Digital Stress - Om (digital) stress, vanor och medvetna val

Transkript

1 Digital Stress - Om (digital) stress, vanor och medvetna val

2 Bakgrund och introduktion Varför detta tema? Vi träffar människor i alla möjliga befattningar, och många av de vi pratar med när vi är ute i företag och verksamheter har frågor kring stress och känslan av att gränsen mellan jobb och privatliv blir allt mer suddig. Många får mejl, och skickar mejl, från och till chefen och kollegor på kvällstid och helger och upplever en press att ständigt vara uppkopplade och tillgängliga. I en värld där alla är uppkopplade hela tiden ställs det nya krav på ledarskap och nya krav på individer att sätta sina egna, medvetna gränser. Vi ser ständiga exempel på kunder som upplever sig vara splittrade och överbelastade och de beskriver sitt tillstånd med ord som stress och att de känner sig maktlösa. För denna minibok valde vi temat Digital Stress, som betyder stress relaterad till att leva i en värld där teknologin tillåter 24- timmars tillgänglighet och 24- timmars möjlighet för digital interaktion med andra (i Västvärlden) 1. Jag bjuder in dig till att ta en titt på dig själv i det du läser och att reflektera över ditt eget ställningstagande i detta. Hör gärna av dig med din egen historia sedan! Vad du får i denna minibok Du får # Relevant bakgrundsinformation om din hjärna och den digitala värld vi lever i så att du kan göra några medvetna val. (Att inte välja förhållningssätt och ta ställning för var gränserna går är också ett val, men ett val som kan komma att kosta många av oss dyrt i form av stress och utbrändhet.) # Konkreta tips för e- post (mejl) - hantering. # Konkreta tips för hur du kan förebygga (och återhämta dig från) digital stress. # 2 övningar för att kartlägga och utmana de sanningar du bär med dig om tillgänglighet, e- post med mera så att du kan känna mer frihet och lugn. # Konkreta frågor att ta med till ditt arbete kring mejl- policy och digitala vanor för att skapa mer effektivitet. Välj de perspektiv och tips som underlättar för dig, välj bort de andra men gör det medvetet! Ett tema som detta måste hanteras med försiktighet, och jag har avsiktligt låtit en del av det som står i denna minibok vara enkla tips medan annat är skrivet just för att sätta igång ditt ifrågasättande av digitala vanor. God läsning, Ann- Christin Gavén 1 Den digitala verkligheten återspeglas i språket, även i denna text då vi tagit oss friheten att använda ord som appar, sociala media och googla, och utgår ifrån att alla förstår vad de betyder. Annars kan man googla det;- ). bakgrund 2

3 Världen talet Hast Utveckling AB bakgrund 3

4 Världen på 2000-talet Tillgänglighetens tyranni Har du svårt att inte snegla på telefonen? Får du panik när batteriet börjar ta slut på din mobil? Måste du kolla vem som skickat SMS till dig när det plingar till? Kollar du din mejl 80 gånger per dag? Läser du mejl och kollar Internet (nyheter, Facebook, Instagram, bloggar) på bussen, vid frukosten, i bilen (!), medan du umgås med dina barn, medan du träffar vänner och familj, medan du sitter på möte, medan du ligger bredvid din partner innan ni somnar, samtidigt som du tittar på TV eller samtidigt som du pratar med en kund på telefon eller medan tonåringen gör mål på handbollsträningen? Ja, då har du mycket gemensamt med många av de jag träffar. Ibland verkar det som att det är en överlevnadsmekanism att ta fram mobilen så fort man har mer än 10 sekunder över mellan aktiviteter. Titta på vilken busshållplats som helst, eller på människorna kring dig. Hur många befinner sig i den aktivitet de håller på med (till exempel att vänta), och hur många står och surfar, skriver eller kommunicerar med någon eller något på sin smartphone? En del lägger ut varje fantastiskt ögonblick på sociala media med texter som nu njuter vi verkligen av x och äntligen är vi på y. Frågan är, är du mer närvarande till dina statusuppdateringar än du är till det som faktiskt händer? Våra hjärnor ADHD-samhället Svårt att koncentrera dig? Svårt att sova? Humörsvängningar? Har du svårt att läsa sammanhängande text utan att behöva börja om? Svårt att ta beslut? Får du ofta en känsla av otillräcklighet på jobbet eller hemma? Många av de symptom en människa under stress har, är de samma som upplevs av personer med ADHD (Attention Deficit Hyperactivity Disorder) man har svårt att koncentrera sig och man är mer eller mindre hyperaktiv i olika situationer. Ola Schenström (2007) myntade begreppet ADHD- samhället för att beskriva hur vårt västerländska samhälle präglas av just uppmärksamhetsbrist och hyperaktivitet. Ingenting står still, och vi splittrar oss mellan det som pågår i den verkliga världen (där det händer mycket!) och det som händer i våra datorer och i våra smarttelefoner. Våra hjärnor är fantastiska verktyg, men tyvärr inte designade för det samhälle vi lever i. Mängden information som vi tar in under en dag överbelastar bland annat vårt arbetsminne, som vi är beroende av för att komma ihåg saker i stunden och för att klara att fokusera på en uppgift. Överbelastningen gör i sin tur att vi har svårt att fokusera på en uppgift, vilket i sin tur gör att vi flackar mellan uppgifter och släpper in ännu mer information och olösta problem! världen talet 4

5 Vad är digital stress? Många känner sig stressade och visar klassiska symptom på stress: en generell oro, sömnsvårigheter, svårighet att koncentrera sig och slutföra uppgifter, hormonpåslag i kroppen (adrenalin, noradrenalin) vars jobb är att förbereda oss på att fly eller fäkta. För det är just det stress är, en fysiologisk uppvarvning i kroppen designad för att vi ska kunna respondera till hot i vår omgivning. Det är inte farligt att vara uppe i varv och redo att hantera utmaningar och hot. Problemet uppstår om vi inte har tid att återhämta oss mellan varven så att pulsen kan gå ned, hormonnivåerna kan gå tillbaka till det normala och andningen åter igen bli lugn och lagom. För att få chansen att återställa systemet måste vi vila oss, och om vi inte gör det så kollapsar vi både mentalt och fysiskt efter ett tag, utan undantag. Vad är så digital stress? Om man googlar detta finner man att uttrycket används lite olika. En del använder det som en beskrivning av känslan av stress som uppstår för att man är uppkopplad för mycket och att informationsflödet således aldrig tar slut, det vill säga stress orsakad av informationsöverflöd. Andra beskriver digital stress som känslan av stress som uppstår för att man känner att man borde vara tillgänglig, då teknologin idag tillåter att vi får mejl från jobbet eller sociala förfrågningar (via sociala media som Facebook och Instagram) dygnet runt. En faktor som är relaterad är även den känsla av oro, irritation och frustration som uppstår när vi har teknikstrul eller när de system vi jobbar med inte fungerar optimalt eller skapar onödigt merarbete. För enkelhetens skull väljer jag här en ganska vid definition som innefattar alla dessa faktorer. Din hjärna gör så gott den kan Vi belastar våra hjärnor (eller vårt arbetsminne) mer idag än vad vi gjorde innan alla hade datorer i hemmet och smartelefoner. Då vi tidigare hade naturliga pauser, utan stimuli, finns det idag mer information, mer input och mer digitalt bråte istället. Och stressrelaterade sjukskrivningar ökar. Många känner sig oroliga och rädda för att inte räcka till och att inte hinna med. Den skiljer inte på viktigt och oviktigt! Har du tänkt på att ju mer du har att göra, desto mer bråttom verkar allt vara, också? Och då menar jag bortom själva det faktum att det finns fler saker på att göra - listan på jobbet. Det verkar som om våra hjärnor, när det blir för mycket, inte längre kan skilja på viktigt och mindre viktigt, bråttom och mindre bråttom. Detta leder i sig till (om vi inte ser upp) att vi blir sämre på att ta pauser, få överblick och planera vilket i sin tur leder till en ännu starkare känsla av viktigt! Och bråttom! Vidare klarar inte våra stressade hjärnor att skilja på reella och fiktiva hot (som är påhittade eller relativt ofarliga)! Det blir lika akut att hinna bli färdig med en rapport eller svara på ett mejl som att söka skydd från en livsfarlig tiger! En krass kommentar från en kollega känns som ett dödshot och en ny uppgift efter lunch på fredag som en livstidsdom. världen talet 5

6 Din hjärna börjar jobba med de problem du släpper in! Vad gör du om du har 10 minuter ledig tid innan ett möte? Kollar mejlen snabbt och lyssnar av ditt mobilsvar? I din inbox finns det kanske 2-10 saker som kräver din åtgärd, men som du inte har tid att jobba undan innan mötet... Vad händer med din hjärna om du tar en titt in i inboxen för att få koll på läget? Den börjar jobba med de mejl du har tittat på omedelbart. Om du också hinner, innan mötet börjar, lyssna av de tre meddelanden som finns på ditt mobilsvar så upptäcker du kanske att ett av dina meddelanden innehåller information som du måste komma ihåg. Det andra innehåller information om en avbokning som du måste meddela en kollega. Och det tredje är från en underleverantör som fått problem med leveranserna på morgonen och vill att du ringer tillbaka innan dagen är slut. Och nu är det dags för möte. Frågan är nu: Hur mentalt närvarande är du på mötet? Hur mycket snurrar i ditt huvud om det som fanns i inboxen och på ditt mobilsvar? Din hjärna har redan börja problemlösa, organisera och attackera det du släppt in. Och eftersom du inte har möjlighet att genomföra de saker som din hjärna föreslår för dig, på grund av mötet du måste vara med på, så ökar chanserna för att du känner dig stressad. Den är beroende av vila för att fungera! Hur ofta ger du din hjärna riktig vila? Utan ljud, bild eller annan konstgjord input? Våra hjärnor ser ut idag som de gjorde för många tusen år sedan, och är fortfarande fantastiska verktyg för att navigera i världen, men de behöver ständig återhämtning mellan varven. Innan hela världen var tillgänglig för oss 24 timmar om dygnet var inte detta något problem, och det vi fyllde våra pauser med var kanske böcker, prata med andra, sjunga eller snickra något. Ett av problemen idag är att många väljer att fylla alla naturliga pauser (som resor till och från jobbet, på busshållplatsen, mellan möten eller stunden mellan tandborstning och sömn) med digitalt bös eller radio och TV. Inte ens promenader utomhus är fria från digitalt ljud om vi ser till att stoppa i hörlurarna med våra nerladdade musikfiler så fort vi sätter foten utanför dörren. En del kollar mejl, andra tittar in på Facebook en extra gång innan de somnar. Andra läser nyheter på nätet så fort de får en paus mellan kunder på jobbet. Ta en titt på ditt eget liv, hur många minuter varje dag tillåter du din hjärna att vara utan (digital) stimuli? När får din hjärna återhämta sig? När får den faktiskt chansen att göra det den är bäst på tänka? världen talet 6

7 Sanningar - sanningar som stressar Bakgrund 7

8 Sanningar som stressar Låt oss titta lite på en faktor som skapar mer stress utan återhämtningar, dina sanningar. Denna sektion tvingar dig att just stoppa upp och tänka. En något obehaglig övning! Ta en stund till att göra följande övning: Läs listan nedan helhjärtat som om jag skrivit den direkt till dig personligen (för det har jag). Läs varje punkt och försök hitta bevis för att den punkten är helt sann för dig: Du har otroligt mycket du ska hinna med denna vecka Kom ihåg att det är väldigt många mejl som du behöver svara på Du kommer inte hinna med det du borde denna vecka Det är en del människor som är irriterade på dig för att du inte återkommit snabbt nog till dem Du borde ta lite bättre hand om dina kunder/anställda/kollegor, och höra av dig lite mer Det finns en massa administration du borde ha gjort Du svarar aldrig när jag ringer till dig! Du kan aldrig stänga av din mobil Du måste ha din mobil med dig alltid Du måste ha alla aviseringar på mejlen påslagna, annars kan du missa något Det är viktigt att du alltid gör mer än en sak samtidigt! Det är KRIS! Du måste hitta en lösning nu! Du räcker inte till hemma, och det vet du... Alla behöver dig Du har inga möjligheter för riktiga pauser under dagen Folk skulle bli sura om du inte svarade på deras mejl direkt I din verksamhet måste du vara tillgänglig och svara på chat/communicator om du är på jobbet Det är ingen idé att planera arbetet, du blir ändå avbruten Folk skulle inte gilla dig eller uppskatta dig om du inte var tillgänglig OK, stop. Vad kände du när du läste detta? Blev du lite orolig? Kände du vid något tillfälle att pulsen ökade litegrann? Fick du en liten gnutta dåligt samvete för att du sitter här och läser detta istället för att jobba? Var åtminstone en del av detta sant för dig? Hur många av de påståenden du läste var sanna på riktigt? Hur många av dem tänkte du på där du själv var ett offer för omständigheterna? Dök detta upp för sanningar 8

9 dig som fakta som det inte går att göra någonting åt? Om du tycker att många av dem är sanna på riktigt, prova att utmana dig själv lite: Du har otroligt mycket du ska hinna med denna vecka (Ja, det har du, men det har du alltid. Du kommer aldrig att komma ikapp, det kommer alltid mer arbete in. Hur vill du förhålla dig till det?) Kom ihåg att det är väldigt många mejl som du behöver svara på (Ja, du får mycket mejl som du kan hantera med rätt verktyg och medvetna val!) Du kommer inte hinna med det du borde denna vecka (Nej, men du kommer hinna med det som är viktigast om du tar dig tid att tänka till ordentligt på vad som är viktigast.) Det är en del människor som är irriterade på dig för att du inte återkommit snabbt nog till dem (Dags att ta en titt på din egen integritet? Har det blivit en vana att inte svara? Har det blivit en vana att svara så snabbt så att folk förväntar sig blixtlösningar från dig?) Du borde ta lite bättre hand om dina kunder, och höra av dig lite mer (Kanske det, men det upptäcker du inte om du springer runt på brandkårsutryckningar på grund av bristande planering, som i sin tur orsakats av en mer eller mindre självförvållad överbelastning.) Det finns en massa administration du borde ha gjort (Visst, det gör det nog, men om du inte stoppar upp och återhämtar dig från tid till annan så glömmer du ändå tänka till för att få överblick.) Du svarar aldrig när jag ringer till dig! (Du låter bli att svara ibland, det kanske är bra? Eller är det omöjligt att nå dig, kanske behöver du tänka till på hur du hanterar inkommande kommunikation?) Du kan aldrig stänga av din mobil (Jo, de flesta telefoner har en knapp för detta, men då får du kolla upp pinkoden först så du kan få igång den vid behov sedan.) Du måste ha din mobil med dig alltid (Mobilen är inte en kroppsdel, så det måste du inte.) Du måste ha alla aviseringar på mejlen påslagna, annars kan du missa något (Du kan missa något, men som tur är så är du inte ledare i FN eller chef för krisarbetet i Syrien2. Dags att ta en titt på hur du värderar vikten av dina mejl?) Det är viktigt att du alltid gör mer än en sak samtidigt! (Ja, det är viktigt. Om du vill bli riktigt utbränd.) Det är KRIS! (Allt känns som kris i en överbelastad hjärna, men om du inte tar dig tid att återhämta tid mellan varven så kommer du värdera allt som lika viktigt och till slut inte vara speciellt skicklig på det du gör samt må dåligt för det.) Du måste hitta en lösning nu! (Ibland är det sant, ibland övervärderar du dig själv och din egen vikt. I 9 fall av 10 2 Och om du är detta, eller motsvarande, så köper jag kanske ditt motargument sanningar 9

10 kan man köpa sig betänketid på jobbet. Det vill säga om du inte har tillåtit dig själv att bli så nedgrottad så att det bara är brandkårsutryckningar kvar!) Du räcker inte till hemma, och det vet du... (Vad skulle hända om du inte la en enda minut på din telefon, surfplatta, dator eller TV den tid du är hemma. Vad, om du skulle vara verkligt närvarande till människorna kring dig, eller det som finns precis framför näsan på dig den tid du inte är på jobbet?) Alla behöver dig (Den dåliga nyheten är att du inte är oumbärlig, jag menar det. Detta är också den goda nyheten.) Du har inga möjligheter för riktiga pauser under dagen (Jo, det har du. Pauserna finns där redan, det gäller bara att upptäcka dem. Det du gör nu är förmodligen att fylla alla dina pauser med mer digitalt bös och simultanutförande, så att din hjärna inte ens upptäcker att det finns en paus och möjlighet till återhämtning.) Folk skulle bli sura om du inte svarade på deras mejl direkt (Ja, antagligen. Om du har tränat dem att förvänta sig snabba svar alltid så förväntar de sig det alltid. Och om du sitter på kundservice eller support är det ännu viktigare att ha koll på dina arbetsvanor i övrigt... så att du just kan svara snabbt när det krävs.) I din verksamhet måste du vara tillgänglig och svara på chat/communicator eller mejl i realtid om du är på jobbet (De som vill få saker gjorda måste stänga av, blockera eller markera att de är frånvarande ibland. Det finns de som gör det, jag lovar. Och de får mer gjort.) Det är ingen idé att planera arbetet, du blir ändå avbruten (Det finns en kår som är fantastisk bra på brandkårsutryckningar, och det är brandkåren. Det som kännetecknar en bra brandkår är planering och grundlig förberedelse. Brandkårsutryckningar satt i system utan förberedelse är en sjukskrivning som väntar runt hörnet. Det är möjligt att göra förberedelser som individ, även om det finns svagheter i systemet. Jag lovar.) Oavsett om du ser möjligheterna kring de alternativa tolkningarna vi föreslår så är hela poängen att just ifrågasätta dina sanningar. En del sanningar kan vara svåra att släppa för att vi känner oss viktiga om vi behåller dem (som att hela världen är beroende av oss), eller för att vi har lagt så mycket tid på att övertyga oss själva om att det är sant, så om det inte är sant så vet vi inte vem vi är! Inventera dina sanningar Ta dig gärna tid att inventera vilka sanningar du bär med dig när det gäller din inbox (mejl) och din användning av digitala media (allt ifrån sociala media till nyhetsläsning på mobilen). Mina sanningar: - Jag måste... - Annars... - Jag har inget annat val än att... sanningar 10

11 Jag har svårt att stänga av...därför att jag kan missa... Om jag stänger av...så är det värsta som kan ske att... Om jag inte uppdaterar min status på Facebook så Det jag vill uppnå med sociala media är Det är helt avgörande att jag inte missar Det som ställer till det för mig när det gäller e- post är Se sedan om du kan ifrågasätta dina sanningar själv. Kanske upptäckte du redan då du skulle sätta ord på dessa förväntningar eller sanningar att de faktiskt inte är sanna? Om det inte hände, ta en titt vidare Exempel på frågor: # Är dessa förväntningar uttalade? Av vem? Är de realistiska? # Vad missar du medan du lever upp till dessa förväntningar? # Får du mejl som egentligen borde gå till andra? # Hur snabbt måsta man svara på mejl? # Hur ofta är det kris på riktigt? # Om det ofta är kris (och du inte jobbar i räddningstjänsten eller på akuten), vad beror det på? Finns det några av dina sanningar du är villig att släppa? Vem behöver du berätta detta för? Finns det frågor du behöver ta upp med din chef? Finns det förväntningar som jag tror finns i omgivningen men som jag aldrig frågat någon om? När du reflekterat klart, ta ställning. sanningar 11

12 Förebygga! Hast Utveckling AB förebygga 12

13 E-post din digitala brevlåda Är det så att mer mejl betyder mer stress? Det beror på hur mycket kringarbete man har, hur många avbrott som orsakas av kollegor och kunder och hur vårt allmänna förhållningssätt till mejlen är. Många av oss spenderar mycket tid i vår inbox, en del i onödan. Många har aldrig i frågesatt hur deras elektroniska miljö (det vill säga det miljö där du läser och jobbar med e- post och kalender) är uppsatt eller upptäckt alla de fiffiga funktioner som finns dolda bakom alla mystiska knappar i (till exempel) Outlook. För att underlätta mejlhanteringen kan man välja att tänka på inboxen som en riktig brevlåda. Du skulle förmodligen aldrig låta en massa gammal post ligga kvar i din riktiga brevlåda hemma för att du tyckte att brevlådan var ett bra ställe att både arkivera gammal post, samla in ny post och spara påminnelser om vad som ska göras hemma? Om du är som de flesta av oss så tömmer du din brevlåda (nästan) varje vardag och tar med posten in där du tar tag i den när du har mentalt utrymme för det. Kanske sorterar du all reklam rakt ner i återvinningspåsen, medan räkningar och annat som ska åtgärdas åker in i en annan hög eller hylla. Tänk på din inbox som en brevlåda: Töm ur den innan du agerar på (jobbar med) det som finns i den! Hemligheten är att inte göra båda samtidigt. Om du tömmer din inbox regelbundet så slipper du bli påmind om alla saker som ska åtgärdas varje gång du öppnar inboxen. Allt är inte gjort, men det som ska åtgärdas kan läggas i en att åtgärda - mapp som du sedan öppnar när du har möjlighet att jobba med det. 1. Sortera alla mejl i inkorgen först (töm ur) 2. Agera/Jobba därefter Undantag: Om det finns mejl som tar mindre än 2 minuter att åtgärda, gör det direkt medan du sorterar. Tips! Att ha läsfönster underlättar för dig när du ska ta ett snabbt beslut om hur lång tid ett mejl tar att åtgärda. Undrar du om det tar mer än 2 minuter? Agera då inte, men dra mejlet till din att åtgärda - mapp! Tips! Visste du till exempel att för att börja på ett nytt mejl kan du trycka Ctrl+n när du befinner dig i inboxen och vips öppnar sig ett nytt, tomt mejl för dig att börja skriva på? (Står du i kalendern poppar det automatisk upp en ny kalenderbokning om du gör samma sak (för Mac +n).) Och får du mycket mejl men inte vill att det ska vara det första du ser när du öppnar (till exempel) Outlook på morgonen ställ då in så att ditt e- postkonto öppnar sig med kalendern eller din att göra- lista först! (I Outlook: Gå till Arkiv alternativ avancerat starta och avsluta Outlook och välj till exempel Kalender istället för mejl. ) Det första du ser då, när du öppnar, är det du ville få gjort den dagen, och inte allt nytt som uppkommit! förebygga 13

14 Grundläggande tips förebygg digital stress! Stäng av Reducera stimuli Skapa återhämtningstid genom att stänga av alla ljud på din telefon och dator, framför allt alla aviseringar till mejl, chat och appar. Reducera på detta sätt antalet avbrott din hjärna måste hantera. Till exempel, om du använder Outlook på jobbet och har alla aviseringsalternativ aktiverade (alltså de alternativ som finns för att meddela dig om att du fått nya mejl) så får du 4 olika aviseringar för varje nytt mejl! Får du i snitt 40 mejl per dag så utgör detta 160 styck avbrott för din hjärna medan du sitter och jobbar... bara från din inbox. 3 Hitta av- knappen Stäng av på riktigt! Stäng av mobilen, surfplattan och andra prylar när du inte använder dem. Då är det lättare att låta bli att kolla. Får du ändå impulsen att kolla, låt den avstängda prylen vara en påminnelse om att du antagligen har viktigare saker att göra. Eller prova att stänga av din telefon när du kommer hem från jobbet och sätt på den igen när barnen har lagt sig. Sovrummet som mobilfri zon! Håll sovrummet mobilfritt! Skaffa en annan väckarklocka än mobilen och sov bättre. Jobba på ett ställe En faktor som påverkar vår känsla av att vara splittrade och ständigt ofärdiga är att det finns så många vägar in i en uppgift. Ta mejl till exempel, den kan man synka mellan telefonen, surfplattan, hemdatorn, jobbdatorn och den bärbara datorn. Ett tips är att välja medvetet var du vill jobba med vad. Vi har upptäckt att det är lättare att undvika stress kring e- post om man håller e- posthanteringen till sin dator (eller en av dem). En del tycker också det ökar känslan av att ha överblick om man istället för att jobba genom appar i sin smartphone håller sig till samma program på respektive hemsida och gör det man ska vid datorn. Om man väljer detta arbetssätt blir man automatisk också mer medveten om hur mycket tid man lägger på digitala media, då det blir mer påtagligt när man aktivt sätter sig ner med sin dator. Kolla mejl på bestämda tider Hur ofta kollar du din inbox? De flesta kollar oftare än vad man skulle tro. Det är inte ovanligt att man går in i mejlen 3-10 gånger per timme (beroende på vad man håller på med annars), något som betyder att en del av oss kollar mejlen kring 80 gånger per dag. 3 I Outlook 2010 fliken ARKIV, Alternativ (File, options), gå till rubriken i vänsterkanten och välj E-post ( ). Bläddra till rubriken Mottagna meddelanden, avmarkera de inställningar som du vill ska gälla. Klicka OK. förebygga 14

15 Varje gång vi utsätter vår hjärna för olästa mejl, det vill säga rubriker och frågeställningar som landar i vår inkorg, så sätter hjärnan igång att jobba! Kolla inte mejlen om du inte har utrymme att sortera i inboxen eller faktiskt åtgärda de saker som ligger där. Ett tips är att kolla mejlen 2-4 gånger per dag, och att stänga av alla aviseringar för att undvika avbrott annars. Skilj på jobb och privat Har du dina kollegor som vänner på Facebook? Och chefen? Och dina barn? Berättar du allt för alla i sociala media och tänker på vad du vill att folk ska tycka och veta om dig? Jag rekommenderar att man noggrant väljer vad som ska vara privat och vad som ska vara jobb, kanske finns det fortfarande kanaler kvar där du bara ska få vara ditt eget privata jag? Tänk också på att allt du skriver på nätet alltid finns kvar. Var också varsam med vad du skriver om ditt jobb och dina barn och vilka bilder du lägger ut. När man medvetet börjar urskilja och tänka lite kritisk på vilka media som tillhör det privata och vilka som tillhör arbetet så blir det också lättare att bli mer kritisk till hur mycket tid vi ska lägga på de olika. Om vi struntar i det privata Facebook på arbetstid, och struntar lite mer i jobbmejl på hemmaplan så är mycket vunnet. Ta reda på hur det funkar! Att se nya möjligheter och nya lösningar kräver oftast att man stannar upp och taggar ned, så att man kan ta en titt på vad som finns framför en. Vår nästan obegränsade tillgång till resurser på Internet ger oss möjlighet att lära oss mer om smarta lösningar om det är det vi väljer att lägga tid på. Men vi måste göra ett medvetet val om vad vi vill lägga tid på kom ihåg det mesta av Internet är designat så att din överbelastade hjärna ska falla för frestelsen att hoppa in på en annan sida eller gå in på en annons som passar just dig. Har du någonsin reflekterat över varför de reklamannonser som visas till höger om din Facebook- sida verkar passa just för din ålder, livssituation och ditt kön? Eller varför du ofta hoppar från en grej till en annan när du letar efter information på nätet? Välj verktyg och appar som hjälper dig Det finns miljontals appar där ute, alltså applikationer till din mobil och din surfplatta som är designade att underhålla dig och underlätta för dig. Var kritisk till vilka du väljer så att du väljer de som tillför något istället för att skapa mer stress. Appar som 1 password kan vara ett exempel på en app som hjälper dig, genom att reducera tankeverksamheten du behöver lägga på att komma ihåg eller leta upp lösenord i din dator eller din telefon. Rensa ut appar du inte använder, ta dig tid att tänka till kring hur du vill att din digitala miljö ska se ut. Tacka nej till push- notiser för att reducera antalet meddelanden som poppar upp från apparna. Stäng av ljud. förebygga 15

16 Konsten att göra ingenting eller elektronisk detox Upplever du att du blir rastlös och orolig om du inte har varit inne och kollat mejl, Facebook eller liknande på en stund? Längtar du efter nästa digitala fix? Kanske har du blivit beroende. Om du sitter och kommenterar på sociala media istället för att lyssna på ditt barn (som håller på att upptäcka själva livet och vill att du ska se det) så påstår jag att det är just det du är. Beroende alltså. Fundera på att ta en digital detox (avgiftning) där du undviker allt vad telefon, surfplatta, dator och TV heter i några dagar. Passa på att göra det när du är ledig till exempel. Eller hyr en stuga, ifall du förväntar dig skrika i abstinens och smärtfulla avgiftningskramper. Gör det sedan till en vana att ha kvällar utan prylar. Läs en bok. Träna. Prata. Öva lite på hur det var att vara människa de år innan smartphonen tog över för 5 år sedan. Träning och fysisk aktivitet Ja, du har hört det förut! Och här kommer det igen: Är du fysisk aktiv så är det svårare för dig att bli stressad. Träning förebygger de negativa effekterna av stress genom att kroppen gör sig av med överskottsenergi (som bildas när du går upp i varv ), skapar ett påslag av hormoner som endorfiner (som ger dig en lyckokänsla), gör att du sover bättre och att immunförsvaret blir starkare. Bra träning är den som blir av, och även om du bara tar en kvarts promenad varje lunch så har det positiva effekter. Ta dock inte med dig telefonen (eller ha den på ljudlös i fickan), promenera gärna utan musik om du inte har värre ljud omkring dig som du vill blockera. Tystnad är bäst i detta sammanhang om du vill passa på att ge din stackars hjärna lite efterlängtad paus samtidigt. förebygga 16

17 Digitala vanor på jobbet vanor 17

18 Digitala Vanor på Jobbet Då utvecklingen har gått väldigt snabbt de senaste åren är det få företag och verksamheter som har tagit sig tid att stoppa upp och ifrågasätta de digitala vanorna på arbetsplatsen. De flesta företag jag jobbar i saknar en uttalad mejlpolicy och arbetssituationen är ofta präglat av att man gör många saker samtidigt. Många arbetsplatser har möten där hälften av mötesdeltagarna sitter med sina datorer och jobbar med annat, eller sitter och textar på sina telefoner medan andra pratar. Samtidigt delar många den uppfattningen att man har för lite tid. Påstående: De flesta företag har inte för lite tid till sina anställda, men många använder tiden på ett lite tokigt sätt. Att göra många saker samtidigt känns effektivt i stunden för en del, men sanningen är att vi sällan klarar av att leverera samma kvalité på varje uppgift om vi är splittrade mellan flera uppgifter samtidigt. Frågor att ställa i verksamheten # Ska vi tillåta datorer på möten? # Hur gör vi med mobiler på möten? # Hur snabbt behöver vi svara på varandras mejl? # När ska vi mejla och när ska vi ringa istället? # Om jag står på kopia - raden (cc), så ska det inte krävas någon åtgärd av mig, kan jag lita på detta? # Ska vi ha varandra som vänner på Facebook? Hur skiljer vi på arbete och privatliv på sociala media? # Har vi möjlighet till stimulifria pauser under dagen? # Hur ofta stör vi varandra i onödan? # Kan vi mejla varandra på helgen och på kvällar? När förväntas vi läsa dessa mejl? # Kan vi markera oss själva som upptagna när vi behöver fokusera? Och betyder det att vi låter varandra vara i fred på den interna chat - en (om sådan finns)? När ni reflekterat klart, ta ställning. Förslag för mer effektiv e- post i din verksamhet Tänk efter före! # Vad vill du uppnå? # Vem/vilka behöver få det? # Vad ska personen göra? # Är kopia/cc nödvändigt? Vid akuta ärenden kan det vara bättre att ringa eller ta personlig kontakt. vanor 18

19 Tydligt ärende! Ange en tydlig rubrik i Ämnes- raden så att det blir enkelt att förstå vad du vill uppnå med mailet. # FYA (For you action, det krävs en åtgärd från mottagaren) # FYI (For your information, information till mottagaren) Ett ärende per mejl När du endast lägger ett ärende per mejl gör du det enklare för dina kollegor att: # Urskilja sakfrågan # Minnas innehållet # Snabbare slänga mejlet = bocka av att det är klart Hur lång svarstid? Om ingen gemensam policy finns är 24- tim är en vanlig regel idag. Diskutera gärna med din avdelning kring vad ni tycker är acceptabelt internt och externt. Kallar du till möte? Redan på Ämnes- raden är det klokt att informera om vilken typ av möte du kallar till: # Informationsmöte # Beslutsmöte # Planeringsmöte # Avstämningsmöte # Brainstormingmöte vanor 19

20 PS. En liten notis om själva livet Det finns bara en första gång Jag läste nyligen en artikel om en pappa som hade missat sin tonårsdotters allra första bemästrande av att gå på styltor. Hon hade övat hela sommaren, och just denna dag satt denna pappa ute i trädgården medan hon plötsligt hittade balanspunkten och klarade att gå några steg. Såg du pappa, såg du! ropade hon. Men sanningen är att han inte såg hennes seger. Han var inne på något Facebook- inlägg och kommenterade något någon annan hade skrivit. Besvikelsen var total från dotterns sida. Det dåliga samvetet klockrent. Själv hamnade jag under en period i ett slags surrealistisk mani när jag började spela Quizkampen, ett frågespel på nätet där man kan utmana sina vänner och bekanta i frågesport. Plötsligt blev det viktigare att hinna svara på nästa fråga än att se det som pågick omkring mig och flera gånger svarade jag halvt frånvarande på min ena sons frågor. En dag började han gråta bredvid mig i soffan. Jag hade svarat nej på hans fråga om att få gå på kompisens födelsedagskalas, som jag tidigare hade sagt ja till. Jag insåg plötsligt att det jag höll på med var vansinne. Det hade blivit en vana som jag inte längre ifrågasatte. I vårt arbete blir vi ibland så försjunkna i vår egen digitala värld att vi glömmer prata med varandra om det som faktiskt pågår. Vi glömmer värdet av en ärlig dialog om det som faktiskt fungerar och vad som är möjligt. Reflektera, ta ställning nu. vanor 20