Hur skapas effektiva kontorslösningar?

Transkript

1 Institutionen för Fastigheter och Byggande Bygg- och Fastighetsekonomi Kungliga Tekniska Högskolan Examensarbete nr 320 Hur skapas effektiva kontorslösningar? Författare: Caroline Axéll Anna Warnander Stockholm, 2005 Handledare: Hans Lind 1

2 Master of Science thesis Title: How to create optimal office solutions Authors Axéll Caroline and Warnander Anna Department The Division of Building and Real Estate Economics, Master Thesis number 320 Supervisor Hans Lind Keywords Space efficiency, Offices Abstract One of the biggest expenses for many companies today is the cost for the premises. The knowledge and interest in how to use the premise in an efficient way is therefore important, since it can lead to significant cost savings for the company. Space efficiency is a well-known concept in the real estate business but is used in different meanings. It is therefore important to specify and try to explain what it is. The purpose of this master thesis is to analyse and examine how different lines of businesses look at space efficiency and the thesis is based on interviews and literature studies. The thesis shows that the three businesses that we have focused on have different work procedures. The three businesses are life science companies, ICT (Information and Communication Technology)- and consultancy business. All of the companies in the thesis have done some kind of reorganisation in the premises. The life science companies works mostly in cellular offices, but the aim is to work in open plan in the near future. In the ICTbusiness the companies work almost exclusively in open plan. The companies in the consultancy business adjust the working procedure after the activity they operate. Many of the consultancy companies that we have interviewed use hot-desking, which means that the employee does not have a workplace of their own in the office. Many of the companies and the architects that we interviewed have developed different benchmarks in terms of how many silent rooms it should be per employee etc. The interviews show that these benchmarks differ very little between the different companies and architects. Our opinion is that more companies should use benchmarks, since it was made clear from the interviews that many companies with open plan do not have enough silent rooms in the premises. To benchmark Stockholm with a leading city, we chose to focus on London. The reason why we chose London is because they have the most expensive rents on commercial real estate in the world and therefore have to focus even more on space efficiency. To achieve space efficiency in a building, the premises must be adjusted to the individual company and its activity. Therefore to create efficient premises the work procedure must be an important factor. It is also vital that the premise have a location that suits both the company activity and the employee. The areas must be well planned and fulfil the employees need for the right lightning, sound and temperature in the premises. There should also be a balance between a good area that fulfils the criteria s above and the costs for it. 2

3 Examensarbete Titel: Hur skapas optimala kontorslösningar? Författare Axéll Caroline och Warnander Anna Institution Institutionen för Fastigheter och Byggande Bygg- och fastighetsekonomi Examensarbete nummer 320 Handledare Hans Lind Nyckelord Yteffektivitet, Kontor Sammanfattning För många företag är lokalkostnader en av de största utgiftsposterna. Intresset för hur man kan utnyttja lokalerna så effektivt som möjligt är därför mycket stort, eftersom det kan innebära betydande kostnadsbesparingar för företaget. Yteffektivitet är ett använt begrepp när det gäller fastighetsfrågor och därför är det viktigt att precisera och reda ut vad det egentligen är. Syftet med detta examensarbete är bland annat att undersöka hur olika branscher förhåller sig till yteffektivitet och vilka förväntningar det finns hos företagen vid en förändring i lokalen. Undersökningen har gjorts med hjälp av intervjuer och litteraturstudier. Studien visar att de tre branscherna som vi har fokuserat på har olika arbetssätt. Dessa tre branscher är läkemedel- och medicintekniska företag, ICT (Information and Communication Technology)- och konsultbranschen. De företag som vi valt att intervjua har gjort någon form av omstrukturering i deras lokaler. Läkemedel- och medicintekniska företagen arbetar till stor del i cellkontor, men målet är att arbeta i öppen planlösning. I ICT-branschen arbetar de företag vi intervjuat uteslutande i öppen planlösning. Företagen i konsultbranschen anpassar sitt arbetssätt efter vilken verksamhet de bedriver. Många av dem använder sig av hotdesking, vilket innebär att den anställda inte har något eget skrivbord. Flera av företagen och arkitekterna har utvecklat olika nyckeltal för bland annat hur många mötes- och tysta rum det bör finnas per arbetsplats/anställd. Dessa nyckeltal skiljer sig relativt lite mellan företagen. Fler företag borde följa dessa riktlinjer eftersom det framgick av intervjuerna att företagen med öppen planlösning ofta har för få mötes- och tysta rum. För att kunna göra en jämförelse med ledande storstäder valde vi att lägga fokus på London. Anldningen till att vi valde London är att de har dyrast lokalkostnader i världen och därför måste fokusera på yteffektivitet. För att uppnå yteffektivitet måste lokalen vara anpassad till det enskilda företaget och dess verksamhet, man måste därför ta hänsyn till arbetsprocessen för att skapa en effektiv lokal. Det är också viktigt att lokaler har ett läge som passar både verksamheten och de anställda. Ytorna måste dessutom vara välplanerade och uppfylla de anställdas behov av rätt ljus, ljud och temperatur. Tillsist måste det finnas en balans mellan en bra yta, som uppfyller ovanstående kriterier, och kostnaden för den. 3

4 Förord Detta examensarbete har utförts under höstterminen 2005 och omfattar 20 poäng. Det är det sista momentet i utbildningen för att erhålla civilingenjörsexamen på Institutionen för Fastigheter och Byggande. Arbetet är skrivet i samarbete med DTZ Sweden. Vi vill rikta ett stort tack till våra handledare, professor Hans Lind på institutionen för Fastigheter och Byggande, enheten bygg- och fastighetsekonomi vid KTH samt Rob Cookson avdelningschef för Occupier Services, DTZ Sweden. Deras synpunkter och vägledning har varit till stor hjälp för oss. Vi vill även tacka de personer i näringslivet som ställt upp på intervjuer, vilket utgör en betydande del av examensarbetet. Stockholm den 16 december 2005 Caroline Axéll Anna Warnander 4

5 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Syfte Metod Avgränsningar Disposition Definitioner Historik Inledning Slutet av 1950-talet talet Branschvisa resultat Läkemedels- och medicintekniska företag Inledning Dagens kontor Motiv och erfarenhet av flytt Kostnader och yteffektivitet Framtid Skillnader/likheter mellan läkemedels- och medicintekniska företag ICT-företag (Information and Communication Technology) Inledning Dagens kontor Motiv och erfarenhet av flytt Kostnader och yteffektivitet Framtid Konsultbranschen Inledning Dagens kontor Motiv och erfarenhet av flytt Kostnader och yteffektivitet Framtid Arkitekternas syn Inledning Dagens kontor

6 4.3 Yteffektivitet och nyckeltal Effektiva byggnader Framtid Situationen i London Inledning Dagens kontor Yteffektivitet Teknik Framtiden Analys och diskussion Skillnader/likheter inom olika branscher Arkitekternas syn på yteffektivitet Yteffektivitet på London-marknaden Trender Nyckeltal Definition av yteffektivitet Källförteckning Litteratur Muntliga källor intervjuer Bilaga 1 Intervjufrågor företag Bilaga 2 Intervjufrågor Arkitekter

7 1 Inledning 1.1 Bakgrund Lokalkostnader är för många företag en av de största utgiftsposterna. Intresset för hur man kan utnyttja lokalerna så effektivt som möjligt är därför mycket stort, eftersom det kan innebära betydande kostnadsbesparingar för företaget. Ett uttryck som många använder sig av är yteffektivitet, t.ex. hur stor yteffektivitet det är i en viss lokal eller uttrycker att dessa lokaler är mycket effektiva. Många använder sig av samma uttryck, men menar olika saker. En annan aspekt man måste ta hänsyn till är de så kallade mjuka faktorerna, det vill säga att de anställdas trivsel och produktivitet påverkas av hur lokalen är utformad. Detta gör att lokalerna kan vara olika effektiva även ur denna synpunkt och inte bara kostnadsmässigt. I Sverige finns det inga generella riktlinjer för hur ett kontor ska utformas för att effektivisera ytorna eller öka trivselnivån. Vad det är för typ av företag påverkar valet av lokal och utformningen av denna. Det är också viktigt att ta reda på hur arbetsprocessen i företaget fungerar för att kunna nyttja lokalerna på rätt sätt. 1.2 Syfte Yteffektivitet är ett välanvänt begrepp när det gäller fastighetsfrågor och därför är det viktigt att precisera och reda ut vad det egentligen är. Syftet med detta examensarbete är att undersöka hur olika branscher förhåller sig till yteffektivitet. Med hjälp av intervjuer och litteraturstudier ska vi sedan definiera vad vi anser att yteffektivitet bör vara. För att få statistisk data angående lokalutnyttjande i olika länder har vi använt oss av DTZ Research, Global office occupancy costs survey. För att bedöma vilka trender som finns i ledande storstäder och om dessa kommer att tillämpas även i Sverige i framtiden har vi valt att studera Londonmarknaden. Arbetet syftar även till att ta reda på vilka mål och förväntningar som finns hos företagen vid en förändring i lokalen eller vid en eventuell flytt till en annan lokal. Vi kommer att behandla två olika grupper av frågeställningar, dels specifika frågor som rör yteffektivitet men även övergripande frågor om framtidens kontor och varför vissa omstruktureringar sker. Dessa frågeställningar är: - Hur borde yteffektivitet definieras? - Hur förhåller sig olika branscher till yteffektivitet? - Hur kan man tänka vid konstruerande av en kontorsbyggnad för att den blir så effektiv som möjligt? - Vilka motiv och erfarenheter har branscherna av sin omstrukturering? - Hur kommer kontorslösningarna att se ut i framtiden? - Vilken teknik kommer att krävas för att möta framtida kontorslösningar? 7

8 1.3 Metod Detta examensarbete baseras på intervjuer och litteraturstudier. Vi har valt att göra en kvalitativ undersökning, där målet bland annat har varit att reda ut begreppet yteffektivitet. Syftet med att göra en kvalitativ undersökning var att få besöka de företag vi skulle intervjua, för att på så sätt få en bra uppfattning om hur de disponerar sina lokaler och vad yteffektivitet egentligen innebär för det enskilda företaget. Vi ville dessutom ha möjlighet att ställa följdfrågor. Intervjuerna har genomförts med fastighetschefer, ekonomiansvariga eller liknande beroende på vem som varit ansvarig för de fastighetsrelaterade frågorna inom företaget. Intervjuobjekten är till största del valda utifrån rekommendationer från DTZ Sweden och innefattar företag som har gjort någon form av omlokalisering eller omstrukturering av arbetsplatserna de senaste fem åren. Vi har även valt att studera marknaden i London för att se vilka trender som finns där och om dessa kommer att tillämpas även av svenska föreag i framtiden. Eftersom arbetsprocessen skiljer sig mellan olika verksamhetsområden har vi valt att intervjua tre olika branscher, dessa är medicin- och läkemedelsföretag, ICT- och konsultbranschen. Intervjuerna har skett med cirka tre företag från varje bransch, för att se om det finns olika uppfattningar om yteffektivitet. Litteraturen som studerats har främst bestått av olika facktidskrifter från Storbritannien och USA. Detta på grund av att utbudet av litteratur inom området är mycket begränsat i Sverige. Bakgrunds fakta har även erhållits genom intervjuer i både Stockholm och London. Eftersom många av de företag vi intervjuat ville vara anonyma har vi valt att inte presentera dem i undersökningen. 1.4 Avgränsningar Arbetet koncentrerar sig på Stockholmsområdet eftersom det främst är i storstadsregionerna man måste vara kostnadsmedveten när det gäller lokalfrågor och därför bör ta hänsyn till yteffektivitet. Eftersom vi ville göra en kvalitativ undersökning valde vi, som tidigare nämnts, tre branscher som har olika arbetsmetoder. Dessa branscher med tillhörande företag valdes ut tillsammans med DTZ Sweden. För att kunna göra en jämförelse med ledande storstäder valde vi att lägga fokus på London. Anldningen till att vi valde London är att de har dyrast lokalkostnader i världen och därför måste fokusera på yteffektivitet. Dessutom har DTZ sitt huvudkontor i London och med hjälp av deras breda kontaktnät fick vi möjligheten att intervjua de rätta personerna. DTZ har även god marknadskännedom och kunde hjälpa oss med den bakgrundsfakta som behövdes för att kunna bedöma trenderna i London. 8

9 1.5 Disposition Kapitel två sammanfattar den historiska utvecklingen av olika kontorslösningar. Kaptitel tre och fyra baseras på den intervjustudie som gjorts med olika branscher och arkitekter. Kapitel tre är uppdelat efter varje bransch och behandlar bland annat dagens kontor och hur de olika branscherna ser på yteffektivitet. I kapitel fyra tar vi bland annat upp arkitekternas syn på yteffekivitet. Kapitel fem baseras på en studie av London-marknaden. I detta kapitel ges både företagens och arkitekternas syn på yteffektivitet. Kapitel sex är ett analyskapitel med egna diskussioner och slutsatser. 1.6 Definitioner I detta examensarbete kommer följande begrepp att användas. Vi har därför valt att definiera dessa nedan. Cell-kontor: Facility Management-tjänster: Hot-desking: Hotelling: Kallhyra: Pausyta: Cell-kontor är ett kontor där en eller ett par anställda sitter i ett litet rum med dörr. Facility-management, eller FM-tjänster som det också kallas, är ett välanvänt begrepp som det finns flera olika definitioner av. IFMAs (International Facility Management Association) definition av begreppet lyder: att utveckla konsten att få fastigheter, lokaler, deras miljö och utrustning att maximalt stödja lokalanvändarnas kärnverksamhet. Hot-desking innebär att den anställda inte har något eget skrivbord, utan förvarar sina tillhörigheter i en låda eller vagn som lätt kan förflyttas till vilken ledig arbetsstation som helst vid början av varje arbetspass. Hotelling är en form av hot-desking. Den anställda bokar en ledig arbetsplats för sitt arbetspass Kallhyra är den så kallade grundhyran för en lokal, det tillkommer sedan kostnader för bland annat drift och fastighetsskatt. Pausyta är en lugn och harmonisk plats på kontoret dit den anställda kan gå för att finna nya idéer och inspiration. Sådana ytor kan behövas om de anställda arbetar i öppen planlösning där ljud från andra 9

10 kollegor ibland kan störa. Även gemensamma ytor som till exempel pentry och dylikt räknas till pausytor. Tysta rum: Tysta rum finns ofta på arbetsplatser där de anställda arbetar i öppen planlösning. Om den anställda behöver ringa ett telefonsamtal eller föra en konversation med en annan kollega kan man gå undan i detta rum för att inte störa andra kollegor i deras arbete. Öppen planlösning: I öppen planlösning har den anställda sin arbetsplats tillsammans med andra anställda i ett öppet landskap istället för att ha ett eget cell-kontor. 10

11 2 Historik 2.1 Inledning I detta arbete kommer vi bland annat att undersöka hur trenderna kommer att se ut i framtiden i olika kontorsmiljöer. Resultatet kommer då att vara baserat på de olika intervjuer som genomförts och litteraturstudier. Som bakgrund till diskussionen om dagens trender och framtiden så är det intressant att se hur den historiska utvecklingen har varit. Material om detta har vi funnit i framtidens kontor och kontorets framtid av Chrisiansson.C och Eiserman.M, Arkus En sammanfattning av olika perioder genom historiens lopp presenteras nedan Figur 1 visar en kontorslokal i ett sekelskifteshus från början av 1900-talet. För att kunna effektivisera arbetsprocessen organiserades arbetsplatserna på rad. Detta underlättade hur ärenden och papper flyttades genom kontoret. För att möjliggöra detta krävdes en öppen planlösning. Figur 2.1 Öppen planlösning i sekelskifteshus 11

12 Under mellankrigstiden ( ) kom individ och hälsa i fokus, vilket då även speglades i arbetslivet och utformningen av kontorslokaler. Resultatet blev att man ville sitta i cellkontor. I ett cellkontor sitter en eller två personer i ett rum med dörr med utsikt genom ett fönster. Cellkontoren sammanbinds ofta av långa korridorer med rum på båda sidor, se figur 2. Figur 2.2 Cellkontor 2.4 Slutet av 1950-talet I Tyskland började man återigen fokusera på effektivitet i slutet på 1950-talet. Eftersom man ansåg att informationsflödet mellan medarbetarna försvårades när de arbetade i cellkontor introducerade man kontorslandskap. I kontorslandskap ryms många arbetsplatser i samma rum utan andra skiljeväggar än skärmar och växter, denna definition är hämtad från National encyklopedin. Detta var dock inget koncept som slog igenom i Sverige, eftersom man missade delar i utformningen vad gäller ljud-, ljus- och luftkvalitet vid införandet. Figur 2.3 Kontorslandskap 12

13 I början på 1980-talet utvecklades ett nytt slags kontor som kallades kombikontor. Detta var en blandning mellan kontorslandskap och cellkontor. Kombikontoren bestod av celler (likt cellkontor) fast med glasväggar som vetter in mot kontorets mitt, där man skapat ett allrum. På det här sättet kan hela kontoret få ta del av dagsljuset och allrummet kan användas till olika gruppaktiviteter. Syftet med denna utformning var att kombinera kontorslandskapets och cellkontorets fördelar och försöka eliminera många av nackdelarna. Figur 2.4 Kombikontoret 13

14 talet Den bransch som hade stor genomslagskraft i början av 90-talet var IT-sektorn (informationsteknologi). IT-samhället var för organisationer med multiflex, d v s att man skulle kunna arbeta oberoende av tid och rum. Det medförde en ny syn på utformningen av kontor. Istället för att relatera arbetsplatserna till antalet anställda så valde man nu att anpassa antalet arbetsplatser till hur många som normalt fanns på kontoret samtidigt. De anställda hade ingen egen plats utan tog den som var ledig för stunden. Större delen av arbetsmaterialet samlades då i databaser eller i en bärbar dator samt en personlig förvaringsenhet/rullhurts. Detta underlättar att byta arbetsplats inom kontoret och även att jobba hemifrån. I dag kallas denna lösning för hot-desking. Figur 2.5 Flexibelt kontor 14

15 3 Branschvisa resultat De företag som vi har valt att intervjua har av olika anledningar gjort någon slags förändring i sina lokaler. Några av företagen befann sig i en expansionsfas och behövde därför större ytor. Vi var då intresserade av att veta om denna expansion var möjlig i deras befintliga lokaler eller om de var tvungna att flytta. Andra företag som ingick i intervjun hade ett behov av att förändra sin arbetsprocess och i dessa fall var vi intresserade av att veta hur detta påverkade lokalfrågorna. En förändring i kontoret påverkar omgivningen på olika nivåer, macro (samhället), meso (organisationen) och micro (individen). Ett företag kan reducera sina arbetsytor på flera olika sätt, bland annat genom att arbeta i öppen planlösning eller införa hot-desking. Om flera företag reducerar sina arbetsytor kommer det i slutändan inte behövas lika många kontorsbyggnader, eftersom det får plats fler företag i samma byggnad. Detta kan leda till att stadslandskapet ändras, då de fastigheter som inte behövs som kontorshus kan omvandlas till bostadshus. Ett annat sätt att minska företagets arbetsytor är att låta större andel av personalen arbeta hemifrån. Detta kommer leda till både mindre trafik på vägarna och minskad efterfrågan på kommunala transportmedel. Ur macro synpunkt kan dessa företeelser bidra till renare miljö tack vare färre byggnader och mindre trafik på vägarna. Meso är förenat med nyttan för organisationen att göra en viss förändring. Till exempel besparingar som företaget kan göra genom att flera anställda delar på en arbetsplats eller ökad produktion tackvare att den nya lösningen bidrar till att de anställda blir mer effektiva. Micro är direkt relaterat till individens intresse för kontoret d v s att man får en ökad tillfredställelse för sitt jobb genom att arbetsmiljön är attraktiv och arbetsuppgifterna utmanande. Det är svårt att separera de tre kategorierna eftersom de går in i varandra. En arbetsmiljö som är attraktiv och hälsosam medför en positiv effekt på medarbetarna vilket kan innebära att sjukfrånvaron minskar, resultaten förbättras etc. Det kan även bli en intressekonflikt mellan de olika kategorierna, till exempel om man vill göra besparingar inom företaget genom att minska antal kvadratmeter så kan det medföra att de anställda känner sig hopträngda och mindre tillfredsställda med sin arbetsmiljö. 15

16 Det finns olika drivkrafter som gör att företagen vill göra förändringar i lokalerna. Den största anledningen är oftast att man vill modernisera och göra något som på sikt kan leda till bättre resultat för företaget. Bilden nedan visar hur företag skulle kunna resonera när de planerar en förändring. Tidigare Hierarki Individuellt arbetssätt Inflexibilitet Höga kostnader Gamla vanor Nutid/framtid Primär funktion: Kundservice Kompetens Effektivitet Uppnås genom: Samarbete Kommunikation Socialisering Stöds av: Öppna lösningar / dela på arbetsplatser Stimulering / ha roligt Flexibilitet / anpassning Bild 3.1 Hur ett företag kan resonera vid en förändring i lokalerna Vi har intervjuat tre olika branscher; läkemedels- och medicintekniska företag samt ICT- och konsultbranschen. Vi använde oss av bilden ovan vid intervjuerna för att undersöka om företagen hade tänkt på detta sätt vid omstruktureringen. Resultatet presenteras i de följande kapitlen. 16

17 3.1 Läkemedels- och medicintekniska företag Inledning I denna bransch ingår forskningsföretag som utvecklar läkemedel och sjukvårdsprodukter. De företag som vi intervjuat är världsledande inom sin verksamhet och är utspridda runt om i världen men alla är dock verksamma i Stockholm, vilket är det marknadsområde som ingår i undersökningen Dagens kontor Arbetssättet skiljer sig ganska markant mellan de företag vi intervjuat. Ett av företagen sitter nästan enbart i öppen planlösning, med varje division för sig. För mer privata samtal finns det tysta rum. Man har dock ett antal cellkontor om cirka 10 kvadratmeter för VD, finanschef, säljchef och personalchef, vilket följer företagets internationella riktlinjer. För de säljare som bor och arbetar runt om i landet finns det ett antal arbetsplatser tillgängliga där de kan koppla upp sig när de besöker kontoret. Detta företag har inga egna konferenslokaler utan hyr dessa vid behov. Andra företag i branschen sitter uteslutande i cell-kontor och varje anställd har sitt eget rum, oberoende av arbetsuppgifter. Eftersom de anställda har egna rum behövs inga tysta rum eller mötesrum. Däremot har de konferenslokal i direkt anslutning till kontoret. Gemensamt för de olika företagen är att de har valt att lokalisera sin verksamhet i närförorter till Stockholm Motiv och erfarenhet av flytt Samtliga företag i denna bransch anger expansion som anledning till att de flyttat till nya lokaler. Även före flytten var de olika företagens verksamheter lokaliserade i närförorter till Stockholm. Ett av företagen valde att flytta till en annan närförort än den man tidigare arbetade i, detta på grund av upprepade inbrott i de gamla lokalerna. Säkerheten har nu förbättrats och dessutom har flytten medfört att många av de anställda har närmare till jobbet. Ett annat motiv för detta företag var att de ville ha fler Facility Management-tjänster i anslutning till sina lokaler. Numera kan de till exempel hyra in konferenslokaler när det behövs. Idag arbetar företaget på ett kontorsplan istället för fyra och man anser att kommunikationen har ökat väsentligt mellan de anställda. Målet för flera av företagen var att en större andel av de anställda skulle arbeta i öppen planlösning. Detta har, som tidigare nämnts, uppfyllts för ett av företagen medan de anställda i andra företag fortfarande arbetar i cellkontor. De anställa på det företaget som idag arbetar i öppen planlösning var från början negativt inställda till att inte längre ha ett eget rum, men numera anser de att fördelarna är fler än nackdelarna. 17

18 Inget av de företag vi intervjuat har på något sätt mätt om omsättningen påverkats på grund av flytten. De har inte heller undersökt hur de anställda idag upplever sin arbetssituation i jämförelse med före flytten Kostnader och yteffektivitet Det ena företaget vi intervjuade delar upp alla sina kostnader per division, vilket innebär att de även delar på lokalkostnaderna. Varje division betalar för så många kvadratmetrar man disponerar. På detta sätt engagerar man de anställda i att hålla nere lokalkostnaderna eftersom dessa direkt påverkar divisionens resultat. För detta företag ligger konferenslokalen utanför hyreskontraktet och man betalar bara när dessa lokaler nyttjas. Andra företag i branschen mäter sina lokalkostnader som kronor/kvadratmeter eller kronor/arbetsplats. Eftersom ytan för konferenslokaler ingår i hyreskontraktet betalar företagen för dessa ytor oavsett hur mycket de används. Sammantaget kan man säga att de olika företagen mäter sina lokalkostnader väldigt olika. De olika företagen har även olika syn på yteffektivitet. Ett av företagen anser att man kan mäta yteffektivitet med nyckeltalet kvadratmeter/anställd. I detta företag är lokalen yteffektiv om varje anställd nyttjar 20 kvadratmeter. Övriga företag definierar yteffektivitet som hur många arbetsplatser som ryms på ett visst antal kvadratmeter Framtid De intervjuade företagen tror att de kommer att sitta i öppen planlösning i framtiden. På så sätt kommer kommunikationen mellan de anställda att öka, vilket är mycket viktigt för att komma på nya idéer och lösningar. De anser också att flexibilitet är mycket viktigt eftersom de expanderar i så stor utsträckning. Ett av företagen har idag större ytor än vad de egentligen behöver, anledningen till detta är att de ska kunna expandera utan att behöva byta lokaler. Företaget ser det inte som att man lägger onödiga pengar på hyra eftersom det är så pass kostsamt att flytta. Ett annat företag har precis flyttat men kommer att behöva nya lokaler inom kort eftersom de inte längre får plats i de befintliga. Detta företag kommer då sträva efter att arbeta i öppen planlösning i stället för cellkontor Skillnader/likheter mellan läkemedels- och medicintekniska företag I denna bransch har företagen fram till idag arbetat i cellkontor, men nu börjar man se en förändring. Företagen har nu som mål att arbeta i öppen planlösning och vissa av företagen har redan gjort denna omstrukturering, medan andra inte riktigt uppfyllt målen ännu. Gemensamt för de olika företagen är att de har valt att lokalisera sin verksamhet i närförorter till Stockholm. Detta beror till viss del på att den verksamhet de bedriver, inte har behov av att vara lokaliserad i centrala Stockholm. 18

19 Vissa företag inom liknande branscher samlas i samma förorter, till exempel IT-företag i Kista eller företag som producerar skrivare med tillbehör i Sundbyberg osv. Läkemedels- och medicintekniska företag är spridda i olika förorter till Stockholm, de har ingen gemensam förort där flera har samlats. Många av företagen befinner sig i dagsläget i en expansionsfas och samtliga företag i denna bransch anger expansion som anledning till att de flyttat till nya lokaler eller gjort en omstrukturering. Ett av företagen har idag för stora ytor än vad de egentligen behöver, anledningen till detta är att de ska kunna expandera utan att behöva byta lokaler. Ett annat av företagen har innan deras kontrakt löpt ut expanderat så pass mycket att de inte kan sitta kvar i de nuvarande lokalerna trots att de har kontraktstid kvar. De har angett att det kommer att vara viktigt att ha möjlighet till expansionsyta i den nya lokallösningen. Företagen i denna bransch har en liknande uppfattning och definition av yteffektivitet. De är fokuserade på antal kvadratmeter som varje arbetsplats eller anställd kräver. Om det är ett högt antal som får plats så är lokalen effektiv. I framtiden anser alla företagen att det kommer att vara viktigt att lokalen är flexibel och att man kan både reducera och expandera inom samma fastighet. Detta så att man slipper flytta så fort det sker en förändring i marknaden. 19

20 3.2 ICT-företag (Information and Communication Technology) Inledning Gemensamt för företagen som ingår i denna bransch är att de är specialiserade inom IT- och kommunikationslösningar. Vi har valt att undersöka tre företag i olika storlekar. Företagen är mer eller mindre verksamma runt om i världen men alla tre är verksamma i Stockholm, vilket är det marknadsområde som ingår i undersökningen Dagens kontor De företag som ingår i undersökningen sitter idag i öppen planlösning. Ett av företagen har dock ett fåtal cell-kontor för personal vars arbetsuppgifter kräver att de har tillgång till eget rum. Syftet med eget rum är då att kunna arbeta med konfidentiellt material och även att ha möjlighet att låsa in det. Öppen planlösning kräver, som tidigare nämnts, att det finns tillgång till mötesrum eller tysta rum där man kan gå undan för att ringa telefonsamtal eller utföra arbete som kräver mycket koncentration. Det vanligaste är att företagen har cirka ett mötesrum/tyst rum för tio anställda. Dessa rum är så kallade interna mötesrum, konferenslokaler för externa möten ligger utanför den öppna planlösningen Motiv och erfarenhet av flytt På senare år har det vuxit fram ett område kring Kista strax norr om Stockholm där det har blivit naturligt för många IT-företag att etablera sin verksamhet. Då de företag som vi intervjuat expanderat till så stor utsträckning att de inte längre fanns möjlighet att växa i de befintliga lokalerna, valde man att flytta sin verksamhet till just Kista. Den främsta anledningen till att företaget gjorde en omlokalisering var alltså att de inte längre fick plats i de lokaler man satt i tidigare. För det ena företaget berodde detta på både expansion och samlokalisering av olika verksamhetsområden. Från att tidigare ha suttit i både cell-kontor och öppen planlösning arbetar företagen nu i öppen planlösning (med undantag från dem som behövde ett fåtal cell-kontor för sin verksamhet). Det företag som tidigare arbetade i både cell-kontor och öppen planlösning var på grund av den nya planlösningen tvungna att öka antalet mötes- och tysta rum per anställd Från början var det många av de anställda som var negativt inställda till att sitta i öppen planlösning. De menade på att de skulle störas av sina kollegor och inte kunna koncentrera sig på sitt arbete. Men precis som det framgått av litteraturen vänjer sig de flesta och idag skulle de inte vilja byta tillbaka till den tidigare lösningen. På företagen vet man detta eftersom man har låtit personalen fylla i enkäter angående hur nöjd man är med sin arbetsplats. Detta skedde cirka sex månader efter det att omlokaliseringen skett. Med hjälp av denna ville man ta reda på om de behövde göra några förändringar, och i sådana fall vilka för att tillfredställa personalen. 20

21 3.2.4 Kostnader och yteffektivitet Genom intervjuerna framgick det att de olika företagen mäter sina kostnader för lokaler väldigt olika. Det gemensamma för dem är att hyran, det vill säga den största delen av kostnaden, är kallhyra. Vissa företag definierar sedan lokalkostnaden som hur mycket hyra man betalar i månaden. Andra företag definierar lokalkostnaden som hyra/kvadratmeter och år. Det är också olika mellan de olika företagen vad som ingår i hyran. De flesta företag räknar in hyror för alla lokaler som disponeras. Ett av företagen betalar dock ingenting för sina konferenslokaler tack vare ett förmånligt hyreskontrakt. Det råder delade meningar mellan de olika företagen hur definitionen av yteffektivitet ska vara. Två av företagen anser att kostnaden per kvadratmeter är helt ointressant. Det viktiga är hur man kan disponera ytan i lokalen och vad det kostar per anställd att använda den specifika lokalytan. Detta eftersom man kan få plats med olika antal anställda på samma yta beroende på hur lokalen är utformad. Ett annat företag anser att definitionen av yteffektivitet ska vara kronor/arbetsplats, och att en arbetsplats ska vara cirka 17 kvadratmeter (ytor som konferensrum, pentry, våtgrupper m.m ingår i denna yta). De anser även att man ska titta på trivseleffektiviteten eftersom det finns en sannolikhet att produktiviteten ökar om den anställde trivs på arbetet Framtid Vissa av de företag vi intervjuat tror att lokalkostnaderna kommer att påverka hur man nyttjar sina lokaler i framtiden, medan andra företag tror att arbetssättet inom företaget är det som styr utvecklingen. Av den förstnämnda kategorin tror ett av företagen att priserna kommer att vara relativt låga i ytterområdena till Stockholm. Av den orsaken tror de att vissa företag kommer att sitta kvar i cellkontor, eller till och med gå tillbaka från öppen planlösning till cellkontor, eftersom det finns ekonomisk möjlighet till det. De tror dock att priserna i Stockholms innerstad kommer att vara högre och därför bidra till en blandning av öppen planlösning och cellkontor. De företag som tror att arbetssättet är det som kommer att påverka framtiden, arbetar idag i öppen planlösning. På det ena företaget arbetar personalen till stor del på kontoret, och kommer förmodligen att göra det även i framtiden. Av den anledningen kommer det inte finnas någon möjlighet att införa hot-desking. Denna möjlighet finns dock hos ett av de andra företagen och de tror att man kommer att använda sig av denna lösning i framtiden. Alla tre företag tror däremot att man kommer bli mer kostnadsmedveten i framtiden. Ett av företagen gjorde sin flytt i en högkonjunktur. Av den anledningen gjorde man inga ekonomiska mätningar för att se hur flytten påverkade till exempel företagets omsättning på grund av högre/lägre hyreskostnader. Efter den senaste lågkonjunkturen har man kommit fram till att en mätning borde ha gjorts och kommer att göras vid eventuell flytt i framtiden, oavsett konjunktur. 21

22 3.2.6 Skillnader/likheter i ICT-branschen Samtliga företag i denna bransch arbetar i öppen planlösning och verksamheten är lokaliserad i Kista norr om Stockholm. Alla tre företag anger expansion som anledning till omstrukturering. Ett av företagen ville dessutom samlokalisera olika verksamhetsområden. I denna bransch är det relativt stor skillnad mellan företagen i hur man hanterar sina lokalkostnader. Företagens hyreskontrakt är också olika utformade, vissa företag betalar för sina konferenslokaler och andra inte. Företagen är inte riktigt överens om vad yteffektivitet är. Det ena företaget anser att yteffektivitet ska vara kronor per arbetsplats och att en arbetsplats ska vara cirka 17 kvadratmeter. Man måste även ta hänsyn till trivseleffektiviteten. De två andra företagen anser att kostnaden per kvadratmeter är helt ointressant, eftersom man kan få plats med olika antal anställda på samma yta beroende på hur lokalen är utformad. I framtiden tror alla tre företagen att man kommer bli mer kostnadsmedveten. Bara några av företagen tror däremot att lokalkostnaderna kommer att påverka nyttjandet av lokalernas. De andra tror att arbetssättet kommer att styra utvecklingen. 22

23 3.3 Konsultbranschen Inledning I konsultbranschen har vi valt att intervjua tre företag med olika verksamhetsområden. Det gemensamma för dessa, trots olika verksamhetsområden, är att de är väldigt fokuserade på att använda sina kontorslokaler så effektivt som möjligt. Många har, eller kommer, inom den närmsta framtiden att införa hot-desking eller hotelling Dagens kontor Typiskt för konsultbranschen är att man placerar sitt kontor i Stockholms innerstad. Den största anledningen till detta är att man då obehindrat kan besöka de klienter företaget arbetar med, oavsett var dessa är lokaliserade. Ett av de företag vi intervjuat är verksamt inom ITbranschen och har därför valt att istället lokalisera sitt företag i Kista, norr om Stockholm. Kista har som tidigare nämnts blivit en naturlig plats för många IT-företag att etablera sin verksamhet. Målet är ju dock detsamma som för de andra företagen, att ha nära till sina kunder. Två av företagen sitter sedan 5-10 år tillbaka i öppen planlösning. Eftersom de anställda på företaget mestadels arbetar hos kunder eller hemma har man dessutom haft möjlighet att införa hot-desking, eller just in time som det ena företaget föredrar att kalla det. Det ena företaget har dessutom cirka 10 cell-kontor för sina jurister. På det ena företaget som använder sig av hot-desking är det många av de anställda som arbetar på kontoret ofta eller varje dag. Av naturliga skäl väljer dessa därför samma plats varje gång de kommer in. Dessutom lämnar de sina tillhörigheter på skrivbordet och sätter upp personliga saker, som till exempel foton, på sin arbetsplats. I teorin har vem som helst fortfarande rätt att ta denna plats. I praktiken har man dock sin egen plats och hot-desking är egentligen inte det rätta ordet för hur man arbetar. Eftersom de anställda sitter i öppen planlösning har man ett antal mötes- och tysta rum. Företaget har utvecklat egna nyckeltal som säger att det ska vara ett mötesrum med cirka 8-16 platser per 50 arbetsplatser och ett tyst rum med 2-4 platser per 10 arbetsplatser. På det andra företaget som använder sig av hot-desking är cirka 20 % av platserna reserverade för personal från finans,- ekonomi- och marknadsavdelningen. Dessa personer har alltså sin egen arbetsplats och det avgörs från fall till fall vem som behöver en sådan. Resterande platser delas mellan övriga anställda, i snitt används en arbetsplats av 3,4 anställda. Målet är att % av platserna hela tiden ska nyttjas. På detta företag har man strängare regler än det ovan nämnda. Lämnas papper eller dylikt på ett skrivbord som får nyttjas av alla anställda slängs detta. De skåp som finns i lokalerna är rundade upptill, anledningen till detta är att man inte ska kunna placera något på dem. Det tredje företaget sitter i en blandad lösning med cirka 75 % öppen planlösning och 25 % cell-kontor. På detta företag är det hierarkin och inte arbetsuppgifterna som avgör om den anställda får ett eget rum. Arkitekten har valt att placera dem som sitter i den öppna planlösningen längs fasaden för att kunna utnyttja dagsljuset. 23

24 Cell-kontoren är placerade i mitten av kontorsplanet. På detta företag vill man att de anställda till största delen ska vara på kontoret, eftersom de anser att det är där relationer skapas. Många av de anställda är även ute hos kunder, men inte i den utsträckning att företaget skulle kunna införa hot-desking. Alla tre företag har valt att placera de externa mötesrummen utanför sin verksamhet Motiv och erfarenhet av flytt Ett gemensamt mål med en flytt/omorganisation för de olika företagen var att effektivisera arbetet. Ett av företagen som idag använder sig av hot-desking arbetade tidigare i cell-kontor. Detta gjorde att de inte fick något naturligt flöde i arbetsprocessen och kommunikationen mellan de anställda var mycket dålig. Dessutom hade företaget samma konferenslokaler för både interna- och externa möten, vilket gjorde att man var tvungen att ta med kunder in på kontoret där man arbetade. Idag har man konferens avdelningen på ett separat plan och personal som arbetar heltid med bara detta. Det andra företaget som idag använder sig av hot-desking satt tidigare utspritt på flera olika kontor i centrala Stockholm. En del av personalen hade egna cell-kontor, medan andra satt i öppen planlösning. Förutom att integrera personalen och skapa bättre kommunikation var målet med flytten att tillämpa företagets internationella modell för hur man ska arbeta. I denna modell ingår bland annat de nyckeltal, som tidigare nämnts, för antalet mötes- och tysta rum som ska finnas. De medarbetare som tidigare satt i cell-kontor var skeptiska till flytten och omorganiseringen, men ser idag positivt på det nya arbetssättet eftersom det bland annat skapat snabbare kommunikationer. Det företag som idag har en blandat lösning av 25 % cell-kontor och 75 % öppen planlösning har precis ökat andelen öppen planlösning från 60 %. Detta gjordes för att minska ytorna men framförallt för att skapa bättre kommunikation mellan de anställda. I och med att företaget ökade andelen öppen planlösning var de också tvungna att skapa fler mötes- och tysta rum. Efter flytten anser flera av företagen att man egentligen skulle kunna ha ännu färre kvadratmeter per anställd, men att ventilation inte räcker till. Tidigare kunde den anställda som arbetade i cell-kontor reglera värme och kyla i sitt eget rum. Idag måste de istället hitta en temperatur som även passar de kollegor som arbetar närmast Kostnader och yteffektivitet I konsultbranschen är företagen mycket kostnadsmedvetna. Detta märks bland annat genom att ett av företagen mäter nyttjandegraden på sina hot-desking platser tre gånger per vecka. Ett annat företag registrerar och räknar hur många som rör sig i lokalerna varje dag. Målet med detta är att kunna få ner lokalkostnaderna om det är så att nyttjande graden inte är tillräckligt hög. Samtliga företag vi intervjuade är överrens om att man bör mäta sina lokalkostnader i kronor/kvadratmeter. 24

25 Även när det gäller yteffekivitet har företagen samma åsikter. De har kommit lite längre i sina funderingar kring detta ämne och anser inte lika mycket som företag i andra branscher att det endast handlar om pengar. De anser att det är lika viktigt att skapa miljöer där man kan stimulera tänkande och lärande. Det måste också finnas möjlighet att förmedla den kunskap man besitter till andra anställda, vilket sker lättare om man sitter i öppna ytor. Om den anställda behöver fråga om något är det mycket lättare om man sitter i öppen planlösning. Då kan man fråga någon som sitter i närheten i stället för att behöva gå iväg från sin plats och knacka på en stängd dörr till ett cell-kontor. Man anser också att en bra arbetsmiljö hjälper till att attrahera den allra bästa arbetskraften. När vi bad de olika företagen definiera vad yteffektivitet är för dem, fick vi svaret att en effektiv yta ska uppfylla behoven för den anställda och den specifika arbetsuppgiften. Men det måste självklart finnas en balans mellan bra ytor och priset man betalar för dem Framtid Företagen i denna bransch har utvecklat sina kontorslösningar efter hur de arbetar. Det företag som inte använder sig av hot-desking tror inte att man kommer att göra det framtiden heller. De anser att det är på kontoret man kommunicerar och nya idéer utvecklas, och vill av den anledningen att de anställda ska ha en egen arbetsplats. De anser inte att hot-desking skulle vara en givande kontorslösning för dem. Företagen tror också att nya kontorslösningar kommer att utvecklas och bli mer flexibla allt eftersom tekniken förbättras. Ett exempel på detta skulle kunna vara att de anställda använder sig av hörlurar som stänger ute ljud och därmed behöver företaget inte lika många tystarum. Man hoppas också på att det i framtiden kommer att finnas billiga lösningar som gör att man kan reglera värme och kyla för varje arbetsplats och individ Skillnader/likheter mellan Konsultbranschen Gemensamt för företagen i konsultbranschen är att de placerar kontoret så nära sina kunder som möjligt. När det gäller arbetssättet har alla företagen utformat det efter sin verksamhet. För två av företagen innebär det att man sitter i öppen planlösning och dessutom använder sig av hot-desking eller hotelling. För det tredje företaget passar blandad planlösning bäst för deras arbetssätt. Det gemensamma målet med en flytt eller omstrukturering var att effektivisera arbetet. En yteffektiv lokal för dessa företag uppfyller behoven för den anställda och specifika arbetsuppgiften. De måste finna en balans mellan yteffektiva lokaler och priset man betalar för dem. Dessa företag tror att man även i framtiden kommer att anpassa lokalerna efter arbetssättet. 25

26 4 Arkitekternas syn 4.1 Inledning Några som verkligen vet vilka trender som finns när det gäller dagens kontorslösningar i Stockholm är arkitekterna som dagligen jobbar med detta. De vet vad företagen efterfrågar just nu och de har en annan synvinkel än företagen, de ser det mer estetiskt än kostnadsmässigt. Genom att tänka mer kreativt och konstnärligt får de fram andra delar som är minst lika viktiga att ta hänsyn till när man ska göra en omstrukturering. Vi ville få arkitekternas åsikter om bland annat yteffektivitet och valde därför att intervjua de ledande arkitektbyråerna i Sverige. Vi ville också undersöka om uppfattningarna är densamma hos deras avdelningskontor i bland annat USA och England och intervjuade även dem. Arkitekten i USA intervjuades per telefon. 4.2 Dagens kontor Enligt de arkitekter vi intervjuat är det i dagens kontor i Stockholm skillnad på lokallösningen beroende på vilka som använder dem. De flesta statliga och kommunala företag sitter idag i cellkontor medan de privata företagen oftast sitter i öppen planlösning. Trenderna idag bland de privata företagen är att de som gör någon slags omstrukturering, går från cellkontor till öppen planlösning. Det har också blivit viktigare att ha en attraktiv och trivsam arbetsplats, inte bara när det gäller själva arbetet utan även miljön runt omkring. Många av arkitekterna tycker att lokalen i sig ska bidra till att kreativiteten och kommunikationen ökar hos de anställda. Att pausytorna är inbjudande för de anställda, att det finns delar av lokalen som bidrar till spontana möten och så vidare. Flera av de arkitekter vi intervjuade anser att man först och främst ska titta på lokalens läge för att hitta effektiva lösningar. I vilken stadsdel lokalen placeras, att de anställda har lätt att ta sig dit och så vidare har en stor inverkan på hur effektiv en lokal kan bli. Som vi tidigare nämnt kan en lokal inte bli effektiv om inte de anställda trivs och att ha relativt nära till sitt arbete är något som många prioriterar högt. 4.3 Yteffektivitet och nyckeltal Det fanns till viss del olika skolor mellan arkitekterna, det vill säga att de inte var helt eniga om de frågor vi ställde angående yteffektivitet. Arkitekterna var delvis eniga om att man kan mäta en lokals utformningseffektivitet genom att ta den användbara arean delat på antal arbetsplatser. Den användbara arean är då all yta som nyttjas av företaget, det är förutom arbetsplatsernas yta, konferensrum, tysta rum, pentry, våtgrupper etc. Det som skiljer de olika arkitekterna åt i denna fråga är att en del anser att man ska dela den användbara ytan på antal anställda istället för antal arbetsplatser. Vilket slags företag som gör mätningen avgör hur den ska genomföras. För ett företag som mestadels har sina anställda på kontoret spelar det ingen roll hur man mäter då antalet arbetsplatser blir lika många som antal anställda. 26

27 Om det däremot är ett konsult företag med hot-desking system är det väsentligt för dem att veta hur många arbetsplatser som får plats i lokalen. Det första en arkitekt tittar på för att avgöra om en yta är utformningseffektiv är hur väl cirkulationen fungerar i lokalen. Eftersom ca 8-9 % av lokalen består av reception, våtgrupper, pausytor etc kan dessa ytor inte användas till arbetsplatser, därför är det viktigt att resterande ytan är väl fungerande. Med bra cirkulation menas att de anställda har lätt att nå varandra, att man inte sitter på flera olika plan, följaktligen att det ska vara lättillgängligt att nå andras arbetsplaster och offentliga ytor i lokalen. Det ska vara lätt att sprida information, mötas och kommunicera. Det viktigaste av allt i bedömningen av yteffektiviteten är hur väl lokalen är utformad för de anställda. I London har detta blivit en väldigt viktig punkt och de flesta företag som har gjort någon omstrukturering har anlitat en arkitekt. Målet med att ha en effektiv lokal är att få en effektiv personal som gör att företaget går framåt. Arkitekterna anser därför att den viktigaste punkten borde vara att utforma lokalen så att de anställda trivs i den och skapa arbetsprocesserna så att de anställda får en bra balans mellan arbete och privatliv. Många av arkitekterna har nyckeltal som de följer när de ska utforma en lokal. Nyckeltalen nedan beskriver hur man kan få en bra balans för de anställda samtidigt som man får effektiva kontorslokaler. Ett cellkontor per 10 arbetsplatser Ett samtalsrum/tyst rum per 10 arbetsplatser Ett mötesrum (ca 6 platser) per 20 arbetsplatser Ett konferensrum (ca platser) per 40 arbetsplaster En pausyta per arbetsplatser Vi intervjuade, som tidigare nämnts, arkitekter i USA, England och i Sverige. Den genomsnittliga ytan per arbetsplats som används av företagen skiljer sig åt mellan de olika länderna. Detta beror till stor del på vad hyran per kvadratmeter är. London som har den dyraste hyran i världen har också minst antal kvadratmeter per anställd. Se resultatet nedan. USA har olika mått för olika delar av landet, vilket till stor del speglas av hyreskostnaden. I snitt använder de sig av cirka kvadratmeter per anställd. England har ett mått på cirka 10,5-11,5 kvadratmeter per anställd. Sverige har ett mått på cirka 17 kvadratmeter per anställd. 27