SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Datum

Transkript

1 Plats och tid Sessionssalen, Nya Rådhuset, Österportstorg, Ystad Datum 14: Ajournering Beslutande Jan Erlandsson (C) Ordförande Carl-Axel Johansson (KD) 1:e vice ordförande Ingrid Ek 2:e vice ordförande Anna Ransholm (C) Ersätter Claes Calmram 10-del av 17 Paula Larsson Jarl (M) Eva Ellesson (M) Cathrine Casimir (FP) Ersätter Anne-Marie Fasth (FP) Dan-Peter Nilsson (S) Tommy Persson (S) Ersätter Caroline Lundgren (S) Ros-Marie Johansson (S) Paul Svensson (SD) Övriga närvarande Christer Olofsson Förvaltningschef Adnan Elkaz Ekonom Saranda Vejseli Ekonom Jerker Åkesson Fritidsintendent 16 Camilla Svensson Sekreterare Utses att justera Ros-Marie Johansson (S) Justeringens plats och tid Nya Rådhuset, Österportstorg, Ystad :00 Underskrifter Sekreterare...Paragrafer: Camilla Svensson Ordförande... Jan Erlandsson (C) Nämnd Justerande... Ros-Marie Johansson (S) ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum för Datum för anslags uppsättande anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kultur o Utbildning, Piparegränd 3, Ystad Underskrift... Camilla Svensson

2 Ärenden vid dagens sammanträde med 10 Ändring i föredragningslistan sid 3 11 Budgetuppföljning februari 2014 sid 4 12 Budgetunderlag för analysdagar 2014 sid 5 13 Intern kontrollplan 2014 för Barn- och Utbildningsnämnden 14 Revision av avtalshantering Barn- och Utbildningsnämnden Ystads miljöförskola AB (Bladlusen) önskemål att flytta verksamheten till Björkvallsvägen i S:t Herrestad 16 Ändring av bidragsbestämmelserna för ideella föreningar och organisationer sid 6 sid 7 sid 8 sid Information från kontaktpolitiker sid Meddelande 2014 sid Delegeringsbeslut 2014 sid Information sid Övrigt sid 16

3 BUN 10 Dnr Ändring av föredragningslista beslutar Föredragningslistan ändras på följande sätt: Ärende nr 7 om gransking av Ystads kommuns strategiska långtidsplanering utgår från dagens sammanträde. Ärende nr 9 Motion om Ge ungdomar en framtidsmöjlighet utgår från dagens sammanträde.

4 BUN 11 Dnr 2013/64 Budgetuppföljning februari 2014 beslutar godkänner redovisningen av budgetuppföljningen för februari följer upp budgeten vid varje sammanträde. Beslutsunderlag Budgetuppföljning februari 2014 Barn- och Utbildning. Förvaltningens förslag till beslut godkänner redovisningen av budgetuppföljningen för februari 2014.

5 BUN 12 Dnr 2014/26 Budgetunderlag för analysdagar 2014 beslutar godkänner underlaget till budget 2015 samt ekonomisk flerårsplan f ör och överlämnar materialet till budgetberedningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott har, i egenskap av budgetberedning, lämnat anvisningar inför budgetarbetet 2015 samt ekonomisk flerårsplan för Budgetförslaget/analysmaterialet ska lämnas till ekonomiavdelningen senast den 27 mars 2014 inför analysdagarna 7-8 april Materialet ska vara nämndbehandlat innan överlämnandet. Budgetramarna behandlas av Kommunfullmäktige i juni 2014 och budget fastställs därefter slutligen på Kommunfullmäktige i november Beslutsunderlag Ekonomiavdelningens tjänsteskrivelse den 24 mars Budgetunderlag för analysdagar 2014 Förslag till budget 2015 samt ekonomisk flerårsplan Kommentarer till investeringsönskemål Underlag för kapitaltjänstkostnad och hyresdebitering Utökad yta Köpingebro Skola. Presentationsmaterial inför analysdagar. Förvaltningens förslag till beslut godkänner det redovisade förslaget till budget 2015 samt ekonomisk flerårsplan f ör och överlämnar materialet till budgetberedningen. Beslut skickas till: Kommunfullmäktige

6 BUN 13 Dnr 2014/25 Intern kontrollplan 2014 för beslutar godkänner den interna kontrollplanen för Enligt Kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen i Ystads kommun ska respektive nämnd ha antagit en plan för intern kontroll. I planen ska det framgå bland annat rutin/system, kontrollmoment, risk- och väsentlighetsbedömning, kontrollansvarig, frekvens och metod. Syftet med den interna kontrollen är att med rimlig grad av säkerhet fastställa att mål inom kategorierna god verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter uppnås. Multiplicering av faktorn för konsekvens/väsentlighet med faktorn för sannolikhet/risk avgör om det ska in på den interna kontrollplanen då produkten blir 9 eller mer. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteskrivelse den 17 mars Intern kontrollplan Risk- och väsentlighetsanalys för intern kontroll 2014 Kultur o Utbildning. Förvaltningens förslag till beslut godkänner den interna kontrollplanen för 2014.

7 BUN 14 Dnr 2013/77 Revision av avtalshantering 2013 beslutar godkänner redovisningen om hur Kultur- och Utbildning kommer arbeta med att ta fram riktlinjer för upprättande av avtal samt hanteringen av desamma. Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionerna genomfört en revision av avtalshanteringen Revisionerna rekommenderar Barn- och utbildningsnämnden att ta fram riktlinjer för upprättande av avtal samt hantering av desamma. Vidare bör avtal förvaras i enlighet med arkivlagens bestämmelser. gav Kultur- och Utbildningsförvaltningen i uppdrag den 22 augusti 2013 att ta fram riktlinjer för upprättande och hantering av avtal samt hur de ska förvaras. Enligt den interna kontrollplanen för 2014 kommer en inventering av befintliga avtal genomföras. Vidare kommer det under 2014 ske en utbildning för chefer med kommunjurist och/eller upphandlare av korrekt avtalsskrivning och förvaring. Återrapporteringen ska ske till förvaltningschefen och vidare till Barn- och Utbildningsnämnden. Samtliga skolors elevdatoravtal i Ystads kommun som tecknats för läsår 2013/2014 finns registerat i dokument- och ärendehanteringssystemet Evolution. Detta kommer att ske varje läsår. Beslutsunderlag Revisionsrapport 2013 Ernst & Young, juni Hid BUN s beslut 22 augusti Förvaltningschefens tjänsteskrivelse 20 mars Förvaltningens förslag till beslut godkänner redovisningen om hur Kultur- och Utbildning kommer arbeta med att ta fram riktlinjer för upprättande av avtal samt hanteringen av desamma.

8 BUN 15 Dnr 2014/21 Ystads miljöförskola AB (Bladlusen) - önskemål att flytta verksamheten till Björkvallsvägen i S:t Herrestad beslutar beviljar Ystads miljöförskola AB (Bladlusen) att tillfälligt bedriva hela deras förskolverksamhet på Björkvallsvägen i Stora Herrestad längst till den 31 december Bygglovet för Ystads miljöförskola AB (Bladlusen) i sandskogen har varit under visstid på fem år som sedan har förlängts ytterligare fem år. Enligt Länsstyrelsen får inte kommunen bevilja tillfälligt bygglov mer än max tio år och därmed är Bladlusens kontrakt uppsagt med Samhällsbyggnad, på Nyckelpigan 14 i Sandskogen. De har fått möjlighet att bli kvar fram till den 1 augusti 2014 för att succesivt avverka sin verksamhet i sandskogen. På grund av att Ystads miljöförskola AB inte har fått nytt bygglov på Nyckelpigan 14 vill de ha möjlighet att fortsätta att erbjuda alla sina inskrivna barn plats ute i deras marklägenhet i Öja FF:s lokaler i Stora Herrestad. Den 19 augusti 2010 godkändes deras ansökan om utvidgad verksamhet i Herrestad med 15 barn och har därefter haft möjlighet att ha totalt fyrtio barn inskrivna, 25 barn på Nyckelpigan 14 och 15 barn på Björkvallsvägen i Stora Herrestad. I Stora Herrestad har de nu fått möjligheten att även använda sig av idrottsplatsen som utemiljö och de kommer också att göra en del förändringar i lokalen så att det passar för alla åldrarna på barnen. Dessutom kommer de att flytta sin grillkåta från sandskogen till Stora Herrestad. De håller på att undersöka om det finns möjlighet att ha sin verksamhet på annan plats ute i sandskogen och de har lämnat in fem olika förslag till Samhällsbyggnad, se bilaga. De har en väl fungerande verksamhet utifrån tillsynen som är gjord den 12 juni Med anledning av att Ystads miljöförskola AB även utökar sin utemiljö i Stora Herrestad genom att använda hela idrottsplatsen i Öja, finns inget hinder för att det kan bedriva hela sin förskoleverksamhet på Björkvallsvägen i Stora Herrestad till den 31 december Om Ystads miljöförskola AB inte kan fortsätta sin verksamhet har kommunen möjlighet att ta emot de inskrivna barnen i de kommunala verksamheterna, föräldrarna har fått denna information av förskolechefen på Ystads miljöförskola AB

9 BUN 15 Dnr 2014/21 Beslutsunderlag Inkommen skrivelse från Ystads Miljöförskola AB (Bladlusen) om önskemål att flytta verksamheten till Björkvallsvägen i S:t Herrestad, Utbildningschefens tjänsteskrivelse den 21 mars Bilaga - Till Ystads kommun angående verksamhetstillstånd för förskoleverksamhet i lokal på Herrestad 68:29 Björkvallsvägen 74, Förvaltningens förslag till beslut beviljar Ystads miljöförskola AB (Bladlusen) att bedriva hela deras förskolverksamhet på Björkvallsvägen i Stora Herrestad till den 31 december Beslut skickas till: Ystads miljöförskola AB Bladlusen

10 BUN 16 Dnr 2013/114 Ändring av bidragsbestämmelserna för ideella föreningar och organisationer beslutar godkänner nya ansökningsdatum, 25 februari respektive 25 augusti, för LOK-stöd att gälla från och med den 1 januari 2014 samt en höjning av bidraget/deltagare för LOK-stöd från max 8.50 kr till 9 kr. godkänner att texten Bidrag beviljas ej till kommunala byggnader eller inventarier utgår i bestämmelserna för Investeringsbidrag och följande text ska läggas till: Vid frånträdande eller upphörande av hyres-/nyttjanderättsavtal äger förening ej rätt till någon ersättning för investeringar som föreningen gjort i byggnaden eller lokalen under avtalstiden och som finansierats med kommunalt investeringsbidrag. Textändringarna i bestämmelserna ska gälla från och med den 1 januari Protokollsanteckning Carl-Axel Johansson (KD) lämnar följande protokollsanteckning: Jag anser att den som äger fastigheten ska stå för de investeringar som kan behövas. I de fall ideella föreningar hyr fastigheter från kommunen är det ägaren (samhällsbyggnadsnämnden) som ska bekosta de investeringar som kan behövas. Kostnaden får i så fall regleras via hyran. Att ideella föreningar ska stå för investeringar och erhålla bidrag för detta från BUN skapar oklarheter beträffande ansvarsförhållanden mellan ägaren och föreningarna. Förvaltningen har gjort en mindre översyn av gällande bidragsbestämmelser för LOKstöd med anledning av att Riksidrottsförbundet beslutat om nya bestämmelser att gälla för aktiviteter bedrivna fr o m 1 januari Bland annat gäller nya ansökningsdatum, 25 februari resp 25 augusti, och förvaltningen föreslår en anpassning av de kommunala bestämmelserna till dessa datum. Inom ramen för tillgängligt anslag föreslår förvaltningen även en höjning av gällande bidrag/deltagare från max 8:50 kr till max 9 kr. Dessutom föreslår förvaltningen en justering av bestämmelserna för Investeringsbidrag. Texten Bidrag beviljas ej till kommunala byggnader eller inventarier föreslås utgå, för att ge föreningar som hyr egen lokal/anläggning av Ystads kommun med drift- och underhållsansvar möjlighet att söka bidrag.

11 BUN 16 Dnr 2013/114 Beslutsunderlag Bestämmelser för bidrag till ideella föreningar och studieförbund Förvaltningens förslag till beslut Godkänna förslaget om nya ansökningsdatum 25 februari resp 25 augusti för LOK-stöd att gälla fr o m 1 januari Godkänna förslaget om en höjning av bidraget/deltagare för LOK-stöd från max 8:50 kr till max 9 kr. Godkänna förslaget om att texten Bidrag beviljas ej till kommunala byggnader eller inventarier utgår i bestämmelserna för Investeringsbidrag fr o m 1 januari Beslut skickas till: Fritidsintendent

12 BUN 17 Information från kontaktpolitiker Kontaktpolitiker lämnar följande information: Paula Larsson Jarl (M) och Eva Ellesson (M) informerade om deras besök på Ängaskolan och Västervångskolan. Paula Larsson Jarl (M), Eva Ellesson (M) och Ros-Marie Johansson (S) informerar om deras möte med rektorer för F-6 på Ungdomens Hus. Paula Larsson Jarl (M) och Eva Ellesson (M) berättar om deras möte med ungdomarna i Ungdomsfullmäktiges BUN-grupp och information om nya badhuset. Paula Larsson Jarl (M), Eva Ellesson (M) och Ros-Marie Johansson (S) informerar om Ungdomsfullmäktiges sammanträde den 4 mars Ungdomsfullmäktiges nästa sammanträde blir den 21 maj Jan Erlandsson (C) informerar om besök på Köpingebro skola och på Ungdomens Hus.

13 BUN 18 Dnr 2014/2 Meddelande 2014Barn- och Utbildningsnämnden tar del av följande information: 1/ Sydskånska gymnasiet. Sammanträdesprotokoll Hid BUN / Revisionsrapport Granskning av Ystads kommuns stödverksamhet. Hid BUN / Skolverket. Rapport 204, Särskilda undervisningsgrupper. Hid BUN / Ungdomsfullmäktige 4 mars 2014, Knutssalen, Gamla Rådhuset. Hid BUN / Social Omsorg: Fältgruppens Nyhetsbrev. Hid BUN / FÖSAM. Protokoll från den 21 mars Hid BUN / Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbund. Inkommen skrivelse till Barn- och Utbildningsnämnden, Kultur o Utbildning inför budget Hid BUN / FÖSAM. Protokoll från den 1 januari Hid BUN

14 BUN 19 Dnr 2014/11 Delegeringsbeslut 2014 beslutar godkänner Kultur o Utbildnings redovisning av delegeringsbeslut för perioden har överlåtit sin beslutanderätt enligt nämndens delegeringsordning , 5. Delegeringsbeslut ska redovisas till Barn- och Utbildningsnämnden varje månad. Beslutsunderlag Kultur o Utbildnings redovisning av delegeringsbeslut för perioden Förvaltningens förslag till beslut godkänner Kultur o Utbildnings redovisning av delegeringsbeslut för perioden

15 BUN 20 Information Förvaltningschef Christer Olofsson lämnar följande information: Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ystad kommun granskat kommunens stödverksamhet. Granskningens övergripande syfte har varit att granska huruvida kommunstyrelsen säkerställer att stödprocesserna hanteras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt Anläggningsansvarig för hallen och badet är tillsatt.

16 BUN 21 Övrigt nästa möte den 24 april äger rum på Forum Ystad klockan Information om kritiken kring städningen på kommunens skolor. Informationsskrift om vad Kultur o Utbildning gör kommer till alla hushåll i Ystads kommun innan påsk. Föräldranätverket skickar ut en inbjudan inför deras möte den 15 april 2014.