Styrelsemöte BRF Primusbacken

Transkript

1 Sekreterare: Carl Bladh-Johansson Ordförande: Anders Långberg PROTOKOLL Datum: Styrelsemöte BRF Primusbacken Tid: 19:00 till 20:30 Plats: Rosa Drömmar Närvarande: Carl Bladh Johansson, Anders Långberg, Anders Ekström, Markus Grammer, Michael Monaghan 1. Anders Långberg öppnade mötet. 2. Föregående protokoll godkändes. 3. Åtgärdslistan gicks igenom (se bilaga 1). Nedan återges de punkter där vi där informationen uppdaterats väsentligt: a. Punkt nr 1: På mötet diskuterade vi hur vi kan skaffa oss mer fakta kring den dåliga uppkopplingen på bredbandet som vissa upplever. Vi diskuterade att vi skulle kunna köra bredbandskollen vid olika tidpunkter och dokumentera resultatet. Markus väckte förslaget om att kolla upp om det finns någon mjukvara som kan övervaka nätet över längre tid så att vi får underlag till att bemöta AllTele. b. Punkt nr 2: Carl har vidarebefordrat utskicket från Svenska Lumon AB till Nordic House för att göra dem uppmärksamma på att det finns fler aktörer som vill glasa in våra balkonger. Svaret från Nordic house var att de inom kort kommer hålla ett möte med Trafikverket där de ska diskutera hur de går vidare i ärendet. Vid kontakt med Svenska Lumon AB framkom det att de tidigare utfört arbete åt Trafikverket men att de för närvarande inte har något avtal med dem. c. Punkt nr 5: Mike har fått svar från hyresgästföreningen som föreslår att vi följer ramavtalet på en höjning av 1,2 %. Mike ska kolla upp när vi senast höjde hyrorna (troligen mer än 5 år sedan) och därefter komma med ett nytt bud, förslagsvis 5 % höjning för detta året. d. Punkt nr 6: Underhållsplanen gicks igenom översiktligt. Beslut togs på mötet om att renovera fasaden i hus 18. Beslut togs även om att genomföra renovering av de mindre brister som identifierats gällande taket. Beslut togs också om att byta ut trasiga armaturer till armaturer för lågenergi lampor. Fortsättningsvis ska alla armaturer som går sönder bytas ut mot lågenergi. Vi har fortfarande inte fått underhållsplanen i något editerbar format utan denna är i PDF.

2 e. Punkt nr 7: Vi skjuter på punkten gällande renovering av fönster och balkongdörrar till efter sommaren. Därefter går vi på förslaget i underhållsplanen och renoverar fönsterna. Markus kan vara referens för balkongdörr. f. Punkt nr 9: Renoveringen har blivit förskjuten med två veckor och kommer istället påbörjas måndagen vecka 22. Beräknas klar vecka 26. Vi betalar renoveringen med pengar ur kassan. g. Punkt nr 27: Åkerlunds har svarat att de ska kontakta en låssmed som fixar ny aktivteringskod och nycklar eftersom detta saknas. h. Punkt nr 32: Solna Högtryck kom in i alla lägenheter utom två. Vi ska få en lista över vilka de inte kom in till. Vid problem med avloppet kommer dessa personer få bekosta eventuell spolning själva. Själva spolningen av stammarna påverkades inte av att de inte kom in i lägenheterna. i. Punkt nr 33: Åkerlunds vill inte ge sig på att skruva upp AllTele:s serverskåp i hus 18 då det är rädda för att ta sönder deras grejer. Detta får istället AllTele ordna med. Anders L tar kontakt med AllTele om att skruva upp serverskåpet. j. Punkt nr 34: Vi gick igenom vad som behöver fixas på städdagen. En lista över detta kommer att sättas upp i samband med aviseringen av städdagen. Avisering görs av Carl. Efter städningen grillar vi korv. Styrelsen träffas vid kl 8 den 23 maj för att gå igenom vilka saker som behöver köpas in (rengöringsmedel, handskar, korv etc.) Anders L ansvarar för att beställa container och Anders E fixar griptänger för att plocka upp skräp och fimpar med. 4. Nya punkter a. Punkt nr 37: I samband med genomgången av underhållsplanen framkom att vi behöver ta fram rutiner för systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Vi behöver även se till så att brandvarnare sätts upp i trapphusen och att skyltar om närmaste nödutgång sätts upp i källarutrymmen. Vi bör även komplettera de skumsläckare som finns vid hissarna på bottenvåningen i båda husen med ytterligare två brandsläckare (pulver) per hus. 5. Övrigt a. Beslut om hur styrelsearvodet ska fördelas fattades i enlighet med den på förhand utskickade beräkningen i Excel. Mike ansvarar för att se till så att utbetalningarna sker genom SBC. b. Årstämmans datum blir torsdagen den 4 juni kl 19 på Café Andrum. Kontakt med valberedning behöver tas. Avisering till medlemmarna ska ske senast torsdagen den 21 maj. Carl sköter aviseringen genom att lägga kallelser i allas fack. 6. Avslutade punkter Inga punkter har avslutats sedan förra mötet. 7. Datum för nästa styrelsemöte: Nästa möte blir årsstämman den 4 juni kl 19 på Café Andrum. Styrelsen samlas kl

3 8. Mötet avslutades Justerat av: Anders Långberg Michael Monaghan

4 Bilaga 1. Åtgärdslista 1. AllTele 1. Mike 2. Markus Grammer Pågående 1. Det är flera som har problem med bredbandet, styrelsen ska göra en inventering över vilka problem som finns och hur våra medlemmar blir bemötta av AllTele (Markus ansvarar för detta). AllTele hänvisar oftast tillbaka till föreningen vid problem. Har vi något kundnummer? Det kan vara bra att ha när man ringer till AllTeles kundservice. 2. Iman skriver ihop ett brev till AllTele om att föreningen ämnar säga upp avtalet på grund av kontraktsbrott. 2. Inglasningen Carl Pågående Ärendet har avvisats av tjänstemännen på bygglovsavdelningen Stockholms stad. De anser att de ritningar som skickats in inte tillräckligt beskriver hur inglasningen kan placeras på fasaden utan att förvanska byggnaden. De anmärker på att glaset placeras över fönster och anser att det behövs tydligare beskrivningar av hur det ska lösas på ett tillfredsställande sätt. De skriver också att inglasningar är generellt främmande för den här byggnadsstilen vilket ställer högre krav på utformning. I ärendet (DNR ) finns de handlingar som beskriver vilka handlingar som efterfrågas, varför och vilka datum. Frågan har inte avgjorts i nämnden utan avvisats av tjänstemännen då de ansett att det saknats underlag för beslut. Vi har rätt att skicka in en ny ansökan baserad på begärda handlingar om vi vill ha frågan prövad. Carl har varit i kontakt med Johannes Furberg Nordic House som ska prata med Trafikverket om hur de ska kunna lösa problemen. Enligt uppgift har Trafikverket tillsatt en byggledare som ska hjälpa till med ärendet. Styrelsen har även kontaktats av

5 Svenska Lumon AB som också erbjuder balkonginglasning. Enligt deras säljare ska det inte vara några problem med att fixa de kompletteringar som krävs för bygglovsansökan. Lumon har något avtal med Trafikverket. Detta behöver kollas upp. Vi ska även vidarebefordra mailet från Lumon till Nordic House för att sätta lite press på dem. 5. Höjning av hyra hyresrätter Iman/Mike Pågående Hur går det till med höjning av hyra för dessa? Hyran måste höjas till det den lagligen får höjas till. Mike har efter samtal med Pia på SBC mailat hyresgästföreningen om diskussion kring hyrorna. Inget svar ännu. Mike kommer fortsätta att försöka få kontakt med hyresgästföreningen. Mike har kollat upp vad som gäller. Vi (Mike) ska skicka in en förhandlingsframställan där lägenhetsnummer, yta och nuvarande hyra framgår därefter ska hyresgästföreningen svara och därmed påbörjas förhandlingen. Som motivering till höjningen kan kommande investeringar användas samt att vi inte har höjts på väldigt länge. Höjningen ska kunna börja gälla från den 1 augusti. Förslag på att hyran höjs med 5 %. 6. Underhållsplan Anders L Pågående Se till att Åkerlunds upprättar en underhållsplan för 5-10 år framöver. Anders har fått ett utkast på hur en underhållsplan kan se ut. På mötet den 19 januari bestämde vi oss för att köra på denna och komplettera med besiktning av tak och fasad. Utförliga bedömningar för varje område måste finnas. Underhållsplanen har leverats av Åkerlunds. Anders L kollar upp om vi kan få den i ett elektroniskt format som går att editera

6 7. Balkongdörrar och fönster Anders L Pågående På årsmötet beslutades att fönster och balkongdörrar skall åtgärdas under En offert på renovering av fönster finns med i underhållsplanen (punkten 6). Vi behöver komplettera med offert för renovering av balkongdörrar med. Åkerlunds ska kolla status för fönster och balkongdörrar hos en på våning 5 i hus 20. Vi skjuter på renovering av fönster och balkongdörrar till efter sommaren. Därefter går vi på förslaget i underhållsplanen och renoverar fönsterna. Markus kan vara referens för balkongdörr. 8. Ventilationsfilter Anders L Pågående Ventilationsfilter har beställts och finns i källaren i hus 18. Nu behöver de bara distribueras till medlemmarna. Vi delar ut dessa i postfacken i samband med städdagen. 9. Hissen i nr 20 Anders L och Markus Grammer Pågående Hissen i hus 20 ska moderniseras så att den uppfyller de krav som ställs. Inspekta har senast granskat hissen den 28 november 2014 och om vi inte gör något åt den kommer vi att få körförbud på den. Hissen Elektriska och Mekaniska AB och OTIS (vilka vi har servicekontrakt med idag) har lämnat offert på hissmodernisering som i princip hamnar på samma summa, däremot är OTIS offert mer omfattande än Hissen Elektriska och Mekaniska AB:s offert. Gällande hissen i nr 18 ska vi kolla upp varför denna har stannat under den senaste tiden och vad vi kan göra åt detta. Mötet den 16 februari 2015 beslutade att gå på OTIS alternativet vad det gäller hissen i hus 20. Arbetet kommer att påbörjas måndagen v. 20 och avslutas fredagen v.24. Mike kollar upp vad det skulle kosta att finansiera hissmoderniseringen med banklån alternativt finansiera det med pengar ur kassan.

7 13. Andrahandsuthyrningar Mike Pågående Vi har dålig koll på vilka som hyr ut sina lägenheter i andrahand. Hur kan vi kolla om det bor olovliga andrahandsgäster? Mike ska ta fram en lista över vilka medlemmar vi har och därefter kontrollerar vi listan mot folkbokföringen. Hur går vi vidare med detta? Ett sätt är att kontrollera varje gång gröna lappar från Bring City mail sätts upp. Alternativt trycka upp nya lappar för brevlådorna så att egen skrivna lappar försvinner. Förslag ring på hos alla lägenheter och anteckna vem som bor i lägenheterna. Kombinera detta med att dela ut boendeboken (punkt 23) och kolla om de har rätt uppgifter på postlåda och dörr etc. En bra uppgift för den nya styrelsen. 20. Nyhetsbrev Pågående Ett nyhetsbrev ska tas fram ungefär en gång i kvartalet för att uppdatera föreningens medlemmar om vad som händer i föreningen. Protokoll från styrelsemötet publiceras på föreningens hemsida. Eventuella frågor som är av känslig karaktär kan lyftas ut från det protokoll som publiceras. Två nyhetsbrev har givits ut, ett i början på februari och ett i slutet på april. efter mötet den 19 januari Nyhetsbrevet publiceras dels på föreningens hemsida och dels i entréerna 22. Beställa grus till gången på baksidan Emilia Pågående Grus behöver beställas till gången på baksidan eftersom denna håller på att växa igen. Vi väntar med denna punkt till våren och vårstädningen.

8 23. Uppdatera boendeboken Anders L Pågående Boendeboken har uppdaterats med aktuell information. Vi skulle behöva skriva ut den och dela ut den till alla nya (och gamla) medlemmar. Vi behöver även ta fram ett välkomstbrev till nya medlemmar med information om boendeboken och information om adresser (namn) som kan användas till att märka upp dörrar, brevlåda och entré).förslagvis går den nya styrelsen 2015/2016 och presenterar sig och i samband med det delas boendeboken ut. Detta bör samordnas med punkt 13 om kartläggning av andrahandsuthyrning. 26. Radonmätning Carl Pågående En långtidsmätning på två månader har gjorts och mätdosorna skickades tillbaka till Landauer i slutet på april för analys och utvärdering av resultatet. 27. Byte av portkod. Anders L Pågående Byte av portkod behöver göras. Anders ska se till så att Åkerlunds fixar detta och att Svensk direktreklam kontaktas. Åkerlunds har kontaktat en låssmed som ska byta lås och fixa nya aktiveringskoder. Därefter ska koden bytas. 28. Nyckelinventering Anders L Pågående Nyckelinventering behöver göras. Anders L ansvarar för detta. 31. Trasig strömbrytare i källare i hus 18 Anders L Pågående En strömbrytare i källaren i hus 18 ser ut att vara provisoriskt lagad med tejp. Kontakt gällande detta har tagits med Åkerlunds. Vi påminde Niklas (Åkerlunds) om detta när vi gick igenom underhållsplanen fredagen den 8 maj.

9 32. Stopp i avloppet hus nr 18 och 20 Anders L Pågående Spolning av avloppsstammar i hus 18 och 20 utfördes under vecka 16 och 17. Det utfördes eftersom det har varit stopp dels hos en person på bottenvåningen i hus 18 och dels i tvättstugan i hus 20. Alla lägenheter utom två spolades (Ingen åtkomst gavs till lgh 1102 hus 18 och lgh 1403 hus 20 trots dubbelavisering). Vid kommande stopp får de själva bekosta spolning av avlopp. 33. Skruva upp serverbox i hus 18 Anders L Pågående AllTeles serverbox har släppt från sitt fäste i källaren på hus 18. Vi behöver be Åkerlunds att åtgärda detta. 34. Vårstädning Pågående Vårstädningen kommer att äga rum den 23 maj. Vi behöver beställa container och grus. Vi behöver också kolla upp var vi ska göra med cyklarna i förrådet. De har nu varit i förvar i över 6 månader och vi kan därför göra oss av med dem nu. En lista över vad som behöver göras på städdagen kommer att sättas upp i samband med aviseringen av städdagen. Avisering görs av Carl. Efter städningen grillar vi korv. Styrelsen träffas vid kl 8 den 23 maj för att gå igenom vilka saker som behöver köpas in (rengöringsmedel, handskar, korv etc.) Anders L ansvarar för att beställa container och Anders E fixar griptänger för att plocka upp skräp och fimpar med. 35. Bostadens lån Mike Pågående Mike kollar upp bindningstider för huslånen och vad den nya räntan kan bli. 36. Element Pågående Be Åkerlunds kolla upp varför en del har problem med ojämn värme i elementen. 37. Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Pågående I samband med genomgången av underhållsplanen framkom att vi behöver ta fram rutiner för systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Vi behöver även se till så att brandvarnare sätts upp i trapphusen och att skyltar om närmaste nödutgång sätts upp i källarutrymmen. Vi bör även komplettera

10 de skumsläckare som finns vid hissarna på bottenvåningen i båda husen med ytterligare två brandsläckare (pulver) per hus 3. Hyresrätt i nr 18 Anders L Avslutad Det ska bytas matta hos Tahani, hon får åka och kolla vilken typ av matta hon vill ha och återkomma till Anders, som kan ta det vidare med Åkerlunds. Mattan är nu utbytt. 4. Två låsta utrymmen i pannrummet i nr 20 Avslutad Ulfs förråd är det som ligger direkt till vänster när man kommer in i pannrummet i nr 20. Det som ligger på höger sida är outhyrt men låst. Troligtvis den förra hyresgästen som bara har lämnat det låst. Klipp upp låset och sätt på ett nytt lås som styrelsen har nycklar till. 10. Vattenkostnaderna Mike Avslutad Vattenkostanden var kr högre 2013 än Frågan kom upp på årsmötet vad det beror på. Mike utreder om kostnaden beror på höjda vattenavgifter eller ökad förbrukning alternativt en kombination av båda. Den höjda kostnaden beror på att brytdatum för fakturorna skett så att 14 fakturor kommit med det ena året och 12 det andra. 11. Förbud mot att parkera cyklar vid fastigheten Patrick Pagreus Avslutad Vi avvaktar med att sätta upp förbudsskyltar på fasaden eftersom det efter höststädningen inte längre finns något problem med detta. Cyklar som saknar ägare ska forslas bort. Vid städdagar ska de cyklar som inte är uppmärkta forslars bort för förvaring.

11 12. Soprummet / nedskräpning Anders E, Anders L, Emilia och Carl Avslutad 1. Det är fortfarande problem med att det ställs in grovsopor i soprummet. Sätta upp skyltar med information om att föreningen kommer att sätta upp kameraövervakning om detta inte slutar. Emilia skriver lapp och sätter upp. Carl fixar upp kameran under veckan. 2. Det finns en viss person som stökar till väldigt mycket i fastigheten, och som har gjort det under en lång period, och fortsätter trots tidigare uppmaningar om att sluta med detta. Styrelsen tar en muntlig erinran med denna person. 3. Styrelsen ber vår fastighetsskötare att slänga allt som ställs i trapphuset vid deras rond i fastigheten en gång i veckan. 14. Info om att var försiktig vid flytt/renovering Anders L Avslutad Sätt upp en lapp och information på webben om att man ska vara försiktig med hiss etc. när man renoverar, det blir så mycket förstört. Anders L lägger in något om detta på hemsidan och i boendeboken (se punkt 23). Vi har konstaterat att ytterligare en lapp kommer nog inte hjälpa utan punkten avslutas och tas upp igen om det blir nya problem. 15. Höststädning Avslutad Städdagen blir den 13 september Container ska hyras in 16. Vad ska utrymmet högst upp i hus 18 användas till. Markus Grammer Avslutad Markus Grammer ansvarar för denna fråga. Efter att ha undersökt utrymmet har vi kommit fram till att utrymmet inte går att använda till något speciellt, 17. Trasig tapet i hus 20 Anders L Avslutad Anders Långberg har kontaktat Åkerlunds för att åtgärda detta. Inget har dock hänt på denna punkt. Anders L påminner Åkerlunds om detta. Anders har fortfarande inte fått något svar på detta utan kommer ta tag i detta snarast.

12 18. Värme Anders L Avslutad Anders L pratar med Åkerlunds om att sänka värmen i trapphus och lägenheter under sommaren. Anders kontaktade Åkerlunds men fick inte något direkt svar på denna fråga. Förslagsvis läggs sänkning av värmen in i åtgärdsplanen så att det sker vid samma tidpunkt varje år. 19. Hemsidan Anders L Avslutad Anders L ska uppdatera informationen på hemsidan med nya styrelsemedlemmar. 21. Fixa extranyckel till postfacken 24. Åtgärda trasiga armaturer Mike Avslutad En extra nyckel ska beställas så att Emilia får åtkomst till styrelsens postfack. En extranyckel har införskaffats. Anders L har denna. (19/1). Anders L Avslutad Anders L kontaktar Åkerlunds och ber dem fixa den trasiga armaturen på baksidan av hus 20. Anders kollar upp detta med Åkerlunds. Armaturerna i hus 20 är nu åtgärdade. (19/1). 25. Snöskottningsavtal Mike Avslutad Mike har kollat upp att avtalet för snöskottning av tak även gäller för år Har de varit och kollat taken nu när det varit snö? Imam kollar upp detta med företaget efter att Mike har kollat kontaktuppgifterna. 29. Procentsats delägande Avslutad Procentsatsen för delägandeskap fastställs till minst 10 %. Maximalt tillåts 2 ägare. 30. Städning av tvättstuga Anders L Avslutad Tvättstugorna är dåligt städade. Anders L har meddelat Åkerlunds att tvättstugorna ska städas varje vecka och fått detta bekräftat. Förslag på att sätta upp en lapp där städbolaget kan kvittera städningen fanns också.