Protokoll från konstituerande styrelsemöten

Transkript

1 NSH Sändlista NSRs styrelse NSRs ägarkommuner Ägarkommunernas ombud Revisorerna Lekmannarevisorema Helsingborg Protokoll från konstituerande styrelsemöten Hej! Här kommer protokollen från de konstituerande styrelsemötena i NSR AB, NSR Produktion AB och NSR Återvinning AB I de fall Ni har fått ut något av dessa protokoll tidigare ska Ni makulera dem. Det fanns en felaktig datering som nu är korrigerad. Det är de här versionerna som gäller. Med vänliga hälsnin L' ) Åsa Winkler Avdelningschef Strategisk utveckling asa.winkler@nsr.se Direkt: NSR e AB Hjortshögsvägen Helsingborg tel: fax: nsr@nsr.se Reg:

2 ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN I NSR AB NSR Produktion AB NSR Återvinning AB "!NISTYRELSEN LM ud- 0 3 Fastställd vid det konstituerande styrelsesammanträdet den 8 maj 2012 Arbetsfördelning inom styrelsen Styrelsen skall ha en ordförande och en vice ordförande. Ordföranden ansvarar för att sammanträde hålls i den omfattning som föreskrivs i denna arbetsordning Ordföranden och vice ordföranden skall upprätta en nära och fortlöpande kontakt med bolagets VD. Dessa personer bildar styrelsens presidium. Presidiet skall bereda ärenden inför styrelsens beslut. Styrelsen kan i övrigt uppdra åt en eller flera ledamöter att vidta vissa åtgärder. Detta skall antecknas i styrelseprotokoll. Styrelsen skall ha en särskilt utsedd sekreterare. Styrelsesammanträden Styrelsesammanträden skall äga rum vid minst fem tillfällen per år och vara jämnt fördelade över året. Styrelsemöte skall därtill hållas på begäran av ledamot eller VD. Sådan begäran skall framställas till styrelsens ordförande. Styrelsen skall fastställa schema över styrelsemötena för minst sex månader i taget. Dagordningen vid styrelsemöte skall innehålla följande frågor: verksamheten investeringar ekonomisk rapportering enligt bilaga 1 utvecklingsprojekt tillståndsfrågor planfrågor

3 2 (2) Beslut om avgifter tas i styrelsen efter det att beredning skett i samverkan med tekniska och ekonomiska delegationer. Bolagets budget för kommande år fastställs vid styrelsesammanträde senast i december. Härutöver skall de ytterligare frågor som aktualiseras behandlas på styrelsemötena. Presidiet sammanträder då så erfordras. Kallelse och dagordning samt erforderligt underlag skall sändas ut senast åtta dagar före styrelsemötet. Ordföranden kan undantagsvis kalla till möte med kortare varsel om omständigheterna så kräver. Vid jäv eller annan orsak till förfall vid behandling av viss punkt på dagordningen ankommer det på ledamoten att omgående underrätta styrelsens ordförande så att ersättare hinner kallas. Om närvarorätt för arbetstagarrepresentanter gäller bestämmelserna i lagen (1987:1245) om styrelserepresentation. Protokoll förs vid styrelsesammanträde. Protokollsanteckning görs så kort som möjligt med iakttagande av nödvändig fullständighet. Sammanträdesprotokoll undertecknas av sekreteraren och justeras av ordföranden och minst en ledamot. Protokoll skall föras i nummerföljd per kalenderår. De skall förvaras tillsammans med relevant beslutsunderlag på betryggande sätt av VD. Suppleanter Suppleant skall kallas till styrelsemöte och inträder vid förfall av ordinarie ledamot. Suppleanten skall i övrigt delta i styrelsens arbete på det sätt och i den omfattning som möjliggör för henne/ honom att inträda i ordinarie ledamots ställe. För den som är suppleant för arbetstagarledamot gäller särskilda bestämmelser i lagen (1987:1245) om styrelserepresentation.

4 ARBETSFÖRDELNING MELLAN STYRELSE, VD OCH ÖVRIGA SÄRSKILT INRÄTTADE ORGAN INOM NSR AB NSR Produktion AB NSR Återvinning AB Fastställd vid det konstituerande styrelsesammanträdet den 8 maj 2012 Allmänt Styrelsen och VD har att följa bestämmelserna i aktiebolagslagen och bolagsordningen samt ägarnas uttalade önskemål om verksamhetens inriktning. Styrelsens ansvar Styrelsen skall utöver vad som framgår av aktiebolagslagen och bolagsordningen handha och besluta i ärenden angående: övergripande frågor om organisation och arbetsformer årlig budget affärsplan frågor VD hänskjutit till styrelsen för beslut frågor av större strategisk eller ekonomisk betydelse Verkställande direktören VD skall fullgöra sina arbetsuppgifter enligt en av styrelsen särskilt fastställd instruktion, bilaga 1.

5 Bilaga 1 INSTRUKTION FÖR EKONOMISK RAPPORTERING FÖR NSR AB NSR Produktion AB NSR Återvinning AB Fastställd vid det konstituerande styrelsesammanträdet den 8 maj 2012 Det åligger VD att vid varje styrelsesammanträde tillhandahålla information om: Senaste periodbokslut med relevanta nyckeltal Bolagets likviditet, upplåning och andra finansieringsförhållanden Volym/ omsättningsutveckling Riskengagemang Kommande investeringar Person alförhållanden Eventuella synpunkter från controller/ revisor Övriga förhållanden av betydelse för bedömning av bolagets ekonomiska ställning Det åvilar VD att omgående underrätta styrelsens ordförande och vice ordförande om förändrade förhållanden av betydelse för bedömning av bolagets ekonomiska ställning.

6 Bilaga 1 INSTRUKTION FÖR VERKSTÄLLANDE DIREKTÖREN I NSR AB NSR Produktion AB NSR Återvinning AB Verkställande direktör: Kim Olsson Fastställd vid det konstituerande styrelsesammanträdet den 8 maj 2012 Allmänna befogenheter Verkställande direktören ("VD") skall leda bolagets verksamhet och under styrelsens överinseende sörja för en tillfredsställande organisation av verksamheten. Han skall direkt eller indirekt utöva tillsyn över bolagets befattningshavare. Han skall handha den löpande förvaltningen och vidta erforderliga åtgärder för att upprätthålla driften. Han äger företräda bolaget och teckna dess firma för sådan åtgärd, i den mån inte annat följer av nedanstående. VD har rätt att sekretessbelägga handlingar som kan skada verksamheten vid utlämnande enligt sekretesslagen. Inskränkningar Investeringar VD äger ej rätt att ensam fatta beslut om eller genomföra investeringar som inte ryms inom av styrelsen fastställd investeringsbudget. Lån VD äger inte rätt att uppta lån för bolagets räkning för såvitt inte lånet är klart sanktionerat av styrelsen i fastställd budget. Pant och borgen VD har inte rätt att pantsätta bolagets egendom, att för bolagets räkning ingå borgensförbindelse eller att ställa annan för bolaget jämförlig säkerhet. Företagsförvärv VD äger ej rätt att fatta beslut om företagsförvärv, varvid avses såväl köp av bolag som förvärv av verksamheter (inkråm). VD skall informera styrelsen innan konkreta förhandlingar inleds om företagsförvärv. Beslut om företagsförvärv fattas av styrelsen.

7 2 (3) Företagsöverlåtelser VD äger ej rätt att helt eller delvis avyttra dotter- respektive intressebolag eller verksamheter (inkråm). Beslut om företagsöverlåtelser skall fattas av styrelsen. Fast egendom och tomträtt VD har ej rätt att avhända, låta inteckna, hyra ut eller på annat sätt med nyttjanderätt upplåta bolagets fasta egendom eller tomträtt. Övriga beslut och åtgärder VD har inte rätt att ingå avtal eller vidta åtgärder som med hänsyn till sitt innehåll eller sin långvarighet eller de värden som står på spel framstår som osedvanliga eller är av stor betydelse för bolaget eller är oförenliga med av styrelsen fattade strategiska beslut. Beslut som fattas av styrelsen VD är skyldig att bereda och inför styrelsen föredra frågor som ligger utanför löpande förvaltningsåtgärder och som skall handläggas eller beslutas av styrelsen. Attesträtt Det åligger VD att upprätta attestinstruktioner avseende bolaget. I denna instruktion skall upptas vilka personer (personkategorier) som skall utföra underliggande kontroll, vem som har attesträtt och utanordningsrätt. Om det ges möjlighet att delegera attesträtten skall detta särskilt anges och om möjligt till vilka personer. VD äger inte rätt att attestera egna fakturor, kostnader eller motsvarande. Styrelsens ordförande, vice ordförande eller den styrelsens ordförande respektive vice ordförande bemyndigar skall attestera VD:s kostnader. Firmateckningsrätt VD äger rätt - med de inskränkningar som anges ovan - att teckna bolagets firma rörande angelägenheter som faller inom den löpande förvaltningen. VD får inte handlägga fråga rörande avtal mellan honom och bolaget. Han får inte heller handlägga fråga om avtal mellan bolaget och tredje man, om han i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets. Han får inte heller handlägga fråga om avtal mellan bolaget och tredje man, som han ensam eller tillsammans med annan får företräda. Ställföreträdarjäv tillämpas inte i koncernförhållande.

8 3 (3) Bokföring, redovisning och rapportering VD svarar för att bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. VD skall övervaka och tillse att det finns ett väl fungerande redovisnings- och rapporteringssystem i förhållande till styrelsen beträffande såväl bolagets som koncernens ekonomiska ställning och alla fortlöpande förändringar i denna. VD är skyldig att följa de särskilda anvisningar som styrelsen utfärdat för VD:s ekonomiska rapportering till styrelsen. Lojalitetsplikt VD är skyldig att i sitt handlande för bolaget främja bolagets intressen. Han skall iaktta lojalitetsplikt som följer av anställningen, vilket bl a medför att han har tystnadsplikt när det gäller angelägenheter och förhållanden som det kan vara skadligt för bolaget att yppa samt att han har upplysningsplikt gentemot styrelsen rörande angelägenheter och förhållanden som har betydelse för bolaget. Helsingborg den 8 maj 2012 c a Tihic' Ordförande Kim Olsson Verkställande direktör Inger son Vice ordförande

9 #4:K" EKL 444. t, ÄNGELHOLM ANf< NSR AB Styrelse protokoll 5/2012 Konstituerande styrelsemöte tisdag , kl på NSR:s huvudkontor, Hjortshögsvägen 1, Helsingborg Närvarande: Ledamöter: Suppleanter: Lana Tihic', Inger Nilsson, Anders Månsson, Ann-Marie Johnsson, Hans Borg, Willy Hall, Håkan Göthe, Bengt Sävström och Christer Örning Christos Torounidis, Göran Klang, Henrik Forssell, Maria Hägg, Marianne Jern, Ove Persson och Tommy Jönsson Anmält förhinder: Jonas Ekberg, Lars-Ingvar Johansson, Lennart Nilsson, Reino Persson, Lars Thunberg och Gustaf Wingårdh Personalrepr: Inge Abrahamsson och Toiwo Henriksson, Transport Sanita Vukicevic, Sveriges Ingenjörer Övriga: Kim Olsson, VD samt Asa Winkler, sekr 39 Sammanträdets öppnande, godkännande av dagordning samt justering av protokoll Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat och konstaterar närvarande enligt ovan. att godkänna föreslagen dagordning att ordföranden jämte Ove Persson justerar protokollet. 40 Förslag till arbetsordning, ekonomisk rapport, arbetsfördelning och VD-instruktioner Föreligger utsänd arbetsordning för styrelsen, instruktion för ekonomisk rapportering, arbetsfördelning mellan styrelse, VD och övriga organ med bilagan "Instruktion för VD" för NSR AB. att fastställa arbetsordningar, ekonomiinstruktioner, arbetsfördelning och VD-instruktioner för NSR AB genom undertecknande av ordförande, vice ordförande och VD. 1(3)

10 41 Utnämnande av verkställande direktör och sekreterare att utse Kim Olsson till verkställande direktör tills vidare att utse Asa Winkler till styrelsens sekreterare tills vidare att genom särskilt avtal med VD avse anställnings- och arvodesfrågan reglerad tills vidare att presidiet beslutar om VD:s lönerevidering. 42 Firmateckning att firman skall tecknas, förutom av styrelsen, av ordföranden Lana Tihic' och vice ordförande Inger Nilsson samt verkställande direktören Kim Olsson, två i förening. 43 Ansvarsförsäkring VD Kim Olsson informerade om att bolaget har tecknat en ansvarsförsäkring som täcker styrelse och ledande befattningshavare gentemot det personliga ansvaret enligt aktiebolagslagen. Försäkringen gäller med beloppet 20 MSEK per skada och år. 44 Övriga frågor Ställdes en fråga om återkopplingen och utskick av utbildningsbevis eller liknande gällande styrelseutbildningen. Ordförande Lana Tihic' svarade att Kim och Asa får i uppdrag att kontakta Direndi och återkomma med besked till nästa styrelsemöte. Ställdes en fråga om vad som tagits upp på ägarsamrådet, som hållits direkt efter bolagsstämman. Ordförande Lana Tihic' svarade att ägarna är mycket nöjda med bolaget och dess utveckling samt att fokus framöver kommer att liga på fas 4 i Sopsamarbetet i Skåne Nordväst. Fas 4 kommer att kräva ännu mer aktivt arbete av styrelsen och presidiet bad att få återkomma i frågan med anledning av detta. 2 (3)

11 45 Avslutning Ordförande tackar för visat intresse och förklarar mötet avslutat. Helsingborg V'd protokollet: Ås Winkler Justeras:, Litat a Tihic. Ove Persson 3 (3)

12 Slit; Närvarande: NSR Produktion AB Styrelse protokoll 4/2012 Konstituerande styrelsemöte tisdag , kl på NSR:s huvudkontor, Hjortshögsvägen 1. Helsingborg Ledamöter: Suppleanter: Lana Tihic', Inger Nilsson, Anders Månsson, Ann-Marie Johnsson, Hans Borg, Willy Hall, Håkan Göthe, Bengt Sävström och Christer Örning Christos Torounidis, Göran Klang, Henrik Forssell, Maria Hägg, Marianne Jern, Ove Persson och Tommy Jönsson Anmält förhinder: Jonas Ekberg, Lars-Ingvar Johansson, Lennart Nilsson, Reino Persson, Lars Thunberg och Gustaf Wingårdh Personalrepr: Inge Abrahamsson och Toiwo Henriksson, Transport Sanita Vukicevic, Sveriges Ingenjörer Övriga: Kim Olsson, VD samt Asa Winkler, sekr 39 Sammanträdets öppnande, godkännande av dagordning samt justering av protokoll Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat och konstaterar närvarande enligt ovan. att godkänna föreslagen dagordning att ordföranden jämte Ove Persson justerar protokollet. 40 Förslag till arbetsordning, ekonomisk rapport, arbetsfördelning och VD-instruktioner Föreligger utsänd arbetsordning för styrelsen, instruktion för ekonomisk rapportering, arbetsfördelning mellan styrelse, VD och övriga organ med bilagan "Instruktion för VD" för NSR Produktion AB. att fastställa arbetsordningar, ekonom iinstruktioner, arbetsfördelning och VD-instruktioner för NSR Produktion AB genom undertecknande av ordförande, vice ordförande och VD. 1(2)

13 ' 41 Utnämnande av verkställande direktör och sekreterare att utse Kim Olsson till verkställande direktör tills vidare att utse Asa Winkler till styrelsens sekreterare tills vidare att genom särskilt avtal med VD avse anställnings- och arvodesfrågan reglerad tills vidare att presidiet beslutar om VD:s lönerevidering. 42 Firmateckning att firman skall tecknas, förutom av styrelsen, av ordföranden Lana Tihic' och vice ordförande Inger Nilsson samt verkställande direktören Kim Olsson, två i förening. 43 Ansvarsförsäkring VD Kim Olsson informerade om att bolaget har tecknat en ansvarsförsäkring som täcker styrelse och ledande befattningshavare gentemot det personliga ansvaret enligt aktiebolagslagen. Försäkringen gäller med beloppet 20 MSEK per skada och år. 44 Övriga frågor Inga övriga frågor var anmälda. 45 Avslutning Ordförande tackar för visat intresse och förklarar mötet avslutat. Helsingborg protokollet: Asa Winkler ve Persson 2 (2)

14 NSR Återvinning AB Styrelse protokoll 4/2012 Konstituerande styrelsemöte tisdag , kl på NSR:s huvudkontor, Hjortshögsvägen 1, Helsingborg Närvarande: Ledamöter: Suppleanter: Lana Tihic", Inger Nilsson, Anders Månsson, Ann-Marie Johnsson, Hans Borg, Willy Hall, Håkan Göthe, Bengt Sävström och Christer Örning Christos Torounidis, Göran Klang, Henrik Forssell, Maria Hägg, Marianne Jern, Ove Persson och Tommy Jönsson Anmält förhinder: Jonas Ekberg, Lars-Ingvar Johansson, Lennart Nilsson, Reino Persson, Lars Thunberg och Gustaf Wingårdh Personalrepr: Inge Abrahamsson och Toiwo Henriksson, Transport Sanita Vukicevic, Sveriges Ingenjörer Övriga: Kim Olsson, VD samt Asa Winkler, sekr 39 Sammanträdets öppnande, godkännande av dagordning samt justering av protokoll Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat och konstaterar närvarande enligt ovan. att godkänna föreslagen dagordning att ordföranden jämte Ove Persson justerar protokollet. 40 Förslag till arbetsordning, ekonomisk rapport, arbetsfördelning och VD-instruktioner Föreligger utsänd arbetsordning för styrelsen, instruktion för ekonomisk rapportering, arbetsfördelning mellan styrelse, VD och övriga organ med bilagan "Instruktion för VD" för NSR Återvinning AB. att fastställa arbetsordningar, ekonomiinstruktioner, arbetsfördelning och VD-instruktioner för NSR Återvinning AB genom undertecknande av ordförande, vice ordförande och VD. 1(2)

15 41 Utnämnande av verkställande direktör och sekreterare att utse Kim Olsson till verkställande direktör tills vidare att utse Asa Winkler till styrelsens sekreterare tills vidare att genom särskilt avtal med VD avse anställnings- och arvodesfrågan reglerad tills vidare att presidiet beslutar om VD:s lönerevidering. 42 Firmateckning att firman skall tecknas, förutom av styrelsen, av ordföranden Lana Tihic' och vice ordförande Inger Nilsson samt verkställande direktören Kim Olsson, två i förening. 43 Ansvarsförsäkring VD Kim Olsson informerade om att bolaget har tecknat en ansvarsförsäkring som täcker styrelse och ledande befattningshavare gentemot det personliga ansvaret enligt aktiebolagslagen. Försäkringen gäller med beloppet 20 MSEK per skada och år. 44 Övriga frågor Inga övriga frågor var anmälda. 45 Avslutning Ordförande tackar för visat intresse och förklarar mötet avslutat. Helsingborg protokollet: sa inkler JustOras. Lana Tihic Ove Persson 2 (2)