Granskning av ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Skara kommun

Transkript

1

2 Granskning av ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Skara kommun December 2015 Torbjörn Bengtsson, Viktor Mattsson och Sebastian Lundin

3 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 3 2. Granskningsresultat 4

4 Sammanfattning Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Skara kommun fått uppdraget att granska ansökning av ersättning från Migrationsverket inom kommunstyrelsen och övriga nämnder. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och övriga nämnder tillfredställande rutiner kring ansökningar av ersättningar från Migrationsverket och finns en tillräcklig intern kontroll? Svar på revisionsfråga Vår sammanfattande bedömning är att rutinerna och internkontrollen för kommunstyrelsen och övriga nämnder kan stärkas kring ansökan om ersättning från Migrationsverket. Iakttagelser Vi har noterat att de olika ansvaren för ansökan och uppföljning inom olika delar av förvaltningen inte är tillräckligt tydliga. Det saknas skriftliga rutinbeskrivningar. Vi har noterat att vissa ansökningar sker med låg frekvens. Ansvaret för att upprätta ansökningar och identifiera kostnader är i vissa fall högt personberoende. Vi har noterat att det inte finns någon som har ett övergripande ansvar för att ansökningar sker. En sammantagen uppfattning är att de intervjuade ställer sig positiva till en central funktion som kan vara behjälplig i ansökningsprocesserna. Det saknas rutiner för att löpande säkerställa att alla möjligheter till ersättning ansöks. Det finns inga rutiner eller systembaserade funktioner som löpande märker kostnader som går att eftersöka. Vi har noterat att det till viss del saknas kunskap inom området. Det finns möjligheter till ett utökat informationsutbyte mellan de olika förvaltningarna. Vi har noterat brister i successionen från överförmyndare i samverkan (öis) gällande ansökningar av ersättning till god man. Rekommendationer Klargör ansvarsfördelningen för ansökan till Migrationsverket och uppföljning av erhållna medel. Upprätta skriftliga rutiner. Rutinerna bör omfatta hela förfarandet från ansökan till avstämningar när ersättningen erhålls. Genomför ansökningar mer frekvent (exempelvis var 3:e månad) Utse mer än en person som är insatt i förfarandet med återsökningar. Utse en kommun- eller förvaltningsövergripande samordningsansvarig som exempelvis kan bidra med sammanställningar, uppsikt över rutiner och förändringar i regelverk. Inför kontrollmoment gällande återsökningar för att löpande säkerställa att alla möjligheter till ersättning ansöks. Utred metoder för att märka kostnader som underlättar för kontrollen. Undersök lämpliga forum för utbyte av information och erfarenheter hos utsedda personer som hanterar återsökningar. 1

5 Utvärdera samarbetet med öis och säkerställ vilka ansökningar för gode män som öis utfört och vilka ansökningar som Skara kommun ska utföra. Jönköping den 11 december 2015 DELOITTE AB Torbjörn Bengtsson Viktor Mattsson Sebastian Lundin Certifierad kommunal Revisor Revisor revisor 2

6 1. Inledning 1.1 Bakgrund När kommunen tar emot flyktingar finns möjlighet till ersättning från Migrationsverket. Viss ersättning erhålls automatiskt medan annan ersättning måste ansökas på kommunens initiativ. Exempel på sådana ersättningar är tolkkostnader, ersättning för hyra, extra stöd i skolan osv. Om det inte finns tillfredställande rutiner för ansökningar finns en risk att kommunen missar medel som kommunen enligt lag är berättigad till. 1.2 Syfte och avgränsning Granskningen är avgränsad till omsorgsnämnden, barn- och utbildningsnämnden samt kommunstyrelsen. 1.5 Revisionskriterier Granskningens revisionskriterier är kommunallagen, Förordning om statlig ersättning för vissa utlänningar (2010:1122). 1.6 Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Vi har utfört ett antal stickprovskontroller av ansökningar för att bekräfta vår förståelse för rutinen. 1.7 Kvalitetssäkring Rapporten har kvalitetssäkrats av de intervjuade förvaltningarnas företrädare. 1.3 Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och övriga nämnder tillfredställande rutiner kring ansökningar av ersättningar från Migrationsverket och finns en tillräcklig intern kontroll? 1.4 Underliggande frågeställningar Finns dokumenterade rutiner för ansökningar? Är ansvarsfördelningen tillfredsställande? Hur säkerställer kommunen att alla möjliga ansökningar om ersättning görs? 3

7 2. Granskningsresultat Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier presenteras i följande kapitel resultatet av genomförd granskning. Regler för ansökan om ersättning Kommunen erhåller två slag av ersättningar vid mottagande av nyanlända. Det ena slaget är ersättning som Migrationsverket automatiskt betalar ut. Exempel på sådan ersättning är schablonersättning för insatser under etableringsperioden (2 år) och grundersättning för att kommunen har ett mottagande. Efter en ändring i lagen år 2013 erhåller kommunen numera en prestationsbaserad ersättning per mottagen flykting beroende på hur stort mottagandet är i förhållande till antal invånare (5-15 tkr per person). Skara kommun erhåller högsta möjliga ersättning om 15 tkr. Andra ersättningar måste sökas från Migrationsverket, vilket innebär att kommunen aktivt måste ansöka om ersättning för kostnader. På Migrationsverkets hemsida finns information om vilka medel som kommunen måste ansöka om och vilka som erhålls automatiskt. Det finns möjlighet att söka medel både för asylsökande, personer med uppehållstillstånd och tillståndssökande. Exempel på kostnader kommunen kan få ersättning för är: Initiala kostnader till exempel resekostnader och försörjningsstöd Belagda boendeplatser på boende för ensamkommande barn Varaktig vård Tolkkostnader Kostnader för äldre och funktionshindrade Tomhyra- i de fall kommunen har meddelat Migrationsverket att de kan erbjuda en lägenhet, till dess anvisning har skett Särskilda- och extraordinära kostnader Barn och elever i grund- och förskola. Gode män Under 2014 beslutade regeringen om en ny förordning (SFS 2014:946). Förordningen innebär att kommunerna kan ansöka om ersättning för kostnader för SFI (svenska för invandrare) gällande personer med uppehållstillstånd som bor på Migrationsverkets anläggningar. Kostnader ska sökas kvartalsvis, halvårsvis eller per helår. Ansökning och bilagor ska oftast vara Migrationsverket tillhanda senast ett år efter att kostnaden uppstod. Begär Migrationsverket komplettering till ansökan måste dessa hanteras snabbt annars förloras rätten till ersättning. När en ansökan har skickats till Migrationsverket verkställs vanligtvis utbetalningen inom cirka sex månader. Med rådande situation dröjer betalningar i regel längre än sex månader. Organisation för ansökningar till Migrationsverket Mottagning av nyanlända flyktingar hanteras i första hand av socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden och överförmyndarnämnden. I Skara kommun finns det ingen enskild avdelning eller enhet som ensamt ansvarar för integration. 4

8 Inom Skara kommun samordnas ansökningar inte mellan förvaltningarna och det finns ingen övergripande ansvars- och kontrollfunktion. Ansökan om ersättning för kostnader görs inom respektive förvaltning. Kostnader för god man hanteras av kommunens överförmyndare. Barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen ansöker om ersättning för barn som går i förskola, grundskola skola eller gymnasieskola. Ansökan kan göras varje kvartal eller halvår. Ersättning kan erhållas för varje barn och påbörjad fyra veckors period och utgörs av ett schablonbelopp som är förutbestämt av Migrationsverket. Schablonbeloppet varierar mellan kr beroende av vilken årskurs barnet går i. Beloppet ska täcka förskola eller skola samt eventuell skolskjuts. Förvaltningen kan även söka ersättning för extraordinära kostnader. Det kan vara taxiresor för elever med funktionsnedsättningar, insatser för elever med särskilda behov och särskilt anordnade skollokaler. För sådana insatser kan kommunen få ersättning för hela eller delar av kostnaden. Rutiner Enligt intervjuer görs ansökningar för förskola och grundskola två gånger per år. Det har tidigare funnits extraordinära kostnader då en elev hade behov av särskilt stöd i skolan. Vid ansökan av ersättning för den extraordinära kostnaden erhöll förvaltningen del av det sökta beloppet. Vid intervjuerna framkom att inga övriga extraordinära kostnader har varit aktuella för ansökning av ersättning från Migrationsverket. Då det saknas rutiner och system för att märka sådana kostnader har vi inte kunnat kontrollera att samtliga kostnader som går att ansöka har inkluderats i ansökningarna. Ansökningarna hanteras av administratörer som är ansvariga för respektive område. Administratören som ansvarar för barn som bor på asylboenden får besked om placering från Migrationsverket och registerför dessa i en excellista. Samtliga barn som går i skola registreras i Extens. De som inte är folkbokförda i Sverige registreras med ett tillfälligt personnummer vilket möjliggör för administratören att generera en lista med endast dessa barn. Inför ansökan om ersättning kontrollerar administratörerna excellistan och listan som genereras ur Extens för att säkerställa att alla barn som går att söka ersättning för inkluderas i ansökan. Ansökningarna sker efter varje termin eller kvartalsvis vilket är enligt Migrationsverkets rekommendation. Ansökningar och beslut dokumenteras i pärmar som förvaras av administratörerna. Avstämning av ansökt och erhållet belopp görs av en controller. Det finns inga skriftliga rutiner för ansökningar som utförs inom barn och ungdomsförvaltningen. Administratörerna anser att processen är relativt okomplicerad och att befintliga inarbetade rutiner är tillräckliga för att hantera samtliga ansökningar för placeringar i skola och förskola. Stickprov Stickprov har genomförts med utgångpunkt i den lista som genereras från Extens samt den lista som upprättas i Excel utifrån Migrationsverkets beslut. Vi har valt ut barn från listan och kontrollerat att: 5

9 Ansökan är gjord för respektive barn i urvalet Det finns en anteckning i systemet om att ansökan ska göras Ansökt belopp är utbetalt Bokföring skett korrekt. Det saknas rutiner och systemstöd för att märka extraordinära kostnader varför vi inte har kunnat kontrollera att samtliga extraordinära kostnader har ansökts. Vi har i vår stickprovsgranskning inte noterat något som indikerar att återsökning inte har skett. extraordinära kostnader. Extraordinära kostnader är exempelvis kostnader för barn och ungdomar placerade i HVB-hem eller familjehem. För ensamkommande barn söks ersättning för belagda platser, utredningskostnader och transportkostnader. Omsorgsförvaltningen har fullt ansvar för ensamkommande flyktingbarn. Förvaltningen får 1600 kr/dag i schablonersättning per barn. Ansökan för ersättning av kostnader styrs av vilken typ av händelse som initierat kostnaden. Exempelvis kan en kostnad som måste ansökas vara ersättning för belagd plats, LSS- insatser, hemtjänst och hemsjukvård. Omsorgsförvaltningen Vid Individ och familjeomsorgen genomförs ansökningar för flera olika områden och avser vuxna, familjer och ensamkommande barn och äldre. Ansökningarna hanteras av olika personer beroende på vilket område som avses ansöka om ersättning. Exempel på kostnader som kommen kan ansöka om ersättning för: Tomhyra I de fall kommunen har meddelat Migrationsverket att de kan erbjuda en lägenhet, till dess anvisning har skett. Så kallade startpaket och matpaket Resekostnader Tolkkostnader Särskilda insatser. Rutiner Ersättning söks bland annat för kostnader som avser ekonomiskt bistånd, försörjningsstöd, personer som inte kan få en etableringsplan samt för Kommunstyrelsen har för år 2015 tecknat ett nytt avtal med Migrationsverket. Enligt avtalet ska kommunen ta emot 28 barn med permanent uppehållstillstånd (PUT) samt 11 barn med asyl. Avtalet innebär en ökning av mottagandet i förhållande till tidigare avtal. För de barn som kommunen tar emot enligt avtal erhålls ersättning direkt och kommunen behöver inte ansöka om ersättning för alla kostnader som uppstår. På grund av hög personalomsättning och en kraftig ökning av ensamkommande barn har gjort att förvaltningen inte är i fas med ansökningar. Vid intervjuerna framkom att ansvariga för ansökningarna är medvetna om förseningarna men de ansvariga anser inte att det föreligger någon risk att ersättning uteblir. Ansökning för ersättning av kostnader ansöks idag av enhetschefer i samråd med avdelningschef. Enhetschefen initierar möten med handläggare inom förvaltningen och med kommunens biståndshandläggare för genomgång av möjliga kostnader som går att söka ersättning för. Det finns inga upprättade rutiner eller systemstöd för 6

10 att löpande märka upp de kostnader som uppstår och som kan utgöra grund för ersättning. åtgärder för att åtgärda kunskapsbehovet genom att delta i externa utbildningar om ansökningar av kostnader för flyktingar. Enligt de intervjuade finns det vid intervjutillfället inga personer i Skara kommun som har LSS-insats-, hemtjänst- eller hemsjukvårdsbehov av utländsk härkomst. Ansökningsrutinen är personberoende och det är otydligt vem som har det uttalade ansvaret för ansökningarna. Flera enhetschefer anser att det ligger i deras ansvar att ansöka ersättning då detta får stor effekt vid resultat- och budgetuppföljning. Det är handläggarnas ansvar att komma ihåg vilka kostnader som uppstått och som kan medföra ersättning. Inom förvaltningen finns en medvetenhet att det saknas rutiner för att systematiskt fånga upp kostnader för personer som har LSS-insats-, hemtjänst- eller hemsjukvårdsbehov. Företrädare för förvaltningen har vid intervjuerna efterfrågat möjligheter att kunna märka kostnader som går att söka i systemen. När beslutet om ersättning kommer från Migrationsverket görs en avstämning av erhållet belopp mot ansökt belopp. Avstämningen sker genom att ersättningen prickas av manuellt mot ansökning av ersättningen. Avstämningen görs av en controller på förvaltningen. Det finns nedskrivna rutinbeskrivningar. Dessa anses inte vara fullständiga och inkluderar inte hela ansökningsprocessen. Förvaltningen har identifierat möjlighet till förbättrade rutiner kring ansökan och utvecklar nya nedskrivna rutinbeskrivningar. En person inom förvaltningen har även påbörjat ett arbete med att skriva ner och utveckla rutinbeskrivningar för att underlätta ansökningsprocessen. Förvaltningen har även påbörjat Det finns ingen tjänst med ett övergripande ansvar för ansökning av kostnader, omvärldsbevakning och samordning. En sammantagen uppfattning från intervjuerna är att det finns en positiv inställning till en sådan funktion. Stickprov Stickprov har genomförts med utgångspunkt ur listan för uppföljning av återsökning för barn i HVB-hem samt ur ansökan för extraordinära kostnader under Vi har valt ut barn och kontrollerat att: Ansökan är gjord för respektive barn i urvalet Det finns en anteckning i systemet om att ansökan ska göra Beslut om ansökan har erhållits Ansökt belopp är utbetalt. Vi har i vår stickprovsgranskning inte noterat något som indikerar att återsökning inte har skett. Vi har inte kunnat stämma av att ansökta eller beviljade medel blivit utbetalade. Förvaltningen har inte kunnat bistå med beslut om ansökning i tre av fem stickprov. Våra stickprov indikerar att dokumentation och spårbarhet i ansökningarna är bristfällig. Vi kan inte heller säkerställa att samtliga ansökningar medfört en betalning från Migrationsverket. Det saknas rutiner och systemstöd för att märka extraordinära kostnader varför vi inte har kunnat kontrollera att samtliga extraordinära kostnader har ansökts. 7

11 Överförmyndarverksamhet Skara kommun ingår i ett gemensamt överförmyndarkontor i Skövde (öis) och har delegerat vissa beslutsbefogenheter till tjänstemännen i öis. I Skara kommun finns en vald överförmyndare som ansvarar för att tillsätta gode män i Skara kommun. Exempel på kostnader som går att ansöka för god man är: Arvode Tolkkostnader Övriga ersättningar, exempelvis milersättning. Överförmyndaren i Skara erhåller via öis tingsrättsbeslut för samtliga personer som är tilldelade god man. Öis registrerar alla beslut om god man i en excellista som regelbundet skickas till överförmyndare i Skara. Varje kvartal går överförmyndaren igenom listan för att identifiera möjligheter till ersättning från Migrationsverket. Det finns ingen separat lista för god man som går att söka ersättning för hos Migrationsverket. Ansökan görs varje kvartal av överförmyndaren. God mans ersättning baseras på beslutade arvoden samt underlag för faktiska kostnader som skickas till överförmyndarnämnden. Överförmyndaren sammanställer underlag för utbetalning och attesterar sammanställningen som skickas till lönekontoret i Götene. Sammanställningen kopieras och utgör underlag för ansökan om ersättning som skickas till Migrationsverket. Innan juli 2015 administrerade överförmyndarnämnden i Skövde ansökningar om ersättning. Efter juli 2015 ansvarar överförmyndaren i Skara för att ansöka om ersättning för god man. Successionen har inte varit tydlig från öis vilket skapat en osäkerhet gällande ansökningarna kring successionstillfället samt brister i rutiner och utförandet av ansökningar hos överförmyndaren i Skara. Bland annat har överförmyndaren i Skara inte erhållit tillräcklig information om de barn som fått beslut om god man. Informationsbristen har medfört att merparten av de ansökningar som administrerats av Skaras överförmyndare fått avslag från Migrationsverket och måste sökas på nytt. Erhållna medel för god man uppgår per till 32 tkr av totalt ansökta 299 tkr. Uppföljning av sökta belopp och erhållna belopp sker månadsvis av kommunstyrelsens controller. Stickprov Vi har stickprovstestat fem arvodesbeslut mot lönespecifikation. Då ansökan om ersättning till Migrationsverket fått avslag har vi inte kunnat kontrollera att ansökan, beslut om ersättning eller utbetalning. Det finns inga nedskrivna rutinbeskrivningar. 8

12 Bilaga 1 Stickprovssammanställning Extraordinära kostnader Beslut Fakturor Ansökan om ersättning Beslut om ersättning Inbetalningskvittens 1 Ja Nej Ja Ja Nej 2 Ja Nej Ja Ja Nej 3 Ja Ja Ja Nej Nej 4 Ja Ja Ja Nej Nej 5 Ja Ja Ja Nej Nej Barn- och ungdom lista genererad ur Extens 1 E/T E/T Ja Ja E/T 2 E/T E/T Ja Ja E/T 3 E/T E/T Ja Ja E/T 4 E/T E/T Ja Ja E/T 5 E/T E/T Ja Ja E/T Barn- och ungdom Excelsammanställning 1 E/T E/T Ja Ja E/T 2 E/T E/T Ja Ja E/T 3 E/T E/T Ja Ja E/T 4 E/T E/T Ja Ja E/T 5 E/T E/T Ja Ja E/T God man 1 Ja E/T E/T E/T E/T 2 Ja E/T E/T E/T E/T 3 Ja E/T E/T E/T E/T 4 Ja E/T E/T E/T E/T 5 Ja E/T E/T E/T E/T 2

13 About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings worldclass capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 210,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AB 3