Strategi och plan för utveckling av e-government i Eslövs kommun

Transkript

1 Strategi och plan för utveckling av e-government i Eslövs kommun Antagen av Kommunstyrelsen, 114.

2 Sammanfattning Elektronisk government är ett samlingsbegrepp för de förändringsprocesser som pågår inom offentlig förvaltning världen över och omfattar tre delar; elektronisk förvaltning, elektroniska tjänster och elektronisk demokrati. E-tjänster avser genomförande av offentliga tjänster i relation till medborgare och näringsliv, e-demokrati avser påverkan och deltagande i beslut och e-förvaltning avser administrativ förvaltningsintern hantering Utvecklingen av e-government är inte en IT-fråga utan en verksamhetsutvecklingsfråga varför fokus också måste flyttas från teknik till verksamhet. Sveriges kommuner har främst erbjudit enklare e-tjänster, såsom information och nedladdning av blanketter, medan utvecklingen av mer avancerade e-tjänster framförallt drivits av näringslivet och statliga myndigheter. Allteftersom det ges möjlighet att sköta fler och fler kontakter med företag och myndigheter via Internet ställs också kravet att kommunerna ska tillhandahålla samma service. Det offentliga Sverige, och så även Eslövs kommun, står inför stora utmaningar. Genomsnittsåldern blir allt högre, vilket ökar behovet av vård och omsorg, samtidigt som en ökad andel äldre ska försörjas av en minskad andel i förvärvslivet. E-tjänster med självbetjäningsmöjligheter förenklar för medborgaren. Hanteras de dessutom automatiskt elektroniskt, såväl i gränssnittet mellan medborgare och kommun som i kommunens interna processer, frigörs resurser som istället kan användas i kärnverksamheten. På så sätt kan e-government bidra till att bibehålla men framförallt även utveckla kvaliteten i offentlig verksamhet. Med Internet förenklas kommunikationen mellan medborgare och kommun. Vidare kan nya former för delaktighet i den demokratiska processen utvecklas, till exempel genom digitala mötesplatser, möjlighet att följa ett ärende, ta del av offentlig handling och arkivhandling etc. Kontakten med kommunen ska vara enkel och så lite som möjligt begränsas av öppettider. Utvecklingen av e-government möjliggör ökade och interaktiva kontakter mellan medborgare och kommun samt främjar god, likvärdig och grundläggande service oavsett tid, plats och förutsättningar. För en sammanhållen utveckling av e-government i Eslövs kommun föreslår e-forum ett projekt med projektledare och politisk styrgrupp att verka längst till Utvecklingen kommer med all sannolikhet att i ett initialskede medföra investeringskostnader vilka senare genererar effektiviseringar och därmed besparingar. Ann Laurentz (s), sammankallande Tony Hansson (s) Sara Heineman (s) Solweig Lewin (fp) Annette Linander (c) Fredrik Lundström (m) Tommy Nilsson (fp) Fredrik Ottesen (sd) Håkan Svensson-Sixbo (v) Eva-Lena Nilsson, sekreterare

3 1 INLEDNING UPPDRAGET OCH DESS AVGRÄNSNING STYRGRUPPENS ARBETE VÅREN VAD ÄR ELEKTRONISK GOVERNMENT? ELEKTRONISKA TJÄNSTER ELEKTRONISK DEMOKRATI ELEKTRONISK FÖRVALTNING ELEKTRONISKT LÄRANDE DIGITALA KLYFTAN ETT TILLGÄNGLIGT SVERIGE VARFÖR E-GOVERNMENT I ESLÖVS KOMMUN? SÅVÄL MEDBORGARNYTTA SOM VERKSAMHETSNYTTA VAD KRÄVS FÖR E-GOVERNMENT I ESLÖVS KOMMUN? KRAV PÅ IT-PLATTFORMEN KRAV PÅ ORGANISATIONEN Kundtjänst eller direktkontakt Kompetensutveckling KRAV PÅ INFORMATIONSSÄKERHETEN VISION, MÅL OCH DELMÅL E-VISION FÖR ESLÖVS KOMMUN Effektiv Tillgänglig Transparent Användbar E-MÅL OCH E-DELMÅL FÖR ESLÖVS KOMMUN Kommunövergripande målsättning Vägledning för utvecklingen UTVECKLING I SAMVERKAN Intern samverkan Extern samverkan, enkäter, riktlinjer, litteratur med mera ANSVAR OCH ROLLER PROJEKTUPPDRAG POLITISK STYRGRUPP PROJEKTORGANISATION FÖRVALTNINGAR OCH NÄMNDER AKTIVITETSPLAN HÖSTEN FINANSIERING BEHOV HÖSTEN FRAMTIDA BEHOV EXTERNA FINANSIERINGSMÖJLIGHETER BILAGA BILAGA 1 REPRESENTANTER I E-FORUM VÅREN BILAGA 2 STYRGRUPPENS ARBETE VÅREN BILAGA 3 UTDRAG UR INBJUDAN TILL UTMÄRKELSEN SVERIGES IT-KOMMUN BILAGA 4 IDÉBILAGA FÖR TIDEN ATT KONTINUERLIGT REVIDERAS... 17

4 1 Inledning I skrivelse från kommunledningskontoret föreslogs bildandet av ett så kallat e-forum, en politisk styrgrupp för utveckling av medborgarservice via e-tjänster och IT. Kommunstyrelsen beslöt att till styrgrupp utse en representant från vart och ett av de politiska partierna i kommunfullmäktige. Dock skall socialdemokraterna utse två representanter. Nio representanter utsågs (se bilaga 1). 1.1 Uppdraget och dess avgränsning Avsikten var att den politiska styrgruppen skulle arbeta fram en tydlig vision för den e-service som skall erbjudas kommunens medborgare och anställda. Styrgruppen skulle senast den 30 juni 2007 till kommunstyrelsen redovisa en strategi och plan för sitt arbete. Under våren 2007 har e-forum, inom ramen för sitt uppdrag, genomfört en förstudie. Denna är baserad på samtal med interna representanter från såväl kommunens åtta förvaltningar som nuvarande IT- och e-organisation. Dessutom har representanter för utvecklingen av e-government inom Sveriges Kommuner och Landsting respektive kommunförbundet Skåne deltagit på två av e-forums sammanträde. Därtill har e-forum tagit del av skriftligt material från Verva (Verket för förvaltningsutveckling, SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) KBM (Krisberedskapsmyndigheten) med flera. Vidare har e-forum tagit del av: Förslag till IT-strategi för Eslövs kommun 2006, Per-Göran Larsson, Förslag till IT-strategi för skolan , Barn och Familj, , Utkast till Underlag för beslut avseende IT-service mm 2007, Service och Teknik Fastighet, , Utkast till Kommunikationsenhetens roller/ansvar inom IT-området, kompletteringar via mail från Per Lindholm, kommunikationsenheten, , Minnesanteckningar från IT-gruppens möte , Nationell IT-strategi för Vård och Omsorg, , Förslag till struktur för hemsida, e24 Skåne, , IT-säkerhetspolicy för Eslövs kommun, , Eslövs kommuns författningssamling 15E. Syftet med förstudien är att klargöra förutsättningarna för utvecklingen av e-government i Eslövs kommun. Vidare har en del externa önskemål och interna behov identifierats. Förstudien ska ligga till grund för det fortsatta arbetet med att utveckla e-government inom Eslövs kommun. 1.2 Styrgruppens arbete våren 2007 Styrgruppen har haft nio sammanträden (se bilaga 2) vilka alla dokumenterats med minnesanteckningar. Till sex av sammanträdena har interna eller externa gäster inbjudits för att presentera sin syn på utvecklingen e-government. Vidare deltog åtta politiker, varav två ordinarie representanter i styrgruppen, på e-forum Skåne 2007 i Helsingborg 19 april. 1

5 2 Vad är elektronisk government? Elektronisk government, e-government, e-gov eller 24-timmarsmyndighet är alla olika namn eller förkortning för samma sak. E-government är ett samlingsbegrepp för de förändringsprocesser som pågår inom offentlig förvaltning världen över och omfattar tre delar; e-förvaltning, e-tjänster och e-demokrati. E-tjänster avser genomförande av offentliga tjänster i relation till medborgare och näringsliv, e-demokrati avser påverkan och deltagande i beslut och e-förvaltning avser administrativ förvaltningsintern hantering (SOU 2005:119). Målet är att, med informationsteknik som verktyg, utveckla verksamheten så att både medborgar- och verksamhetsnyttan ökar. För att detta ska lyckas fullt ut krävs att såväl medborgare, anställda, politiker som teknikproducenter deltar i processen ( Sverige har, tillsammans med övriga EU-länder, anammat följande definition: Användning av informations- och kommunikationsteknik i offentlig förvaltning i kombination med organisationsförändringar och ny kompetens hos personalen. Syftet är att förbättra de offentliga tjänsterna och de demokratiska processerna, och att stärka den offentliga politiken. Ett medel för att förverkliga en bättre och effektivare förvaltning i syfte att minska väntetider för användarna, förbättra öppenheten och kunna utkräva ansvar för tjänsterna Elektroniska tjänster E-tjänster är tjänster som levereras med elektronisk kommunikation (SOU 2005:119) och tillgängliggörs med hjälp av informations- och kommunikationsteknik såsom Internet, telefon, TV och andra elektroniska gränssnitt mellan människa och teknik. Enligt Vervas definition ska informationen som e-tjänsten bygger på så långt som möjligt hanteras automatiskt elektroniskt såväl i gränssnittet mot medborgare, företag och organisation som i de interna processerna. E-tjänster ger enklare tillgång till kommunens information och tjänster. Det finns e-tjänster som är öppna för alla utan varken signering eller identitetskontroll men det finns också e-tjänster med säkerhetslösningar i form av personligt e-konto, inloggning, e-legitimation eller e-id (SOU 2004:56). E-tjänster möjliggör, oavsett tid och rum, en öppen och tillgänglig kommun. 2.2 Elektronisk demokrati E-demokrati ger möjlighet att påverka och delta i beslut så att såväl delaktigheten i den demokratiska processen som interaktionen med kommunen ökar. Ett minskat engagemang i politiska samanhang har märkts och e-demokrati kan svara mot behovet av förändrade relationer mellan medborgare/företag/organisationer och politiker. 2.3 Elektronisk förvaltning E-förvaltning ger såväl verksamhetseffektivisering, verksamhetsutveckling som ökad kvalitet till tjänsterna som erbjuds medborgarna. De administrativa elektroniska tjänsterna som sker förvaltningsinternt sorterar under begreppet e-förvaltning vilket är en förutsättning för e-tjänster och e-demokrati (SOU 2005:119). För att kunna samverka över förvaltningsgränser och återanvända information krävs att de interna systemen kan utbyta information mellan sig. En annan förutsättning för en effektiv e-förvaltning är att rutiner, strukturer och system är öppna. Inom e-förvaltning används modern teknik vilket medför ett förändrat arbetssätt och förändrade arbetsuppgifter inom den interna organisationen. Detta innebär i sin tur förändrad kompetens hos medarbetarna (Första steget mot e-förvaltning, SKL) vilket bland annat påverkar de anställdas individuella kompetensutvecklingsbehov. 2

6 2.4 Elektroniskt lärande E-lärande är utbildning som, oberoende av tid och rum, tillhandahålls med hjälp av modern kommunikationsteknik. E-lärande inkluderar och gör utbildning tillgänglig för alla vilket innebär att även de som inte har möjlighet att fysiskt närvara kan utbilda eller kompetensutveckla sig. E-lärande kan vara både ett komplement, för att förstärka lärande vid så kallad vanlig undervisning, och distansstudier eller eget lärande. Internet möjliggör kommunikation via till exempel e-post, diskussionsfora, bloggar, wikisar etc vilka samordnas i så kallade lärplattformar som organiserar och strukturerar kommunikation, innehåll, uppgifter och utvärderingar. 2.5 Digitala klyftan I februari 2002 tillsatte regeringen en arbetsgrupp, Ju 2002:E, för IT och demokrati. I februari 2004 överlämnade gruppen Förslag till strategi för att minska de digitala klyftorna. Begreppet digitala klyftor avser i detta sammanhang de skillnader som finns mellan olika grupper av medborgare när det gäller möjligheten att tillgå och tillgodogöra sig information via Internet. De klyftor som arbetsgruppen har uppmärksammat är följande: hinder som är relaterade till funktionshinder, ålder, kön, socioekonomisk status, geografisk hemvist samt etnisk bakgrund. Med hjälp av IT-trappan som analysmodell fick gruppen fram en tydlig bild av var medborgarna stöter på hinder när de ska använda sig av den nya tekniken. 1. Tillgång till Internet 2. Basal kunskap om hur man använder Internet 3. Möjlighet att koppla upp sig mot Internet med snabb och driftsäker anslutning till rimlig kostnad 4. Tillgång till begriplig och tillgänglig information på Internet 5. Förmåga att tolka, analysera och värdera information från Internet 6. Kunskap och förmåga att använda Internet i demokratiska sammanhang Jakob Nielsen, dansk användbarhetsexpert verksam i USA, delar in orsaken till den digitala klyftan i tre grupper; Ekonomiska klyftan - ekonomin avgör om man har eller inte har tillgång till dator. Användbarhets klyftan - webbplatser och digitala tjänster är svåra att använda. Möjliggörande klyftan handlar om viljan, möjligheten och kunnigheten att delta. Verva, Verket för förvaltningsutveckling, ger ut Vägledning för 24-timmarswebben vilken innehåller riktlinjer för utveckling av webb och e-tjänster. Den riktas till statliga myndigheter men med förhoppning att även kommuner, landsting och näringsliv kommer att använda den. Om webbplatsen utformas utifrån vägledningen uppfylls både Sveriges och EUs krav. Syftet med utvecklingen av e-government i Eslövs kommun är att minska befintliga klyftor samt främja tillgång och delaktighet för alla. 2.6 Ett tillgängligt Sverige Enligt Nationella handlingsplanen för handikappolitiken ska Sverige vara tillgänglighetsanpassat senast vid utgången av år Den statliga myndigheten för handikappolitisk samordning, Handisam ( har regeringens uppdrag att samordna, driva på samt stödja tillgänglighetsarbetet i Sverige. Tillgänglighetsanpassning av information innebär att alla, alltså även personer med funktionshinder eller funktionsnedsättning, har möjlighet att såväl kommunicera med kommunen som att ta del av kommunens information via tryckta medier, telefon, webb, film och möten. 3

7 3 Varför e-government i Eslövs kommun? Utvecklingen av e-government i Eslövs kommun ska utgå ifrån både verksamhetsnytta och medborgarnytta samt omfatta såväl e-tjänster, e-lärande, e-demokrati som e-förvaltning. Utvecklingen av avancerade e-tjänster har i Sverige framförallt bedrivits av privata företag samt av statliga myndigheter. Kommunala e-tjänster har främst bestått av enklare e-tjänster; information samt nedladdningsbara blanketter. Medborgare, företag och organisationer börjar dock ställa krav på att även kommunen ska tillhandahålla avancerade e-tjänster som är enkla att använda, av hög kvalitet samt tillgängliga för alla oberoende av tid, plats och förutsättningar. 3.1 Såväl medborgarnytta som verksamhetsnytta Det offentliga Sverige står inför stora utmaningar. Genomsnittsåldern blir allt högre vilket ökar behovet av vård och omsorg samtidigt som en ökad andel äldre ska försörjas av en minskad andel i förvärvslivet. E-tjänster med självbetjäningsmöjligheter kan, förutom att höja medborgarnyttan, även frigöra resurser till kärnverksamheten och på så sätt bidra till att framförallt bibehålla men också utveckla kvaliteten i offentlig verksamhet (SOU 2004:56). Medborgar- och verksamhetsnytta är varandras förutsättningar. Vidare ställer medborgaren krav på att det ska vara enkelt att ha med kommunen att göra (SOU 2004:56). Även då ett ärende hanteras av flera förvaltningar, enheter eller enskilda tjänstemän ska det räcka att lämna sina uppgifter en gång. Istället för att som idag skicka runt medborgaren i den kommunala organisationen ska vi, med IT som verktyg, skicka runt ärendet. För medborgaren uppnås då Ett ärende en kontakt. För att åstadkomma detta krävs, förutom samverkan mellan förvaltningarna, att de interna verksamhetssystemen kan utbyta information mellan sig. Detta ger också förutsättningar för att den interna administrationen i allt större utsträckning kan ske digitalt istället för manuellt vilket även det frigör resurser till kärnverksamheten. E-tjänster ses också som en möjlighet till ökade och interaktiva kontakter mellan medborgare och kommun. Dessutom säkrar e-tjänster en god, likvärdig och grundläggande service oavsett om man bor på landsbygd eller i tätort (SOU 2005:119). Via webben kan vi boka bilbesiktningstid, deklarera, byta fonder hos PPM, anmäla VAB till Försäkringskassan, betala räkningar, beställa och betala biljetter, anmäla till högskola, anmäla adressändring och mycket mer. Ansökan/anmälan till Eslövs kommun sker dock fortfarande till absolut största del genom att fylla i pappersblankett, stoppa i kuvert, frankera samt lägga på postlåda. När blanketten kommer in till kommunen behandlas den manuellt alternativt knappas in manuellt i respektive verksamhetssystem. För att följa sitt ärende krävs att medborgaren tar kontakt via telefon eller personligt besök, vilket ofta begränsas av besökseller telefontid. Lönebesked samt utgående fakturor är i pappersformat och skickas via post. I samtalen med verksamhetsrepresentanterna framkom otaliga externa önskemål och interna behov som visar på vikten av att utveckla e-government i Eslövs kommun. Bland annat Metakatalog, en användar- och kunddatabas. Lärplattform för BoF, GoV, kompetensutveckling, distansutbildning och medborgare. Digitala blanketter. Digital ansökan till förskola, kulturskola, modersmålsundervisning och gymnasieskola. Möjlighet för medborgare att via webben följa sitt ärende, t ex en bygglovsansökan. Digitalt bokningssystem för lokaler, mat, bilar, besökstider etc. 4

8 4 Vad krävs för e-government i Eslövs kommun? För att utvecklingen av e-government ska leda till medborgar- och verksamhetsnytta ställs krav på såväl IT-plattform, organisation som säkerhet. 4.1 Krav på IT-plattformen IT-plattformen i Eslövs kommun ska vara säker, stark, standardiserad, gemensam och styrande. Den måste också möjliggöra ett processinriktat arbetssätt tvärs över de organisatoriska gränserna och ibland även utanför kommunen. Vidare ska den tillåta och möjliggöra system utifrån verksamhets- och medborgarnytta. En inventering av nuvarande ITplattform samt identifikation av framtida plattform ska genomföras under hösten Flertalet verksamhetssystem i Eslövs kommun utbyter inte information mellan sig. Till exempel finns det idag ca databaser vilket innebär att samma uppgift också kan finnas på olika ställen. Dessutom medför det felkällor! 4.2 Krav på organisationen Utveckling av e-government kräver en organisatorisk mognad med en väl sammanhållen organisation samt samverkan över alla gränser. Varje förvaltning, enhet, avdelning etc är en del av helheten med det gemensamma målet kommunens bästa. För att uppnå en effektiv utveckling av e-government ska fördelning av ansvar och befogenheter vad gäller behov, innehåll, struktur, samordning, teknikval, utveckling och drift av de interna samt exponerade IT-systemen vara tydlig Kundtjänst eller direktkontakt Kontaktvägarna in till kommunen är idag i princip lika många som antalet anställda. Med denna direktkontaktsprincip tillhandahålls kontaktuppgifter till enskilda tjänstemän såväl på kommunens hemsida som i telefonkatalogen. Medborgaren kan på så sätt lätt nå en namngiven handläggare men för att veta vem som skall kontaktas i vilket ärende krävs det dock mycket god kunskap om hur kommunen är organiserad. Dessutom skapar det problem vid semestrar, tjänsteärenden, sjukskrivningar etc. Alternativet är att istället använda sig av kundtjänstprincipen med få kontaktytor in till kommunen där en fysisk eller virtuell kundtjänst tar emot ärendet, ansvarar för att det slussas rätt samt återkopplas till medborgaren Kompetensutveckling För att utvecklingen av e-government i Eslövs kommun ska få avsedd effekt krävs kompetensutveckling, av anställda på alla nivåer, i tillämpningen samt användandet av informationstekniken. 4.3 Krav på informationssäkerheten Under hösten 2007 ska en säkerhetsanalys i enlighet med krisberedskapsmyndighetens Basnivå för informationssäkerhet (BITS) genomföras. Analysen ska ske i samverkan med kommunens säkerhetsansvarig. Informationssäkerhet omfattar förmågan att upprätthålla önskad sekretess (konfidentialitet), riktighet och tillgänglighet avseende information och informationstillgångar (BITS, 2006). Sekretess säkerställande av att endast de med behörighet har tillgång till informationen. Riktighet skydd av information så att den förblir korrekt och fullständig. Tillgänglig säkerställande av att behöriga användare vid behov har tillgång till information. 5

9 5 Vision, mål och delmål Den kommunövergripande e-visionen för Eslövs kommun är föreslagen av e-forum, den politiska styrgruppen för Eslövs kommuns utveckling av e-government. E-visionen gäller för samtliga verksamheter inom kommunorganisationen. 5.1 e-vision för Eslövs kommun Eslövs kommun ska vara: Effektiv Tillgänglig Transparent Användbar Effektiv Utvecklingen av e-government är inte en IT-fråga utan en verksamhetsfråga varför fokus måste förflyttas från teknik till verksamhetsutveckling. IT ska vara ett verktyg för att uppnå visioner och mål samt nyttjas för att genomföra förändringsarbete och åtgärder. IT möjliggör såväl rationaliseringar av verksamheten som utveckling av nya slags tjänster till medborgaren. Information ska hanteras automatiskt elektroniskt såväl i gränssnittet mot medborgaren som i kommunens interna processer. Tjänster som erbjuds medborgaren ska ha hög kvalitet, hög grad av självbetjäning och den enskilde ska ges möjlighet att bli en aktiv part i sina ärenden. En effektiv samverkan mellan och inom förvaltningarna samt mellan politik och förvaltning ska möjliggöras Tillgänglig IT ska underlätta för medborgarna att komma i kontakt med Eslövs kommun. Information och tjänster ska vara tillgängliga för alla oavsett tid, plats, ålder, kön, funktionshinder, funktionsnedsättning, teknisk miljö samt etnisk och kulturell bakgrund Transparent Kommunikationen mellan medborgaren och förtroendevalda respektive tjänstemän ska, med IT som verktyg, bli enklare, snabbare samt mer individuellt anpassad. Att via webben ha möjlighet till att bland annat ta del av kommunens diarium och offentliga handlingar, följa och ha insyn i ett ärende samt ha åtkomst till sin egen information är demokratifrågor som stärker medborgarnas rätt till insyn och delaktighet i Eslövs kommuns verksamhet. Det handlar om att redovisa för medborgarna vad man gör, hur man förvaltar skattepengar, hur man behandlar medborgare i olika sammanhang, men också kommunikation med politiker (Grönlund, 2001) Användbar Eslövs kommuns webbplats, information och e-tjänster ska ha hög användbarhet, hög användarvänlighet samt ge mätbara förbättringar för såväl medborgare, personal som verksamhet. Användarvänlighet innebär att produkten utformas så enkel att den blir lätt att lära sig, använda och förstå (Tajakka, 2004). Användbarhet är den utsträckning till vilken en specificerad användare kan använda en produkt för att uppnå specifika mål, med ändamålsenlighet, effektivitet och tillfredsställelse, i ett givet sammanhang (ISO ). 6

10 5.2 e-mål och e-delmål för Eslövs kommun Utifrån den kommunövergripande e-visionen ska mål och delmål utarbetas såväl kommunövergripande som för varje förvaltning, enhet, avdelning etc. Arbetet ska utgå från kommunens egna förutsättningar och ske i samverkan mellan förtroendevalda och tjänstemän. Mål och delmål ska vara SMARTa: Specifika Mätbara Accepterade Realistiska Tidsatta Kommunövergripande målsättning Utöver fortsatt satsning på enklare e-tjänster, såsom information och nedladdningsbara blanketter, ska även utveckling av mer avancerade e-tjänster ske. Utvecklingen ska såväl underlätta för medborgare, företag och organisationer som effektivisera den kommunala organisationen, bland annat genom att ersätta manuell hantering. Inledningsvis prioriteras tjänster som förbättrar bemötande och demokrati. Resultaten från redan genomförda medborgarundersökningar ska tas till vara: e24-skånes telefonenkät och SCB-undersökningen från våren 2006 Ungdomspolitiska arbetet, våren 2007 Förstudie inom bemötande, sommar Vägledning för utvecklingen Kriterierna för kvalitetsutmärkelsen Sveriges IT-kommun ska vara vägledande i utvecklingen av e-government i Eslövs kommun års kriterierubriker (se bilaga 3): Ledning och strategi Innovationshöjd Omfattning Resultat Samverkan 5.3 Utveckling i samverkan Vid utvecklingen av e-government i Eslövs kommun ska såväl intern som extern samverkan ske. Eslövs kommun ska också följa utvecklingen av e-government regionalt och nationellt, ta del av andras erfarenheter samt dela med sig av sina egna Intern samverkan Utvecklingen av e-government har många beröringspunkter med de övriga tre högprioriterade politiska målen för mandatperioden; bemötande, IiP och mångfald. Utvecklingen av e-government ska leda till ett bättre bemötande i kommunen. Vidare kommer de anställdas kompetensutvecklingsbehov att påverkas. Mångfaldsperspektivet ska finnas med i utvecklingen av e-government genom omarbetning av text till lätt svenska, översättning till i kommunen vanligt förekommande språk, tillgänglighetsanpassning med mera Extern samverkan, enkäter, riktlinjer, litteratur med mera SKLs nätverk e-ringen samt undersökningar och enkäter som SKL tillhandahåller. Kommunförbundet Skånes arbete inom e-government samt nätverket e24 Skåne. Riktlinjer från Verva, Handisam, KBM med flera. SamBruks arbete samt Nationell IT-strategi för Vård och Omsorg 7

11 6 Ansvar och roller För att utvecklingen av e-government i en kommun ska lyckas krävs att såväl ledning som politik är delaktiga. Utvecklingen ska inledningsvis drivas i projektform för att senast inkluderas i ordinarie verksamhet. 6.1 Projektuppdrag Projektet ska senast leverera en långsiktigt hållbar lösning för e-government i Eslövs kommun, varpå det avslutas. 6.2 Politisk styrgrupp Till det fortsatta arbetet med plan och strategi för utveckling av e-government i Eslövs kommun utses en politisk styrgrupp. 6.3 Projektorganisation Ett e-råd, projektgrupp, bildas med uppgift att driva och samordna utvecklingen av e-government i Eslövs kommun. Till projektledare i e-rådet utses den i kommunen som är strategiskt ansvarig för e-frågor. Denne har dessutom till uppgift att rapportera till den politiska styrgruppen. I e-rådet ingår, förutom projektledaren, verksamhetsföreträdare för varje förvaltning. Utöver god verksamhetskännedom är det av vikt att dessa har befogenheter att ta beslut i strategiska frågor samt har tid avsatt för uppdraget. Därtill ska teknisk och ekonomisk kompetens knytas till gruppen. Vidare bör det inom varje förvaltning finnas en e-projektgrupp som driver frågorna på förvaltningsnivå samt vid behov även projektgrupper på enhets- och avdelningsnivå. Dessutom kan tillfälliga grupper bildas kring enskilda delprojekt. För att goda och innovativa exempel ska spridas behövs en sammanhållen projektorganisation. Mindre e-satsningar behandlas i e-rådet och större samordnas av styrgruppen. Extern samverkan för Eslövs räkning rapporteras på samma sätt. 6.4 Förvaltningar och nämnder Varje förvaltning ska utarbeta mål och delmål utifrån den kommunövergripande e-visionen (se kap. 5.2). Respektive nämnd ska fastställa förvaltningarnas e-miniminivå. Vidare skall nämnden årligen revidera miniminivå, mål och delmål. Utvärdering av förvaltningarnas, enheternas samt avdelningarnas mål och delmål ska ske vid verksamheternas ordinarie kvalitetsutvärderingar. 8

12 7 Aktivitetsplan Hösten 2007 kommer främst att vara en inventerings- och kartläggningsfas med syfte att fastställa de krav som utveckling av e-government ställer på IT-plattform, organisation och säkerhet (se kapitel 4). Under 2008 påbörjas utvecklingen i enlighet med de beslutade åtgärderna. Hösten 2007 inventering och kartläggning utredning och utveckling implementering Hösten 2007 Representanter till E-rådet utses och träffas kontinuerligt. I samverkan med den politiska styrgruppen utarbetar e-rådet kommunövergripande mål för utvecklingen av e-government. Dessa föreläggs kommunfullmäktige för beslut på marssammanträdet I samverkan med den politiska styrgruppen utarbetar e-rådet en aktivitetsplan för tiden vilken presenteras för kommunstyrelsen på januarisammanträdet Extern konsult genomför inventering och kartläggning av kommunens IT-plattform. Kartläggning av ansvar och befogenheter vad gäller behov, innehåll, struktur, samordning, teknikval, utveckling och drift av de interna samt exponerade IT-systemen. Säkerhetsanalys enligt Basnivå för informationssäkerhet (BITS) genomförs i samarbete med kommunens säkerhetschef. Målgruppsanalys samt behovsinventering inför kommungemensam lärplattform att användas i kommunens utbildningar (förskola, grundskola, gymnasieskola, komvux, KY), intern kompetensutveckling samt utåt till medborgaren genomförs och redovisas till kommunstyrelsen på decembersammanträdet Kartläggning av kommunens IT-mognad med hjälp av SKLs enkät. Påbörja identifiering av interna processer. Konkreta förändringar Fortsätta arbetet med metakatalog för intern användardatabas. Alla befintliga blanketter i kommunen ska göras nedladdningsbara som pdf-filer på hemsidan. Alla befintliga broschyrer ska göras nedladdningsbara och hanterbara som pdf-filer på hemsidan. Se över rutiner vad det gäller kommunövergripande information på hemsidan. Utveckling av e-blanketter. I samverkan med nätverket e24 Skåne planerar kommunikationsenheten att påbörja arbetet i början av hösten

13 8 Finansiering Under hösten 2007 ska en inventering av kommunens totala IT-relaterade kostnader göras. Därefter ska förslag på tilläggskostnader presenteras. Medel för det fortsatta arbetet måste avsättas i budget 2008 och framåt. 8.1 Behov hösten 2007 Extern konsult inventerar samt kartlägger kommunens IT-plattform. Genomförande av informationssäkerhetsanalys. Målgruppsanalys och behovsinventering av kommungemensam lärplattform. 8.2 Framtida behov Investeringar i kommunens IT-plattform. Investeringar för att kommunens interna verksamhetssystem ska kunna utbyta information mellan sig. 8.3 Externa finansieringsmöjligheter Vervas startpaket för eid. Verva finansierar startpaketet som omfattar kostnaderna för kontroll av e-legitimationer enligt ramavtal samt det stöd för kontrollen som omfattas av Vervas ramavtal Infratjänst Riktlinjer för regionala strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning inom Ett utvecklat informationssamhälle. - Stimulera och underlätta IT- användningen i små och medelstora företag. - Utveckla produkter och tjänster, såväl privata som offentliga, som syftar till att öka tillgängligheten till, och nyttan av IT för människor och företag. 10

14 Bilaga 1 4 Bilaga 1 Representanter i e-forum våren 2007 Bilaga 2 Styrgruppens arbete våren 2007 Bilaga 3 Utdrag ur Inbjudan till utmärkelsen Sveriges IT-kommun 2007 Bilaga 4 Idébilaga för tiden att kontinuerligt revideras 11

15 Bilaga 1 Representanter i e-forum våren 2007 Representanter till e-forum utsedda av kommunstyrelsen ; Ann Laurentz (s), sammankallande, Tony Hansson (s), Håkan Svensson-Sixbo (v), Lennart Nielsen (mp), Annette Linander (c), Tommy Nilsson (fp), Fredrik Lundström (m), Ann-Christin Waldén (kd), Fredrik Ottesen (sd). Till vår hjälp har e-forum också tagit Solweig Lewin (fp) samt Sara Heineman (s). Lennart Nielsen (mp) och Ann-Christin Waldén (kd) har inte haft möjlighet att deltaga i arbetet. Tjänsteman och ständig sekreterare har varit Eva-Lena Nilsson, kommunledningskontoret. 12

16 Bilaga 2 Styrgruppens arbete våren Avstamp i det lokala arbetet samt sammanträde Besök av Johan Poppen från BoF/Ekenäs, Fredric Palm från MoS och Kjell Olsson från KoF som visade samt berättade om hur de idag använder sig av hemsidan för att informera och kommunicera med medborgaren Nationellt perspektiv samt sammanträde Besök av Christer Haglund, fd kommunikationsstrateg Västerås stad, numera IT-strateg på SKL, som berättade om e-arbetet i Västerås samt om SKLs arbete och uppdrag inom området Regionalt perspektiv samt sammanträde Besök av Tomas Nilsson, ansvarig tjänsteman från Kommunförbundet Skånes kansli i styrelsen för Kommunförbundet Skånes styrgrupp kring utvecklingen av e-tjänster samt av Eva Hallberg i hennes roll som ledamot i styrelsen för Kommunförbundet Skånes styrgrupp kring utvecklingen av e-tjänster E-forum Skåne Två ordinarie representanter från e-forum, sekreterare samt sex ersättare deltog Förvaltningsperspektiv BoF, GoV, KoF och VoO samt sammanträde Samtal med Lisa Bäck, Viveca Serder, Eva Hallberg och Lars-Åker Borgström utifrån: Befintlig e-service Interna behov av och externa önskemål om framtida e-service Möjligheter och hinder Förvaltningsperspektiv AoF, Klk, MoS och SoT samt sammanträde Samtal med Lars Anderson, Johan Andersson, Eva-Marie Engström samt Anders Forsell utifrån Befintlig e-service Interna behov av och externa önskemål om framtida e-service Möjligheter och hinder Nuvarande IT- och e-organisation samt sammanträde Samtal med Kurt Strömberg (avdelningschef för fastighet där IT-enheten ingår), Tomas Prodenius (serviceledare på IT-enheten), Per Lindholm (kommunikationschef) och Ann Ekvall (informatör) utifrån Befintlig e-service Interna behov av och externa önskemål om framtida e-service Möjligheter och hinder Sammanträde med e-forum Sammanträde med e-forum 13

17 Bilaga 3 Utdrag ur Inbjudan till utmärkelsen Sveriges IT-kommun 2007 ( mmun_2007.pdf/$file/sveriges_itkommun_2007.pdf) EffektivITet stavas med IT Med stöd av IT kan Sveriges kommuner bli effektivare. För att skynda på utvecklingen behövs många goda föredömen. IT är vår tids viktigaste verktyg för att stärka välfärden och den offentliga sektorn. Med hjälp av IT kan de kommunala verksamheterna bli bättre. Barn och ungdomar kan glädja sig åt en skola som är mer stimulerande. Familjer som vill bygga hus får snabbare besked. Äldre som har hemtjänst kan känna sig tryggare. Alla som bor och verkar i kommunen kan få en demokrati som är öppnare och aktivare. Syftet med Sveriges ITkommun är att stimulera den fortsatta moderniseringen och förbättringen i kommunerna. Genom att lyfta fram förebilderna visar Utmärkelsen Sveriges IT-kommun att effektivitet stavas med IT. Alla kommuner som använder IT för att utveckla verksamheter och demokrati är välkomna att anmäla sig. Ledning och strategi Beskriv ledningens strategi för att utveckla kommunen med hjälp av IT och telekom. Vem beslutar om denna e-strategi? Ange kommunstyrelsens roll. Hur styrs och utvärderas kommunens IT-satsningar? Hur säkerställs IT-kompetensen och hur bevakas IT-utvecklingen i omvärlden? Har kommunen en användarorienterad IT-utveckling? På vilket sätt inhämtas synpunkter från medborgare, brukare, företag och personal på utformningen av hemsidan, e-tjänster och IT-stöd? Innovationshöjd Beskriv hur kommunen varit en föregångare och valt anpassade IT-lösningar utifrån kommunens egna förutsättningar. Ange två eller flera innovativa exempel på hur kommunen använt IT för att effektivisera och utveckla verksamheter och demokrati. Kommentera kommunens IT-plattform och hur den förändras samt konsolideras. Omfattning Beskriv viktiga e-tjänster i kommunen och i vilken omfattning dessa används. Skilj mellan utåtriktade tjänster mot brukare/medborgare/företag (t ex gymnasieansökan, utskänkningstillstånd) och interna e-tjänster för att effektivisera administrationen (t ex digital ärendehantering, beställningsfunktioner). Har kommunen öppna IT-system över förvaltningsgränserna, som underlättar samarbete? Vilken tillgång har lärare till intranät och andra IT-resurser? Belys hur IT används för att motverka diskriminering och öka jämställdhet. Resultat Har kommunen utvärderat sina IT-satsningar? Har brukargrupper, medborgare, företag och personal tillfrågats och varit nöjda? Vilka dokumenterade resultat har olika IT-projekt och e- tjänster lett till? Beskriv effekter och konsekvenser. I vilken utsträckning har uppsatta mål infriats? Ange mätbara förbättringar av service, effektivitet och demokrati? Samverkan Beskriv hur kommunen samverkar och delar med sig av erfarenheter. Samverkar kommunen med andra kommuner, landsting, statliga verksamheter, högskolor, forskning och företag för att begränsa kostnaderna, sänka riskerna och öka utbytet av IT-satsningarna? Vilka insatser görs för att sprida erfarenheterna om kommunens IT-relaterade tjänste- och demokratiutveckling till andra kommuner? 14

18 Bilaga 4 Idébilaga för tiden att kontinuerligt revideras Utan inbördes rangordning. Alla förvaltningar ska utarbeta en IT-strategi. Anordna inspirationsseminarium. Digital bilddatabas för Föjers bildarkiv med mera. Dokument- och ärendehanteringssystem som omfattar hela kedjan från registrering, till arkivering. På sikt ska medborgaren själv kunna registrera sitt ärende, följa ärendeprocessen, kommunicera med handläggaren samt få resultatet levererat via webben. Systemet ska stödja samverkan över förvaltningsgränserna. eansökningar för förskola, kulturskola, modersmålsundervisning, gymnasieskola etc. eblanketter. ebokningssystem för intern och extern bokning av lokaler, mat, bilar, besökstider etc. efakturor för utgående fakturor. eid. elönebesked. Eslövs officiella e-postadress är idag kommunstyrelsen@eslov.se. Ska vi istället använda oss av kommun@eslov.se, en modell som flertalet kommuner har. Förteckningssystem till centralarkivet. Integrera hemsida och intranät. Kallelser, protokoll och handlingar på hemsidan. Kartlägga möjligheten att använda webb 2.0-tjänster i Eslövs kommun. Kartlägga möjligheten att använda öppen källkod i Eslövs kommun. Kommungemensamt synpunktshanteringssystem. Medborgarnytta utifrån QlikView. Möjlighet att följa sitt ärende. Ny struktur på befintlig hemsida alternativt bygga ny hemsida. Omarbeta information och tjänster till lätt svenska. Påbörja arbetet med metakatalog som extern kunddatabas. Sända kommunfullmäktiges sammanträde via webb-tv eller webb-radio. Tillgång till intranät, e-post etc för förtroendevalda. Tillgång till kommunens intranät oavsett plats. Tillgänglighetsanpassade e-tjänster enligt Ett tillgängligt Sverige. Tydligt erbjuda fler RSS-flöden. Utarbeta rutiner för e-post i Eslövs kommun. En e-postadresser in till kommunen eller som idag exponera allas e-postadresser? Översätta information och tjänster till i kommunen vanliga språk. 15