Följebrev till Proposition 2: SFS ekonomiska ramar

Transkript

1 P2 Handläggare: Styrelsen Datum: Dnr: O412-2/1516 Följebrev till Proposition 2: SFS ekonomiska ramar Inledning SFS ekonomiska ramar är en uppskattning över vilka intäkter och kostnader som SFS kommer att ha under kommande verksamhetsår 2016/2017. I följebrevet presenteras först en bakgrund, sedan de ekonomiska ramarnas storlek. Därefter beskrivs förändringarna av dispositionen. Avslutningsvis kommenteras intäkterna, kostnaderna och underskottet. Bakgrund Under hösten 2015 har styrelsen tillsatt två arbetsgrupper inom området ekonomi, som en fortsättning på styrelsens tidigare arbete med att utveckla SFS ekonomi. Den första arbetsgruppen heter Ekonomihanteringsgruppen och arbetar med hur ekonomin kan redovisas och rapporteras bättre på kort sikt. Den andra arbetsgruppen heter Ekonomiska målbildsgruppen och ska arbeta med uppdraget att bredda SFS finansiering och ta fram långsiktiga ekonomiska strategier. I styrelsen finns det en gemensam bild av att SFS behöver bredda sin finansiering och därmed minska beroendet av statsbidrag. Ekonomiska målbildsgruppen kommer att arbeta med hur SFS kan bredda sin finansiering och återkomma med en redovisning av arbetet till SFSFUM Gruppen har ett treårigt mandat, vilket innebär att de personer som sitter i den kommer att fortsätta sitt arbete även efter att deras mandatperiod som styrelseledamöter löpt ut. Gruppen kommer att återkommande redovisa sitt arbete till styrelsen. Under verksamhetsåret har kanslichefen bedrivit ett arbete med att strukturera och utveckla ekonomihanteringen. Arbetet innebär att utveckla SFS ekonomisystem så att ekonomiska prognoser kan tas fram och att de externa projekten redovisas korrekt. Proposition 2: SFS ekonomiska ramar Dnr: O412-2/1516 1

2 Ekonomiska ramar för Styrelsen föreslår att de ekonomiska ramarna för är i stort sett samma som för Den förändring som är gjord är att dispositionen är förändrad. Varför en förändrad disposition av de ekonomiska ramarna? På fullmäktige 2015 beslutades att kommande förslag till ekonomiska ramar ska innehålla en flerårsöversikt. Styrelsen har inte möjlighet att lämna en flerårsöversikt i årets proposition eftersom dispositionen behövde göras om för att möjliggöra en effektiv ekonomistyrning. Kansliet har uppmärksammat styrelsen på att det nuvarande ekonomisystemet inte kan ta fram ekonomiska rapporter, det vill säga följa upp hur mycket kostnader och intäkter som SFS har förbrukat i förhållande till de beslutade ekonomiska ramarna. Kansliet har under hösten, tillsammans med en ekonomibyrå, arbetat med att utveckla ekonomiska rapporter ur ekonomisystemet. I samband med det har kansliet sett över dispositionen för att skapa förutsättningar för en effektiv uppföljning av SFS ekonomi. Förändringen innebär att kostnaderna och intäkterna kommer att redovisas i större verksamhetsgrupper. Detta innebär inga ekonomiska eller verksamhetsmässiga förändringar utan handlar enbart om att få en så smidig ekonomisk rapportering som möjligt. Tidigare har SFS gjort manuella uppföljningsrapporter fristående från ekonomisystemet, vilket innebär en risk för att det blir fel. Kansliet önskar att minimera risken för fel och vill skapa robusta hållbara system. Till nästa verksamhetsår kommer det därmed att bli möjligt att jämföra de föreslagna ekonomiska ramarna med tidigare år. Kommentarer till intäkterna Samtliga verksamhetsintäkter är sorterade under verksamhetens intäkter och inte under obundna och bundna intäkter, som de varit tidigare år. Det beror på att intäkterna i princip alltid är bundna till kostnader. Det finns begränsade möjligheter att påverka hur intäkterna ska disponeras eftersom de största kostnaderna är personal- och lokalkostnader. Det finns en viss osäkerhet på intäktssidan eftersom förhandlingar pågår kring ett eventuellt sponsringsavtal. Likaså kan det eventuellt tillkomma intäkter om ett nytt externfinansierat projekt påbörjas. I nuläget finns det inget på gång. Kommentarer till kostnaderna Verksamhetskostnaderna är i princip oförändrade jämfört med förra verksamhetsåret. De största kostnadsposterna är personal- och lokalkostnader. För SFS del handlar det om att försöka hålla nere kostnaderna eftersom vi kan påverka dem i större utsträckning än Proposition 2: SFS ekonomiska ramar Dnr: O412-2/1516 2

3 intäkterna. Det gäller i huvudsak verksamhetskostnader som till exempel anlitande av konsulttjänster, IT/telefoni med mera. Kommentarer till underskottet De uppskattade intäkterna täcker inte de uppskattade kostnaderna. Styrelsen vill behålla den nuvarande nivån på verksamheten trots underskottet. Under ett antal år har SFS gjort ett plusresultat vilket betyder att det finns ett överskott att ta av. Därför anser styrelsen att det är rimligt att lägga fram ett förslag på ekonomiska ramar som visar ett minusresultat. Som ideell organisation får man dessutom inte gå med vinst över längre perioder (det är dock inte definierat i lag vad en längre period är). Då kan man klassas som vinstdrivande verksamhet av Skatteverket. Det kan innebära att organisationen tvingas betala skatt på vinsten. Under året kommer vi att arbeta med att hålla nere kostnaderna för att kunna bedriva samma nivå av verksamhet även framöver utan underskott. Förslag till beslut Styrelsen föreslår SFS fullmäktige att anta proposition 2: SFS ekonomiska ramar Proposition 2: SFS ekonomiska ramar Dnr: O412-2/1516 3

4 P2 Handläggare: Styrelsen Datum: Dnr: O412-2/ Proposition 2: SFS ekonomiska ramar Ekonomiska ramar Alla siffror är i tusentals kronor. Verksamhetsintäkter Intäkter Medlemsavgifter Statsbidrag Bästa festen projektet SFS intäkter Bästa festen projektet 236 SFSVUX projektet 250 Jämställd studentvälfärd i Norden 202 Eventuellt sponsringsbidrag 200 Summa Kostnader Verksamhetskostnader Kansli Medlemsaktiviteter -224 SFSFUM -274 Presidiet -946 Styrelsen -272 Internationella -250 Doktorandkommittén -42 Valberedningen -86 Bästa festen projektet SFSVUX projektet -35 United for Student Equality -38 Summa TOTALT -192 Proposition 2: SFS ekonomiska ramar Dnr: O412-2/1516 1

5 1 2 3 Noter till de ekonomiska ramarna Posterna till de ekonomiska ramarna förklaras i notförteckningen. Verksamhetens intäkter Medlemsavgiften tkr (5 kr x helårsstudenter inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå, doktorand omräknat till heltidsekvivalent) Statsbidrag Bästa festenprojektet SFSVUX-projektet United for Student Equality Eventuellt sponsringsbidrag tkr (svårt att påverka nivån, SFS brukar får drygt tkr) tkr varav 236 tkr är intäkter till SFS i form av ersättning för OHkostnader och del av lokalhyran, (tredje och avslutande året för projektet Allmänna arvsfondsprojekt) 250 tkr varav 215 tkr är intäkter till SFS (andra året för projektet som enligt plan ska pågå i tre år, nytt beslut fattas varje år projekt tillsammans med Folkbildningsrådet) 202 tkr varav 164 tkr intäkter till SFS (ettårigt projekt som avslutas i december Nordisk projekt med finansiering från NIKK) 200 tkr (förhandlingar pågår) 4 Verksamhetens kostnader Kansliets totala kostnader varav Totala lönekostnader Personalutbildning Friskvårdsbidrag Övriga personalkostnader (planerings-dagar, julklapp, fika, frukt, sommar- och julavslutning) Lokalhyra Förbrukningsinventarier/kontorsmaterial Försäkringar Revisor Redovisningstjänster (Wint ekonomibyrån) IT-tjänster (Macsupport) Posttjänster Tidningar tkr tkr 40 tkr 11 tkr 80 tkr 526 tkr 100 tkr 10 tkr 25 tkr 200 tkr 60 tkr 30 tkr 55 tkr Proposition 2: SFS ekonomiska ramar Dnr: O412-2/1516 2

6 1 Föreningsavgift (Arbetsgivaralliansen) Telekommunikation Datakommunikation Påverkansarbete (Fokusfrågan, 2 stycken mingel, tryckkostnader rapporter, Pride, Almedalen/boende, resor, traktamente, mingel, aktivitet, Årets studentstad/resor) Medlemsaktiviteter totala kostnader (Bootcamp, Medlemsmöte HT/VT) SFSFUM totala kostnader (arvode till 16 funktionärer, medlemsavgift Vote-IT, deltagaravgift/personal, funktionärer, resekostnader/personal, funktionärer, boendekostnader/personal, funktionärer) Presidiets totala kostnader varav Totala lönekostnader Representation, pressbilder, visitkort Resor/kost/logi/SL-kort Telekommunikation Styrelsens totala kostnader varav Resor/kost/logi (styrelsemötena, FUM) Extern mötesordförande Deltagaravgift FUM Profilkläder, övrigt Internationella totala kostnader varav Föreningsavgifter (ESU) Resor/kost/logi (Komit, ESU, NOM-möten, övriga konferenser samt deltagande på ett styrelsemöte) Doktorrandkommitténs totala kostnader (resor/kost/logi) Valberedningens totala kostnader (resor/kost/logi till mötena, FUM, streama valberedningens hearing) Bästa festen-projektets totala kostnader varav Totala lönekostnader Verksamhet SFS kostnader (OH-kostnader, del av lokalhyran) SFSVUX-projektets totala kostnader (resor/kost/logi) United for Student Equality totala kostnader (resor,kost,logi) 32 tkr 67 tkr 7 tkr 275 tkr 224 tkr 274 tkr 946 tkr 837 tkr 27 tkr 62 tkr 20 tkr 272 tkr 240 tkr 10 tkr 7 tkr 15 tkr 250 tkr 146 tkr 104 tkr 42 tkr 86 tkr tkr tkr 684 tkr 236 tkr 35 tkr 38 tkr Proposition 2: SFS ekonomiska ramar Dnr: O412-2/1516 3