Gränsobjekt i organisationsförändring

Transkript

1 t Företagsekonomiska institutionen Kandidatuppsats i företagsekonomi Företagsekonomi C Accounting Issues Handledare: Einar Iveroth Höstterminen 2012 Datum för inlämning 17/ Gränsobjekt i organisationsförändring En fallstudie av en affärssystemsimplementering Uppsatsförfattare Anders Eriksson Uppsatsförfattare Magnus Nilsson

2 Sammanfattning Genom en fallstudie av en världsledande ugnstillverkare undersöks hur användandet av olika verktyg kan underlätta implementeringen av ett affärssystem (enterprice resource planning- systems). Genom att applicera enhetlighetsramverket (comonality- framework for IT- enabled change) på fallstudien undersöker vi med hjälp av begreppet gränsobjekt (boundary objects) hur sådana verktyg kan spela en viktig roll för en lyckad implementering. Rätt anpassade gränsobjekt kan bidra till att skapa en förståelse för ny IT, samt intresse för att använda den. Efter en diskussion om de empiriska fynden presenterar vi råd till praktiker på området och föreslår bland annat att verktyg med ett visuellt gränssnitt är fördelaktiga i många situationer. Uppsatsens bidrag till forskningen består i en utveckling av enhetlighetsramverket genom att vi visar på hur gränsobjekt påverkar de dimensioner som enligt ramverket måste ges hänsyn vid en IT- organisationsförändring. Nyckelord: Gränsobjekt (boundary objects), IT-enabled change, organisationsförändring, fallstudie, enhetlighetsramverk (commonality framework for IT-enabled change) 2

3 Innehållsförteckning 1. INLEDNING BAKGRUND: AFFÄRSSYSTEM OCH DESS IMPLEMENTERINGSPROBLEMATIK TOLKNINGAR OCH INTRESSEN SKAPAR PROBLEM VERKTYG SOM LÖSER PROBLEM OCH UNDERLÄTTAR EN AFFÄRSSYSTEMSIMPLEMENTERING UTRYMME FÖR GRÄNSOBJEKT? SYFTE FORSKNINGSFRÅGA AVGRÄNSNING DISPOSITION TEORI ENHETLIGHETSRAMVERKET Kunskap: Problem och möjligheter GEMENSAM MENING GRÄNSOBJEKT FÖR ATT UPPNÅ GEMENSAM MENING GEMENSAMT INTRESSE GRÄNSOBJEKT FÖR ATT UPPNÅ GEMENSAMT INTRESSE Gränsobjektens egenskaper SAMMANFATTNING AV TEORI METOD ETT PRAKTIKBASERAT PERSPEKTIV VAL AV METOD: EN FALLSTUDIE SINGEL- FALLSTUDIE OCH VAL AV FÖRETAG DATAINSAMLING DJUPGÅENDE INTERVJUER DATAANALYS EMPIRI FALLFÖRETAGET: REVENT ANLEDNINGAR TILL ETT NYTT SYSTEM: INTERNA FAKTORER MONITOR: ETT AFFÄRSSYSTEM GEMENSAM MENING: BRISTANDE FÖRSTÅELSE FÖR MONITOR GRÄNSOBJEKT FÖR GEMENSAM MENING: POWERPOINT OCH PÄRMAR GEMENSAMT INTRESSE: EN OVILJA ATT FÖRÄNDRAS GRÄNSOBJEKT FÖR GEMENSAMT INTRESSE: SVÅRBEGRIPLIG TEXT OCH VISUALISERINGSVERKTYG Kvalitetssystemet DISKUSSION GEMENSAM MENING: KONSEKVENSER AV ATT INTE FÖRSTÅ SIN ROLL I HELHETEN GRÄNSOBJEKT FÖR GEMENSAM MENING: FELAKTIGT GRÄNSSNITT? GEMENSAMT INTRESSE: ETT OLÖST PROBLEM GRÄNSOBJEKT FÖR GEMENSAMT INTRESSE: FLUGAN, PÄRMAR OCH VISUALISERINGSVERKTYG Flugan Missanpassade gränsobjekt? Visuellt gränssnitt: Lösningen?

4 5.5 RÅD TILL PRAKTIKER STUDIENS BEGRÄNSNINGAR OCH FRAMTIDA FORSKNING EN ÅTERBLICK SLUTSATS KÄLLFÖRTECKNING...32 Artiklar...32 Avhandlingar...34 Föreläsningar...34 Litteratur BILAGOR BILAGA BILAGA BILAGA

5 1. Inledning 1.1 Bakgrund: Affärssystem och dess implementeringsproblematik På senare år har många organisationer upplevt en stor förändring gällande konkurrens, organisationsstruktur och IT teknologi (Granlund, 2011). En ökad användning av affärssystem (enterprice resource planning - systems) är en del i denna förändring. En grundläggande utmaning för företagen är att på bästa sätt nyttja de möjligheter som erbjuds med ny teknologi, samt att kunna matcha denna teknik med förändringen av den kontext inom vilken ekonomistyrningen verkar (Burns & Vaivo, 2001). Affärssystem representerar ett stort steg i utvecklingen av integrerade informationssystem och dessa system har fundamentalt förändrat hur affärer görs i många industrier (Dillard & Yuthas, 2006). Systemen baseras på mjukvara designad för att integrera en organisations olika informationssystem (Dillard & Yuthas, 2006). Avsikten är att integrera informationsflöden i en databas som tillåter att information blir mer lättåtkomlig (Davenport, 1998, 2000). Ny IT kan dock skapa problem för både individer och företag (Lindvall & Iveroth, 2011) då implementeringen av ett system sällan är oproblematisk (Dillard & Yuthas, 2006) och i många fall misslyckas (Iveroth, 2010a). Vidare kan implementeringen enligt vissa forskare vara direkt avgörande för om ett affärssystem bidrar till produktivitetsvinster (Davenport, 1998, 2000), något som belyser hur misstag under denna fas kan bli kostsamma. Att implementera ett affärssystem innebär mer än att bara överföra data från det gamla systemet. Struktur och kultur kan behöva ändras (Scapens & Jazayeri, 2003) och olika processer kan behöva formas om (Dillard & Yuthas, 2006). Scapens och Jazayeri (2003) menar att det är svårt att förändra kultur och processer, men att det är ännu svårare att få dem att integreras med ett nytt system. Det betyder att stora resurser måste läggas på utbildning av personal (Scapens & Jazayeri, 2003). Även om ett affärssystem är förenat med flera svårigheter, så menar flera forskare att verktyg av olika slag kan underlätta en implementering (Carlile, 2004), varför vi ämnar undersöka det i vår uppsats. 1.2 Tolkningar och intressen skapar problem Införandet av ett nytt affärssystem utgör för ett företag en förändring av komplex karaktär vilket kan orsaka att förändringen och teknologins innebörd tolkas olika inom organisationen, samt att individer visar olika intresse för att använda det nya systemet (Iveroth, 2010b). Att för lite uppmärksamhet ges till dessa frågor är en anledning till att implementeringar av nya system misslyckas (Iveroth, 2010a). Diverse forskning har visat på hur nya IT- system orsakar problem av liknande karaktär som de med skilda tolkningar och intressen (interests). Davidson (2006) visar på hur en grupps delade tankesätt kan påverka en implementeringsprocess. Att individers tolkningar av nyimplementerad IT har betydelse diskuteras av olika forskare (Brown and Duguid, 2001; Kallinikos, 2001; Whittle et al., 2010), vilka ser detta som en kritisk faktor i att få ett fungerande system. Annan forskning (Dillard & Yuthas, 2006) har undersökt betydelsen av att ta hänsyn och lyssna till personalens åsikter inför 5

6 införandet av ett IT- system. Detta för att när systemet väl är implementerat skapa en större legitimitet för systemet och därmed förbättra motivationen för användningen av detsamma. Strebel (1996) är ännu en forskare som berör problematiken och menar att en orsak till problem vid implementering av nya system eller förändring, är den skillnad i synen på förändringen som råder mellan olika medlemmar inom organisationen. Ytterligare forskning (Adler 1995, Bechky 2003b, Carlile 2002, Dougherty 1992, Hansen 1999, Pawlowski & Robey 2004) har genom att undersöka förutsättningarna för kommunikation mellan exempelvis olika avdelningar inom ett företag, på olika sätt behandlat de problem som uppstår till följd av skillnader i tolkningar och intressen. Carlile (2004) kritiserar tidigare forskning och menar att fokus på problemen med skilda tolkningar har fått mer uppmärksamhet än problemen med individers skilda intressen. Carlile (2004) menar även att det finns en avsaknad på beskrivningar för vilka processer som kan lösa problemen med skilda intressen. Däremot har diverse studier (Iveroth, 2010b; Carlile, 2002) föreslagit lösningar. Exempelvis påpekar Kasurinen (2002) att det är orealistiskt att förvänta sig att anställda - delvis p.g.a. att deras arbetsrutiner förändras vid införandet av ett nytt system - ska acceptera förändringar om inte managers förklarar och övertygar. 1.3 Verktyg som löser problem och underlättar en affärssystemsimplementering Ett nyligen publicerat ramverk (commonality framework for IT- enabled change), hädanefter benämnt som enhetlighetsramverket (Iveroth, 2010a) erbjuder en plattform för att behandla problematiken med skilda tolkningar och intressen. Ramverket beskriver hur en implementeringsprocess förutsätter att de som inför ett nytt affärssystem måste arbeta med fyra olika dimensioner. Två av dessa dimensioner tar upp de nyss nämnda problemen. Gemensam mening (common meaning) är en dimension som beskriver problemet med hur individers skilda tolkningar av ett nytt system kan leda till att implementeringen blir mindre lyckad. Gemensamt intresse (common interest) är i sin tur en dimension som belyser problemet med individers bristande intresse och motivation till att börja använda ett nytt system. För att stärka dessa dimensioner föreslår Iveroth (2010a) användandet av diverse aktiviteter, understödda av olika verktyg. Gränsobjekt (boundary objects) (Bechky 2003; Star, 1989), kan vara dessa verktyg och används som hjälpmedel för att uppnå de olika dimensionerna i ramverket. Dessa gränsobjekt kan exempelvis vara dokument som förklarar processer inom ett företag och kan bidra till en mer enhetlig förståelse eller tolkning av ett system. De kan även användas för att skapa ett enhetligt intresse för att använda det korrekt. Iveroth är inte ensam om att tala om hur olika typer av gränsobjekt kan hjälpa för att få ett affärssystem att fungera i en organisation. Forskning (exempelvis Carlile, 2004; Dechow & Mouritsen, 2005; Kellogg et al., 2006) inom olika vetenskapsgrenar har undersökt hur gränsobjekt på olika sätt kan verka för att lösa problemen (Carlile, 2002), genom att skapa gemensamma tolkningar och intressen. Det framhävs däremot att inget gränsobjekt är en mirakelmedicin, då dess egenskaper är svåra att upprätthålla när problem och människor förändras. Gränsobjekt är dessutom situationsberoende och ett objekt som är bra i en situation är ofta inte det i en annan, vilket betyder att det krävs olika gränsobjekt för olika situationer (Carlile, 2002). 6

7 1.4 Utrymme för gränsobjekt? Anledningarna som anges till varför det finns ett behov för gränsobjekt är flera. Dechow och Mouritsen (2005) menar att ett affärssystem i sig inte definierar hur integration av olika avdelningar i ett företag ska se ut eller utvecklas, och framhäver hur denna integration istället bör ses som en pågående process. Denna ståndpunkt belyser på vilket sätt det i vissa fall kan finnas ett tomrum för gränsobjekt att fylla. Vidare menar han att ett systems konfiguration har implikationer för vad det kan och inte kan göra och att det leder till att det i de flesta fall finns goda anledningar att använda komplement av olika slag - exempelvis gränsobjekt - för att skapa den integration som systemet inte uppnår (Dechow & Mouritsen, 2005). Briers och Chua (2001) anför liknande argument då de säger att en systemimplementerings framgång är beroende av olika mänskliga och materiella element som skapats efter det att ett system är implementerat och utanför systemets ramar. En poäng med gränsobjekt är att de exempelvis kan tillåta kommunikation mellan avdelningar, trots att dessa talar olika språk i den meningen att de har olika erfarenheter och kunskaper (Dechow & Mouritsen, 2005). Bristande kommunikation skulle i sammanhanget av ett affärssystem exempelvis betyda att systemet inte fungerade på grund av skiftande tolkningar av systemets innebörd. Olika tolkningar leder till att systemet ibland används fel. Ett diagram som visar ett företags processer är ett exempel på ett sådant hjälpmedel som möjliggör kommunikation (Dechow & Mouritsen, 2005), genom att skapa gemensamma tolkningar för hur systemet ska användas. Samtidigt som Iveroth (2010a) genom sitt ramverk beskriver att en lyckad implementeringsprocess innefattar användandet av vissa aktiviteter och verktyg anser vi att det är av intresse att närmare utreda precis hur dessa verktyg kan verka för att gynna processen. På så sätt ämnar vi vidareutveckla ramverket. Kan annan forskning som berör komplement till IT- system ge en ökad förståelse för hur verktyg av olika slag kan påverka hur enhetlighet i ramverkets dimensioner uppnås? Forskning inom ämnet gränsobjekt ger en mer nyanserad bild av vilka verktyg som kan underlätta implementeringen av ett affärssystem, varför vi använder dessa teorier för att utveckla ramverket. 1.5 Syfte Genom att utföra en fallstudie av ett företag som har en flera år lång historia av problem förenade med implementeringen av ett nytt affärssystem, ämnar vi undersöka på vilket sätt de använt gränsobjekt för att underlätta implementeringsprocessen. Vi avser att med hjälp av teorier om gränsobjekt i kombination med fynd från denna fallstudie utröna vilken roll sådana verktyg spelar för uppfyllandet av de dimensioner som enligt enhetlighetsramverket krävs för en lyckad affärssystemsimplementering. På så sätt ämnar vi också bidra med förslag på vilka implikationer studiens fynd har för praktiker. 7

8 1.6 Forskningsfråga Hur kan användandet av gränsobjekt som verktyg stärka de olika dimensionerna i enhetlighetsramverket? 1.7 Avgränsning Uppsatsen avgränsas till att behandla gränsobjekt inom två av enhetlighetsramverkets fyra dimensioner. Gränsobjekt inom dimensionerna gemensam grund och gemensamt beteende undersöks inte då dessa inte är relaterade till det problem med bristande tolkningar och intressen som uppsatsen syftar till att utreda. 1.8 Disposition Nedan följer först en genomgång av de teorier som används för att besvara forskningsfrågan (kapitel 2). Efter det följer en redogörelse för de metodrelaterade vägval som gjorts (Kapitel 3). Metodkapitlet följs av resultaten från vår empiriska undersökning på fallföretaget (kapitel 4). Avslutningsvis diskuteras resultaten i kapitel fem som även innefattar råd till praktiker, förslag till framtida forskning samt slutsats. 8

9 2. Teori Detta avsnitt inleds med att enhetlighetsramverket presenteras. Därefter förklaras de dimensioner från ramverket som är aktuella för forskningsprojektets syfte. I anslutning till förklaringarna av dimensionerna behandlas de verktyg som är av relevans för respektive dimension och här utvecklas teorin om gränsobjekt. 2.1 Enhetlighetsramverket Enhetlighetsramverket består av fyra dimensioner. Dessa är gemensam grund, gemensam mening, gemensamt intresse samt gemensamt beteende. Idén är att ju större enhetlighet som uppnås inom varje dimension desto större är chanserna för att förändringen accepteras av de som berörs, samt att resultatet av förändringen blir lyckat. En viktig aspekt på ramverket är att uppfyllandet av en mer komplex dimension förutsätter att föregående dimensioner uppfyllts. Ramverket förmedlar att det är viktigt att inte bara ge hänsyn till strukturer och teknologi i sig, utan även till aktörer och att dessa spelar en viktig roll i de mer komplexa dimensionerna. Vidare beskriver ramverket att den enhetlighet som krävs kan stärkas genom att de som förmedlar förändringen på olika sätt kommunicerar med mottagarna av den. Ramverkets dimensioner kräver att vissa aktiviteter utförs och att vissa gränsobjekt används. Olika aktiviteter och gränsobjekt passar till olika dimensioner (Carlile, 2004; Iveroth, 2011). Fel aktivitet och gränsobjekt till fel dimension leder till en missanpassning med följden att dimensionen inte uppnås (Iveroth, 2010a). Ramverkets uppdelning i dimensioner är baserat på tidigare forskning (Carlile 2004; Shannon & Weaver, 1949) som talar om liknande problematik. Carliles forskning är av intresse då hans fynd kan ge oss en djupare förståelse för vilka problem som måste övervinnas vid olika dimensioner och därmed får vi möjligheten att mer precist utreda vad som krävs för att ett gränsobjekt ska stärka en viss dimension Kunskap: Problem och möjligheter Carlile (2002, 2004) berör hur olika karakteristika av kunskap har implikationer för hur kunskap kan delas mellan olika individer i ett företag. Att dela kunskap mellan aktörer i ett företag är kritiskt för att få till ett samarbete, exempelvis gällande användningen av ett affärssystem. Individers områdes- specialiserade kunskap (domain specific knowledge) är en nödvändighet för att utföra en specialiserad uppgift (Carlile, 2002) men samtidigt ger den upphov till problem då den skiljer sig från andra individers kunskap. Det komplicerar kommunikationen då individer med olika områdes- specialiserade kunskaper måste samarbeta, så som är fallet i de flesta företag. Dessa hinder för kommunikationen aktualiserar olika dimensioner i enhetlighetsramverket. 9

10 2.2 Gemensam mening Affärssystemsimplementeringar misslyckas ofta för att för stor vikt läggs vid att behandla förändringen med metoder förknippade med enhetlighetsramverkets första dimension (Iveroth, 2011). Därför är det nödvändigt att arbeta med metoder som hör till ramverkets övriga dimensioner. Däribland gemensam mening som är ramverket ramverkets andra dimension. Utan gemensam mening kommer mottagare av förändring att tolka den olika. Denna dimension blir speciellt viktig då en förändring är av komplex karaktär och att ägna resurser åt skapandet av gemensam mening bidrar till att innebörden av ett nytt affärssystem och dess informationsflöden tolkas enhetligt av en organisations medlemmar. Gemensam mening kan uppnås genom att de som implementerar ett system översätter (Carlile, 2004; Yanow, 2000) och förklarar innebörden av en nyhet för de som berörs av den på ett sätt som bidrar till att individer reflekterar över förändringen och därmed får mer lika tolkningar av systemets innebörd och funktion. En större enhetlighet kan då uppnås. Social interaktion och tvåvägskommunikation är en central del i detta förklarande (Iveroth, 2010a). En nyhet (novelty) i form av ett affärssystem kan leda till att vissa beroendeförhållanden (dependencies & differences) mellan avdelningar blir otydliga. Beroenden finns exempelvis mellan individer i en produktionskedja och kan definieras som ett tillstånd där två parter måste ta hänsyn till varandra för att uppnå sina mål (carlile, 2004). Dessutom kan nya krav som följer med en nyhet leda till olika tolkningar av vad ett ord eller ett resultat innebär. Det påverkar i sin tur hur effektivt kunskapen hanteras i dimensionen gemensam mening (Carlile, 2004). Exempelvis kan en ekonomiavdelning som har ett visst beroendeförhållande till en produktionsavdelning få problem, om produktionsavdelningen rapporterar in fel eller ofullständig data. Ytterligare en orsak till att skiftande tolkningar uppstår är den specialiserade kunskap som finns inom olika avdelningar (Carlile, 2004). 2.3 Gränsobjekt för att uppnå gemensam mening En förändring av den typ som ett affärssystem innebär får konsekvenser för vilka krav som ställs på de processer och gränsobjekt som används för att stärka dimensionen gemensam mening. Iveroth (2010a) ger exempel på verktyg som i samband med vissa aktiviteter kan användas för att stärka enhetligheten, medan Carlile (2004) istället talar om processer. Syftet med processen som enligt Carlile (2004) krävs vid dimensionen gemensam mening är att erbjuda individer förmågan att identifiera och lära sig om de nya beroendeförhållanden som uppstår: As novelty arises, new differences and dependencies exist that need to be identified and their consequences understood (...) (Carlile, 2004, s. 560). Problemet med skiftande tolkningar kan lösas med hjälp av gränsobjekt (Carlile, 2002). Dessa kan användas för att underlätta den översättningsprocess (Bechky 2003a, Henderson, 1991; Star & Griesemer, 1989) som används vid skapandet av gemensam mening. Gränsobjekten som enligt Iveroth (2010a) kan användas för att stärka enhetligheten i denna dimension, är exempelvis dokument. Dessa kan genom en förklaring eller översättning från den som genomför förändringen beskriva hur nya 10

11 arbetsmetoder ska utföras, vilket kan bidra till att skillnaderna i olika individers tolkningar (av en nyhet) minskar. Den som förklarar måste kunna säga rent praktiskt hur en uppgift ska utföras samt hur gamla uppgifter kommer förändras, därav är dennes kunskap om det arbete som berörs av förändringen av stor betydelse (Iveroth, 2011). Carlile (2002) menar att ett effektivt gränsobjekt dels ska erbjuda ett gemensamt språk (shared language), dels skapa en möjlighet för individer att synliggöra sin kunskap för andra, men även tillhandahålla en konkret metod med vilken individer kan lära sig om de beroendeförhållanden som är relevanta. Även om det finns en förståelse för olika beroendeförhållanden är det inte säkert att alla individer har samma vilja till att ta hänsyn till dessa. Det som då är aktuellt är dimensionen gemensamt intresse (Carlile, 2004). 2.4 Gemensamt intresse Den tredje dimensionen i ramverket är gemensamt intresse. Även denna dimension är speciellt relevant vid en mer komplex förändring då det anses att gemensam grund och gemensam mening i sig inte garanterar att mottagare av förändringen har lika stort intresse av att använda exempelvis ny IT som en förändring medför (Iveroth, 2011). Gemensamt intresse kan sägas handla om att skapa tillräcklig motivation bland de berörda för att få dem att förändra sig och anpassa sig efter ett nytt system. Detta kan vara en utmaning då en nyhet (exempelvis ett nytt affärssystem) leder till skilda intressen vilket innebär att enbart vissa individer blir motiverade till att använda ett nytt system. Litwak och Hylton (1962) menar att en stor utmaning med en förändring är att synliggöra nya beroenden som kan ha konsekvenser för hur ett samarbete fungerar. När olika intressen är närvarande kommer dock de beroendeförhållanden som finns mellan olika individer och avdelningar att generera problem för de aktörer som är inblandade (Carlile, 2002, 2004). Även individers specialiserade kunskap kan skapa problem eftersom denna leder till en ovilja att förändras. Om förändring ska kunna ske, krävs att kunskap förnyas och omvandlas eftersom den påverkar vilka intressen som finns (Bechky, 2003a) och därmed om gemensamt intresse kan uppnås. Anledningen till att just specialiserad kunskap leder till en ovilja att förändras, är att den för individer är förenad med en kostnad i form av inlärning (Carlile, 2002). Att skapa en komplex produkt kräver dock olika typer av specialiserad kunskap (Carlile, 2004) och anledningen till att dessa skillnader i kunskap får konsekvenser, är att det finns beroendeförhållanden inom ett företag (Carlile, 2002). Att gammal kunskap återanvänds beskrivs av March (1972) som ett vägberoende (path dependency), vilket betyder att kunskap är beroende av det förflutna och tidigare erfarenheter. Detta får dock negativa effekter (Hargadon & Sutton, 1997) då en förändring ställer krav på att ny kunskap används. Den gamla kunskapen kan då förlora sin kapacitet att representera nya beroenden och skillnader i kunskap mellan olika avdelningar (Carlile & Rebentisch, 2003). 11

12 2.5 Gränsobjekt för att uppnå gemensamt intresse Genom olika aktiviteter kan mottagarna av ett nytt system motiveras till att använda systemet på ett visst sätt (Iveroth, 2010a) och därmed kan ett gemensamt intresse skapas mellan olika individer och avdelningar (Iveroth, 2011). Att motivera individer är speciellt viktigt i situationer då en förändring berör djupt invanda rutiner. Olika gränsobjekt kan underlätta och vara till hjälp för de aktiviteter som bygger gemensamt intresse. Exempel på gränsobjekt är texter eller visuella representationer i form av exempelvis dokument, illustrativa grafer eller projektplaner som beskriver vad en förändring innebär och hur den ska gå till. Dessa gränsobjekt bör vara mer kontext- anpassade än de som används för att skapa gemensam mening. (Iveroth, 2011) Det är viktigt att understryka att ett sådant gränsobjekt i vissa fall även har egenskaper som stärker andra dimensioner än just gemensamt intresse. (Carlile, 2004) Det är fördelaktigt då dessa dimensioners uppfyllande är en förutsättning för att uppnå gemensamt intresse. Utan gemensam grund och gemensam mening kan inte gemensamt intresse uppnås Gränsobjektens egenskaper Carlile (2004) menar att gränsobjekt kan spela en viktig roll vid förhandling mellan olika intressen och att de kan bidra till att omvandla kunskap genom att ge konkreta medel för att representera olika avdelningars intressen. Att förhandla med mottagare av förändringar och på så sätt påverka deras motivation och intressen, är kritiskt för att uppnå gemensamt intresse (Brown & Duguid, 2001; Iveroth, 2010a; Wenger 1998). Gränsobjekt är viktiga på grund av sin förmåga att influera och begränsa individers agerande (Star and Griesemer, 1989). Det är av betydelse för gemensamt intresse för att ett agerande är beroende av en individs motivation vilket i sin tur reflekterar ett intresse. Gränsobjekten spelar även en viktig roll för att skapa hållbara samarbetsrutiner mellan olika avdelningar (Bowker & Star, 1999; Star & Griesemer, 1989). Det finns dock många krav som måste uppfyllas för att ett gränsobjekt ska fungera effektivt. De bör exempelvis vara konkreta, men samtidigt löst definierade så att de kan användas av flera olika grupper (Bechky, 2003a; Carlile, 2002; Yakura, 2002). För att förstå vad som kan utgöra ett effektivt gränsobjekt krävs även att hänsyn tas till sammanhanget (där IT:n utgör en aspekt) inom vilket objektet ska verka (Bowker & Star, 1999; Carlile, 2002). Gränsobjekt måste alltså ses i det sammanhang som ett affärssystem utgör. Integration är ett begrepp som delvis har paralleller till den enhetlighet som eftersträvas i enhetlighetsramverket vid byggandet av gemensamt intresse. Gränsobjekt kan möjliggöra integration bortom vad som är möjligt genom ett visst affärssystems konfiguration. Ett systems konfiguration är ofta svårt att ändra i efterhand vilket skapar ett behov för gränsobjekt. Användningen av gränsobjekt påverkar till vilken grad ett system i sig består som en obligatorisk passage för att hantera kunskap vid gränser och vilken betydelse systemet har för integrationen av olika avdelningar. (Dechow & Mouritsen, 2005) Däremot är gränsobjekt inte bara något som ska ses som tillfälliga lösningar, de kan även vara hållbara överenskommelser mellan aktörer och avdelningar (Bowker & Star, 1999). Rent praktiskt kan ett gränsobjekt möjliggöra kommunikation mellan olika avdelningar exempelvis genom illustrationer av organisationsstrukturer och funktioner som tydliggör distributionskedjor (Star & Griesemer, 1989). Carlile (2002) menar att ett effektivt gränsobjekt innehar tre egenskaper. För det 12

13 första ska det erbjuda ett gemensamt språk med vilket individer kan kommunicera sin kunskap. För det andra ska det tillhandahålla konkreta medel för individer att lära sig om de beroendeförhållanden som finns. Dessa två förstnämnda egenskaper relaterar till ramverkets två första dimensioner, vilka måste uppfyllas om gemensamt intresse ska uppnås. Den tredje egenskapen ett gränsobjekt bör ha är att möjliggöra en process genom vilken individer kan omvandla sin kunskap och därmed kan gemensamt intresse skapas. Sett i sammanhanget av ett affärssystem blir logiken att systemet i sig kan ses som ett gränsobjekt (Dechow & Mouritsen, 2005) som uppfyller den första av dessa tre egenskaper då det tillhandahåller ett gemensamt språk. De andra två egenskaperna som krävs kan dock innebära att det finns utrymme för gränsobjekt utanför själva systemet och dessa kan spela en avgörande roll i ett systems funktion eller en implementerings framgång. 2.6 Sammanfattning av teori Sammanfattningsvis kan det sägas att olika typer av gränser förenade med de olika dimensionerna i ramverket, kräver olika typer av gränsobjekt. En implementering av ett nytt affärssystem utgör en komplex förändring vilket aktualiserar dimensionerna gemensam mening och gemensamt intresse. Arbetet med dessa dimensioner syftar till att minska individers tolkningsskillnader av exempelvis ett nytt affärssystems innebörd, samt till att bygga ett enhetligt intresse av att använda det. Individers kunskap har egenskaper som förutom att möjliggöra produktionen av en komplex produkt, även kan orsaka svårigheter med att koordinera olika avdelningars arbete. Specialiserad kunskap inom en viss avdelning är för individer förenad med en kostnad. Då det tar tid att bygga kunskap genom erfarenhet är det något som gör att krav på en omvandling av kunskap kan möta motstånd. Skillnader mellan avdelningars specialiserade kunskap samt vilka beroendeförhållanden som är närvarande inom en organisation, måste vara kända av olika individer för att ett samarbete ska kunna fungera. En nyhet eller en förändring kan leda till att dessa skillnader och beroenden blir otydliga, vilket ofta leder till problem med att tolkningar och intressen saknar enhetlighet inom organisationen. Gränsobjekt kan användas för att avhjälpa dessa problem men måste då anpassas så att gränsobjektets egenskaper matchar behoven som finns inom olika dimensioner. 13

14 3. Metod I detta avsnitt redogör vi för hur forskningsprojektet genomförts. Metodrelaterade vägval motiveras och kritiseras. Avsnittet beskriver hur datainsamling genomförts samt hur resultaten redovisats och analyserats. Även frågor som rör studiens reliabilitet och validitet behandlas. 3.1 Ett praktikbaserat perspektiv Vi har använt oss av ett praktikbaserat (practice- based) perspektiv som innebär att vi ämnar utreda hur en förändring genomförts i praktiken. En sådan ansats grundar sin analys på en samling av olika praktik, vilket medför att perspektivet är abstrakt nog för att kunna generalisera resultat och bidra till teori. (Iveroth, 2010b) Valet av detta perspektiv motiveras av att förändringsstudier ofta antar ett makroperspektiv där förändring observeras på avstånd, något som gör det svårt att få insikt i vad som egentligen pågår under en förändring. Genom ett praktikbaserat perspektiv ämnar vi undvika sådana problem och istället få ett mikroperspektiv som ger oss insikter om aktörers praktik. (Iveroth, 2011) 3.2 Val av metod: En fallstudie Fallstudier passar som forskningsmetod då målet är att få en djup förståelse för den miljö och de processer som undersöks (Saunders et al., 2009). Valet av fallstudie som metod för att undersöka en implementering av ett affärssystem är enligt oss ett passande alternativ av en rad anledningar. Fallstudier är bra för att erhålla innehållsrik data rörande forskningsfrågan, men också för data som fångar en kontextuell komplexitet (Benbasat et al., 1987 ). Metodens egenskaper fyller på detta sätt ett syfte i vårt forskningsprojekt och tillgodoser de behov vi har, något som hade varit svårare med en kvantitativ metod. Genom att här tydligt motivera vårt val att utföra en fallstudie vill vi undvika den kritik som Benbasat et al. (1987) annars menar att många fallstudier gör sig skyldiga till, då vägval ofta inte motiveras tydligt nog. En fallstudie är ett bra val då ett fenomen ska studeras i sin kontext (Franz & Robey, 1984). Denna typ av studie passar sig även då problematiken är praktik- baserad, när aktörers erfarenheter spelar en viktig roll, eller då olika fenomen ska förklaras (Yin, 1984). Av dessa anledningar är valet att utföra en fallstudie för vår del väl underbyggt. För att inte överväldigas av all data som samlats in har vi låtit oss styras av vår forskningsfråga i enlighet med vad som rekommenderas av Eisenhardt (1989). Det finns även argument som stödjer valet av fallstudie som specifikt passande för forskning som berör IT. Bland annat gör den snabba utvecklingen på området att det finns ämnen som berörts av lite eller ingen tidigare forskning (Eisenhardt & Graebner, 2007). Ett annat argument som talar för en fallstudie är att vår forskning berör en implementeringsproblematik, vilken påverkas av vissa händelser och aktörer som genom en fallstudie kan identifieras. Eftersom dessa aktörer och händelser kan identifieras kan också det händelseförlopp som leder till ett visst resultat, ge förståelse på ett djupare plan (Benbesat et al., 1987). 14

15 3.3 Singel-fallstudie och val av företag Att utföra en singel- fallstudie (single case) - till skillnad från att undersöka flera företag - är enligt Yin (2003) ett fördelaktigt alternativ i situationer då forskningen ämnar undersöka hur något förhåller sig. Det ger stöd till vårt val att begränsa vår forskning till endast ett företag, även om forskningsprojektets begränsade tidsram själfallet också spelade en betydande roll. Det finns dock fler anledningar till att endast studera ett företag. Då det som undersöks kräver rikligt med kontextuell data är valet också motiverat (Eisenhardt & Graebner, 2007; Yin, 2003) och vi anser att så är fallet med den implementeringsprocess vi undersöker. Singel- fallstudier ger dessutom en möjlighet att undersöka ett fenomen på djupet, ett sätt som gynnat oss i vårt syfte att bidra till befintlig teori genom att utveckla enhetlighetsramverket. Däremot finns argument mot att endast studera ett enda företag och inte fler, men i vissa situationer - av vilka vi anser att vår fallstudie representerar en - är det ett legitimt val. Exempelvis för att vi ämnar testa gränserna för redan väl utvecklad teori (Benbesat et al., 1987) samt för att vi anser att vårt fall är unikt. Singel- fallstudier har kritiserats för bristande möjlighet till statistisk generaliserbarhet. Däremot menar Lee och Baskerville (2003) att det finns en annan sorts generaliserbarhet som är möjlig utifrån en singel- fallstudie och fungerar då avsikten är att bidra till teorier, vilket är ett motiv med vår studie. Valet av företag för fallstudien kan möjligtvis kritiseras i förhållande till frågor om generaliserbarhet, men tanken är att utveckla ett ramverk och då är sådan kritik obefogad eftersom företaget har valts för möjligheten det ger till att erbjuda teorietisk insikt (Eisenhardt & Graebner, 2007). Ett företag kan alltså väljas av andra anledningar än för möjligheterna till att generalisera (Eisenhardt, 1989). Med det som bakgrund är företaget noggrant utvalt efter vissa kriterier (Benbasat et al., 1987). Valet grundades delvis på att företaget i vår fallstudie liksom det företag vars affärssystemsimplementering ramverket (Iveroth, 2010) baserades på, har infört ett nytt affärssystem. Därmed fanns förutsättningar att applicera ramverket på den förändring som genomförts samt möjligheter att undersöka hur olika gränsobjekt har påverkat implementeringsprocessen. 3.4 Datainsamling Datainsamlingen var av explorativ karaktär, vilket delvis motiveras av att ingen tidigare forskning har genomförts (Scapens, 1990) specifikt för att utreda ramverkets koppling till användandet av gränsobjekt. Vår data- analys är induktionsorienterad med intentionen att bidra genom att utveckla enhetlighetsramverket. Den empiriska datan består av intervjuresultat från intervjuer genomförda mellan november 2012 och januari Då förändringen i fallföretaget initierades redan 2008 består intervjuresultaten till största del av ett återblickande perspektiv. Vissa situationer som berörs i intervjuerna är däremot direkt aktuella i förhållande till företagets fortsatta implementeringsarbete. Att intervjuresultaten är byggda på respondenters återblickar kan vara problematiskt (Nor- Aziah & Scapens, 2007), då de svar som getts påverkats av hur de sett på situationen i efterhand. För att motverka problematiken har liknande frågor ställts till flera olika respondenter. Minnesproblematiken togs upp av en respondent som påpekade att en fråga vi ställde berörde händelser från flera år tillbaka och att det därför var svårt att minnas, något som bör ses som ett problem med den utförda forskningen. Delvis misslyckades våra 15

16 försök att motverka denna källa till snedvridning eftersom respondenterna ej fann de dokument de hänvisade till i sina svar. Totalt genomfördes sju intervjuer med fem olika respondenter vilka delvis valts genom snöbollsurval (Saunders et al. 2009) men också genom att de nämnts av andra respondenter under intervjuer. Med snöbollsurval avses att första intervjun genomfördes med dem som beslutat om bytet av affärssystem, för att sedan fortsätta med personer som dessa pekat ut som betydande för implementeringen. De personliga intervjuerna var 60 minuter långa och de som genomfördes per telefon hade en varaktighet på ca 30 minuter. Respondenterna var huvudsakligen individer som på olika sätt hade betydande inflytande över den förändringsprocess som genomförts i fallföretaget och det som framkommer i empirin är således starkt influerat av deras åsikter. Dessa respondenter var i de flesta fall både delaktiga i planeringen av implementeringen samt själva utförandet av den. De var alla positiva till förändringen och förespråkare av det nya systemet, något som delvis kan ses som en begränsning med valet av respondenter. Detta då delar av den problematik som undersökts relaterar till motstånd mot det nya systemet och således hade åsikter från negativt inställda individer varit av intresse. Försök gjordes att utföra fler intervjuer med produktionspersonal för att avhjälpa denna begränsning, men den berörda personalen ville ej medverka, trots att vi föreslog andra tillfällen och trots ett godkännande från chefer att använda arbetstid till intervjuer. Intervjuerna hölls både på huvudkontoret i Upplands Väsby och via telefon. Dessa spelades in och transkriberades i efterhand, kompletterande uppgifter har även lämnats från respondenter via e- post. Intervjuer genom e- post och telefon minskar problem relaterade till intervjuareffekt. Samtidigt ger en personlig intervju möjligheten att bygga en relation vilket kan ge mer ärliga och utförliga svar (Saunders et al., 2009), varför vi huvudsakligen utfört sådana. 3.5 Djupgående intervjuer Intervjuerna som hölls var semistrukturerade och av djupgående karaktär. Detta betyder att vi i förväg hade bestämt teman och frågor som skulle täckas men där ordningen och formen på frågorna kom att variera mellan olika intervjutillfällen, delvis beroende på hur konversationen utvecklades. Nya frågor tillkom ofta som en följd av respondenters svar. Frågor utformades med hänsyn till att inte göras för långa eller innefatta flera följdfrågor, vilket enligt Saunders et al. (2009) kan leda till svårigheter med att få svar på precis den aspekt på ett problem som önskas utredas. Kontextuell data om intervjuns genomförande ökar enligt (muntl. föreläsning 12/ ) reliabiliteten vilket föranleder oss att här redovisa sådan information. Intervjuerna genomfördes med ett neutralt tonläge vilket enligt Saunders et al. (2009) minskar risken att påverka respondentens svar och därmed orsaka en snedvridningseffekt. Frågor om eventuellt känsliga ämnen lämnades till slutet av intervjuerna för att om möjligt få ett svar som kunde gynnas av ett större förtroende för intervjuarna jämfört med början av intervjun (Saunders et al., 2009). Delvis ställdes öppna frågor, med syftet att ge respondenten möjligheten att ge omfattande svar där situationer eller händelser kan beskrivas nyanserat (Saunders et al., 2009). Sådana frågor följdes ofta av sonderande frågor (probing) för att få svar mer fokuserade på det vi önskade undersöka. Även frågor av en karaktär som Saunders et al. (2009) kallar reflektion användes, där vi exempelvis frågade "varför tror du...?". Det är 16

17 dock delvis att betrakta som en för validiteten problematisk teknik att ställa frågor av mer öppen karaktär då det blir svårare att knyta an viss data till en specifik fråga. Intervjuer är som datainsamlingsmetod förenade med en inte obetydlig snedvridningsproblematik (Eisenhardt & Graebner, 2007). För att motverka problem har vi exempelvis försökt få intervjuer med individer från olika nivåer i företaget, dock med ett mindre lyckat resultat. Frågorna som ställts baserades delvis på de teoretiska koncept vi valt undersöka, men även på sådant som gradvis under intervjuandet framstod som relevant för den process som ägt rum i företaget. De personliga intervjuerna ägde rum i olika konferens- och mötesrum på Revents huvudkontor. I samband med besöken vid huvudkontoret har det även förts ett flertal mer informella diskussioner vilka har bidragit till en djupare och mer nyanserad förståelse för den problematik som finns förenad med företagets implementeringsprocess. Slutligen kan ett annat möjligt problem med intervjuer vara att företaget är relativt litet (125 anställda), vilket medför att vissa ämnen är känsliga att diskutera och därmed kan mindre ärliga svar ha getts. Vi har försökt motverka problem av sådan karaktär genom att erbjuda respondenter möjligheten att vara anonym. 3.6 Dataanalys Insamlad data analyserades parallellt med fortsatt datainsamling (Eisenhardt, 1989) och utgick från transkriberade intervjuer. Att tidigt i projektet starta analysen gav oss fördelen av att anpassa frågor i återstående intervjuer (Eisenhardt, 1989), samt möjligheten att lägga till nya (Harris & Sutton, 1986) och på så sätt få en flexibel datainsamling. De resultat som presenteras innefattar delvis olika respondenters intentioner och inte enbart handlingar. Intentioner är av intresse då de är av betydelse för handlingar (Pihlanto, 1994). Teorin som vi utgått från i detta forskningsprojekt är dels det ramverk som vi ämnar utveckla genom att utreda hur olika verktyg kan stärka olika dimensioner. Teorin har påverkat oss i vår datainsamling så tillvida att den har informerat oss (Gregor, 2006) och därmed styrt vårt tankesätt. Övrig teori som har använts för att förstå olika typer av verktyg härrör från forskning som i första hand berör termen gränsobjekt. Teorier har sökts fram i framstående forskningstidsskrifter. Den forskning som teorierna om gränsobjekt tagits från, kommer mestadels från studier av tillverkande företag med en hierarkisk struktur (Kellogg et al., 2006) och passar således till vår studie som berör ett sådant företag. Vi har redovisat resultaten från intervjuerna genom att bygga en berättelse av hur implementeringsprocessen har utvecklats i syfte att ge en tydlig bild av hur processen har sett ut. Därefter har vi utfört en narrativ analys och därmed avses att berättelsen sammanflätas med teori för att visa på empiriska bevis (Eisenhardt & Graebner, 2007). Uppföljningsmöten genomfördes med en respondent för att tillsammans gå igenom resultaten från forskningsprojektet och på så sätt möjliggöra revisioner och därmed också få högre validitet. Att med dessa medel stärka validiteten är viktigt, då studier av organisationsförändringar ofta kritiseras för de problem som uppstår då respondenter ska minnas och återskapa händelser som skett flera år tillbaks i tiden (Golden, 1992; Pettigrew et al., 2001). Forskningsprojektet var dessutom ett samarbete mellan två studenter, även det torde minska risken för snedvridning och därmed bidra till högre validitet (Eisenhardt & Bourgeois, 1988). Vid samtliga personliga intervjuer fanns två intervjuare närvarande. 17

18 4. Empiri Här presenteras fallstudiens intervjuresultat. Vi inleder med att beskriva bakgrunden till företagets byte av affärssystem för att därefter kort beskriva hur systemet fungerar. Efter det presenteras problem förenade med gemensam mening och slutligen redogörs för resultaten som relaterar till gemensamt intresse. I anslutning till avsnitten om dimensionerna presenteras resultat som beskriver hur eventuella verktyg eller gränsobjekt använts inom respektive dimension. 4.1 Fallföretaget: Revent Revent International grundades 1952 och bolaget levererade världens första stickugn Huvudkontoret finns i Upplands Väsby. Produktion sker i Upplands Väsby och hos dotterbolaget i Piscataway, New Jersey, USA. Revent har även dotterbolag i Tjeckien, Ryssland och Tyskland. Företaget har distributörer i mer än 50 länder spridda över Europa, Asien, Oceanien, Mellanöstern och Nordamerika. 4.2 Anledningar till ett nytt system: Interna faktorer Bolaget påbörjade 2006, i samband med ägarbyte, ett omfattande förbättringsprogram. Som en viktig del i detta förbättringsprogram beslutades 2007 att byta ut det befintliga affärssystemet mot dagens system. Skälet till beslutet var enligt Revents VD i huvudsak behovet av att få ordning på lager och processflöden samt att bryta invanda mönster och rutiner. Tidigare system var för stort och komplicerat vilket gjort personalen till slavar under systemet. Implementeringen av det nya systemet Monitor inleddes i Sverige 2008 och fram till dess användes systemet ASV. Året därefter, 2009, inleddes implementeringen av Monitor i Revents andra produktionsanläggning i New Jersey, USA. I dagsläget, 5 år efter införandet av det nya systemet finns fortfarande delar som inte fungerar fullt tillfredställande enligt den tänkta planen. Bolaget har sedan 2006 haft en kontinuerlig tillväxt vilket gör att det enligt flera respondenter blir allt mer angeläget att lösa de kvarstående bitarna för att optimera processflödena och därmed kapacitetsutnyttjandet. 4.3 Monitor: Ett affärssystem Monitor är ett affärssystem som Revent använder för en rad olika områden, bland annat försäljning, orderberedning, planering, produktion och ekonomi. Det finns med andra ord ett omfattande användningsområde. Monitor används av personalen i produktionsavdelningar - vilket är vår fokus - för att rapportera exempelvis hur många plåtar som bockats. Rapporteringar kan också innefatta att ett visst arbetsbeting stämplats av (rapporterats in som utfört). Monitor i sig som system (IT:n) är enligt respondenterna egentligen inget konstigt, däremot finns ett bristande ansvarstagande vilket kan ses som en brist i användandet av systemet. Monitor används för att administrera processflöden som exempelvis kan bestå i att marknadsavdelningen lägger in order på kompletta ugnar som planeringsavdelningen sedan skickar vidare till olika produktionsgrupper i flödet; stans, 18

19 kantpress, svets, elkoppling och emballering. Dessa avdelningar har genom Monitor sina egna körplaner vilka tillhandahåller information om vilka uppgifter som ska utföras och i vilken ordning dessa ska prioriteras. Exempelvis är en svetsare knuten till en viss produktionsgrupp. När han börjar arbeta stämplar han in på sin produktionsgrupp och får då ett underlag på vad som ska göras utifrån körplanen. När uppgiften är utförd stämplar han av. Kopplat till användningen av Monitor är det ISO- kvalitetssystem som används i företaget vilket innefattar textdokument införda i pärmar. Dokumenten beskriver hur processer hör ihop och vilka ansvarsområden som tillhör olika avdelningars arbetsuppgifter. Detta mindre användarvänliga gränssnitt har inneburit att mycket som står i pärmarna ej uppdaterats på länge och därmed inte alltid stämmer överens med verkligheten. Revent utvecklar nu ett verktyg där företagets processer och tillhörande ansvarsområden kan åskådliggöras visuellt, istället för att visas i pärmar. Det är en del i att förbättra kvalitetssystemet och därmed också förbättra användningen av Monitor. Poängen med verktyget är att förklara ansvarsområden så visuellt som möjligt. 4.5 Gemensam mening: Bristande förståelse för Monitor Ett för Revent återkommande problem är att individer utför felaktiga rapporteringar i systemet. En respondent menar att det beror på individers bristande förståelse för sin roll och del i organisationen som helhet. Vid implementeringen av Monitor kunde enligt honom mer gjorts för att få folk att förstå vikten av att rapportera rätt i systemet. Han berättar: Om någon som arbetar med plåt ska bocka 24, gör 23 och ändå rapporterar 24 och tänker att det gör väl inte så mycket, blir det i slutändan ett saldofel. Till slut blir det panik nere på svetsen, när det är helt slut, då står dem helt still. Han menar att förståelsen för denna problematik ibland saknas. Följden blir att en arbetsledare från svetsen måste springa upp till stansen och bryta något där, sen vidare till pressen och bryta något där. Det blir nya ställtider och stillestånd i hela kedjan, bara för att det saknades en förståelse för vikten av att rapportera rätt (Respondent 2). Ett fåtal problem förenade med användningen av Monitor återkommer som centrala för de svårigheter som upplevts under implementeringen av det nya systemet och samtliga respondenter berör dessa under de intervjuer som genomförts. Ett av de huvudsakliga problemen är enligt respondenterna just att anställda inte förstår sin roll, sin del i helheten. Detta leder delvis till en avsaknad av ansvarstagande för olika processer. Exempel på de problem som kan uppstå som en följd av bristande förståelse är att ingen tar ansvar för att föra information vidare till en kund, eller bevaka att en ugn levereras i tid. Revents VD menar att implementering av Monitor skulle ha gått betydligt lättare om alla från början haft en bättre förståelse för sin egen roll i systemet samt konsekvenserna av ett felaktigt agerande. Ofta måste dock detta ställas mot den verklighet som företaget befinner sig och det blir till en balansgång med andra faktorer som direkt påverkar företagets lönsamhet. En respondent menar att personalens olika tolkningar av vilken betydelse en korrekt användning av systemet har, exempelvis i formen av rapportering, skapar problem då det gör att personal lägger olika mening i att rapportera korrekt. Det leder enligt honom till att vissa rapporterar rätt eftersom de förstår vikten, medan andra helt struntar i att vara noggranna och på så sätt skapar problem för andra. 19

20 Respondenten menar samtidigt att ansvarstagandet kan förbättras först när individer får en ökad förståelse för hur deras användning av Monitor påverkar andra avdelningar och företaget som helhet. Han säger att det är viktigt att få folk att förstå varför de har ett visst ansvar. "Om jag inte gör det här, vad händer då?" (Respondent 1) Vidare menar samme respondent att "prata resultat med produktionen fungerar inte" då han talar om hur man ska uppnå den förståelse som han menar krävs för att undvika de nyss nämnda problemen. Det som enligt honom fungerar är att skapa förståelse hos individer för vad deras handlande ger för konsekvenser och först då kan rapporteringen börja fungera korrekt. För att bygga denna förståelse menar han att människor måste in för att förklara. När Monitor började användas för inköpsfunktionen på produktionsanläggningen i USA uppstod problem då inköpschefen inte använde systemet som det var tänkt. En respondent berättar: Han fick gå (...) Han var extremt fyrkantig, han kanske jobbade tio timmar per dag och vi gjorde åtta ugnar per vecka. Nu gör vi 14, det hade inte fungerat, hans pappersarkiv hade svämmat över (...) Nu gör vi hans inköpsarbete på två timmar på morgonen, medan det för honom tog hela dagen. Hans filofax var hans bibel, han skrev i princip upp när han skulle kolla en viss artikel nästa gång. (Respondent 1) Att han inte använde systemet skapade problem även för andra avdelningar. De var beroende av den information som saknades på grund av att inköpschefen ej använt monitor fullt ut. Respondent 1 säger att inköpschefen hade en bristande förståelse för sin egen del i företaget som helhet. 4.6 Gränsobjekt för gemensam mening: Powerpoint och pärmar För att förklara hur Monitor skulle användas och vilken betydelse användandet har, användes Powerpoint som ett hjälpmedel. Respondent 3 ger ett exempel på hur en förklaring med hjälp av Powerpoint kunde gå till: Det är viktigt att saldona blir rätt, varför då? För annars fattas det alltid grejer när du ska göra ditt jobb, jaha okej nej det är ju inte bra att det fattas när jag ska påbörja ett jobb, ja då måste vi alltså rapportera hur mycket du har gjort (...) för utan rapportering fungerar inte systemet. Denna förklaring hade till syfte att förtydliga vilka konsekvenser och betydelse användningen av Monitor har. Ett motiv var att öka individers förståelse för hur deras användning av Monitor påverkar andra avdelningar. Hur Monitor skulle användas rent praktiskt förklarades mestadels genom att personalen fick testa själva. Respondent 3 berättar att han aldrig själv visar, utan låter personalen testa: Ok nu blev det fel, du rapporterade in 1000 men skulle skriva 1. Respondenten menar att Powerpoint- presentationer och möten bara räcker till viss del och för att personalen ska lära sig att använda systemet anser han att det som fungerar är att först förklara och därefter låta dem testa själva. Han menar det är viktigt att komma ut till avdelningarna och där förklara för att sedan kunna se vilka fel som görs. Respondenten säger att det är hard core production som gäller (respondent 3) och menar att den kommunikation som kan utföras genom personlig kontakt med individer, är överlägsen för att genomföra en förändring av den typ ett nytt system innebär. 20