Heda Ridklubb Verksamhetsberättelse 2008

Transkript

1 1(5) Heda Ridklubb Verksamhetsberättelse 2008 Styrelsen har under året bestått av: Ordförande Vice ordförande Kassör Sekreterare Suppleant Suppleant Ewa Nordengren Farkas Vanky Kristina Hedin Greger Håkansson Anna Reinhed Karin Malm Linda Molin Eva Tollstoy Anna Jönsson Styrelsen har under året haft 12 protokollförda styrelsemöten. Det kommittéarbete som inleddes under 2007 kom aldrig riktig igång och de enda arbetsgrupper som fungerat under året har varit hopp- respektive dressyrkommittén. Hoppkommittén Hoppkommittén har bestått av Ulf Samuelsson (sammankallande) Kerstin Nilsson Kerstin Waha Eva Tollstoy Lotta Karlsson Lotta Gullin Dressyrkommittén Dressyrkommittén har bestått av Mia Eriksson Ewa Nordengren Revisorer Ordinarie Eva Westerlund Suppleant Elisabet Sylle Suppleant Mia Malmqvist Kommunens representant Åke Runnestad Valberedning Gunnar Andersson Sammankallande Elisabeth Holm Nilsson Bjarte Bugge Ungdomssektionen, som omfattar klubbens medlemmar under 26 år, väljer egen styrelse och har egna möten. US representanter i klubbens styrelse har varit Emma Nordengren och Rebecka Ihs Håkansson.. Årets verksamhet Verksamheten har under 2008 präglats av hårt arbete för att få den nya ridskolan att fungera, införande av olika administrativa rutiner och system och test av för klubben nya aktiviteter. I övrigt har verksamheten drivits enligt den antagna verksamhetsidén. Tävling Under 2008 har Heda Ridklubb anordnat 6 tävlingar fördelat på 8 tävlingsdagar med totalt 795 starter vilket är en nästan 40% minskning mot föregående år. Vi anordnade två lokala och en regional ponnyhoppning, en lokal ponnydressyr, en lokal och två regionala storhästdressyr samt en lokal storhästhoppning. Överdomarrapporterna har varit övervägande positiva, där vi framförallt fått beröm för vår fantastiska cafeteria ( Östergötlands bästa ) och våra mycket duktiga och engagerade funktionärer.

2 2(5) Sponsringen av våra tävlingar har även under 2008 varit i minsta laget och vi är i stort behov av att utöka antalet sponsorer till nästa år. Samtliga tävlingar har dock lämnat ett överskott. Tävlingssponsorer under året har varit BilByter AB i Linköping, Svenska Foder, Stallbutiken Jaba, Teknikbyggarna, Maddes Ridsport, Wik & wall, Tre små rum,högby Bygg, Östergyllen, Hööks, Travshopen, Klippstugan, Östgöra Brandstodsbolag, mfl. Vår tävlingsryttarkår har under 2009 tagit ett rejält kliv framåt med flera mycket goda placeringar i både hoppning och dressyr. I lagsammanhang placerade vann div 2-laget i ponnyhoppning finalen och div 3-laget i dressyr för ridhäst kom Heda RK trea i finalen. Vi hade även ett DM-lag i ponnyhoppning som placerade sig på en hedrande tredjeplats. En av våra ridskoleelever, Karin Jönsson, lyckades kvalificera sig till Agrias Riksmästerskap för ponny där hon kom tvåa i riksfinalen. Alla medlemmar med licens för Heda Ridklubb har tävlat gratis på klubbens egna tävlingar. Ungdomssektionen Pikör Ungdomssektionen lämnar egen verksamhetsberättelse. Tyvärr fanns inget större intresse av att delta i distriktets ungdomsledarutbildning varför vi inte skickade någon dit i år. Efter att under 2007 haft en nedgång i verksamheten beslutades i början av året att US inte skulle behöva sköta någon egen ekonomi utan istället finansieras av föreningen efter förslag från US. Detta gjorde att man kunde koncentrera sig på att anordna aktiviteter för klubbens barn och ungdomar. Medlemmar Antalet betalande medlemmar under året var 265 ( ), räknat på de uppgifter om familjemedlemmar som lämnats in.. Hemsidan Åsa Ståhlkloo har med hjälp av Ewa Nordengren varit webbmaster för klubbens hemsida under Hemsidan fungerar som vår främsta informationskanal för medlemmarna med information om vad som händer i stallet, planerade aktiviteter och träningar. Dessutom är hemsidan en ovärderlig kanal vid tävlingar för propositioner, ryttarmeddelanden och startlistor. Klubbens hemsida är välbesökt och uppdateras kontinuerligt. Vi bytte under året webbhotell till one.com och fick därigenom en betydligt mer lättarbetad och billigare lösning. I mars bytte hemsidan design och i samband med detta även logotype till en modernare variant av den gamla för att understryka vår ambition att vara en modern rid- och tävlingsklubb. Cafeterian Ansvaret för Cafeterian togs från och med hösten över av ridskolan genom Monica Bergman. Därigenom har vi kunnat hålla öppet i stort sett varje eftermiddag/tidig kväll under lektionsdagar vilket är ett mycket uppskattat inslag i verksamheten. Vi har prövat oss fram med olika sortimentsvarianter med bl a både hemlagad mat och hembakat. Under våren 2009 kommer cafeterian att utvärderas m a p rutiner och sortiment. Tyvärr fanns det inte heller under 2008 frivilliga resurser för att utföra den planerade ombyggnaden av cafeterian men vi hoppas kunna ta tag i projektet under I cafeterian har också tagits kostnaderna för bl a lägermat, städmaterial och liknande. Orsaken till detta är dels att vi haft omständiga inköpsrutiner, dels att vår kontoplan inte är anpassad för den verksamhet vi driver idrag. Detta åtgärdas i början av Aktiviteter och utbildning För våren 2008 fick vi beviljat pengar från Handslaget för att använda till en satsning på våra tävlingssugna ungdomar. Ett tjugotal ungdomar deltog i en serie aktiviteter med bl a samarbetsträning med S:t Lars Scoutkår, föreläsning om mental träning, dressyr- och sitsclinic, För tredje året i rad anordnades Hubertusjakt, i form av en uteritt med fika under vägen. På kvällen ordnades en mycket uppskattad cowboyfest. Årets Luciashow gick av stapeln den 14 december på temat Benjamin Syrsa önskar God Jul. Showen avslutades med ett traditionsenligt Lucia-tåg. För att våra barn och ungdomar skulle få koncentrera sig på sina nummer sköttes kringarbetet av en särskild kommitté vuxna detta år vilket fungerade väl. I samband med Luciashowen hade vi också en liten julmarknad med försäljning och lotterier. I ridskolans regi ordnades under hösten en minikadriljtävling som lockade ett stort antal deltagare och åskådare. Det vinnande laget, riddarna, fick framföra sitt program vid årets luciashow. Under jullovet ordnade vi en Julklappshoppning med maskeradklass i form av en banhoppningsträning.

3 Klubbmästerskapen gick av stapeln under en KM-helg i oktober. Vinnare blev: Karin Jönsson, Harry Potter - Dressyr lektionsponny/lektionshäst (hopslagna klasser) Caroline Ferraro, Verdiccio Dressyr privatponny Linda Sylle, Mazinska Dressyr ridhäst Karin Jönsson, Harry Potter Hoppning lektionsponny Eva Westerlund, Dreamer Hoppning lektionshäst Amanda Dahlström, Janousch Hoppning privatponny Linda Syllle, Miss Caramel Hoppning privathäst 3(5) Sponsring/Marknadsföring Sponsringen har legat på en låg nivå under året. Tyvärr visade det sig att tidigare hyresgäst i föreningens och ridskolans namn tecknat ett antal olika avtal om publicering i olika kataloger vilket vi haft en del bekymmer med att ta oss ur. Vår medvetna annonsering har inskränkt sig till deltagande i den vanliga telefonkatalogen samt annonser om lektioner och stallplatser inför terminsstarter. Anläggningen I mars 2008 löpte vårt gamla arrendeavtal på anläggningen ut. Vi arrenderar anläggningen av Linköpings kommun som i sin tur arrenderar den av en privatperson. Efter upprepade påstötningar fick vi i december 2007 äntligen en kallelse till förhandling av jordägaren. Vi var i stort sett överens om villkor inklusive en utökning av den arrenderade marken ned mot Björkö och en avtalstid om 10 år men den avgift man begärde var i vårt tycke alldeles för hög ( kr). Efter månader av segslitna förhandlingar i tingsrätten fastställdes slutligen arrendeavgiften till kr inkl moms per år fr o m 2008, vilket är en höjning med drygt mot tidigare. Vi fick under senhösten äntligen ett positivt besked från Länsstyrelsen om att använda den mark där de omtalade schaktmassorna är placerade till hagmark. Under året har ett antal olika förbättringsarbeten av anläggningen utförts. Bland dessa kan nämnas: Renovering av underlaget i stora ridhuset med sand och flis. Bygge av nytt staket runt utepaddocken. Gjutning av ny betongramp vid en av ingångarna till stora stallet. Invändig målning av entren i lilla stallet. Ommålning och ommöblering av gamla fritidslokalen till konferenslokal/lektionssal. Bygge av tre sjukhagar. Bygge av ytterligare en rasthage mellan paddocken och utecafeterian. Vi påbörjade under senhösten en översyn av våra försäkringar och tecknade i samband med detta en sk tredje man-försäkring. Mia Eriksson har deltagit i en utbildning om säker hästgård och vi har haft en genomgång av anläggningen tillsammans med försäkringsbolaget. Vi har nu en åtgärdslista för anläggningen och med hjälp av denna hoppas vi kunna få ner försäkringspremierna för anläggningen. Ridskolan Efter ridskolans första halvårs administrativa kaos aktiverade under våren licensen för ett tidigare inköpt system (Xenophon) för hantering och fakturering av ridlektioner, uppstallningar mm. Mycket arbete och energi har gått åt att få nya rutiner att fungera och att koppla ihop betalningssystem, fakturering etc. Vi har fortfarande inte fått alla nya rutiner att fungera men arbetet fortsätter. Den 31/12 hade vi 18 ponnier/hästar på ridskolan: Daria och Dreamer som inköptes från Visingsö under sommaren. Mio och Strimma; hyrhästar från Tenhult. Cocktail, Nallex, Harry Potter, Booster, Mirabella, Nickan, Gloria, Penny och Piruette, hyrhästar från Visingsö Maja, hyrd av Linda Molin Coolman, hyrd av Kristina Hedin Diva, Rossi och Viggo lånehästar, via Mia Eriksson. De hästar vi fått i gåva, Nasser och Anki fungerade tyvärr inte i verksamheten och har därför lämnats tillbaka. Antalet elever har legat på i snitt ca 195 ridande per vecka. Under hösten blev vi dock tvungna att utöka licensen för programmet pga av att antalet elever steg över 200. Ridavgifterna ligger bland de lägsta i kommunen, särskilt med hänsyn taget till att vi har maximalt 8 elever i ordinarie grupper. Tyvärr har vi haft en del problem med obetalda ridavgifter och fått lägga mycket tid på avstämning och indrivning, ett arbete som fortfarande inte är avslutat.

4 4(5) Villkoren för privatuppstallningar bygger på en modell med kallhyra, serviceavgift och debitering för faktisk foderkostnad. Marknadspriserna på foder och strö steg kraftigt efter den dåliga sommaren 2008 vilket påverkat kostnaderna för ridskolan men även utfaktureringen till uppstallningarna. Bristen på halm och hör gjorde att vi blev tvungna att köpa in stora partier tidigt och vi har haft problem med att lagra dessa mänger pga utrymmesbrist. Tack vare inköp av ett mycket stort parti halm fick vi ett riktigt bra pris vilket gör att kostnaden den delen av halmen som blivit fuktig är försumbar i sammanhanget. Med anledning av prisökningarna på foder och strö, men även elkostnaderna, höjdes lektionspriset med 5 kr per lektion till våren Under våren 2008 fick vi, i konkurrens med flera andra ridskolor, en förfrågan om att inleda ett samarbete med Real-gymnasiet (tidigare Hästgymnasiet). Avtal tecknades och från och med höstterminen 2008 är den del i gymnasieutbildningen som omfattar ridning och hästteori förlagd till Heda. Denna verksamhet pågår under dagtid, vilket innebär att vi kan utnyttja anläggningen bättre. Avtalet innebär att vi dels får betalt per antal ridtillfälle, dels en fast kostnad för att skolan utnyttjar anläggningen. Från hösten 2009 kommer vi förhoppningsvis att ha två årskurser ridande elever. Under påsk-, höst- och jullovet ordandes helgkurser i dressyr och hoppning, På för och eftersommaren ordna vi våra första dagridläger. Dessa blev relativt välbesökta och vi kommer att upprepa dem nästa år. Personal Daniel Magnusson slutade sin anställning hos oss i februari och vi lyckades inte ersätta honom. Vid vårterminens slut sa Anna Uhrenius upp sin anställning pga av långa restider. I slutet av maj anställdes Frida Oskarsson som stallpersonal och i augusti började Elin Österberg som ny ridlärare på 80%. I augusti började och Cissi Berger som stallpersonal. Emma Bönnemark övertog knattelektionerna på lördagar från och med hösten. Kerstin Waha sa i juni upp sig och vi fick istället Therese Thor som uppskattad hopptränare på onsdagarna. Mia Eriksson arbetar 100% och Hanna Nyberg arbetar som timanställd ridlärare/stallarbete. För att i möjligaste mån hålla nere personalkostnaderna och kunna lägga schema för den ordinarie personalen sköts mockningen till ridskolehästarna på söndagarna av extraanställda ungdomar. Även städningen sköttes under våren av extraanställda ungdomar men när personalsituationen blev bättre efter sommaren flyttades denna syssla till ridskolan. Ridklubben har tecknat kollektivavtal via Almega Tjänsteföretagen och i samband med detta erforderliga försäkringar. Ekonomi och administration 2008 är det första verksamhetsåret med full verksamhet. Omsättningen är ca 2,8 miljoner. Vi har haft, och har fortfarande, problem med att koppla ihop våra olika administrativa system för stallverksamhet, bokföring, löner, myndighetsrapportering och betalningar. Vi har lagt ner oerhört mycket arbete på att stämma av betalningar och att lära oss alla administrativa rutiner för att kunna driva ett företag. Detta arbete kommer att fortgå under större delen av 2009 liksom arbetet med att driva in obetalda fakturor. Dock har vi med hjälp av kronofogdemyndigheten fått in den enskilt största ( kr från vår förra hyresgäst). Allt detta arbete sker på ideell basis eftersom verksamheten tyvärr inte ger underlag för att anställa administrativ personal. Vår förhoppning är att de ideella krafterna ska räcka fram till dess att vi har möjlighet att anställa någon att sköta administrationen. Resultatet om minus kr är sämre än budgeterat. Orsakerna till detta är att antalet ridande framförallt under våren blev mindre än beräknat, foder och strö betydligt blev dyrare, våra veterinärkostnader blev högre än förväntat och antalet uthyrda boxar var lägre under sommaren/hösten. Reglerna för erhållande av stöd från kommun/stat har skärpts under året vilket gör att vi inte längre får bidrag för avsutten verksamhet. Dessutom fick vi under våren besked från Vattenfall att våra elkostnader debiterats felaktigt under 2007 varför våra kostnader för den enskilda posten blev nästan kr högre än budgeterat. Under februari till maj fick vi dessutom lösa personalsituationen med extraanställda vilket gav en ökad kostnad då vi inte får någon typ av bidrag för dessa. Dock har vi lyckats hålla nere kostnaderna för förbrukningsmaterial och utrustning till ridskolehästarna tack vare generösa medlemmar. Övrig verksamhet Klubben tillhör också Bingoalliansen i Linköping, vilket ger oss en hel del intäkter. Bidragen från medlemmar via Sponsorhuset har gett kr under året. Med hjälp av finansiering från SISU Idrottsutbildarna har vi skickat Mia Eriksson på en ledarskapsutbildning. Elin Österberg och Mia Eriksson deltog på Instruktörernas dag på Globen i november. Enskilda medlemmar har m a a olika uppdrag för föreningen deltagit i olika föreläsningar. För tredje året i rad lyckades vi få Mia Eriksson nominerad till Årets Ridsportledare i Östergötland. Tyvärr vann hon inte i år heller

5 Övrigt 5(5) Vårt första hela år har varit tufft på många sätt, inte minst ekonomiskt kommer att ställa stora krav på hårt administrativt arbete med avstämning, fakturering, kontroll och genomgång av rutiner. Vi måste helt enkelt hålla hårt i plånboken. Intäkterna från tävlingar och försäljning av olika slag kommer att bli allt viktigare. Sponsringen har kommit igång på ett mycket bra sätt 2009 och det ger ett mycket positivt tillskott till klubben. Glädjande nog har vi många medlemmar som på sin fritid ställer upp och hjälper till att hålla kostnaderna nere och att öka intäkterna. Vår förhoppning är att denna skara ska öka ytterligare under året. Erfarenheten säger att ju fler vi är, desto roligare har vi under tiden! 2009 har vi åter en nationell ponnyhoppning på Heda i juni månad. Det är ett stort åtagande som kräver mycket förberedelser men kommer att ge oss både goodwill och intäkter. Vi är övertygade om att ansträngningen kommer att vara mödan värd. Nästa år fyller Heda Ridklubb 40 år! Vi kommer naturligtvis att fira detta på vederbörligt sätt och vi är glada att ha ett antal inbitna Heda-medlemmar som kommer att se till jubileet blir värt namnet. Tack Vi vill tacka alla medlemmar, och icke-medlemmlemmar (!) som under året ställt upp på alla möjliga och omöjliga sätt för att driva Heda Ridklubb vidare in i en ny fas. Tack till dig som stått i cafeterian, målat väggar, byggt hinder och banor, sopat golvet, tagit in hästarna, spikat på paddocken, kånkat flis, harvat och krattat, åkt till affären, pantat tomglas, skött rabatterna, tiggt priser till tävlingar, skotta snö, kört traktor, lånat ut hästar och transporter, bytt dropp, skött sekretariatet, skrivit till hemsidan, skänkt täcken, schabrak, träns, hjälmar och västar, tagit en extra fodring, kånkat upp hö på skullen, slitit med ensilagebalar, lagat nissen, skruvat upp kablar, stått på banan, skrivit protokoll, kokat kaffe, svarat i telefon, hjälp nya i stallet tillrätta, fixat spöknatt och filmkvällar, städat läktaren, bakat till cafeterian, mm mm. Vi hoppas du tycker det är mödan värt och att den härliga stämning vi trots allt har i stallet kommit dig till del. Vi ses igen 2009! För styrelsen i februari 2009 Ewa Nordengren Farkas Vanky Kristina Hedin Greger Håkansson Anna Reinhed Linda Molin Karin Malm Anna Jönsson Eva Tollstoy