Lathund för ansökan om organisationsoch verksamhetsbidrag 2017

Transkript

1 Lathund för ansökan om organisationsoch verksamhetsbidrag 2017

2 Bakgrund Ideella organisationer på riksnivå kan enligt regeringens förordning (SFS 2006:93) söka bidrag från Folkhälsomyndigheten till verksamhet inriktad mot hiv/aids och vissa andra smittsamma sjukdomar (Prop 2005/06:60). Bidraget ska användas till arbete inom följande områden: utbildning informationsinsatser opinionsbildning socialt stödjande arbete. Medel kan även sökas för att stärka organisationens utvecklingsarbete och kompetensbyggande. Organisationsbidrag Organisationsbidrag är ett basstöd till ideella organisationer där den huvudsakliga verksamheten är att förebygga eller minska konsekvenserna av hiv, aids eller andra sexuellt överförda infektioner (STI) och blodsjukdomar. Stödet syftar till att göra det möjligt för organisationen att existera. Stödet kan bara sökas av organisationer som inte får sådant bidrag från annat håll. Verksamheten ska huvudsakligen bedrivas i Sverige. Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag kan sökas av ideella organisationer vilka har som sitt mål, eller som ett av sina delmål, att förebygga eller minska konsekvenserna av hiv, aids eller andra sexuellt överförda infektioner. Organisationen kan ha andra verksamheter och mål som inte är knutna till det förebyggande arbetet. Verksamhetsstödet ska komplettera och förstärka den offentliga sektorns arbete. Utgå från omvärldsanalysen Ideella organisationer ska i samband med ansökan göra en grundlig omvärldsanalys som stöd för prioriterade insatser. Då verksamhetsbidraget endast riktar sig till organisationer på riksnivå eller som utför arbete av riksintresse ska omvärldsanalysen beskriva hur organisationen bidrar till den sammantagna preventionen på nationell nivå. Mer information om hur omvärldsanalysen kan genomföras finns längre fram i denna lathund. För att säkerställa långsiktighet i arbetet ska de organisationer som söker bidrag upprätta en treårsplan. Organisationer som beviljades statsbidrag för 2016 enligt förordning 2006:93 lämnade in en sådan plan för åren Organisationer som söker bidrag för första gången inför 2017 ska bifoga en motsvarande plan. Folkhälsomyndigheten ser fortsatt positivt på prioritering av samverkan mellan organisationer, prioritering på riskutsatta målgrupper, implementering av det nya kunskapsläget rörande smittsamhet vid behandlad hivinfektion och att personer som lever med hiv inkluderas som självklara aktörer i preventionen. 2

3 Bedömning av ansökningar Folkhälsomyndigheten kommer att granska inkomna ansökningar utifrån att de uppfyller kraven enligt förordningen uppfyller krav på ansökan enligt anvisningarna. Folkhälsomyndigheten kommer att bedöma ansökningarna och fördela medel med utgångspunkt i relevans av föreslagna insatser genomförbarhet uthållighet. För respektive sökande organisation kommer beslutet om tilldelning att innehålla specifika anvisningar om uppföljning och eventuella övriga villkor. Blanketter Vid ansökan om bidrag ska följande blanketter användas: Ansökan om organisationsbidrag. Ansökan om verksamhetsbidrag. Handledning för att fylla i blanketterna återfinns längre fram i lathunden. Ansökningar inför år 2017 ska skickas både med post och e-post och vara inkomna till Folkhälsomyndigheten senast den 12 september Endast fullständiga ansökningar kan handläggas av Folkhälsomyndigheten, för sent inkommen ansökan avvisas alltid. Meddela om ni avser att komplettera ansökan med bilagor senare. Ett underskrivet original av ansökan skickas med post till: Folkhälsomyndigheten, Solna samt elektroniskt inklusive alla bilagor till: statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se 3

4 Att fylla i blanketten Ansökan om verksamhetsbidrag I ansökningsblanketten ska ni sammanfatta det som ni avser att genomföra under 2017 men även redogöra för sådana aktiviteter som planeras för Blanketten omfattar däremot inte all planering som krävs för en verksamhet eller en insats. Samlade erfarenheter av utvärdering och uppföljning från olika utvecklingsområden visar att det är viktigt att vara tydlig på vissa specifika områden om man vill uppnå mål. God måluppfyllelse är särskilt beroende av att följande områden är tydligt formulerade: målformulering riskanalys inklusive riskhantering ansvarsfördelning kopplingen mellan mål och aktiviteter. Folkhälsomyndigheten fokuserar därför i blanketten på att sökande organisationer ska beskriva dessa punkter. Nedan beskrivs vilken information som ni bör fylla i under respektive rubrik och frågeställningar som kan vara bra att fundera på. Medel för att genomföra informationsinsatser söks inom ramen för verksamhetsbidrag. Observera att ansökan om organisationsbidrag inte berörs av alla punkter. Siffrorna efter rubrikerna refererar till rubrikerna i blanketten för ansökan om verksamhetsbidrag. Om hiv/sti-verksamheten (2) Övergripande målsättning för verksamheten (2a) De samlade insatserna som genomförs med stöd av statsbidraget syftar till att nå de nationella övergripande målen för hivprevention. De nationella målen anger vilken förändring som ska nås utifrån ett brett perspektiv och på lång sikt. Se Nationell strategi mot hiv/aids och vissa andra smittsamma sjukdomar (Prop. 2005/06:60). Organisationen eller verksamheten ska i sin tur ha en målsättning som går att uppnå under en viss treårsperiod. Ofta samverkar en mängd insatser till att uppnå ett övergripande mål. Verksamheten bör endast ha ett övergripande mål. Detta ska formuleras SMART specifikt, mätbart, accepterat/angeläget, realistiskt och tidsbundet. Omvärldsanalys (2b) Omvärldsanalysen ska beskriva bakgrunden till de mål som organisationen sätter upp för sin hiv- och STI-preventiva verksamhet. För att ringa in målet med insatserna är det bra att identifiera det huvudproblem som ni tänker arbeta med under perioden. Vilka är orsakerna till att problemet existerar? Vilka konsekvenser har problemet? En omvärldsanalys kan göras genom att exempelvis kartlägga hiv- och STI-situationen i länet samt målgruppens behov och situation. Det är inte alltid nödvändigt att göra egna kartläggningar eller förstudier men ni behöver gå igenom sådant som 4

5 tidigare gjorts på området för att få en heltäckande bild av nuläget. Ange även de viktigaste förändringarna i er omvärld som har betydelse för er måluppfyllelse. Ett sätt att analysera situationen är att göra en SWOT-analys 1 och kartlägga strengths, weaknesses, opportunities och threats, vilka översätts till styrkor, svagheter, möjligheter och hot. SWOT-analysen används som ett verktyg för att analysera en organisation eller verksamhet. Det finns fördelar och nackdelar med alla verktyg och metoder. Fördelarna med SWOT-analysen är att den är lätt att använda, är flexibel och ger en strukturerad analys. En nackdel är att resultaten presenteras i en osorterad lista där viktigt och oviktigt blandas. Den ställer också höga krav på att användaren kan identifiera och prioritera det som är viktigt och angeläget. Preventionsgrupper/direkta målgrupper (2c) Preventionsgrupper är de grupper som av regeringen prioriteras när det gäller preventiva insatser. Det är dessa grupper som ska dra nytta av insatserna i slutändan. Ofta är preventionsgruppen också direkt målgrupp för insatser men inte alltid. Ibland riktar sig insatser till beslutsfattare eller till personalgrupper som i sin tur når preventionsgruppen. Det är bra om det finns statistik eller andra fakta som stödjer val och prioritering av preventionsgrupper och direkta målgrupper. Ange vilka av följande preventionsgrupper som ni avser rikta insatser till: män som har sex med män personer som injicerar droger personer med utländsk bakgrund unga och unga vuxna utlandsresenärer gravida kvinnor personer med erfarenhet av sex mot ersättning personer som lever med hiv och deras anhöriga. Ange gärna om ni har valt en preciserad del av en preventionsgrupp, exempelvis unga personer som injicerar droger eller kvinnor som lever med hiv. Det är viktigt att tänka på att preventionsgrupperna ofta är överlappande. Beskriv därför så noggrant som möjligt vem eller vilka som är den specifika målgruppen. Ange också om det inom verksamheten riktas utbildnings- eller fortbildningsinsatser till andra direkta målgrupper som i sin tur möter preventionsgrupper, exempelvis lärare eller vårdpersonal. 1 Styrkor och svagheter refererar till interna faktorer, dvs. förhållanden i den egna organisationen. De beskriver organisationens starka punkter och dess svagheter. Möjligheter och hot belyser externa faktorer, dvs. omvärldsfaktorer utanför organisationens kontroll. Både organisationens och målgruppens perspektiv ska belysas. Möjligheter är förhållanden i omvärlden som är potentiellt positiva för organisationen. Hot är externa faktorer som är potentiellt negativa för organisationen. Ett hot innebär att organisationen måste förbättra sin prestation för att bibehålla nuvarande läge. En möjlighet innebär däremot att organisationens förutsättningar förbättras utan att prestationen behöver förbättras. 5

6 Delmål (3) Delmål (3) Delmål beskriver vad organisationen önskar ha uppnått under den aktuella perioden. Samlade erfarenheter från olika utvecklingsprojekt visar att antalet delmål bör begränsas för att nå bäst resultat. En tumregel är att ha mellan fyra och åtta delmål för en verksamhetsperiod. Dessa ska tillsammans bidra till att nå verksamhetens övergripande målsättning. Det är viktigt att skilja på delmål och aktiviteter. Delmålen beskriver tillstånd hur det ska vara när ni lyckats med arbetet. Aktiviteter anger vad som behöver göras för att nå dit. Delmålen ska formuleras SMARTa specifika, mätbara, accepterade/angelägna, realistiska och tidsbundna. Olika målgrupper kan behöva nås för att nå olika delmål. Bakgrund till delmålet (3) Ange vilket eller vilka problem som delmålet ska åtgärda. Indikatorer (3) För att se om verksamheten når sina mål behövs mätpunkter utifrån vilka ni kan följa projektets utveckling och resultat. De kallas ofta indikatorer. Ni bör göra en första mätning eller beskrivning av situationen innan ni påbörjar arbetet för att kunna jämföra och följa utvecklingen. Max tre indikatorer per delmål är en tumregel. De ska vara enkla att ta fram och visa något viktigt om det ni vill förändra. Det är också viktigt att identifiera vilka verifikationskällor som finns, det vill säga var och hur ni kan finna de data eller den information som eftersöks. Ofta riktar sig förebyggande insatser till specifika preventionsgrupper med information för att kunna påverka och förändra kunskaper, attityder eller beteenden. I andra insatser riktas budskap till målgrupper som i sin tur möter preventionsgrupper, exempelvis lärare eller vårdpersonal. Det är bra att kunna följa upp hur många ni faktiskt når och hur budskap som kommuniceras tas emot. Det är en fördel om ni kan mäta beteendeförändringar som kan antas leda till förbättrad hälsa, till exempel att använda preventivmedel, att hivtesta sig eller att våga tala om kondom. Här är några frågeställningar ni kan fundera över: För ni en enkel statistik om antalet deltagare i en aktivitet? Kan ni mäta hur målgruppens kunskaper, attityder och beteenden förändras? Behövs enkäter, statistik, fokusgrupper, intervjuer eller liknande? Kan ni mäta att budskapet når målgruppen? Kan ni följa upp hur målgruppen uppfattar budskapet? Kan ni ta reda på vilka reaktioner som finns och hur kunskaperna används? Hur kan detta enkelt mätas? Mäter ni hur stor del av målgruppen som nås? Det är bra att ha återkommande kontrollstationer, inte minst om målen ligger långt fram i tiden. Syftet med kontrollstationerna är att se till att projektet siktar mot de uppsatta målen. Det är även bra att diskutera oväntade och oönskade effekter av projektet. 6

7 Uppföljning (3) Hur genomför ni uppföljningen av indikatorerna? Det förebyggande arbetets nytta uppnås vanligtvis först på längre sikt. Inom insatsernas ramar är det därför viktigt att stämma av insatsernas riktning mot målen samt huruvida verksamheten uppnått de definierade delmålen som ska nås under treårsperioden. Det är bra att använda några olika sätt att följa upp. Det ger en bättre helhetsbild. Kontrollera att ni har svar på följande frågor: Hur planeras regelbunden uppföljning av kvalitet och resultat? Beskriver projektplanen när, hur och av vem eller vilka uppföljningen ska göras och redovisas? Krävs uppföljning av enskilda aktiviteter och resurser? Aktiviteter (3) Aktiviteterna ska kopplas till delmålen. Flera aktiviteter kan krävas för att uppnå ett mål. Det är viktigt att ni avsätter resurser för att verksamheten ska kunna vara flexibel inför olika behov. Exempel på resurser är personal, utrustning, lokaler, finansiering och avsatt tid. Budget för varje delmål specificeras här och under budgetsammanställningen längre fram i blanketten. Ni bör också ta fram en mer detaljerad aktivitetsplan som stöd för projektledaren inom verksamheten. Aktiviteterna som är planerade under delmålet specificeras också med vilket år ni avser att utföra aktiviteten under den sammanhållna treårsperioden. Om det är svårt att ge mer specifik information kring treårsplanen i blanketten kan ni bifoga den som en bilaga. Riskanalys och riskhantering (3) Ansökan ska, under varje delmål, innehålla en riskanalys och en plan för hur identifierade risker ska hanteras. Ni bör analysera både externa och interna riskfaktorer. Ett sätt kan vara genom en SWOTanalys som nämnts ovan. En prioritering av vilka risker som är viktigast att hantera bör ni också göra. Det kan också vara bra att analysera eventuellt motstånd mot verksamheten eller insatsen. Motstånd kan finnas på samhällsnivå, organisationsnivå och individnivå. Alla intressenter som berörs av insatserna behöver känner sig delaktiga. Det innebär att verksamheten är ordentligt förankrad. Insatserna kan annars lätt drabbas av onödigt motstånd. För ett lyckat genomförande är det också viktigt att rätt parter tilldelas rätt roller i projektet. Uppföljning och eventuell utvärdering (4) Utvärdering är viktigt för att se om man uppnår de målsättningar man har för arbetet. Beskriv hur organisationen har integrerar uppföljning och utvärdering i planerna för verksamheten. Kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling (5) Folkhälsomyndigheten ser positivt på att preventiv verksamhet har hög kvalitet. För att detta ska bli möjligt är det inte enbart evidensbaserade metoder som är viktiga utan även att intern planering och förankring genomförs. Olika verktyg kan användas för detta, exempelvis Att lyckas med hivprevention (Succeed). Redogör därför för om något eller några sådana instrument används i relation till något av delmålen eller verksamheten i stort. 7

8 Samverkan (6) Intressenter kan vara preventionsgrupper, andra direkta målgrupper för insatser, olika aktörer, genomförare, beslutsfattare och finansiärer. Det är viktigt att avgränsa skillnaden mellan intressenter och aktörer och identifiera vad de deltagande aktörerna göra. Frågor som kan vara viktiga att ta ställning till är följande: Vilka typer av samarbetsformer finns med externa aktörer? Har aktörerna själva tagit beslut om att delta? Finns kontrakt eller avtal mellan aktörerna? Om ja, vad innefattar dessa? Hur uppmuntrar och stöttar ni eldsjälar i verksamheten? Budget (7) Verksamheten ska särredovisa de aktiviteter som genomförs med stöd av statsbidraget. För många organisationer kan det underlätta att ha bokföringssystem som stödjer den typen av redovisning. Under budgetens två första delar (A och B) ska därför endast intäkter och utgifter som har med verksamhetsbidraget att göra redovisas. Under budgetens sista del (C) ska övriga intäkter redovisas men utan att sammanräknas med ovanstående delar. INTÄKTER (A) EKONOMISKT BIDRAG FRÅN FOLKHÄLSOMYNDIGHETEN (för hiv/sti verksamhet) Fyll i ekonomiskt bidrag som söks från Folkhälsomyndigheten för KOSTNADER (B) Specificera endast kostnader som finansieras med det sökta bidraget från Folkhälsomyndigheten. Specificera per delmål. PERSONALKOSTNADER Fyll i den totala summan för personalkostnader (inklusive sociala avgifter) för personer som jobbar med hiv/sti-verksamhet och som finansieras med bidrag från Folkhälsomyndigheten. Beskriv kortfattat under punkt 6C fördelningen över personalkostnader för Ange antal anställda och tjänstgöringsgrad, dvs. om de jobbar deltid eller heltid. (Vid ansökan om organisationsbidrag kan detta göras direkt i budgeten) ADMINISTRATIONSKOSTNADER Administrativa kostnader kan vara telefoni, porto, försäkringar, bankkostnader, redovisningstjänster. LOKALKOSTNADER Fyll i kostnader för lokalhyra som belastar det sökta bidraget från Folkhälsomyndigheten. INVESTERINGAR Kan vara större inköp så som datorer, möbler, kontorsvaror eller andra inventarier som behövs för verksamheten. 8

9 RESOR Fyll i summan för planerade resor. UTVÄRDERINGAR Fyll i kostnader för planerade utvärderingar AKTIVITETSKOSTNADER Fyll i kostnader för aktiviteter det kan vara utbildningskostnader, möteslokaler mm. Specificera vilken typ av kostnad det gäller. ÖVRIGA INTÄKTER (C) EKONOMISKT STÖD FRÅN ANDRA Fyll i bidrag som organisationen får för hiv/sti-verksamhet från andra myndigheter, kommuner, landsting, stiftelser, föreningar eller samarbetspartners och finansiärer. MEDLEMSAVGIFTER Fyll i den beräknade summan för medlemsavgifter under ansökningsperioden AKTIVITETSINTÄKTER Om organisationen har intäkter genom aktiviteter, såsom inträden eller via insamlingar, ska dessa fyllas i här. LÖNEBIDRAG Om organisationen får lönebidrag ska det fyllas i här. ÖVRIGA INTÄKTER Fyll i om organisationen har andra intäkter, t.ex. hyresintäkter. FÖRDELNING AV KOSTNADER OCH ANTAL TJÄNSTER (D) I den mån som personalkostnader, lokaler etc. delas mellan hiv- och STI-verksamheten och annan övrig verksamhet ska detta specificeras här. Viktigt om bilagor (8) Treårsplan Bifoga den treårsplan som organisationen antagit (för ). Verksamhetsplan Denna ska avse organisationens totala verksamhet, inte bara hiv- och STI-delen. Total budget för organisationen För bedömning av omfattningen av det sökta bidraget i förhållande till organisationens intäkter och kostnader. Aktuella stadgar Dessa är organisationens egna föreskrifter för verksamheten. 9

10 Verksamhetsberättelse Denna redogör för organisationens verksamhet under föregående år. Senaste årsmötesprotokoll Årsmötesprotokoll eller annat protokoll där det framgår vilka som ingår i styrelsen (inklusive befattning) samt vilka som tecknar firma. Årsbokslut och årsredovisning Observera att bokslutet ska vara granskat av revisor Revisionsintyg Senast avlämnade revisionsintyg. Bifoga kontobevis från bank om bankkontonummer uppges Kontobevis skickas bara om bankkontonummer har angetts istället för bankgiro eller plusgiro. Handlingen ska vara utfärdad av organisationens bank. Adresser till styrelsen Listan över vilka som ingår i styrelsen ska visa vilka befattningar de olika ledamöterna har samt adress och telefonnummer till samtliga i styrelsen. OBS! Bifoga endast om handlingen är offentlig, i övriga fall ska uppgifterna skickas in enbart på begäran. Kontaktuppgifter till lokalavdelningar Annat av vikt för ansökan Till exempel utvärderingar av tidigare verksamhet eller framtaget informationsmaterial. Om organisationen inte sedan tidigare skickat in handlingar som beskriver organisationens ekonomistyrning, delegationsordning, attesträtt m.m. bör detta bifogas. 10

11 Ytterligare upplysningar Elin Jacobsson Folkhälsomyndigheten Enheten för hälsa och sexualitet E-post: Ansökningshandlingarna skickas både per post och e-post Ansökningar inför år 2017 ska skickas både med post och e-post senast den 12 september Endast fullständiga ansökningar kan handläggas av Folkhälsomyndigheten, för sent inkommen ansökan avvisas alltid. Meddela om ni avser att komplettera ansökan med bilagor senare. Ett underskrivet original av ansökan skickas med post till: Folkhälsomyndigheten, Solna samt elektroniskt inklusive alla bilagor med e-post till: 11