UTREDNINGSRAPPORT: TVÅÅRIGA MANDATPERIODER

Transkript

1 1 (9) UTREDNINGSRAPPORT: TVÅÅRIGA MANDATPERIODER Sammanfattning Då förbundet går mot ett mer långsiktigt arbetssätt ansåg förbundsstyrelsen 2013 att det vore lämpligt med en utredning om huruvida styrelsens mandatperioder borde löpa på två år i taget. Utredningens slutsats var att man borde ha tvååriga mandatperioder, och styrelsen lade en proposition om detta till riksstämman förra året. Propositionen röstades ner och riksstämman uppdrog styrelsen 2014 att titta mer på frågan. Styrelsen 2014 har utrett frågan ytterligare, och den utökade utredningens slutsats är alltjämt att förbundet bör ha tvååriga mandatperioder för förbundsstyrelsen. Utredningen föreslår förbundsstyrelsen 2014 att, till riksstämman 2014, lägga en proposition om att införa tvååriga mandatperioder i förbundet. Inledning Förbundet Unga Forskare går mot ett mer och mer långsiktigt arbetssätt. År 2012 antogs förbundets första strategi, och de måldokument som reglerar de nationella projektens arbete löper numera två år i taget. Förbundsstyrelsen lägger även i långsiktighetens tecken en proposition till riksstämman 2014 om att låta förbundets verksamhetsplan gälla två år i taget. På grund av dessa förändringar och det nya mer långsiktiga perspektiv som genomsyrar organisationen som helhet, ansåg förbundsstyrelsen 2013 att det vore lämpligt att titta på om styrelsens mandatperioder borde löpa på två år i taget. Detta koncept har delvis testats under de senaste åren; styrelsen som valdes på riksstämman 2011 hade en mandatperiod på närmare två år (som en följd av ett tidigare beslut att flytta riksstämman från våren till hösten). Under sommaren 2013 kartlade (förbundsstyrelsen), Diana Diez (förbundsstyrelsen) och Tove Verner-Carlsson (extern utredare) om det vore gynnsamt att införa tvååriga mandatperioder. Utredningens slutsats var att man borde ha tvååriga mandatperioder. På utredningens rekommendation la styrelsen en proposition om detta till riksstämman. Riksstämman höll inte med styrelsen och röstade ner propositionen. Den beslutade: att (35) avslå propositionen kring tvååriga mandatperioder i FS i sin helhet.

2 2 (9) Det fanns dock en vilja hos riksstämman, som inte protokollfördes, att styrelsen skulle titta vidare på frågan och återkomma. Det har styrelsen 2014 gjort, genom (förbundsstyrelsen) och Tove Verner-Carlsson (förbundsstyrelsen). Denna utredningsrapport är en uppdaterad och utökad version av den rapport som förra styrelsen lade till handlingarna, och som även presenterades på riksstämman som underlag i frågan. Metod Det finns inte mycket nedskrivet om fördelar och nackdelar med att ha tvååriga mandatperioder i styrelser, och än mindre styrelser i ideella ungdomsorganisationer. Det vi hittade var ett fåtal utredningar och propositioner från andra ungdomsorganisationer (LSU, Sverok), som genomfört just den förändring som vi behandlar här i utredningen. Som komplement till den begränsade tillgången på skriftliga referenser valde utredningen att i huvudsak prata med folk som hade egen erfarenhet av att jobba i styrelser för organisationer som liknar Unga Forskar. Vi intervjuade ett brett spektrum av personer med relevanta erfarenheter som suttit i styrelser med mandatperioder på ett år, och de som suttit i styrelser med tvååriga mandatperioder. Intervjupersonerna har valts utifrån sin bakgrund, och listas i sin helhet i Appendix A. Vi har pratat med sittande styrelse, förbundsstyrelsealumner, representanter för andra ungdomsorganisationer samt anställda (nuvarande och f.d.). Underlaget till denna utredningsrapport utgörs huvudsakligen av intervjuprotokoll. Dessa kommer dock av hänsyn till de intervjuade inte att bifogas. Tvååriga mandatperioder - vad är det i dag som inte fungerar? Problemformulering Styrelsen hinner inte komma igång ordentligt innan det är dags att avsluta mandatperioden Bristfällig kontinuitet i styrelsearbetet över åren, svårt att etablera ett långsiktigt ledarskap Det finns idag en outtalad förväntan på att man ska sitta i åtminstone två år

3 3 (9) SWOT-analys Strengths Weaknesses Ökad kontinuitet i styrelsearbetet Man får en mer sammansvetsad grupp som kan komma längre i grupputvecklingsprocessen Bättre överlämning Uppdragets tidshorisont motsvarar bättre det strategiska arbetssättet Tid att ta sig an stora och avancerade frågor Stort åtagande på en gång Chansen att bli invald i styrelsen kommer bara vartannat år Mindre förnyelse i styrelsen Eventuella personkemiproblem, motivationsproblem eller avhopp får större effekt Man kan planera mer långsiktigt Opportunities Threats Man sänder ut en tydlig förväntan på uppdraget Tid för styrelsen att bygga upp och etablera ett ledarskap Svårare att rekrytera till styrelsen Stora glapp vid övergångsperioderna Ökad risk för avhopp

4 4 (9) Diskussion Bakgrund Med dagens system blir den arbetsamma perioden för förbundsstyrelsen förhållandevis kort. Grovt sett ser uppdelningen ut som i bilden nedan. Figur 1. Förbundsstyrelsens arbete under ett år Det blir, beroende på hur sommaren värderas, mellan 5-7 månader effektivt arbete under ett år med dagens system, då förbundsstyrelsen kan arbeta med frågar som inte är direkt kopplade till årscykeln. Detta att jämföra med månader om förbundsstyrelsen hade tvååriga mandatperioder. Då räknar vi med att inlärningen tar en extra månad eftersom färre antagligen sitter kvar, att propositionerna tar tid båda åren, samt att sommaren infaller två gånger. Förbundsstyrelseuppdraget blir alltså effektivare med tvååriga mandatperioder, eftersom det fria arbetet utgör % av mandatperioden istället för %. Dessutom möjliggör det för styrelsen att hantera frågor som sträcker sig över en större tidsrymd än ett halvår. Att ta fram en genomtänkt strategi är ett exempel på ett arbete som blir mycket svårt om man inte har mer tid än så 1. Styrelsens arbete Majoriteten av de intervjuade är överens om att det tar tid att komma in i styrelseuppdraget och bli bekväm i det. I en styrelse där alla sitter i två år är det lättare att planera arbetet, så att man inte behöver stressa för att hinna med allt som skall hinnas med. Det gör det också 1 Efter flera misslyckade försök tidigare år antog förbundet sin första strategi på riksstämman 2012, efter att förbundsstyrelsen haft en förlängd mandatperiod. Det har i efterhand har det noterats att den förlängda mandatperioden var en bidragande faktor till att strategin kunde röstas igenom.

5 5 (9) möjligt att sänka arbetsbelastningen för förbundsstyrelsen, och ändå bibehålla samma kvalitet. En invändning som lyfts mot tvååriga mandatperioder är att det är positivt att en gång per år få ta ställning till sitt styrelseuppdrag. Det blir ett sätt att rannsaka sig själv och omvärdera sitt engagemang i styrelsen. Om man istället skulle ha tvååriga mandatperioder finns risken att man tappar sitt engagemang efter halva tiden, eftersom man inte minns varför man engagerar sig. Å andra sidan har det också framkommit att med tvååriga mandatperioder finns det bättre möjligheter att fokusera på personlig utveckling för de enskilda ledamöterna vilket gör uppdraget mer självförverkligande. Det har även argumenterats att det är någonting negativt att styrelsen idag behöver genomgå ett omval varje år. Detta medför en otrygghet kring vem som sitter kvar, och tar fokus från styrelsens arbete. Att genomgå en valberedningsprocess tar även en stor mängd tid och tankekraft, med allt vad den innebär (case, intervjuer, kandidaturer etc.). Dessa personer har argumenterat att införandet av tvååriga mandatperioder försäkrar två års kontinuitet i förbundsstyrelsen vilket ökar stabiliteten eftersom de turbulenta perioderna blir mindre frekventa. En annan risk som presenterats är att om en dålig styrelse skulle väljas av riksstämman, så tar det hela två år innan det väljs en ny. De förslag på lösningar till detta problem som lyfts i intervjuerna är att tillämpa ett suppleant- och/eller fyllnadsvalssystem. Det har även lyfts att risken för att en styrelse inte fungerar ska vara lägre i om tvååriga mandatperioder tillämpas eftersom tid frigörs för att hantera eventuella konflikter i styrelsen. Långsiktighet och strategi Ett återkommande argument för tvååriga mandatperioder som framförts under intervjuerna är att det systemet möjliggör vad som kallats ett riktigt ledarskap. Man hävdar att om förbundsstyrelsen satt två år istället för ett år skulle ledarskapet i styrelsen hinna utvecklas till att prestera resultat snarare än att gruppens medlemmar ska börja lita på varandra. Det här gäller även utåt menar man, en styrelse som är trygg i sig själv kan ta en ledarskapsroll för organisationen, i motsats till en osäker styrelse som primärt kommer att fokusera på inärna angelägenheter. Det har sagts att en styrelse måste kunna leda sig själv innan den kan leda andra.. Samtliga intervjuade ordföranden menade att deras styrelser hade varit markant mer produktiva ett eventuellt andra år på mandatperioden. De flesta ordföranden menade även att det är svårt att föra ett strategiskt styrelsearbete när styrelsen byts ut årligen eftersom fokus hamnar på uppstart och avslut av styrelsearbetet snarare än på utvecklingsarbete. Man hävdar att det finns en inneboende svårighet för styrelsen att tänka långsiktigt när tidsramen för dess eget engagemang bara är ett år. En farhåga som kommer fram i intervjuerna är att man inte kan välja att sitta tre år i förbundsstyrelsen. Man måste välja att sitta två eller fyra år. Detta får som följd att få personer väljer att kandidera om, och ett större glapp kan uppstå. Det tvååriga systemet ställer alltså högre krav på överlämning än vad dagens system gör. Gruppdynamik

6 6 (9) Vikten av en bra grupprocess tas upp i flertalet av intervjuerna. Om förbundsstyrelsen skulle sitta två år istället för ett, skulle gruppen hinna utvecklas längre. En högpresterande grupp är behöver vara sammansvetsad och bygger på trygghet menar man. Det här ska vara något som kräver tid och energi för att uppnå. Sammanhållningen är också nödvändig för att ska klara av att hantera de diskussioner som krävs för att ta välgrundade strategiska beslut. Det har även framförts att en välfungerande grupp gör också uppdraget roligare och det därför är ett sätt att upprätthålla intresset för det. Rekrytering Det har argumenterats att det är få unga som har en stabil situation på två till fyra års sikt och att det är ett större åtagande att binda upp sig på två år i taget istället för ett. Detta kan begränsa mängden potentiella kandidater.

7 7 (9) Slutsats Utredningen anser efter en djupare analys fortsatt att det finns mycket att vinna på att införa tvååriga mandatperioder i Förbundet Unga Forskare. Det ligger i linje med den strategiska utvecklingen som sker i organisationen och avhjälper många av de strukturella problem som hämmar styrelsearbetet idag. Att införa tvååriga mandatperioder har även ett gott stöd i intervjuunderlaget. De två huvudsakliga invändningarna mot införandet av tvååriga mandatperioder har varit rekryteringen av ledamöter till styrelsen kan försvåras samt att glappet mellan styrelser kan komma att öka. Rekryteringsproblematiken bör gå att begränsa genom att det tydligt kommunicera att ett styrelsearbete går att kombinera med såväl studier i Sverige som utomlands och med jobb. Det bör även noteras att antalet intresseanmälda till förbundsstyrelsen vanligen överstiger antalet kandiderande styrelseledamöter med ungefär faktor två. Det kan alltså göras ett bättre jobb med att förvalta intresset för förbundsstyrelsen. Den försvårade överlämningen mellan förbundsstyrelsen kan avhjälpas genom att överlämningen till större del än idag sker skriftligen. Vidare ligger måldokumenten, verksamhetsplanen och strategin om lott med styrelsevalet. Så varje ny styrelse kommer att ha en färdig plan för det första året då den tillträder. Utredningen rekommenderar således att tvååriga mandatperioder implementeras i Förbundet Unga Forskare. Rekommendation Mot bakgrund av detta rekommenderar utredningen styrelsen Att (1) lägga en proposition till riksstämman om införande av tvååriga mandatperioder i Förbundet Unga Forskare

8 8 (9) Appendix A. Lista över intervjuade personer, sorterade i bokstavsordning efter förnamn Alexander Sehlström F.d. anställd under en arvoderad ordförande i Unga Forskare Förbundsstyrelseledamot för Unga Forskare , vice ordförande Anders Lundberg F.d. arbetsledare för en arvoderad ordförande i Unga Forskare Förbundet Unga Forskares ordförande (ideellt, två mandatperioder om ett år) Ordförande för Medicine studerandes förbund (ideellt) Daniel Langkilde Ordförande för Chalmers studentkår , arvoderat Ledamot i Unga Forskares styrelse Daniel Madhani Generalsekreterare för Unga Forskare (2011-idag) David Ebbevi Förbundet Unga Forskares ordförande (dubbel mandatperiod, ideellt) Elin Kalén Sitter i Unga Forskares valberedning f.d. distriktsaktiv i Unga Forskare Guncha Welsapar Ledamot i Unga Forskares styrelse , vice ordförande Förbundet Unga Forskares ordförande (ideellt, ett år) Gustav Johansson Vice ordförande i Unga Forskares styrelse 2013-idag Ledamot i Vetenskap och Allmänhets styrelse Jens Aronsson Ledamot i Tekniska Högskolans Studentkårs fullmäktige Johan Andréasson Ledamot och vice ordförande i Unga Forskares styrelse F.d. arbetsledare för en arvoderad ordförande Joni Lindgren Ordförande för Sveriges elevråd - SVEA (arvoderat, tvåårig mandatperiod) Generalsekreterare för Unga Forskare 200?-2006

9 9 (9) Karl Larsson Ledamot i Unga Forskares styrelse 2011-idag (ena mandatperioden dubbel) Marcus Gidekull Ledamot i Unga Forskares styrelse 2013-idag Mimmi Garpenbring Ordförande för Sveriges elevråd - SVEA 2012-idag (tvåårig mandatperiod, arvoderat) Nils Anlind Ledamot i Unga Forskares styrelse 2013-idag Rebecka Prentell Ordförande för Sverok 2012-idag (två mandatperioder á ett år, arvoderat) Sanna Holm Ledamot i Unga Forskares styrelse , vice ordförande (dubbel mandatperiod) Förbundet Unga Forskares ordförande 2013-idag (ideellt, ett år) Tobias Bladini Förbundet Unga Forskares ordförande (ideellt) och (arvoderat), tre mandatperioder á ett år totalt