En sammanställning av ÖPPENHETSTESTET Ett samarbete mellan projektet Yttrandefri, Svenska Journalistförbundet och Sveriges ungdomsråd.

Transkript

1 En sammanställning av ÖPPENHETSTESTET Ett samarbete mellan projektet Yttrandefri, Svenska Journalistförbundet och Sveriges ungdomsråd.

2 2 Undrar ni vad som står i protokollet från det senaste Kommunfullmäktigemötet? Eller vill ni veta hur statistiken ser ut för ungdomsfylla i kommunen? Eller vill ni bara veta vad era lärare tjänar? Det är några exempel på frågor som 15 ungdomsråd från hela landet har ställt sig och velat veta svaret på. I vår kampanj Öppenhetstestet har projektet Yttrandefri besökt, utbildat och öppenhetstestat tillsammans med ungdomsråd just för att ta reda på svar men också se om och hur offentlighetsprincipen faktiskt fungerar i praktiken. Precis som Sveriges ungdomsråd tycker vi det är viktigt att unga har kunskap om sina medborgerliga rättigheter och utnyttjar dem för att påverka samhället till det bättre. Men precis som Svenska Journalistförbundet tycker vi även att det är viktigt att grundläggande demokratiska rättigheter fungerar för att till exempel journalister ska ha möjlighet att granska de myndigheter som vi fördelat makt och ansvar till. Därför startade vi en gemensam satsning, en nationell kampanj och undersökning om ungas tillgång till allmänna handlingar riktat mot ungdomsråd runt om i landet. Vi kallar det Öppenhetstestet och har alltså gått ut på att utvärdera hur bra den svenska offentlighetsprincipen fungerar i verkligheten. Inspirationen kom från de första öppenhetstesterna som gjordes av Svenska Journalistförbundet år 1997 och Våren 2011 gjorde projektet Yttrandefri sitt första öppenhetstest med 40 av Ung Medias medlemmar och journalister, den här gången har vi tagit hjälp av ungdomsråd för att testa öppenheten över hela Sverige, från Sjöbo i söder till Gällivare i norr. Ett öppenhetstest kan göras av vem som helst, när som helst och innebär att någon eller några, med stöd i offentlighetsprincipen, begär ut allmänna handlingar på en myndighet. I vårt test har vi bett testarna att gå till en myndighet i samma stad eller kommun som de själva bor i. De som vi träffat från ungdomsråden vi besökt, eller testarna som vi kallar dem under den här satsningen, har själva bestämt vad för typ av handling de vill begära ut. I den här rapporten kan ni läsa om sammanställningen av det Öppenhetstest som vi genomfört nu senast.

3 1. Geografisk spridning och deltagande 3 I årets Öppenhetstest har vi totalt besökt 16 ungdomsråd, varav 15 stycken deltog i själva testet. Till vänster ser ni hur många test varje ungdomsråd har genomfört. De allra flesta genomförde ett test men Ljungby, som genomförde flest, gjorde hela fem stycken. Vi har även haft två stycken enskilda testare som inte varit anknutna till något ungdomsråd. Båda två bor och har testat i Stockholm, så de har alltså gjort varsitt test individuellt. Totalt sett har 18 tester blivit godkända och sex stycken har blivit underkända. Tre av dessa skulle kunna JO-anmälas enligt Svenska Journalistförbundet, efter att de granskat vad testarna rapporterat.

4 2. Myndigheter och personal 4 De flesta testare har gått till vad de rapporterat som kommunhuset. Fyra av dessa test hade en nämnd eller förvaltning specificerad och de är utförda på Upplevelseförvaltningen (Enköping) och på Barn- & fritidsnämnden (Ljungby & Tranås). När testarna kom till myndigheten fick de flesta hjälp av fler än en person, men de flesta fick verkade få ett första intryck av myndighetens receptionist som antingen hjälpte dem med ärendet eller slussade testarna vidare till personen som berördes av ärendet/kunde hjälpa till. Vad testarna som slussades vidare ofta kände var att det uppstod en förvirring i personalen eller att personen de istället skulle vända sig till inte var där/svarade i telefon på angett nummer. Det ledde i flera fall till att testarna själva kände sig förvirrade och behövde förklara sitt ärende om och om igen. Överlag var det många anställda som inte visste vem testarna borde prata med, vilket de ändå oftast löste genom några telefonsamtal.

5 3. Bemötande och motfrågor 5 Vad som är mest glädjande att se är att så många har skrivit att de uppfattat myndighetspersonalen som hjälpsam, trots att de samtidigt kan ha uppfattats till exempel tveksamma eller förvirrade. Vad som tyvärr är tråkigare läsning är att flera testare beskrivit hur flera anställda har inlett samtalet med en djup suck och/eller haft ett tonläge/kroppsspråk som tydligt visat att de tyckt att det var jobbigt att behöva ta itu med testarnas begäran. Kommentarer som Nu förstör du min kafferast har inte bara fällts en gång, utan fler. Många av de anställda som mött eller hjälpt våra testare har ställt en eller flera frågor om vilka de är, vad de ska ha handlingarna till eller varför de vill ha dem. Dessa frågor är olagliga och alla som vill begära ut allmänna handlingar har all rätt till att vara anonyma, så vida det inte finns någon typ av sekretess på det du vill se. Två testare var tvungna att skriva upp sina namn och syfte med sitt besök i en loggbok/besöksbok, vilket tyvärr inte alls överrensstämmer med den anonymitet som de annars skyddas av genom offentlighetsprincipen. Detta är en företeelse vi hört om fler gånger utanför Öppenhetstestet.

6 4. Allmänna handlingar 6 Vad är en handling? En handling är allt som kan tänkas innehålla information. Alltså allt från sms, e-post, styrelseprotokoll, mötesanteckningar, olika typer av policys, videoupptagningar, brev och mycket mer. Vad som gör att det blir en allmän handling är att den antingen finns på myndigheten (att den är förvarad där), att den inkommit till myndigheten (någon har skickat e-post eller brev) eller att den är upprättad på myndigheten (till exempel ett mötesprotokoll). Ungdomsråden fick själva välja vad de ville begära ut. Antingen kunde de välja något enkelt, så som att be om att få se dagens post. Eller så kunde de välja ut något specifikt, så som ett mötesprotokoll som de visste innehöll något som ungdomsrådet arbetar eller kan arbeta med i sitt kommunala påverkansarbete. Populärast var utan tvekan protokoll av olika slag men kanske främst från kommunfullmäktiges möten. Många begärde även ut just dagens post eller e-post från ett visst datum som en rutinkoll, snarare än att de var intresserade av innehållet.

7 7 5. Resultat Totalt genomfördes 26 test fördelat på 16 ungdomsråd, varav 18 tester ledde till att de fick ut handlingarna. Åtta gånger blev det ett nej med olika anledningar som motiverade varför de inte kunde få ut det de bett om. I ett av resultaten från Ljungby sa en nämndeman som hjälpte dem att det var jobbigt att behöva ta fram handlingarna då kostnaden för just den årskurs, som testarna specificerat, låg i en totalsumma för hela inköpet av datorer. Testarna i Tranås gick hem tomhänta från Polisen på grund av en akut utryckning och personen som skulle hjälpt dem behövde vara någon annanstans. Dock ska det ju alltid finnas någon på myndigheten som kan hjälpa till att ta fram allmänna handlingar. En av våra enskilda testare som begärde ut e-post blev också tomhänt då Stockholms stads chefssekreterare ansåg att bara ett av tolv e-post kunde klassas som allmän handling och hänvisade till helt fel paragraf i tryckfrihetsförordningen. Totalt var det åtta som fick ut sina handlingar i digital form (epost eller på ett USB-minne) medan det var tio som fick det i pappersform.

8 8 6. Tidsåtgång I princip alla som fick ut handlingar fick dem inom en rimlig tid. Det lagen säger är att utlämnandet av allmänna handlingar ska ske skyndsamt eller genast, vilket ju ändå lämnar visst utrymme för tolkning. Om en handling finns i ett arkiv som inte ligger i samma byggnad som testaren befinner sig i och som myndighetspersonalen inte har stenkoll på så är det naturligtvis så att det inte kan förväntas gå på tio minuter. Också beroende på hur stort material testaren begär ut kan det ta längre tid innan de kan lämnas ut för att handlingarna behöver tas fram och sammanställas, vilket då kan ta några arbetsdagar. I det fallet där det tog en arbetsvecka för testarna att få ut de handlingar de bett om förklarade registratorn att de samma vecka öppnat upp kommunarkivet för en gymnasieskola som skulle forska inför sina uppsatser och därför hade de just då en mycket högre arbetsbelastning än vanligt, vilket ju är en rimlig förklaring.

9 7. Reflektion 9 Vid 18 av 26 tillfällen frågade myndighetsanställda antingen varför testarna ville ha de begärda handlingarna, vad testarna skulle ha dem till, vilka testarna var eller vart/om de gick i skolan. Vid två av dessa tillfällen behövde testarna inte svara på nyfikna frågor men däremot tvingades de att skriva upp sig i en besöksbok med namn och syfte med besöket. Alla frågor har i samtliga fall varit obefogade då det inte funnits några sekretessbelagda uppgifter i handlingarna de begärt ut. Gissningsvis frågar personalen vart går ni i skolan? av ren nyfikenhet men vi tror tyvärr inte att samma person hade frågat vart jobbar du? till någon som ser äldre ut, vilket alltså gör att bemötandet blir annorlunda beroende på vilken ålder du ser ut att ha. Personalen som de fått hjälp av har verkat hjälpsamma, men samtidigt förvirrade och tveksamma eller liknande. En receptionist på en myndighet kan naturligtvis inte veta allt, men med tanke på att många har inlett konversationen med en djup suck eller hjälpt dem leta reda på kontaktuppgifter till någon annan och samtidigt ställt flera frågor visar inte på att de är speciellt väl informerade om offentlighetslagstiftningen och vad som gäller på just deras myndighet (vem hen ska kontakta, vart olika dokument finns etc.). Tankar från Svenska Journalistförbundet: - Den allvarligaste bristen är den undermåliga kunskapen om offentlighetslagstiftningen hos dem som sitter i förvaltningarnas receptioner. Det är den första personen de flesta medborgare träffar och möts man då av irritation, suckar eller framför allt okunskap, då ger man lätt upp sina försök att få ta del av handlingar. Det får inte förekomma att man ska behöva legitimera sig eller utsättas för frågor om varför man vill ta del av en handling. Det strider mot lag att ställa sådana frågor generellt. I testen har jag gett några förvaltningar rätt höga betyg trots att det varit trögt i trappuppgången, det vill säga hos receptioner eller liknande. Anledningen är att när de som begärt att få ut handlingen, äntligen fått tag på rätt person har det gått klanderfritt, det vill säga handlingen eller uppgifterna har överlämnats enligt grundlagens intentioner det vill säga snabbt eller relativt snabbt. Men egentligen skulle även dessa förvaltningar bli underkända för man ska inte behöva tjata som medborgare. Det här visar att det är ju vanskligt att sätta betyg, det kan slå lite snett. Ung Medias undersökningar visar att den offentliga förvaltningen måste bli bättre på att utbilda sin personal i offentlighetslagstiftningen och att det ska omfatta all personal på förvaltningarna. Pär Trehörning Ombudsman Journalistförbundet