3 Föregående protokoll Protokoll nr 5 gicks igenom och godkändes med ändringar.

Transkript

1 Protokoll nr 6-15 Styrelsemöte maj Stockholm 1 Mötets öppnande, närvaroredovisning Föreningsstyrelsen Närvaro: Maria Nilsson 0163 Ringen Stockholm KL Karin Larsson 0606 Huskvarna RA Robert Adrell 1518 Alingsås AB Andreas Bengtsson 2417 Robertsfors Dag 1 & 2 AA Angelika Andersson 1424 Sisjön Göteborg NUB Nils Undall-Behrend 1250 Löddeköpinge ACD Ann-Cathrine Denlert 0402 Trosa PH Pradeep Holmqvist 1252 Höganäs Dag 1 JF Jonas Fogelqvist 0505 Linköping City ML Malin Ljungstedt 1903 Västerås Hälla Frånvaro: PJ Peter Johansson 2402 Strömpilen SS Sofia Sandberg 0215 Täby Stockholm AB Andreas Bengtsson 2417 Robertsfors Dag 3 PH Pradeep Holmqvist 1252 Höganäs Dag 2 & 3 2 Fastställande av dagordning Dagordningen kompletterades och godkändes. 3 Föregående protokoll Protokoll nr 5 gicks igenom och godkändes med ändringar. Beslut 4 Ekonomi a) Ekonomisk redovisning SPF. Redovisas feb, maj, sep, nov b) Redovisning kst KL redovisade siffrorna. Redovisas feb, maj, sep, nov c) Budgetuppföljning SPF. Redovisas feb, maj, sep, nov d) Tidsredovisning. KL rapporterar för FS tidredovisning och går igenom rutinerna. e) Kostnadsredovisning SPF f) Övrigt Skattning tid KL redovisade verktygen och mallarna som FS ska använda. Dessa ska fyllas i och skickas in till KL före sommaren. En variant av mallen kommer även att skickas ut till klubbarna för att fyllas i vad som förs på kst Kontakter med företagsrepresentanter

2 a) Helena Michels träffade Helena Michels angående nattarbete (arbete efter 22:00). En butik ville prova tre-skift, såväl företaget som sade nej. En förfrågan har skickats till OC att inventera vilka butiker som behöver nattarbete. Fem butiker har fått tillstånd; Strömstad, Charlottenberg, Sisjön, Örebro Eurostop och Bromma Blocks. Vilka butiker som får tillstånd kommer att ses över årligen. Detta tas med i Klubbnytt. b) Nermin Pandzic & Marita Dahllöf och NUB träffade Nermin Pandzic och Marita Dahllöf om förbättringar i linjeorganisationen; det finns många otydligheter i de olika rollerna och i relationerna mellan olika avdelningar på Hk. Behov; se över organisationen och skapa tydlighet och enkelhet, tydliggöra rollerna, se över mötesstrukturen och skapa utrymme för att fokusera på det viktigaste i rollerna som FC och OC. Utmaningar; stor spridning i butiksnätet, mycket resande, bristande genomförande och att man inte använder de verktyg vi har. Förslaget är att införa ledningsgrupper på alla nivåer i organisationen. Vi ser det som väldigt positivt att vi har blivit inbjudna att delta i processen i ett väldigt tidigt skede. sammanställer våra farhågor och vidarebefordrar. c) Vibeke Mörch Den 21 maj gav KL synpunkter på nya skyddsskor till Vibeke Mörch. Tre leverantörer har inkommit med nya modeller, varav den ena hade modeller som inte följde kravspecifikationen. Vidare efterfrågades såväl större som mindre storlekar. Frågan om stödstrumpor kom också upp i diskussionen, och kommer att tas vidare av Vibeke. d) Jenny Eklöf & Jonas Nilsson Den 20 maj träffade KL Jonas Nilsson och Jenny Eklöf för att bestämma möte för test av ny kassadisk. Upphandling pågår. En fysisk koll kommer att genomföras dels lokalt i dagligvaruhandel och dels eventuellt även ett besök till Danmark för att se den alternativa lösningen. Minneslistan t, NUB KL KL 6 Rapporter a) SPF med i annons har tagit upp frågan med Tobias Frohm, som hänvisar till att informationen finns på systembolaget.se, vid en första sökning hittar vi inte detta. b) Utredning vid nedläggning av klubb Vi tar nya tag i denna fråga. c) Tjänstetelefoner för BC/tillgänglighetspolicy KL har träffar Sonia Undin, samt även genomfört en work-shop med fler deltagare. Sonia skrev ihop ett förslag som vi har gett förslag på ändringar till. KL tar med sig synpunkterna vidare till Sonia. d) FS-handboken AB arbetar vidare med denna. e) LAS 25 a AA mailar Sonia Undin om vad resultatet av den centrala förhandlingen blev, hur uppföljningen har gjorts. f) Fack-app Appen har presenterats på RS, och den mottogs väldigt positivt. Arbetet fortskrider. Löpnr: 40 Okt Löpnr: 122 Löpnr: 127 Okt Löpnr: 132 Löpnr: 138 Löpnr: 139 Sidan 2 av 8

3 g) Provningar på butik RA gjorde en undersökning bland kontaktombuden i Göteborg och resultat visade samma tendens som i Stockholm, där varuprovningarna nedprioriterats. Pia Källqvist kommer gärna och pratar med FS 14/9. h) Medlemmar utan klubb RA, AB och ML fortsätter arbeta med detta, och försöker nystarta klubbar som ligger i träda. Vi kommer även ta kontakt med Unionens medlemsregister och se hur vi kan nå medlemmarna utan klubb. i) Facklig grundkurs för BC AB och PH kontaktar Unionen i Stockholm och kontaktar företaget för att kolla ifall vi kan vara på Skarpö. j) Hel dag utan rast, Arbete på raster ACD och NUB har hört sig för på sina områden, alla känner till vad som gäller men uppfattningen är att det inte efterlevs fullt ut. FS tar upp denna fråga som diskussionspunkt på nästa möte. NUB fortsätter utreda frågan. k) Erinran har kontaktat Sonia Undin, som anser att utfärdandet av erinran inte har missbrukats. JF anser att BC inte har verktygen för att följa upp situationerna, inte minst där det rör BS-varor på hylla. AB poängterar att det är viktigt att denna fråga hanteras på samma sätt i hela landet; det som ger en erinran i en del av landet kan lösas med en diskussion i en annan del av landet. Denna fråga tas vidare av PoSKarna att följas upp på deras möten. l) Sommaranställda Vi tar denna diskussion med Pia Källqvist när hon kommer och besöker oss nästa sammanträde. m) Rehabavtal AA berättar om det avtal som finns, som inte är underskrivet, som reglerar hur många månaders ersättning man kan få ifall man inte kan jobba vidare i företaget då man saknar arbetsförmåga. Frågan är hur vi kan använda detta för att få så mycket som möjligt och hur vi kan gå vidare med denna fråga. Kan vi hävda arbetsbrist? Hur kan vi ta det vidare med vår ombudsman Jouni Ketola? Vi tar en vägledande diskussion nästa sammanträde. n) Depåklubben har pratat med Ylva Sundström på depåklubben om att det är de som ska ta initiativ till löneöversyn. Vi fortsätter hålla kontakten och coachar dem vidare. Löpnr: 141 Löpnr: 145 Löpnr:146 Löpnr:149 Löpnr:154 Klar Löpnr:156 Löpnr:157 Löpnr:158 Klar o) B-ansvariga på enskilda uppdrag Löpnr:160 FS valde b-ansvariga till följande uppdrag: sekreterare, HR-strateg/arbetsmiljö, Klar ledighetsansökningar, ViNet och PoSK-samordning; se konstitueringen. Då rollen som kassör/ekonomiansvarig regleras i firmateckningen såg vi det inte som möjligt att ha en b-ansvarig på denna post. Dock kommer vice ordförande att få mer insyn i det ekonomiska arbetet för att bredda kompetensen och delaktigheten. p) Kompetensenheten Vi får besök av Pia Källqvist på sammanträdet i september, vi tar alla frågor då. Löpnr: Samverkansråd Sidan 3 av 8

4 Nästa möte den 12/6, följande frågor vill vi ta upp: 1. Kalender 2016 kommer att gås igenom 2. Vi önskar att budgeten inte styrs av AP utan efter kundmöte. Har man gjort en felräkning eller ifall vädret blir dåligt får man en dålig AP under en vecka som ska jobbas igen; hur blir Q3 då? Dagens verktyg fungerar reaktivt istället för proaktivt man får parera för sådant som hänt istället för att utgå från det som kommer. 3. Samverkan ny bemanningsmodeller. 4. Samverkan ny områdesindelning. 8 Samrådsmöte Planerade datum, men sköt upp beslutet. Tas vid nästa möte 9 Klubbar a) Årsmöte/Klubbesök: Inställt möte i Växjö butikschefer. NUB försöker 8 september igen. b) SPFs kontaktombudsdagar: 27 april SPF Västra FK, de pratade om ledarskap i ett medarbetarperspektiv. Pensionsinformation från Unionen. 17 mars SPF Mälardalarna FK, hade föreläsning om feedback och kommunikation, Gunde togs upp till exempel. c) Inkomna protokoll: Inget. d) e) Handlingsplan för klubbar. Efter att många protokoll var inkomna gick vi igenom handlingsprogrammet. Kompletterade med de ansvariga. Handlingar är av skiftande utseende och kvalitet, nästa år behövs uppdatering av årsmötes-protokollsmallen. Denna ska skickas ut jämte en instruktion om vad som skall göras i samband med årsmöte, nästa år. Kvalitetssäkring av klubbarnas arbete. KL sammanställer under sommaren. Om vi skickar blanketter i PDF kan man inte skriva i dokumentet, skicka i Word istället. AB KL 10 Kommittéer a) Personal- och Samrådskontakt/ PoSK 18 maj hade vi möte med alla utom östra bc och norra förs. Vi hanterade ett antal fingerade fall, hur gör vi? Vi tränade på hur vi gör. TF bc och rockader: TF bör vi ges en kännedom om. Rockader är också en organisationsförändring därför bör det ges en kännedom om detta enligt samverkansavtal. Vi måste kommunicera vår tolkning till företaget. Vi gjorde en verksamhetsplan på vårt fortsatta arbete. Ska vi ha två nya områden ska vi då ha 5 PoSK för försäljarna? Redovisas feb,sep b) Arbetsmiljökommittén. KL hade en redovisning från mötet 20 maj. Vi hade några synpunkter: Hälsoenkäten är frivillig och kort svarstid därför är genomförandeprocenten låg, 59 %. Vi önskar ett högre svarsgenomförande. Streckkodsproblematiken kommer att försvinna i och med införandet av de nya streckkodsläsarna. Genomförandet av ergonomigenomgångarna är lågt på grund av många byten av Sidan 4 av 8

5 handledare. KL och Jeanette Rubertsson ska analysera den höga sjukfrånvaron inom företaget. Nästa möte 22 september. c) Bolagsstyrelsen. Nästa möte juni. d) Pensionsstiftelsen. Nästa möte 3 juni. 11 Egna frågor a) Introduktion av nya i FS och beställningar till centralt förtroendevalda. Datorer och telefoner till alla i FS, PoSK samt bolagsstyrelsen, nya BC i FS får behålla sina telefonnummer. Passerkort är beställda. De nya ska skicka in kontaktuppgifter, anhöriglista, semesterlista till AA. PH fick NUB som fadder, JF tog KL som fadder och ML tog AA som fadder. ska beställa ändringar i våra maillistor samt beställa tillgång till bokhyllan för de nya medlemmarna. Bilder till Lync och mail. Vi önskar foto på förtroendevalda med centrala uppdrag. Handböcker kommer att delas ut snarast. Information om resor och hotellbokningar. Mötesdagar är utskickade samt allmänna mötestider, starttid kl 10 dag ett och avslutning kl 16 dag 2. Rutiner och riktlinjer för styrelsearbetet och ekonomi delges. b) Förberedelser inför sommaren AA har gjort en semesterlista. FS semesterlista skickas till HR-support, Områdeschefer och Klubbordförande. PoSKarnas semesterlista skickas till alla i FS, HR, OC. c) Rutiner och riktlinjer för FS En ny version av styrelsearbetet författades 2:2, De gamla riktlinjerna ska arkiveras i mappen gammalt. Vi beslöt att utse någon som håller reda på rasttider. Vi diskuterade hur minneslista och handlingsprogram uppdateras. Vi författade en ny version av de ekonomiska riktlinjerna 2:3. d) Möte med andra klubbar; IKEA & Ahlsell och Anders Holger Nilsson besökte Barkarby för att träffa Unionenklubben på Ikea. Anders förklarade hur Riksklubben i Ahlsell fungerade, förklarade vår modell. Styrkor och svagheter finns med alla varianter av Riksklubb och lokala klubbar. Fortsatt diskussion tas på Charlottenbergmötet. e) Teamledare AB har fått reda på att även 0305 Gränby har kommit in i projektet, detta är inte samverkat. tar det vidare med Försäljningsenheten. AA AB f) Bingobricka KL Flera områden har gjort egna bingobrickor, vissa moment t.ex. packa 20 påsar är inte förenligt med vår arbetsmiljö även sälj en presentförpackning kan medverka till merförsäljning. Vi måste uppmärksamma alla avarter. Försäljningscheferna och Jeanette Rubertsson ska uppmärksammas på detta. 12 Samverkat Nattarbete, se företagskontakter. 13 Policy och Riktlinjer Företaget håller på att se över sina policys och riktlinjer. Sidan 5 av 8

6 14 Konferens a) Representantskapet Utvärderingen gjord: Vi måste bli tydligare, ljudanläggning. Vi kanske ska styra diskussionerna bättre. Bordsplacering bra, men sångerna var sämre. Vi ska använda den vid nästa RS. 15 a) Avtalsfrågor och avtalsrörelse Vår motion till Unionens Förbundsråd pratade om hur det går för vår motion om förkortat heltidsmått. 16 Unionen nominerad till kongressens granskningsutskott. KL nominerad till förbundets revisor. 17 Diskussionspunkter a) Nästa möte. Bordlaggt 18 a) Handlingsprogrammet Motioner, gruppera till samrådsgrupperna En mall för handlingsprogram upprättades. AB skriver nytt handlingsprogram , färdigt september. 19 Information a) E-post till klubbordföranden AB fixar. b) Hemsidan, Vinet AB fixar. c) Sociala medier AA fixar. 20 Mediabevakning Inget. 21 Minneslista Uppdatering av datum. Löpnr. 125 uppdatera text september Löpnr. 151 ändras till teamleader oktober Löpnr. 164 september 22 SPFs 100års jubileum AA uppdaterar listor. Finns att läsa på bokhyllan. AA 23 Övriga frågor Vi påminner om Charlottenbergsmötet, lokal och övernattning. 24 Konstituering a) Firmateckning Firmateckning enligt bifogat protokoll. RA Beslut b) Val enligt bilaga Beslut Sidan 6 av 8

7 Samtliga val till centrala uppdrag utfördes enligt bifogad bilaga. c) SAMO Till SAMO valdes Karin Larsson på tre år. Anmälan fylls i och skickas in omgående. Beslut 25 Kalender: /5 Planeringskonferens 3/6 Pensionsstiftelsen sammanträder 10-11/6 Bolagsstyrelsen Strategimöte 12/6 Samverkansråd 12/8 Bolagsstyrelsen telefonmöte 10/9 Pensionsstiftelsen sammanträder 14-15/9 Föreningsstyrelsen sammanträder 22/9 Arbetsmiljökommittén sammanträder 24/9 Bolagsstyrelsen sammanträder 6-7/10 Föreningsstyrelsen sammanträder 8/10 Strategimöte centralt valda 20st 9/10 Samverkansråd 12-15/10 Unionens kongress 21/10 Samrådsmöte 23/10 Bolagsstyrelsen telefonmöte 2-4/11 SPF konferens 16-18/11 Föreningsstyrelsen sammanträder i Charlottenberg 23/11 Arbetsmiljökommittén sammanträder 3/12 Bolagsstyrelsen sammanträder 8-9/12 Föreningsstyrelsen sammanträder 9/12 Pensionsstiftelsen sammanträder 10/12 Samverkansråd /1 Föreningsstyrelsen sammanträder 12/2 Bolagsstyrelsen telefonmöte 16-17/2 Föreningsstyrelsen sammanträder 8/3 Nationellt samrådsmöte 14/3 Första kallelsen till RS ut 15-16/3 Föreningsstyrelsen sammanträder 17/3 Bolagsstyrelsen sammanträder 4-6/4 Motionsberedning 14/4 Andra kallelsen till RS ut 21/4 Bolagsstyrelsen årsstämma 26/4 Föreningsstyrelsen sammanträder /5 Föreningsstyrelsen sammanträder 14-15/5 Representantskap 1-3/6 Planeringskonferens 8-9/6 Bolagsstyrelsen strategimöte 11/8 Bolagsstyrelsen telefonmöte 13-14/9 Föreningsstyrelsen sammanträder 22/9 Bolagsstyrelsen sammanträder 11-12/10 Föreningsstyrelsen sammanträder 24-26/10 SPF konferens 25/10 Bolagsstyrelsen telefonmöte Sidan 7 av 8

8 9/11 Samrådsmöten 15-16/11 Föreningsstyrelsen sammanträder 30/11 Bolagsstyrelsen sammanträder 6-7/12 Föreningsstyrelsen sammanträder a) och AA ansvarar för agendan och kallelse. 26 Mötets avslutande avslutar mötet. Mötessekreterare: Ordförande: Andreas Bengtsson Maria Nilsson Sidan 8 av 8