tomorrow Atea för professionella it-användare FRIIDROTT: Emma Green njuter av både vardag och träning

Transkript

1 Atea tomorrow för professionella it-användare UNIFIED COMMUNICATION: Peab sparar både tid och pengar NYTT ERBJUDANDE: Video som tjänst ELEVDATOR: Stor succé i Nyköpings skolor FRIIDROTT: Emma Green njuter av både vardag och träning

2 Fujitsu rekommenderar Windows Vista Business Mer PC Per tum och gram KraftPaKet i MiniforMat Aldrig har något så litet varit så kraftfullt och så iögonfallande. Vi talar om ESPRIMO Q, som med sin elegans och litenhet (mått 5x16,5x16,5 cm, vikt 1,7 kg) går utmärkt att hänga upp på baksidan av en bildskärm. Kraften kommer från en Intel Core 2 Duo processor T8400. ESPRIMO Q uppfyller alla krav på en professionell PC och är dessutom tyst, energisnål och miljömärkt med den nordiska Svanen. Lägg till inbyggt WLAN och 3 års service på plats, och du har en given ny arbetskamrat på kontoret. Info: se.ts.fujitsu.com Tel: Fujitsu och Fujitsu logotype är registrerade varumärken tillhörande Fujitsu Ltd. Microsoft, Windows, Windows logotypen och Windows Vista är antingen registrerade varumärken eller varumärken tillhörande Microsoft i USA och övriga länder. Intel, Intel logo, Intel Core, Intel Inside Intel Inside logo är varumärken tillhörande Intel Corp. i USA och övriga länder.

3 Tomorrow 3/2009 atea tomorrow utges av atea Sverige ab telefon PostAdress Box 18, Kista besöksadress Kronborgsgränd 15, Kista WebbAdress ANsvArig UtgivAre anders ribba redaktör elisabeth Krogh elisabeth.krogh@spoon.se ProJektledNiNg AteA hélène Belin, atea helene.belin@atea.se ProdUktioN Spoon Publishing ab ProJektledNiNg spoon Sergio tenconi sergio@spoon.se omslagsfoto ddrgbg tryck Sörmlands grafi ska Katrineholm ANNoNsförsälJNiNg goodwill Media Stefan guhnby telefon stefan@goodwillmedia.se PreNUmerAtioNer tomorrow@atea.se nästa nummer av tomorrow utkommer i december BV-COC genom att välja ett FSCmärkt papper bidrar atea till ett miljöanpassat, samhällsnyttigt och ekonomiskt livskraftigt bruk av världens skogar. atea hjälper företag och organisationer att öka nyttan med it genom att leverera produkter och tjänster som förenklar hantering, drift och utveckling av it-infrastruktur. Innehåll Unified Communication en naturlig del hos Peab 6 en uppkopplad dag med Annika Hasskvist 10 Ateas specialist ger tips 12 Procter & Gamble satsar på internt och globalt samarbete 14 Nytt erbjudande: Video som tjänst 16 Berg Propulsion sparar pengar och miljö med videokonferenser 18 emma Green satsar högt och långt 22 skola och unga vinner på elevdator 26 Noterat 30 Personporträtt: shaggy gillar ordning och reda 32 Ateadagen star school Project utvecklar ungdomar i sydafrika 38 Mingel från Bootcamp Krönika flinka fingrar och rask kommunikation på Peab. shaggy jobbar med service management. På fritiden odlar hon andra intressen. skoldator underlättar skolarbetet för eleverna i Nyköping. Unified Communication för en effektiv arbetsplats i dagens konkurrensutsatta samhälle fi nns ständiga krav på att vi skall leverera mer. För att vi inte skall gå Jag får en bättre arbetssituation genom att resa, köa och stressa mindre. sönder av trycket måste vi hela tiden sträva efter att hitta metoder att jobba smartare (och inte nödvändigtvis mer). Personligen har jag stor glädje av att använda ny teknik och kunna njuta av att öka min produktivitet. Samtidigt får jag en bättre arbetssituation genom att resa, köa och stressa mindre. att jag dessutom minskar miljöbelastningen är naturligtvis en mycket positiv bieffekt. Jag är en varm anhängare av den nya teknologin som går under begreppet unifi ed Communication. i detta nummer av tomorrow kan du läsa om fl er företag som slagit in på denna väg. Peab berättar hur de valt att jobba smartare på sidan 6. inspireras av lösningen hos Procter & gamble på sidan 14 och Berg Propulsion på sidan18. du är välkommen att höra mer om unifi ed Communication på ateadagarna under hösten, på en ort nära dig. Sänd mig gärna ett mail så kan jag berätta mer om hur denna teknologi förbättrat min tillvaro. lars PetterssoN Vd atea Sverige lars.pettersson@atea.se atea tomorrow 3/2009 3

4 getty kommunikation för dig som vill spara tid, pengar och är miljömedveten Världen krymper, arbetstempot ökar och kraven på kostnadseffektivitet och miljöbesparingar är höga. därför lönar det sig mer än någonsin att investera i effektiva och lättillgängliga kommunikationssystem. det här numret av tomorrow handlar om Unified Communication. Våra kunder berättar hur de löst olika problem med hjälp av videokonferenser, gemensamma arbeten i dokument, närvarostatus på kontakter, snabbmeddelanden och telefoni. Kunder och medarbetare slipper restider, dubbelarbete och onödig väntetid. Med Unified Communication blir alla vinnare!

5

6 Rymliga MÖTEN Jan Andersson (Peab), längst fram, Håkan Wallgren (Atea) i bakgrunden är överens. Unified Communicationkonceptet är här för att stanna eftersom det både sparar tid och pengar.

7 Unified Communication: Förenklar och förenar på Peab Mjukvarutelefon, delade skrivbord där man samarbetar med olika dokument och Live Meeting är vardagsmat för de Peabanställda som jobbar med datorer. Här är Unified Communication en naturlig del av den dagliga verksamheten. Text Maria malm Foto Adam haglund När Tomorrow ska boka in ett möte med Jan Andersson, it-strateg på Peab, och Håkan Wallgren, key account manager på Atea, är det Jan vi först får tag i på telefon för att bestämma en tid. Samtidigt som vi pratar tittar han om Håkan Wallgren är tillgänglig. Han är inne på kontoret, men svarar inte på chatten, säger Jan Andersson, och skickar ett meddelande om att Håkan ska höra av sig när han är tillbaka vid datorn. Att kunna se närvaro, eller presence och om den du söker är på plats ha möjlighet att starta en chat direkt, är en av flera smidiga funktioner. Alla Peabanställda som använder en dator i jobbet har tillgång till funktionerna sedan hösten I Office Communicator ingår även mjukvarutelefon och möjlighet att dela skrivbord för att kunna visa och samarbeta om olika dokument. Dessutom har medarbetarna tillgång till Live Meeting, ett verktyg för konferens över internet. Knyter samman företag Att Jan Andersson och Håkan Wallgren kan nå varandra via UC beror på att Atea och Peab, som samarbetar på många områden har bildat en federation; med andra ord kopplat samman sina Office Communication servers. På sikt hoppas Jan Andersson att allt fler företag ska kunna kopplas samman via internet: Ett av våra leverantörsbolag ville ha en referens på Office Communication Server, och då föreslog vi en federation. Men de ville tänka till lite först. Det är lätt att säga nej från början, konstaterar Håkan Wallgren, som tycker att presence-funktionen är väldigt bra: Om det står upptagen eller möte vet jag att jag bara är ett irritationsmoment om jag försöker ringa. Då är det bättre att vänta tills den jag söker är tillgänglig. Om det står upptagen eller möte vet jag att jag bara är ett irritationsmoment om jag försöker ringa. Då är det bättre att vänta tills den jag söker är tillgänglig igen. Som säljare sparar han tid på att slippa jaga den han vill prata med hos kunden, samtidigt som var och en själv kan visa när de är tillgängliga genom sin presence. En extrafunktion Håkan Wallgren gillar är att han kan sätta en tag på den han vill nå. Därmed kommer det upp ett meddelande på datorn när personen blir tillgänglig. Vi har använt Unified Communication i delar av verksamheten sedan 2002, berättar Jan Andersson. Till att börja med testade man chattfunktioner i några utvalda smågrupper i personalen. Det fanns en del tekniska begränsningar i början, men jag har trott på idén hela tiden, säger Jan Andersson. Till barnsjukdomarna hörde att chattfunktionen var ihopkopplad med mailprogrammet, och att klienterna såg ut precis som MSN-chatten, som många hade på sina datorer, vilket gjorde det svårt att skilja de två åt kom den första Live Communication Server och klienten Office Communicator lanserades av Microsoft. rätt spår från början Den fanns bara på engelska och vi hade en del svårigheter att patcha men det var ändå tydligt att man var på rätt spår, säger Jan Andersson, som 2007 kände att det var läge att bredda UC-konceptet till hela bolaget. Han förklarar att hela Peab är inriktat på att arbeta med Microsoft och att det atea tomorrow 3/2009 7

8 Peab är ett stort företag inom bygg och anläggning. Här har anställda tillgång till en rad smarta funktioner inom ramen för Unified Communication. Peabs utrustning Hårdvara: Office Communication Server 2007 som under våren 2009 har uppgraderats till Office Communication Server 2007 R2 Mjukvara: Microsoft Office Communicator 2007 R2, samt Live Meeting, som är en programvara som installeras hos användaren. Kringutrustning: USB-telefon som en vanlig telefon med lur, fast utan knappsats. I stället sköts telefonen via datorskärmen, eller headset som kopplas direkt till datorn, samt webbkamera för att kunna se varandra vid Live Meetings. Alternativ: OCS-telefon en bordstelefon med gränssnitt där kontakter och presence finns med. Man kan också lägga in Office Communicator-programvara i en mobiltelefon. Totalt sett känns investeringen inte så stor i förhållande till besparings potentialen. Funktioner i Unified Communication som används hos Peab Via Office Communicator och Office Communication Server: Kontaktlistor: Alla kontakter syns på en lista där du kan se de olika sätt som finns tillgängliga för att kontakta dem. Presence: Se om den du söker är på plats, alternativt visa om du är tillgänglig. För utvalda kontakter kan du också dela ut dina inbokade möten i Outlook. Då ser de automatiskt statusen möte och det syns när du blir ledig igen. Chat: Klicka på chatsymbolen för den du vill chatta med och det är bara att börja skriva meddelanden till varandra. För två eller flera användare. Mjukvarutelefon: Klicka på telefonsymbolen och datorn ringer upp till den eller de enheter som användaren har valt att kunna nås på. Fler användare kan när som helst kopplas in och delta i samtalet. Dela skrivbord: Visa presentationer eller låt någon se och ändra direkt i dina dokument i stället för att skicka dem fram och tillbaka. Med separat programvara som installeras hos användaren: Live Meeting: Ha möte över internet. Se och hör varandra, dela dokument, visa PowerPoints och andra presentationer. därför har varit självklart att använda deras produkter genomgående. Under våren 2008 installerades den nya servermiljön och utrullningen påbörjades. I november 2008 fanns den ute hos alla användare. I våras uppgraderade Peab till OCS 2007 R2, som bland annat möjliggör en direkt koppling till det allmänna telenätet. Det innebär att man även kan ringa till vanliga telefonnummer från UC-gränssnittet. Detta ger flera nya telefonifunktioner; ditt telefonnummer kan kopplas till en valfri enhet datorn eller en mjukvarutelefon, ett valfritt telefonnummer på det fasta eller mobila nätet, eller båda samtidigt. Ett pågående samtal kan också flyttas från till exempel datorn till mobilen. telefonlösningar på gång För ett företag som Peab, som arbetat mycket i olika projekt, är det smidigt att använda de olika kontaktlistor som man kan upprätta i OCS. I varje nytt projekt sätter vi upp en projektportal med hjälp av Sharepoint. Via projektportalen kan man också nå sina OCS-konakter på ett smidigt sätt. Det fungerar väldigt intuitivt, tycker Jan Andersson. Nu går Peab vidare med fler telefonifunktioner via OCS. Det blir en slant i besparing, säger Jan Andersson, samtidigt som han konstaterar att loggningsfunktionen och möjligheten att se missade samtal, att enkelt kunna koppla trepartssamtal och att det syns i presencefunktionen när man är upptagen i telefon är väldigt användbara funktioner. Det kändes som helt rätt timing att rulla ut UC-funktioner förra hösten, samtidigt som lågkonjunkturen drog in över branschen och det inte längre fanns lika mycket pengar till resor. Hur mycket pengar UC sparar åt Peab är svårt att mäta, säger han, även om det känns självklart att ett företag där man gör många småresor inom en ganska 8 atea tomorrow 3/2009

9 Ljudkvaliteten beror på utrustningen. Vanligen är den stabil och bra. Om jag sitter hemma med ett dåligt WLAN kan det bli sämre ljud, men det är i extremfall, säger Jan Andersson. Bygger nationalarenan Peab är ett av Nordens ledande företag inom bygg och anläggning. Koncernen bedriver verksamhet främst i Sverige, men även i Norge och Finland. I Sverige är Peab rikstäckande, i Norge är verksamheten koncentrerad till Osloregionen och i Finland till Helsingforsregionen samt södra Österbotten. Koncernen omsätter cirka 35 miljarder kronor och har cirka anställda. Aktien är noterad på NASDAQ OMX Stockholm. Koncernkontoret ligger i Förslöv i Skåne. Peab har byggt bostäder på många håll i landet, till exempel Studenttornen i Karlstad, Dockanområdet i Malmö och terrasshusen i Östra Gårdsten i Göteborg. Flygledartornet på Arlanda och Tranebergsbron i Stockholm är andra byggnader som Peab uppfört. Ett stort pågående projekten är Nationalarenan i Solna. liten region (Sverige, Norge och Finland) kan spara en hel del genom att i stället använda Live Meeting. Man har kanske fler möten än man hade haft annars, när man slipper resa. Önskelista för framtiden Det vi har nu ser jag fortfarande bara som bas-uc. Just nu utvärderar vi vad som är den bästa telefonilösningen. Om alla våra användare skulle ha varsin linje via OCS är frågan vad samtalen skulle kosta och om det är rätt lösning. Just nu jobbar vi med att få in telefonkonferenser i OCS och att koppla ihop dem med Live Meeting. Vi löser problemen efter hand och räknar med att ha funktionen under den närmaste tiden. Han hoppas också på att användarna själva så småningom ska kunna etablera UC-kontakt med personer utanför Peab utan att företagen ska behöva upprätta en federation. Måttlig investering Exakt hur mycket det har kostat att införa UC är svårt att beräkna, tycker Jan Andersson. Licenser för mjukvara till OCS ingår i Enterpriseavtalet Peab har med Microsoft. Det är svårt att avgränsa investeringen. Man köper kanske en USB-telefon i stället för en annan telefon, det kan krävas lite större datorkapacitet. Du kanske köper ett headset och en webbkamera, men sen använder du dem till andra saker också. Samtidigt slipper du kostnader för vanlig telefoni och kan minska på resor. Totalt sett känns investeringen inte så stor i förhållande till besparingspotentialen. Hur är ljudkvaliteten på telefoni via internet? Det beror på utrustningen. Vanligen är den stabil och kvaliteten är bra. Om jag sitter hemma med ett dåligt WLAN kan det bli sämre ljud, men det är i extremfall. Ett headset är bättre än datorns inbyggda mikrofon, men USB-telefon fungerar allra bäst, säger Jan. Kapaciteten på bandbredd är en annan faktor som kan påverka. Man har ju aldrig tillräckligt bra kapacitet, säger Jan Andersson, men påpekar samtidigt att ju mer bandbredd man har, desto mer använder man. En dålig förbindelse kan upplevas som dålig kvalitet på UC, men vi har för det mesta bra kapacitet i våra system. atea tomorrow 3/2009 9

10 Ingen dag är den andra lik Ny teknik underlättar arbetet, sparar tid och pengar och gör att energin kan satsas på rätt saker. Tomorrow har följt ett spår av halvtomma kaffekoppar för att se hur Annika Hasskvist, Account Manager på Atea i Karlstad, tillbringar en arbetsdag. Text & Foto Nils Åhrström Unified Communication Special På Annika Hasskvists frukostbord samsas lokaltidning, frukost och mobiltelefon, i vilken hon läser nya mail och kontrollerar arbetsschemat. Jag kollar mail ofta, det är kanske inte alltid det rätta, men det passar mig. För mig är det inget stressmoment, jag känner snarare stress om jag inte har kontroll. Annika bor i Skåre, 8 kilometer norr om Karlstad, är gift och har två halvvuxna barn. En av döttrarna jobbar som reseledare i Grekland och innan Annika ger sig av till arbetet kopplar hon upp sig och går in på dotterns blogg. Hon skriver ofta och lägger in bilder, det är så roligt att läsa om hur hennes dagar ser ut och hur hon har det. Ringer hem gör hon med hjälp av Skype, ungdomar är helt suveräna på att hitta billig teknik och ta den till sig. God morgon erland! När Annika kör iväg från huset sitter hennes headset på plats Jag brukar vara försiktig med att prata telefon och köra bil samtidigt, men jag tycker att det är okej när man använder headset. Annika hinner, innan hon kliver ur bilen, få ett meddelande om ett försenat förmiddagsmöte. Det gäller dagens enda riktiga möte, med Erland Wernersson, it-controller på Landstinget i Värmland Jag använder videokonferenssystemet för att samarbeta effektivt med kunder, leverantörer, specialistkontakter inom Atea och internkommunikation. Vårt geografiska läge gör att videomötena blir fler och fler. Dessutom ökar de i takt med att våra kunder blir mer miljömedvetna. Annika förbereder dagens första möte genom att chatta med en kollega i Växjö utan video. De använder MS Office Communicator och kontrollerar och verifierar snabbt dagens uppgifter. Därefter är det dags för mötet med Erland Wernersson. Konferensrummets Tandbergutrustning aktiveras. Bo Grönberg, inköpare på Landstinget i Värmland, sitter i Torsby, 11 mil bort. I dag har de ett kortare avstämningsmöte. Mötet håller Annika tillsammans med kollegan Anna-Karin Staaf, som arbetar på Ateas innesälj AteaDirect med bland annat beställningar och leveranser. Landstinget här i Värmland är mycket miljömedvetna och har kommit långt när det gäller miljötänk och besparingar. Man åker inte iväg flera mil för ett kort möte eller en avstämning. Det blir bättre så här, snabbt, effektivt och minst lika personligt. 10 atea tomorrow 3/2009

11 Lunch! Mycket kan lösas med videomöten, men inte matfrågan. Atea i Karlstad ligger lite avsides, så det får bli en biltur till närmaste lunchrestaurang. Lunchen består av quinoasallad med kyckling smaksatt med berberisbär, en krydda vanligt förekommande i det persiska köket. Nu även i Karlstad Annika kontrollerar leveranser och skriver en offert. Tar en kaffe. Hon hinner även utväxla ett sms med sin andra dotter. Annika har arbetat 22 år i branschen och som säljare sedan På Atea är hon dock relativt ny, här har hon varit sedan april Jag jobbar mest med kunder i offentlig sektor, det har bara blivit så. Mer kaffe, videochatt, chatt och mail. Ett alldeles vanligt brev levererat via Posten hinner också öppnas. Dagens sista kopp Nytt videomöte, på tv-skärmen träffar Annika Johan Löfgren, projektledare för implementering av pc och produktnära tjänster på Atea i Växjö. Ännu ett avstämningsmöte äger rum, den här gången efter pilotkörningen av ett kvalitetssäkringsprogram ett uppdrag i Växjö, 35 mil bort. Ytterligare en kollega ansluter sig via laptop med inbyggd kamera. Bildkvaliteten är inte lika tjusig som via Tandbergsystemet på Ateas kontor, men helt acceptabel. Pc med webbkamera gör att man träffar kollegorna oftare. De skulle kanske inte resa flera mil för att vara med på en del av ett möte. Nu kan de vara med när det behövs och sedan fortsätta att arbeta med sitt. Här på kontoret använder vi oss även av laptoputrustningen när den stora anläggningen är upptagen. Kaffe, sms, mail, videochatt, telefon. Annika jobbar på, utan att visa någon märkbar stress. Ingen dag är den andra lik, det är full fart, men jag trivs och det är en förutsättning. I april var vi på utlandssemester och då var det ledighet utan uppkoppling. Men visst händer det att jag kollar läget även på semestern. Om vi har en leverans i juli så tar det inte lång stund att kontrollera att den gått iväg. Men det är viktigt att få känna sig riktigt ledig, även i den här branschen! atea tomorrow 3/

12 Specialisten Ateas UC-specialist, Jonas boström, ger dig tips på hur smart spetsteknik kan underlätta och effektivisera din jobbvardag. Hur minskar jag mina kostnader för webb- och telefonmöten? svar: Behovet av att kunna mötas var man än befinner sig ökar och därmed kostnaderna. Antalet webb- och telefonmöten blir fler och fler och administration kring dem blir större. I Microsofts produkt Office Communication Server finns funktioner för webb- och telefonmöten via befintliga nätverk och användarkonton, vilket sänker kostnaderna rejält. Vill man köra webbmötet genom att presentatören visar sig via video, så behöver man bara klicka på en ikon. Hur slipper jag virus som kommer in via msn/live messenger? svar: MSN/Live Messenger-virus är ett ökande problem. Dessutom kan vem som helst läsa konversationen eftersom den går i klartext över internet även om du skickar den till din kontorsgranne. Lösningen är att införa en företagslösning som skickar meddelanden krypterade och inom organisationen. Jag har videokonferenssystem redan, men de används inte tillräckligt ofta. Hur kan jag få bättre utväxling på dem? svar: Äldre system är ofta svåra att hantera och används därför inte. En möjlighet är att integrera Microsoft Office Communication Server med Tandberg videokonferenssystem. Då förenklas åtkomsten avsevärt och man kan exempelvis ansluta till ett videomöte från sin arbetsplats. Det går alltså att koppla ihop videokonferensen med webbkameran på din dator. Med live Meeting har du möjlighet att visa texten för de andra deltagarna direkt när du skriver den. Hur effektiviserar jag mina möten? svar: De flesta möten har ungefär 2 3 deltagare. Oavsett antal, så brukar de följas av dokumentation för korrektur och godkännande. Med Live Meeting, som är en del av Office Communication Server (OCS), har du möjlighet att visa texten för de andra deltagarna direkt när du skriver den. När Live Meeting-mötet är avslutat, är alla deltagarna överens om dokumentets innehåll. Jag upplever att fler och fler företagssamtal inte når fram till mottagaren. Har jag rätt? svar: Det är tyvärr ett välkänt faktum att träffsäkerheten minskar. Det finns undersökningar som visar att 60 procent av alla företagssamtal kommer till en röstbrevlåda. Med ett system som Office Communication Server kan du se vilken status mottagaren har innan du kontaktar denne. Du kan omedelbart se när en person går ifrån sin pc; Inte vid datorn eller I möte. Det går till och med att se om mottagaren har ett frånvaromeddelande aktiverat i Exchange. Systemet ökar träffsäkerheten och sparar tid för bägge parter. Namn: Jonas Boström roll: Seniorkonsult område: information & identity Management samt unifi ed Communication-specialist Antal år på Atea: 21 bor: Sundsvall fritid: Sport och golf BeNGT ALM 12 atea tomorrow 3/2009

13 Användarvänlighet på riktigt! Lexmark är Sveriges snabbast växande Leverantör av MFP Print Less Save Time Space Money Lexmark har ett av marknadens starkaste produktprogram av multifunktionsmaskiner för små till stora arbetsgrupper med höga krav på användarvänlighet och driftsäkerhet. Samma gränssnitt för 9 olika modeller Kontakta Atea Direct idag för mer information It works! Secure Access and Session with IGEL Universal Desktops, smart cards and Net id More information: IGEL Technology Timo Siedenberg Tel.: siedenberg@igel.com SecMaker Daniel Hallbäck Tel.: daniel.hallback@secmaker.com Atea Dennis Karlsson Tel.: dennis.karlsson@atea.com

14 Här men ändå där Procter & Gamble behövde smart och snabb teknik för snabba möten. Cisco TelePresence uppfyllde deras krav på smidigt system. Getty Images/scott olson Lyckat samarbete på lång distans Getty Images/scott olson För två år sedan fattade Procter & Gambles vd ett beslut: företagets produktutveckling skulle göras genom samarbete med partners och kunder. Till det behövdes smart teknik och valet föll på Ciscos TelePresence-system. Resultatet blev ett väl fungerande samarbete och minskat antal affärsresor.

15 Procter & Gamble använde 300 videokonferensrum, men tekniken var opålitlig och utrustningen krånglig att använda. Dåligt ljud och klen skärmupplösning bidrog till att videokonferensrummen inte användes. Procter & Gambles it-avdelning började titta på ny teknik. De insåg att det krävdes betydligt vassare utrustning för att medarbetarna runt om i världen skulle kunna mötas med hjälp av teknik. Man kan inte samarbeta effektivt om man störs av tekniken hela tiden, säger Laurie Heltsley, Director of Strategic Initiatives på Procter & Gamble. Samarbetet måste flyta på ett naturligt sätt och tekniken får inte märkas. Effektivt samarbete I februari 2007 deltog Procter & Gambles CIO i ett möte via TelePresence-systemet på Cisco i Virginia med Ciscos kontor i Kalifornien. Det blev startskottet man insåg vilken potential tekniken hade och beslutade att genomföra ett test i Procter & Gambles egna nätverk. Tekniken visade sig fungera väl i nätverket och medarbetarna som var med i pilotprojektet var positiva. De tyckte om att de kunde se sina mötesdeltagare i naturlig storlek på bildskärmar med hög upplösning och var också mycket nöjda med ljudkvaliteten. Efter det lyckade pilotprojektet beslöt Procter & Gamble att gå vidare med 40 nya studios. Medarbetarna var tveksamma i början. Med de gamla videokonferenssystemen i färskt minne var många skeptiska. För att undvika detta arbetade Procter & Gamble aktivt med att informera om den nya teknikens fördelar och samtidigt skapa en bra miljö i konferenssystemen. På så sätt accepterades det nya systemet, som man tyckte var lätt att sätta igång och gav känslan av att faktiskt befinna sig i samma rum som de medverkande man ser på skärmen. När folk såg hur systemet påverkade deras jobb, så sålde tekniken sig självt, säger Laurie Heltsley. I takt med att medarbetarna blev mer hemtama med TelePresence-systemet, steg användandet av studiorna på sina håll till 70 procent (mot förväntade 60 procent). I en enkät fick den nya tekniken Procter & Gambles samarbete med Ciscos TelePresence-system Bättre samarbete mellan olika verksamheter globalt Snabbar på beslutsfattandet och ger kortare time-to-market Minskar kostnaderna för affärsresor, förbättrar personalens livskvalitet och minskar utsläppen av växthusgaser Samarbetet ska vara helt naturligt och tekniken ska inte märkas. betyget 9 på en 10-gradig skala. Företaget sparar pengar och miljö och medarbetarna kan samarbeta snabbare och smartare än förut. På köpet ökar produktiviteten. Färre affärsresor TelePresence-systemet förbättrar affärsprocesserna på Procter & Gamble. Samtidigt tycker många medarbetare att det ger dem bättre livskvalitet. Man kan vara i Rom på förmiddagen och i São Paolo på eftermiddagen och ändå komma hem till middagen. Det är inte alltid man kan summera ett projekt så entydigt men i det här fallet kom besparingarna direkt och de blev betydande. Procter & Gamble tror att TelePresence-studiorna kommer att bli ett användbart alternativ till affärsresorna. Mötesdeltagarna kan gå in i studion, slå sig ner och prata direkt i stället för att resa till varandra. Procter & Gamble tror att studiorna kommer att bli ett bra alternativ till affärsresor. Resultat Den globala användningen är 35 procent och ökar ständigt På vissa kontor har man en mer än 70-procentig användning Vissa beslut fattas på några minuter (istället för dagar) En avsevärd minskning av reskostnaderna Vi har uppnått det vi ville, säger Laurie Heltsley. Våra medarbetare kan gå in i studion, slå sig ner och börja prata direkt. Det är ju så man gör vid ett verkligt samtal och det var just det vi ville uppnå. Nu hoppas Procter & Gamble att tekniken ska medföra andra förbättringar. Jag tror att TelePresence kan utvecklas till något annat än bara samarbete till exempel till förändrade affärsprocesser inom helt nya områden i företaget, menar Laurie Heltsley. Procter & Gamble Procter & Gamble startade som ett litet familjeföretag med tvål- och ljustillverkning. Idag är de ett världsimperium med anställda i 80 länder. Procter & Gamble tillverkar produkter som till exempel Pampers, Gillette, Vicks och Duracell. atea tomorrow 3/

16 Kapa kostnader och spar miljö: Video som tjänst Med videomöten som tjänst får du koll på utgifterna och en förenklad hantering samtidigt som miljön sparas. Tjänsten innebär en fast månadskostnad och att Atea tar helhetsansvaret. Text Nils Åhrström Foto Bengt Alm Illustration Henrik krogh Intresset för videomöten har ökat rejält. Eftersom de ger lägre reskostnader, effektivare kommunikation och mindre miljöpåverkan är lösningen attraktiv. Ateas Video som tjänst innebär en fast månadskostnad som omedelbart ger rejäla kostnadsbesparingar. Det bästa med en fast månadskostnad är att det blir så tydligt hur, och när, affären kan räknas hem, säger Robert Haglund, försäljningschef Atea. Den minsta anläggningen kostar bara några tusenlappar i månaden. Många gånger räcker det med en enda inställd affärsresa för att kostnaderna ska täckas. Paketlösningen gör att insteget blir enkelt och investeringen minimal. Därefter är det bara att bygga ut efter behov. Video som tjänst är ett Robert Haglund, Atea. enkelt, tydligt och kostnadseffektivt sätt att hantera möten. Atea gör installationen och sköter dessutom supporten. Utrustning och operatörsabonnemang ingår i måndadskostnaden. En grön lösning Fördelarna med videomöten är uppenbara. Företag med en geografiskt spridd organisation kan kommunicera effektivt över stora avstånd. Dessutom är det en i allra högsta grad grön lösning, inga fossila bränslen behöver gå åt i onödan till bil- eller flygresor. Det är bara att ta kaffekoppen och pallra sig iväg till konferensrummet. Resor tar tid, och resorna i sig kostar också pengar, även att administrera och budgetera. Men det finns andra fördelar: Videomöten kan ge ökad tillgång till företagets experter och göra att man träffas oftare. Videomöten kan ge ökad livskvalitet, fortsätter Robert Haglund. Du slipper långa resor som hackar upp arbete och familjeliv. Videomöten kan även ge ökad tillgång till företagets experter och göra att man träffas oftare. Att kalla till möte blir ingen stor affär och går snabbt och enkelt att arrangera. Videomöten gör att risken för inställda möten minskar rejält. Vid utbildning eller när det är viktigt att alla i företaget nås av samma information snabbt och samtidigt, kan de vara ovärderliga. Tjänsten finns i tre olika varianter från det personliga skrivbordssystemet till ett system med 65 tums skärm för större gruppmöten. För mer information om Video som tjänst kontakta: Robert Haglund, robert.haglund@atea.se, telefon atea tomorrow 3/2009

17 i video som tjänst ingår: Videokonferensutrustning wan access installationstjänster Supporttjänster Single Point of Contact (SPOC) som innebär en enda kontakt för alla ärenden Service level Agreement (SlA) som säkerställer hög tillgänglighet Natural Presenter Package (NPP) som möjliggör delning av till exempel presentationer och dokument från en lokal dator under videokonferensen. atea tomorrow 3/

18 Snurr på möten Ny teknik förenklar gränslösa möten Mellan det vindpinade Hönö utanför Göteborg och det storstadsintensiva Singapore är det långt. Men propellertillverkaren Berg Propulsion, som har huvudparten av sin verksamhet delad mellan dessa ställen, har sett till att överbrygga avstånden. Med videokonferenser sparar de tid, pengar, miljö och kan samtidigt ha möten när andan faller på. Text Peter wiklund Foto ddrgbg På vägen ut till Berg Propulsion som tillverkar propellrar för kommersiella fartyg tar bilfärden plötsligt stopp. Vi har nått färjeläget, den enda förbindelsen mellan Hönö och fastlandet. På färjan väntar tolv minuters avkoppling, ackompanjerat av ett bedårande vackert skärgårdslandskap. Framme på Hönö ligger Berg Propulsions kontor på den del av ön som heter Hönö Pinan. Ett lite göteborgsvitsigt namn det är tydligt att detta är en ytterst vindpinad plats. På kontoret hittar vi ett avskilt rum, med fönster enbart i taket. Här finns en av företagets videokonferensanläggningar. Den stod klar under våren 2009, och har redan från start använts flitigt. Dörren till rummet öppnas plötsligt, och in kommer Berg Propulsions vd Aloysius Hendricks. Jag är mycket nöjd med att vi har skaffat det här systemet. Efter att ha infört videokonferenser blev det tydligt att vi faktiskt kan ha internationella möten ansikte-mot-ansikte, säger han. Aloysius Hendricks nämner möten mellan olika slags chefer som exempel. Då sitter som regel en eller flera personer på plats i Göteborg, Singapore och kanske några av de lokala säljkontoren och diskuterar olika frågor utan att någon av dem har behövt resa. Använder video varje dag Även om resorna har kunnat bli färre, har de givetvis inte ersatts helt av videokonferenser det är han själv ett levande bevis för, eftersom han normalt sitter i Singapore. Men företaget har tveklöst Propellerdelarna kräver både fysisk ansträngning och avancerat finlir. kunnat dra ner på resandet, samtidigt som de har ökat antalet videopersonliga möten. Jag använder videokonferens varje dag. Antingen i gruppkonferenser eller i enskilda möten med min mindre enhet, säger Aloysius Hendricks. Den mindre enhet han refererar till är en videokonferenstelefon för skrivbordet som ser ut som en normal bordstelefon, kompletterad med en färgskärm. Med den kan man antingen ha videosamtal med en person eller koppla in sig på det större systemet för att delta i ett gruppmöte sittandes vid skrivbordet. Veckan efter vårt besök på kontoret på Hönö är det dags för tioårsjubileum för företaget. År 1999 tog nämligen Håkan Svensson och hans far Björn över Berg Propulsion och öppnade samma år ett säljkontor i Singapore. Därefter har det tillkommit kontor i bland annat Turkiet, Dubai och Shanghai. På Öckerö, ön som ligger granne med Hönö, huserar sedan länge produktionen av propellrar, men år 2008 öppnades ytterligare en fabrik, den här gången i Singapore. Behovet av att kunna kommunicera effektivt blev då allt mer akut. 18 atea tomorrow 3/2009

19 Peter Möller (t h), it-chef på Berg Propulsion, uppskattar effektiviteten i videomötena. Ateas Henrik Börjesson (t v) anser att lösningen kan stärka deras marknadsposition. Jag använder video konferens varje dag. Antingen i gruppkonferenser eller i enskilda möten med min mindre enhet. Det fanns redan ett bra system med ip-telefoni, berättar Peter Möller, it-chef på Berg Propulsion. Men det räckte inte, konstaterar han; röstmöten i all ära, forskarna är eniga om att mer än hälften av all kommunikation baseras på våra synintryck och kroppspråk. Du får en otroligt mycket bättre personlig kontakt med video, jämfört med telefon, säger han. möten med miljövinster Peter Möller upplever att mötena som regel känns avspända. Det är få som stelnar till framför videokameran, även om det är tydligt att det är den affärsmässiga sidan av sig själv man visar upp kanske i något högre grad än vid traditionella möten. Det blir lite mer strikt på gott och ont. Mötena blir mer effektiva, samtidigt som man riskerar att förlora en del av det viktiga sociala mellansnacket. Han håller alltså med vd Aloysius Hendricks om att de fysiska, traditionella mötena kommer att finnas kvar. Men understryker att det finns uppenbara och stora vinster att göra genom att minska resandet. Det tar 14 timmar att resa till Singapore härifrån. I en riktning! För att ta sig till och från ett möte mellan kontoren går det alltså åt 28 timmars resande. Plus en del extra tid. Tid är ju pengar, så vi kan lätt se att Berg Propulsion Berg Propulsion tillverkar propelleranläggningar för industriell och kommersiell sjöfart. De är den tredje största leverantören i världen inom ställbara propellrar med vridbara blad. Företaget har anor till 1912, då det var ett skeppsvarv för fiskebåtar, och fick nya ägare De har expanderat med rekordfart det senaste decenniet: omsättningen har ökat från 4 miljoner euro (1999) till 140 miljoner euro (2008). År 1999 hade företaget 35 medarbetare, och nu är de närmare 400, spridda över världen. De flesta arbetar i Göteborgs skärgård eller i Singapore. det här kommer att bli en lönsam investering. Den miljömässiga besparingen är förstås minst lika betydelsefull som den ekonomiska. Flygresor är extrema miljöbovar, och varje enkelresa Göteborg- Singapore genererar 1,6 ton utsläpp av koldioxid. Under hösten 2008 gjorde Bergs demonstrationer av videokonferens - system hos Atea, och bestämde sig atea tomorrow 3/

20 Berg Propulsions vd Aloysius Hendricks (tvåa fr h) är mycket nöjd med det system de valt - och är en av de flitigaste användarna. Teknisk lösning Så här ser Berg Propulsions lösning för lyckade videokonferenser ut: Större mötesrum tandberg 6000 MXP Profile med flerpartsoption installerad tandberg Codian videomötesbrygga Till varje säljkontor har de skaffat den mindre videokonferensenheten Tandberg E20 och de provar dessutom Tandberg 1700 MXP. Systemet styrs med Tandberg Management System för hantering av inställningar, och de får samtidigt en gemensam adressbok i alla system. för att testa en utrustning i mars Det var en glad överraskning att vi kunde få en så bra bildkvalitet, trots att vi inte använder några dedikerade linor för det här. Vi kör det via vår vanliga VPN över internet. Användarvänligt De fastnade även för produkternas användarvänlighet; kan du ringa i en mobil, så kan du använda videokonferenssystemet, säger Peter Möller. Dessutom kände de sig trygga med att det var just Atea som levererade lösningen: De hade kombinationen av bra pris och bra kunskap. Det märktes att de har en hel del erfarenhet av sådana här system. Men inte minst har de ett brett sortiment som känns framtidssäkrat. De hade kombinationen av bra pris och bra kunskap. Det märktes att de har en hel del erfarenhet av sådana här system. Teknik för tillväxt Just möjligheten att kunna växa är ytterst viktig för Berg Propulsion. När Björn och Håkan Svensson tog över verksamheten år 1999, hade de 35 medarbetare och levererade 17 propellrar på ett år. Nu, tio år senare, är motsvarande uppgifter istället 385 medarbetare och minst 350 levererade propellrar under året. I ett företag där kompetens är så spridd är det helt nödvändigt att ha en lösning som denna för att kunna behålla och stärka sin marknadsposition, säger Henrik Börjesson. Lösningen som Berg Propulsion har valt kan användas i en komplett Unified Communicationlösning, med video som bas. Produkter från olika tillverkare kan kommunicera med gällande standarder, avslutar Henrik. När det var dags för köp av videokonferenssystem hjälpte Atea till med kravspecifikationen och bollade frågan om produktbehov fram och tillbaks med Peter Möller. Efter installationen höll Atea en utbildning för de it-ansvariga tre i Sverige och två i Singapore så att dessa därefter kan utbilda andra medarbetare. Än så länge har vi inte hållit några egna utbildningar, men trots det har systemet varit näst intill överbokat. Det här har varit helt rätt för oss, säger Peter Möller. Integration mellan system Den lösning som Berg Propulsion har valt gör att de lätt kommer att kunna bygga ut systemet i takt med att företaget växer. Vi har börjat titta på en integration med ip -telefoni. På så sätt behöver medarbetarna inte ha tre telefoner på skrivbordet utan får röst med eller utan bild i ett och samma system. I takt med att de växer, kan de smidigt uppdatera inställningarna så att alla system känner till varandra och är uppdaterade med gemensam programvara och riktiga inställningar, säger Henrik Börjesson, systemkonsult på Atea. 20 atea tomorrow 3/2009