] SOLLENTUNA KOMMUN Tjänsteutlåtande

Transkript

1 10

2 ] SOLLENTUNA KOMMUN Tjänsteutlåtande Camilla Hulterström Sidan 1 av 4 Dnr 2012/0380 KS-3 Kommunstyrelsen Budget verksamhetsplan för kommunstyrelsen - reviderad Förslag till beslut Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen att 1. Godkänna kommunledningskontorets förslag till verksamhetsplan för kommunstyrelsen 2013 enligt bilaga 1. Sammanfattning Kommunstyrelsens verksamhetsplan innehåller handlingsplaner för 2013 IT-plan för 2013 Internbudget för 2013 på verksamhetsnivå 1 Samtliga nämnders verksamhetsplaner bereds av kommunledningskontoret under oktober månad och redovisas till kommunstyrelsen Ärendet Budget verksamhetsplan för kommunstyrelsen, återremitterades från kommunstyrelsen Synpunkterna har inarbetats i verksamhetsplanen, bilaga 1. I samband med detta har kommunledningskontoret även genomfört viss övrig bearbetning av verksamhetsplanen. Bakgrund Inom ramen för kommunens nya budgetprocess ska varje nämnd ta fram en verksamhetsplan för 2013 innehållande handlingsplaner IT-plan Internbudget på verksamhetsnivå 1 Även kommunstyrelsen ska ta fram en verksamhetsplanen för den egna verksamheten. Den generella tidplanen ska följas vilket innebär att kommunstyrelsens egen verksamhetsplan behandlades i kommunstyrelsen Då ärendet återremitterades till kommunledningskontoret blir konsekvensen att kommunstyrelsens verksamhetsplan behandlas vid samma sammanträde som de samlade verksamhetsplanerna ska behandlas. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

3 Tjänsteutlåtande Dnr 2012/0380 KS-3 Sidan 2 av 4 Upplägg av arbetet med verksamhetsplan 2013 för kommunstyrelsen Kommunledningskontoret har tidigare under hösten, i samråd med kommunstyrelsens ordförande, valt följande modell och tidplan för beredning av kommunstyrelsens verksamhetsplan: Plan- och exploateringsavdelningen sammanställer ett förslag gällande avdelningens egen verksamhet. Plan- och exploateringsutskottet ges på sitt sammanträde möjlighet att yttra sig över plan- och exploateringsavdelningens förslag. Kommunledningskontorets ledningsgrupp bearbetar och sammanställer därefter ett förslag till verksamhetsplan för hela kommunstyrelsen vilket behandlas av kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen Eftersom verksamhetsplanen återremitterades av kommunstyrelsen har tidplanen sedan förskjutits. Upplägget för kommunstyrelsens arbete kommer att utvärderas inför budgetprocessen för Plan- och exploateringsutskottets beredning Plan- och exploateringsutskottet godkände för sin del plan- och exploateringsavdelningens förslag till verksamhetsplan inklusive IT plan 2013 samt förslag till internbudget 2013, med undantag för punkten "Öka kunskapen om miljö- och klimat frågor hos kommunens anställda". Handlingsplanen anses inte ligga inom plan- och exploateringsutskottet ansvarsområde. Kommunledningskontorets beredning efter återremittering Nya handlingsplaner Verksamhetsplanen har kompletterats med några handlingsplaner (rödmarkerat i bilaga 1): Två nya handlingsplaner har tagits fram kopplat till näringslivsåtagandena: "Driva på utveckling av ett kommungemensamt perspektiv/ förhållningssätt och ökad intern samverkan kring kommunens löpande kontakter med näringslivet". Här ryms flera utvecklingsområden som har lyfts fram av näringslivet i nu genomförda dialoger. "Ta fram nya och utvecklade informations- och dialogformer". Här ryms utveckling av hemsidan, nyhetsbrev och nya mötesplatser. Vidare har åtagandet "Nämnden ska genomföra åtgärder som internt, direkt påverkbart, minskar utsläppen av växthusgaser" kompletterats med två handlingsplaner: "Vidareutveckla redan påbörjad kartläggning av hur kommunens inköp påverkar utsläppen av växthusgaser"

4 Tjänsteutlåtande Dnr 2012/0380 KS-3 Sidan 3 av 4 "Slutföra arbetet med regler för miljökrav vid upphandling" Till åtagandet "Nämnden ska genomföra prioriterade utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet" har tillförts en handlingsplan: Utveckla kommunens upphandlingsmetodik i syfte att säkerställa kostnadseffektiva upphandlingar Revidering handlingsplaner Några handlingsplaner har ombearbetats (rödmarkerat i bilaga 1). Sammanfattningsvis är det följande omarbetningar som har gjorts: Handlingsplanen "Översyn av regelverk och former för kommunledningskontorets uppdrag att utöva styrning" har kompletterat med att IT-utvecklingsprojektens styrning ska ses över Beskrivningen av handlingsplanen gällande utbildningspaket om miljöoch klimatfrågor har skrivits om för att tydliggöra vissa intentioner vad gäller innehåll i utbildningspaketet. Till åtagandet "Tydlig och målgruppsorienterad intern information gällande den kommunövergripande styrningen och kommungemensamma rutiner och system" har handlingsplanen bytts ut. Här finns nu en handlingsplan som syftar till att ta fram en policy och strategi för den interna kommunikationen. I beskrivningen till handlingsplanen "Ta fram förslag till styrdokument och verktyg för dialog med invånarna" lyfts ungdomarnas roll fram. I handlingsplanerna kopplade till intern kommunikation klargörs kopplingen till aktuella policyer. I verksamhetsplanen fanns tidigare några startdatum redan under hösten 2012 eftersom visst arbete redan har eller kommer att påbörjas under denna period. Dessa startdatum är nu ändrade till 1 januari 2013 eftersom verksamhetsplanen omfattar Därutöver några mindre förtydliganden och justeringar vilka är markerade med röd text. Bl. a. hade beskrivningen till handlingsplan om Google apps blivit felinskriven. Revidering angivna ansvariga tjänstemän Den allmänna anvisningen till nämnderna för framtagande av nämndens verksamhetsplan innehåller krav på att ansvarig tjänsteman ska anges. Bakgrunden till detta är att, tillsammans med start- och slutdatum, säkerställa att planering av handlingsplanens genomförande är påbörjad och att en grund för uppföljning är lagd. Med anledning av återremissen från KS har namn nu ändrats till befattning. Denna del av anvisningen utvärderas inför nästa års anvisning.

5 Tjänsteutlåtande Dnr 2012/0380 KS-3 Sidan 4 av 4 Fortsatt beredning Samtliga nämnders verksamhetsplaner bereds av kommunledningskontoret under oktober månad och redovisas i särskilt ärende till kommunstyrelsen De långsiktiga IT-planerna från samtliga nämnder kommer att lämnas till IT-avdelningen som underlag till avdelningens arbete med underlag gällande långsiktig utveckling av it-infrastruktur inför budgetarbetet för IT-avdelningens underlag kommer att presenteras i december Kommundirektör Camilla Hulterström Bilaga: 1. Verksamhetsplan 2013 för kommunstyrelsen - reviderad

6 SOLLENTUNA KOMMUN Verksamhetsplan för nämnd 2013 Kommunstyrelsen Reviderad efter återremiss

7 Innehållsförteckning 1 Handlingsplaner till nämndens åtaganden Ansvarsfull ekonomisk politik Utbildning Omsorg Miljö och klimat Integration och kommunikation 10 2 Internbudget verksamhetsnivå IT-plan (plan för IT-utveckling inklusive e-utveckling) Nuläge för verksamheten Kort sikt-år Lång sikt - år 2, 3 & 4 15 Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

8 1 Handlingsplaner till nämndens åtaganden 1.1 Ansvarsfull ekonomisk politik Nämnden ska under året analysera möjligheterna till att inom mandatperioden, och internt under 2013, starta samarbete(n) som kan bidra till högre effektivitet för respektive verksamhet (bättre resursutnyttjande med bibehållen kvalitet eller högre kvalitet). Se över Kommunledningskontoret har i Ekonomikommunledningskontorets dagsläget flera grupper och andra chef befintliga former för dialog och samordning samordnings/dialogformer etc. med och mellan inom kommunen och förvaltningarna, t ex kartlägga eventuella förvaltningsekonomgruppen, behov av nya. bygglovsgruppen och kontaktpersoner på personalsidan. Behovet av dialog och samordning med förvaltningarna samt erfarenheter av befintliga samarbetsformer ska analyseras. Därefter matchas detta mot befintliga grupper för att se behov av utveckling/avveckling av befintliga grupper, start av nya grupper eller andra samarbetsformer. Införandeplan ska upprättas. I arbetet är det viktigt att KLKs avdelningar drar lärdomar av varandra och att slutresultatet blir att vi uppfattas som ett kommunledningskontor. Arbetet med denna handlingsplan kan förmodligen inte starta förrän den nya organisationen på KLK har kommit i drift. Översyn av regelverk och former för kommunledningskontorets uppdrag att utöva styrning En förutsättning för att bidra till Ekonomiåtagandet är att kommunledningskontoret under 2013 börjar med att se över kommunstyrelsens reglemente och övriga styrdokument. Syftet är att säkerställa en effektiv styrning där koncernnytta och andra gemensamma krav på den kommunala organisationen tas tillvara. Tjänstemannaorganisationens anvisningar ska därefter utvecklas och bättre former för hur dessa ska kommuniceras och tillgängliggöras ska tas fram. Även uppföljningen av hur regelverken efterlevs ska utvecklas. En specifik genomgång av IT-utvecklingsprojektens styrning, personalprocessen, ekonomisk redovisning och fakturering ska hinna genomföras Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

9 under Handlingsplanen har i förlängningen en nära koppling till arbetet med ett nytt intranät. Utvärdera samarbetsformen med TFK och MBK Under 2011 och 2012 har en serie möten hållits för att stärka kontaktytorna mellan plan- och exploatering, miljö- och byggnadskontoret och trafik- och fastighetskontoret. Under 2013 ska detta samarbete utvärderas och utvecklas Stadsb. chef Nämnden ska utifrån redan initierat utvecklingsarbete kring ledningssystem implementera effektiva stöd- och styrprocesser. Implementera nytt verksamhetsstöd på planoch exploateringsavdelningen Utveckla fokusområdesgrupper Utveckla det kommungemensamma kvalitetssystemet Ett IT-stöd för resursplanering och processövervakning skall upphandlas under hösten 2012 och implementeras våren 2013 Kommunens nya styrmodell kräver ett tjänstemannastöd på "fokusområdesnivå" i budgetoch uppföljningsprocesserna. Det finns framförallt tre områden dessa grupper behöver hantera: omvärldsanalys arbete med kommunövergripande och nämndövergripande mått uppföljning och utvärdering av kommunövergripande mål Fokusområdesgrupperna etableras hösten 2012 men former för arbetet behöver utvecklas under Utvecklingsarbetet i sin första fas kan anses helt avslutat när målanalysen för årsredovisningen 2013 har genomförts. I kommunens nya ledningssystem lyfts kvalitetsarbetet fram som en mycket viktig komponent. Kvalitetsarbetet ska stödjas av ett kvalitetssystem som kan ge underlag för uppföljning och analys samt arbete med ständiga förbättringar i den löpande verksamheten. Arbetet med att bygga upp ett kvalitetssystem börjar i liten skala under hösten 2012 och behöver löpa kontinuerligt framåt. Under 2013 ska kommunledningskontoret vidta aktiviteter för att stödja förvaltningarnas arbete med struktur och Stadsb. chef Ekonomichef Ekonomichef Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

10 administrativt systemstöd ta fram ett mer genomarbetat förslag till kvalitetsnyckeltal på kommunnivå (ett första förslag tas fram under hösten) arbeta med att strukturera kvalitetsnyckeltal för kommunledningskontorets egna verksamheter Avstämning av arbetet är lämpligt att göra i tid inför budgetarbetet för Utveckla eförvaltning och etjänster i kommunen och dess verksamheter Ta fram en ny modell för beslut i exploateringsverksamheten Åstadkomma etjänster och utveckling av eförvaltning som bidrag till esamhället: Enklare vardag för privatpersoner och företag, smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet, högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Förtydliga rutiner kring beslut om uppdrag, uppstart av projekt samt avslut av projekt. Ta fram mallar för tjänsteutlåtanden IT-chef Stadsb. chef Nämnden ska genomföra prioriterade utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet. Säkerställa en effektiv plan- och exploateringsprocess Utreda och föreslå kriterier för styrning och utveckling av Kontaktcenter Kartlägga behov och brister på upphandlingsoch beställarkompetens i kommunen. Förslag ska tas fram på hur identifierade behov kan tillgodoses och brister undanröjas Med hjälp av det nya verksamhetsstödet ska plan- och exploateringsprocessen effektiviseras genom en bättre ekonomisk planering och högre uppfyllelse av tidplaner. Kontaktcenters utveckling har från starten styrts utifrån kontrakt med förvaltningarna. I samband med att kommunen överger systemet med internt köp och sälj och att Konsultoch service-avdelningen ska avvecklas behöver kriterier tas fram för vilka tjänster som ska prioriteras i utvecklingen av Kontaktcenter i framtiden samt hur dessa ska finansieras. För att kommunens upphandlingar ska kunna genomföras med hög effektivitet och hög kvalitet krävs att det finns en såväl hög beställarkompetens som hög upphandlingskompetens. I dagsläget är tillgången till god beställarkompetens inte tillräckligt kartlagd och systematiserad. Vad gäller upphandlingskompetens kan konstateras att den saknas på ett antal områden, t ex livsmedel och Stadsb. chef Adm. chef Ekonomichef Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

11 lokalvård. Handlingsplanen ska tydliggöra vilken kompetens som behövs, kartlägga dagsläget och visa på hur identifierade behov kan tillgodoses och brister undanröjas. Handlingsplanen lägger därmed också grunden för att kunna arbeta med utveckling av kommunens upphandlingsmetodik (egen handlingsplan). Utveckla kommunens upphandlingsmetodik i syfte att säkerställa kostnadseffektiva upphandlingar Organisera och strukturera samt definiera gemensamma principer för kommunens dokumenthantering i Public 360 Utreda Google apps Definiera och fastställa ett gemensamt inpasseringssystem för kommunens olika lokaler för de egna verksamheterna Definiera organisation och styrning för hur kommungemensamma system ska förvaltas Påbörja implementering av E-arkiv Höja kompetensen juridiska och andra formella frågor Genomlysa och förbättra kommunens arbete med möjligheter och risker vid upphandlingar i syfte att vid varje upphandlingstillfälle åstadkomma en upphandling som ger bästa möjliga innehåll till bästa möjliga pris. Utvecklingsarbetet handlar om att sprida kunskap om och förankra metoder vad gäller förberedelser inför upphandling, val av upphandlingsform och hantering av t ex kravdel och utvärderingsgrunder inom upphandlingen. Åstadkomma tydlighet, struktur och ett gemensamt synsätt för en effektiv dokumenthantering för kommunen. Klargöra hur dokumenthanteringen ska ske när flera IT-stöd hanterar delar av samma process/flöde. Genomlysa och utvärdera processer för hantering av dokument, diarieföring och kommunikation för de verksamheter som nyttjar Googles verktyg. Åstadkomma beslut om gemensamma inpasseringssystem för kommunens olika verksamheter, inklusive Turebergshuset. Fastställa hur system och e-tjänster som nyttjas av flera förvaltningar i kommunen men som inte nödvändigtvis nyttjas av KLK ska förvaltas. Under 2013 kan kommunen komma att påbörja implementering av arkivering i digital form (e-arkiv). Syftet är att kommunen ska svara mot de olika krav arkivering ställer. I och med en övergång till en alltmer digital hantering av handlingar måste också handlingarna bevaras i digital form. Lagstiftning som rör den kommunala förvaltningen är komplex och föränderlig. Det finns därför ett allmänt behov av att höja kompetensen i juridiska och även andra formella frågor hos såväl kommunledningskontoret som hos de övriga förvaltningarna Ekonomichef Adm.chef IT-chef IT-chef Adm.chef Chefsjurist Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

12 1.1.4 Ta fram en markstrategi. Ansvara för att i Plan-och exploateringsavdelningen Stadsb. samarbete med ansvarar för att, i samarbete med andra kontor ta framför allt Trafik- och fastighetschef fram en kontoret, ta fram en markstrategi markstrategi som syftar till att förtydliga hur kommunens mark- och fastighetsinnehav bör utvecklas på kort och lång sikt Nämnden ska förtydliga information om och minska handläggningstiderna vid myndighetsbeslut samt andra kontakter med företag Informera internt Det är viktigt att intressenter som vill Stadsb. inom kommunen komma i kontakt med plan- och chef om planprocessen exploateringsavdelningen får rätt information redan vid första kontakten. Plan- och exploateringsavdelningen ansvarar för att utbilda andra medarbetare inom kommunen samt politiker i planprocessen. Driva på utveckling av Kommunledningskontoret ska Näringslivsett kommun- initiera och hålla samman ett chef gemensamt gemensamt utvecklingsarbete kring perspektiv/ kommunens kontakter med förhållningssätt och näringslivet. Samtliga kontor ökad intern involveras i frågor gällande samverkan kring gemensamt förhållningssätt och kommunens löpande utvecklingsmöjligheter kring frågor kontakter med som näringslivet Bemötande - svar i tid Kortare handläggningstider Underlättande för småföretag att delta i upphandlingar Intern kommunikation för att snabba upp processer (Även utveckling av hemsidan är en viktig komponent men ingår i annan handlingsplan) Nämnden ska förbättra kommunikationen med näringslivet Ta fram nya och utvecklade informations- och dialogformer Utveckla och förbättra hemsidan utifrån ett företagarperspektiv Ge ut ett nyhetsbrev till företagare Skapa nya mötesplatser Näringslivschef Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

13 1.1.7 Nämnden ska ta fram förslag på flexibla arbetsvillkor. Ta fram förslag på nytt arbetstidsavtal för administrativ personal Ta fram förslag på regler för att arbeta på distans och anvisning för att arbeta hemifrån Avtalet syftar till att öka flexibiliteten i arbetstidsförläggningen samt att reglera arbetstid utifrån kollektivavtal och arbetstidslag. Reglera distansarbete. Ta fram anvisningar för hur kommunens tjänstemän kan arbeta hemifrån Personalchef Personalchef Stärka bilden av Sollentuna kommun som en stimulerande och attraktiv arbetsplats. Ta fram ett övergripande koncept för vårt arbetsgivarmärke Utifrån framtaget arbetsgivarmärke genomföra olika aktiviteter för att stärka arbetsgivarmärket Inköp och implementering av nytt webbaserat friskvårdssystem Konceptet för arbetsgivarmärket ska bland annat bygga på underlag från Kompetensbron samt på goda exempel från verksamheter och medarbetare. Utifrån framtaget arbetsgivarmärke genomföra aktiviteter för att marknadsföra Sollentuna Kommun som en attraktiv arbetsgivare. Det kan vara tex deltagande i mässor, annonsering, profilering på hemsida mm. Alla medarbetare ska kunna hantera sitt friskvårdsbidrag genom en webbaserad tjänst. Detta leder till att synliggöra förmånen och till större utnyttjande av friskvårdsbidraget Personalchef Personalchef Personalchef Nämnden ska arbeta med en kompetensutvecklingsstrategi. Ta fram gemensam Genom en gemensam Personalkompetens kompetensutveckling för kommunens chef utvecklingsstrategi chefer stärks ledarskapet och för chefer på olika därmed medarbetarskapet. nivåer inom kommunen Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

14 1.2 Utbildning 1.3 Omsorg 1.4 Miljö och klimat Öka kunskapen om miljö- och klimatfrågor hos kommunens anställda. Ta fram ett utbildningspaket om miljö- och klimatfrågor Utbildningspaketet ska bl.a. Förmedla hur kommunen arbetar med miljö- och klimatfrågor, även kopplat till arbetet kring vatten, samt väcka frågan om vad de anställda själva kan göra Ge vägledning i klimatsmarta val Utveckla användningen av grön IT. Handlingsplanen inleds med att ytterligare tydliggöra målsättningen med utbildningspaket samt hur utbildningen ska utformas så att den möjliggör anpassning efter respektive verksamhets behov och förutsättningar. Inom handlingsplanens ram ska sedan ett utbildningspaket vara framtaget och en plan för den fortsatta användningen ska vara förankrad Stadsb. chef Nämnden ska genomföra åtgärder som internt, direkt påverkbart, minskar utsläppen av växthusgaser Implementera och Den nya markanvisningspolicyn, tillämpa den nya som bl.a. syftar till att minska chef markanvisnings- klimatpåverkan, ställer högre krav policyn byggherrar. Vidareutveckla redan påbörjad kartläggning av hur kommunens inköp påverkar utsläppen av växthusgaser Åtgärdsplan 2011/2012 till klimatstrategin innehåller ett åtagande om kartläggning av kommunens klimatpåverkan. Under 2012 visade kontakter med leverantörer att data om klimatpåverkan endast finns för ett fåtal produkter. Därför inleddes ett samarbete med FOI för att på ett mer schablonmässigt sätt beräkna den kommunala organisationens klimatpåverkan. Under 2013 fördjupas detta arbete, förslagsvis i form av ett antal pilotstudier, som Stadsb. chef Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

15 även bidrar till att förankra arbetet i förvaltningarna. Upphandlingen av dessa studier bör om möjligt inledas redan De budgetmedel som avsatts för klimatåtgärder används för bland annat dessa pilotstudier. Slutföra arbetet med Under 2012 har ett förslag till regler Ekonomiregler för miljökrav vid för miljökrav vid upphandling tagits chef upphandling fram som remitterats till de kommunala förvaltningarna och stämts av med de kommunala bolagen. I början av 2013 sker slutberedning av förslaget till nya regler och reglerna lyfts fram till beslut. 1.5 Integration och kommunikation Ge större möjligheter för barn att påverka innehållet i plan- och exploateringsprocessen. Initiera trygghetsvandringar i skolan Säkerställa att barnperspektivet alltid finns med i beslut som rör exploateringsärenden "Trygghetsvandring i skolan" skall genomföras tillsammans med elever och andra aktörer inom kommunen. Andra aktörer kan vara t ex brottsförebyggare, polisen, skolpersonal, fältarbete, TFK, BUK, räddningstjänsten, m fl. Genom att ta fram mallar med fördefinierade rubriker säkerställs att barnperspektiv på exploateringsärenden alltid finns med Chefsjurist Stadsb chef Nämnden ska ta fram en strategi för hur dialogen med invånarna ska gå till och införa förutsättningar för en interaktiv dialog. Ta fram förslag till styrdokument och verktyg för dialog med invånarna Kommunledningskontoret tar fram ett förslag till styrdokument för att säkerställa att dialogen initieras, planeras, budgeteras och beslutas ett förslag på vilka verktyg som är lämpliga och hur de kan användas ett förslag på hur resultatet omhändertas Ungdomars roll i dialogen ska särskilt beaktas Kommunik. chef Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

16 Utveckla dialogen Planenheten har äskat medel från Stadsb. med invånarna internationaliseringsfonden för att chef kring stads göra studiebesök i Malmö/ byggnadsfrågor Köpenhamn. Där har arbetet med medborgardialoger kommit långt och Sollentuna kan hämta inspiration från deras arbete Säkerställa en tydlig styrning, förvaltning och åtkomst av det nya intranätet. Ta fram en Utvecklingsarbetet kommer att Kommunik. förvaltnings involvera alla förvaltingar eftersom organisation för det intranätet är ett kommunchef nya intranätet med övergripande system. Arbetet med tillhörande förvaltningsorganisationen ska följa dokumentation för den policy för intern kommunikation vilka principer som som kommer att tas fram under ska gälla för 2013, se separat handlingsplan. åtkomst, Arbetet har också koppling till publicering, arbetet med att se över vårt innehåll och lagring regelverk och den interna styrningen Tydlig och målgruppsorienterad intern information gällande den kommunövergripande styrningen och kommungemensamma rutiner och system. Ta fram en policy Ta fram ett förslag till policy och Kommunik. för den interna strategi för hur den interna chef kommunikationen kommunikationen ska fungera. Roller och ansvar ska tydliggöras liksom vilka kanaler som ska prioriteras för olika typer av information och dialog. De kommungemensamma rutinerna och systemen liksom bakomliggande regelverk ska förankras och göras lättillgängliga. Policyn ska också säkerställa den interna kommunikationens koppling till den externa kommunikationen (Policy för extern kommunikation, tillgänglighet och service) Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

17 2 Internbudget verksamhetsnivå 1 A07 AM A05 5»y«4> och MfeMlWI Ov#cf Of nvy n64f+a KlKSumnvt mm Kv*» *tt tft«*>u 1)04 IMt amm n M Ml 1» ni I MO no o»17 O» n» HT» -197» 0 IM ti»0 1 VM 750 MO It M0 IOXT Ml» looo m 1050 m MS b H Kod OvntumM A01 *ommw»tumm**tif«a03 lommuflftvinon A01 KO»»»n»u»wtyr«*l**i A04 KommtjAl«4<M*ftv«<kl«mh*t A05 5kyddOCM4*«h*t AC* 8/ *-v3«w- AttixxU A07 Ov«rforrTtyn6*r*A AC* Ovf 1J»«rtMmh«A09 Konuktcvntw KlKSumm* _ *»*»*** (mun P Q,>.- D«OM^>. Bmi Q, DM.«WU J504 1M7 1M7 114» M IM * * M9M»500 ^ » in ;i M ' Uf ils Kommentar Den avvikelse som ligger kvar på 1050 tkr kommer från att KS har lyft ut medel som ska överföras till UAN. Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

18 3 IT-plan (plan för IT-utveckling inklusive e-utveckling) 3.1 Nuläge för verksamheten Organisation och kompetens kring verksamhetsutveckling och verksamhetens ITsystem Ett större moderniseringsbehov föreligger inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Främst gäller det utveckling av kommunens ekonomisystem, nya intranätet och infrastruktur för behörighetsstyrning samt e-tjänster. Kommunens dokumenthantering i Public 360 behöver vidare anpassning och utredningen av e-arkiv, behöver fortsatt fokus. Avsaknaden av stödsystem för inköp och för hantering av synpunkter och klagomål, samt verksamhetsstöd inom PLEX, HR och IT, är också exempel på saker som behöver ses över under För att effektivisera arbetet med styrning och ledning på olika nivåer i kommunen, behöver kompletteringar göras i form av ett nytt systemstöd. Detta tillsammans med pågående omarbetning av ledningssystem och styrprocesser, ska bidra till ökad kvalité på framtida beslutsunderlag. Den status som IT-infrastruktur har i kommunen gör att relativt stora IT-investeringar har gjorts under Fortsatt satsning behövs för att bygga ut den gemensamma plattformen till att hantera säker inloggning och e-tjänster med informationsutbyte även till medborgare och andra externa parter, vilket även öppnar upp för nya arenor för medborgardialog. 3.2 Kort sikt-år 1 Generellt för året 2013 gäller att ett antal system ska kopplas till Public 360 och att större anpassningar behövs om t.ex. PLEX ska lämna gamla system till förmån för Public. Ekonomisystemen behöver ses över och behovet av ett e-arkiv gör sig påmint då gamla system ska avställas. Nya intranätet kommer tas i bruk och behöver både anpassas och integreras mot andra system. Ett flertal system behöver uppgraderas och flera nya tillförs. Däribland ett nytt systemstöd för ledning och styrning, nyutveckling av ett verksamhetsstöd för stadsbyggnad, samt upphandling av bl.a. en ny planmodul. En helhetslösning för papperslös nämndhantering till kommunpolitikerna kommer att införas under 2013, förutsatt att beslut om införande och nya medel tillförs från politiken Åtgärder inom IT-2013 Aktiviteter det kommande året som realiserar lösningar inom IT-området Nytt intranät ska implementeras och behöver inhämta information från flertalet system, däribland Public 360, för att möjliggöra god informationsspridning Under 2013 slutförs införandet av Raindances bokförings och projektmoduler Utvecklingen av elektroniska leverantörsfakturor fortsätter Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

19 System för arbetsskador ska införas Upphandling och införande av ett friskvårdssystem FMS ska brytas loss från Winess och på sikt läggas över till 360 App för papperslös nämndhantering ska kopplas till 360, viss utveckling behövs 360 ska uppgraderas och det finns stora anpassnings- och utbildningsbehov kopplat till fortsatt införande i kommunen PLEX ska införa ett nytt verksamhetsstöd som inkluderar tidsredovisning. Maya (tidsredovisning) avvecklas då Läsplattor och smartphones behöver ett verktyg för installation och säkerhetshantering, varför ett MDM-verktyg kommer införas tillsammans med ny supportfunktion som avropats under slutet av 2012 Implementera att modernare kommunikationsverktyg för medarbetare i kommunen (Exempelvis någon form av chatt) Upphandling av nytt rekryteringssystem Aktiviteter som adresserar informations- och IT-säkerhet Inkoppling och säker åtkomst till kommuninformation från läsplattor ställer utökade krav på åtkomsthantering och delar av teknik och logik i dagens nätverk behöver byggas om Planeringen av e-tjänster och utökade plattformar för medborgardialog ställer nya krav på behörighetslösningar och infrastruktur BIBA, kommunens beslutsstödssystem kommer att integreras mot fler källsystem och jobbar med att ensa information Om förvaltningen har några särskilda krav på HW för sin verksamhet App för papperslös nämndhantering ställer krav på läsplattor som nytt arbetsredskap Säker inloggning med e-id ställer krav på kortläsare. Ett införande har påbörjats under 2012 och kommer fortlöpa under 2013 tillsammans med att en översyn av dagens arbetsplatser (datorer) genomförs Andra större verksamhetsdrivna förändringsbehov PLEX avser att flytta sin avtalshantering från systemet Pärmen.se, till Public 360. Bytet förutsätter ca 160 timmar utveckling i Public 360 PLEX ska upphandla en ny planmodell De tekniska förvaltningarna går samman i kravställning på ny lösning för hantering av digitala ritningar Gamla Winess och andra system som ska avvecklas behöver ett e-arkiv, eller annan lösning för att kunna avställas Dagens ekonomisystem inklusive budget och uppföljning behöver ses över. En förstudie ska genomföras där också samband med eventuellt systemstöd för kommunens inköpshantering beaktas Budget Ovan beskrivna planer för 2013 beräknas rymmas inom befintlig budgetram med följande undantag: Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)

20 Utredning av nytt ekonomisystem kommer alt bli omfattande. Det är nödvändigt att ta ett helhetsgrepp som omfattar mer än ett traditionellt ekonomisystem. Utredningen kommer därför utöver funktioner som redovisning, fakturering, och hantering av leverantörsfakturor även handla om stöd för budget, prognos, inköp m.m. Utredning av detta område beräknas kosta 1 miljon kronor. Det saknas pengar för support och utveckling av intranätet. Endast driftkostnaderna finns med i 2013-års budget. Dessutom finns risk för dubbla kostnader för driften av två intranät (solsidan och det nya) under första halvåret. Det saknas pengar för att anpassa Public för åtkomst av filer i intranätets gränssnitt (se kommentar tidigare). Detta kan dock förmodligen hanteras under 2013 och åtkomsthanteringen får då utvecklas under För att klara ovanstående punkter krävs omprioritering inom 2013 års budgetram Kända beroenden och förutsättningar för genomförande E-tjänsteplattform, kortinloggning, (eller annan 2-faktorsinloggning) och kommunens datanät, samt gemensamma katalogfunktioner för identitetshantering, är exempel på infrastruktur som behöver anpassningar för att möjliggöra nya sätt till åtkomst av källdata, e-tjänster, intranät. 3.3 Lång sikt - år 2, 3 & Planer inom IT IT-planer inom KLK Verksamhetsanalyser gjorda under 2013 kommer troligtvis mynna ut i nya upphandlingar och införanden av nya IT-utvecklingsprojekt. E-utveckling beskriver vilka e-tjänster som ska utvecklas och vilken verksamhetsutveckling som ingår. De större initiativen listas nedan: Upphandling och införande av e-arkiv Nytt systemstöd vid anställning och avslut Översynen av ekonomisystem kominer att ge större utvecklings- eller upphandling och ett omfattande systembyte BIBA m.fl. system ska koppla GIS-data till sin information, vilket kommer förbättra internt arbete och lägga grunden för nya e-tjänster Ny planmodell ska införas Public 360 ska vidareutvecklas och nya anpassningskostnader uppstår då dagens små system ska lämnas till förmån för Public 360 Intranätet ska vidareutvecklas och blir ett nav för interna tjänster. Integration med Public 360 blir aktuellt när 360 axlat rollen som hela kommunens dokumenthanteringssystem Externa nätet kommer integreras med e-tjänsteplattformen och nya behörighetsplattformen, så atl kommungemensamma tjänster för behörighetsstyrning och säker inloggning även kominer medborgarna till nytta Ett flertal verksamhetsstödsystem kommer alt realiseras som molntjänster, vilket ställer nya krav på förvaltning av systemen samt fördelning av kommungemensamma kostnader Kommunstyrelsen, Verksamhetsplan för nämnd (16)