Rapport från arbetsgruppen för Planering av lansering av Institution Z

Transkript

1 Rapport från arbetsgruppen för Planering av lansering av Institution Z ARBETSGRUPPENS UPPDRAG, MEDLEMMAR OCH ARBETSSÄTT Uppdrag Arbetsgruppens uppdrag har varit att kartlägga och planera kommunikationsinsatser inför extern lansering av institution Z, ur så väl ett kortsiktigt som ett långsiktigt perspektiv. I rapporten skulle det även framgå vilka strukturer, rutiner, processer för externkommunikation och internkommunikation som bör finnas för att upprätthålla kvaliteten i kommunikationsarbetet vid Institution Z. Arbetsgruppen har bestått av: Anna Holgén, kommunikatör Konsthögskolan Valand Lena Lind Brynstedt, kommunikatör/koordinator Filmhögskolan Peter Larsson, kommunikatör Högskolan för fotografi Johan Öberg, tf föreståndare Litterär gestaltning Carina Krantz, informatör fakultetskansliet (sammankallande) Arbetssätt Arbetsgruppen har haft sju arbetsmöten. De första mötena ägnades åt att definiera målgrupper/intressenter i lanseringen av Institution Z. Som utgångspunkt hade vi den intressentkarta som togs fram av fakultetens ledningsgrupp i den SWOT-analys som gjordes våren Målgrupperna diskuterades och prioriterade målgrupper i lanseringsarbetet ringades in. Efter det tog diskussionen om lämpliga informationsinsatser vid, riktade till olika målgrupper. För att i rapporten kunna föreslå strukturer, rutiner, processer för externkommunikation och internkommunikation genomförde vi en övergripande kartläggning av vilka processer inom information och kommunikation som arbetas med vid respektive institution. Processerna är i första hand processer där kommunikatör är involverad. Övriga funktioner som är viktiga i respektive process ringades in liksom övergripande behov av stöd. Med detta underlag tror vi att det inom Institution Z ganska snabbt kan sättas igång med processbeskrivningar för information och kommunikation, när organisationen och alla funktioner har fastställts. Anna Holgén och Carina Krantz har, i egenskap av projektkommunikatörer inom fakultetens utvecklingsprojekt/realiseringsarbete, besökt Stockholms Dramatiska Högskola. Syftet med besöket på Stockholms Dramatiska Högskola och kommunikationschef Monica Engdahl var att dra lärdom av de erfarenheter som de skaffade sig i sitt lanseringsarbete av den nya högskolan. (Stockholms Dramatiska Högskola består av tidigare Dramatiska institutet och Teaterhögskolan och startade 1 januari 2011.) Angående mötet med Stockholms Dramatiska Högskola och deras lanseringsarbete, se bilaga 5. MÅLGRUPPER I LANSERINGSARBETET AV INSTITUTION Z Definierade målgrupper/intressenter Arbetsgruppen utgick från den kartläggning av intressenter för utvecklingsarbetet som togs fram av fakultetens ledningsgrupp under våren Vi kompletterade och justerade något i intressentkartan för att landa i de målgrupper som vi anser vara gällande för lansering av institution Z. Övergripande målgrupper: Nyantagna studenter högprioriterade Förberedande utbildningar (nordiska folkhögskolor) 1

2 Utan inbördes rangordning: Göteborgs universitet Göteborgs stad Västra Götalandsregionen Gymnasieskolor med estetisk inriktning Alumner Högskolor inom fältet och samarbetspartners Utbytesorganisationer Internationella samarbetsorganisationer Externa konstnärer Branschorganisationer Kulturinstitutioner Göteborg, region, nationellt Press/media Beslutsfattare Externa finansiärer Allmänheten Nationella samarbetsprojekt Bibliotek i regionen Framtida arbetsgivare Samtliga målgrupper med undergrupper finns listade i bilaga 1. Den mest prioriterade externa målgruppen i lanseringsarbetet är nyantagna studenter (inkluderat studenter som kallats till intervju). Denna grupp är högprioriterad eftersom de har sökt en utbildning vid en institution/enhet, som när de sökte var: Konsthögskolan Valand, Högskolan för fotografi, Filmhögskolan och Litterär gestaltning. Interna diskussioner med studenter inom Institution Z har visat på institutionsnamnets betydelse för studenterna. Även om nyantagna studenter med stor sannolikhet ännu inte identifierar sig lika starkt med de gamla institutionsnamnen som redan befintliga studenter gör, så anser vi likväl att frågan är känslig gentemot dessa nya studenter. Efter diskussioner i arbetsgruppen så förde respektive medlem med sig betydelsen av att kommunicera den kommande omorganisationen till sökande studenter redan vid intervjuerna vilka nu redan har genomförts. Studenter som till hösten kommer att starta en utbildning inom Institution Z kommer också att bli de första bärarna av den nya institutionens namn. FÖRSLAG PÅ KOMMUNIKATIONSINSATSER Nedan följer en förklaring av de insatser som vi rekommenderar. I bilaga 2 är aktiviteterna listade i tabellform med ytterligare detaljinformation. Insatser riktade till prioriterade och specifika målgrupper: Nyantagna studenter En högprioriterad målgrupp som kan känna sig lurad om de inte får information om omorganisationen innan de tackar ja till en eventuellt erbjuden plats vi Institution Z. Det är viktigt att information till denna målgrupp går ut snarast möjligt. Aktiviteter: 1. Information om omorganisation i antagningsintervjuer 2. Information i antagningsbesked (gemensam berättelse om nya institutionen) 2

3 3. Gemensamt informationstillfälle/introduktion för alla i årskurs 1 på alla program vid höstterminens start 4. Gemensam träff för alla studenter inom Institution Z 5. Kontinuerliga möten mellan prefekt och studenter, under höst och vårtermin Presumtiva studenter och förberedande utbildningar I målgruppen presumtiva studenter räknar vi studenter på förberedande utbildningar, studenter på gymnasieskolor med estetisk inriktning och allmänna presumtiva studenter. Aktiviteter: Ta fram en rekryteringsplan för hösten 2012 som synkas med universitetets centrala studentrekryteringsenhetens arbete. Nationellt och internationellt perspektiv. Vykort med budskapet Nu blir vi 1 för information om sammanslagningen Affischer med budskap Nu blir vi 1 kom och träffa oss på öppet hus Inbjudningsbrev till Öppet Hus (till vidareinformatörer vid förberedande utbildningar) Arrangera Informationsdagar (oktober 2012) som riktar sig till lärare och studievägledare på förberedande utbildningar och gymnasieskolor med estetiska program. Upplägg på teman som: Hur är utbildningarna organiserade/upplagda vid den nya institutionen, Hur går ansökningsprocessen till, Hur kommer ämnena att utvecklas. Delta i Kunskap & Framtid rekryteringsmässa (presumtiva sökande) Arrangera Öppet Hus (december 2012) för presumtiva studenter (studenter på förberedande utbildningar och allmänhet). Program med seminarier för sökanden: hur söker du? Ta del av tidigare års ansökningar, Ta med egna konstverk och diskutera ihop med student/lärare. Erfarenheter finns inom Z av detta. Se till Best practise. Media I målgruppen media räknar vi så väl dagstidningar som bransch- och fackpress, radio, tv och frilansande journalister. Följande pressutskick om nya institutionen bör ske: Ny prefekt och ny institution. Kommunikation kommer att ske från fakultetskansliet i samarbete med institutionerna. Ny institution. Inför 1 juli. Berättelsen bli kommunikationen. Vid terminsstart. Påminna om nya institutionen genom verksamhetsnyhet. Vad är oklart men en påminnelse behövs i slutet av augusti/början september Inför officiell invigning ny institution/kvarteret i januari. Övergripande informationsinsatser påbörjas omgående: Formulera och förankra berättelsen om den nya institutionen (kort, mellan och lång version) samt en mening för epost (kort om sammanslagningen) Publicera berättelsen på institutionernas webbplatser Skicka berättelsen i nuvarande institutioners nyhetsbrev Inkludera information om ny institution och dess namn i pressmeddelanden om examensutställningar berättelsen kort version Med berättelsen som utgångspunkt förbereda externt meddelande till externa målgrupper anpassat till olika målgrupper beroende på hur klar organisationen är 1 juli. Förankra meddelandet internt. Insatser som måste schemaläggas (t.ex. informationsmöte för studenter) måste vidare till lokala samordningsgruppen för godkännande och beslut om datum. Ta fram en portallösning för webbplatserna som innebär att nuvarande webbplatser lever kvar under hösten men under ämnesområden och inte under gamla institutionsnamn. I samarbete med centrala informationsenheten. I samarbete med tekniker förbereda ompekning av nuvarande e-postadresser och webbplatser inklusive funktionsadresser. 3

4 Kontakta centrala informationsenheten för framtagning av ny logotyp och nya mallar för kontorstryck. Ta fram en pre-kommunikationsstrategi, för hösten 2012., som även ska inkludera sociala medier. Insatser inför 1 juli: Ta fram plan för kriskommunikation i samarbete med administrativ chef I samarbete med tekniker garantera att all personal har enhetlig e-postadress (@valand.gu.se) Ta fram enhetliga epostsignaturer för all administrativ personal samt ledning (innan profilprogram är färdigt.) I samarbete med administrativ chef och tekniker ta fram funktionsadresser exempelvis info@valand.gu.se Starta en Facebook-sida i institutionens namn där ämnena blir tydliga avsändare av aktiviteter/händelser lansering 1 juli 2012 Avstämning med arbetsgruppen gemensamma IT-system så att ändringar i Kata-GU, Ladok etc. är gjorda. Ta fram nya sändlistor för all-personal Ta fram sändlista till externt nyhetsbrev utifrån idag befintliga nyhetsbrev Skicka externt meddelande innehållande berättelsen till externa målgrupper Insatser inför höstterminens start: Fest för personal Ta fram nytt kontorsmaterial: brevmall, epostsignaturmall, brevpapper, kuvert, visitkort Nya skyltar på fasader och vid entréer (ej intern skyltning) Ta fram ett fåtal, väluttänkta profilprodukter där ämnen blir synliga. Ta fram en lättversion för intranät. Sidor på InfoGlue som kan vara öppna eller stängda med internt kalendarium och interna nyheter. I väntan på att centralt arbete med intranät fortskrider. Ta fram en gemensam kontaktdatabas för utskick, med möjlighet till kategorisering utifrån ämnen 1 gemensam kontaktdatabas som även institutionskollegierna kan använda. (Viktigt att rutiner och ansvar för uppdatering även fastställs.) Få klarhet i fråga om översättartjänster. Tidigare erfarenheter inom institution Z. Plan för översättning. Några insatser att genomföra under hösten obs! ej heltäckande lista Ta fram en kommunikationsplan för våren 2013 Grafiskt profil program som tydliggör när/i vilka frågor hela institutionen är avsändare och när områdena/institutionskollegierna är avsändare Enkelt informationsmaterial som presenterar utbildningarna vid den nya institutionen Ny webbplats separat projekt. I första skedet utreda behov och möjliga lösningar i en ny gemensam webbplats Utreda om namnet på den nya institutionen ska varumärkesskyddas Förbereda skyltprogram för intern skyltning av Valand-kvarteret ihop med ansvarig för lokaler Planera för extern invigningsfest i januari separat projekt Gemensam sammanställning av öppna seminarier som kan kommuniceras externt i nya institutionens namn. Gemensam sammanställning av utställningar inom olika ämnesområden 4

5 Förslag på långsiktiga satsningar för att lansera den nya institutionen och nya namnet Dessa förslag ger vi för att visa på alla möjligheter som kommer att finnas att lansera den nya institutionen, dess innehåll och namn. De aktiviteter som vi föreslår är bara några av alla möjligheter till extern kommunikation som kommer att finnas i den nya organisationen. De behöver dock alla vara förankrade i en övergripande vision och strategi för Institution Z samt ha tilldelats de resurser som satsningarna kräver för att det kommunikativa arbetet ska kunna vara professionellt Skapa en extern fokusgrupp bestående av ett antal externa målgrupper. Fokusgruppen ska bidra med perspektiv på hur kommunikationsarbetet vi institution Z skulle kunna utvecklas och organiseras i framtiden. Presentationsmaterial om institutionen som miljö för utbildning och forskning ska genomsyras av institutionens vision. Primära målgrupper är kollegor på nationella och internationella konstnärliga högskolor, presumtiva master- och forskarutbildningsstudenter Seminarieserie: plan för hur institutionen ska informera om öppna seminarier bör tas fram Strategi och plan för alumnverksamhet bör tas fram Tips från StDH: Prefekt genomför ett antal mindre möten ihop med några prioriterade målgrupper, till exempel kulturinstitutioner i staden, regionen, media. Syftet är såväl omvärldsanalys samt att lansera den nya institutionen gentemot dessa aktörer. Kommentarer kring insatser/aktiviteter Strategi för hur ämnena ska synas i helheten och när Det är viktigt att så snart som möjligt formulera en strategi för hur ämnena ska kommuniceras externt, i den nya institutionen. Det är betydelsefullt för såväl intern som extern kommunikation. Det finns både goda och dåliga exempel att ta del av. Det har inte ingått i arbetsgruppens uppdrag att formulera en strategi eller göra en kartläggning av bra och dåliga exempel. Utbildningsledare Ulf Dalnäs vid fakultetskansliet gjorde hösten 2010 en analys av organiseringen av konstnärlig högre utbildning globalt som vi rekommenderar att man tar del av inför detta arbete. (Se bilaga 4) Frågor som behöver tydliggöras är till exempel: hur syns ämnena på webbplatsen/i trycksaker/i epostsignatur etc, vilka begrepp ska användas för att kommunicera ämnet (institutionskollegiet/avdelning/ämnesområdet), hur svarar man i telefon, etcetera. En lika viktig fråga är att tydliggöra när institutionskollegiet kommunicerar externt och när institutionen kommunicerar. Till exempel har Filmhögskolan omfattande kontakter med filmbranschen. Betydelsen av institutionens namn Vilken ändelse som ska användas i e-postadresser samt vilken webbadressen blir till institutionens webbplats ger sig av vilket som blir Institution Zs namn. I skrivande stund (17/4) ligger ett namnförslag som inkluderar Valand. Det är då mest logiskt att e-postadresser och att webbadressen till nya webbplatsen blir Om detta blir namnet innebär det att Valands nuvarande webbplats måste ändra namn efter institutionskollegiet (exempelvis Kraftfull extern lansering i januari 2013 Vi har i arbetsgruppen diskuterat när i tid det är mest lämpligt att göra en kraftfull extern lansering. Att den nya institutionen träder i kraft 1 juli 2012 talar för en extern lansering i augusti/september. Men vid denna tidpunkt kommer det inte att vara möjligt att hänga upp lanseringen på så mycket mer än berättelsen om den nya institutionen. Vi anser att en kraftfull extern lansering bör ske i januari Det är i januari mer möjligt att ha ett innehåll i lanseringen: ny prefekt har hunnit verka under höstterminen, innehållsdiskussioner har hunnit komma igång, personal har haft hösten på sig att finna sin plats i den nya organisationen. En extern invigningsfest kan synkas ihop med en lansering av en ny gemensam webbplats för 5

6 institutionen och arbetet med att göra om kvarteret Valand (invigning av någon del/spadtag/presentation av planen beroende på status i arbetet). Vissa omedelbara insatser/åtgärder måste genomföras utan att vara förankrade i strategiska dokument och planer, trots att det egentligen är fel ända att börja i. Man får inte vara för försiktig i arbetet. Till exempel tror vi på att snabbt starta en Facebook-grupp för att lansera den nya institutionen. Ytterligare förslag som går utanför uppdraget: Invigningsfest för alla personal slut juni För att lansering ska bli trovärdig är det viktigt att personalen också känner sig hemma i den nya institutionen. Ett stort antal insatser riktade till personal kommer att behövas den närmaste tiden, men vi vill här nämna: en invigningsfest. Ett lättsamt och trevligt tillfälle att träffa och lära känna nya kollegor, ihop med ny prefekt. Vi tror att det vore bra med en social tillställning innan sommaren för att ge möjlighet till en begynnande vi-känsla, innan semestern tar vid. Uppstart för personal augusti I en kick off för personalen i augusti tas tråden upp efter semestern och terminen sparkas igång med att tillsammans skapa den nya institutionen. Arrangera internationell konferens för att placera institutionen på kartan internationellt Stöd & verktyg för kommunikation Checklista: information som bör ingå i antagningsbesked till studenter Gemensam kontaktdatabas utifrån ämne, inklusive presskontakter, branschkontakter Pressbevakningssystem vilket ska institutionen ha och hur återkoppla till institutionskollegierna Publiceringsverktyg som inkluderar portfoliolösning Program för nyhetsbrev Gemensam och överenskommen berättelse om nya institutionen. I olika längder för olika bruk. FÖRSLAG PÅ STRUKTUR, RUTINER, PROCESSER FÖR EXTERN OCH INTERN KOMMUNIKATION 1 JULI 2012 I arbetsgruppens uppdrag ligger att föreslå vilka strukturer, rutiner, processer för externkommunikation och internkommunikation som bör finnas för att upprätthålla kvaliteten i kommunikationsarbetet vid Institution Z. Med syfte att försöka lägga fram ett förslag på strukturer, rutiner och processer gjorde arbetsgruppen en kartläggning av nuvarande processer inom information och kommunikation vid nuvarande institutioner. Arbetsgruppens medlemmar ansvarade för att fylla i kartläggningen utifrån det arbete som idag bedrivs vid respektive institution. Processerna har främst varit sådana som involverar kommunikatörer, vilket inte ger ett fullständigt perspektiv på information och kommunikation. Att i nuläget göra en total inventering av samtliga informations och kommunikationsprocesser skulle varit en mycket omfattande insats som inte har mäktats med inom projektets tidsramar. Idag arbetar det cirka 2,1 kommunikatörer vid de institutioner som ingår i Institution Z: Valand 50%, HFF 100%, Filmhögskolan 60%. Vid litterär gestaltning arbetar man också med information och kommunikation men procentsatsen är svårare att bedöma. Arbetsuppgifterna täcker så väl intern som extern kommunikation. Förutsättningarna för kommunikatörerna är olika, endast på Filmhögskolan är kommunikatör adjungerad i ledningsgruppen och kan bidra med ett tidigt kommunikationsperspektiv på aktuella frågor. Omfattningarna i tjänst är likaså skiftande. 6

7 Kartläggningen visar dock på att vissa kommunikationsprocesser/arbetsuppgifter är genomgående omfattande arbetsuppgifter på HFF; Filmhögskolan och Valand: stöd till studenter inför offentliga utställningar/arrangemang, mediakontakter, ansvar och utveckling av extern webbplats, kommunikation till antagna/kallade studenter, utskick av externa nyhetsbrev och interna kommunikationsinsatser. Processerna finns listade i bilaga 3. I den kartläggning som gjorts av dagens informations- och kommunikationsprocesser framstår stödet till studenter inför offentliga utställningar/arrangemang som en omfattande del av kommunikatörernas arbetsuppgifter. Vi vill understryka vikten av att i framtiden arbeta mer med forskningskommunikation, för att nå ut med information om forskningen vid institution Z till diverse olika målgrupper. Vi anser det vara omöjligt att ge förslag på strukturer och rutiner för kommunikation inom institution Z utan att ha en fastställd organisationsstruktur att gå efter. Om det inom den nya institutionen ska vara möjligt att bedriva ett professionellt, strategiskt och planerat kommunikationsarbete är det viktigt att institutionens kommunikatör kan arbeta nära ledningen och sitta med i ledningsråd. Kommunikation inom institutionskollegierna måste utredas. Om det endast ska finnas en kommunikatör vid institutionen, där det idag finns 2,1 kommunikatörer, betyder det att vissa kommunikationsuppgifter måste ligga på andra funktioner. Så väl inom institutionskollegierna som i den gemensamma administrationen. Vilka dessa funktioner ska vara kan arbetsgruppen inte säga, då institutionens organisering inte är klar. Det är viktigt att det ges möjlighet och utrymme för kommunikatören att formulera strategier och planer för kommunikationsarbetet, vilka ska vara sammanflätade med institutionens strategier. För att säkerställa kvaliteten på kommunikationsarbetet under uppbyggnadsfasen så bör det finnas ett stöd i det dagliga kommunikationsarbetet. Genom att, under uppbyggnadsfasen, ta vara på den organisation för kommunikation som finns idag kan man säkerställa kvaliteten, ge utrymme för ny kommunikatör att formulera strategier och planer samt ta reda på best practise inom nuvarande institutioner. Mötesstruktur på Institution Z I och med att institutionens organisation inte är fastställd är det omöjligt att ge förslag på kompletterande mötesstruktur. Vi vill ändå skicka med några grundläggande förslag: Kontinuerliga möten mellan prefekt och personal (frukostmöten), ev 1/månad Kontinuerliga möten mellan prefekt och studentsektion Kontinuerliga möten mellan prefekt och studenter Kontinuerliga möten mellan administrativ chef och administration DET FORTSATTA ARBETET Genomförande och samordning av lanseringsarbetet Det är viktigt att lanseringsarbetet sätter igång snarast möjligt. Vårt förslag på hur arbetet bör ledas och genomföras under april, maj till dess att kommunikatör för institution Z är utsedd är att nuvarande kommunikatörer inom Institutioner Z skapar en arbetsgrupp för genomförande (Anna Holgén, Peter Larsson, Lena Lind Brynstedt). I arbetsgruppen bör även en representant från Litterär gestaltning ingå. En av kommunikatörerna bör även få uppdrag att samordna processen, samtidigt som den ingår i arbetsgruppen. Budget för lanseringsarbetet Det är viktigt att få klarlagt vilken budget som lanseringsarbetet ska förhålla sig till under resten av Budgeten kommer att bli styrande för vilka insatser som kommer att kunna genomföras och när i tid. 7

8 Lokala samordningsgruppen som referensgrupp Vi hade som en första ambition att möta den lokala samordningsgruppen som referensgrupp i arbetet. Tyvärr har tiden inte räckt till detta. Vi rekommenderar att man i nästa steg stämmer av föreslagna och beslutade lanseringsaktiviteter med lokala samordningsgruppen. /Arbetsgruppen, 17 april 2012 BILAGOR Bilaga 1: Målgrupper med undergrupper Bilaga 2: Tabell med föreslagna kommunikationsinsatser inkl tidplan och kommentarer Bilaga 3: Processer inom information och kommunikation Bilaga 4: PM Analys av organisering av konstnärlig högre utbildning globalt Bilaga 5: Mötet med Stockholms Dramatiska högskola. Erfarenheter i lanseringsarbetet 8

9 Bilaga 1: Målgrupper Målgrupp Undergrupper Prioritering Antagna studenter Studenter som kallats till intervju Antagna studenter Göteborgs universitet Universitetets ledning Gemensamma förvaltningens avdelningschefer Lärarutbildningsnämnden (LUN) inklusive forskarskolan (CUL) Enheten för Pedagogisk utveckling och interaktivt lärande (PiL) Fakulteter inom GU Personal och studenter 1 Göteborgs stad Kulturförvaltningen (förvaltningschef och informationschef) Biblioteken (+ i regionen) Museer se även Kulturinstitutioner Göteborg & Co Arbetsförmedlingen Kultur Västra Götalandsregionen Kulturnämndens ordförande Kultursekretariatet (kulturchef och kommunikationsansvarig) hela kansliet? Kultur i Väst Film i Väst Göteborgs symfoniker Göteborgs operan Regionteater Väst (Uddevalla och Borås) Gymnasieskolor med estetisk inriktning Konstlärare på dessa gymnasieskolor Studievägledare Studenter på estetiska program Förberedande utbildningar Nordiska folkhögskolor Internationella motsvarigheter Alumner GUs alumndatabas samt institutionskontakter Högskolor inom fältet och Nationella samarbetspartners o Högskolor/universitet med konstnärligt utbildning o o Internationella Utbytesorganisationer KUNO Internationella ELIA samarbetsorganisationer Share CIRRUS NORDICIL Chalmers Vilka har inst samarbeten med? lista utifrån institutioner

10 Bilaga 1: Målgrupper Externa konstnärer Branschorganisationer Författarförbundet Svenska Filminstitutet KRO OFF Gallerister ev branschorganisation Kulturinstitutioner Göteborg Kulturinstitutioner - regionen Festivaler o Göteborg International Film Festival o Dans- och teaterfestivalen o Vetenskapsfestivalen o GAS Museum o Göteborgs Konsthall o Göteborgs konstmuseum o Göteborgs stadsmuseum o Röhsska museet o Sjöfartsmuseet o Göteborgs Naturhistoria Museum o Universeum o Världskulturmuseet Kulturhus o Röda Sten o Hasselblad center o Gallerier o Frölunda kulturhus o Angereds kulturhus o Fängelset Teatrar o Göteborgs stadsteater o Backa teater o Folkteatern o Pustervik Kulturskolor Musikscener o Göteborgs Operan o Göteborgs konserthus o Brewhouse o Musikens Hus o Stora teatern Annat o Konstepidemin Uddevalla museum Akvarell museet Borås konstmuseum Konserthuset i Vara Halmstad, Varberg, Skövde Marks kommun Kulturinstitutioner - nationellt Folkets hus- och parker Vi har troligen alla på våra respektive institutioner utifrån våra kompetenser listor på nationella kulturinstitutioner, t.ex Stockholm Filmfestival, Uppsala kortfilmfestival, Tempo dokumentärfestival. Mässor av olika slag: Bok- och bibliotek,

11 Bilaga 1: Målgrupper Fotomässan, Sollentunamässan, Market Press/media Dagstidningar Radio TV Bransch- och facktidningar o Ord & Bild o OEI o 10tal o Paletten o Med flera Frilansande journalister Notering: det finns presslistor på alla institutioner inom Z men dessa kan samordnas med fakultetens och eventuellt med GU centralt, samt kompletteras. Beslutsfattare Utbildningsdepartementet Högskoleverket (ny myndighet med start 1 januari 2013) Externa finansiärer Stipendiefonder Allmänheten Nationella samarbetsprojekt Bibliotek i regionen Potentiella framtida arbetsgivare Grafiska verkstäder Tryckerier med konstnärliga inriktningar Med flera

12 Insats/aktivitet Vad När Stöd för insats Målgrupp/Kanaler Budget Prio Anteckning PRIORITERAD MÅLGRUPP: ANTAGNA, KALLADE STUDENTER Info i antagningsintervjuer Gemensam berättelse om nya institutionen Info i antagningsbesked Gemensam text om nya institutionen maj - juli 1. Gemensam berättelse 2. Lathund för vad som bör finnas med i antagningsbesked som skickas från institutionen Gemensamt informationstillfälle för alla i årskurs 1, alla mänen Gemensam träff för alla studenter inom Institution Z Etablera kontinuerliga informationsmöten mellan prefekt och studenter Ny prefekt får bli bärare av berättelsen och ny institution FÖRBEREDANDE UTBILDNINGAR/PRESUMTIVA STUDENTER Ta fram rekryteringsplan för ht 12 Ta fram intresseväckande material 1. Vykort med Nu blir vi 1 2. Posters med Nu blir vi 1 kom och träffa oss på Öppet Hus 3. Inbjudningsbrev till Informationsdagar April 2012/Maj Studenter som sökt till program och kallats till intervju 1 Litterär: inga intervjuer Valand: HFF: BA v 12, MA v 21 Film: MA 24 o 25 maj Augusti/september Vecka 37 o 38 är Litterär gestaltning i Gbg. Början av höstterminen Start höstterminen. Oklart vilken periodicitet september Gemensam berättelse, presentationsmaterial 1. Studenter som erbjuds plats 2. Reserver 1 HFF: BA v17-18 via antagning.se (epost) MA 12 juli via antagning.se (Epost) HFF- brev ut en vecka efter antagning.se Litterär: 20 juni Valand: Film: beslut 28 maj o antagningsbesked 29 maj. Nyantagna studenter 1 Berättelsen om den nya institutionen samt konkret fakta om vem som gör vad Berättelsen 2 Delvis intern lansering. Synkas med central rekryteringsplan Delaktighet i utbildningsmässa i Stockholm? Stockholms konstnärliga högskolor har gemensam monter Tillgänglig budget? september För olika målgrupper i rekryteringsarbetet Material att använda inför Öppet Hus och informationsdagar Planera inför Öppet Hus oktober Presumtiva studenter Arrangera Informationsdagar 1. Inbjudningsbrev till rektorer på förberedande utbildningar och gymnasieskolor med estetisk verksamhet Oktober 2012 Lärare och studievägledare vid förberedande utbildningar och gymnasieskolor med estetisk verksamhet Program med presentationer: Hur är utbildningarna organiserade, hur går ansökan till, hur kommer ämnena att utvecklas Medverka i Kunskap & Framtid November 2012 Presumtiva studenter på gymnasienivå Kunskap & Framtid. Rekryteringsmässa i november. Arrangera Öppet Hus December 2012 Prio: Presumtiva studenter, studenter på förberedande utbildningar. Riktade inbjudningar Allmänheten: nå via annonsering och affisch. MEDIA Interna meddelanden i samband med ny prefekt Meddelande i samband med ny prefekt Pressmeddelande i samband med ny prefekt Pressmeddelande i samband med institutionens namn Öppet Hus ihop med HDK eventuellt också HSM. April/Maj? Media Separat kommunikationsinsats April/Maj? Media Separat kommunikationsinsats April/Maj? Media Separat kommunikationsinsats April/Maj? Media Separat kommunikationsinsats Pressinbjudan: träffa ny prefekt April/Maj? Media Separat kommunikationsinsats Pressmeddelanden om examensutställningar I pressmeddelanden om vernissage och festivaler kommunicera ny institution Maj Media En gemensam text - berättelsen Pressmeddelande Nu blir vi en Inför 1 juli Media Pressmeddelande En påminnelse av Nu blir vi 1 Terminsstart Meddelandet blir en påminnelse om den i nya institutionen. Vinkel måste vara

13 Pressmeddelande om Officiell invigning av institutionen Inför invigning i januari verksamhetsförankrad. Får tänkas ut närmare höststarten. Officiell invigning av institutionen, eventuellt även av kvarteret. ÖVERGRIPANDE INFORMATIONSINSATSER PÅBÖRJAS OMGÅENDE Berättelse om Institution Z Formulera och förankra berättelsen. Slut april/början maj Publiceras på nuvarande webbplatser Skickas i nuvarande nyhetsbrev Inkludera i pressmeddelanden om examensutställningar Meddelande om ny institution Förbereda meddelande och Mitten juni Berättelsen Se målgruppslista: mottagaradresser - Göteborgs universitet - Göteborgs Stad - Västra Götalandsregionen - Konstkåren och GUS - Nationella utbytesorganisationer - - Internationella utbytesorganisationer Samarbetsorganisationer Med flera (se målgruppslista) Flera versioner: lång, kort, mellan version. Samt en bärande mening för användning i t.ex. epost. Hur mycket detaljinformation kan man ta med och vad är intressant för målgruppen? Institutionen, prefekt, administrativ chef, enhetschefer? Beroende på hur mycket som är klart inom ny organisation så behöver meddelandet även anpassas till de olika målgrupperna. Schemalägg gemensamt informationsmöte för studenter vid terminsstart Portalingång för webben Förbered ompekning av webbplatser och e- postadresser inklusive funktionsadresser Ta fram ny logotyp för institutionen Ta fram en pre- kommunikationsstrategi för hösten 2012 Gemensamt möte för alla i årskurs 1 Slut april Lokala samordningsgruppen För beslut om datum och schemaläggning. Ta fram en lösning på portalingång samt förbered ompekning av nuvarande sidor. En lättversion utifrån rådande läge. Ska lätt kunna revideras. Ska även inkludera sociala medier. Maj- juni Lansering 1 juli 2012 Maj- juli 2012 CMS (InfoGlue) Medel I samarbete med centrala informationsenheten. Nuvarande webbplatser lever kvar under hösten som ämnesområden. I samarbete med central informationsenhet. Kan detta synkas med den centrala kommunikationsstrategin för GU? Endast påbörjad i detta skede. INSATSER INFÖR 1 JULI Plan för kriskommunikation tas fram Enhetliga e- postadresser Enhetlig e- postsignatur Nya funktionsadresser Starta Facebook- sida för institutionen Stämma av med det gemensamma IT- projektet Nya sändlistor för alla medarbetare Ny sändlista för gemensamt externt nyhetsbrev från institutionen Skicka externt meddelande till externa målgrupper Plan tas fram ihop med administrativ chef I samarbete med tekniker se garantera att alla har enhetlig e- postadress Ta fram enhetlig e- postsignatur för all personal. Kommunicera signaturen till medarbetare. Ta fram nya funktionsadresser för vissa funktioner. I institutionens namn. Den officiella sidan. Lansering 1 juli 2012 personal Alla externa målgrupper. Prioriterade målgrupper kan utses längre fram när institutionen formulerat sina stratetegier Nya e- postadresser ska föras inom i Kata- GU (Nya katalogen). En plan för hur övergången ska se ut mellan gamla och nya e- postadresser bör tas fram. I samarbete med administrativ chef och tekniker. Är ändringar gjorda i Kata- Gu, Ladok, etc. Viktigt för extern kommunikation INSATSER INFÖR HÖSTTERMINENS START Kontorstryck tas fram Brevpapper, kuvert, visitkort Juni- juli 2012 Samtliga externa målgrupper (användas av interna) Hur ska ämnena vara synliga? I samarbete

14 Extern skyltning entréer och fasader Profilprodukter till nya och gamla studenter Lättversion av intranät Gemensam kontaktdatabas för utskick Skapa klarhet i frågan om översättningar inklusive gemensam epostsignatur Namn på fasad och skyltar utanför entréer. Skyltar i entrén. Någon produkt där ämnena bli synliga. Institutionsnamnet ska framträd men inte ta över. =EN plats där intern information kan hittas. Med internt kalendarium och interna nyheter. Sidor på InfoGlue som kan vara öppna eller stängda med lösenord. Med möjlighet till kategorisering utifrån ämnen Hur ska tvåspråkighet garanteras? Utifrån tillgängliga resurser måste rutiner tas fram. med central informationsenhet Maj- juni, augusti Allmänheten, externa målgrupper (även intern symbolik) Obs, ej intern skyltning Juni- augusti Nya och gamla studenter. Att använda vid terminsstart. Väl avvägda produkter som visar vilka ämnen som finns inom institutionen. Presumtiva studenter. Vid rekryteringstillfällen. Juni- augusti Medarbetare Utreda hur det ska förhålla sig till intranät (GUL) för studenter. Augusti Augusti - framåt GU centralt arbetar med nytt intranät för hela universitetet. En lättversion blir en tillfällig lösning. Inmatning av nuvarandekontaktuppgifter kan behöva med tid, beroende på mängd och tillgängliga resurser. Här finns erfarenheter och kontakter att ta tillvara. Kommer det att finnas en resurs inom institutionen, ska tjänsten köps in eller ska varje enskild funktion ansvara för tvåspråkigheten? INSATSER ATT GENOMFÖRA UNDER HÖSTEN Kommunikationsplan för vt 2013 Grafiskt profilprogram tas fram. Strategi för avsändare (helhet/delar) Informationsmaterial Ny webbplats Utred om namnet på institutionen ska varumärkesskyddas Skyltprogram - helheten Planering för extern invigningsfest Offentlig seminarieverksamhet inom Z - program Program över utställningar Lansera nyhetsbrev från Z Hur kommuniceras delarna inom helheten? Enklare material som kort presenterar utbildningarna Separat projekt. Undersök möjligheter inom befintligt system och utanför. Portfoliolösning för studenter och personal mm. Nytt namn på institutionen. Utred behov och lämplighet. Förbereda skyltprogram för hela institutionen. Externt och internt Separat projekt. Är gemensamt program möjligt? Affischering? Marknadsföring via sociala medier. Dokumentation för återanvändning? Utställningar vid institutionens gallerier. Möjlighet till sammanställning för gemensam marknadsföring. Rutiner för dokumentation. Etablera nyhetsbrev till externa målgrupper. Hösten Klart oktober- november 2012 Hösten Klart december 2012 Presumtiva studenter, grund och avancerad nivå. Lärare och vidareinformatörer på förberedande utbildningar och gymnasieskolor. (Material till Informationsdagarna i oktober) Hösten 2012 Alla externa målgrupper (nationella och internationella) Hög Budget? Hösten 2012 Mellan Förnyad budskapsplattform utifrån hur verksamheten hittar sin form. Hur ska Z profilera sig? Hur långt har arbetet kommit med GUs kommunikationsstrategi? Hur ska delarna vara synliga? Institutionskollegierna/ämnena som avsändare. En plan för långsiktigt arbete Material med syfte att visa på att alla dessa utbildningar finns vid institutionen. Vilken budget finns? Hösten Interna målgrupper. Besökare i huset. Utformning av de delar som ingår i skyltprogrammet. Byggprocess och omflyttningar styr när produkterna ska tas fram. Hösten 2012 (planering). Invigning januari 2013 Hösten 2012 September och löpande Västra Götalandsregionen, Göteborg Stad, kulturinstitutioner, konstnärliga högskolor i Sverige, allmänhet, övriga GU, alumner. Västra Götalandsregionen, Göteborg Stad, kulturinstitutioner, allmänhet, övriga GU, övriga gallerier i staden, alumner, med flera Profileringsfråga Hur ska z profilera sig nationellt? Vad är innehållet i seminarierna? Vem är avsändare: institutionen eller ämnena? Profileringsfråga Hur ska z profilera sig nationellt och lokalt? Lyfta fram studentarbeten gentemot målgruppen. Visa på aktiva i staden. Eller ska detta ligga på studenterna? Förhållande studenter - institution. Hösten 2012 Externa målgrupper Vilka nyhetsbrev ska finnas kvar från institutionskollegienivå? Ibland finns särbehov av att nå vissa grupper/bransch. FRAMTIDA SATSNINGAR TILL VISS DEL BEROENDE AV INSTITUTIONENS VILJA OCH STRATEGIER Extern fokusgrupp Skapa externa fokusgrupper som kan bidra med perspektiv på En kvalitetssäkring av institutionens externa kommunikation.

15 Informationsmaterial om institutionen Z:s seminarieserier Alumnverksamheten Prefekt möter externa målgrupper i småmöten Arrangera internationell konferens institutionens externa kommunikation. Vad önskar man få ta del v och på vilket sätt? Utvärdering av kommunikationen. Fokus på den gemensamma miljön för utbildning och forskning Strategi för seminarieverksamheten bör formuleras. Vilka är prioriterade målgrupper? Plan för hur institutionen ska informera om sina öppna seminarier. Strategi och plan för alumnverksamheten bör tas fram. Prefekt genomför småmöten med några prioriterade målgrupper. Syfte: omvärldsanalys och lansering av institutionen och prefekten. Ex. kulturinstitutionerna i staden Primära: kollegor på nationella och internationella konstnärliga högskolor, presumtiva master- och forskarutbildningsstudenter Goda exempel finns inom GU att dra lärdom av. Nationell benchmarking. Vilka frågor är verksamhetens styrkor? En ambition skulle kunna vara att arrangera en internationell konferens under hösten 2013 som skulle sätta institutionen på den internationella kartan.

16 Bilaga 3: Processer inom information och kommunikation INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSPROCESSER VID NUVARANDE INSTITUTIONER INOM Z ÖVERGRIPANDE KOMMUNIKATIONSARBETE OMRÅDE/AKTIVITET MÅLGRUPP SYFTE YTTERLIGARE FUNKTIONER I PROCESSEN Lägg till kommentar Ledningsstöd Medarbetare, studenter, externt Strategiskt kommunikationsstöd Kommunikatör ingår i ledningsråd Planera interna kommunikationsinsatser i ledningsfrågor Kommunicera ledningsbeslut Stöd till ledningsfunktioner i särskilda frågor Så att all personal får samma besked, stödja prefekt och övrig ledning Så att all personal får samma besked, stödja prefekt och övrig ledning Prefekt, administrativ chef, informatör Prefekt, administrativ chef, informatör Kriskommunikation Deltar i förberedande planering/upplägg av kriskommunikationsarbete Plan för kriskommunikation finns Kommunikatörer har en uttalad roll i kriskommunikationsplanen/-arbetet Vid kris planera kommunikationen Prefekt, arbetsmiljöombud Omvärldsanalys/-bevakning System för mediebevakning finns Återkoppling av medieuppmärksamhet till verksamheten Bevakning av regeringsbeslut inom kultur- och utbildning Kommunicerar beslut till verksamheten Bevakning av konkurrenter (nationella och internationella) Kommunicerar bevakning till verksamheten Medarbetare, studenter Visa personal, studenter att vi når ut med verksamheten, (oftast) positiva nyheter kan inspirera. Informatör Prefekt, professorer, ämnesansvariga, utbildningsansvariga, kommunikatör prefekt Prefekt, professorer, ämnesansvariga, utbildningsansvariga, kommunikatör Grafisk profil - personal Medarbetare, studenter, externt 1

17 Bilaga 3: Processer inom information och kommunikation Ansvarig för framtagande av lokal grafisk profil Ansvarig för implementering av grafisk profil mot personal Ansvarig för implementering av grafisk profil mot studenter Ansvarig för framtagande av trycksaker om institutionen (för studentaktiviteter se separat lisat) Ansvarig för framtagande av mallar (trycksaker, webb, epostsign) Ansvarig för framtagande av profilprodukter Tekniskt stöd till personal gällande mallar Beställare av kontorstryck Informationsstöd till studenter inför offentliga visningar/utställningar/etc. Att ha en person som är ansvarig och kan kommunikation Så att alla får samma information Så att alla får samma information Marknadsföring, information Att ha en person som är ansvarig och kan kommunikation Att ha en person som är ansvarig och kan kommunikation Att ha en person som är ansvarig och kan kommunikation/ administration Att ha en person som är ansvarig och kan administration Informatör håller i projekt, andra medarbetare deltar Informatör Informatör Informatör, tekniker, budgetansvarig Informatör Informatör, lärare, studenter Tekniker Vaktmästare, administratör Uppstartande planering Bestämma datum för utställning Få ett datum som passar många och som inte krockar med andra viktiga aktiviteter. Lärare/kursansvarig, utbildningsansvarig Boka galleri/lokal för utställningen Att få önskad ändamålsenlig lokal Lärare/kursansvarig, koordinator Bestämma budget för utställning Se antal timmar för curator + övriga kostnader (tryck, etc.) Lärare/kursansvarig, ekonom, Dela in studenter i olika grupper (tryck, press, hängning, transport, etc.) Tar fram övergripande tidsramar för kommunikationsinsatser (tidpunkter, datum, aktiviteter inför, under och efter utställningen) Effektivisera arbetet, få kontaktpersoner, Synliggöra allt arbete som krävs, vilka deadlines som finns, ansvarig, etc. utbildningsansvarig Lärare/kursansvarig tillsammans med studenter, utbildningsansvarig Informatör Genomförande Bestämma om trycksaker görs internt eller externt Tillhandahåller manual med grafiska riktlinjer (Gu-logga synlig, etc.) Kontaktperson för hjälp med tryckfärdigt original Kontaktperson för frågor om logotyp, grafisk profil, etc. Klargöra vad institutionen bekostar (utskick, distribution, etc.). Tillhandahåller checklista med viktiga datum för kommunikation (Senaste datum för skicka banner, info till webben) Kostnadsfråga, lära studenter hur tryckprocessen fungerar, smidigt Visa att GU är huvudman Hjälp vid tryck, lära studenterna tryckprocesserna Möjlighet till korrläsning Så att studenterna planerar distributionen därefter. Att få all information på webb i god tid innan utställningen Prefekt, lärare, utbildningsansvarig, informatör, tekniker Informatör Tekniker Informatör Lärare/utbildningsansvarig (budget) och informatör Informatör 2

18 Bilaga 3: Processer inom information och kommunikation Bestämma vem (studenter eller informatör) som skriver pressmeddelande Tar fram kommunikationsplan (vilka kanaler (info, flux, etc.) skickar institution/student information till. ) Utställningsdokumentation efter vernissage. Så att inte denna viktiga åtgärd faller mellan stolarna. Lära studenter att skriva pm. Tydliggöra vilka kanaler skolan arbetar mot och vilka studenterna själva får bearbeta. Få interiörbilder för publicering på webb/arkiv. Informatör Informatör Student INTERN KOMMUNIKATION OMRÅDE/AKTIVITET MÅLGRUPP SYFTE YTTERLIGARE FUNKTIONER I PROCESSEN Lägg till kommentar Stödja medarbetare i kommunikationsarbete Medarbetare Stötta medarbetare i kommunikationsarbete (teoretiskt/konsultativt) Mer effektiv och tydlig kommunikation Informatör, administratör Stötta medarbetare i kommunikationsarbete (praktiskt/operativt) Planera kommunikationsinsatser för personal i administrativa projekt (ex IT, ekonomi) Genomföra kommunikationsinsatser för personal i administrativa projekt (ex IT, ekonomi) Planera kommunikationsinsatser riktade till studenter (ihop med administratörer, kursansvariga..) Undantaget utställningar se separat Genomföra kommunikationsinsatser riktade till studenter (ihop med administratörer, kursansvariga..) Undantaget utställningar se separat Stöd till forskare i skrivande av forskningsansökningar (kommunikationsplan) Ta fram lathundar/mallar för kommunikationsarbete ex Tänk på detta (obs ej kontorstrycksmallar) Stöd och support till användare av CMS Smidigare arbete, se till att inget faller mellan stolarna, se till att alla får samma information, Smidigare arbete, se till att inget faller mellan stolarna, se till att alla får samma information, Smidigare arbete, se till att inget faller mellan stolarna, se till att alla får samma information, Smidigare arbete, se till att inget faller mellan stolarna, se till att alla får samma information, Administratör, informatör Administratör, informatör Administratör, koordinator, informatör Prefekt, informatör, lärare, koordinator, administratör, tekniker Prefekt, ämnesansvariga Informatör och administrativ chef är enda användarna av CMS Kommunicera (redaktörsarbete) Nyhetsbrev personal Nyhetsbrev studenter Intranät för studenter (GUL) Tipsa om relevanta händelser (föreläsningar, tider, möten, etc.) Tipsa om stipendier, tävlingar, utställningar, kurser, etc. Underlätta för studenter, se till att alla får samma information. Informatör, prefekt Informatör Administratör, koordinator, lärare 3

19 Bilaga 3: Processer inom information och kommunikation Intranät för personal Internt kalendarium för personal Internt kalendarium för studenter Interntidning personal Interntidning studenter Filma/anordna filmning av informationsmöten Underlätta arbetet för personal, se till att så många som möjligt kommer på möten, etc. Informatör, studierektor studierektor 4

20 Bilaga 3: Processer inom information och kommunikation EXTERN KOMMUNIKATION OMRÅDE/AKTIVITET MÅLGRUPP SYFTE YTTERLIGARE FUNKTIONER I PROCESSEN Lägg till kommentar Planering av externa kommunikationsinsatser Tillsammans med personal planera externa kommunikationsinsatser Skiftande externa målgrupper Synliggöra händelser inom utbildningarna Presskommunikation Media Planera pressutskick ihop med Lära studenter vad som är Informatör, pressansvarig student ledning/personal nyhetsmässigt, Skriva pressmeddelande Visa vår verksamhet. Informatör, pressansvarig student Skicka pressmeddelanden Nå ut med vår verksamhet. Informatör Proaktivt mediearbete (kontakter med journalister) Få en mer personlig kontakt. Informatör, prefekt, ämnesansvarig, professor, utbildningsansvarig, kursansvarig, kommunikatör Reaktivt mediearbete (hantera Prefekt, kommunikatör granskande journalister) Genomföra medieträning Rekrytering av studenter Internationell rekrytering görs det? Genom vilka kanaler Ansvara för rekryteringsinsatser av studenter Ta fram rekryteringsplan Inhämta underlag från program/likabehandlingsombud mfl. Genomföra rekryteringsinsatser Ansvara för kommunikation med antagna/kallade studenter Delta i kommunikation till antagna/kallade studenter (tillsammans med studieadministratör) Presumtiva studenter Ge nya studenter rätt information för att klara studier, hitta rätt, etc. Prefekt, utbildningsledare, kommunikatör Prefekt, utbildningsledare, kommunikatör Administratör, koordinator, studierektor, informatör, utbildningsansvarig, juryordförande, institutionssekreterare Rekrytering av personal Kommunikationsplanering tillsammans med HR-resurser Presumtiv personal Kommunikativt stöd vid utformning av utlysning Kontakt med annonsskapare (Carat) Prefekt, kommunikatör prefekt Alumnkontakter Ansvar för alumnverksamhet Planering av alumn-insatser Alumner Visa vilka duktiga alumner HFF har, sprida positiva nyheter, inspirera Visa vilka duktiga alumner HFF har, sprida positiva nyheter, inspirera kommunikatör, prefekt Kommunikatör, prefekt 5