Vilken kontorsarbetsplats blir min idag? Arbetsmiljön vid arbete på ett aktivitetsbaserat kontor

Transkript

1 Vilken kontorsarbetsplats blir min idag? Arbetsmiljön vid arbete på ett aktivitetsbaserat kontor - En systematisk litteraturöversikt Which office workplace will be mine today? Work environment at work in an activity-based office - A systematic literature review Författare: Jessica Gertsson och Petra Welin VT 21 Examensarbete: Avancerad nivå, 15 hp Huvudområde: Omvårdnadsvetenskap Specialistsjuksköterskeprogrammet inriktning Företagssjuksköterska, OM013A Institutionen för hälsovetenskaper, Örebro universitet. Handledare: Ulla Ohlsson, Universitetslektor, Örebro universitet Examinator: Elisabeth Welin, Professor i Omvårdnadsvetenskap, Örebro universitet

2 Abstract Background: Aim: Method: Results: Conclusion: In order to reduce costs and use office workplaces in a more efficient way, companies are switching to new ways of working with fewer office workplaces with the same number of employees and believe that it should at the same time stimulate increased productivity and innovation. One of these office concepts is activity- based working (ABW). The employer`s task is to enable the right conditions for the employee, so that the risk of ill health does not arise due to the work environment and can take help from their occupational health care in the work environment work. To describe the work environment at activity-based workplaces. A literature review with systematic search with descriptive design, inductive data collection method and with an integrative analysis according to Whittemore and Knafl (2005). Searches were made in the databases CINAHL Plus, Medline, PsycInfo and Web of Science, wich after quality review resulted in 12 scientific articles focusing on the work environment in ABW. The analysis revealed two main categories: Organizational work environment at ABW and Social work environment in ABW and seven subcategories: Desk division in ABW, Adaption of ABW, Self- leadership and the role of the manager, Cognitive demands, Communication, Social support/ Community, Team/Cooperation that all have an impact on the work environment. Positive effects are the opportunity for freedom of choise and increased communication and interaction. Negative effects in the work environment occur when ABW is not used as intended, due to the design and use of the workplace. The need for integrity and to territorialize are personal characteristics and differences between individuals hence also differences in the experience of the work environment in ABW. Managerial support, but also the ability to self- lead are success factors.

3 Keywords: Activity- based working (ABW), Organizational work environment, Psychosocial work environmentent, Sence of coherence SOC, Social work environment

4 Sammanfattning Bakgrund: Syfte: Metod: Resultat: Slutsats: Nyckelord: För att minska kostnader och använda kontorsarbetsplatserna på ett mer effektivt sätt ställer företagen om till nya arbetssätt med färre kontorsarbetsplatser med samma antal anställda och menar att det samtidigt ska stimulera till ökad produktivitet och innovation. Ett av dessa kontorskoncept är aktivitetsbaserat kontor (ABW). Arbetsgivarens uppgift är att möjliggöra rätt förutsättningar för arbetstagaren, så att risken för ohälsa inte uppstår på grund av arbetsmiljön och kan ta hjälp av sin företagshälsovård i arbetsmiljöarbetet. Att beskriva arbetsmiljön vid aktivitetsbaserade kontor. En litteraturöversikt med systematisk sökning med deskriptiv design, induktiv datainsamlingsmetod och med en integrativ analys enligt Whittemore och Knafl (2005). Sökningar gjordes i databaserna CINAHL plus, Medline, PsycInfo och Web of science vilket efter kvalitetsgranskning resulterade i 12 vetenskapliga artiklar med fokus på arbetsmiljön i ABW. Ur analysen framkom två huvudkategorier: Organisatoriska arbetsmiljön vid ABW och Sociala arbetsmiljön vid ABW samt sju underkategorier: Skrivbordelning i ABW, Anpassning av ABW, Självledarskap och chefens roll, Kognitiva krav, Kommunikation, Socialt stöd/gemenskap,och Team/Samarbete som alla har en inverkan på arbetsmiljön. Positiva effekter är möjligheten till valfrihet och ökad kommunikation och interaktion. Negativa effekter i arbetsmiljön uppstår när ABW inte används som det är tänkt, på grund av arbetsplatsens utformning och användning. Behov av integritet och att territorialisera är personliga egenskaper och skiljer sig mellan individer därav också skillnader i upplevelsen av arbetsmiljön i ABW. Stöd av chef, men också förmågan till självledarskap är framgångsfaktorer. Aktivitetsbaserat kontor (ABW), Känsla av sammanhang - KASAM Organisatorisk arbetsmiljö, Psykosocial arbetsmiljö, Social arbetsmiljö.

5 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Aktivitetsbaserat kontor (ABW) Arbetsmiljön i flexibelt arbete Företagshälsovårdens arbetsmiljöarbete Teoretiskt perspektiv Känsla av sammanhang-kasam Problemformulering Syfte Metod Design och metod Datainsamling och sökstrategi Urval Kvalitetsgranskning Dataanalys Etiska överväganden Resultat Organisatorisk arbetsmiljö Skrivbordsdelning i ABW Anpassning av ABW Självledarskap och chefens roll Kognitiva krav Kommunikation Social arbetsmiljö Socialt stöd/gemenskap Team/Samarbete Diskussion Metoddiskussion Resultatdiskussion Slutsats Kliniska implikationer Fortsatt forskning Referenslista... 30

6 Bilaga 1 Sökmatris... Bilaga 2 Tabell över kvalitetsgranskning... Bilaga 3 Artikelmatris...

7 1. Inledning Den digitala utvecklingen i samhället har gjort det möjligt för arbetsgivaren att låta arbetstagaren utföra sitt arbete på andra platser än kontoret, med hjälp av bärbara datorer och mobiltelefoner. Kontorsarbetsplatsen behöver inte vara på en fast plats utan arbetet sker i större utsträckning på tillfälliga arbetsplatser i gränsöverskridande samverkande projekt och i olika nätverk. Detta har gjort att många kontorsarbetsplatser står tomma (Aronsson, 2018). För att minska kostnader och använda kontorsarbetsplatserna på ett mer effektivt sätt ställer företagen om till nya arbetssätt med färre kontorsarbetsplatser, med samma antal anställda och menar att det samtidigt ska stimulera ökad produktivitet. Ett av dessa kontorskoncept är aktivitetsbaserat kontor (ABW). ABW har sitt ursprung från ett holländskt konsultföretag, Veldhoen + Company, vilket startade i mitten av 1990-talet i en liten skala och ABW har under åren utvidgats. Idag är ABW konceptet utspritt över hela världen inom olika organisationer (Parker, 2016; veldhoencompany, u.å.). 2. Bakgrund 2.1 Aktivitetsbaserat kontor (ABW) Ett aktivitetsbaserat kontor som också kallas activity based working (ABW) är en arbetsplats där kontorsmiljön är öppen, där arbetstagaren saknar en fast arbetsstation samt att kontorsytan är anpassad till att endast belägga 75 % av arbetskraften. En del i införandet av ABW är att företagen kan effektivisera arbetsytan och därmed minska kostnaderna (Toivanen, 2015). ABW möjliggör för arbetstagaren att skifta arbetsmiljöer på kontoret och på sikt ska det leda till ökad kreativitet och produktivitet (Aronsson, 2018). Utifrån vilket arbete som ska utföras uppmanas arbetstagaren att välja mellan olika arbetsytor, öppen, halvöppen och sluten arbetsplats dvs olika zoner för olika typer av arbete. Arbetssättet i ABW innebär således att arbetstagaren delar skrivbord med alla på kontoret. Om ett arbete eller en uppgift kräver koncentration, kan ett område eller ett rum med mindre distraktion väljas, men om fokus är mer interaktion samt behov av att ha kollegor nära kan ett öppet område väljas (Wohlers & Hertel, 2017). I konceptet ABW ingår clean desk - policy vilket innebär att kontorsytan ska lämnas tom vid arbetsstationsbyte. Personliga tillhörigheter förvaras sedan i skåp eller lådor (Wohlers & Hertel, 2017). Aktivitetsbaserat flexkontor är ett begrepp som också används för samma typ av kontor. Cellkontor (enskilda rum) och olika storlekar på kontorslandskap (öppna rum med fasta kontorsplatser anpassat för flera personer) är andra typer av kontor som 6

8 inte faller under kontorskonceptet ABW. Sett till arbetsmiljön och hälsoperspektiv finns både för och nackdelar för alla dessa kontorstyper (Toivanen, 2015). 2.2 Arbetsmiljön i flexibelt arbete Flexibelt arbete gör det möjligt att arbeta vart som helst och vid vilken tid på dygnet som helst, vilket leder till att gränsen mellan arbete och fritid suddas ut (Gillberg, 2018). Detta leder på sikt till att arbetstagaren arbetar mer, då deras arbetsförhållanden blir mer flexibla. Positivt med att arbeta flexibelt är att arbetstagaren har möjlighet att kunna planera sin arbetstid och platsen för arbete själv. I ABW förväntas arbetstagaren att själv ta ansvar för planeringen av arbetsdagen (Aronsson, 2018). Beroende på vilken typ av kontorsmiljö individen arbetar i har den betydelse för individens hälsa när det kommer till tillfredställelse med arbetsmiljön och sjukfrånvaro (Bodin Danielsson, Singh Chungkham, Wulff & Westerlund, 2014; Toivanen, 2015). Arbetsorganisation, teknik och arbetsinnehåll ska utformas så att arbetstagaren inte utsätts för belastningar som påverkar hälsan eller leder till olycksfall. Det gäller både den fysiska och psykiska belastningen (Arbetsmiljölagen, [AML]1977:1160). Arbetsmiljön som begrepp innefattar både den organisatoriska och den sociala arbetsmiljön vilket beskrivs i Arbetsmiljöverkets författningssamling ([AFS] 2015:4). Syftet med AFS (2015:4) är att arbetsgivaren ska ge de förutsättningar för arbetstagaren som behövs, så att risken för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön förebyggs. Arbetsgivaren har en möjlighet att ta hjälp av sin företagshälsovård i arbetsmiljöarbetet vilket beskrivs i AML (1977:60)*. * 2c Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Företagshälsovården skall särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa (AML 1977:1160). 2.3 Företagshälsovårdens arbetsmiljöarbete Företagshälsovården (FHV) har en bred yrkeskompetens där professioner inom medicin, teknik, ergonomi, organisation- beteende- och hälsoveteskap återfinnes (Statens offentliga utredningar ([SOU] 2011:63). FHV arbetar i team där företagssjuksköterskan ingår, de arbetar både främjande, förebyggande och rehabiliterande med kunden när det gäller arbetsmiljön och har en stor kunskap om det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) som beskrivs i AFS (2001:1). FHV med företagssköterskan är viktiga för arbetsgivaren i arbetsmiljöarbetet när 7

9 kunskapen inte finns hos arbetsgivaren inom dennes egna verksamhet (AFS 2001:1). Utöver SAM vilar stor del av FHV:s arbete på AFS (2015:4) om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA). Att förebygga och undanröja hälsorisker som kan finnas på arbetsplatsen är en stor del av FHV:s arbete. När arbetsplatser genomgår organisationsförändringar kan FHV anlitas för att delge information, vara med vid kompetensutveckling och ge chefsstöd i hur dessa förändringar påverkar arbetet. FHV kan även anlitas vid planeringen och införandet av nya lokaler och arbetsmetoder som i detta fall ABW (Sveriges företagshälsor, u.å.). Företagssjuksköterskan har i sitt kompetensområde teoretiska kunskaper om omvårdnad och hälsa. Känsla av sammanhang - KASAM är en av dessa teorier med hälsoperspektiv som kan vara till nytta för kunden. 3. Teoretiskt perspektiv 3.1 Känsla av sammanhang - KASAM Antonovsky (2005) lyfter i sitt begrepp Känsla av sammanhang - KASAM fram tre centrala komponenter: Begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet. Begriplighet - att de händelser individen möter i sitt liv är begripliga och förutsägbara och kan förstås på ett reflekterande sätt. Hanterbarhet - att individen känner att den har förmåga och resurser för att hantera olika situationer och stimuli som uppstår på ett konstruktivt sätt. Meningsfullhet att se kraven som utmaningar och kunna värdera dem både personligen, och i ett större sammanhang. Besitter individen dessa ovanstående förmågor i en högre grad klarar den också påfrestningar bättre än den som har en lägre grad av dessa förmågor (Antonovsky, 2005). Salutogent perspektiv, som betyder hälsans ursprung, handlar om att utgå ifrån de faktorer som ger hälsan i stället för att fokusera på det som orsakar sjukdom (Antonovsky, 2005). Stress och påfrestningar är något som alltid finns, men har individen förmågan att hantera stressen när den uppkommer är individen bättre rustad och kan då bevara sin hälsa på ett bättre sätt (Antonovsky, 2005). Känslan av sammanhang är en intern resurs och en viktig del för att kunna ha kontroll över sitt liv. Människors hälsa i samhället påverkas av sociala förhållanden och det är angeläget att samhället också möjliggör förutsättningar för individen att kunna hantera KASAM (Eriksson & Lindström, 2006). 8

10 Nedan ses (figur 1) som skildrar arbetsplatsens känsla av sammanhang, KASAM översatt till en vardaglig nivå på arbetsplatsen (Hanson, 2004). Figuren återspeglar ett tankesätt som organisationer kan använda sig av i arbetsmiljöarbetet i tillämpandet av hälsopromotion på arbetsplatsen. I tillämpningen kan denna (figur 1) också användas i analysen och planeringen vid organisationsförändringar. Figuren är generaliserande, vilket innebär att det är upp till var och att använda de delar som passar på just sin specifika arbetsplats (Hansson, 2004). Arbetsplatsens känsla av sammanhang Begriplighet Hanterbarhet Meningsfullhet Kunskap om Resurser och stöd Motivation Omvärlden Material och verktyg Visioner Branschen Människor Mål Företagets historia Tydlig organisation Rimlig lön Företagets organisation Klara riktlinjer Förmåner Arbetsinnehållet Arbetsmiljön Påverkansmöjligheter Värderingar Egna rollen Arbetstakten Etik och moral Förändringar Arbetets planering Centrala värderingar Beslut Rättvis behandling Feedback från Chefen Kompetens Positiva upplevelser Arbetskamraterna Yrkeskunnande Relation till arbetskamrater Kunderna Social kompetens Relationer till chefer Kommunicera Trevlig miljö Humor Ork Variation i arbetet Fysisk ork Trivselaktiviteter Psykisk ork Självkänsla Distansering Pauser Figur 1. KASAM översatt till en vardaglig nivå på arbetsplatsen (Hanson, 2004) 4. Problemformulering Arbetsplatsen är den plats där individen i arbetsför ålder tillbringar en stor del av sin tid, därför bör arbetsmiljön anpassas för att minska risker för ohälsa på grund av arbetsmiljön. En ohälsosam arbetsmiljö kan leda till kostnader i samhället på grund av sjukskrivning, men framför allt ett lidande för den enskilde individen. Nutidens digitalisering gör det möjligt för arbetsgivaren att låta arbetstagaren vara mer flexibel i sitt val av arbetsmiljö och arbetsplats. ABW som kontorskoncept är ett flexibelt sätt att organisera arbetet och därför kan det förekomma utmaningar i arbetsmiljön för både arbetsgivaren och arbetstagaren vid arbete i 9

11 ABW. För att FHV och företagssjuksköterskan ska kunna vara behjälpliga i arbetsmiljöarbetet behöver kunskapen kring arbetsmiljön i ABW ökas för att skapa förutsättningar och stödja verksamheter som arbetar i eller kommer att införa ABW i sin verksamhet. 5. Syfte Syftet med studien var att beskriva arbetsmiljön vid aktivitetsbaserade kontor. 6. Metod 6.1 Design och metod Studien genomfördes som en litteraturöversikt med systematisk sökning, deskriptiv design, induktiv datainsamlingsmetod och med en integrativ analys enligt Whittemore och Knafl, (2005). Denna analysmetod visas i Figur 2. Problemformulering Litteratursökning Utvärdering av data Dataanalys Presentation av data Figur 2. Flödesschema för integrativ litteraturstudie (Whittemore & Knafl, 2005) 6.2 Datainsamling och sökstrategi Datainsamlingen påbörjades genom identifiering av problem och ur detta utformades syftet. Utifrån syftet identifierades sedan aktivitetsbaserat kontor och arbetsmiljö som bärande begrepp. Som ett första steg i litteratursökningen användes biblioteket i Örebro för att få hjälp med provsökningar och val av databaser innan huvudsökningen gjordes. Huvudsökningen gjordes i CINAHL plus, Medline, PsycInfo och Web of science mellan januari och mars Ämnesorden skiljde sig åt i de olika databaserna. I CINAHL plus var de kontrollerade ämnesorden Headings, i Medline var de kontrollerade ämnesorden MeSH och i PsycInfo var de kontrollerade ämnesorden Subjects/Thesaurus. I Web of Science användes endast fritextsökning då inga kontrollerade ämnesord finns. Nästa steg i sökningen var att sökblock skapades och begreppen utgjorde sedan stommen i varje sökblock. Det första sökblocket innehöll ordet activity - based office samt synonymer som activity based flexible office, flexible office, flex office, open- plan office samt activitybased workplace. Dessa ord söktes som fritextord i varje databas då inga aktuella ämnesord 10

12 fanns. I det andra sökblocket användes orden psychosocial work environment, organisational work environment och social work environment, Dessa ord söktes som fritextord. Ämnesord som användes i det andra sökblocket var working conditions, work environment, work, workload, communication, occupational stress, stress occupational, job satisfaction, job performance och work performance. I web of science söktes alla ord som fritextord både i sökblock ett och i sökblock två, då inga kontrollerade ämnesord finns. Alla ord i Web of science söktes också som frassökningar för att begränsa antalet sökträffar. I varje sökblock användes den booleska operatorn OR för att koppla ihop sökorden och mellan de två sökblocken användes det booleska operatorn AND så att sökningarna kombinerades ihop. De gemensamma begränsningarna för denna litteraturöversikt var att artiklarna skulle vara publicerade mellan , skrivna på engelska och vara peer-reviewed. I databasen Web of science fanns inte peer- reviewed som funktion vilket gjorde att författarna själva fick undersöka om de aktuella artiklarna var vetenskapligt granskade. Nedan i (tabell 1) återfinns redovisning av sökorden i sökblock i respektive databas. Sökmatrisen för varje databas finns presenterad i Bilaga 1. 11

13 Tabell 1: Redovisning av sökord i sökblock (*fritext **ämnesord + explode frassökning) Databas Sökblock 1 Sökblock 2 CINAHL Plus Medline PsycInfo Web of Science *activity- based office OR *activity based flexible office OR *flexible office OR *flex office OR *open-plan office OR *activity-based workplace *activity- based office OR *activity based flexible office OR *flexible office OR *flex office OR *open-plan office OR *activity-based workplace *activity- based office OR *activity based flexible office OR *flexible office OR *flex office OR *open-plan office OR *activity-based workplace * activity- based office OR * activity based flexible office OR * flexible office OR * flex office OR * openplan office OR * activity-based workplace AND AND AND AND *social work environment OR *psyhosocial work environment OR *organisational work environment OR **work environment OR **communication+ OR **stress occupational OR ** job satisfaction OR **job performance OR **workload *social work environment OR *psyhosocial work environment OR *organisational work environment OR **work OR **communication OR **occupational stress OR ** job satisfaction OR **work performance OR **workload *social work environment OR *psyhosocial work environment OR *organisational work environment OR **working conditions OR **communication OR **occupational stress OR ** job satisfaction OR **job performance * social work environment OR * psyhosocial work environment OR * organisational work environment OR * work OR * communication OR * occupational stress OR * job satisfaction OR * work performance OR * work performance OR* workload 6.3 Urval Inklusionskriterier för litteraturöversikten var att arbetsplatsen i den aktuella studien skulle vara på ett ABW samt att studiedeltagarna skulle ha ABW som sin arbetsmiljö. Kriterier för ett ABW var att arbetstagaren skulle sitta i ett öppet kontorslandskap som saknade en fast 12

14 kontorsplats och med möjlighet att välja zon efter vilket arbete som krävdes. Exklusionskriterier var att den aktivitetsbaserade kontorsarbetsplatsen inte fick ha färre än tio anställda, samt att kontorsarbetsplatsen inte innefattade ett cellkontor eller coworking (människor med olika yrken eller olika organisationer kan hyra sina kontor för en dag eller längre perioder i stället för att äga en hel lokal). Sökningarna i de fyra databaserna gav totalt 398 träffar. Efter genomgång av alla artiklar sågs 40 dubbletter, dessa togs bort och därefter genomfördes urvalsprocessen i tre steg. I det första steget granskades artiklarna utifrån relevant titel, i steg två granskades artiklarnas abstract, i steg tre lästes de valda artiklarna i fulltext. Alla tre stegen granskades av författarna var för sig för att sedan granskas tillsammans. Artiklarna diskuterades och jämfördes sedan mot studiens syfte och detta resulterade i elva artiklar som gick vidare till kvalitetsgranskning. En manuell sökning gjordes sedan via de elva kvalitetsgranskade artiklarnas referenslistor vilket gav ytterligare en artikel som även den kvalitetsgranskades. Figur 3 nedan visar flödesschema över urvalsprocessen. 13

15 Identifierade artiklar genom sökningar i databaser 398 Artiklar efter att 40 dubbletter tagits bort 358 Exkluderade 194 Lästa titlar 164 Exkluderade 126 Lästa abstrakt 38 Exkluderade 13 Lästa i fulltext 25 Exkluderade 14 Artiklar som genomgick kvalitetsgranskning 11 Artiklar som identifierats från kvalitetsgranskade artiklarnas referenslistor 1 Antal inkluderade artiklar i examensarbetet 12 Figur 3. Flödesschema över urvalsprocessen 14

16 6.4 Kvalitetsgranskning Artiklarna granskades utifrån kriterier som studiens syfte, om urvalet var tydligt och relevant, om etiskt godkännande fanns beskrivet eller att tidskriften som artikeln publicerats i hade som krav att etiskt godkännande skulle finnas innan publicering, tydlig och relevant datainsamling samt tydligt resultat. Valda artiklar kvalitetsgranskades också enligt SBU (2020) och deras granskningsmallar. Granskningsmall för bedömning av studier med kvalitativ metodik användes med sammanvägd bedömning av metodologiska brister, vilket innefattade att åtta delar gjordes. Vidare användes granskningsmall för bedömning av icke randomiserade studier, då undersöktes den övergripande risken för snedvridning av resultaten, vilket innefattade sex delar där mått på utfall riktas mot hög, medel eller låg risk. För att få hög kvalitet på en studie skulle risken för bias vara låg. Artiklarna värderades sedan i hög, medelhög eller låg kvalitet. De artiklar som uppfyllde 75% av delarna i granskningsmallarna klassades som hög kvalitet. De artiklar som klassades som medelhög kvalitet låg mellan 50-74% och de som sakande flera delar i granskningen klassades som låg kvalitet. Ingen av de granskade artiklarna hade låg kvalitet. Sammanställning av kvalitetsgranskningen av artiklarna presenteras i bilaga 2. I artikelmatrisen i bilaga 3 finns också en värdering av artiklarna. De kvalitetsgranskade artiklarna inkluderades sedan i resultatet enligt Statens beredning för medicinsk och social utvärdering SBU (2020). 6.5 Dataanalys Valda artiklar till den systematiska litteraturöversikten analyserades noggrant med stöd av Whittemore och Knafl (2005) metod och de fyra stegen datareduktion, dataöversikt, datajämförelse och till sist slutsatser och verifiering av data. Första steget gjordes genom att läsa artiklarna i fulltext flera gånger av båda författarna. Artiklarna lästes och analyserades och granskades var för sig av båda författarna och därefter tillsammans. I andra steget lästes artiklarna mer djupgående och resultatet från artiklarna skrevs ner i textrader och de som hade likheter med varandra färgmarkerades i olika färger. Det tredje steget innebar att materialet bearbetades och jämfördes mot studiens syfte för att därefter sammanställas och kodas in i kategorier och underkategorier. I det fjärde steget sammanfattades och verifierades data till ett resultat. 6.6 Etiska överväganden Hos författarna fanns en viss förförståelse vilket de var medvetna om. De hade heller inte engelska som modersmål, men behärskar det engelska språket ganska bra. Inkluderade 15

17 artiklar granskades för att se om de hade fått godkännande från etiska kommittén eller att informerat samtycke inhämtats, innan de inkluderades i litteraturöversikten. Författarna har tagit i beaktande hur de inkluderade studierna hanterat de etiska frågorna. Enligt Helsingforsdeklarationen är principen att individer som involveras i forskning måste ge sitt samtycke till att deltaga och få information om syfte och mål med forskningen, men även informeras om att de när som helst kan dra tillbaka sitt samtycke (World Medical Association, u.å). För de artiklar som saknade information om etiskt godkännande gick författarna vidare med att kontrollera att tidskriften där artikeln publicerats hade kriterier gällande etiskt godkännande. En viktig del i forskningsetiken handlar om att skydda informanter som medverkar i forskning så att de inte skadas eller på något sätt kränks (Vetenskapsrådet, 2017). 7. Resultat I litteraturstudien presenteras fynd från 12 vetenskapliga artiklar. Av dessa 12 artiklar är fyra kvalitativa, sju kvantitativa och en med blandad metod representerade från fem länder; Sverige (n=7), Tyskland (n=2), Österrike (n=1), Nederländerna (n=1) samt Australien (n= 1). De artiklar som inkluderas i studiens resultat är markerade med prefix (*) i referenslistan. Resultatet presenteras i (tabell 2) i två huvudkategorier vilka är Organisatorisk arbetsmiljö vid arbete i ABW och Social arbetsmiljö vid arbete i ABW med sju tillhörande underkategorier: Skrivbordelning i ABW, Anpassning av ABW, Självledarskap och chefens roll, Kognitiva krav, Kommunikation, Socialt stöd/gemenskap, Team/Samarbete. Huvudkategorierna utgår från AFS 2015:4 om organisatorisk och social arbetsmiljö som beskrivs nedan: *Organisatorisk arbetsmiljö villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning/styrning, kommunikation, delaktighet/handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter, krav, resurser och ansvar (AFS 2015:4). **Social arbetsmiljö - Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från kollegor (AFS2015:4). 16

18 Tabell 2. Resultattabell Författare och publiceringsår Arundell et al. (2018) Babapour, (2019) Babapour Chafi et al. (2020) Berthelsen et al. (2018) Fincke et al. (2020) Gerdenitsch et al. (2017) Haapakangas et al. (2018) Haapakangas et al. (2019) Hoendervanger et al Jahncke et al. (2020) Rolfö et al. (2018) Wohlers et al. (2018) *Organisatorisk arbetsmiljö vid arbete i ABW Skrivbordsdelning i ABW Anpassning av ABW Självledarskap och chefens roll Kognitiva krav Kommunikation **Social arbetsmiljö vid arbete i ABW Socialt stöd/ gemenskap Team/ samarbete x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 7.1 Organisatorisk arbetsmiljö vid arbete i ABW Skrivbordsdelning i ABW I flertalet studier lyfts det fram att arbetsmiljön i ABW möjliggör för arbetstagarna att själv kunna välja sin arbetsstation, vilket också gör att känslan av frihet ökar. Att välja arbetsstation utefter vilken typ av arbete som ska utföras, gör att arbetstagare som upplever att arbetet innefattar hög grad av arbetsautonomi (frihet att välja var, när och hur de ska arbeta) rapporterar högre tillfredställelse med ABW-konceptet (Fincke, Hieb, Harth & Mache, 2020; Arundell et al., 2018; Hoendervanger, Ernst, Albers, Mobach & Van Yperen 2018). Även om valfriheten finns att välja sin arbetsstation läggs det mycket tid på att leta efter rätt arbetsstation och lediga platser. Det är även tidskrävande att leta efter sina kollegor då dessa är utspridda på kontoret. Detta leder till att arbetstagarna är mindre nöjda med arbetssituationen, men också känslor av obehag att inte längre veta var kollegorna sitter. Tar det för mycket tid i anspråk upplevs det leda till minskad produktivitet (Fincke et al., 2020; Babapour, 2019; Arundell el al., 2018; Haapakangas, Hallman, Mathiassen & Jahncke, 2018). 17

19 Tid läggs också på att justera arbetsplatsen för sitt eget behov, som att ändra arbetsstol och bord samt plocka fram och tillbaka det arbetsmaterial som behövs. Följden blir färre platsbyten under dagen, vilket i sin tur mynnar ut i att rum inte används för rätt aktivitet. Arbetsytor för rätt aktivitet blir inte tillgängliga för den som behöver till exempel det tysta rummet för den typen av aktivitet. Möjligheten till privata konversationer i till exempel tysta zoner minskar till följd av brist på dessa arbetsytor eftersom dessa är ockuperade av andra (Rolfö, Eklund & Jahncke, 2018; Jahncke & Hallman, 2020) Anpassning av ABW När det gäller den organisatoriska arbetsmiljön och anpassning av ABW visade studier att beroende på vilken typ av aktivitet som ska utföras väljer individen de arbetsytor som stödjer deras personliga preferenser. En personlig preferens är behovet av att territorialisera. Att territorialisera vilket också menas att göra arbetsplatsen personligt anpassad är något som förekommer i ABW. Somliga upplevde arbetsytan opersonlig och steril, medan andra upplevde den befriande när det inte fanns föremål och onödiga personliga tillhörigheter. Det var det digitala som var något som drev dem (Fincke et al., 2020). ABW och dess anpassningar både vid införande av kontorskonceptet och över tid visade över lag på bra resultat i flera studier. För att möjliggöra positiva effekter i arbetet är upplevelsen av passformen mellan individens aktivitet och kontorsmiljön en förutsättning. Fungerade detta ledde det till att individen kännde sig mer nöjd vilket också gjorde att den skattade sin produktivitet som högre. (Gerdenitsch, Korunka & Hertel, 2017; Babapour Chafi, Harder & Bodin Danielsson, 2020; Haapakangas et al., 2018). Görs inte dessa anpassningar och individen själv inte får vara delaktig i förbättringar leder det till långvariga problem gällande arbetsmiljö och följden blir i stället att arbeta hemifrån. Detta påvisades i en studie där två organisationer jämfördes (Babapour, 2019) Självledarskap och chefens roll I den organisatoriska arbetsmiljön gällande ledning och ansvar förväntas arbetstagaren i ABW att själv planera och leda sitt eget arbete i större utsträckning. I flera studier framkom att de anställda inte alltid följde de regler och policys i arbetsmiljön som fanns inom arbetskonceptet ABW (Babapour, 2019; Fincke et al., 2020; Babapour Chafi et al., 2020). Enligt ABW konceptet förespråkas platsbyten och policys på arbetsplatserna fanns för dessa. Görs dessa platsbyten flera gånger om dagen leder det till ökad självskattad produktivitet (Haapakangas et al., 2018). Det framkom i studier att oanvända ytor reserverades och de anställda byter inte 18

20 arbetsstationer efter aktivitet utan sitter kvar i den zon som inte var tänkt för typen av aktivitet som ska utföras. När ytor reserverades och ockuperades av samma arbetstagare flera dagar i följd ledde det till konflikt med arbetstagare som anammar platsbyten, då de uttrycker problem med att de mest föredragna platser redan var upptagna (Rolfö et al., 2018; Fincke et al., 2020; Babapour, 2019). En stor majoritet av de anställda satte sig på samma plats varje dag (Berthelsen, Muhonen & Toivanen, 2018) och det förekom tidig ankomst till arbetet för att få den plats som föredras (Fincke et al., 2020; Rolfö et al., 2018). För chefer är det en utmaning när det gäller att hålla samman sitt team och få gruppen att behålla teamkänslan när teamet inte sitter tillsammans utan är fysiskt utspridda på olika platser i ABW. Att arbeta med aktiviteter för att hålla samman teamet är något som anses vara betydelsefullt för de anställda. En annan utmaning för chefer är att inte vara kontrollerande i sitt ledarskap utan att lita på att teamet utför sina arbetsuppgifter även om de inte fysiskt befinner sig på samma plats på ABW (Wohlers & Hertel, 2018). Det framkom också i en studie att chef och ledning behöver visa sitt stöd och engagemang för ständiga förbättringar i arbetsmiljön. Genom att vara närvarande och delaktiga arbetsmiljön i ABW och involvera de anställda ses positiva förbättringar över tid (Babapour, 2019) Kognitiva krav Arbete med koncentrationskrävande uppgifter på kontor förutsätter en arbetsmiljö med minimala kognitiva krav. Två studier visade att ABW som kontorskoncept försvårar möjligheten att koncentrera sig på arbetet. En av orsakerna var att ABW kontorets utformning sänker tröskeln för att vända sig till en kollega och därmed går den oavbrutna koncentrationen förlorad, vilket upplevdes stressande. Ökade krav på arbete i kombination med att inte få koncentrera sig ledde även till utmattning och trötthet efter arbetsdagens slut (Berthelsen et al., 2018; Fincke et al., 2020). I halvtysta och tysta zoner förekommer störande ljud visade ett flertalet studier. En tyst arbetsmiljö ökade prestandan för koncentrationskrävande uppgifter och därför bör arbetstagare använda rätt arbetszon på kontoret för denna typ av arbetsuppgifter. Om arbetstagaren inte bytte till en passande arbetszon för uppgiften riskerade produktivitet påverkas negativt (Jahncke & Hallman, 2020; Arundell et al. 2018). För att komma ifrån den störande arbetsmiljön vid koncentrationskrävande arbetsuppgifter valde vissa anställda att anpassa sina val av ytor. För att undkomma buller och störande ljud finns möjlighet att använda enskilda rum. Dessa rum förefaller inte passa alla arbetstagare eftersom känslan av 19

21 att vara tillgänglig för sina kollegor går förlorad. Dessutom saknade dessa rum tekniska funktioner och utrustning. Rummen är små, utan fönster och ger känsla av klaustrofobi. Det förekommer att arbetstagare byter till någon annan arbetsyta utanför kontoret, genom att till exempel att jobba hemifrån (Babapour Chafi et al., 2020; Babapour, 2019). Integritet som ett psykologiskt behov var ett återkommande fenomen i flera studier och behöver tillgodoses i arbetsmiljön för att arbetstagaren ska känna tillfredställelse och upprätthålla en god produktivitet. Med stigande ålder ökas behovet av integritet (Haapakangas et al.,2018; Hoendervanger et al., 2018). Känslan av att vara avlyssnad och observerad upplevdes som besvärande och otillfredsställande. Därför är hörnytor något som föredras, då känslan av att kollegor iakttar och tittar bakom ryggen minskade på dessa platser, vilket gör att upplevelsen av att kunna kontrollera sin arbetssituation ökade (Babapour Chafi et al., 2020; Berthelsen et al., 2018) Kommunikation Den öppna kontorsytan i ABW inbjuder till kommunikation vilket uppfattas som positivt. Vid tillfredställelse med kommunikationen ses ett samband med ökad produktivitet (Fincke et al., 2020; Haapakangas et al., 2018). När arbetstagarna satt utspridda i ABW miljön förändrades också kommunikationen från face- to- face kommunikation till mer digital kommunikation. Det behövde inte betyda en försämrad tillgänglighet, i stället användes den digitala kommunikationen i större utsträckning och mer organiserade möten krävdes för att informationsutbyte och samarbetet skulle fungera (Wohlers & Hertel, 2018; Fincke et al., 2020). Det sociala småpratet som inte alltid var arbetsrelaterat med kollegor som delar kontorsyta både ökade och minskade. En anledning som ges till varför den sociala kommunikationen minskade var att kollegor vill undvika att störa varandra. Det fanns skillnader mellan kollegorna hur småpratet uppfattades. Vissa såg det som en belastning medan andra upplevede att de blir mer synliga utanför sitt eget team, vilket i stället upplevdes positivt (Fincke et al., 2020; Wohlers & Hertel, 2018). 7.2 Social arbetsmiljö vid arbete i ABW Socialt stöd/ gemenskap Med fokus i den sociala arbetsmiljön visade studier på motstridiga resultat. Två studier visade att upplevelser av minskat socialt stöd från kollegor och chef noterats hos arbetstagare som 20

22 flyttat till ABW. Även den sociala gemenskapen såsom att fika tillsammans samt andra spontana sociala aktiviteter minskade (Berthelsen et al., 2018; Haapakangas, Hallman, D., Mathiassen, & Jahncke, 2019). Arundell et al. (2018) påvisade i sin studie en viss ökad tillfredställelse totalt med relationer och arbete vid ABW. En positiv utveckling ses till att äta lunch tillsammans med sina kollegor. Även en positiv trend till att vilja stanna kvar på kontoret för att äta sin lunch ses också. På det undersökta kontoret fanns en policy att inte äta vid skrivbordet och det skulle leda till att stärka relationer mellan kollegor Team/samarbete Det finns en samstämmighet i studierna om hur samarbete mellan team fungerade i ABW. Mellan team så visade flera studier att kontakten med kollegor från andra team och avdelningar ökat och teamkänslan förändrats från att tillhöra sitt eget team till att tillhöra företaget som helhet. Genom att individer satt med andra utanför sitt team i den öppna zonen upplevdes ABW gynna olika samarbetsformer. Den öppna zonen bjuder in till spontan interaktion. (Fincke et al., 2020; Babapour, 2019; Arundell et al., 2018). Trots att samarbete ökat ledde det ändå inte till gemensamma projektarbeten över de olika teamen (Wohlers & Hertel, 2018). Inom teamet underlättades samarbetet med egna teamkollegor om möjligheten att hitta arbetsytor nära varandra fanns och närhet till sitt team var något som ur en social aspekt ansågs som värdefullt. Då sågs det också att kvalitén förbättrades. Vid bristfälliga anpassningar las onödig tid på att hitta ledig arbetsyta för team som behövde samverka. Denna brist på anpassning av arbetsytan påverkade teamets lagarbete och den spontana interaktionen som annars var möjlig när teamet satt tillsammans (Fincke et al., 2020; Babapour Chafi et al., 2020; Rolfö et al., 2018). När teamkollegor inte hade närheten eller är synliga för varandra upplevdes det påverka teamets samarbete när det behövs för gemensamma arbetsuppgifter. Risken för dubbelarbete ökade just för att teamkollegan inte satt nära och informationsvägarna upplevdes ansträngande. När teamkänslan upplevdes minska tror de anställda att det påverkade moralen och produktiviteten i det egna teamet (Wohlers & Hertel, 2018; Arundell et al., 2018). 21

23 8. Diskussion 8.1 Metoddiskussion Syftet med litteraturstudien var att beskriva arbetsmiljön på ett ABW. Genom att använda en integrativ analysmetod med ett induktivt (förutsättningslöst) förhållningssätt möjliggjorde det för författarna att kunna studera både kvalitativa och kvantitativa artiklar för att få en bredare sökning, djupare och bredare förståelse för ett specifikt fenomen eller problemområde och därmed svar på forskningsfrågan (Whittemore & Knafl, 2005; Polit & Beck, 2020). Det finns en förförståelse hos författarna, då en av författarna arbetar inom FHV och har kommit i kontakt med ABW genom sitt uppdrag mot kund, vilket kan öka risken för att artiklar väljs som endast stödjer de förkunskaper som författarna har. Förförståelsen var något som båda författarna diskuterade inför examensarbetet och försökte på så sätt vara objektiva i tanken och inte låta sig påverkas. Inför litteratursökningen gjordes flertalet provsökningar tillsammans med ämnesbibliotekarien vid Örebro universitet, dels för att hitta rätt sökord, dels i ett lärandesyfte kring sökprocessen i de olika databaserna. Detta stärkte författarna när de sedan skulle göra huvudsökningen. Till litteraturöversikten användes flera databaser i sökningen efter relevanta artiklar och författarna såg det som en styrka att kunna inkludera fler databaser eftersom det ger ett större urval av artiklar med hög kvalitet. Det gav också en större möjlighet att hitta all aktuell forskning inom området. När sökningar av artiklar till en systematisk litteraturöversikt genomförs bör fler än två databaser inkluderas för att anses som tillförlitlig och lyfter fram Medline och CINAHL som viktiga databaser för att få fram omvårdnadsperspektivet (SBU 2020; Polit & Beck, 2020). Förutom de omvårdnadsinriktade databaserna användes Web of science för att inkludera artiklar ur ett tvärvetenskapligt perspektiv, vilken kändes relevant att söka i eftersom arbetsmiljöforskning är ett tvärvetenskapligt ämne. ABW finns inte som ämnesord i de valda databaserna därför skapades fritextord. Användning av både fritextord och ämnesord gjordes för att få en bredd i sökningen, men också för att databasen Web of science endast har fritextord i sin databas. En utmaning för författarna var att hitta rätt fritextord för ABW vid sökningen i databaserna, då det finns flera benämningar på ABW. Det gjorde sökningen lite svårare och mer komplicerad. Det kan därför anses som en svaghet för studien ifall författarna inte kunnat fånga upp alla artiklar som riktar sig mot ABW. Författarna använde flera synonymer till ABW vilket gav många träffar, därmed upplevs det att relevanta artiklar ändå har fångats in i sökningsprocessen. 22

24 Booleska operatorer OR och AND kan användas i och mellan sökblock för att vidga eller avgränsa en sökning efter relevant litteratur (Polit & Beck, 2020). När OR användes i föreliggande studie gav det väldigt många träffar och därför användes även AND mellan sökblocken för att begränsa sökningarna och det gav en bättre träffsäkerhet. Detta ger en styrka till studien, eftersom sökningen blir med specificerad mot syftet. Genom att tydligt presentera våra sökord och sökblock i tabeller, går det att följa alla steg i sökprocessen vilket ger studien reliabilitet. Artiklarna återkom som dubbletter i de olika databaserna vilket tyder på en sensitivitet i sökningen som också ses som en styrka i vår litteraturstudie (Polit & Beck, 2020). ABW som kontorskoncept är anpassat till större kontorsmiljöer med anställda kring tjugofem och fler (Toivanen, 2015). Exklusionskriterien färre än tio anställda är relevant och ger en tyngd åt litteraturstudien när fler studiedeltagare ingår. Cellkontor som också är ett exklusionskriterie motiveras av att det inte innefattas i ABW, men ses i en kombination i vissa studier. Dock förekommer cellkontor i valda artiklars resultat, men då som kontrollgrupp eller att flytt har skett från cellkontor till ABW. Författarna hade innan sökningens start en diskussion kring om endast svenska studier skulle ingå i litteraturstudien, för att lättare kunna jämföra artiklarna utifrån svensk lagstiftning i arbetsmiljön. ABW är implementerat runt om i världen varför arbetsmiljöproblem borde finnas även där. Författarnas syfte med studien och att artiklarnas kvalitet skulle vara i fokus och var ytterligare en anledning till att inte begränsa sökningen mot endast svenska artiklar. Därav beslutade sig författarna för att även inkludera artiklar från andra länder. Övervägande svenska artiklar är representerade i studien därmed skulle resultatet kunna gå att generalisera till olika arbetsplatser i Sverige, men det är inte självklart då arbetsplatserna ser olika ut. Om studien går att generalisera till andra länder vågar författarna inte dra några slutsatser kring då lagstiftningen kring arbetsmiljön kan skilja sig åt. I urvalsförfarandet granskades relevanta artiklar utifrån syftet var för sig i alla tre stegen, sedan jämfördes alla granskningsstegen tillsammans. Polit och Beck (2020) menar att granskning av minst två personer ger en säkerhet i processen och stärker därmed sannolikheten att relevanta artiklar inkluderades i resultatet. Ett flertal av de valda artiklarna hade samma författare, vilket kan vara en svaghet, men anses i den här litteraturöversikten som en styrka. Konceptet aktivitetsbaserat kontor är fortfarande ett relativt nytt forskningsområde. Författare som återkom i artiklarna kan ses som ett tecken på att de är etablerade inom området och besitter en fördjupad kunskap. 23

25 För att stärka den vetenskapliga kvalitén av litteraturöversikten användes begränsningen Peer Reviewed i alla databaser utom Web of science, där det inte fanns som tillval. I stället kontrollerades den aktuella tidskriften för att se om den publicerade enbart vetenskapligt granskade artiklar. Begränsningen Peer Reviewed, gör att artiklar som är inte var relevanta och ej kvalitetsgranskade faller bort vilket innebär att det blir lättare att hantera urvalsprocessen. Peer Reviewed betyder att en eller flera forskare inom ämnesområdet har granskat artikeln inför publicering (Polit & Beck, 2020). Författarna ville att inkluderade artiklar skulle vara vetenskapligt granskade för att ge studien mer trovärdighet och för att stärka studiens validitet och reliabilitet kvalitetsgranskades artiklarna innan de inkluderades. Genom att göra detta försäkrade sig författarna att bra kvalitet hade uppnåtts vilket också styrker litteraturöversikten. Kvalitetsgranskningen gjordes av författarna utifrån granskningsmallar var för sig och därefter tillsammans, vilket ger en noggrannhet och validitet till studien (SBU, 2020). Beroende på vilken ansats artikeln hade, användes den granskningsmall som passade, vilket kunde vara kvalitativ eller kvantitativ granskningsmall. En utmaning för författarna var att hitta rätt granskningsmall för att kunna bedöma risken för bias. Därför kan kvalitetsgranskningen ha en lägre tillförlitlighet då författarna inte har expertisen i att kvalitetsgranska vetenskapliga artiklar. De inkluderade artiklarna bedömdes av författarna som hög, medel eller låg kvalitet efter att de kriterier som beskrevs i metoden hade uppnåtts. I kvalitetsgranskningen framkom endast artiklar med hög eller medel kvalitet. Enligt SBU (2020) finns dock inga direkta gränser för hög, medelhög eller låg kvalitet när det gäller bedömningen av studiens styrkor och svagheter och risk för bias. I föreliggande studie har inte etiskt godkännande varit ett krav då inga individer är inblandade, eftersom författarna endast granskat studier till litteraturöversikten. Polit och Beck (2020) tar upp vikten av att skydda deltagare genom att de måste ge sitt samtycke och att hänsyn har tagits till de tre grundläggande etiska principerna som forskningen ska följa enligt Belmontrapporten, vilket innebär skyldighet att göra gott, rättvis behandling samt respekt för individen. I arbetet med analysen tolkades resultatet likvärdigt av båda författarna och få meningsskiljaktigheter uppstod, vilket gjorde att kategorier arbetades fram på ett friktionsfritt sätt. Eftersom ingen av författarna har engelska som modersmål och dessutom har ett akademiskt språk kan det ha försvårat tolkningen av artiklarna Meningsenheter som plockades ut ur resultatet var i flera delar likvärdiga och ur detta bildades kategorier (Whittemore & 24

26 Knafl, 2005). Utmaningen var att särskilja kategorierna åt, då meningsenheterna hade en inbördes relation. En sammanfattning av litteraturöversiktens resultat presenterades i en resultattabell för att ge läsaren en överskådlig och tydlig bild över vår analys av de olika artiklarnas resultat. Överförbarheten stärks genom en tydlig metodbeskrivning och ökar trovärdigheten där läsaren kan följa alla stegen, vilket är en del i den integrativa metoden (Whittemore & Knafl, 2005). Valet av metod var lämplig till denna litteraturöversikt, då syftet med studien har uppnåtts. En kvalitativ metod genom intervjuer hade kunnat göras för att fånga in individens upplevelser av arbetsmiljön i ABW, men inom ramen för examensarbetet fanns inte den tiden. 8.2 Resultatdiskussion I litteraturöversiktens resultat framkom tre huvudfynd som beskriver arbetsmiljön i ABW. Dessa fynd är av betydelse för att arbetsmiljön ska fungera, bli en framgångsfaktor i ABW och här kan företagshälsovården och företagssjuksköterskan vara behjälpliga i arbetsmiljöarbetet. Genom att inkludera artiklar från hela världen gavs möjligheten att få en inblick i hur arbetsmiljön i ABW fungerade även utanför Sverige. Det framkom inga skillnader i resultatet utan arbetsgivare och arbetstagare påverkades av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön oavsett geografisk plats. Litteraturöversiktens resultat kommer att diskuteras utifrån Antonovskys (2005) KASAM och de tre begreppen begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet och även utifrån Hansson (2004) och KASAM översatt till en vardaglig nivå på arbetsplatsen (figur 1) samt med relevant forskning. Känslan av sammanhang är en aspekt som är värdefull för att organisationens medarbetare ska uppleva tillfredställande organisatorisk och social arbetsmiljö. I allmänhet har individen ett behov av att förstå varför en förändring görs för att dels kunna hantera förändringen och känna att förändringen är av betydelse för arbetsmiljön, vilket får dem att uppleva en känsla av sammanhang (Wijk, Bergsten och Hallman, 2020). Litteraturstudiens första fynd som kommer att diskuteras är utmaningarna och möjligheterna med skrivbordsdelning och anpassningar av ABW. Litteraturöversiktens resultat visade skilda uppfattningar om upplevelsen och tillfredställelsen med arbetsmiljön i ABW. En del i tillfredställelsen handlade om känslan av frihet till att kunna välja arbetsstation. Även om friheten fanns påverkades den av tidsaspekten det tar att leta efter en ledig arbetsstation eller sina kollegor samt hitta lämplig plats för arbetsuppgifterna. Tid las också på att justera 25

27 arbetsstationen för sina personliga preferenser. Enligt Hanson (2004) (figur 1) skapar rätt material och verktyg för att lösa sin arbetsuppgift en hanterbarhet för individen. I litteraturöversiktens resultat framkom att förutsättningen för att få en bra arbetsmiljö i ABW var att passformen mellan individens aktiviteter och kontorsmiljön blir optimal. Arbetsplatser som arbetar med ständiga anpassningar av arbetsmiljön i ABW efter omorganisation ger nöjdare medarbetare. Arbetstagare i ABW valde framför allt de arbetsytor som var funktionella och passande för deras personliga preferenser. Enligt Vischer (2007) fanns det belägg för att den fysiska arbetsmiljön påverkar både prestanda och arbetsnöjdhet. Källor till stress i arbetet var såväl psykosociala faktorer i arbetsmiljön såväl som miljöpsykologiska aspekter på arbetsplatsen. Miljökomfortmodellen (environmental comfort model) av Vischer (2007) länkar samman psykologisk komfort med psykosociala faktorer, miljödesign och hanteringen av arbetsytan genom begreppen territorialitet, integritet och kontroll. Med territorialitet avses känslan av att tillhöra arbetsplatsen. Med integritet menas möjligheten att kontrollera ens tillgänglighet för andra och med kontroll menas här möjligheten att kontrollera den fysiska miljön (stolar, ljud, ljus med mera), men även att vara öppen för anställdas möjligheter att påverka och skapa engagemang. Modellen antar att de anställda kommer att uppleva stress i en fysisk miljö som var dåligt anpassad för arbetsuppgifterna (Vischer, 2007). Litteraturöversiktens resultat visade att ständiga anpassningar samt förändringsarbetet vid införandet av ABW var viktiga. Ekonomiska- och tidsmässiga resurser, organisatoriskt och socialt fokus samt medarbetarnas delaktighet och bemyndigande visade sig vara framgångsrika vilket styrks i studien av Rolfö (2018). Att målet med förändringen var tydligt ingav en känsla av meningsfullhet, hanterbarhet och begriplighet - känsla av sammanhang. Vid hög känsla av meningsfullhet i implementeringsprocessen av ABW minskade arbetstillfredsställelsen inte lika mycket hos de anställda. För att skapa förutsättningar för en känsla av meningsfullhet bör anställda delta i förberedande aktiviteter som till exempel workshops och utbildningar och eventuellt bör dessa vara obligatoriska (Wijk et al, 2020). Företagshälsovården kan vara behjälplig i den implementeringsprocessen. Ett andra fynd som framkom i litteraturöversiktens resultat var vikten av självledarskap och chefens roll för teamets sammanhållning. Den anställde har ett ansvar i arbetsmiljön att vara aktiv i sitt val av arbetsyta i ABW för att kunna tillgodogöra sig kontorskonceptet. Om inte regler och policys för platsbyten följs påverkas arbetsmiljön, genom att arbetsstationer blockeras från användning och det hindrar den optimala användningen av kontorsytan. I 26