en gång, kan det vara idé att börja i ett lite mindre format. Helst ska man då försöka hitta delar som är lätta att implementera, där det redan finns tydliga processer och där affärsvärdet är högt. Ett exempel på det skulle kunna vara säljanalys. Genom att ta det lite pö om pö går det att hitta problem och åtgärda dem innan den stora massan av användare börjar utnyttja systemet. 5 Se till att lösningen är flexibel Framgångsrika företag är företag som kan hantera förändringar. Det innebär att BI-lösningen också måste kunna förändras över tiden. I grunden handlar det om att IT-infrastrukturen som finns är tillräckligt flexibel för att kunna hantera nya krav på BI-systemen. BI-systemet självt måste också kunna anpassas till nya förhållanden och det innebär att det måste vara enkelt att skapa och förändra processer och arbetsflöden. 6 Låt användarna arbeta var de vill Mobila lösningar ger användarna möjlighet att använda BI var de än befinner sig och för vissa användargrupper kan det vara helt ovärderligt. För att det ska fungera bra gäller det att specialanpassa en mobil lösning just för de som behöver den mest. Det kan ofta vara några få kategorier av användare som behöver de mobila lösningarna mest och då är det deras krav som i första hand ska tillgodoses. 7 Tänk på säkerheten Ett BI-system ska alltid se till att en användare får exakt den information som behövs. Det betyder inte att alla användare ska ha tillgång till all information. Genom att garantera att användarna bara kommer åt data de verkligen behöver minskar risken för att viktig information kommer på villovägar. 8 Räkna med mer data Mängden data som företagen får tillgång till ökar stadigt. För att verkligen kunna dra nytta av all denna information måste organisationen ha verktyg, processer och policies som kan få fram den information som är relevant vid varje tillfälle, oavsett hur stort företagets databerg är. 9 Förstå informationsflödet Hur användarna använder informationen avgör hur informationen behöver hanteras. Användare som vill arbeta proaktivt har andra behov än de som behöver får fram ögonblicksbilder och om informationsmängderna är stora kan det krävas att informationen hanteras olika för olika behov. 10 Testa, testa, testa Man har bara en chans att gör ett bra första intryck sägs det. Om BI-systemet är fullt med buggar, är svårt att använda, inte ger användarna de resultat de önskar eller kraschar titt som tätt finns risken att användarna snart nog går tillbaks till sina Excel-ark och då kan det bli svårt att få dem att ge BI en ny chans. Så testa allt och låt sedan utvalda användare testa allt om och om igen innan BI-lösningen rullas ut på bred front. 1. Vad bör man tänka på när man ska investera i besluts-och informationsstöd? 2. Vad är det i agerande som utmärker de kunder som uppnår ett framgångsrikt införande av besluts-och informationsstöd? 3. Vilka är de viktigaste trenderna inom Business Intelligence? 4. Vilka är de största utmaningarna, nu och i framtiden? 1. Lösningen måste kunna expanderas och integreras i befintlig infrastruktur, täcka framtida behov, skala både till fler användare och till stora datavolymer. Dagens och morgondagens beslutsstödssytem är mer än bara analys och dashboards, även realtidsinformation, planering och budgetering, simulering och predektiv analys, dvs kunna hjälpa användarna att se runt, är en viktig del av lösningen 2. Ett starkt ägarskap hos kunden, där man inser att lösningarna leder till ett förändrat beteende hos användarna, och låter dem fatta beslut på den information som tillhandahålls. Informationen stannar inte heller hos enskilda individer, utan sprids till många fler användare, där kollaborativa lösningar ger möjlighet för vidare förklaring, agerande och beslutsfattande på flera personer. 3. Paketerade branschlösningar för att möjliggöra snabb implementation och dra nytta av de standarder som finns inom respektive bransch. Efterfrågan av Business Intelligence lösningar som appar för smart phones och läsplattor ökar, tekniken finns men utnyttjas inte fullt ut 4. Tillgång till tillräckligt bra data från olika källsystem. Även den snyggaste dashboard eller graf blir värdelös om informationen inte är spårbar och säkrad. Många företag har fortfarande brister i sina informationsmodeller. Införandet är inte ett vanligt IT-projekt, det är mer ett change management projekt, där kunden kan behöva förändra befintliga processer för att fullt ut utnyttja lösningarna. Nils Lidén, Presales Manager, Businesss Analytics, IBM Svenska AB 1. Beslutsstödsprojekt utan ett tydligt affärsmål och som saknar förankring i organisationen är dömda att misslyckas! En genomtänkt plan för finansiering av systemet är också oerhört viktig, utöver de mer affärsdrivna projekten, vem finansierar den tekniska plattformen och den grundläggande arkitekturen? Beslutsstöd kräver kontinuerlig utveckling, anpassning och underhåll för att vara framgångsrikt. 2. Utmärkande är stark förankring och ett engagemang i verksamheten där man tar tag i utmaningar med referensdata, gemensamma begrepp och datakvalitet tidigt och kontinuerligt. Agila projekt som jobbar nära verksamheten med starkt fokus på krav och resultat, och att leveranser sker i små steg med kontinuerlig avstämning. Välgrundade beslut gällande arkitektur, hård- och mjukvara är också utmärkande. 3. MDM och datakvalitet kommer alltid vara aktuellt och är grunden för ett lyckat beslutsstöd.«big Data«är en tydlig trend som kommer mogna och tydliggöras på sikt. På den tekniska sidan så är minnesbaserad analys väldigt intressant, det möjliggör analyser med helt nya frihetsgrader vid stora volymer. Helhetslösningar för databaser, med mjuk- och hårdvara färdigpaketerat, blir allt vanligare. 4. Datavolymer kommer fortsatt vara en stor utmaning och ökar när nya typer av källor ska analyseras. Idag har vi verktygen för att extrahera«big Data«men utmaningen blir att strukturera, kvalitetssäkra, presentera och tolka denna data som stöd för beslut. Mer avancerad prediktiv analys kommer också innebära stora utmaningar, kunderna vet redan vad som har hänt, men vad händer i framtiden? Markus Nilsson, konsult Knowit 1. Man ska ha en väl genomtänkt strategi för sin BI-satsning vilken ska inkludera budget, embryo till BI-organisation och en handlingsplan med prioriteringar och delmål. Man ska även se över den tekniska plattformen och inventera vad man redan har. Många sitter redan på en av de bästa BIplattformarna i och med sina befintliga SQL Server-licenser. 2. Främst förmågan att organisera sig runt och engagera sig i både de strategiska frågorna och själva införandet av beslutstöd. Det är också viktigt att involvera rätt personer, speciellt på användarsidan. Att tidigt hitta ambasadörer för BI i verksamheten brukar vara en framgångsfaktor. Valet av partner och leverantör är självklart viktigt och att denna har kompetens som räcker hela vägen. 3. Mobil BI utan tvekan. Det fokuseras för mycket på teknik för att kunna ha stora datamängder i arbetsminnet på vanliga datorer. Samtidigt sker en mobil utveckling som de gamla plattformarna aldrig har varit i närheten av. Där ser vi HTML5 som en brygga för BI att nå de mobila plattformarna utan att behöva utveckla olika versioner eller att involvera tredjepart för distribuering av appliaktionerna. 4. Många skulle nog svara att den största utmaningen är den ökadade mängden data i världen. Jag vidhåller dock att den största utmaningen fortfarande är att hitta nya smarta sätt att nå slutanvändaren. Man glömmer ofta bort vad i:et står för i förkortningen BI. Det finns massor att göra kring datavisualisering och interaktion för att uppnå mer intelligens i dagens beslutstödssystem. Hans Ekström, Ansvarig Business Intelligence Gaia System AB

9 Färdiga Business Intelligence-applikationer till marknadens ledande affärsystem, färdigpaketerade och körklara. Business Intelligence ERP Connectors SPECIalIStER På: - lönsamhetsanalys - lagerkostnadsuppföljning - Konsolidering - Identifiera tidstjuvar - läkemedelsrapportering - Diagnos och behandlingsanalys - Butiksdata och kassauppföljning - Service Intelligence - Produktionsplanering - Studentprognos - Mål- och aktivitetsplanering - Infotool budget och prognos info@infotool.se tel Stockholm Halmstad Oslo Köpenhamn Helsingfors