Granskning av dokumentation i projekt

Transkript

1 Granskning av dokumentation i Nyanläggning och ombyggnation Tillstyrkt av Datum Författare Hjalmar Emillon, Per Grahn-Möller

2 Innehåll 1 Revision Syfte Målgrupp Terminologi och roller Terminologilista Roller Förutsättningar Granskningsprocess för handlingar, ritningar samt drift- och underhållsanvisningar Förberedelser hos SvK Mallar för granskningsutlåtande Förberedelser hos Entreprenör/Projektör Leveranspaket Dokumentförteckning Transaktionsbrev/granskningsutlåtande Entreprenörens/örens egenkontroll Granskningsprocess, stationer Konstruktionshandling Bygghandling Relationshandlingar Granskningsflöde, ledningar Teknisk data Granskningsflöde Projektdokumentation Bilagor... 14

3 1 Revision Revision Datum Aktör Kommentar Per Grahn-Möller version Dokumentet ägs och förvaltas av Svenska kraftnäts enhet för anläggningsdokumentation, AD. För synpunkter och rapportering av fel, kontakta 2 Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva granskningsprocessen fördokumentation i anläggnings. Granskningsprocessen är en del i kvalitetsarbetet i en och bidrar till att säkerställa kvaliteten i dokumentation och på så sätt att den anläggning som konstrueras och byggs uppfyller kraven i kontrakt och att eventuelle avvikelser identifieras i ett tidigt skede. Innehållet kommer att utvecklas i takt med förändrade krav, tekniska riktlinjer, verktyg och andra förändringar. 3 Målgrupp Dokumentet riktar sig till deltagare hos Svenska kraftnät, entreprenörer och konsulter som berörs av dokumentationsgranskning. 4 Terminologi och roller 4.1 Terminologilista Begrepp/förkortning Beskrivning Anläggning Stationer, teknikbodar, ställverk, ledningar, stolpar och kablar samt övrigt som ingår. 3/15

4 Anläggningsdokumentation Den samlade dokumentationen för anläggningar. Den delas in i olika typer enligt TR08-03 och TR Bygghandling Revisionsnivå för handlingar och ritningar som gäller inför och under anläggningens byggnation. Dokumentförteckning Översikt i listform (vanligtvis.xlsx) över ritningar och handlingar. Drift- och underhållsanvisningar Instruktioner för anläggnings drift och underhåll. Egenkontroll Avser entreprenörens granskning dvs utförd utanför SvK. FAT Factory Acceptance Test Granskning Avser granskning utförd av SvK av entreprenörens handlingar, ritningar och tekniska data. Granskningskommentar Granskarens (G) enskilda kommentar på ett visst dokument. Granskningsunderlag Ritningar, handlingar och teknisk data (TD) som ska undergå granskning, Granskningsutlåtande Summan av granskarens (G) skriftliga granskningskommentarer i därför avsedd mall. Handlingar Dokument som ej är ritningar eller tekniskt data, t ex miljödokumentation, apparatskisser, datablad, manualer, egenkontrollprotokoll, FAT-protokoll, SAT-protokoll, (FAT och SAT är aktiviteter som ger t.ex. protokoll som resultat) etc. Handlingar kan ha olika status, beroende på var de befinner sig i granskningsflödet dvs grad av mognad: 1 Konstruktionshandlingar; 2 Bygghandlingar; 3 Relationshandlingar Kabel Projekt för Svenska kraftnät syftande till nybyggnation eller uppgradering av mark-, eller sjökabel. Konstruktionshandling Revisionsnivå för handlingar och ritningar under ering dvs innan byggfasen som utgör underlag för bygghandling, tex beräkningar. Lednings Projekt för Svenska kraftnät syftande till nybyggnation eller uppgradering av stamnätsledning Objektlista Lista på ets ingående underhållsobjekt (samt övergripande objekt) i Banken tillsammans med tekniska data. Objektlistan utgör en mall för lagring av dessa. Projektdokumentation Handlingar och ritningar som behövs för et, men ej för framtida drift och underhåll, exempelvis kvalitets-, arbetsmiljö- och miljödokumentation (KAM) samt protokoll från möten. 4/15

5 Relationshandling Revisionsnivå för handlingar och ritningar vilka utvisar det färdiga byggresultatet. Revisionsnivå Revisionsnivåer för handlingar är: 1. Konstruktionshandlingar 2. Bygghandlingar 3. Relationshandlingar Projektdokumentation kan ha följande revisionsnivåer: Preliminär Fastställd Ritningar Ritningar finns redigerbara (exempelvis.dwg eller.dng) eller ej redigerbara (exempelvis.pdf). Stations SvK- syftande till nybyggnation eller uppgradering av stationsanläggning SAT Site Acceptance Test TD Se Teknisk data Teknisk data Avser produkt-, tillverknings-, eller apparatdata knutet till ett objekt i Banken, t ex märkspänning, fabrikat. Ska ej blandas ihop med datablad, handling eller ritning. Tekniska data hör ihop med begreppet objektlista. TR Tekniska riktlinjer inom SvK: Roller Roll Beskrivning DA Dokumentationsansvarig hos Svenska kraftnät E Av Svenska kraftnät upphandlad entreprenör. EDA Entreprenörens dokumentationsansvarige EK Entreprenörens konstruktör EPL Entreprenörens ledare G Utpekad granskare inom Svenska kraftnät K Konstruktör hos Svenska kraftnät 5/15

6 KK Konsults konstruktör KPL Konsults ledare PL Projektledare hos Svenska kraftnät 6/15

7 5 Förutsättningar Följande förutsättningar finns för användare av denna rutin: Svenska kraftnät har utbildat entreprenören och dess leverantörer i denna rutinangående de mallar som ska användas. Tidplan: Granskning av dokumentation ska ske fortlöpande under ets gång, i enlighet med leveransplaneringen i et. Leveransdatum och definition av leveranspaket ska framgå ur ets dokumentationstidplan. Entreprenören ska ha givits utbildning i de verktyg som ska användas i samband med leverans av material till Svenska kraftnät. 6 Granskningsprocess för handlingar, ritningar samt drift- och underhållsanvisningar Handlingar, ritningar och drift- och underhållsanvisningar granskas på överenskommen portal (t.ex. webbportal eller överenskommen nätverksdisk). När dokumenten har uppgraderats till Relationshandlingar importeras de till Banken, SvKs digitala arkiv. Ritningar på SvKs ritningsram massimporteras till Banken med verktyget AIIM. Projektdokumentation, dvs relaterade dokumentation som inte är anläggningsdokumentation, importeras inte till Banken. 6.1 Förberedelser hos SvK Mallar för granskningsutlåtande Mallar för hantering av granskningsutlåtanden skapas för respektive ämnesområde: Mötesprotokoll Miljö Arbetsmiljö Kvalitet/Tidplan Markarbete 7/15

8 Byggnation Ställverk Ställverksapparater Kontrollanläggning Teleutrustning Säkerhetssystem Hjälpkraft AC/DC Kabel Kraftledning Notera: Om det finns behov så kan delområden skapas till ämnesområdena i listan ovan. Om det finns ämnesområden som är av extraordinär vikt för ett så kan dessa läggas på översta nivån (bör hanteras inom respektive ). Mallarna för granskningsutlåtande läggs upp i dokumentstrukturen på portalen av Svenska Kraftnät, i avsedd mapp. Ett granskningsutlåtande är inledningsvis en tom förlaga, med endast rubriker och kolumner för granskningskommentarer inlagda. Under granskningens gång fylls respektive mall i med uppgifter för varje fil, SvKs granskningskommentarer och entreprenörens svar. Entreprenören lägger in uppgifter för varje fil i mallen. Det ska framgå vilken revision av ett dokument som granskningskommentarer och åtgärder avser. Se bilaga 2, Granskningsutlåtande dokumentation i.xlsx 6.2 Förberedelser hos Entreprenör/Projektör Leveranspaket Leverans av dokumentation till SvK ska ske i leveranspaket per ämnesområde, inte enstaka filer. Varje leveranspaket ska vara komplett innan det levereras. Aktuell förteckning över leveranspaket finns i dokumentförteckningen, TR08-03 (stationer) eller TR08-04 (ledningar och kablar). 8/15

9 6.2.2 Dokumentförteckning Detta dokument fungerar som en liggare för samtliga dokument/filer per ämnesområde och sparas på portalen i överenskommen mapp. Dokumentet fungerar även som instrument för hanteringen av anläggningsdokumentationen, i et där uppföljning av status kan göras. Istället för att ange samtliga filer manuellt i transaktionsbrev kan aktuella rader kopieras ur denna dokumentförteckning. Se bilaga 1, Dokförteckning.xlsx Transaktionsbrev/granskningsutlåtande Entreprenören ska bifoga ett transaktionsbrev med varje leveranspaket där entreprenören listar de filer som levereras i den aktuella transaktionen. Som transaktionsbrev kan mallen för granskningsutlåtandet användas. Transaktionsbreven och dokumentförteckningen använder samma kolumnnamn för att förenkla överföringen av filinformation mellan de två dokumenten. Om entreprenören har ett system/en mall som motsvarar denna godtas det Entreprenörens/örens egenkontroll Entreprenörens/örens egenkontroll ska utföras innan denna granskningsrutin. Först när leverantören av dokumentation anser att en handling/ritning är klar läggs den upp på portalen för granskning enligt denna rutin. Notera: För lednings utförs konstruktion och granskning före SvKs upphandling. 6.3 Granskningsprocess, stationer Denna beskrivning åskådliggör flödet under utförandet av granskningsrutinen. 9/15

10 Granskningsprocess för stations Granskningen av ett dokument upprepas tills att granskaren angivit Utan anmärkning i filen Granskningsutlåtande. Inga dokument raderas från mapparna på portalen under pågående. Dokumenten ska ligga kvar tills att et avslutats (för spårbarhet och historik) Konstruktionshandling Steg Ansvarig roll Aktivitet 1 EPL/EDA EPL eller EDA skapar en leveransmapp under mappstrukturen../konstruktionshandlingar Mappen namnges med ämnesområde och transaktionsdatum (åååå-mm-dd). De nya konstruktionshandlingarna levereras till mappen. 2 EDA EDA genererar ett transaktionsbrev tillika granskningsutlåtande och levererar detta tillsammans med leveranspaketet i avsedd mapp. För varje mapp i portalen ska det finnas ett granskningsutlåtande där innehållet ska motsvara de filer som finns i den aktuella mappen. EDA informerar PL att nya dokument lagts upp för granskning. 10/15

11 3 PL PL ser till att en mall för granskningskommentarer läggs upp på portalen. PL informerar G att det finns leveranspaket på portalen och initierar granskning av de dokument som ingår. Datum då granskningen ska vara slutförd meddelas, vilket normalt är 20 arbetsdagar efter leverans eller enligt separat överenskommelse. 4 G Dokumenten granskas ur två synvinklar: Formalia och teknisk utförande/funktion. Granskningen av formalia säkerställer att dokument och ritningar följer de riktlinjer som finns. Granskningen av teknisk utförande/funktion säkerställer att dokument och ritning innehåller korrekt information. Granskningskommentarer lämnas alltid per ingående fil. Vid granskning fyller G i mallen för granskningsutlåtande med sina kommentarer. Om G inte har några kommentarer anges Utan anmärkning., Granskningskommentarerna sparas tillsammans med granskade filer och tillhörande transaktionsbrev. G informerar PL att granskningen är slutförd. 5 PL PL stänger granskningen. PL meddelar EPL att granskningen är genomförd och att granskningsutlåtande finns på portalen. 6 EPL Kommentarerna i granskningsutlåtandet bemöts alternativt åtgärdas. Åtgärden antecknas i formuläret. 7 EK Dokumentet revideras. Revisionsnotering görs enligt TR08-02 filnamn (Ritningsnr_blad_rev). Dokumentet är nu reviderat och klart för ny granskningsrunda. 8 EPL EPL lägger in dokumenten som ska granskas i en ny leveransmapp. Mappen namnges med transaktionsdatum (åååå-mm-dd) EPL meddelar PL att reviderade dokument lagts upp för granskning på portalen. 9 PL PL meddelar G att reviderade dokument finns på portalen och initierar granskning av de filer som levererats i transaktionen (enligt steg 3-6, ovan). Samma granskningsutlåtande används under hela granskningsprocessen för bevarande av historik. 10 Enligt ovan Granskningen fortsätter på detta sätt tills alla granskningskommentarer åtgärdats, och G ger granskningskommentaren U.A, dvs. Utan Anmärkning, i granskningsutlåtandet. 11 EK Allteftersom ets konstruktionshandlingar färdigställs ( Utan anmärkning i granskningsutlåtandet), lyfts de till ritningsstatus BYGGHANDLING (enligt TR08-02) Bygghandling Steg Ansvarig roll Aktivitet 12 EPL/EDA En leveransmapp skapas under mappstrukturen../bygghandlingar/ Mappen namnges med ämnesområde och transaktionsdatum 11/15

12 (åååå-mm-dd). De nya bygghandlingarna levereras till den nya mappen. 13 EDA EDA genererar ett transaktionsbrev och levererar detta till avsedd mapp. 14 EPL/EK Under byggnationen kan Bygghandlingarna komma att rödändras ute på anläggningen. Rödändringarna förs in på originalets papperskopia varpå originalfilerna revideras av EK och granskas av G enligt steg 3 till 10 ovan. Vid granskningen jämförs de rättade dokumenten med de rödändrade dokumenten. SvK bör informeras när en större/principiell förändring sker på byggplatsen. 15 EK Allteftersom bygghandlingarna granskats utan anmärkning lyfts respektive bygghandling till status Relationshandling. Ev. revisionsnoter i ritningen rensas och ändras, samt ritningsstämpel Bygghandling tas bort i enlighet med TR Relationshandlingar Steg Ansvarig roll Aktivitet 16 EPL/EDA EPL/EDA skapar en leveransmapp under mappstrukturen../relationshandlingar/undermapp/ Mappen namnges med ämnesområde och transaktionsdatum (åååå-mm-dd). De nya relationshandlingarna levereras till den nya mappen. 17 EDA EDA genererar ett transaktionsbrev och levererar detta till avsedd mapp. Om en leverans innehåller filer som ska läggas i flera olika mappar så skapar EDA ett transaktionsbrev per mapp. Vid leverans av relationshandlingar kompletteras även Dokumentförteckningen med information om levererade filer. Härigenom listas levererade filer kontinuerligt i dokumentförteckningen och en överblick över ets dokumentation byggs upp. 18 DA DA ansvarar för att berörda dokument importeras till Banken. 6.4 Granskningsflöde, ledningar Då anläggningsdokumentationen i lednings redan granskats och godkänts av Projektören innan leverans till SvK, skiljer sig granskningsprocessen åt från sin motsvarighet för stations. Leveransen av anläggningsdokumentationen i lednings görs direkt till portalen under mappstrukturen../bygghandlingar/. Den granskning som görs är i samband med rödändringar. 12/15

13 Granskningsprocess för lednings I annat fall så följer granskningen för lednings och ovan med den skillnaden att aktörerna heter KPL och KK istället för EPL/EDA och EK. Referensen till Extern aktör innebär en för uppgiften anlitat konsultföretag. 7 Teknisk data 7.1 Granskningsflöde För granskning av teknisk data gäller en separat rutin som beskrivs nedan. All teknisk data ska vara granskad och införd i Banken inför drifttagning av anläggningen. Tekniska data läggs in direkt i Banken och granskas enligt nedan. Granskningen hanteras av DA och dokumenteras i filen Granskningsutlåtande Tekniska Data (se bilaga 3 Granskningsutlåtande TD.xlsx. Granskningen upprepas tills att granskaren angivit U.A (Utan anmärkning) i granskningsutlåtandet. 13/15

14 Samma granskningsutlåtande används under hela granskningsprocessen för bevarande av historik. Det ska framgå vilken revision av teknisk data som kommentarer respektive svar avser. Se illustrationen under 6.3 Steg Ansvarig roll Aktivitet 1 EDA EDA meddelar PL att leverans av tekniska data gjorts i Banken. 2 PL PL meddelar G att teknisk data i finns registrerade i Banken och att granskning är förestående. Samma granskningsutlåtande används under hela granskningsprocessen för bevarande av historik. 3 G Teknisk data granskas i Banken. Kommentarer ( Utan anmärkning eller kommentarer på befintliga tekniska data) skrivs in i ett granskningsutlåtande som lagras i separat mapp på portalen../tekniska data Mappen namnges med ämnesområde och transaktionsdatum (åååå-mm-dd). G meddelar PL datum för slutförd granskning (20 arbetsdagar eller enligt överenskommelse). 4 PL Granskningsrundan stängs. PL informerar EDA om detta. 5 EDA Kommentarerna antingen bemöts eller åtgärdas. 6 EK och/eller EDA Teknisk data rättas/uppdateras. 7 Steg 1-4 upprepas till dess samtliga tekniska data är Utan anmärkning. 8 Projektdokumentation Projektdokumentationen granskas enligt samma rutin som för anläggningsdokumentationen. 9 Bilagor Till denna rutin finns ett antal bilagor som har specifika syften. En beskrivning av hur de ska användas finns angiven på aktuell plats i detta dokument. 14/15

15 Bilaga Beskrivning Filnamn 1 Mall för s dokumentförteckning för samtliga dokument som levereras för granskning Dokförteckning.xlsx 2 Mall för granskningsutlåtande för handlingar och ritningar Granskningsutlåtande dokumentation i.xlsx 3 Mall för objektlista och granskningsutlåtande för teknisk data Granskningsutlåtande TD.xlsx 15/15