Svar på revisionsrapport Granskning av delegation av beslutanderätten KS-2014/1142

Transkript

1 Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Linda Nyström Datum KS-2014/ Kommunstyrelsen Svar på revisionsrapport Granskning av delegation av beslutanderätten KS-2014/1142 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta förvaltningens svar på revisionsrapporten som sitt eget. Sammanfattning PWC genomförde under hösten 2014 på uppdrag av revisorerna en granskning av delegationsrätten i kommunstyrelsen och utbildningsnämnden. Granskningen resulterade i sex punkter som revisorerna önskade svar på senast den 31 januari. Majoriteten av områdena som granskningen ville ha svar på är saker som förvaltningen jobbar med och ett framtagande av nytt reglemente samt nya delegationsordningar pågår redan med anledning av den nya mandatperioden. Ekonomisk konsekvensanalys Beslutet innebär inga ekonomiska konsekvenser. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Fransson kommunchef Beslutet ska expedieras till: Akten Revisorerna utbildningsnämnden

2 Sida 2 av 2 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej X Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.

3 Handläggare Datum Linda Nyström Svar på revisionsrapport från PWC om Delegation av beslutanderätten PWC har på uppdrag från Knivstas revisorer granskat delegation av beslutanderätten inom Kommunstyrelsen och utbildningsnämnden. I revisionsrapporten från oktober 2014 lyfts sex punkter fram som bakgrund till granskningens bedömning att delegationsrätten inte är ändamålsenlig. Detta svar basera sig på dessa punkter. Punkt 1 Kommunstyrelsens reglemente kan förtydligas då det tolkas som om kommunstyrelsen delegerats uppgifter som enligt kommunallagen inte får delegeras vidare från kommunfullmäktige. Uppföljning och återrapportering sker enligt vår bedömning på ett ändamålsenligt sätt. Revisorerna menar att formuleringen när något är oklart eller tvistigt, besluta i frågor om gränsdragning mellan nämndernas kompetens i reglementet skulle kunna strida mot 3 kap 9 3 punkten kommunallagen (KomL). Formuleringen i vårt reglemente kommer från Sveriges kommuner och Landsting (SKL) tidigare mall för reglementen. Syftet med meningen är att inga frågor ska kunna hamna ( mellan stolarna ) mellan nämnderna. Dock ska det inte kunna användas i strid med KomL. KomL är en subsidiär ramlag som innehåller minimiregler och lämnar ett stort tolkningsutrymme i många frågor. Praxis, förarbeten och SKL:s rekommendationer är det som vägleder oss i gränsdragning och beslutsfattande. SKL har gett ut ett nytt cirkulär 14:58 Ett nytt förslag till reglemente för styrelsen och övriga nämnder. Även där finns liknande formulering under A. Styrelsens uppgifter: 2 Styrelsen ansvarar för beslut om samordning mellan nämnderna och gränsdragning mellan nämndernas kompetens. Styrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls. Efter kontakt med ytterligare en jurist gör vi bedömningen att formuleringen bör vara kvar då den går i linje med SKL:s rekommendationer samt att grundsyftet med den överväger den eventuella risken för misstolkning. Punkt 2 I kommunstyrelsens delegationsordning från 2011 finns hänvisningar till inaktuella lagrum och detta bör skyndsamt åtgärdas. Vår rekommendation är att delegationsordningar revideras vid behov, dock minst en gång per år. En översyn av samtliga delegationsordningar pågår och beslut kommer att fattas i respektive nämnd/styrelse så snart kommunfullmäktige har tagit det nya reglementet med ny politisk organisation. Delegationsordningarna kommer att uppdateras kontinuerligt. Sida 1 av 2

4 Handläggare Datum Linda Nyström Punkt 3 Kommunstyrelsens och utbildningsnämndens delegationsordningar innehåller ett stort antal verkställighetsbeslut, vilka ska tas bort. När det gäller utbildningsnämnden förekommer även en blandning av verksamhets- och delegationsbeslut. Verkställighetsbeslut har funnits med i delegationsordningen sedan Uppsalatiden men något som vi jobbat med att bit för bit ta bort vid varje översyn. I vår nuvarande genomarbetning har vi helt tagit bort verkställighetsbesluten. Punkt 4 Delegeringen är otydligt givet förekomsten av begreppet lägsta nivå. Delegaten får fatta beslut i ett ärende, men oklarheter finns huruvida lägsta nivå innebär att delegatens enhetsoch förvaltningschef också har beslutande rätt. Lägsta nivå infördes vid översynen 2010 (förra mandatskiftet). Införandet baserade sig på en mall från SKL och förhoppningen var att det skulle minska sårbarheten i förvaltningen. I vår nuvarande översyn var planen redan att ta bort begreppet lägsta nivå och återinföra benämningen delegat vilket nu har skett. Punkt 5 Vidare rekommenderar vi att kommunstyrelsen formellt tar ställning till hur delegationsbeslut ska återrapporteras i en utförlig rutin som innefattar registrering av delegationsbeslut. Ur en rättssäkerhetssynpunkt underlättar detta eftersök och spårbarhet av enskilda beslut. Registrering av alla delegationsbeslut. I dagläget finns alla delegationsbeslut, utom de förtroendevaldas ordförandebeslut, ordnade och sökbara ute i respektive verksamhet. All dokumentation i verksamheterna finns inte i vårt centrala diarium. Vi har gjort en avgränsning av vad som registreras centralt respektive lokalt och delegationsbesluten har följt den modellen byttes det centrala diariesystemet ut mot ett nytt system (Public 360) och ambitionen är att alla tjänstemän ska jobba direkt i systemet och därmed även föra in alla sina delegationsbeslut. Det kommer innebära att alla delegationsbeslut då kommer att återfinnas i det centrala diariet. Övergripande rutin för återrapportering. Det är något som vi jobbat för och kommer att ta fram så snart som möjligt. Punkt 6 För att delegationsbesluten ska bli överprövningsbara ska anmälan av delegationsärenden godkännas av kommunstyrelsen respektive utbildningsnämnden. Vår bedömning är att det inte är tillräckligt att delegationsbeslut redovisas i cirkulationspärm vid sammanträdet. Vi planerar att vid årsskiftet införa beslut om att godkänna anmälningsärendena på nämndens/styrelsens sammanträde. Även fortsättningsvis kommer en pärm med övriga anmälningsärenden att cirkulera och en fullständig lista över alla delegationsbesluten kommer finnas som bilaga till protokollet så att man kan se vilka beslut som anmäldes. Sida 2 av 2

5

6

7 Revisionsrapport Fredrik Alm Cert. kommunal revisor Delegation av beslutanderätten Knivsta kommun

8 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Revisionsfråga Avgränsning och metod Delegering av beslutanderätt Inledning Delegering Registrering av beslut Anmälan av beslut Resultat Kommunfullmäktige Delegering från kommunfullmäktige Uppföljning av beslut Våra bedömningar Kommunstyrelsen Våra bedömningar Utbildningsnämnden Våra bedömningar Knivsta kommun

9 Sammanfattning Revisorerna i Knivsta kommun har gett i uppdrag att granska delegation av beslutanderätten i kommunfullmäktige och nämnderna. I granskningen har delegationen inom kommunstyrelsen och utbildningsnämnden granskats. Vår sammanfattande revisionella bedömning är att kommunfullmäktiges delegation till kommunstyrelsen och nämnderna samt uppföljningen av beslut är ändamålsenlig. Vår bedömning är att kommunstyrelsens och utbildningsnämndens delegationsordningar och återrapporteringsrutiner av delegationsbeslut inte är ändamålsenliga. Vi baserar våra slutsatser på följande iakttagelser: Kommunstyrelsens reglemente kan förtydligas då det kan tolkas som om kommunstyrelsen delgerats uppgifter som enligt kommunallagen inte får delegeras vidare från kommunfullmäktige. Uppföljning och återrapportering sker enligt vår bedömning på ett ändamålsenligt sätt. I kommunstyrelsens delegationsordning från 2011 finns hänvisningar till inaktuella lagrum och detta bör skyndsamt åtgärdas. Vår rekommendation är att delegationsordningar revideras vid behov, dock minst en gång per år. Kommunstyrelsens och utbildningsnämndens delegationsordningar innehåller ett stort antal verkställighetsbeslut, vilka kan tas bort. När det gäller utbildningsnämnden förekommer även en blandning av verksamhets- och delegationsbeslut. Delegeringen är otydlig givet förekomsten av begreppet lägsta nivå. Delegaten får fatta beslut i ett ärende, men oklarheter finns huruvida lägsta nivå innebär att delgatens enhets- och förvaltningschef också har beslutanderätt. Vidare rekommenderar vi att kommunstyrelsen formellt tar ställning till hur delegationsbeslut ska återrapporteras i en utförlig rutin som innefattar registrering av delegationsbeslut. Ur en rättssäkerhetssynpunkt underlättar detta eftersök och spårbarhet av enskilda beslut. För att delegationsbesluten ska bli överprövningsbara ska anmälan av delegationsärenden godkännas av kommunstyrelsen respektive utbildningsnämnden. Vår bedömning är att det inte är tillräckligt att delegationsbeslut redovisas i cirkulärpärm vid sammanträdena. Knivsta kommun 1 av 11

10 1. Inledning Delegering av fullmäktigeärenden regleras i KL 3:10. Där framgår följande: Fullmäktige får uppdra åt en nämnd/kommunstyrelsen att i fullmäktiges ställe besluta i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Denna delegation kan ges dels i särskilda beslut, dels formuleras de i det obligatoriska reglementet för nämnderna och styrelsen. Begränsning av vilka ärenden som kan delegeras framgår av KL3:9 som beskriver vilka uppgifter fullmäktige skall besluta om. I KL 3:15 skall nämnderna redovisa hur de har fullgjort de uppdrag fullmäktige har lämnat. Fullmäktige skall bestämma omfattning och formerna för denna redovisning. Den lagstadgade återredovisningen sker i delårsrapport och årsredovisning. Delegering av nämndärenden regleras i KL 6:33. Där framgår följande: en nämnd/ kommunstyrelse får uppdra till utskott, en ledamot/ersättare eller till en anställd i kommunen att besluta på nämndens vägnar i visst, eller en viss grupp av ärenden. Dessutom ger lagen möjlighet att nämnden får ge förvaltningschef rätt att vidaredelegera beslutanderätten till annan anställd inom kommunen. Kommunallagen ger också anvisning om vilka ärenden som inte får delegeras. Det är i första hand ärenden som handlar om mål, inriktning, omfattning och kvalitet av verksamheten. Det anses vara en ren politisk uppgift och att delegera dessa ärenden kan rubba nämndernas övergripande ansvar för verksamheterna. Beslut som fattats med stöd av delegation är juridiskt sätt ett nämndsbeslut d.v.s. de kan inte ändras av nämnden. För att ett beslut ska vinna laga kraft krävs dock att de anmäls till nämnden Revisionsfråga Granskningen ska ge svar på om: fullmäktiges delegering av beslutanderätten till styrelsen och nämnderna är ändamålsenlig och att det är i enlighet med kommunallagens regler det finns en fastställd och ändamålsenlig rutin för uppföljning av beslut fattade med stöd av delegation från fullmäktige styrelsens och nämndernas delegationsordningar är ändamålsenliga, anpassade till organisationen och uppfyller lagens krav det finns fastställda regler och rutiner för anmälan av beslut som fattas med stöd av delegation de beslut som fattas med stöd av delegation registreras på ett tillfredsställande sätt de beslut som fattas med stöd av delegation anmäls på ett tillfredsställande sätt Knivsta kommun 2 av 11

11 Avgränsning och metod Granskningen omfattar delegationshanteringen i fullmäktige, kommunstyrelsen och utbildningsnämnden. Granskningen har genomförts via intervjuer med kommun- och nämndsekreterare för utbildningsnämnden samt genomgång av de aktuella delegationsordningarna. Granskning och bedömning av rutiner för återrapportering av delegationsbeslut. Vi har också genom stickprov verifierat i vilken omfattning återrapportering av delegationsbeslut sker på ett tillfredsställande sätt. När det gäller utbildningsnämnden sker ingen analys huruvida delegationsärendena överensstämmer med skollagens och skolförordningarnas bestämmelser. Knivsta kommun 3 av 11

12 2. Delegering av beslutanderätt 2.1. Inledning I kommunallagen 3 kap 9 framgår vilka uppgifter som fullmäktige måste besluta om och således inte får delegera vidare till styrelse eller nämnd. Dessa är: 1. mål och riktlinjer för verksamheten 2. budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor 3. nämndernas organisation och verksamhetsformer 4. val av ledamöter och ersättare i nämnder och beredningar 5. val av revisorer 6. grunderna för ekonomiska förmåner till förtroendevalda 7. årsredovisning och ansvarsfrihet 8. folkomröstning i kommunen eller landstinget 9. extra val till fullmäktige Enligt kommunallagen har de förtroendevalda i kommunen det politiska ansvaret för verksamheten i sin helhet d v s beredning, beslut och genomförande. Beslut enligt kommunallagens mening kan endast fattas av fullmäktige, nämnd, partssammansatt organ eller delegat. Den senare med stöd av delegationsregler enligt 6 kap i kommunallagen eller i speciallagstiftning. I kommunala sammanhang gör man vanligtvis åtskillnad mellan nämndbeslut och verkställighet. Med nämndbeslut avses beslut som fattas av nämnd eller av delegat med stöd av delegering från nämnd. Med verkställighet avses beslut som får fattas av anställd utan att de normalt anmäls till nämnden. Det rör sig då om ställningstaganden som utförs i det löpande arbetet. Någon tydlig gräns mellan de två beslutsformerna går inte att ange. Kommunallagen använder begreppet ren verkställighet i bestämmelserna om överklagande. Enligt 10 kap 2 kan nämndbeslut och delegeringsbeslut överklagas medan beslut som är ren verkställighet eller av förberedande art inte kan överklagas. Bestämmelserna anger dock inte vad som i praktiken är delegationsbeslut och vad som är ren verkställighet. En gräns är att de beslut som fattas i det dagliga arbetet och som styrs av regler, riktlinjer och arbets- och rutinbeskrivningar kan betraktas som verkställighet och ingår i gruppen förvaltningsbeslut. Exempel på verkställighetsärenden är debitering Knivsta kommun 4 av 11

13 av avgifter enligt fastställd taxa eller inköp av varor från leverantör där kommunen tecknat ramavtal. En annan gräns kan dras mot de rättigheter som följer av arbetsrättslig lagstiftning eller kollektivavtal. I dessa fall finns liten eller inget utrymme för att fatta självständiga beslut, som kan hänföras till delegationsbeslut Delegering Det finns två syften med delegering av beslutanderätten: 1. att avlasta styrelsen/nämnden rutinärenden. Detta för att skapa utrymme för mer omfattande behandling av betydelsefulla och principiella ärenden, 2. att möjliggöra en effektivare verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare. Genom delegering flyttas beslutanderätten från nämnden till delegaten. Nämnden kan delegera sin beslutanderätt till: en grupp av ledamöter och/eller ersättare inom den egna nämnden, t ex. ett utskott, enskild ledamot eller ersättare inom nämnden, enskild anställd inom kommunen. Förvaltningschefen kan, efter särskilt tillstånd från nämnden, vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd i kommunen. Delegaten träder helt i nämndens ställe. Beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan inte ändras av nämnden i samband med att beslutet anmäls. Det betyder även att delegatens beslut kan överklagas på samma sätt som ett nämndbeslut. Delegationsordningen bör fortlöpande hållas aktuell och anpassas till nämndens ansvarsområde och förvaltningens organisation. Därför bör den justeras när förändringar sker av ansvarsområdet t.ex. genom nytillkommande verksamhet eller när förvaltningens organisation ändras. Lämpligt är att delegationsordningen ses över inför varje nytt år. Ett minimikrav är dock att den nyvalda nämnden vid inledningen av mandatperioden uppdaterar och sätter sig in i delegationsordningen Registrering av beslut Samma formregler gäller för registrering av delegationsbeslut som för beslut fattade av en styrelse eller nämnd. Detta innebär att det ska finnas någon form av skriftlig dokumentation för de beslut som fattas med stöd av delegation. Knivsta kommun 5 av 11

14 Därför bör varje beslutshandling innehålla uppgift om: ärendemening beslutsinnehåll vem som fattat beslutet när beslutet fattades vem som delgivits beslutet 2.4. Anmälan av beslut Alla beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till den nämnd eller styrelse som delegerat beslutanderätten. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegation från förvaltningschef ska anmälas till förvaltningschefen. Det finns tre syften med kravet på återrapportering, nämligen; information, kontroll och rättssäkerhet. De två första - information och kontroll - syftar till att ge nämnden/styrelsen fortlöpande information om vad som händer i verksamheten och möjlighet att kontrollera att de beslut som fattats av delegaterna är i överensstämmelse med nämnden/styrelsens riktlinjer och intentioner. Det tredje syftet rättsäkerhet får betydelse när det gäller besvärstiden. Beslut fattade med delegation kan överklagas, vilket sker under besvärstiden. Besvärstiden över ett delegationsbeslut räknas vanligtvis från det datum då beslutet eller det protokoll där anmälan noterats tillkännages på kommunens anslagstavla. Undantag från denna regel är beslut som kan överklagas genom förvaltningsbesvär där tiden räknas från den tidpunkt när den som berörs av beslutet tagit del av detsamma. Beslut som kan överklagas genom förvaltningsbesvär utgörs av beslut som har karaktären av myndighetsutövning exempelvis försörjningsstöd och bygglov. Knivsta kommun 6 av 11

15 3. Resultat 3.1. Kommunfullmäktige Delegering från kommunfullmäktige Knivsta kommun har ett gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna antaget Reglementet innehåller en allmän del om förutsättningar utifrån lagstiftning och en generell del om hur fullmäktige och styrelse/nämnder ska organiseras bland annat utifrån sammanträden, sammansättning av ledamöter och personalfrågor. I stycket kommunstyrelsens uppgifter framgår vilka övergripande områden kommunstyrelsen ansvarar för så som ekonomisk, fysisk och administrativ planering. Styrfunktionen och ekonomisk förvaltning beskrivs därefter. Det finns även ett särskilt stycke kallat delegering från kommunfullmäktige. Vid ett tillfälle kan det, beroende på hur delegeringen tillämpas i praktiken, föreligga viss konflikt med vilka beslut fullmäktige får delegera till styrelsen enligt kommunallagen. Det framgår att styrelsen ska, när något är oklart eller tvistigt, besluta i frågor om gränsdragning mellan nämndernas kompetens. Detta skulle kunna strida mot punkt 3 nämndernas organisation och verksamhetsformer av de befogenheter som ej får delegeras från kommunfullmäktige. När det gäller nämndernas uppgifter återfinns de i samma reglemente där det framgår att nämnderna är kommunens organ för sådana verksamheter som fullmäktige delegerat och som ankommer på sådan nämnd enligt lag eller annan författning. Utbildningsnämnden ansvarar för grund- och gymnasieskolan, förskoleklass, särskola och gymnasiesärskola, förskole- och familjehem och skolbarnsomsorg samt kommunal vuxenutbildning och svenska för invandrare. Det framgår även att nämnden ska svara för att fullmäktiges beslutande åtaganden med anknytning till verksamhetsområdet fullgörs. Vi har vid genomgång av fullmäktiges protokoll inte funnit några särskilda beslut där delegering nämns eller uppdrag ges till styrelse/nämnd som kan ses som delegering av kommunfullmäktiges uppgifter Uppföljning av beslut I reglementet framgår ej hur uppföljning och återrapportering av delegerade verksamheter och uppdrag ska genomföras. Uppföljning sker via delårsrapport och årsredovisning i nämndernas förvaltningsberättelser. Därtill anmäls nämndernas verksamhetsplaner och budget till fullmäktige Våra bedömningar Vår rekommendation är att reglementen regelbundet genomgår revidering för att hållas aktuella bland annat utifrån organisatoriska förändringar och förändrade lagrum. Givet att kommunen endast använder ett dokument underlättas detta arbe- Knivsta kommun 7 av 11

16 te. När det gäller uppföljning och återrapportering är vår bedömning att detta sker på ett ändamålsenligt sätt. Vi föreslår även att delar av reglementet förtydligas då det vid 25 kan tolkas som om kommunstyrelsen delgerats uppgifter som enligt kommunallagen som inte får delegeras Kommunstyrelsen Delegationsordningen för kommunstyrelsen antogs och inleds med en redogörelse om allmänna regelverket kring delegering utifrån kommunallagens bestämmelser. Detta avsnitt avslutas med en mer anpassad sammanfattning där lokala rutiner framgår. Där framgår att nämnden beslutar själv hur återrapportering ska ske, att återrapporteras inte betyder att återredovisning ej sker vid nämndssammanträde, men att beslut förvaras hos respektive delegat. Vidare informeras det om de särskilda blanketter för återrapportering av personalbeslut som ska användas. Kommunstyrelsens delegationsordning är omfångsrik och beslutsärendena definieras i kolumnerna lagrum eller annan bestämmelse och lägsta nivå som förefaller definiera den lägsta tjänstemannanivån som kan fatta beslut i ärendena. Dokumentet innehåller både delegationsärenden och ett flertal beslutstyper som är att betrakta som verkställighet. Ett anmärkningsvärt stort antal beslut ska ej återrapporteras till styrelsen enligt instruktionerna. Därtill är delegationsordningen i vissa fall inaktuell då hänvisningar görs till äldre lagar. När det gäller registrering av delegationsbeslut i kommunens diariesystem ges en divergerande bild. Vid exempel ordförandebeslut registreras det alltid i kommunstyrelsens diarium, medan vissa beslut som fattas ute i förvaltningen enbart förvaras i pärmar hos handläggaren och i lokala arkiv. Vid tidpunkten för granskningen fanns inget fastställt kontrollsystem som säkerställer att samtliga delegationsbeslut redovisas. Med hänsyn tagen till delegationsordningens omfattning och avsaknad av kontrollsystem är det troligt att samtliga beslut fattade med stöd av delegation inte anmäls till kommunstyrelsen. Det finns utöver beskrivningen i delegationsordningen ingen dokumenterad rutin för hur delegationsbeslut ska återrapporteras till nämnden. I praktiken går till så att kommunsekreteraren får in delegationsbeslut från kommunstyrelsens delegater. Inför kommunstyrelsens sammanträden sammanställer kommunsekreteraren de beslut som inrapporterats från delegaterna. En förteckning över delegationsbesluten samlas i pärm och anmäls vid sammanträdet och ledamöterna kan begära ut handlingarna för enskilda beslut av kommunsekreteraren. I förteckningens mall ska verksamhet, delegat, diarie-/löpnummer, ärende, lagrum och beslut anges. Vid intervjuer har det framkommit att samtliga uppgifter inte alltid fylls i. De delegationsbeslut som anmäls till kommunstyrelsen förvaras i arkivboxar. I de sammanträdesprotokoll vi granskat framgår det ej att anmälan godkänts av kommunstyrelsen. Knivsta kommun 8 av 11

17 Våra bedömningar Vår rekommendation är att delegationsordningen revideras minst en gång per år och genomgår en större omarbetning per mandatperiod. I den granskade delegationsordningen finns hänvisningar till inaktuella lagrum och detta bör skyndsamt åtgärdas. Vår bedömning är att delegationsordningen inte är ändamålsenlig. Vi rekommenderar att den renodlas så enbart delegationsbeslut framgår. I aktuell delegationsordning finns ett stort antal verkställighetsbeslut som kan tas bort. Därtill är delegeringen otydlig givet förekomsten av lägsta nivå. Delgaten, exempelvis avfallsansvarig, får fatta beslut i aktuellt ärende, men oklarheter finns huruvida lägsta nivå innebär att delgatens enhets- och förvaltningschef också har beslutanderätt. Vidare rekommenderar vi att kommunstyrelsen formellt tar ställning till hur delegationsbeslut ska återrapporteras i en utförlig rutin som innefattar registrering av delegationsbeslut. Ur en rättssäkerhetssynpunkt underlättar detta eftersök och spårbarhet av enskilda beslut. För att delegationsbesluten ska bli överprövningsbara ska anmälan av delegationsärenden godkännas av kommunstyrelsen. Vår bedömning är att det inte är tillräckligt att delegationsbeslut redovisas i cirkulärpärm vid sammanträdet Utbildningsnämnden Vi har i granskningen tagit del av utbildningsnämndens delegationsordning daterad En större översyn genomfördes enligt uppgift under 2013 till följd av förändringarna i skollagen. Dokumentet inleds med en redogörelse om det allmänna regelverket kring delegering utifrån kommunallagens bestämmelser. Detta avsnitt avslutas med en mer anpassad sammanfattning med lokala rutiner. Där framgår tydligt hur anmälan med stöd av delegation till nämnden ska göras och varför. Bland annat beskrivs hur delegationsbeslut ska anmälas till nämnden och protokollföras och justeras för att sedan anslås. I samband med detta blir besluten överklagningsbara. Delegaterna ska enligt instruktionen dokumentera alla beslut på särskild delegationslista som vidarebefordras till nämndens sekreterare. Utbildningsnämndens delegationsordning är mycket omfattande och indelad i ärendeområden som sekretess-, domstols-, förvaltnings- och allmänna ärenden. Därefter följer delegation utifrån skollag och skolförordning samt inom områdena personal och administration. Besluten är definierade i kolumnerna lagrum eller annan bestämmelse och lägsta nivå där den senare förefaller definiera den lägsta tjänstemannanivån som kan fatta beslut i aktuellt ärende. När det gäller beslut inom ramen för skollag och skolförordning finns ytterligare en kolumn för verkställighet där totalt 21 beslutstyper finns upptagna. Två beslutstyper återfinns inom både lägsta nivå och verkställighet. Dokumentet innehåller således både beskrivningar av delegationsbeslut och verkställighetsbeslut samt en blandning av beslutsformerna. Även här sker registrering av delegationsbeslut i diariesystem på ett inkonsekvent sätt. Vid ordförandebeslut registreras det i nämndens diarium och bland annat be- Knivsta kommun 9 av 11

18 slut om särskilt stöd har till eget diarienummer. Vissa beslut som fattas ute i verksamheten förvaras enbart i pärmar och lokala arkiv. De delegationsbeslut som anmäls till nämnden förvaras sedan i arkivboxar. Inte heller utbildningsnämnden hade vid tidpunkten för granskningen ett fastställt kontrollsystem som säkerställer att samtliga delegationsbeslut redovisas. Med hänsyn tagen till delegationsordningens omfattning och avsaknad av kontrollsystem är det troligt att samtliga beslut fattade med stöd av delegation inte anmäls till nämnden. Enligt uppgift väntar vissa delegater med att skicka in listan tills de har flera beslut att skicka över, vilket medför att beslut riskerar att bli inaktuella. Som tidigare beskrivet går det även i utbildningsnämnden till så att nämndsekreteraren sammanställer de beslut som inrapporterats från delegaterna inför varje sammanträde. En förteckning över delegationsbesluten samlas i pärm och anmäls vid sammanträdet och ledamöterna kan begära ut handlingarna för enskilda beslut av nämndsekreteraren. I förteckningen ska verksamhet, delegat, ärendekategori, diarie-/löpnummer, ärende, lagrum och beslut framgå, men detta sker inte för alla beslut. I de sammanträdesprotokoll vi granskat framgår det ej att anmälan godkänts av nämnden Våra bedömningar Vår bedömning är att delegationsordningen inte är ändamålsenlig. Vi rekommenderar att den renodlas så enbart delegationsbeslut framgår. I aktuell delegationsordning finns vissa verkställighetsbeslut och en sammanblandning av verkställighet och delegation som kan tas bort. Därtill är delegeringen otydlig givet förekomsten av lägsta nivå. Delegaten, exempelvis samordnare skola, får fatta beslut i aktuellt ärende, men oklarheter finns huruvida lägsta nivå innebär att rektor eller förvaltningschef också har beslutanderätt. Det är positivt att utbildningsnämnden fastställt hur anmälan av delegationsbeslut ska genomföras. Via intervjuer och granskning av dokument ser vi dock att dessa rutiner inte alltid följs. Vi rekommenderar att samtliga beslut registreras. Ur en rättssäkerhetssynpunkt underlättar detta eftersök och spårbarhet av enskilda beslut. För att delegationsbesluten ska bli överprövningsbara ska anmälan av delegationsärenden godkännas av utbildningsnämnden. Vår bedömning är att det inte är tillräckligt att delegationsbeslut redovisas i cirkulärpärm vid sammanträdet. Knivsta kommun 10 av 11

19 Fredrik Alm Projektledare Henrik Fagerlind Uppdragsledare Knivsta kommun 11 av 11