Ledamöter: x Ola Persson, Ordf x Sven-Åke Svensson

Transkript

1 1 KARLSHAMNSBOSTÄDER AB PROTOKOLL 3 FÖRSTASIDA TILL PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED STYRELSEN FÖR KARLSHAMNSBOSTÄDER AB Tid: Den 24 maj 2016, kl Plats: Karlshamnsbostäders kontor Närvarande: Ledamöter: x Ola Persson, Ordf x Sven-Åke Svensson x Jörgen Martinsson, v ordf Magnus Olsson x Magnus Gärdebring x Ylva Eriksson x Bodil Frigren Ericsson x Claes-Göran Mårlind x Hélène Nordin x Ulf Lind Personalrepresentant: Johanna Lindell Övriga: x Stefan Nilsson, VD x Thomas Ottosson, vvd Utsedda att justera: Ola Persson Ylva Eriksson Tid för justering av protokoll: 31 maj 2016 Vid sammanträdet behandlades ärenden: Underskrifter: Ola Persson Ylva Eriksson Thomas Ottosson Ordförande Sekreterare

2 2 25 Mötets öppnande Mötet öppnas av ordförande. 26 Val av sekreterare och justeringsman Till sekreterare utses Thomas Ottosson och till att justera dagens protokoll väljs Ylva Eriksson, jämte ordförande. 27 Godkännande av dagordningen/ extra ärenden Styrelsen godkänner den utsända dagordningen, med undantag av att ärendena är felnumrerade. Första punkten är 25. Som extra ärenden anmäls Upphandlingar. 28 Föregående protokoll Protokoll från godkänns av styrelsen och läggs till handlingarna.

3 3 29 Rapporter och utdelade ärenden att godkänna rapporterna, och lägga dessa till handlingarna att för närvarande avstå från förtätning på Bolsvången att ligga lågt avseende eventuell byggnation i Kungsparken Ordförandes rapport, VD-rapport, projektrapport samt övriga rapporter, i enlighet med dagordningen, presenteras för styrelsen. Bl a rapporteras om ekonomi, samverkansavtal med MIG samt EPC-projektet. Rapporterna presenteras som bilaga 29.

4 4 30 Revisionsrapport att godkänna VD s förslag till svar till lekmannarevisorerna Lekmannarevisorerna har gjort en granskning av bolagens beslutsunderlag och protokoll. VD har skrivit ett förslag till svar avseende rapporten. Ordförande yrkar att styrelsen skall godkänna svaret. Förslaget redovisas som bilaga 30. Delges Lekmannarevisorerna

5 5 31 Kontorssammanslagning att uppdra åt VD att underteckna ett 10-årsavtal med Länsförsäkringar att användas till administrations- och bovärdslokaler för Karlshamnsbostäders räkning att en konsekvensbeskrivning avseende kontorssammanslagningen skall bifogas protokollet Karlshamnsbostäder har under flera år letat efter gemensamma kontorslokaler. Flera olika alternativ har prövats, men vi har inte hittat en tillfredsställande lösning. På förra sammanträdet presenterades ett förslag om att förhyra Länsförsäkringars nuvarande lokaler. Ett förslag till hyreskontrakt för dessa har tagits fram. VD yrkar att styrelsen skall godkänna förslaget till hyresavtal.

6 6 32 Attest- och delegationsordning att godkänna förslaget till ny attest- och delegationsordning att bolagets firma tecknas av styrelsen eller två i förening av Ola Persson och Jörgen Martinsson, eller en av dem i förening med Stefan Nilsson eller Thomas Ottosson Förslag till ny attest- och delegationsordning har skickats ut till styrelsen. De viktigaste förändringarna redovisas för styrelsen. Ordförande yrkar bifall till förslaget. Förslaget redovisas som bilaga 32

7 7 33 Styrelsens arbetsordning att anta nytt förslag till arbetsordning för styrelsen Styrelsen har fått förslag till ny arbetsordning utskickad. Ordförande yrkar bifall till förslaget. Beslutsunderlag Bilaga 33

8 8 34 VD-instruktion att anta nytt förslag till VD-instruktion Styrelsen har fått förslag till ny VD-instruktion utskickad. Ordförande yrkar bifall till förslaget. Beslutsunderlag Bilaga 34

9 9 35 Instruktion ekonomisk rapportering att ge VD i uppdrag att skriva ner instruktioner för ekonomisk rapportering, utifrån hur dessa sker idag Förutom i samband med årsredovisning och delårsrapport, har styrelsen fått samma ekonomiska rapportering som den som lämnas till Kommunen. Ordförande yrkar att så även skall ske i fortsättningen, men att rutinen skall nedtecknas.

10 10 36 Upphandling måleri att uppdra åt ordförande och VD att underteckna avtalen med målerifirmorna Upphandling av måleriarbeten har skett Måleribolaget hade det bästa priset. Därefter Sandå Måleri. Trea var Stoby Måleri. Avtal kommer att tecknas med samtliga på olika premisser.

11 11 37 Upphandling golv att uppdra åt ordförande och VD att underteckna avtalen med aktuella golvfirmor Upphandling av golvarbeten kommer att ske.

12 12 38 Nya lån att ge mandat åt företagsledningen att ta upp ett nytt lån på maximalt 75 Mkr och en löptid på maximalt 5 år, under året Karlshamnsbostäder har flera projekt på gång. Dessa är kapitalintensiva, och likviditeten kan komma att försämras till en ej acceptabel nivå under året.

13 13 39 Nästa sammanträde Nästa sammaträde kommer att äga rum den 15 september 2016.

14 14 40 Övriga frågor att ge ordförande och VD att underteckna upphandling av OVK-kontroller att ge ordförande och VD i uppdrag att underteckna avtalen avseende VS-arbeten Upphandling av OVK-kontroller kommer att ske i samarbete med Kommunen. Upphandling av VS-arbeten har skett i samarbete med Kommunen. Följande leverantörer har antagits: J. Hjalmarssons Bygg- och Industrisvets AB, J. Mattssons VVS AB samt Sandbäckens rör i Ronneby AB.

15 15 41 Mötets avslutande Mötet avslutas av ordförande, som önskar styrelsen en trevlig sommar.