Region Dalarna inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av IT-tjänster

Transkript

1 INBJUDAN UPPHANDLING Sida 1(7) Handläggare Lars I Eriksson lars-ingvar.eriksson@regiondalarna.se Datum Diarienummer RD 2016/84 Region Dalarna inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av IT-tjänster Bakgrund och uppdrag Region Dalarna har bildats av Dalarnas kommuner och landsting och leds av en styrelse med länets ledande politiker. Region Dalarnas uppgift är att ansvara för det regionala utvecklingsarbetet, däribland besluta om finansiering av regionala projekt. I uppgiften ingår kompetensförsörjning, besöksnäring, kunskapsutveckling inom socialtjänsten, ungdomssatsningar, internationella kontakter. Arbetet handlar också om att i samspel med andra aktörer i Dalarna främja näringslivets utveckling och tillväxt. Region Dalarna ansvarar för den regionala planeringen av vägar, järnvägar, flyg och kollektivtrafik. Antagningen till gymnasieskolan, utlåning av läromedel samt färdtjänsthandläggning är ytterligare arbetsområden. Viktig information För upphandlingen tillämpas lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån de utvärderingskriterier som satts upp, kommer att väljas. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att ett antal obligatoriska krav är uppfyllda. Ett anbud som inte uppfyller samtliga obligatoriska krav kommer att förkastas. Anbud som kommer in försent tas inte upp till prövning. Vid förrättningen (anbudsöppning) deltar minst två tjänstemän från Region Dalarna. Anbudet är bindande i fyra månader efter sista anbudsdag. Avtalet gäller så fort överenskommelse kan träffas efter upphandlingen. Avtalet gäller två år från undertecknandet. Myntgatan 2 SE Falun +46 (0) info@regiondalarna.se bg org nr

2 2(7) Beställaren har möjlighet att förlänga avtalet upp till tolv månader vid två tillfällen. Beställaren meddelar senast tre månader innan avtalsperiodens utgång om man avser att förlänga avtalet. Vid eventuell förlängning gäller villkoren i detta avtal inklusive angivna priser. Tidplan Anbud ska vara Region Dalarna tillhanda senast torsdag 19 maj Anbudsöppning sker tidigast fredag 20 maj Tilldelningsbeslut meddelas senast 16 juni 2016 och uppstart beräknas till 1 juli Obligatoriska krav Anbud ska vara skriftligt och på svenska. Anbud ska vara Region Dalarna tillhanda senast torsdag 19 maj på adress: Region Dalarna, Myntgatan 2, Falun. Anbudet ska lämnas i ett förseglat kuvert märkt ANBUD: Ramavtal IT-tjänster Anbud med bilagor ska lämnas i form av ett original och en kopia Bifogad svarsblankett ska fyllas i och undertecknas av person som är behörig att företräda leverantören. Till anbudet ska bifogas en korrekt ifylld blankett SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling. Blanketten kan hämtas från Skatteverkets hemsida, Blanketten får ej vara daterad tidigare än Till anbudet ska bifogas en handling som visar att anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret enligt Bolagsverkets register. Till anbudet ska bifogas anbudsgivarens senaste årsredovisning. Till anbudet ska bifogas kopia på anbudsgivarens F-skattsedel. Till anbudet ska bifogas en handling som visar att anbudsgivaren har en stabil, ekonomisk ställning. Anbudsgivaren uppfyller kravet om den har en riskklass om lägst 3 enligt UC, eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut. Anbudsgivare som har ett nystartat företag eller företag under bildande ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att visa en finansiell plan upprättad av en revisor eller av företagets bank som visar att företaget har möjlighet att åta sig uppdrag. Leverantörer som har annan företagsform som exempelvis stiftelser, ideell- eller ekonomisk förening ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning eller på begäran tillhandahålla referens till bank eller annan finansiär, Till anbudet ska bifogas en handling som visar att anbudsgivaren har certifiering från Microsoft som är adekvat i förhållande till efterfrågade tjänster. Anbudsgivare ska kunna leverera fullservice inom server, hårdvara, support och verksamhetskritisk programvara som Office 365 och antivirusprogram.

3 3(7) Anbudet ska innehålla ett fast pris per timme för efterfrågade tjänster under rubriken Support. Anbudet ska innehålla ett fast pris per månad för efterfrågade tjänster under rubriken Servertjänster. Anbudet ska innehålla uppgifter om eventuella uppstartskostnader. Anbudet ska innehålla ett pris på referensdator. Se rubriken Hårdvara. Områdesspecifika, obligatoriska krav Support Anbudsgivare ska regelbundet kunna ha personal (egen eller underleverantör) på plats vid Region Dalarnas kansli för planerat underhåll och service. Anbudsgivare ska ha nödvändig kompetens för att konfigurera och driftsätta nya datorer i Region Dalarnas nät samt utföra service på dessa och på nätverket. I anbudet ska denna kompetens beskrivas. Anbudsgivare ska ha kompetens att konfigurera och driftsätta smartphones och surfplattor och få utrustningen att fungera med Exchange Office 365. I anbudet ska denna kompetens beskrivas. Anbudsgivare ska utse en person som har huvudansvaret för support och kontakter med Region Dalarna. Denna person ska namnges i anbudet. Anbudsgivare ska under kontorstid ha möjlighet till en fysisk inställelse av servicepersonal (egen eller underleverantör) vid Region Dalarnas kansli, Myntgatan 2 Falun, inom 45 minuter från larm. Anbudsgivare ska erbjuda telefonsupport under kontorstid. Server Anbudsgivare ska erbjuda serverplatser i en omfattning som motsvarar nuläget, inklusive drift och support. Anbudsgivare ska också kunna erbjuda SPLAlicenser. Programvara Anbudsgivare ska kunna erbjuda Office 365 samt en antiviruslösning. Hårdvara Region Dalarna har de senaste åren valt att köpa HP EliteBook-datorer med tillbehör såsom dockningsstation, skärm, tangentbord och så vidare. Anbudsgivare ska kunna leverera samma typ av utrustning. Region Dalarna kan utesluta en leverantör från deltagande i upphandlingen om leverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,

4 4(7) är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, varvid även avses brott mot miljölagstiftning, eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, inte har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter. Upphandlingens omfattning Support. Servertjänster. Hårdvara. Viss programvara. Volymuppskattning Vi beräknar att köpa cirka 20 datorer per kalenderår Vi beräknar ha behov av cirka 60 timmar support per månad, elva månader om året. Vi beräknar ha en serverpark i nivå med vad som är beskrivet i detta förfrågningsunderlag (förutom Episerver som ska tas bort under 2016). Om Region Dalarna och organisationens IT-miljö Region Dalarna har drygt 70 anställda och har sitt kansli vid Myntgatan 2 i Falun. Organisationen har ingen egen IT-avdelning och är i behov av en leverantör som kan erbjuda en helhetslösning för ovan nämnda IT-tjänster. Aktuell situation, datorer Samtliga medarbetare har en varsin dator, övervägande bärbara HP EliteBook med Windows 7, Windows 8 eller Windows 10. Vi använder Office 365 genom nuvarande leverantör. Aktuell situation, server Vi köper servertjänster av extern leverantör. Vi hyr för närvarande serverplatser enligt nedan: Streamingservrar (AV-Media) Streamingserver (Windows Media Server) Streamingserver (Wowza för MP4)

5 5(7) Applikations- och filservrar AD-server, fileserver (+ Dirsync till Azure AD, DNS, DHCP) Remote desktop Server 2012 R2 Appserver (printserver, SQL + utskrifthantering) Filemaker-server Webbservrar Episerver (håller på att fasas ut) IIS Webbserver (för olika webbsidor) Molntjänster Office365 Azure infrastructure-tjänster Azure backup services Azure AD (för katalogsynkronisering) Utöver hyrda servrar har vi nedanstående utrustning i huset Fysisk server 2008R2 för AD och larmdatabas. Ruckus zonedirector för wifi Traditionellt trådbundet nätverk med tillhörande utrustning I serverhyran ingår alla nödvändiga Windowslicenser för drift av servrarna, så kallade SPLA-licenser. Aktuell situation, support Nuvarande leverantör har en servicetekniker hos oss tre halva arbetsdagar per vecka. Vi har också möjlighet till telefonsupport alla arbetsdagar under kontorstid (8-17 vardagar). Aktuell situation, programvara Grundprogramvara är Office 365 samt Panda virusskydd Bedömningsgrunder av anbud Verksamhet Beskriv anbudslämnande företag. Verksamhet. Hur länge har företaget funnits. Hur många anställda. I beskrivning ska även framgå hur uppdragsorganisationen ser ut och vilka eventuella samarbetspartners/underleverantörer anbudsgivaren avser använda. Leverantören har inte rätt att anlita eller byta

6 6(7) underleverantör för utförandet av de åtaganden som stadgas i detta anbud utan att beställaren i förväg lämnat skriftligt medgivande. Annan information som kan vara relevant för upphandlingen. Bedömningen görs på vilken kvalitet som anbudsgivaren kan lämna på tjänsterna som efterfrågas. Referensdator Anbudet ska innehålla pris på referensdator, HP EliteBook 840 G2, 256GB SSD, I5-5200U, inklusive dockningsstation. Det går också bra att lämna pris på dator av annat märke som motsvarar den efterfrågade datorn i kapacitet och kvalitet. Server Beskriv hur ni avser att lösa serverdelen tekniskt. Beskriv vilken bandbredd ni erbjuder och vilken säkerhet som finns, till exempel redundans. Beskriv hur ni hanterar nertid och eventuella prisavdrag vid sådana händelser. Bedömningen görs på vilken kvalitet som anbudsgivaren kan lämna på tjänsterna som efterfrågas. Referenser Till anbudet ska bifogas beskrivningar av tre referenser som kan bedöma leverantörens kvalitet av de tjänster som Region Dalarna efterfrågar. Referensuppdragen ska innehålla uppgift om kundens namn, kontaktperson samt kontaktuppgifter till denne. Vi kommer att ringa referenser under perioden och vi gör maximalt tre försök till varje person. Det är därför viktigt för bedömningen att angivna personer är vidtalade och anträffbara under nämnd period. Region Dalarna kommer också att använda egna referenser i bedömningen. Leverantörens referenser och Region Dalarnas egna referenser värderas efter samma modell. Prövning av anbud Region Dalarna kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbud som får högsta sammanlagda viktade poäng utifrån angivna kriterier. Vid lika slutpoäng antas det anbud som har det lägsta priset. Anbuden poängsätts 1-5 poäng under varje kriterium. Utvärderingskriterier Kvalitet på efterfrågade tjänster (40 procent) Pris (20 procent) Referenser (40 procent) Bedömningen av priset består av fyra delar. Timpriset för support, serverkostnad, priset på referensdator och uppstartskostnader. Varje del inom prisområdet viktas likadant, alltså en fjärdedel vardera.

7 7(7) Anbudets form Vi vill ha hela anbudet på bifogad svarsblankett (förutom av oss efterfrågade bilagor). Beslut När beslut om leverantör har fattas meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen. Upphandlingen kommer att avslutas genom att ett ramavtal tecknas med antagna leverantörer. Kontakt Upphandlingen handläggs av Lars I Eriksson. Eventuella frågor eller klargöranden om upphandlingen ställs via e-post till larsingvar.eriksson@regiondalarna.se. Frågor under upphandlingen med tillhörande svar kommer att läggas ut på Anbudsinbjudan finns tillgänglig på Region Dalarnas hemsida och på Det åligger leverantören att bevaka hemsidan för att få del av eventuell tillkommande information. Lars I Eriksson IT-ansvarig