kl Stokab, Tulegatan I I i Stockholm. Mathias Tofresson och Ulla Hamilton. Doaa Hassan till och med punkt 15D och därefter Anders

Transkript

1 oatl oot* oalt STOI(AB ooü0 sida 1(8) Dâtum Protokoll styrelsemöte AB Stokab ( ) Dag Plats Närvarande: Ordförande och vice ordförande övriga ledamöter eller som ledamot tjänstgörande suppleant Suppleanter Förhinder kl Stokab, Tulegatan I I i Stockholm Mathias Tofresson och Ulla Hamilton Doaa Hassan till och med punkt 15D och därefter Anders Lövdin. Anders Hallin, Maria Öhman, Aleks Sakala och Anna Rosén. Anders Lövdin till och med punkt 15D, Jonas Forsslund och Bengt Hansson Arbetstagarledamöter övriga närvarande S I Mötets öppnande Ordfüranden ftirklarade mötet öppnat. Jörgen Hallsund, ordinarie arbetstagarledamot Staffan Ingvarsson (VD), Per-Olof Gustafsson (Vice VD), Patricia Helanow, styrelsesekreterare/bolagsjurist (PH), Hans Förnestig, ekonomichef (FF), Veronica Thunholm, ftirsäljnings- och marknadschef (VT) och Mika Hakosalo, projektledare Miljöñrvaltningen (MH) under punkt l5e. S 2 Utseende av justeringsmän Utsågs Ulla Hamilton jämte ordftiranden justera protokollet från dagens sammanträde. S 3 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. S 4 Föregående protokoll Föregående protokoll nr från lades med godkännande till handlingarna.

2 oo'll oorr oatr ootf stoi(ab s da 2(8) S 5 Styrelsens sekreterare Ärendet behandlades utifrån det på forhand utsända dänsteutlåtandet per utse Patricia Helanow till sekreterare ftir AB Stokabs styrelse S 6 Tertialbokslut l/2016 jämte prognos 1 Ekonomichefen redogjorde ftir ärendet enligt Bilagorna 6:1 och 6:2 utifrån det på fürhand utsända tjänsteutlåtandet per med Bilagorna 6 (Tertialbokslut l/2016 jåimte prognos 1/2016 samt PM utfall Stokabs mål i ILS tertial l/2016,dnr: /2016). godkänna tertialbokslut 1/2016 jämte prognos och uppdra åt VD överlämna desamma till Stockholm Stadshus AB, godkänna anmälan av avrapporteringen i ILS (Integrerat Lednings System), samt fürklara protokollet i denna paragraf für omedelbart justerad. S 7 Utreda förutsättningarna och planera för en omlokalisering av huvudkontoret VD kommenterade ärendet utifrån det på fiirhand utsända tjänsteutlåtandet per med Bilagor 7 (Marknadsanalys Söderstaden - Tenant & Partner samt Pendling och arbetsplatser i Stockholms stad , Sweco Strategy oktober 2015, Dnr: ). Anna Rosén (L) foreslog styrelsen besluta återremittera ärendet ftjr vidare beredning enligt vad som framgår i Bilaga 7:1. alt ta upp ärendet till prövning utifrån det på ftjrhand utsända tjänsteutlåtandet och därmed inte återremittera ärendet ftir vidare beredning, godkänna inriktningen ftir det fortsa arbetet med en omlokalisering av huvudkontoret till området kring Globen/slakthusområdet enligt vad som redovisas i tjänsteutlåtandet, uppdra åt VD planera ftir en omlokalisering av huvudkontoret i enlighet med tjänsteutlåtandet, samt fürklara protokollet i denna paragraf für omedelbart justerad.

3 aorr ooat oalr oaal Protokofl nr sida 3(8) Anna Roséns (L) fìirslag till beslut återremittera ärendet noterades därmed till protokollet. S I Arbetsordning för styrelsen jämte instruktion för arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktören m.fl. Bolagsjuristen kommenterade ärendet utifrån det på ftirhand utsända tjänsteutlåtandet per med Bilaga 8 (Arbetsordning ftir styrelsen jämte instruktion ftir arbetsfldrdelningen mellan styrelsen och verkställande direktören m. fl., Dnr : I 20 I 6) fastställa arbetsordning ftir styrelsen jämte instruktion ffir arbetsftirdelningen mellan styrelsen och verkställande direktören m.fl. ftir verksamhetsåret 2016 enligt bilagt ftirslag. S 9 Reviderad estinstruktion och delegationsordn ng Bolagsjuristen redogjorde ftir ärendet enligt Bilaga 9:1 utifrån det på ftirhand utsända tjänsteutlåtandet per med Bilaga 9 (Attestinstruktion och delegationsordning med bilagor, Dnr: /2016) fastställa reviderad estinstruktion och delegationsordning med tillhörande bilagor i enlighet med vad som framgår av detta tjänsteutlåtande och bifogade bilagor, samt bemyndiga VD vid behov revidera fullmakt für konsult avseende inköpsrätt och rätt lämna erbjudande till kund. S 10 GSR-strategi VD kommenterade ärendet utifrån det på ftjrhand utsända tjänsteutlåtandet per med Bilaga 9 (CSR-strategi ftir koncernen Stokab, Dnr: 1.3-l8l/2016). fastställa CSR-strategi ftjr koncernen Stokab

4 .OÜI aott ooar oorr sida 4(8) S 11 Samarbetsprojekt för rahera datacenter till Stockholm för storskal g återvinning av energi Försäljnings- och marknadschefen redogjorde ftir ärendet enligt Bilaga 11:1 utifrån det på ftirhand utsända tjänsteutlåtandet per med Bilaga 11 (Gemensamt tjänsteutlåtande, Anmälan om samarbetsprojekt ftir rahera datacenter till Stockholm ldr storskalig återvinning av energi, Dnr: /201 6). godkänna inriktningen für samarbetsprojekt ftir rahera datacenter till Stockholm für storskalig återvinning av energi i enlighet med vad som redovisas i detta tjänsteutlåtande och det bilagda gemensamma tjänsteutlåtandet. S 12 Kompletterande ägardirektiv Ärendet behandlades utifrån det på ftirhand utsända tjänsteutlåtandet per med Bilagorna 12 (Stockholms stads program ftir upphandling och inköp, Dnr: l.l , Reviderad alt a t anta Stockholms stads program ftir upphandling och inköp gälla ftir Stokab, bemyndiga VD pröva möjligheten till samordning av upphandling och besluta om Stokab deltar eller ej i stadens centrala upphandlingar, policy für konkurrens och valfrihet (antagen av Stokabs styrelse ) och upphandlingspolicy reviderad 2012 (antagen av Stokabs styrelse ) upphör gälla, anta reviderad antidiskrimineringsklausul samt tillämpa denna i alla upphandlingar av tjänster och bygg- och anläggningsentreprenader, gällande antidiskrimineringsklausul (antagen av Stokabs styrelse 2008-l l-17) upphör gälla, uppmana dotterbolaget S:t Erik Kommunikation dels anta Stockholms stads program fiir upphandling och inköp gälla ftir bolaget, dels anta reviderad antidiskrimineringsklausul och tillämpa denna i alla upphandlingar av tjänster och bygg- och anläggningsentreprenader, antidiskrimineringsklausul, Dnr: I /2106, Ökat ansvar till servicenämnden ftir centrala upphandlingar; Dnr: l.l-346/2076, Dig in - digital arkivstrategi for Stockholms stad. Dnr: l.l , Uppdaterad miljöbilsdefinition ftir Stockholms stad. Dnr: l.l ) L/VJ,-

5 ooitð aorü aoü* STOI(AB o sida 5(8) godkänna anmälan av kommunfullmäktiges beslut ge ett ökat ansvar till servicenämnden for centrala upphandlingar, godkänna anmälan av den digitala arkivstrategin "Dig In - Strategi for digital informationsforsörjning i Stockholms stad", godkänna anmälan av uppdaterad miljölastbilsdefinition ftir Stockholms stad. Ulla Hamilton (M), Anna Rosén (L) och Bengt Hansson (C) anmälde ett särskilt uttalande avseende Stockholms stads program ft)r upphandling och inköp samt klausul om antidiskrim inerin g och medde larfrihet, Blilaga 12 z l. S 13 Riktlinjer för bolagens arbete med kommunala visstidsanställningar Ärendet behandlades utifrån det på ftirhand utsända tjänsteutlåtandet med Bilaga 13 (Riktlinjer ftir bolagens arbete med kommunala visstidsanställningar, Dnr /2016). godkänna anmälan av Stockholms Stadshus AB:s riktlinjer for bolagens arbete med kommunala visstidsanställningar. Ulla Hamilton (M) anmälde ett särskilt uttalande avseende riktlinjerna ftir bolagens arbete med kommunala visstidsanställningar, Bilaga 13:1. S f 4 Studieresa till Bryssel VD kommenterade ärendet utifrån det på fürhand utsända tjänsteutlåtandet per styrelsen genomftir en studieresa till Bryssel den I l-12 oktober S f 5 Rapporter a. VD-rapport VD kommenterade aktuella frågor godkänna anmälan.

6 oarr ootü oatr oarû Protokoll nr sida 6(8) Dâtum b. Ekonomisk rapportering Ärendet avhandlades utifrån det på fürhand utsända tjänsteutlåtande per med Rappo rt 1 5b (Finansiel I månadsrapport, Dnr I I 20 I 6). lägga ärendet med godkännande till handlingarna. c. Rapport om aktuella regulatoriska frågor Vice VD redogjorde ft;r aktuella regulatoriska frågor med påverkan på Stokabs verksamhet enligt Rapport 15C. aft godkänna anmälan. d Rapport om stadens gemensamma lot-strategi VD redogjorde für arbetet med framtagande av stadens gemensamma IoT-strategi enligt Rapport l5d. Ltt godkänna anmälan. e. Rapport om Grow Smarter Projektledaren från Miljöförvaltningen redogjorde för projektet Grow Smarter enligt Rapport 158. godkänna anmälan. f. Möjlighet für styrelsen ta del av styrelsehandlingar digitalt Styrelsesekreteraren redogjorde fiir rådande ftirutsättningar och framtida möjligheter ftir styrelsen ta del av styrelsehandlingar digitalt enligt Rapport 15F. godkänna anmälan, samt ge VD i uppdrag närmare utreda möjligheterna ftir styrelsen ta del av styrelsehandlingar digitalt och därefter återkomma till styrelsen.

7 ooül aaüt ooar oatr s da 7(8) g. AnmäIan av protokoll från årsstämmor samt extra bolagsstämma fär Stokab Styrelsen behandlade ärendet utifrån det på forhand utsända pet dänsteutlåtandet med Rapporter 15G (Protokoll fdrt vid årsstämmaden22 mars samt extra bolagsstämma den25 februari med aktieåigaren i AB Stokab, protokoll fort vid årsstämmor den l0 mars fiir dels S:t Erik Kommunikation AB och dels S:t Erik Fiber AB med aktieägaren AB Stokab ftir de båda bolagen). lägga ärendet med godkännande till handlingarna. h. Anmälan av inkomna remisser och avgivna remissvar Styrelsen behandlade ärendet utifrån det på fürhand utsända tjänsteutlåtandet per 20t lägga ärendet med godkännande till handlingama. Sf6 övrigafrågor Ingen övrig fråga anmäldes S 17 Nästa sammanträde Nästa sammanträde hålls måndagen den 12 september kl Därefter hålls styrelsemöte. Styrelsekonferens med studiebesök, preliminär tid lunch till lunch tisdag - onsdag den I l-12 oktober. o Måndagen den l4 november kl. 17:00. Måndagen den 5 december kl. l7:30. S 18 Mötets avslutande Mötet ftirklarades därefter for avslutat.

8 aooa oooo oooo 10 O"O sida 8(8) Dalum protokollet Helanow "ffi;fu Justeras,l) Ulla Hamilton v/*