PARTNERING OCH INKÖP Satsa speciellt på partnering i högkonjunktur för att undvika överpriser

Transkript

1 PARTNERING OCH INKÖP Satsa speciellt på partnering i högkonjunktur för att undvika överpriser FÖREDRAG AV GÖSTA FERNSTRÖM fernia@tele2.se PARTNERING KAN FÖRÄNDRA DE FLESTA BRANSCHER FRÅN. TVISTER OCH KONFLIKTER DÄR MAN SKYLLER PÅ VARANDRA KVALITETSPROBLEM TIDS- OCH KOSTNADSÖVERDRAG MILJÖPROBLEM MÅNGA INTRESSENTER SOM VAR OCH EN OPTIMERAR SIN DEL, DÄR PROJEKTET TOTALT BLIR SUBOPTIMERAT

2 FÖR HÖG KONKURRENS STOR RISK ATT LEVERANTÖRER PRESSAS ATT GÅ IN MED FÖR LÅGT PRIS NÄR DRIFTEN STARTAR MÅSTE MAN SNÅLA MED GENOMFÖRANDET ELLER OMFÖRHANDLA DVS FÖRSÖKA FÅ EXTRA TILLÄGG=TVISTER HAR INTE RÅD ATT NYINVESTERA I MASKINER KUNDEN FÅR ETT SÄMRE RESULTAT KVALITET, RESULTAT O INGA FÖRBÄTTRINGAR VARFÖR PARTNERING? ATT SKAPA WIN-WIN FÖR ALLA BÄTTRE ATT SAMVERKA I PARTNERSKAP ÄN ATT LEVERANTÖRER KONKURRERAR MED FÖR LÅGT PRIS MED EFTERFÖLJANDE TVISTER GEMENSAMT ARBETA MED STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR LÅNGSIKTIGA SAMARBETEN SOM ALLA TJÄNAR PÅ

3 PARTNERING FÖRÄNDRAR BYGG- OCH FASTIGHETSBRANSCHEN TILL: ALLA SITTER MED RUNT BORDET OCH BIDRAR MED SINA ERFARENHETER MAN ARBETAR MOT GEMENSAMMA MÅL OCH INCITAMENT ALLA DRAR ÅT SAMMA HÅLL! KONFLIKTLÖSNINGSTRAPPA PROBLEM LÖSES PÅ LÄGSTA NIVÅ 2 DAGAR UPP EN NIVÅ GEMENSAM LOKAL PROBLEM TAS UPP DIREKT PARTNERING GER EN ÖKAD KVALITET OCH ETT BÄTTRE TOTALRESULTAT TRANSAKTIONAFFÄRER ALLTFÖR KONKURRENSUTSATT DEN SOM LÄMNAR ANBUD KOMMER ALDRIG ATT BIDRA MED SINA ERFARENHETER SAMARBETE OCH PARTNERING DÄR ALLA ARBETAR MOT ETT GEMENSAMT MÅL OCH INCITAMENT RELATIONSAFFÄRER ÖVER LÅNG TID ALLA I TEAMET STÄLLER UPP OCH HJÄLPER VARANDRA VEM BYTER LEVERANTÖR OM MAN HAR ETT BRA SAMARBETE

4 PARTNERING I HÖGKONJUNKTUR Just nu extra viktigt med partnering på grund av att leverantörer, UE och mindre entreprenörer tar ut oskäliga överpriser Partneringens fördelar innebär: - Öppna böcker - Gemensamma inköp den med bäst avtal köper - Riktpris med incitament - Ständiga förbättringar med alternativa lösningar och material VIKTIGASTE KRITERIER FÖR FRAMGÅNGSRIK PARTNERING FÖRTROENDE, ÖPPENHET OCH TILLIT ÖMSESIDIG RESPEKT GEMENSAMMA MÅL O INCITAMENT RÄTT MÄNNISKOR BAKGRUND O ERFARENHET -LAGSPELARE - RÄTT GRUPP PARTNERINGLEDARE - KVALITETEN ÖKAR NÄR ALLA STÄLLER UPP OCH BIDRAR SAMT DRAR ÅT SAMMA HÅLL

5 PARTNERING SOM PROCESS Från samverkan till process Förutsättningar för Partnering När skall Partnering användas? Partneringformer Partneringprocessen VIKTIGA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR PARTNERING * KUNDEN / BESTÄLLAREN AVGÖR OM DET BLIR PARTNERING ELLER EJ PROJEKTPARTNERING BYGGHERRE/ARKITEKT/ENTREPRENÖR /INSTALLATÖRER O STRATEGISKA LEVERANTÖRER MED I TEAMET FÖR KOMPLEXA PROJEKT > MSEK MEN KOMPLEXITET AVGÖR STRATEGISK PARTNERING - BYGGHERRE/ENTREPRENÖR UPPREPNINGSEFFEKT - ENTREPRENÖR/INSTALLATÖR LÅNGSIKTIG SAMVERKAN DEL AV KUNDENS VERKSAMHET FÖR ATT FÅ UPPREPNINGSEFFEKT O SÄNKA KOSTNADER * ATT STÄNDIGT ÖVERRASKA OCH ÖVERTRÄFFA KUNDENS FÖRVÄNTNINGAR * RELATIONSAKTIVITETER BYGGA FÖRTROENDE-TILLIT O ÖPPENHET * ATT ATTRAHERA, REKRYTERA, UTVECKLA OCH BEHÅLLA RÄTT MEDARBETARE * TEKNIK OCH TIDIGA SKEDEN 3 4D CAD / EXTRANET- KOMMUNIKATION

6 PARTNERINGBLOMMAN Relationsskapande aktiviteter Förutbestämd metod att lösa tvister Välja medarbetare Tillit Ömsesidig förståelse/ gemensamma mål Incitamentskontrakt Regelbundna strukturerade möten Öppenhet Moderator VAD VILL VI UPPNÅ MED OCH PARTNERING? * ATT UTVECKLA OCH FÖRÄNDRA EN BRANSCH - HELHETSLÖSNINGAR FÖR KUNDEN - ALLA FOKUSERAR KUNDEN * LÅNGSIKTIGHET I PROJEKTEN - FUNKTIONSENTREPRENAD ÅRS GARANTI * STÄNDIGA KOSTNADSÄNKNINGAR - NEDKORTADE TIDER/LÅSA KOSTNADER/ ÖKAD, RÄTT KVALITET * NYTÄNKANDE OCH KREATIVA LÖSNINGAR FÖR KUNDEN * ÖPPNA BÖCKER - GEMENSAMMA INCITAMENT - KONFLIKT OCH PROBLEM LÖSES INOM TEAMET * ATT SKAPA WIN-WIN FÖR ALLA TEAM MEDLEMMAR I PROJEKTET!

7 HUR GÖRA AFFÄRER? Fast pris för management och vinst Öppna böcker för drift- och/eller produktionskostnader Gemensamt incitament för de rörliga kostnaderna Gemensamma mål, som gör att alla bidrar och drar åt samma håll Problem löses tidigt och vid källan - JIT NÄR SKALL PARTNERING ANVÄNDAS Skall inte användas för enkla, mindre o väldefinierade projekt. Däremot vid: Hög komplexitet när man behöver hjälp med nya lösningar där alla i teamet kan bidra Vid tidsbrist, extrema kvalitetskrav o behov av att sänka kostnader Ständiga förbättringar kunna påverka under framtagning Hög risk

8 VILKA SKALL VARA MED I ETT PARTNERING TEAM? ALLA SOM KAN PÅVERKA ATT KUNDEN FÅR MER VALUTA FÖR SIN INVESTERING, DVS STRATEGISKA LEVERANTÖRER DÄR ALLA BIDRAR MED SINA ERFARENHETER O KLOKSKAP ÄVEN PÅ VARANDRAS OMRÅDEN! GÄRNA KREATIVA LEVERANTÖRER SOM GER KUNDEN NYA OCH BÄTTRE LÖSNINGAR NÄR SKALL PARTNERING ANVÄNDAS? När man har svårt att definiera verksamheten, ex. vid drift, förvaltning mm. När man vill att kund leverantör bör samverka för att skapa en win.win situation där båda parter kan tjäna mer pengar Där alla kan bidra till ständiga förbättringar, som sänker kostnader och ger slutkunden en bättre service

9 PARTNERINGPROJEKTETS DELAR ( TRE RELATIVT OBEROENDE VARIABLER ) ENTREPRENADFORMER AB / ABT FUNKTIONSENTREPRENAD TOTALENTREPRENAD GENERALENTREPRENAD RAM ÅRSAVTAL PARTNERLIKNANDE SAMVERKAN PARTNERING SAMVERKANS- FORMER ERSÄTTNINGS- FORMER FAST PRIS ARVODESAVTAL STRIPPADE Á PRISER RIKTPRIS MED INCITAMENT NÅGRA FRAMGÅNGSFAKTORER I tidiga skeden vill KUNDEN diskutera samverkan inte teknik o entreprenad- eller ersättningsform Tillit bygger på att rätt människor involveras och den tar tid att bygga upp Partneringledaren som facilitator, coach och med ansvar för samverkan inte vara projektledare 2 dagars StartWorkshop ger delaktighet o energi samt teamkänsla

10 VARFÖR PARTNERING FÖR BYGGHERREN? I början med fokus på att hålla budget och tider med rätt kvalitet och undvika tvister/jurister Därefter mäta resultat, ständiga förbättringar samt kreativa, alternativa lösningar Långsiktigt att hjälpa och utbilda Byggherren att kunna få fram bättre projekt, speciellt när utvecklingen går snabbt och Byggherren har svårt att hålla sig ajour VAR ANVÄNDS PARTNERING IDAG? Kommunala bostadsbolag samt Landstingsfastigheter dvs med LoU Rikstäckande företag med likartade byggprojekt strategisk partnering Alltfler privata Byggherrar- Astra Zeneca, LKAB, Diligentia, IKEA, Akademiska Hus Alla våra tre stora entreprenörer fokuserar partnering idag, d v s NCC, Skanska och PEAB PARTNERING IDAG HAR GÅTT FRÅN ATT VARA EN SAMVERKANSFORM TILL ATT BLI EN VEDERTAGEN ARBETSPROCESS!

11 MINIMIKRAV FÖR PARTNERING Följande delar måste ingå för att få vara ett partneringprojekt: GEMENSAMMA MÅL: - Drivs som Projektet AB - Starta i tidiga skeden - Partneringdeklaration o partneringavtal - Öppenhet med rätt team o medarbetare GEMENSAMMA AKTIVITETER: - Startworkshop + kont.workshops +teambyggande - Ständiga förbättringar - Partneringorganisation med konfliktlösningstrappan - Gemensam riskhantering GEMENSAM EKONOMI: - Upphandling på mjuka parametrar inte enbart pris - Gemensam vision/mål med win-win för alla - Öppen ekonomi för alla i projektet - Överrenskommelse om riktpris med incitament och/eller bonus TRENDER I PARTNERING Startar med projektpartnering, men övergår i strategisk Partnering för att få kostnadsreduktion över tiden med erfarenhetskurvan kommunala bostadsbolag Involverar yrkesarbetare och installatörer i partnering teamet workshops ända ut på arbetsplatsen Även Byggherrar utbildar partneringledare Byggherrar fokuserar låga drift- och underhållskostnader mer än inköpspris Partnering team med fler involverade, speciellt installatörer för LCA analyser

12 STRATEGISK PARTNERING I FYRA FORMER McDonald Wästbygg Långsiktigt tvåpartssamarbete med djup samverkan och där erfarenhetskurvan sänker kostnader/tider från 16 till 8 veckors byggtid o 20% billigare idag än 1995! Projektpartnering övergår i strategisk partnering för att få upprepningseffekter och långsiktig samverkan KBAB-Skanska, Svenska Bostäder, Tunabyggen, Botkyrkabyggen m.fl. Tillväxtområden blir ombyggnad o drift. Max 4 år med nya LoU. Strategisk partnering med UE Arcona, KBAB Skanska - UE i Karlstad d v s entreprenör och installatörer samarbetar över flera projekt Drift och underhåll eller ROT. Långsiktig Strategisk Partnering där man inte behöver detaljspecificera utan arbetar i samverkan tillsammans för att effektivisera drift o underhåll inkl energibesparing o miljö NYA LOU Träder i kraft 1 januari 2008? Förhandling tillåten före o efter upphandling o konsulter o entreprenörer kan vara med i alla faser Efter anbudsöppning bjud in anbudsgivare att presentera sina anbud med fokus på samverkansfrågor inte teknik/entreprenadform Intervjua nyckelpersoner

13 NYA LOU De viktigaste förändringarna: - Förhandling = konkurrenspräglad dialog - Urvalskriterier skall rangordnas o viktas - Nya regler för ramavtal = strategiska Partnerskap den som står först skall användas FRAMTIDA TANKAR OM MJUKA PARAMETRAR Uppmuntra/belöna entreprenörer o leverantörer att ta upp oklarheter före anbud Ge extra poäng för alternativa lösningar som ökar kreativiten och sänker kostnaden i projekten Presentationer av offerter/anbud o intervjuer ger större genomslag på utvärderingen än den skrivna offerten Tag minst 5-8 referenser på individer såväl som på genomförda projekt OBS Partnering går inte att handla upp på pris!

14 PARTNERINGLEDARE ETT NYTT YRKE OLIKA ROLLER FÖREDÖME - DISKUSSIONSLEDAREN - FACILITATOR -PROJEKTLEDARE / CHEF - STYRGRUPPSCHEF - ATT KUNNA LEDA OCH PÅVERKA TEAMET * EXEMPEL PÅ UPPGIFTER - ATT VARA MOTOR OCH RÅDGIVARE PROJEKTLEDARE / HANTERA AVTAL - UPPLEVAS SOM NEUTRAL PART / INVOLVERA ALLA - KUNSKAPSNÄTVERKARE SPECIALISTER / SPETSKOMPETENS - TEAM BUILDING OCH SKAPA RÄTT, FUNGERANDE TEAM - LEDA BRAINSTORMING VID WORKSHOPS / STARTMÖTEN - RISK- O KONFLIKTHANTERING - UTBILDNING I PARTNERING PARTNERINGLEDARE ETT MÅSTE Partneringledare eller processledare skall vara: En Lagspelande coach som kan svetsa samman teamet och utveckla samt skapa ett fungerande team med stor öppenhet där medarbetarna stöttar varndra och trivs ihop Skall kunna förbereda, utveckla och genomföra en 2 dagars startworkshop med - framtagning av en gemensam vision och ett antal mål som tecknas ned i avsiktsförklaringen eller partneringdeklarationen som alla i teamet undertecknar - Göra persontester för att finna ut personliga stilar - Få gruppen att definiera hur problem/konflikter skall hanteras - Lägga fast organisation o mötesstrukturer inkl riskgenomgång

15 PARTNERING EN ACCEPTERAD PROCESS PREKVALIFICERING # TIDIGA SKEDEN # UPPHANDLING # WORKSHOP # RISKHANTERING # RÄTT, KOMPLETT TEAM # STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR # PROBLEMLÖSNING # ÖPPNA BÖCKER # ATT MÄTA OCH JÄMFÖRA WORKSHOP OCH STARTMÖTEN * VIKTEN AV EN RIKTIG UPPSTART - TEAMBUILDING OCH ATT LÄRA KÄNNA VARANDRA - RENSA UT GAMLA TVISTER OCH GROLL FÖRUTFATTADE MENINGAR - PERSONLIGA MOTIV OCH ARGUMENT FÖR ATT DELTAGA I TEAMET / PROJEKTET - ATT GENOMFÖRA EN KRAFTFÄLTSANALYS - BRAINSTORMING FÖR ATT GEMENSAMT FÅ FRAM VISION MÅL / DELMÅL - LÄGGA FAST VISION, MÅL OCH DELMÅL - FASTLÄGGA ORGANISATION, ARBETSSÄTT, KONFLIKTHANTERING, ANSVAR OCH BEFOGENHETER, ARBETSUPPGIFTER OCH ROLLER - KOMMUNIKATION OCH MÖTESSYSTEM - RISKBEDÖMNING ELIMINERA, KVANTIFIERA O FÖRDELA - INCITAMENTSAVTAL

16 ATT LÖSA PROBLEM INOM PARTNERING TEAM GEMENSAMMA VÄRDERINGAR PARTNERINGDEKLARATION GEMENSAM VISION MÅL RIKTLINJER PARTNERINGAVTAL SOM SORTERAR UT DETALJER KONFLIKTLÖSNINGSTRAPPAN PROBLEM LÖSES PÅ LÄGSTA NIVÅ GOD MAN KLOK GUBBE AB 04/ABT I BOTTEN SOM TRYGGHET OM ALLT GÅR SNETT SOM SISTA UTVÄG DÅ ÄR PARTNERINGENTANKEN FÖRSTÖRD! FÖR- OCH NACKDELAR MED PARTNERING MAN HÅLLER BUDGET, TIDER OCH KOSTNADER ELIMINERAR TVISTER BYGGER GODA RELATIONER FÖR LÅNGSIKTIGA SAMARBETEN GEMENSAMT FINNER ALTERNATIVA LÖSNINGAR OCH SÄNKER KOSTNADER MINSKAR OCH HANTERAR RISKER BÄTTRE GER WIN WIN FÖR ALLA I PROJEKTET GEMENSAMMA MÅL/INCITAMENT LÄMPAR SIG BÄST FÖR KOMPLEXA PROJEKT MED HÖG RISK OCH MÅSTE STARTA I TIDIGA SKEDEN NACKDELAR - KRÄVER EXTRA MÖTESTID OCH BYRÅKRATI - PASSAR INTE ALLA MÄNNISKOR

17 VARFÖR BLIR PARTNERING EN SUCCÉ? EN SAMVERKANSFORM SOM ALLA TEAM MEDLEMMAR KOMMER ATT FÖREDRAGA SOM TEAM MEDLEM BIDRAR MAN MED ALLT MAN KAN (I MOTSATS TILL ANBUD) TEAMET TILLSAMMANS KOMMER UPP MED NYA LÖSNINGAR/BIDRAR PÅ VARANDRAS OMRÅDEN TILL BÄTTRE LÖSNINGAR TEAM MEDLEMMAR TRIVS OCH LYFTER SIG NÄR MAN HAR - GEMENSAMMA MÅL KUL TILLSAMMANS - TILLIT - KÄMPAR FÖR ETT GEMENSAMT INCITAMENT RESULTAT ALLA BIDRAR - EN KULTUR SOM SKAPAR STOLTHET NÄR MAN FÅR MEDVERKA EN KREATIV OCH SKAPANDE MILJÖ - ATT LÖSA PROBLEM TILLSAMMANS UTAN TVISTER RESULTAT BYGG- OCH FASTIGHETSBRANSCHEN PARTNERING PÅ VÄG BLI DET NATURLIGA ARBETSSÄTTET FÖR KOMPLEXA PROJEKT KUNDEN, BYGGHERREN TAR INITIATIVET FOKUS PÅ LCA/LCC ANALYSER ISTÄLLET FÖR BYGGKOSTNADER ETT ARBETSSÄT SOM UNGDOMAR FÖREDRAR INGEN SOM ARBETAT I ETT PARTNERING TEAM VILL GÅ TILLBAKA TILL DET GAMLÖA ARBETSSÄTTET!

18 SUMMERING VARFÖR ÖKAR KVALITETEN? ALLA STÄLLER UPP OCH BIDRAR TILL BÄTTRE LÖSNINGAR PROBLEM LÖSES VID KÄLLAN MAN FOKUSERAR LCA/LCC ANALYSER D V S BYGGER IN LÅNGSIKTIGT LÅGA KOSTNADER, ENERGIBESPARING O MILJÖHÄNSYN ISTÄLLET FÖR BYGGKOSTNAD PARTNERING ETT ROLIGARE SÄTT ATT JOBBA! VARFÖR INTE PROVA I DIN BRANSCH?? ANDRA BRANSCHER OCH PARTNERING Tuff konkurrens vid upphandling gör att leverantörer går in med för lågt pris När leveranser startar startar kriget med ständiga tvister, krav på extraersättning samt icke värdeskapande tid med jurister Bättre att skapa win-win genom att gå in i partnerskap från början

19 PARTNERINGDEKLARATIONEN Inte juridiskt bindande Moraliskt o etiskt kontrakt för teamet att följa Innehåller ett antal mål som man gemensamt ställt upp vid startworkshoppen. Skrivs under av alla i Partnering teamet Högst en A4 sida Alla mål måste vara mätbara även att ha roligt tillsammans!